受付完了メールの書き方｜申し込みや問い合わせへの自動返信の例文

問い合わせフォームや申し込みフォームを作ったものの、送信した人に届く受付完了メールの文面をどう書けばよいか迷っていませんか。結論から言うと、受付完了メールは「受け付けたことを伝える」「受け付けた内容を控えとして返す」「次に何が起きるかと、いつまでに返事をするかを伝える」の3つを押さえれば、短くても相手が安心できるメールになります。この記事では、受付完了メールに入れる項目、件名の付け方、場面ごとの例文、自動返信の設定のしかた、迷惑メールに入らないための注意、受付のあとの対応の回し方までを順に説明します。受け付けた1件ごとに担当と状況を付けて返信まで管理できるHalictのようなフォームのサービスにも途中で触れます。

受付完了メールとは何か

受付完了メールとは、問い合わせや申し込みをした人に対して、「あなたの連絡を確かに受け取りました」と伝えるメールのことです。フォームの送信と同時に自動で送る形が多く、「自動返信メール」「サンクスメール」と呼ばれることもあります。

受付完了メールには、主に3つの役割があります。

• 届いたことを知らせる：送信した人は、本当に届いたのかを気にしています。すぐにメールが届けば安心できます
• 控えを渡す：送った内容が本文に書かれていれば、相手はあとから自分が何を送ったのかを確かめられます
• 次の流れを伝える：いつごろ、誰から、どんな方法で返事が来るのかを伝えれば、相手は待つ間に不安になりません

受付完了メールがないと、送った人は「ちゃんと送れたのか」「いつ返事が来るのか」が分からず、同じ内容を何度も送ったり、電話で確かめたりします。受け付ける側にとっても、重複した問い合わせへの対応が増えます。短い1通のメールですが、問い合わせの窓口の印象と手間の両方を左右する大切なメールです。

受付と確定の違いをはっきりさせる

受付完了メールで最も気をつけたいのは、「受け付けた」ことと「確定した」ことを混同しないことです。

たとえば、予約のフォームから申し込みがあったとき、空きの確認がまだなのに「ご予約が完了しました」と送ってしまうと、相手は予約が取れたと受け取ります。あとから「その日は満席でした」と連絡すれば、トラブルになります。

受付と確定を分ける必要がある場面は、次のようなものです。

場面	受付完了メールで伝えること	確定のときに改めて伝えること
予約	申し込みを受け付けたこと、空きを確かめて連絡すること	予約が確定したこと、日時と場所
注文	注文を受け付けたこと	在庫の確保、発送の予定
セミナーの申し込み（定員や審査がある場合）	申し込みを受け付けたこと	参加が決まったこと、参加の方法
採用の応募	応募を受け付けたこと	選考の結果、面接の日程

受付の段階で送るメールには、「受付完了」「申し込みを受け付けました」と書き、「確定」「完了しました」という言葉は確定のときまで使わないようにします。そのうえで、「内容を確かめたうえで、改めてご連絡いたします」と書き添えれば、相手はまだ確定ではないことを正しく理解できます。

反対に、定員や審査がなく、送信した時点で申し込みが決まる場合は、受付完了メールで確定まで伝えて構いません。どちらの形なのかを、メールの文面を書く前に決めておくことが大切です。

受付完了メールに入れる項目

受付完了メールに入れたい項目を整理します。すべてを長く書く必要はなく、場面に合わせて選びます。

項目	書く内容
件名	何の受付か、誰からのメールかが分かる短い言葉
宛名	フォームに入力された名前
受付のお礼	問い合わせや申し込みへのお礼の一文
受付の事実	受け付けたことと、受付の日時
受付の番号	問い合わせ番号や申込番号（ある場合）
受け付けた内容	フォームに入力された内容の控え
次の流れ	誰が、いつまでに、どの方法で連絡するか
注意事項	返事が届かない場合の連絡先、迷惑メールの確認のお願いなど
自動送信である旨	このメールは自動で送っていること
署名	会社名、担当部署、連絡先

この中で特に大切なのは、「次の流れ」です。「担当者より2営業日以内にご連絡いたします」のように、期限を具体的に書きます。期限が書かれていないと、相手はいつまで待てばよいのか分かりません。書いた期限は必ず守れる日数にし、守れなかった場合の連絡先も添えておきます。

