新人教育のスケジュール表｜教える内容と順番の組み方

2026年5月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓新人教育のスケジュール表の作り方を
✓エクセルでの全体計画表と時間割の作り方まで順に解説します
✓法律で決まっている雇入れ時の安全衛生教育

新人の受け入れが決まり、教育のスケジュール表を作るように頼まれたものの、何から書き始めればよいのか分からない。そんな悩みを持つ人は多いはずです。新人教育のスケジュール表で大切なのは、日付の欄を埋めることではなく、「何を、どの順番で、誰が教えるか」を先に決めることです。内容と順番が決まっていれば、表そのものはエクセルで1時間もあれば作れます。

この記事では、新人教育で教える内容の洗い出し方、教える順番の組み方、エクセルで全体の計画表と日ごとの時間割を作る手順を説明します。1週間の導入研修と3か月の計画の例、配属後に習熟の度合いを確かめる表、法律で決まっている雇入れ時の安全衛生教育についても整理します。教える担当者が複数いる場合に、担当と期限と進み具合を共有する道具の1つとして、国産のプロジェクト管理ツールPinateca（ピナテカ）にも触れます。

新人教育にスケジュール表が要る理由

新人教育のスケジュール表は、教える側のための道具であると同時に、教わる側の不安を減らす道具でもあります。入社したばかりの新人は、自分がこれから何を学び、いつまでに何ができるようになればよいのかが分かりません。先の見通しが立たないことは、それだけで大きな不安になります。

新人教育のスケジュールの立て方を解説している研修会社の記事では、新入社員の意識についての調査結果が紹介されています。

また、「仕事・職場生活をするうえでの不安」は、「仕事についていけるか」（65.0％）が一位となっています。出典: lightworks.co.jp

「仕事についていけるか」という不安は、何をどの順番で身につければよいかが見えれば、かなり小さくなります。初日にスケジュール表を渡し、「今週はここまで、今月はここまでできれば十分です」と伝えるだけで、新人は自分の進み具合を自分で確かめられるようになります。

教える側にとっても、スケジュール表は欠かせません。新人教育は、人事の担当者、配属先の上司、先輩社員など、複数の人が分担して行うことがほとんどです。誰がいつ何を教えるかが決まっていないと、同じことを2人が教えたり、大事なことを誰も教えなかったりします。また、教える担当の先輩は自分の仕事を抱えながら時間を作るので、前もって予定が分かっていれば、自分の仕事の段取りを組めます。

さらに、スケジュール表は翌年以降の財産になります。一度作った表に「実際にかかった時間」や「新人がつまずいた点」を書き込んでおけば、次の年の新人教育は、その表を直すところから始められます。

全体の期間を決める

スケジュール表を作る前に、新人教育の全体の期間を決めます。新人教育は、大きく次の3つの段階に分けて考えると整理しやすくなります。

段階	期間の目安	主な内容	主に教える人
導入研修	入社から1週間から1か月	会社のこと、社会人の基本、仕事の道具の使い方	人事の担当者
配属後の実務研修	配属から3か月程度	配属先の業務を、見る、手伝う、1人でやるの順に身につける	配属先の上司と先輩
振り返りと追加の研修	入社から半年、1年の節目	できるようになったことの確認、つまずいている点の補い	人事の担当者と上司

実務研修のように、実際の仕事を通じて先輩が教える方法はOJTと呼ばれます。OJTとは、On the Job Trainingの略で、職場で実際の仕事をしながら身につけてもらう教え方のことです。これに対して、職場を離れて講義や演習で教える方法はOff-JTと呼ばれます。導入研修は主にOff-JT、配属後はOJTが中心になります。

期間の長さは、会社の規模や業種、新人の人数によって大きく変わります。新卒を一度に何十人も採用する会社では、導入研修だけで1か月以上かけることもあります。中途採用で1人ずつ入ってくる小さな会社なら、導入研修は2日から3日で終え、すぐに配属先での実務研修に入ることも珍しくありません。

