プレゼンの構成の作り方｜話の順番を決める型と例

プレゼンの準備で、いきなりスライドを作り始めて、途中で話の順番が分からなくなった経験はありませんか。プレゼンの構成とは、何を、どの順番で、どのくらいの時間をかけて話すかを決めた設計図のことです。構成が決まっていれば、スライドの枚数も、話す言葉も、自然に決まっていきます。この記事では、構成を決める前に決めておく3つのこと、よく使われる5つの型と例、場面別の構成例、組み立ての手順、時間配分、スライドへの落とし込み方、よくある失敗までを順に説明します。複数人で資料を分担して作るときの段取りとして、プロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法にも後半で触れます。

プレゼンの構成とは、なぜ先に決めるのか

プレゼンの構成とは、話の全体を、いくつかの部分に分けて並べたものです。たとえば「結論、理由、具体例、もう一度結論」のように、話す順番の骨組みを決めておくことを指します。

構成を先に決めるべき理由は、聞き手の頭の中の動きにあります。聞き手は、話を聞きながら「この人は結局何を言いたいのか」「今はどの話をしているのか」を常に探しています。話の順番がばらばらだと、聞き手は内容を理解するより先に、話の位置を探すことに力を使ってしまいます。構成がはっきりしていれば、聞き手は安心して中身に集中できます。

エプソンの解説も、言葉を並べるだけでは聞き手を説得できず、資料を作る前に全体の構成から組み立てるべきだと説明しています。

ただ言葉を並べるだけでは、どんなに流暢で淀みなく話したとしても、聞き手を説得することはできません。プレゼンの原稿や資料を作るときには、まずは全体の構成から先に組み立てていきましょう。 出典: epson.jp

もう1つの理由は、準備の手戻りが減ることです。構成を決めずにスライドを作り始めると、作り終えてから「この話は要らなかった」「この順番では伝わらない」と気づき、作り直すことになります。構成の段階なら、紙1枚の上で順番を入れ替えるだけで済みます。スライドを1枚も作る前に、構成を紙やメモに書き出すことが、結果として一番早い準備になります。

構成を決める前に決める3つのこと

構成の型を選ぶ前に、次の3つを決めておきます。ここが決まっていないと、どの型を使っても、話がぼやけます。

1つ目は、目的です。このプレゼンが終わったとき、聞き手にどうなってほしいのかを1文で書きます。「新しい制度の内容を理解してもらう」「企画を承認してもらう」「商品の購入を検討してもらう」のように、聞き手の行動や状態で書くのがコツです。「新しい制度について説明する」のように、自分がすることで書くと、説明して終わりになり、聞き手が何をすればよいかが抜け落ちます。

2つ目は、聞き手です。誰が聞くのか、その人は話の題材についてどのくらい知っているのか、何に関心があり、何を心配しているのかを考えます。同じ企画の説明でも、決裁をする役員に話すのと、実際に作業をする現場の人に話すのとでは、話すべき順番も詳しさも違います。役員は結論と費用と効果を先に知りたがり、現場の人は自分の作業がどう変わるのかを知りたがるからです。

3つ目は、時間です。与えられた時間が5分なのか、20分なのか、質疑応答を含むのかを確かめます。時間によって、話せる要点の数が決まります。5分なら要点は1つから2つ、20分でも3つ程度に絞るのが目安です。

この3つを書き出したら、最後に「このプレゼンで一番伝えたいこと」を1文にまとめます。この1文がプレゼン全体の中心になり、後で構成やスライドに迷ったときの判断の基準になります。

基本の型1 序論、本論、結論

最も基本の型が、序論、本論、結論の3つに分ける構成です。

• 序論: これから何の話をするのか、なぜその話が大事なのかを伝える
• 本論: 伝えたい内容を、根拠や具体例を交えて詳しく話す
• 結論: 話の要点をもう一度まとめ、聞き手にしてほしいことを伝える

この型の良いところは、どんな題材にも使えることです。研修、説明会、研究の発表など、聞き手にある程度の時間をかけて理解してもらう場面に向いています。

例として、社内の新しい経費精算の仕組みを説明する10分のプレゼンを組み立ててみます。序論では、来月から精算の方法が変わること、変わる理由が申請から支払いまでの時間を短くするためであることを伝えます。本論では、申請の画面の使い方、提出の期限、よくある間違いの3つを順に説明します。結論では、変更点を3行でもう一度まとめ、来月の申請から新しい方法を使ってほしいこと、困ったときの問い合わせ先を伝えます。