受付の番号は、件数が多い窓口では特に役立ちます。相手が電話やメールで問い合わせるときに番号を伝えてもらえば、どの件の話かがすぐに分かります。

件名の付け方

受付完了メールの件名は、受信箱に並んだときに、何のメールかがひと目で分かることが大切です。件名が分かりにくいと、迷惑メールと間違えられて開かれなかったり、削除されたりします。

件名を付けるときのこつは、次のとおりです。

• 何の受付かを書く：「お問い合わせ」「資料請求」「セミナーのお申し込み」など
• 受付であることを書く：「受付のお知らせ」「受け付けました」など
• 送り主が分かるようにする：会社名やサービス名を入れる
• 長くしすぎない：スマートフォンの受信箱で切れない長さに収める

件名の例を挙げます。

• 【会社名】お問い合わせを受け付けました
• 【サービス名】資料請求の受付のお知らせ
• 【会社名】セミナーのお申し込みを受け付けました（10月30日開催）
• 【店舗名】ご予約のお申し込みを受け付けました（確定のご連絡は別途お送りします）

予約のように、受付と確定を分ける場合は、件名の段階で「確定のご連絡は別途」と書いておくと、件名だけを見て予約が取れたと思い込まれることを防げます。

例文1：問い合わせの受付

まずは、問い合わせフォームから送られてきたときの基本の例文です。会社名や日数は、自分の窓口に合わせて書き換えます。

件名：【会社名】お問い合わせを受け付けました

〇〇様

このたびは、会社名にお問い合わせいただき、ありがとうございます。 以下の内容でお問い合わせを受け付けました。

受付日時：2026年10月24日 10:15 お問い合わせの種類：サービスの使い方について お問い合わせの内容：（フォームに入力された内容）

内容を確認のうえ、担当者より2営業日以内にご連絡いたします。 土曜日、日曜日、祝日にいただいたお問い合わせは、翌営業日以降の対応となります。

2営業日を過ぎても連絡がない場合は、お手数ですが、下記の連絡先までお知らせください。 なお、このメールは送信専用のアドレスではありません。ご返信いただく場合は、このメールにそのまま返信してください。

会社名　お客様窓口 メール：（連絡先のメールアドレス） 電話：（電話番号）受付時間 平日10時から17時

この例文で大切なのは、営業日の扱いを書いていることです。週末に問い合わせた人は、「2営業日」がいつになるのかを知りたいものです。土日や祝日の扱いを書いておけば、月曜日まで連絡がなくても不安になりません。

返信できるアドレスから送ることも大切です。受付完了メールに返信して追加の情報を送ろうとした人が、送信専用のアドレスに阻まれると、改めてフォームから送り直す手間がかかります。返信を受け付けるなら、その旨を本文に書いておきます。

年末年始や夏季の休業のように、返事が通常より遅れる時期は、受付完了メールの文面に休業の期間を書き加えます。たとえば、「12月28日から1月4日までは休業のため、この期間にいただいたお問い合わせには1月5日以降に順にご連絡いたします」のように書きます。休業の期間を書かないまま「2営業日以内」と送ると、相手は休業の間も返事を待ち続けることになります。休業の文面は、期間が終わったら必ず元に戻します。消し忘れると、休業が終わったあとも古い期間が書かれたメールが送られ続けるので、文面を変えた日と戻す日をあらかじめ予定に入れておくと安心です。

例文2：資料請求の受付

資料請求では、資料をメールに添付して送るか、ダウンロードの案内を送るか、郵送するかで、文面が変わります。ここでは、ダウンロードの案内を送る例を示します。

件名：【サービス名】資料請求の受付のお知らせ

〇〇様

このたびは、サービス名の資料をご請求いただき、ありがとうございます。 以下のリンクから、資料をダウンロードいただけます。

資料のダウンロード：（資料のURL） ダウンロードの期限：2026年11月24日まで

資料の内容について、ご不明な点やご相談がございましたら、このメールにご返信ください。 担当者よりご連絡いたします。

会社名　サービス名担当 （連絡先）

資料請求の受付完了メールでは、資料そのものを確実に受け取ってもらうことが最優先です。リンクの有効期限があるなら、期限を書いておきます。郵送の場合は、発送の予定日と、届くまでの日数の目安を書きます。