大切なのは、期間の長さよりも、各段階の終わりに「何ができるようになっていればよいか」を決めておくことです。たとえば「導入研修の終わりには、社内の連絡の道具を使え、勤怠の申請が1人でできる」「配属から3か月後には、定型の見積書を1人で作れる」のように、できるようになることを具体的に書きます。この到達の目標が決まっていれば、そこから逆算して教える内容と順番を組めます。

教える内容を洗い出す

次に、新人に教える内容を洗い出します。思いついた順に書き出すと漏れが出るので、次の4つの分類に沿って書き出していきます。

分類	内容の例
会社を知る	会社の歴史と事業、組織と部署の役割、主な取引先、就業規則、給与と勤怠の決まり
社会人の基本	挨拶と言葉づかい、電話とメールの基本、報告と連絡と相談、情報の取り扱い、身だしなみ
仕事の道具	パソコンとアカウントの設定、社内の連絡の道具、勤怠と経費の申請、共有フォルダの使い方
配属先の業務	業務の流れ、使う書類と仕組み、よくある問い合わせ、関係する部署、品質と安全の決まり

洗い出しは、教える側の1人で行うのではなく、配属先の上司や、前の年に入社した社員にも聞くのが効果的です。前の年に入社した社員は、「最初の1か月で知らなくて困ったこと」をよく覚えています。教える側が当たり前だと思っていることほど、教え忘れていることが多いものです。

法律で決まっている教育

新人教育の中には、法律で行うことが決まっているものがあります。労働安全衛生法の第59条は、労働者を雇い入れたときの安全衛生教育を事業者に求めています。

事業者は、労働者を雇い入れたときは、当該労働者に対し、厚生労働省令で定めるところにより、その従事する業務に関する安全又は衛生のための教育を行なわなければならない。出典: e-Gov法令検索「労働安全衛生法」

教える事項は、労働安全衛生規則の第35条に並んでいます。現在の条文に並んでいるのは、機械や原材料の危険性と取り扱い方、安全装置や保護具の取り扱い方、作業の手順、作業を始めるときの点検、その業務で起こりうる病気の原因と予防、整理整頓と清潔の保持、事故のときの応急の対応と退避、そのほか安全と衛生のために必要な事項の8つです。このうち、その人が従事する業務の安全と衛生に必要な事項について、遅れることなく教育を行うことになっています。

工場や建設現場だけの話だと思われがちですが、事務の職場でも、パソコン作業での目や腰の負担、地震や火事のときの避難経路など、伝えるべきことはあります。新人教育のスケジュール表には、この安全衛生教育を導入研修の早い段階で入れておきます。どの事項をどこまで教えるかは業種や業務で変わるので、会社の安全衛生の担当者や、所轄の労働基準監督署に確かめておくと安心です。

内容ごとに教え方の形式を決める

洗い出した内容には、それぞれに合った教え方があります。全部を講義で説明しようとすると時間が足りなくなり、新人も聞くだけで疲れてしまいます。内容ごとに形式を決めておくと、スケジュール表の時間の見積もりも正確になります。

形式	向いている内容	時間の目安
講義	会社の歴史と事業、就業規則など、全員に同じことを伝える内容	30分から1時間
演習	メールの書き方、電話の受け方など、練習で身につける内容	1時間から2時間
自習	規程集や手順書を読む、操作の動画を見るなど、自分の速さで進められる内容	新人に任せる
OJT	配属先の業務など、実際の仕事を通じて身につける内容	数日から数週間

自習に回せる内容は、思っているより多いものです。就業規則や社内の規程は、講義で読み上げるよりも、事前に読んでもらって分からなかった点だけを質問の時間に答えるほうが、教える側も新人も時間を有効に使えます。自習の時間はスケジュール表に明記し、何を読むか、読んだ後に何を確かめるかまで書いておきます。

教える順番の組み方

教える内容が洗い出せたら、順番を組みます。順番を決めるときの原則は次の4つです。

原則1：前提になることを先に教える

ある内容を理解するために、別の内容を知っている必要がある場合は、前提になるほうを先に教えます。たとえば、見積書の作り方を教える前に、商品の種類と価格の決まりを教えておく必要があります。パソコンのアカウントが設定されていなければ、社内の仕組みの使い方は教えられません。

