招待状の書き方｜式典やイベントの例文と送り方

会社の創立記念式典や新社屋の披露、取引先を招くセミナー、恩師の退職を祝う会など、招待状を書く機会は思いのほか多くあります。いざ書こうとすると、どこまで改まった言葉にすべきか、日時や会場をどこに書くのか、返事をどう受け取るのかで手が止まりがちです。

招待状の書き方は、「頭語と時候のあいさつ」「会の趣旨と招待の言葉」「記書き（日時や会場などの要項）」「返信の方法」の4つの部分を順に組み立てれば、どの会でも整った文面になります。この記事では、招待状と案内状の違い、送る時期、構成と例文、封筒や切手の選び方、出欠の集め方を、主催者の側から順に説明します。後半では、出欠の返事をWebのフォームで受け付けるときに使えるHalictのような道具にも触れます。

招待状と案内状の違い

招待状と案内状は、どちらも会やイベントの開催を知らせる文書ですが、意味合いが少し違います。招待状は、主催者が相手を「お招きする」文書で、会の費用を主催者が負担し、相手をお客さまとして迎える場合に使うのが一般的です。創立記念式典、新社屋の披露、結婚披露宴、祝賀会などが代表的な例です。

案内状は、会やイベントがあることを「お知らせする」文書です。参加者が会費を払う同窓会や懇親会、申し込みを受け付けるセミナーや展示会、店の開店やセールの知らせなどに使われます。参加するかどうかを相手が自由に決める性格が強い文書です。

文書	主な意味	費用の負担	使う場面の例
招待状	相手をお客さまとしてお招きする	主催者が負担する	創立記念式典、落成披露、結婚披露宴、祝賀会
案内状	会やイベントの開催をお知らせする	参加者が会費を払うことが多い	同窓会、懇親会、セミナー、展示会、開店のお知らせ

実際には、招待状と案内状をはっきり分けずに使っている会社や団体も多く、厳密な決まりがあるわけではありません。大切なのは、受け取った相手が「費用はかかるのか」「出欠の返事は必要か」「誰でも参加できるのか、招かれた人だけなのか」を迷わずに分かることです。会費がある会なら金額を、招待制の会なら同伴者の扱いを、記書きの中にはっきり書いておきましょう。

招待状を送る時期と、返信の期限の決め方

招待状は、相手が予定を調整できるよう、余裕をもって送ります。一般には、会社の式典や記念パーティーなら開催の1か月半から2か月前、結婚披露宴なら2か月から3か月前に発送されることが多いとされています。社内の行事や、親しい人だけの小さな集まりであれば、1か月前でも構いません。

送る時期を決めるときは、返信の期限から逆算すると考えやすくなります。会場に人数を伝える期限や、料理や記念品の数を確定させる期限が決まっているなら、その1週間ほど前を返信の期限にします。返信の期限から招待状が届くまでに、少なくとも2週間から3週間の余裕があると、受け取った人も落ち着いて予定を確かめられます。

会の種類	発送の目安	返信期限の目安
創立記念式典、周年記念パーティー	開催の1か月半から2か月前	開催の1か月前ごろ
新社屋の落成披露、開店披露	開催の1か月から1か月半前	開催の2週間から3週間前
取引先向けのセミナー、展示会	開催の1か月から2か月前	申し込みの締め切りを別に設ける
結婚披露宴	開催の2か月から3か月前	開催の1か月前ごろ
社内行事、小規模な集まり	開催の1か月前	開催の1週間から2週間前

郵送する場合は、配達にかかる日数も考えます。日本郵便のはがきの案内には、土曜日、日曜日、休日の配達は行っていないと書かれています。年末年始や大型連休をはさむ時期は、届くまでに時間がかかるので、発送を早めましょう。

招待状の基本の構成

改まった招待状は、手紙の決まった並び方に沿って書きます。並び方は次のとおりです。

1. 頭語：「拝啓」「謹啓」など、手紙の書き出しのあいさつの言葉
2. 時候のあいさつ：季節にふれる一文、または「時下」で始める季節を問わない書き方
3. 相手の繁栄や健康を喜ぶ言葉：「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」など
4. 日頃のお礼：「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」など
5. 会の趣旨：何のために、どんな会を開くのか
6. 招待の言葉：「ご臨席賜りますようお願い申し上げます」など
7. 結びのあいさつ：「まずは略儀ながら書中にてご案内申し上げます」など
8. 結語：頭語と対になる言葉。「拝啓」なら「敬具」、「謹啓」なら「謹白」
9. 日付と差出人
10. 記書き：「記」と書いて、日時、会場、住所、会費、返信期限などを箇条書きにし、最後に「以上」で結ぶ