資料請求をした人に、すぐに営業の電話をかける会社もありますが、受付完了メールの中で「後日、担当者よりお電話でご案内することがあります」のように予告しておくと、突然の電話に驚かれることを防げます。

例文3：セミナーの申し込みの受付

セミナーやイベントの申し込みでは、日時と場所、参加の方法をはっきり書くことが何より大切です。セミナーの受付メールの作り方を紹介している会社は、自動化の考え方を次のように説明しています。

セミナー受付メールをフォームに連携させることで、セミナー参加希望者がフォームに登録した時点で、即座に受付完了をお知らせするメールが配信されるようになります。 出典: makefri.jp

フォームと受付完了メールを結び付けておけば、申し込みがあるたびに手で送る必要はありません。例文は次のとおりです。

件名：【会社名】セミナーのお申し込みを受け付けました（10月30日開催）

〇〇様

このたびは、セミナー「（セミナー名）」にお申し込みいただき、ありがとうございます。 以下の内容でお申し込みを受け付けました。

日時：2026年10月30日（金）14:00から15:30 形式：オンライン（ビデオ会議のサービスを使います） 参加の方法：開催の前日までに、参加用のURLをこのメールアドレスにお送りします

当日は、開始の10分前から入室できます。 ご都合が悪くなった場合は、このメールにご返信いただくか、下記の連絡先までお知らせください。

会社名　セミナー事務局 （連絡先）

会場で開く場合は、会場の名前、住所、最寄りの駅からの道順、受付の場所を書きます。参加の方法を前日までに送る場合は、送る時期を書いておき、実際に送り忘れないように、前日のメールの送信の予定を立てておきます。

例文4：予約の受付（確定前）

予約のフォームで、空きの確認が必要な場合の例文です。受付と確定を分けることを、本文でもはっきり伝えます。

件名：【店舗名】ご予約のお申し込みを受け付けました（確定のご連絡は別途お送りします）

〇〇様

このたびは、店舗名にご予約のお申し込みをいただき、ありがとうございます。 以下の内容でお申し込みを受け付けました。

ご希望の日時：2026年11月5日（木）15:00 ご希望のメニュー：（メニュー名）

この時点では、まだご予約は確定しておりません。 空き状況を確認のうえ、本日中に、確定のご連絡またはほかの日時のご提案をお送りいたします。

確定のご連絡が届くまで、ほかのご予定を入れずにお待ちいただけますと幸いです。

店舗名 （住所、電話番号、営業時間）

「この時点では、まだご予約は確定しておりません」の一文が、受付と確定の取り違えを防ぎます。確定の連絡をいつまでに送るかも、必ず書きます。

例文5：採用の応募の受付

採用の応募は、応募した人にとって大切な連絡です。受付完了メールで、選考の流れと結果の連絡の時期を伝えます。

件名：【会社名】ご応募を受け付けました

〇〇様

このたびは、会社名の（職種名）の募集にご応募いただき、ありがとうございます。 ご応募を確かに受け付けました。

今後の選考は、書類選考、面接の順に進めます。 書類選考の結果は、1週間以内にこのメールアドレスへお送りいたします。

ご応募いただいた書類は、選考のためにのみ使用し、適切に管理いたします。

会社名　採用担当 （連絡先）

採用の応募では、応募書類に多くの個人情報が含まれます。受け取った書類をどのように扱うかを一言添えておくと、応募した人の安心につながります。

例文6：注文の受付

ネットショップの注文では、注文を受け付けたことと、注文の内容、支払いと発送の予定を伝えます。在庫の確認が必要な場合は、予約と同じく、受付と確定を分けます。

件名：【ショップ名】ご注文を受け付けました（注文番号 2026-1024-001）

〇〇様

このたびは、ショップ名をご利用いただき、ありがとうございます。 以下の内容でご注文を受け付けました。

注文番号：2026-1024-001 ご注文日時：2026年10月24日 11:20 ご注文の商品：（商品名、数量、金額） お支払い方法：（支払い方法） お届け先：（入力された住所）