洗い出した内容を付箋やエクセルの行に1つずつ書き、「これを教えるには、何を先に知っている必要があるか」を考えて矢印でつなぐと、自然な順番が見えてきます。

原則2：毎日使うものを先に教える

勤怠の打刻、社内の連絡の道具、メールの送り方など、入社した日から毎日使うものは最初に教えます。逆に、年に1回しか行わない手続きは、その時期が来たときに教えれば十分です。最初の1週間に、すぐには使わない内容を詰め込むと、新人は覚えきれずに忘れてしまいます。

原則3：見る、手伝う、1人でやるの順に進める

配属先の業務は、いきなり1人でやらせるのではなく、まず先輩の仕事を見て、次に先輩と一緒に手伝い、最後に1人でやって先輩が確かめる、という3段階で進めます。スケジュール表にも、同じ業務を3回に分けて書いておくと、どの段階まで進んだかが分かります。

原則4：振り返りの時間を毎日入れる

1日の終わりに15分から30分程度、その日に学んだことと分からなかったことを振り返る時間を入れます。新人は、分からないことがあっても、忙しそうな先輩に聞くのをためらいます。振り返りの時間が予定に入っていれば、遠慮なく質問できます。振り返りの内容を日報として書いてもらえば、教える側も新人の理解の度合いをつかめます。

教える側の役割を分ける

スケジュール表の担当の列を埋める前に、教える側の役割を決めておきます。新人教育に関わる人の役割は、主に次の4つです。

役割	主な仕事	向いている人
全体の責任者	計画表を作り、進み具合を確かめ、遅れたら計画を直す	人事の担当者、または配属先の上司
実務を教える担当	配属先の業務を、見せる、手伝わせる、任せるの順に教える	配属先で同じ業務をしている先輩
相談役	業務以外の悩みや、上司に聞きにくいことの相談に乗る	年の近い別の部署の先輩
評価する人	習熟の度合いを確かめ、面談で目標をすり合わせる	配属先の上司

相談役は、メンターと呼ばれることもあります。メンターとは、仕事の教え方とは別に、職場になじむための相談に乗る先輩のことです。実務を教える先輩と同じ人が相談役を兼ねると、新人は「仕事の出来を評価される相手」に悩みを打ち明けにくくなります。人数に余裕があれば、相談役は別の部署の先輩に頼むのが理想です。

小さな会社では、1人が複数の役割を兼ねることになります。その場合でも、役割を言葉にしておくだけで、「いまは評価ではなく相談として聞いている」と新人に伝えやすくなります。

役割が決まったら、スケジュール表の担当の列に、教える内容ごとの担当者を書き込みます。1人の先輩に担当が偏っていないかを、担当の列で並べ替えて確かめておくと、特定の人に負担が集中するのを防げます。

エクセルで全体の計画表を作る

内容と順番が決まったら、エクセルでスケジュール表を作ります。新人教育のスケジュール表は、全体を見渡す「全体の計画表」と、日ごとの予定を書く「時間割」の2つに分けると使いやすくなります。

全体の計画表は、教える内容を縦に並べ、週や日を横に並べて、実施する期間に色を付ける形にします。この形はガントチャートと呼ばれます。ガントチャートとは、作業ごとの期間を横向きの帯で表す表のことで、どの時期に何を行うかが一目で分かります。

全体の計画表の列は次のように作ります。

列	内容
分類	会社を知る、社会人の基本、仕事の道具、配属先の業務
内容	教える内容
担当	教える人
形式	講義、演習、OJT、自習など
開始日	教え始める日
終了日	教え終わる日
到達の目標	できるようになっていればよいこと
状況	未実施、実施中、完了
日付の列	1日ごと、または1週ごとの列

日付の列に色を付けるのは、条件付き書式で自動にできます。日付の列の1行目に日付を入れておき、表の範囲を選んで「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を開きます。「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、開始日がE列、終了日がF列、日付の並びが1行目のI列から始まるなら、次の式を入れて塗りつぶしの色を選びます。

=AND(I$1>=$E2,$F2>=I$1)

この式は「その列の日付が、開始日以降で、かつ終了日以前なら色を付ける」という意味です。開始日と終了日を書き換えるだけで帯の位置が動くので、予定が変わったときにも直しやすくなります。状況の列に「完了」と入れた行は、別の条件付き書式で文字を灰色にしておくと、残っている内容が目立ちます。