ビジネス文書の招待状を作成するときの考え方について、イベントの招待状の解説では次のように説明されています。

ビジネスシーンの招待状は重要な役割を持ち、組織の代表として送る文章でもあるので、ビジネス文書に適した丁寧な言葉選びを意識して作成しましょう。 出典: yobunara.com

会社として送る招待状は、受け取った相手の会社の中で回覧されることもあります。差出人は社長名にするのか、担当部署の名前にするのか、会の格式に合わせて決めておきましょう。創立記念式典のように会社全体の行事であれば、代表取締役の名前で出すのが一般的です。

時候のあいさつと、言葉の温かさ

招待状の時候のあいさつは、発送する月に合わせて選びます。会社の招待状では、漢語調の「○○の候」を使うのが一般的です。季節を特定したくない場合や、発送の時期が月をまたぐ場合は、「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」のように、季節を問わない書き方を使えます。

月	漢語調の例	月	漢語調の例
1月	新春の候、厳寒の候	7月	盛夏の候、猛暑の候
2月	立春の候、余寒の候	8月	残暑の候、晩夏の候
3月	早春の候、春暖の候	9月	初秋の候、秋涼の候
4月	陽春の候、桜花の候	10月	秋冷の候、仲秋の候
5月	新緑の候、薫風の候	11月	晩秋の候、向寒の候
6月	初夏の候、梅雨の候	12月	師走の候、寒冷の候

相手の繁栄を喜ぶ言葉は、相手が会社なら「貴社ますますご清栄のこと」「ご隆盛のこと」、個人なら「ますますご健勝のこと」「ご清祥のこと」と書き分けます。「清栄」は会社にも個人にも使える便利な言葉です。

型どおりの言葉だけで組み立てると、招待状はどうしても冷たい印象になります。手紙の文例を紹介しているサイトでも、次のように書かれています。

礼儀を重んじたフォーマルな書き方の中にも、親しみを込めた温かな表現を心がけ、相手を敬い、思いやりのある案内状・招待状を送りたいものです。 出典: letter110.net

たとえば、創立記念の招待状に「創業のころから見守ってくださった皆様に、ぜひお越しいただきたく」と一文添えるだけで、印刷された文書にも主催者の気持ちが加わります。特にお世話になった相手には、印刷された招待状の余白に、手書きで「ぜひお目にかかれますのを楽しみにしております」と一言書き添えると、受け取った人の心に残ります。

記書きの書き方

記書きは、会の要項を一目で分かるようにまとめる部分です。本文の中に日時や会場を書き込むと、相手は何度も読み返さないと要点がつかめません。本文で趣旨と招待の言葉を伝え、要項は記書きに分けて書くのが、読みやすい招待状の基本です。

記書きに入れる項目の例です。

• 日時：年月日、曜日、開始と終了の時刻。受付の開始時刻も書く
• 会場：会場の名前、部屋の名前、住所、電話番号
• 交通：最寄り駅からの道順、駐車場の有無
• 会費：会費がある場合は金額。招待の場合は書かない
• 服装：平服でよいか、正装が必要か
• 返信の方法と期限：同封のはがき、Webのフォーム、メールなど
• 問い合わせ先：担当者の名前、部署、電話番号、メールアドレス

問い合わせ先の書き方について、先ほどの解説では次のように説明されています。

イベント担当者の名前と連絡先を明記し、問い合わせ先が分かるようにします。イベント当日はすぐに連絡が取れるようにしておく必要があるため、メールアドレスだけではなく電話番号もあらかじめ記載すると良いでしょう。 出典: yobunara.com

服装の書き方で迷いやすいのが「平服」です。招待状に書かれる「平服でお越しください」は、普段着でよいという意味ではなく、「正装でなくてよい」という意味で使われます。受け取った側が迷わないよう、「ビジネススーツでお越しください」のように具体的に書く主催者も増えています。