在庫を確認のうえ、発送の準備が整いましたら、発送のお知らせをお送りいたします。 ご注文の内容に誤りがある場合は、発送の前にこのメールへご返信ください。

ショップ名 （連絡先、特定商取引法にもとづく表記のページのURL）

注文の受付完了メールでは、注文番号を件名にも入れておくと、相手があとからメールを探すときに便利です。金額は、商品の代金、送料、手数料の内訳と合計を書き、相手が自分の支払う額をすぐに確かめられるようにします。

例文7：社内の申請の受付

受付完了メールは、お客様向けだけのものではありません。備品の購入、休暇、経費の精算など、社内の申請を受け付けるときにも、同じ考え方が役立ちます。社内向けなら、言葉は簡潔で構いません。

件名：【総務】備品購入の申請を受け付けました

〇〇さん

備品購入の申請を受け付けました。

申請の内容：（品名、数量、金額の目安） 受付日：2026年10月24日

総務の担当者が内容を確かめ、3営業日以内に承認の結果をお知らせします。 急ぎの場合は、内線（番号）までご連絡ください。

社内の申請では、「出したのに通ったかどうか分からない」という不満が起きやすいものです。受付の連絡と、結果の連絡の時期をはっきりさせておくだけで、申請した人が何度も確かめに来ることを防げます。

自動返信を設定する方法

受付完了メールは、フォームの送信と同時に自動で送るのが一般的です。自動返信の設定のしかたは、使っている道具によって違います。

使っている道具	自動返信の考え方
Google フォーム	設定で回答者のメールアドレスを集め、回答のコピーを回答者に送る機能を使う
フォームの作成サービス	多くのサービスに、自動返信メールの件名と本文を設定する機能がある
自社のサイトに組み込んだフォーム	フォームの仕組みに自動返信の設定があるかを確かめる
メールソフト	特定のアドレスに届いたメールに自動で返信する機能を使う

Google フォームのヘルプには、回答者のメールアドレスを集める方法と、回答のコピーを送る方法が案内されています（フォームの回答を表示、管理する）。回答のコピーは、回答者が自分の入力内容を確かめるのには役立ちますが、件名や本文を自由に書き分けることはできません。お礼の言葉や次の流れの案内まで入れたい場合は、自動返信の文面を自由に書けるフォームのサービスや、拡張の機能を使います。

自動返信を設定したら、必ず自分でフォームから送信して、届くまでの時間、件名、本文、差出人の名前、返信したときの宛先を確かめます。スマートフォンでも開いて、改行の位置や文字の大きさが読みやすいかを見ておきます。

迷惑メールに入らないための注意

受付完了メールを送っても、相手の迷惑メールのフォルダに入ってしまえば、届いていないのと同じです。特に、自社のドメインのアドレスから、フォームの仕組みを通して送るメールは、設定によっては迷惑メールと判断されやすくなります。

Gmail のヘルプにある「メール送信者のガイドライン」では、メールの認証について次のように説明されています。

メールが確実に配信されるようにするには、ドメインに SPF、DKIM、DMARC を常に設定することをおすすめします。 出典: support.google.com

SPF、DKIM、DMARC は、メールが本当にそのドメインから送られたものかを、受け取る側が確かめるための仕組みです。同じガイドラインでは、Gmail のアカウントに送るすべての送信者に、SPF または DKIM の設定を求めています。フォームのサービスを使って自社のアドレスから送る場合は、そのサービスの案内に沿って、ドメインの設定を済ませておきます。

文面の面でも、迷惑メールと間違えられにくくする工夫があります。

• 差出人の名前に、会社名やサービス名を入れる
• 件名に、何の受付かを具体的に書く
• 本文に、短縮したURLや、意味の分からない長いURLを多く入れない
• 受付完了メールに広告や別の商品の案内を詰め込まない

最後の点は大切です。受付完了メールは、相手が自分で送った問い合わせや申し込みへの返事なので、開いてもらいやすいメールです。そこに広告を詰め込むと、相手の印象を損なうだけでなく、受付の内容が埋もれてしまいます。

