プロジェクト計画書のサンプル｜項目ごとの書き方

プロジェクト計画書のサンプルを探している人の多くは、上司や取引先から「計画書を出して」と言われ、何をどこまで書けばよいのか分からずに手が止まっています。テンプレートを開いても、項目の名前だけが並んでいて、そこに何を書けば合格なのかが分からない。そんな状態ではないでしょうか。

この記事では、プロジェクト計画書に入れる項目を1つずつ取り上げ、項目ごとの書き方と、そのまま書き換えて使える記入例を並べます。後半では、小さなWeb制作の案件と、社内の業務改善の2つを題材にした計画書のサンプルを通しで示し、作ったあとに計画書を古くしない運用の仕方まで扱います。計画書を書いたあとの進み具合の共有には、Excelや共有の表のほか、Pinatecaのようなプロジェクト管理の道具を使う方法もあります。

プロジェクト計画書とは何か、サンプルを探す前に押さえること

プロジェクト計画書とは、これから始める仕事について「何のために、何を、誰が、いつまでに、いくらで、どう進めるか」を1つの文書にまとめ、関係者の合意を取るための書類です。作業の手順書でも、提案書でもありません。関係者が同じ前提で動くための約束ごとを書き出したものと考えると分かりやすくなります。

計画書の項目は、会社や業界によって呼び方が違います。ただし、中身として押さえるべき点はおおむね共通しています。国の情報システムの進め方を定めたデジタル庁の標準ガイドラインでは、プロジェクト計画書に最低限書く事項として、次の8つを挙げています。

プロジェクト計画書には、少なくとも次のアからクまでに掲げる事項について記載するものとし、プロジェクトの進捗に合わせ、その内容を具体化・詳細化していくものとする。 ア 政策目的　イ 対象業務範囲及びサービス・業務企画の方向性等　ウ 対象とする情報システム　エ 目標及びモニタリング　オ 前提条件・制約条件等　カ 実施計画　キ 予算　ク 体制 出典: デジタル庁 デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン（2026年6月12日決定）

民間の仕事の言葉に言い換えると、「目的」「範囲」「成果物」「目標と測り方」「前提と制約」「スケジュール」「予算」「体制」の8つになります。これに、多くの会社が別紙として用意する「リスク」「会議と報告の決まり」「変更の扱い」を加えると、どんな規模の仕事にも使える骨組みができあがります。

もう1つ押さえておきたいのは、同じガイドラインが、計画書は最初から全部を細かく書くものではなく、進み具合に合わせて段階的に書き直していくものだと定めている点です。最初の版で完璧を目指して手が止まるより、分かっていることだけで最初の版を作り、決まったことを書き足していくほうが、現場では役に立ちます。サンプルを探すときも、「完成形の見本」を写すのではなく、「最初の版として何を埋めればよいか」の見本を探す、と考えると迷いが減ります。

計画書に入れる項目の全体像

まずは全体像を表で確かめておきましょう。左の列が項目、真ん中がその項目で答える問い、右が最初の版で最低限書いておくことです。

項目	答える問い	最初の版で書くこと
目的と背景	なぜこの仕事をするのか	困っていること、解決したあとの姿
範囲	どこまでやり、どこからやらないか	やること、やらないこと
成果物	最後に何が手元に残るか	納める物の名前と形式
目標と測り方	成功したかをどう判断するか	数字の目標と、測る方法と時期
前提と制約	何を当てにし、何に縛られるか	予算の上限、期日、使える人や道具
スケジュール	いつ何が終わるか	大きな区切りの日付
予算	いくらかかるか	費目ごとの見積もり
体制	誰が何に責任を持つか	役割と担当者、決める人
リスク	何が起きると困るか	起きそうなことと、その備え
会議と報告	どう情報を共有するか	会議の頻度、報告の宛先
変更の扱い	途中で変えたくなったらどうするか	誰に相談し、誰が決めるか

項目の数は多く見えますが、小さな仕事なら1項目あたり2行から5行で足ります。A4で2枚から3枚に収まるのが、読まれる計画書の目安です。逆に、数十人が関わる長い仕事では、スケジュールや体制を別の資料に分け、計画書には要点と別の資料の場所だけを書く形にします。