日時は、和暦か西暦のどちらかにそろえます。会社の文書で西暦を使っているなら西暦で構いません。曜日を書き添えておくと、日付の書き間違いにも気づきやすくなります。

例文：創立記念式典の招待状

会社の創立記念式典の招待状の例文です。取引先や関係者に、代表取締役の名前で送る場面を想定しています。

謹啓

晩秋の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社はおかげさまで来る十二月一日をもちまして創立三十周年を迎えることとなりました。これもひとえに皆様方の温かいご支援とご指導の賜物と、社員一同心より感謝申し上げます。

つきましては、日頃の感謝の気持ちを込めまして、ささやかではございますが記念式典ならびに祝賀会を催したく存じます。

ご多用中誠に恐縮ではございますが、何卒ご臨席賜りますよう謹んでご案内申し上げます。

謹白

令和八年十月吉日

株式会社△△

代表取締役 □□ □□

記

日時 令和八年十二月一日（火） 午後六時より午後八時まで（受付 午後五時半より）

会場 ホテル〇〇 二階 〇〇の間

返信 お手数ながら、十一月十三日（金）までに同封のはがきにてご出欠をお知らせください

以上

日本郵便の文例集にも、周年記念パーティーの招待の例として、次のような一節が紹介されています。

つきましては、下記により創立○○周年を記念してささやかながらパーティーを開催いたしますので、御多忙のところ恐縮でございますが万障お繰合わせの上御臨席賜りますようお願い申し上げます。 出典: post.japanpost.jp

日付の「吉日」は、お祝いの文書で発送日をぼかして書くときの慣習です。「令和八年十月吉日」のように書きます。正確な日付を書いても失礼にはなりません。

例文：新社屋の落成披露、開店披露の招待状

新しい社屋や店舗の完成を披露する会の招待状では、完成までの支援へのお礼と、新しい場所を見てもらいたいという気持ちを中心に書きます。

拝啓

初夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、かねてより建設を進めてまいりました弊社の新社屋が、このたび完成の運びとなりました。これもひとえに皆様のご支援のおかげと、深く感謝申し上げます。

つきましては、新社屋をご覧いただきたく、下記のとおり披露の会を催します。ご多用中とは存じますが、ぜひご来臨くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

日時 令和九年六月十日（木） 午後三時より午後五時まで

場所 株式会社△△ 新社屋 一階ロビー（住所、最寄り駅からの道順を記載）

お手数ながら、五月二十八日（金）までにご出欠をお知らせください。

以上

開店披露の場合は、「このたび〇〇に新店舗を開店する運びとなりました」と書き、店の特色を一言添えると、相手が興味を持って足を運びやすくなります。新しい場所の会は、相手にとって初めて訪れる場所なので、地図や駐車場の案内を同封しておくと親切です。

例文：取引先向けセミナー、イベントの招待状

取引先や顧客を招くセミナーや展示会の招待状は、式典ほど改まった言葉を使う必要はありません。何が得られる会なのかを分かりやすく書き、申し込みの方法をはっきり示します。

拝啓

時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社では、日頃お取引をいただいている皆様を対象に、「〇〇の最新の動向と現場での活用」をテーマとしたセミナーを開催する運びとなりました。業界の第一線で活躍される〇〇様を講師にお迎えし、具体的な事例を交えてお話しいただきます。

ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加くださいますようご案内申し上げます。

敬具

記

日時 令和八年十二月八日（火） 午後二時より午後四時まで

会場 〇〇会議室（オンラインでの参加も可）

参加費 無料

お申し込み 十一月三十日（月）までに、同封の案内に記載のフォームよりお申し込みください

以上

セミナーやイベントでは、会場とオンラインの両方で参加できるようにすることも増えています。その場合は、どちらで参加するかを申し込みのときに選んでもらうようにし、オンラインの参加者には当日の接続先を別に知らせることを書いておきます。

例文：恩師の祝賀会、還暦祝いなど個人の会の招待状

恩師の退職記念の会や、家族の還暦祝いなど、個人が主催する会の招待状は、会社の文書ほど硬くする必要はありません。お祝いの気持ちと、集まって祝いたいという思いが伝わる言葉を選びます。