本文の注意事項として、「このメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書くことは、受付完了メールそのものには意味がありません。届いた人しか読めないからです。この案内は、フォームの送信後に表示する完了の画面に書いておきます。

送信後の完了の画面に書くこと

フォームを送信したあとに表示される完了の画面も、受付完了メールと同じくらい大切です。メールが届くまでの数分の間や、メールが届かなかったときに、相手が頼りにするのはこの画面だからです。

完了の画面には、次のことを書いておきます。

• 送信が完了したこと
• 受付完了メールを、入力されたアドレスに送ったこと
• メールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダを確かめてほしいこと
• それでも届かない場合の連絡先
• 返事をする時期の目安

先に触れたように、「メールが届かない場合は迷惑メールのフォルダを確かめてください」という案内は、メールの本文ではなく、この完了の画面に書くのが正しい場所です。メールが届かなかった人は、メールの本文を読めないからです。

完了の画面に、入力された内容をもう一度表示する形もあります。ただし、画面を閉じると見られなくなるので、控えとしての役割は受付完了メールに任せます。完了の画面は、短く、次に何をすればよいかが分かる内容にとどめます。

問い合わせの種類で文面を分ける

フォームの中に「お問い合わせの種類」の選択肢を設けている場合は、種類ごとに受付完了メールの文面を分けると、相手にとってより役立つメールになります。

たとえば、次のような分け方があります。

選ばれた種類	受付完了メールに加える内容
料金について	料金のページへの案内
使い方について	使い方のガイドやよくある質問のページへの案内
不具合について	使っている端末やブラウザ、画面の写しを送ってほしいことのお願い
解約について	解約の手続きのページと、手続きの期限

不具合の問い合わせに、最初から「使っている端末の種類と、エラーが出た画面の写しをこのメールにご返信ください」と書いておけば、担当者が1回目の返信で同じことを聞く手間が省けます。相手にとっても、解決までのやり取りが1往復減ります。

文面を分けるかどうかは、使っている道具の機能で決まります。分けられない場合は、1つの文面の中に「料金については〇〇、使い方については〇〇」と、よくある案内先を短く並べておくだけでも効果があります。

書くときに気をつけたいこと

受付完了メールの文面で、よくある失敗と、その防ぎ方を整理します。

よくある失敗	起きること	防ぎ方
確定前なのに「完了しました」と書く	相手が予約や参加が決まったと思い込む	受付と確定の言葉を使い分ける
返事の期限を書かない	相手がいつまで待てばよいか分からない	「2営業日以内」のように具体的に書く
書いた期限を守れない	窓口への信頼が下がる	守れる日数を書き、守れないときは途中で連絡する
送信専用のアドレスから送る	返信して追加の情報を送れない	返信を受け付けるアドレスから送る
受け付けた内容を本文に入れない	相手が何を送ったか確かめられない	フォームの入力内容を控えとして入れる
定型の文面が冷たすぎる	事務的な印象を与える	お礼の一文と、担当の部署名を入れる

受け付けた内容を控えとして本文に入れるときは、個人情報の扱いにも気をつけます。パスワードやカードの番号のように、メールで送り返すべきでない情報は、控えに含めないようにします。

文面の丁寧さは、相手と場面によって調整します。お客様からの問い合わせには丁寧な言葉づかいを、社内の申請の受付には簡潔な文面を、というように、同じ型を使いながら言葉の重さを変えます。

受付のあとの対応まで回す

受付完了メールを自動で送れるようになっても、それで窓口の仕事が終わるわけではありません。本当に大切なのは、受付完了メールで約束した期限までに、担当者が確実に返事をすることです。

問い合わせの件数が少ないうちは、届いたメールを見て順に返信すれば回ります。でも、件数が増え、担当者が複数になると、「この件は誰が返信するのか」「もう返信したのか」が分からなくなりがちです。受付完了メールで「2営業日以内にご連絡します」と約束したのに、誰も返信しないまま期限を過ぎてしまうと、自動返信があることがかえって逆効果になります。