項目の順番にも意味があります。目的と範囲が決まらないうちにスケジュールを引くと、あとで範囲が変わったときに日付の根拠が崩れます。書くときは表の上から順に埋め、詰まったら1つ上の項目に戻る、という進め方にすると、つじつまの合った計画書になります。特に「範囲」と「やらないこと」は、関係者の思い込みがいちばん食い違いやすいところなので、最初の打ち合わせで真っ先に確かめておく価値があります。

項目ごとの書き方と記入例

ここからは、各項目について書き方のポイントと、書き換えて使える記入例を並べます。例は、社外の制作会社に会社のWebサイトの作り直しを頼む発注側の担当者、という場面を想定しています。

目的と背景

目的は、作業の内容ではなく、その仕事が終わったときに何が良くなっているかで書きます。「サイトを作り直す」は作業で、目的ではありません。

記入例は次のとおりです。

• 背景：現在のサイトはスマートフォンで表示が崩れ、問い合わせフォームからの連絡が前年より減っている
• 目的：スマートフォンからでも製品の情報を探しやすくし、問い合わせを受けやすい状態にする

範囲と成果物

範囲は「やること」と「やらないこと」を並べて書くのがコツです。やらないことを書いておくと、途中で「ついでにこれも」と頼まれたときに、計画の変更として話し合うきっかけになります。

• やること：トップページと製品ページ12ページの作り直し、問い合わせフォームの作り直し
• やらないこと：採用ページの作り直し、英語版の作成、写真の撮影
• 成果物：公開したWebサイト一式、更新の手順書、作業の記録

目標と測り方

目標は、あとで達成したかどうかを判断できる形で書きます。数字にできないものは、判断する人と判断する時期を決めておきます。

• 目標：公開から3か月後の問い合わせの件数を、作り直す前の同じ時期より増やす
• 測り方：問い合わせフォームの受付の件数を月ごとに数え、公開前の3か月と比べる

前提と制約

前提は「これが崩れたら計画を見直す」という条件、制約は「動かせない条件」です。書いておくと、遅れたときにどこに原因があるのかを話し合いやすくなります。

• 前提：製品の説明文は社内の各担当が用意し、決めた日までに渡す
• 制約：公開日は展示会の初日に合わせる。予算の上限は決裁を受けた額とする

スケジュール

スケジュールは、細かい作業ではなく、大きな区切り（マイルストーンと呼ばれる、通過点となる節目の日）から書きます。細かい作業の分解は、別紙の作業一覧やガントチャートに任せます。

• 要件の確定：着手から2週間後
• デザインの確定：着手から5週間後
• 公開前の確認：公開日の2週間前から
• 公開：展示会の初日

予算

予算は、合計の額だけでなく、費目ごとに分けて書きます。制作費、外部の素材の費用、公開後の保守の費用、社内の人の作業時間などに分けておくと、削るときにどこを削るかを話し合えます。見積もりの根拠（見積書の日付や、何社から取ったか）も1行添えておくと、決裁がとおりやすくなります。

体制と役割

体制は、名前と役割を表にするのが分かりやすい書き方です。いちばん大切なのは「決める人」をはっきりさせることです。決める人が書かれていない計画書は、意見が割れたときに止まります。

役割	担当	責任を持つこと
責任者	営業部長	目的と予算、範囲の変更を決める
進行の担当	広報の担当者	スケジュールの管理、社内の取りまとめ
制作	制作会社	デザイン、ページの制作、公開の作業
原稿	各製品の担当者	説明文と仕様の確認

リスク、会議、変更の扱い

リスクは、起きそうなことと、そのときの手を並べて書きます。「原稿が遅れる」なら「1週間遅れたら、公開時には前のサイトの文章を使う」のように、決めごとを1つ添えます。

会議と報告は、頻度と宛先を書きます。たとえば「週に1回、30分の定例。議事録は進行の担当が当日中に共有」と書いておけば十分です。変更の扱いは「範囲や公開日を変えたいときは、進行の担当に連絡し、責任者が決める」の1行があるだけで、途中の混乱がずいぶん減ります。