この型を使うときの注意点は、序論が長くなりがちなことです。背景の説明に時間をかけすぎると、聞き手は本題に入る前に集中力を失います。序論は全体の1割から2割程度に収め、「今日の話のゴール」を早めに示します。

基本の型2 PREP法

PREP法は、結論から話し始める型です。次の4つの頭文字を取っています。

• Point: 結論
• Reason: 理由
• Example: 具体例
• Point: もう一度結論

PREP法は、短い時間で要点を伝えたい場面に向いています。会議での意見、上司への報告、質問への回答など、話の長さが1分から3分程度の場面で特に効果を発揮します。

例です。結論は「来期の展示会への出展は見送るべきだと考えます」。理由は「出展にかかる費用に対して、過去2回の展示会から生まれた商談の数が少ないためです」。具体例は「前回の展示会では、名刺を交換した相手は多かったものの、実際の商談に進んだのはわずかでした。同じ費用をWebの広告に回した月のほうが、問い合わせは多く集まっています」。もう一度結論は「以上から、来期は出展を見送り、その費用をWebの広告に充てることを提案します」。

PREP法の利点は、聞き手が最初の数秒で話の行き先を知れることです。途中で話を遮られても、結論はすでに伝わっています。一方で、聞き手が結論に反対の立場の場合、最初に結論を言うと身構えられ、理由を聞いてもらえないことがあります。その場合は、この後の型4で紹介するDESC法のように、誰もが認める事実から入る型を使うほうが伝わりやすくなります。

基本の型3 SDS法

SDS法は、要点、詳細、要点の3つで構成する型です。

• Summary: 要点
• Details: 詳細
• Summary: もう一度要点

SDS法は、ニュースの伝え方に近い構成で、報告や連絡、自己紹介などに向いています。PREP法が「理由と具体例で納得してもらう」型なのに対し、SDS法は「全体像を先に見せてから中身を伝える」型だと考えると、違いが分かりやすくなります。

社内の報告でどちらを使うかについて、グロービス経営大学院の解説は次のように述べています。

社内で行うプレゼンの場合、報告が最も多いと思います。報告の場合、「序論→本論→結論」の構成では、聞き手は周りくどいと感じてしまいます。上司から「大事なことから先に述べるように」と指導が入るかもしれません。そのような時は、「SDS法」や「PREP法」の構成で結論から述べると、伝わりやすい報告になるでしょう。 出典: mba.globis.ac.jp

例として、月次の進み具合の報告を組み立ててみます。要点は「新しいサービスの準備は、予定どおり来月の公開に向けて進んでいます。ただし1点、決めていただきたいことがあります」。詳細は「画面の開発は9割が終わり、テストに入っています。お知らせの文面は完成しています。決めていただきたいのは、公開の初日に案内のメールを送るかどうかです」。もう一度要点は「準備は予定どおりで、案内のメールを送るかどうかを今週中に決めていただければ、来月の公開に間に合います」。

報告で大事なのは、相手に何をしてほしいのかを要点の中に入れることです。上の例のように、判断をお願いしたい事項があるなら、最初の要点の段階で予告しておきます。

基本の型4 DESC法

DESC法は、相手に何かを頼んだり、提案を受け入れてもらったりする場面に向いた型です。次の4つの頭文字を取っています。

• Describe: 事実を描写する
• Express: 自分の考えや気持ちを伝える
• Specify: 具体的な提案をする
• Choose: 提案を受け入れた場合と受け入れなかった場合の結果を示し、選んでもらう

DESC法の特徴は、結論ではなく事実から入る点です。相手が今の状態に満足している、あるいは提案に反対しそうな場合でも、まず誰もが認める事実を共有することで、話を聞いてもらいやすくなります。

例です。事実は「この半年、問い合わせへの返信が翌日以降になった件数が毎月増えています」。考えは「返信が遅れると、お客様が他社に相談してしまうおそれがあり、心配しています」。提案は「よくある質問への返信のひな形を作り、担当者が交代で一次対応をする当番制にすることを提案します」。選択は「この方法を取り入れれば、返信の多くを当日中に行えます。取り入れない場合は、繁忙期にさらに返信が遅れることが予想されます」。