拝啓

秋も深まり、朝夕は肌寒さを感じる季節となりました。皆様にはお変わりなくお過ごしのことと存じます。

さて、在学中に大変お世話になった〇〇先生が、この春をもって長年勤められた〇〇高校をご退職されることとなりました。

つきましては、先生の長年のご功労に感謝し、教え子一同で心ばかりの祝賀会を開きたいと存じます。ご多用中とは存じますが、お誘い合わせのうえ、ぜひご参加ください。

敬具

記

日時 令和九年三月二十日（土） 午後六時より

会場 レストラン〇〇（住所を記載）

会費 八千円（当日受付にてお支払いください）

ご出欠は二月二十八日（日）までに、幹事の〇〇までお知らせください

以上

発起人として、幹事や代表者の名前を最後に連名で書いておくと、誰が主催しているのかが分かり、受け取った人も安心して出欠を返せます。

結婚式の招待状で気をつけること

結婚披露宴の招待状には、他の招待状にはない独特の決まりがあります。代表的なものが、句読点を使わないことと、忌み言葉を避けることです。

句読点を使わないのは、お祝いごとに「区切り」や「終わり」をつけないという考え方によるものです。文の区切りは、句読点の代わりに1文字分の空白や改行で表します。忌み言葉とは、お祝いの場で縁起が悪いとされる言葉で、「別れる」「切れる」「終わる」「去る」などの言葉や、「重ね重ね」「たびたび」のような繰り返しの言葉がこれにあたります。

差出人は、両家の親の名前で出す形と、新郎新婦本人の名前で出す形があります。最近は本人の名前で出すことが多くなっていますが、親族や年配の人を多く招く場合は、両家の親の名前で出す形を選ぶこともあります。どちらにするかは、両家で相談して決めましょう。

招待状に同封するものは、返信はがき、会場の地図、付箋（受付や乾杯の発声などのお願いを書いた小さな紙）などです。付箋は、お願いをする相手にだけ同封します。お願いをする場合は、招待状を送る前に、電話や直接会って一言伝えておくのが礼儀です。

同伴者、代理出席、オンライン参加の書き方

招待状を受け取った人が迷いやすいのが、誰と一緒に行ってよいのか、本人が行けないときに代わりの人が出席してよいのか、という点です。主催者の側で扱いを決めて、招待状にはっきり書いておくと、問い合わせが減ります。

同伴者を認める場合は、記書きに「ご同伴の方がいらっしゃる場合は、返信はがきにお名前をご記入ください」と書きます。招待した本人だけに来てほしい場合は、宛名を本人の名前だけにし、記書きに人数を書かないのが一般的です。家族で招く場合は、宛名を「〇〇 〇〇 様 ご家族様」とすると、家族を招いていることが伝わります。

会社の式典では、招待した役員の代わりに別の人が出席することがよくあります。代理出席を受け付けるなら、返信はがきに「ご代理の方がご出席の場合は、お名前とご役職をご記入ください」という欄を設けておくと、名札や席次の準備がしやすくなります。

会場とオンラインの両方で参加できる会の場合は、どちらで参加するかを返信の欄で選べるようにします。オンラインの参加者には、開催の数日前に接続先を知らせることを、招待状に書いておきます。接続先のURLを招待状に直接印刷すると、関係のない人に広まるおそれがあるので、出席の返事をくれた人にだけ別に知らせるほうが安全です。

社内向けの招待状：表彰式、記念行事、懇親会

社員を招く社内の行事でも、招待状を出すことがあります。永年勤続の表彰式、会社の記念行事、役員と社員の懇親会などです。社内向けの招待状は、社外向けほど改まった言葉を使う必要はなく、頭語と結語を省いて、「お疲れさまです」から書き始める会社も多くあります。

社内の表彰式の招待状の例です。

社員各位

日頃より業務にご尽力いただき、ありがとうございます。

このたび、永年勤続表彰式を下記のとおり開催いたします。表彰を受けられる皆様をお祝いするとともに、日頃の感謝をお伝えする機会としたいと考えております。ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご出席ください。

日時 令和九年四月一日（木） 午後四時より

会場 本社 十階 大会議室

ご出欠は、三月二十日（金）までに総務部 〇〇までお知らせください。

社内向けでは、勤務時間内に行うのか、時間外に行うのかをはっきり書くことが大切です。時間外の懇親会であれば、参加は自由であることを明記し、会費や交通費の扱いも書いておくと、社員が気兼ねなく出欠を決められます。