小さな案件の計画書サンプル（A4で1枚）

ここでは、少人数で進める小さな案件の計画書を、1枚の形で通しで示します。題材は、小さな会社が社外のデザイナーに会社案内のパンフレットを頼む、という場面です。そのまま項目名を残し、中身を書き換えて使えます。

件名は「会社案内パンフレット制作 計画書（第1版）」、作成日は2026年11月3日、作成は総務部の担当者、という想定です。

項目	記入例
目的と背景	展示会と商談で配る資料が古く、事業の内容と合っていない。新しい事業を含めた会社案内を作り、商談の最初の説明を短くする
範囲（やること）	A4で8ページのパンフレットの企画、原稿、デザイン、印刷の手配
範囲（やらないこと）	英語版の作成、Webサイトの更新、写真の新規撮影
成果物	印刷物500部、印刷用のデータ一式、修正用のデザインデータ
目標と測り方	次の展示会で配れること。商談で使った営業担当に、使いやすさを聞き取る
前提と制約	原稿は各部が12月5日までに総務へ渡す。予算は決裁を受けた範囲内とする
スケジュール	11月10日に構成を確定、12月5日に原稿がそろう、12月19日にデザインを確定、1月9日に入稿、1月23日に納品
予算	デザイン料、印刷費、送料。見積書は11月1日付で2社から取得済み
体制	決める人は総務部長、進行は総務の担当者、デザインは社外のデザイナー、原稿は営業部と製造部の各担当
リスクと備え	原稿が遅れたら、該当ページは現行の文章を直して使う。印刷所の繁忙期で納期が延びる恐れがあるため、入稿日を1週間前倒しで目指す
会議と報告	週に1回、オンラインで15分の確認。決まったことは共有の表に記録する
変更の扱い	ページ数、部数、納品日の変更は総務部長が判断する

1枚に収めるためのコツは、文章にせず箇条書きで書くこと、1つの項目に結論を1つだけ書くことです。小さな案件では、計画書そのものより、関係者が全員この1枚を読んでいる状態を作ることのほうが大切です。最初の打ち合わせでこの1枚を画面に映し、上から順に読み合わせると、思い込みの違いがその場で見つかります。

注意したいのは、社外の人と一緒に進める場合です。このサンプルの「やらないこと」と「変更の扱い」は、見積もりや契約の内容と食い違っていないかを確かめてから共有します。計画書に書いたことと契約書の内容が違うと、どちらに従うかで話がこじれるからです。お金や納期に関わる部分は、計画書ではなく契約や発注書を正とし、計画書には「詳細は発注書のとおり」と書いておく方法もあります。

社内の業務改善の計画書サンプル

次は、IT（情報技術）の開発ではなく、社内の仕事の進め方を変える計画書の例です。プロジェクト計画書は、システム開発だけのものではありません。経理の手続きを変える、職場の引っ越しをする、新しい制度を始める、といった仕事でも、同じ骨組みで書けます。

題材は、紙で回している請求書の受け取りと承認を、電子のやり方に切り替える計画です。

件名は「請求書の受け取り・承認の電子化 計画書（第1版）」という想定です。

項目	記入例
目的と背景	取引先からの請求書が紙、メール、郵送で混在し、承認の印をもらうために書類が机を回っている。支払いの遅れと、書類を探す手間を減らす
範囲（やること）	受け取りの窓口を1つにする、承認の流れを決める、保存のルールを決める
範囲（やらないこと）	会計ソフトの入れ替え、給与の支払いの見直し
目標と測り方	請求書を受け取ってから承認が終わるまでの日数を、切り替えの前後で比べる
前提と制約	電子で受け取った請求書の保存は、電子帳簿保存法の決まりに合わせる。新しい道具を入れる場合は別に決裁を取る
スケジュール	1か月目に今のやり方を洗い出す、2か月目に1つの部署で新しいやり方を試す、3か月目に全部署へ広げる、4か月目に振り返る
体制	決める人は経理部長、進行は経理の担当者、試行の部署は営業部
リスクと備え	取引先が紙での送付を続ける。紙で届いた分は経理で読み取って保存する
会議と報告	2週に1回、各部の担当と30分の確認。困りごとは共有の表に書いてもらう