DESC法を使うときは、事実の部分に推測や評価を混ぜないことが大切です。「最近、対応が雑になっています」は評価で、相手によっては反発を招きます。「返信が翌日以降になった件数が増えています」のように、数字や出来事で書きます。

基本の型5 問題解決型

企画や改善の提案でよく使われるのが、問題解決型の構成です。

1. 現状: 今どうなっているか
2. 課題: 何が問題なのか
3. 原因: なぜその問題が起きているのか
4. 解決策: 何をどう変えるのか
5. 効果: 変えると何が良くなるのか
6. 必要なものとお願い: 費用、人、期間、そして聞き手に決めてほしいこと

この型は、聞き手が「なぜその解決策なのか」を順を追って納得できるように作られています。特に、費用や人手を使う提案で、決裁をする人を説得したい場面に向いています。

例として、在庫の管理の方法を変える提案を組み立ててみます。現状は、店舗ごとに紙の台帳で在庫を数えていること。課題は、月末の棚卸しに毎回丸1日かかり、品切れにも気づくのが遅れていること。原因は、入荷と出荷の記録がその場で残らず、後でまとめて書き写していること。解決策は、入荷と出荷のたびに共有の表へ入力する手順に変えること。効果は、棚卸しにかかる時間が短くなり、品切れの前に発注できるようになること。お願いは、入力に使う端末を各店舗に1台ずつ用意する費用の承認です。

問題解決型は丁寧な分、時間がかかります。決裁をする人が忙しい場合は、冒頭に「今日は○○の承認をお願いしたく、提案します」と結論を一言置いてから、現状の説明に入ると、PREP法の良さも取り入れられます。

目的別の型の選び方

5つの型を、目的と時間で選び分ける目安をまとめます。

目的	向いている型	時間の目安
報告、連絡	SDS法	1分から5分
意見、回答	PREP法	1分から3分
依頼、説得	DESC法	3分から10分
企画、改善の提案	問題解決型	10分から20分
説明、研修、発表	序論、本論、結論	10分以上

型は組み合わせて使うこともできます。たとえば、20分の企画の提案なら、全体は問題解決型で組み、それぞれの部分の中ではPREP法で結論から話す、という使い方です。また、全体を序論、本論、結論で組み、本論の中の要点ごとにSDS法を使うこともできます。

迷ったときは、聞き手が最初に知りたいことは何かを考えます。結論を早く知りたい相手ならPREP法かSDS法、納得の過程を大事にする相手なら問題解決型かDESC法、という選び方が基本です。

場面別の構成の例

よくある場面ごとに、構成の例を紹介します。

社内の定例会議での進み具合の報告は、SDS法を使います。最初に「予定どおりか、遅れているか」と「判断してほしいことがあるか」を伝え、次に項目ごとの状況、最後にもう一度要点と依頼事項を伝えます。

取引先への営業の提案は、問題解決型をもとにします。最初に相手の課題を確認し、その原因を整理したうえで、自社の商品やサービスがどう役立つかを示します。効果は、相手にとっての時間や費用の変化で伝えます。最後に、次に何をしてほしいか（試してほしい、見積もりを確かめてほしい）を具体的に伝えます。

研修や勉強会は、序論、本論、結論で組み立てます。序論で「この研修が終わったら何ができるようになるか」を示し、本論は3つ程度の単元に分けて、単元ごとに説明、例、練習の順で進めます。結論で学んだことを振り返り、明日からやってほしいことを1つ伝えます。

採用の面接での自己紹介や、社内での自分の紹介は、SDS法かPREP法が向いています。最初に自分を一言で表す要点を伝え、それを裏付ける経験を1つか2つ話し、最後にもう一度要点と、これから何をしたいかを伝えます。

研究や調査の発表は、序論、本論、結論の中に、目的、方法、結果、考察を入れる形が一般的です。結果と考察を分けて話すことで、事実と自分の解釈の区別が聞き手に伝わります。