封筒、宛名、切手の選び方

招待状の封筒は、白の洋封筒か和封筒を使うのが一般的です。会社の式典なら、社名が印刷された封筒を使うこともあります。宛名は、会社あてなら「株式会社〇〇 代表取締役 〇〇 〇〇 様」のように、会社名、役職、氏名、敬称の順に書きます。部署あてなら「〇〇部 御中」とし、個人名の「様」と「御中」は一緒に使いません。

切手については、日本郵便の切手のマナーの案内で、次のように説明されています。

それ以外に結婚式やおめでたい行事の時の郵便物に使われるのが、「慶事用切手」ですが使わなくてもマナー違反ではありません。 出典: post.japanpost.jp

お祝いの会の招待状であれば、慶事用の切手を使うと、受け取った人に晴れやかな印象を与えられます。料金は、封筒の大きさと重さで決まります。日本郵便の国内の料金表によると、定形郵便物で重さ50g以内なら110円です。返信はがきや地図、付箋を同封すると重くなることがあるので、出す前に1通の重さを量り、必要な料金の切手を貼りましょう。

同封する返信はがきには、主催者の住所と名前を印刷し、名前の下に「行」と書いておくのが一般的です。返信はがきに切手を貼っておくか、往復はがきの返信面を使うと、受け取った人が切手を用意する手間がなくなります。

出欠の集め方：はがきとWebのフォーム

招待状を送ったあとの大きな仕事が、出欠の返事を集めることです。返信はがきを同封する形は、改まった会にふさわしく、年配の人も迷わずに返事ができるのが良いところです。一方で、届いた返事を1件ずつ名簿に書き写し、人数を数え、問い合わせに返信する作業は、招く人数が多いほど重くなります。

そこで、招待状に返信用のWebのフォームのURLやコードを載せ、はがきとフォームのどちらからでも返事ができるようにする主催者も増えています。フォームなら、届いた返事がそのまま一覧になり、人数の集計や、名札、座席表の作成にも使えます。

フォームで出欠を受け付けるなら、受け付けた一件ごとに担当と状況を残せる道具を使うと、事務局が複数人でも対応が重なりません。その選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは12種類の入力欄を組み合わせてフォームを作れ、回答はリアルタイムで一覧に表示され、CSVに書き出して集計に使えると案内されています。届いた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、送ったメールの開封まで記録されます。料金ページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、自動返信とCSVの書き出しが使えると紹介されています。3人まで使えるスタータープランは月額2,980円、10人まで使えるチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

フォームを使う場合でも、はがきで返事をしたい人のために返信はがきを同封しておくと、誰も取り残されません。はがきで届いた返事も同じ一覧に登録しておけば、出欠の数を1か所で数えられます。

メールで招待状を送る場合

社内の行事や、普段からメールでやり取りしている取引先を招く場合は、メールで招待状を送ることもあります。メールの場合は、件名で何の招待かが分かるようにし、本文は手紙より簡潔にまとめます。

件名の例は「【ご招待】創立30周年記念式典のご案内（株式会社△△）」です。本文の例を挙げます。

株式会社〇〇

営業部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

このたび弊社は、おかげさまで創立30周年を迎えることとなりました。日頃の感謝を込めて、下記のとおり記念式典を開催いたします。ご多用中とは存じますが、ぜひご臨席賜りますようお願い申し上げます。

日時：2026年12月1日（火）18時から20時まで（受付17時30分から）

会場：ホテル〇〇 2階 〇〇の間

ご出欠：11月13日（金）までに、本メールへのご返信、または下記のフォームよりお知らせください

メールの招待状は手軽に送れる反面、他のメールに埋もれやすいのが難点です。返信の期限の数日前になっても返事がない相手には、改めて確認のメールを送るとよいでしょう。格式の高い式典では、メールで先に知らせたうえで、正式な招待状を郵送する形をとると丁寧です。

複数の取引先に同じ文面のメールを送る場合は、宛先の欄に全員のアドレスを並べないように注意します。他社のアドレスがほかの受信者に見えてしまうため、1社ずつ送るか、一斉送信のときは受信者どうしのアドレスが見えない送り方を選びます。宛名を1社ずつ書き換えて送ると、手間はかかりますが、相手に「自分あての招待だ」と感じてもらいやすくなります。