時間割の作り方

時間割は、1日を1時間ごと、または午前と午後に分けて、何を行うかを書く表です。導入研修の期間は、時間割があると新人も教える側も動きやすくなります。

時間割の列は、日付、曜日、時間帯、内容、担当、場所、持ち物の7つ程度にします。場所の列には、会議室の名前やオンライン会議の部屋の名前を書きます。持ち物の列には、「ノートパソコン」「社員証」など、新人が準備するものを書きます。

1日の予定を詰め込みすぎないことも大切です。講義や演習の間に休憩を入れ、1日の最後に振り返りの時間を取ります。新しいことを学ぶのは想像以上に疲れるので、最初の1週間は特に余裕を持たせた時間割にします。

1週間の導入研修の時間割の例

中途採用で1人を受け入れる小さな会社の、最初の1週間の時間割の例です。

曜日	午前	午後	夕方
月	入社の手続き、会社の説明、パソコンとアカウントの設定	就業規則と勤怠の決まり、社内の連絡の道具の使い方	1日の振り返り
火	安全衛生教育（避難経路、パソコン作業の注意）	情報の取り扱いの決まり、共有フォルダの使い方	1日の振り返り
水	配属先の業務の流れの説明	先輩の仕事を見る	1日の振り返り
木	よくある問い合わせと対応の説明	先輩の仕事を手伝う	1日の振り返り
金	1週間の内容の確かめ	上司との面談、翌週の予定の確認	1週間の振り返り

この例では、月曜日と火曜日に毎日使う道具と会社の決まりを教え、水曜日から配属先の業務に入っています。最初の2日で、安全衛生教育と情報の取り扱いを済ませているのがポイントです。金曜日には、1週間で学んだことを確かめ、上司との面談で翌週の予定をすり合わせます。

新卒を何人もまとめて受け入れる場合は、導入研修の期間を長く取り、ビジネスマナーやメールの書き方、報告と連絡と相談の練習などを、演習を交えて行います。人数が多い場合は、全員が同じ時間割で動く日と、配属先ごとに分かれて動く日を分け、スケジュール表にも配属先ごとの列を設けておくと、誰がどこにいるのかを教える側が把握しやすくなります。講師を外部に頼む講義があるなら、その日時は早めに確定させ、前後の予定をそれに合わせて組みます。

3か月の全体の計画の例

配属後の3か月の実務研修を、月ごとの到達の目標で整理した例です。事務の仕事を想定しています。

期間	到達の目標	主な内容	確かめ方
1か月目	定型の作業を先輩と一緒にできる	書類の作成、データの入力、電話の一次受け	先輩が毎日確かめる
2か月目	定型の作業を1人でできる	書類の作成を1人で行い、先輩が確かめる	週に1回の面談
3か月目	判断が要る作業を相談しながらできる	問い合わせへの対応、関係する部署との調整	月末の面談で振り返る

月ごとに到達の目標を立て、それを確かめる方法まで決めておくのがポイントです。「3か月で一人前に」のように大きな目標だけを立てると、途中で進み具合が遅れていても気づけません。月ごとの目標があれば、1か月目の終わりに遅れが分かった時点で、2か月目の内容を調整できます。

習熟の度合いを確かめる表

配属後の実務研修では、新人がどこまでできるようになったかを確かめる表を用意します。業務を細かく分けて縦に並べ、それぞれについて次のような段階で評価します。

段階	状態
1	説明を聞いた
2	先輩と一緒にできる
3	手順書を見ながら1人でできる
4	手順書を見ずに1人でできる
5	ほかの人に教えられる

この表は、新人と教える側が一緒に記入するのが効果的です。新人が自分でつけた段階と、先輩がつけた段階がずれていれば、そこが話し合うべき点になります。新人が「できる」と思っているのに先輩から見るとまだ不安がある業務は、何が足りないのかを具体的に伝える機会になります。

エクセルでは、段階の列に入力規則で1から5のリストを設定し、条件付き書式のカラースケールで色を付けると、全体の進み具合が一目で分かります。毎月の面談の前にこの表を見直し、段階が上がっていない業務を重点的に教える計画を立てます。