構成を組み立てる手順

実際に構成を組み立てるときの手順を、6つのステップで紹介します。

1. 一番伝えたいことを1文で書く: 目的、聞き手、時間を踏まえて、プレゼン全体の中心になる1文を決めます。
2. 型を選ぶ: 目的と時間に合った型を選びます。
3. 骨子を書く: 型の各部分に、何を話すかを1行ずつ書きます。この段階では文章にせず、箇条書きで構いません。
4. 根拠と具体例を集める: 骨子の各行を支える数字、事実、事例を集めます。足りない部分があれば、調べるか、話す内容を変えます。
5. スライドに割り振る: 骨子の1行を、原則としてスライド1枚に対応させます。1枚に複数の要点を詰め込まないようにします。
6. 声に出して通して確かめる: 実際に声に出して話し、時間を測ります。時間が足りなければ要点を減らし、話が飛んで聞こえる部分があれば、つなぎの言葉を足します。

この手順で大事なのは、3の骨子の段階で一度、誰かに見てもらうことです。上司や同僚に骨子だけを見せて、「この順番で伝わるか」を聞くと、スライドを作る前に大きな修正ができます。骨子なら数分で読んでもらえるので、相手の負担も小さくて済みます。

時間配分の目安

構成が決まったら、各部分に時間を割り振ります。時間配分の目安は次のとおりです。

5分のプレゼンなら、導入に30秒、本題に4分、まとめに30秒程度が目安です。本題で話せる要点は1つから2つです。

10分のプレゼンなら、導入に1分、本題に8分、まとめに1分程度です。本題の要点は2つから3つに絞ります。

20分のプレゼンなら、導入に2分、本題に15分、まとめに2分、残りを予備の時間とします。質疑応答が別に設けられていない場合は、さらに数分を質問のために残しておきます。

スライドの枚数は、1枚あたり1分から2分を目安にすると、話すテンポが安定します。10分のプレゼンで20枚を超えるスライドを用意すると、1枚あたりの説明が短くなり、聞き手が内容を読み取る前に次のスライドへ進んでしまいます。

時間を守るためのコツは、削ってよい部分を事前に決めておくことです。本番で時間が押したときに、どの具体例を飛ばすかを決めておけば、慌てずに調整できます。逆に、時間が余ったときに話す補足を1つ用意しておくと安心です。

スライドに落とし込むときのコツ

構成をスライドにするときのコツを紹介します。

1つ目は、1枚のスライドに1つのメッセージにすることです。1枚に複数の要点を載せると、聞き手はどれを見ればよいか分からなくなります。

2つ目は、スライドのタイトルに結論を書くことです。「売上の推移」ではなく「売上は3年連続で伸びている」のように、そのスライドで言いたいことをタイトルにします。タイトルだけを順に読んでも話の流れが分かる状態になっていれば、構成がそのままスライドに反映されています。

3つ目は、文字を詰め込まないことです。話す内容をすべてスライドに書くと、聞き手は話を聞かずに文字を読み始めます。スライドには要点と図や数字を載せ、詳しい説明は話す言葉で補います。

話す内容を手元で確かめたいときは、発表者用のメモの機能が役に立ちます。Microsoft の PowerPoint では、発表者ツールを使うと、手元の画面にノートを表示しながら、聞き手が見る画面にはスライドだけを映せます。

発表者ツールは、1 台のコンピューター (ノート コンピューターなど) には発表者のノートを表示し、参加者が見る (投影する大型スクリーンなどの) 別の画面ではスライドのみを表示するプレゼンテーションに最適です。 出典: support.microsoft.com

ノートには、構成の骨子の1行と、つなぎの言葉だけを書いておくのがおすすめです。原稿をすべて書くと、読み上げる話し方になり、聞き手との距離が開いてしまいます。

話すときの工夫と質疑応答への備え

構成が良くても、話し方で伝わり方は変わります。構成を活かすための工夫を3つ紹介します。

1つ目は、冒頭で話の地図を見せることです。「今日は3つのことをお話しします。1つ目は、2つ目は、3つ目は」と最初に予告すると、聞き手は今どこを聞いているのかを見失いません。

2つ目は、部分の切り替わりを言葉で示すことです。「ここまでが現状の説明です。次に、原因をお話しします」と区切りを伝えると、構成が聞き手に伝わります。

3つ目は、最後に聞き手の次の行動を伝えることです。「ご清聴ありがとうございました」で終えるのではなく、その前に「今週中にご判断をお願いします」「来月の申請から新しい方法をお使いください」のように、聞き手にしてほしいことを伝えます。