業務改善の計画書で特に大事なのは、「試行」の段階を入れることです。いきなり全部署で始めると、想定していなかった困りごとが一度に噴き出します。1つの部署で1か月ほど試し、困りごとを直してから広げると、反発も少なく済みます。前に紹介したデジタル庁のガイドラインも、目標に対する具体的なやり方が定まっていない場合は、規模と期間を限った試行から段階的に進める方法を検討するよう書いています。

もう1つは、法律や制度に関わる部分を計画書の中で断定しないことです。この例でいえば、電子で受け取った請求書の保存のしかたは、国税庁が示している決まりに合わせる必要があります。保存の要件や事例は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確かめられます。計画書には「保存の方法は税理士と国税庁の案内で確かめてから決める」と書き、確かめる担当と期日を決めておくのが安全です。

なお、デジタル化に関わる業務改善では、補助金を使える場合があります。介護や福祉の事業所の例は介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、在宅勤務の環境づくりに使える制度はテレワーク 助成金 2026で整理しています。補助金を使う場合は、申請の締切や対象の期間を計画書のスケジュールに書き込んでおきます。

Excel・Word・PowerPoint・共有の表、どれで作るか

計画書を作る道具は、何を使っても構いません。ただ、道具によって得意なことが違うので、計画書をどう使うかで選びます。

道具	向いている場面	気をつける点
Word・Googleドキュメント	文章が多い計画書、決裁に回す書類	スケジュールの表を細かく書くと崩れやすい
Excel・Googleスプレッドシート	作業の一覧、予算、スケジュールの表	目的や背景の文章は読みにくくなる
PowerPoint・Googleスライド	経営会議や取引先への説明	1枚に詰め込むと読まれない
プロジェクト管理の道具	計画を作ったあとの進み具合の共有	計画書の文章そのものは別に残す

おすすめの組み合わせは、計画書の本体は文書（WordやGoogleドキュメント）で作り、スケジュールと作業の一覧は表（ExcelやGoogleスプレッドシート）に分けるやり方です。本体には「目的・範囲・体制・変更の扱い」のように、あまり変わらない約束ごとを書き、日々変わる作業の一覧は表で更新します。こうすると、本体を何度も書き直さずに済みます。

無料のテンプレートは、Microsoftの公式のテンプレート集や、プロジェクト管理の道具を提供している会社のサイトで見つかります。テンプレートを選ぶときは、項目の数が多すぎないものを選びます。20以上の項目が並ぶテンプレートを小さな仕事に使うと、空欄が目立ち、読む人がどこを見ればよいか分からなくなります。この記事の表にある項目のうち、使わないものは削って構いません。

テンプレートを使うときにもう1つ確かめたいのは、ファイルの保存先と版の管理です。メールに添付して何度もやり取りすると、どれが最新の版か分からなくなります。共有のフォルダに1つだけ保存し、ファイル名に「第1版」「第2版」と版を付け、表紙に変更の履歴を1行ずつ残す。これだけで「古い版を見て作業していた」という事故の多くは防げます。

計画書を作ったあとの運用：進み具合を共有する

計画書は、作って承認をもらったところで机にしまわれがちです。しかし、本当に役に立つのは、仕事が動き始めてからです。計画と今の状態のずれを早く見つけ、手を打つための物差しとして使います。

運用で決めておきたいのは、次の3つです。

1. 進み具合を誰が、どこに、どの頻度で書くか
2. 遅れが出たときに、誰に知らせるか
3. 計画書の本体を書き直すのは、どんなときか

進み具合を書く場所は、少人数ならExcelやGoogleスプレッドシートの作業一覧で足ります。作業ごとに「担当」「期限」「状態（未着手・進行中・確認待ち・完了）」の列を作り、週に1回、定例の前に各自が更新するやり方です。1人か2人で回している仕事なら、この形がいちばん手間がかかりません。