振り返りと日報の形を決めておく

教える順番の原則で触れた毎日の振り返りは、形を決めておくと続きます。新人に毎日書いてもらう日報の項目は、次の4つ程度に絞ります。

今日学んだこと（3つまで）
分からなかったこと、まだ自信がないこと
明日やること
先輩や上司に聞きたいこと

項目を増やしすぎると、新人は日報を書くこと自体に時間を取られます。1日10分程度で書ける量にとどめます。

日報を受け取った側は、その日のうちに一言でも返します。返事がないと、新人は「読まれていない」と感じ、分からないことを書かなくなります。返す言葉は長くなくて構いません。「明日の朝、一緒に確かめましょう」の一言で、新人は安心して次の日を迎えられます。

日報の「分からなかったこと」の欄は、スケジュール表を見直すための材料にもなります。同じ内容で何人もの新人がつまずいているなら、教える順番か、教える時間の長さに問題がある可能性があります。翌年の計画表を作るときに、日報の記録を見返すと、直すべき点がはっきりします。

オンラインで新人教育を行うときの工夫

在宅勤務やリモートの職場で新人教育を行う場合は、スケジュール表にいくつかの工夫を加えます。

まず、1回の講義や説明の時間を短くします。画面越しの説明は、対面よりも集中が続きにくいので、1回あたり45分から1時間程度を目安にし、間に休憩を入れます。

次に、「質問してよい時間」をスケジュール表に書き込みます。対面なら先輩の手が空いたのを見て声をかけられますが、オンラインでは相手の状況が見えないので、新人は質問のタイミングを計れません。「毎日11時と16時は、先輩がオンライン会議の部屋で待っている」のように、質問の時間を決めて表に書いておくと、新人は気軽に聞けるようになります。

さらに、先輩の仕事を見る時間を、画面の共有で再現します。先輩が実際の業務を行う画面を共有し、新人はそれを見ながら気づいたことをメモします。録画が許される業務なら、録画を手順書と一緒に保存しておくと、新人が後から見返せます。

最後に、雑談の時間も予定に入れておきます。オンラインでは、仕事以外の会話が自然に生まれにくく、新人は職場の人の顔と名前を覚える機会が減ります。週に1回、配属先のメンバーと短く話す時間を入れるだけでも、相談しやすい関係ができます。

教える担当者が複数いるときの共有

新人教育は、人事の担当者、配属先の上司、先輩社員など、複数の人が分担して進めます。エクセルの計画表に担当の列を作っておいても、「明日の講義の準備は進んでいるか」「先週の振り返りで出た質問に誰が答えるか」といった細かな進み具合は、表の中だけでは共有しにくいものです。担当者がそれぞれ自分の仕事を抱えているので、誰かが確かめて回らないと、準備が漏れることもあります。

教える内容ごとの担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、カンバン形式のボードを使う方法があります。カンバンとは、作業を1枚のカードにして、「準備中」「実施中」「完了」のような列の間を動かすことで進み具合を表す方式です。教える内容を1枚ずつのカードにして担当者と期限を付ければ、誰の準備がどこまで進んでいるかがひと目で分かります。

その道具の候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダーのほか、曜日と時限で週の枠を埋める時間割ボードなど8種類のボードがあり、すべてフリープランから使えます。フリープランは5人まで、ボード10個まで期限なしで無料で、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。カードごとのコメントとチャットもあるので、振り返りで出た質問をカードに書き込み、担当者に答えてもらう使い方もできます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルの計画表で全体の流れを示し、日々の準備と進み具合はボードで共有する、という分け方にすると、教える側の負担を抑えながら漏れを防げます。

入社の前日までに済ませる準備

スケジュール表ができても、初日の準備が整っていないと、最初の1日が手続きの待ち時間で終わってしまいます。入社の前日までに、次の準備を済ませておきます。

準備	担当の例	済ませる時期の目安
パソコンとアカウントの用意	情報システムの担当	入社の1週間前
社内の連絡の道具への招待	情報システムの担当	入社の前日
席や備品、社員証の手配	総務の担当	入社の1週間前
最初の1週間の時間割の確定	全体の責任者	入社の1週間前
教える担当の先輩への予定の連絡	全体の責任者	入社の2週間前
配属先のメンバーへの紹介の連絡	配属先の上司	入社の前日