話す速さにも気を配ります。緊張すると早口になりがちなので、要点を言った後に一呼吸置くことを意識すると、聞き手が内容を飲み込む時間ができます。リハーサルを録音して聞き直すと、自分では気づきにくい口癖や、早口になりやすい部分が分かります。

質疑応答に備えて、聞かれそうな質問を5つほど書き出し、答えを用意しておきます。特に、費用、期間、うまくいかなかったときの対応は、提案の場面でよく聞かれます。答えの根拠になる資料は、本編のスライドの後ろに予備のスライドとして付けておくと、聞かれたときにすぐ示せます。

よくある失敗と対策

プレゼンの構成でよく見られる失敗と、その対策をまとめます。

• 言いたいことが多すぎる: 要点を3つ以内に絞り、残りは配布資料に回す
• 背景の説明が長い: 序論は全体の1割から2割に収め、早めに本題に入る
• 結論がはっきりしない: 一番伝えたいことを1文で書き、冒頭と最後で繰り返す
• 聞き手に合っていない: 聞き手が知りたいことから逆算して、話す順番を決める
• スライドが文字だらけ: 1枚1メッセージにし、詳しい説明は話す言葉で補う
• 時間をはみ出す: 声に出して通し、時間を測ってから要点を削る

分かりやすく伝えることについては、文化審議会がまとめた公用文作成の考え方も、文書を書くときの心がけとして次の点を挙げています。

イ　伝えることを絞る。副次的な内容は、別に対応する。 ウ　遠回しな書き方を避け、主旨を明確に示す。 出典: bunka.go.jp

公用文とは、役所が作る文書のことですが、伝えることを絞り、主旨をはっきり示すという考え方は、プレゼンにもそのまま当てはまります。

オンラインで話すときの構成の工夫

ビデオ会議でのプレゼンは、会議室で話すときよりも聞き手の集中が切れやすいと言われます。聞き手の表情が見えにくく、手元で別の作業をしやすいからです。構成の面で、次のような工夫をしておくと伝わりやすくなります。

1つ目は、冒頭の地図をより丁寧に示すことです。「今日は3つのことをお話しします」と予告するだけでなく、目次のスライドを1枚用意し、部分が切り替わるたびに同じ目次を表示して「今はここです」と示します。画面だけを見ている聞き手でも、話の位置を見失いません。

2つ目は、1つの部分を短くすることです。会議室なら1つの話題を5分続けても聞いてもらえますが、オンラインでは3分程度で区切り、合間に「ここまでで質問はありますか」と問いかけたり、チャットに一言書いてもらったりすると、聞き手が話に戻ってきやすくなります。

3つ目は、最後のお願いを文字でも残すことです。プレゼンが終わった後に、話した要点と、聞き手にしてほしいことを短くまとめて会議のチャットやメールで送ります。口頭で伝えただけでは、会議が終わった瞬間に忘れられることが多いからです。

また、画面を共有すると、話し手からは聞き手の顔がさらに見えにくくなります。話の区切りごとに画面の共有をいったん止めて、聞き手の様子を確かめる時間をとるのも1つの方法です。

構成を見直すためのチェックリスト

構成ができあがったら、スライドを作る前に次の項目を確かめます。1つでも「いいえ」があれば、そこを直してから進みます。

• 一番伝えたいことを1文で言えるか
• その1文が、冒頭と最後の両方に入っているか
• 聞き手が最初に知りたいことが、最初の2分以内に出てくるか
• 要点の数は3つ以内に絞られているか
• それぞれの要点に、数字や事実の根拠が付いているか
• 部分と部分のつながりが、言葉で説明できるか
• 与えられた時間の中に、質問の時間が残っているか
• 最後に、聞き手にしてほしい行動が伝えられているか

このチェックリストは、自分で使うだけでなく、骨子を同僚に見てもらうときにも使えます。「この8つの観点で見てほしい」と頼むと、相手も何を見ればよいかが分かり、具体的な意見をもらいやすくなります。

本番の前日にもう一度このチェックリストを見直すと、直前に追加した話題で構成が崩れていないかを確かめられます。

確かめた結果、要点が多すぎると分かった場合は、削る要点を配布資料や後日のメールに回します。話さなかった内容も、別の形で届けられると考えれば、思い切って絞れます。

チームで資料を分担して作るときの段取り

大きな提案や発表では、複数人で資料を分担して作ることがあります。このとき、構成が共有されていないと、担当者ごとに書き方や詳しさがばらばらになり、最後にまとめる人が大きく手直しすることになります。