社外の多くの人からの問い合わせや申し込みを、複数の担当者で返信まで回している窓口なら、受付と返信を1つの画面で管理できるサービスを使う方法があります。その選択肢の1つが、受付から対応までを管理できるフォームのサービスのHalictです。Halict の公式サイトでは、フォームに届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されると案内されています。料金のページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、状況の管理、自動返信、CSV の書き出しが使えると案内されています。受付完了メールの自動返信を設定し、そのあとの返信の状況まで同じ場所で追えるので、約束した期限を過ぎた件を見つけやすくなります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を使う場合も、受付完了メールで約束した期限を、担当者全員が知っていることが前提です。期限を「2営業日以内」と書いたなら、担当者の間でも「受付から2営業日以内に1回目の返信をする」という決まりにしておきます。

受付完了メールのチェックリスト

最後に、受付完了メールを公開する前に確かめたいことを整理します。

1. 受付なのか確定なのかを決め、言葉を使い分けたか
2. 件名に、何の受付かと、会社名やサービス名が入っているか
3. 宛名に、フォームに入力された名前が入るか
4. 受け付けた内容の控えが入っているか（送り返すべきでない情報は除く）
5. 誰が、いつまでに、どの方法で連絡するかを書いたか
6. 土日や祝日の扱いを書いたか
7. 連絡がない場合の問い合わせ先を書いたか
8. 返信を受け付けるアドレスから送るか
9. ドメインの認証の設定を済ませたか
10. 自分で送信して、パソコンとスマートフォンの両方で確かめたか

このチェックリストは、一度公開したあとも、定期的に見直します。担当の部署や連絡先、営業時間が変わったのに、受付完了メールの文面だけが古いまま、ということはよく起こります。窓口の体制を変えたときは、受付完了メールの文面も一緒に見直す習慣をつけておきます。

受付の仕事を在宅で担う人たち

受付完了メールの文面づくりや、問い合わせへの返信は、在宅で受けられる仕事としても需要があります。メールやチャットでの問い合わせ対応、申し込みの受付、資料の発送の手配などの仕事の中身は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で紹介しています。フォームから問い合わせを集める仕組みづくりや、メールの配信の設計は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事の分野とも重なります。

医療機関の受付のように、予約や問い合わせの受付が仕事の中心になる職場もあります。受付の実務にかかわる資格として、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）があります。在宅で受付や事務の仕事を担う働き方を会社として整える場合は、テレワーク 助成金 2026で、使える制度の考え方を整理しています。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営の立場から見ると、依頼主から長く信頼される人ほど、連絡を受けたらまず「受け取りました、いつまでにお返事します」と短く返しています。受付完了メールの考え方は、会社の窓口だけでなく、個人で仕事を受けるときのやり取りにもそのまま当てはまります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、こうした連絡の確かさが、次の依頼につながる評価になります。

よくある質問

Q. 受付完了メールと確定のメールは分けたほうがよいですか？

予約や定員のあるセミナー、審査のある申し込みのように、受け付けた時点ではまだ決まっていない場合は分けます。受付完了メールでは「受け付けました」と伝え、確定の連絡をいつまでに送るかを書きます。送信した時点で申し込みが決まる場合は、1通で確定まで伝えて構いません。

Q. 受付完了メールには何を書けばよいですか？

件名、宛名、お礼、受け付けたことと日時、受付の番号、受け付けた内容の控え、誰がいつまでにどの方法で連絡するか、連絡がない場合の問い合わせ先、署名を入れます。特に返事の期限は「2営業日以内」のように具体的に書き、土日や祝日の扱いも添えます。

Q. Google フォームで受付完了メールを送ることはできますか？

Google フォームには、回答者のメールアドレスを集め、回答のコピーを送る機能があります。ただし、件名や本文を自由に書き分けることはできません。お礼や次の流れの案内まで入れたい場合は、自動返信の文面を設定できるフォームのサービスや拡張の機能を使います。

Q. 受付完了メールが迷惑メールに入ってしまうのはなぜですか？

送信元のドメインに SPF や DKIM などの認証の設定がされていないと、迷惑メールと判断されやすくなります。フォームのサービスから自社のアドレスで送る場合は、サービスの案内に沿ってドメインの設定を済ませます。差出人の名前や件名を分かりやすくすることも効果があります。