関わる人が増え、社外のメンバーも入ってくると、表の更新が追いつかなくなります。誰がどの行を直したのか分からない、コメントのやり取りがメールに散らばる、といった困りごとが出てきたら、担当と期限と進み具合をみんなで同じ画面で見られるプロジェクト管理の道具に移すことを考えます。たとえばPinatecaは、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットを使えるプロジェクト管理の道具で、公式の料金ページでは5人まで、ボード10個までのチームなら無料と案内されています。計画書のスケジュールの節に書いたマイルストーンをガントボードに並べれば、今日の線で遅れている作業が分かり、担当者別の絞り込みもできます。社外のゲストを招待する機能もあるので、制作会社やデザイナーと同じボードを見ながら進められます。6人目、または11個目のボードからは、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）のスタンダードのプランになります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使う場合も、計画書の本体（目的・範囲・体制・変更の扱い）は文書として残しておきます。ボードには日々の作業が並び、文書には約束ごとが残る、という分け方にしておくと、あとから「最初に何を約束していたか」を確かめたいときに迷いません。

計画書の本体を書き直すのは、範囲・予算・公開日などの約束ごとが変わったときです。小さな作業の入れ替えのたびに本体を直す必要はありません。書き直したときは版の番号を上げ、変更の理由と決めた人を履歴に残します。

スケジュールを細かくする：作業の分解とガントチャート

計画書のスケジュールの欄には大きな区切りの日付だけを書く、と前に書きました。では、その区切りまでに何をするのかは、どこで決めるのでしょうか。ここで使うのが、作業を分解した一覧と、それを時間の軸に並べたガントチャートです。

作業の分解とは、成果物を作るために必要な作業を、上から順に小さく割っていくことです。たとえば「会社案内パンフレット」という成果物なら、まず「企画」「原稿」「デザイン」「印刷」に分け、さらに「原稿」を「営業部のページ」「製造部のページ」「会社概要のページ」に分けます。どこまで分けるかの目安は、1つの作業が1人で、数日から1週間ほどで終わる大きさです。それより大きいと進み具合が見えにくく、小さすぎると一覧の更新が負担になります。

分解した作業には、それぞれ次の4つを書き込みます。

1. 担当者（1つの作業に1人。複数いる場合も、まとめ役を1人決める）
2. 開始日と期限
3. 前の作業（これが終わらないと始められない作業）
4. 状態（未着手、進行中、確認待ち、完了）

3つ目の「前の作業」が大切です。原稿がそろわないとデザインに入れない、デザインが確定しないと入稿できない、というつながりを書いておくと、どの作業が遅れると全体の納期に響くのかが分かります。全体の納期を左右する作業の連なりは、遅れを特に気にかけて見張る対象になります。

ガントチャートは、この作業の一覧を、横軸を日付にして横棒で並べた図です。ExcelやGoogleスプレッドシートでも、セルに色を塗れば作れます。作業が20から30くらいまでなら表計算の道具で十分に管理できますが、日付を動かすたびにセルの色を塗り直す手間がかかるため、作業が増えて頻繁に予定が動く仕事では、横棒をドラッグして日付を変えられる専用の道具のほうが楽になります。

計画書の本体とのつなぎ方も決めておきます。本体のスケジュールの欄には大きな区切りの日付と「詳しい作業の一覧は共有フォルダの作業一覧の表を参照」と書き、作業の一覧のほうに、同じ区切りの日付を目印として書き込んでおきます。区切りの日付を動かすときは本体も直し、作業の入れ替えだけなら一覧だけを直す、という分け方にすると、2つの資料の食い違いを防げます。

承認に回す前の点検表

計画書を書き終えたら、上司や取引先に回す前に、次の点検表で確かめておきましょう。どれも、承認の場で差し戻されやすい点です。

点検すること	確かめ方
目的が作業の言い換えになっていない	「誰の、どんな困りごとが、どうなるか」が書かれているか
やらないことが書かれている	範囲の欄に、やらないことが少なくとも3つあるか
目標が測れる形になっている	何を、いつ、どうやって測るかが書かれているか
決める人が1人に決まっている	体制の欄に、意見が割れたときに決める人が書かれているか
スケジュールに予備の期間がある	大きな区切りの前に、確認と修正の期間が取られているか
予算が費目ごとに分かれている	合計だけでなく、費目と見積もりの根拠があるか
相手にお願いすることに期日がある	原稿、素材、確認の返事など、他の人に頼むことの期日があるか
変更の扱いが書かれている	範囲や期日を変えたいとき、誰に相談し、誰が決めるか
契約や発注書と食い違っていない	金額、納期、成果物の名前が契約の内容とそろっているか
版と日付が書かれている	表紙に版の番号と作成日、変更の履歴の欄があるか