分担の前に、構成の骨子を全員で確かめ、スライドごとの担当と締切を決めておきます。人数が少なく、作業の数も少ないなら、骨子を書いた表計算ソフトの一覧に担当と締切の列を追加し、共有フォルダに保存して全員で見るだけで十分です。

担当と締切と進み具合を複数人で確かめながら進めたい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。構成の骨子の1行ずつをカードにして担当者と締切を決め、「下書き」「確認中」「完成」の列で進み具合を動かせば、どのスライドが遅れているかを1画面で確かめられます。カードごとにコメントを残せるので、「この数字の出典を確かめてほしい」といったやり取りも、スライドの単位で記録できます。ガントチャートのボードを使えば、本番の日から逆算した締切の重なりも確かめられます。

公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。なお、Pinatecaはスライドを作る道具ではありません。スライドは使い慣れたソフトで作り、その作業の分担と進み具合を共有するために使う、という分担で考えると無理がありません。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

構成を組む力が活きる仕事

話の順番を設計する力は、プレゼンだけでなく、さまざまな仕事で求められます。

動画やWebの記事の台本を作る仕事は、その代表です。サムネイル・構成・台本作成のお仕事では、動画の構成や台本を作る仕事の内容と進め方が紹介されています。視聴者が最後まで見たくなる順番を考える作業は、プレゼンの構成とよく似ています。

人に話し方や伝え方を教える仕事もあります。話し方・プレゼン指導・模擬面接のお仕事では、プレゼンの指導や面接の練習相手など、伝える力を支える仕事が紹介されています。

スライドの見た目を整える仕事に関心がある人は、デザイナーの年収・単価相場で、デザインの仕事の年収や単価の目安を確かめられます。構成が分かっているデザイナーは、話の流れに合わせて図や強調の場所を決められるので、資料のデザインの依頼で重宝されます。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、提案や資料づくりの仕事を外部に頼むとき、うまくいく依頼は「誰に、何を決めてもらうための資料か」が最初に書かれています。目的と聞き手が伝わっていれば、受ける側は構成から提案でき、仕上がりの手戻りも少なくなります。

仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、依頼する側は同じ予算でより丁寧な構成の検討まで頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなります。資料づくりは、構成の打ち合わせに時間をかけるほど良い仕上がりになる仕事なので、この余裕は品質に直結します。

まずは次のプレゼンで、スライドを作る前に「一番伝えたいこと」を1文で書き、型を1つ選んで骨子を書くところから始めてみてください。伝え方を教える仕事に関心がある人は、話し方・プレゼン指導・模擬面接のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。

よくある質問

Q. プレゼンの構成はどの型を使えばよいですか？

目的と時間で選ぶのが基本です。報告や連絡ならSDS法、意見や質問への回答ならPREP法、依頼や説得ならDESC法、企画や改善の提案なら問題解決型、研修や説明会のように時間をかけて理解してもらう場面なら序論、本論、結論の型が向いています。全体を1つの型で組み、各部分の中で別の型を使う組み合わせもできます。

Q. 10分のプレゼンではスライドは何枚くらいが適切ですか？

1枚あたり1分から2分を目安にすると、10分なら5枚から10枚程度になります。枚数が多すぎると1枚あたりの説明が短くなり、聞き手が内容を読み取る前に次へ進んでしまいます。表紙と最後のまとめを含めて枚数を決め、要点は2つから3つに絞ると、時間内に無理なく話せます。

Q. 結論から話すと相手に反発されそうなときはどうすればよいですか？

聞き手が提案に反対しそうな場合は、DESC法のように、誰もが認める事実から話し始める方法があります。数字や出来事で現状を共有し、自分の考えを伝えてから具体的な提案に移ると、話を聞いてもらいやすくなります。事実の部分には推測や評価を混ぜず、数字で示すことが大切です。

Q. 構成を作ったら次に何をすればよいですか？

骨子の1行をスライド1枚に割り振り、各スライドのタイトルに結論を書きます。そのうえで実際に声に出して通し、時間を測ります。時間が足りなければ要点を減らし、話が飛んで聞こえる部分にはつなぎの言葉を足します。骨子の段階で上司や同僚に一度見てもらうと、大きな手戻りを防げます。