特に、パソコンとアカウントの用意は遅れやすい準備です。アカウントの発行に社内の承認が要る会社では、申請から使えるようになるまで数日かかることもあります。初日の午前中に「パソコンの設定」を入れておくのは、その日のうちに使える状態にするためですが、機器そのものが届いていなければ予定がすべて崩れます。

この準備の一覧も、スケジュール表の別のシートとして保存しておくと、翌年の新人を迎えるときにそのまま使えます。

翌年に生かすための記録の残し方

新人教育のスケジュール表は、一度作って終わりではなく、毎年直して育てていくものです。そのために、教育の期間中から次の記録を残しておきます。

1つ目は、内容ごとに実際にかかった時間です。計画では1時間としていた説明が、実際には2時間かかったなら、計画表の横に実績の列を作って書き込みます。翌年はその実績をもとに時間を見積もれます。

2つ目は、新人がつまずいた点です。日報の「分からなかったこと」の欄や、面談で出た話から、つまずいた内容を書き出します。同じ点で毎年つまずくなら、教える順番を変えるか、事前に読む資料を用意するなどの手を打ちます。

3つ目は、新人自身の感想です。教育の期間が終わったら、新人に「最初に教えてほしかったこと」「なくてもよかったこと」を聞きます。教わった側の声は、教える側だけでは気づけない改善の手がかりになります。

これらの記録をスケジュール表と同じファイルに残しておけば、翌年の担当者が替わっても、前の年の経験を引き継げます。

よくある失敗と直し方

新人教育のスケジュール表で起きやすい失敗を3つ紹介します。

1つ目は、最初の1週間に内容を詰め込みすぎることです。会社のこと、規則、道具の使い方、業務の流れを数日で全部説明すると、新人はほとんど覚えられません。直し方は、すぐに使わない内容を後ろに回し、最初の1週間は毎日使うものに絞ることです。

2つ目は、教える担当の先輩の予定を確かめずに表を作ることです。先輩が出張や締め切りで忙しい日に教える予定を入れてしまうと、教育が後回しになり、新人は1日中やることがないまま過ごすことになります。直し方は、表を作る段階で担当者に予定を確かめ、担当者が不在の日のための自習の内容を用意しておくことです。

3つ目は、表を作ったまま見直さないことです。新人の理解の早さは人によって違うので、予定どおりに進まないのは当たり前です。週に1回、計画表の状況の列を更新し、遅れている内容があれば翌週の予定を組み直します。予定どおりに進んでいないことを新人の責任にせず、計画のほうを直すという考え方が大切です。

運営者の視点から見た新人教育と在宅の働き方

ここからは、フリーランスと在宅ワークの仲介を20年続けてきた運営者として見てきたことを書きます。

在宅やリモートで働く人が増え、新人教育もオンラインで行う職場が増えました。同じ部屋にいれば、先輩の仕事を横で見たり、ちょっとした疑問をその場で聞いたりできますが、オンラインではそれが難しくなります。運営者として見てきた限りでは、オンラインで人を育てるのが上手な職場ほど、スケジュール表と手順書を丁寧に作り、「いつ、何を、誰に聞けばよいか」を新人が自分で分かる形にしています。業務委託で新しい人を迎えるときも同じで、最初の数日の段取りを表にして渡すだけで、立ち上がりの早さが大きく変わります。

研修の資料やスケジュール表、手順書づくりを外部に頼む会社も増えています。業務の流れを整理して教える仕組みに落とし込む仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事の領域とも重なります。研修の資料を見やすく整える仕事なら、デザイナーの年収・単価相場も参考になります。人の育成を含めた経営の仕組みを体系的に学びたい人には、中小企業診断士の資格もあります。

仲介手数料がかからない直接取引の場では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手数料0%で受け取れるので手取りが厚くなります。研修の資料づくりのような小さな依頼から始まり、教育の仕組み全体の相談へと関係が続いていく例を、これまで数多く見てきました。