10項目すべてに答えられれば、最初の版としては十分です。答えられない項目があっても、空欄のまま出すのではなく、「未定。○月○日の打ち合わせで決める」と書いておきます。何が決まっていないかが分かること自体が、承認する人にとって大事な情報だからです。

もう1つ、読み手の立場で読み直すことも効果があります。計画書を読むのは、仕事の中身を細かく知らない上司や、社外の取引先です。社内でしか通じない略語や、担当者の頭の中にしかない前提が混ざっていないかを確かめ、初めて読む人が1回読んで分かる言葉に直しておくと、承認までの往復が減ります。

計画書でよくある失敗と防ぎ方

ここでは、計画書を作るときと使うときに起きやすい失敗を、防ぎ方とあわせて並べます。

目的が作業の言い換えになっている

「新しいシステムを導入する」「マニュアルを作る」は作業です。目的の欄に作業を書くと、作業が終わった時点で成功ということになり、本当に困っていたことが解決したかを誰も確かめなくなります。目的の欄には「誰の、どんな困りごとが、どうなるか」を書きます。

やらないことが書かれていない

範囲の欄に「やること」しか書かれていないと、途中から仕事が膨らみます。関係者は善意で「ついでに」を頼むので、断る根拠がないと引き受けるしかなくなります。最初の版から「やらないこと」を3つ以上書いておくと、仕事が膨らんだときに計画の変更として話し合えます。

決める人がいない

体制の表に担当者は並んでいても、意見が割れたときに誰が決めるのかが書かれていない計画書はよくあります。会議で結論が出ず、次の会議に持ち越しが続くのは、たいていこの状態です。体制の欄には、必ず「決める人」を1人書きます。

スケジュールに余裕がない

作業の見積もりをそのまま足し合わせてスケジュールを引くと、1つ遅れただけで全体が遅れます。確認や修正の期間、関係者の休みや繁忙期を見込み、大きな区切りの前に予備の期間を入れておきます。どのくらい余裕を見るかは仕事によって違うため、過去の似た仕事でどれだけ遅れたかを振り返ってから決めるのが確実です。

作ったあと誰も見ない

承認を取るためだけに作った計画書は、承認のあと誰も開かなくなります。定例の会議の最初の5分で計画書のスケジュールと今の状態を見比べる、という決まりを入れておくだけで、計画書は生きた資料になります。

最初から完璧を目指して止まる

分からないことが多いうちは、空欄があっても構いません。「未定。12月の打ち合わせで決める」と書いておけば、それも立派な計画です。空欄を埋めるために作業を止めるより、分かっている範囲で最初の版を出し、関係者の意見をもらうほうが早く進みます。

フリーランスや業務委託で計画書を書く場面

計画書は会社の中だけで使うものではありません。業務委託で仕事を受けるフリーランスにとっても、計画書は大切な道具です。特に、Webサイトやアプリの制作、業務の仕組みづくりの支援、調査や分析など、数週間から数か月かかる仕事では、最初に計画書を出せるかどうかで、発注する側の安心感が大きく変わります。

受ける側が計画書を書くときは、発注する側の計画書とは少し重点が変わります。

• 範囲と成果物：納める物と、納めない物を具体的に書く。修正の回数の上限も書く
• スケジュール：自分の作業だけでなく、発注する側に用意してもらう物（原稿・素材・確認）の期日も書く
• 前提：発注する側の確認が遅れた場合に、納期がどう動くかを書く
• 会議と報告：進み具合を報告する頻度と方法を書く

とくに大事なのは、発注する側にお願いすることの期日を書くことです。受ける側の作業が遅れる原因の多くは、素材や確認の返事が届かないことにあります。最初の計画書に書いて合意しておけば、遅れたときに「どちらの事情で遅れたか」で揉めずに済みます。

計画書を書く力は、仕事の幅を広げることにもつながります。たとえば、アプリやシステムの開発の仕事では、要件の整理と工程の計画を任せられる人が重宝されます。仕事の中身や求められるスキルはアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。また、生成AIを業務に取り入れたい会社を支える仕事では、導入の目的と範囲、試行の進め方を計画書にまとめる場面が多くあります。こうした仕事の中身はAIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとめています。

注意したいのは、計画書に書いた範囲と、契約書や発注書に書いた範囲を必ずそろえることです。計画書は合意のための資料ですが、お金や納期の約束の正本は契約です。食い違いがあると、どちらに従うかで話がこじれます。

運営者の目から見た、計画書を書ける人の強み

最後に、在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきたことを書いておきます。

長く仕事が続く受け手ほど、作業に入る前に「何を、いつまでに、どこまでやるか」を短い文書で確かめてきます。分厚い計画書ではなく、A4で1枚程度のものです。発注する側から見ると、この1枚があるだけで、任せた仕事がどう進むのかが見通せるので、細かく口を出す必要がなくなります。結果として、同じ相手に次の仕事を頼みたくなる。計画書は、作業の効率のためというより、信頼を積み重ねるための道具として働いている、というのが長く見てきた実感です。

また、中間の仲介手数料がかからない直接の取引では、計画書の価値がさらに大きくなります。間に入って進行を取りまとめる人がいない分、発注する側と受ける側が直接約束ごとを確かめ合う必要があるからです。手数料0%で直接やり取りできる環境では、同じ予算で発注する側はより多くの作業を頼め、受ける側は手元に残る報酬が厚くなります。その分、範囲と期日と変更の扱いを最初に書いて合意しておくことが、双方を守ることになります。

計画を立てる力は、職種を問わず評価される力です。たとえば、経営の課題を整理して改善の計画を立てる専門家の資格として、中小企業診断士があります。企業の経営の診断と助言を行う国家資格で、計画づくりの考え方を体系的に学べます。デザインの仕事でも、制作の段取りと確認の期日を最初に示せる人は、発注する側から選ばれやすくなります。職種ごとの報酬の相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

プロジェクト計画書のサンプルは、写して終わりにするものではありません。この記事の記入例を自分の仕事に合わせて書き換え、最初の版を関係者に見せるところから始めてください。空欄があっても、出してみることで初めて、何を決めるべきかが見えてきます。

よくある質問

Q. プロジェクト計画書と提案書の違いは何ですか？

提案書は、仕事を受ける前に「こういうやり方で進めませんか」と相手に選んでもらうための資料です。プロジェクト計画書は、仕事を進めることが決まったあとに、目的・範囲・体制・スケジュール・予算などを関係者で合意し、進み具合を見比べる物差しとして使う資料です。提案書の内容をもとに、合意した部分を計画書に書き写す流れが一般的です。

Q. 小さな仕事でもプロジェクト計画書は必要ですか？

数日で終わる1人の作業なら、作業の一覧だけで足りることが多いです。ただ、社外の人が関わる、2週間以上かかる、予算の決裁が必要、という条件のどれかに当てはまるなら、A4で1枚の計画書を作っておくと、範囲や期日の思い込みの違いを早く見つけられます。項目は目的・範囲・スケジュール・体制の4つから始めても十分です。

Q. プロジェクト計画書は何ページくらいが適切ですか？

小さな仕事ならA4で1枚から3枚に収まるのが目安です。読む人が数分で全体をつかめる長さにしておくと、最初の打ち合わせで読み合わせができます。関わる人が多い長い仕事では、スケジュールや体制の詳細を別の資料に分け、計画書の本体には要点と別の資料の場所だけを書くと、本体を何度も書き直さずに済みます。

Q. 計画書を作ったあと、内容が変わったらどうすればよいですか？

範囲・予算・期日など約束ごとが変わったときは、計画書の本体を書き直し、版の番号を上げて、変更の理由と決めた人を履歴に残します。日々の作業の入れ替えのたびに本体を直す必要はなく、作業の一覧や管理の道具の側で更新します。誰が変更を決めるかは、最初の版の「変更の扱い」に書いておくと、途中で迷わずに済みます。