よくある失敗と、送る前の確認

招待状は、一度に多くの人に送る文書なので、1つの誤りがすべての相手に伝わってしまいます。送る前に、次の点を必ず確かめましょう。

• 日付と曜日が合っているか：カレンダーで曜日を確かめる
• 時刻が正しいか：開始と終了、受付の時刻
• 会場の名前と住所、電話番号に誤りがないか
• 返信の期限が、発送日から十分に余裕のある日になっているか
• 頭語と結語の組み合わせが合っているか
• 宛名の会社名、役職、氏名に誤りがないか。旧社名や前任者の名前になっていないか
• 会費の有無、服装の指定、同伴者の扱いが書かれているか
• 問い合わせ先の電話番号とメールアドレスが正しいか

特に多いのが、日付と曜日の食い違いと、宛名の役職の誤りです。取引先の役職は人事異動で変わることがあるので、名簿が古くないかを確かめます。印刷する前に、担当者以外の人に読んでもらうと、思い込みによる誤りに気づきやすくなります。

招待状を送ったあとにすること

招待状を送ったら、返事を待つだけではなく、いくつかの準備を進めておきます。まず、返信の期限が近づいても返事がない相手には、電話かメールで確認します。返事を出し忘れている人も多く、一言声をかけるだけで返事が届くことがほとんどです。

出席の返事をくれた人には、開催の1週間ほど前に、日時と会場、持ち物、当日の連絡先を改めて知らせると、当日の行き違いを防げます。会場の地図や、受付の場所の案内を添えておくと親切です。欠席の返事をくれた人には、会のあとに当日の様子を伝えるお礼の便りを出すと、関係が続いていくきっかけになります。

会が終わったら、出席してくれた人にお礼の手紙やメールを送ります。会社の式典であれば、記念品や当日の写真を添えることもあります。当日の受付の準備も、招待状の返事をもとに進めます。出席者の名簿を、会社名や名前の五十音順に並べて印刷しておくと、受付で名前を探す時間が短くなります。名札を用意する会では、返信はがきやフォームに書かれた名前と役職の表記をそのまま使い、漢字の誤りがないかを本人の名刺や過去のやり取りで確かめます。当日になって出席できなくなった人や、予定外に代理で来た人のために、空欄の名札と予備の席を少し用意しておくと、慌てずに対応できます。

招待状を送るところから、お礼を伝えるところまでが、主催者の仕事です。

文書を整える力は、在宅の仕事にもなる

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、招待状や案内状のように、決まった型の中で過不足なく情報を伝える文書を作れる人は、どの会社からも頼りにされます。式典やイベントの準備は、担当者が通常の仕事と並行して進めることが多く、文面づくりや出欠の管理を外部に頼みたいという需要が根強くあるからです。

招待状のデザインや、イベントの案内ページの制作に関わる仕事の収入の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確認できます。出欠の受け付けや問い合わせの対応の流れを、Webのフォームや表計算の仕組みで整える支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しているような業務の改善の仕事にも近い内容です。会社の行事を経営の視点から計画したい人には、中小企業診断士のように、会社の仕組みを体系的に学べる資格もあります。

招待状は、受け取った人が「行ってみたい」と思えるかどうかで、会の成否が半分決まると言っても過言ではありません。型どおりの言葉に、主催者の気持ちを一文添えて、相手に届けてください。

よくある質問

Q. 招待状はいつまでに送ればよいですか？

会社の式典や記念パーティーなら開催の1か月半から2か月前、結婚披露宴なら2か月から3か月前に送るのが一般的です。会場に人数を伝える期限から逆算して返信の期限を決め、その2週間から3週間前には相手に届くように発送します。年末年始や連休をはさむ時期は、配達に日数がかかるので早めに出しましょう。

Q. 招待状と案内状はどう使い分けますか？

招待状は、主催者が費用を負担して相手をお客さまとしてお招きするときに使うのが一般的です。案内状は、参加者が会費を払う会や、申し込みを受け付けるセミナーなど、開催をお知らせするときに使います。厳密な決まりはないので、受け取った人が費用の有無や返事の必要性を迷わないよう、記書きにはっきり書くことが大切です。

Q. 招待状の「平服でお越しください」はどんな服装ですか？

「平服」は普段着という意味ではなく、「正装でなくてよい」という意味で使われます。会社の式典や祝賀会であれば、ビジネススーツや落ち着いたワンピースなどが目安です。受け取った人が迷わないよう、主催者の側で「ビジネススーツでお越しください」のように具体的に書いておくと親切です。

Q. 招待状はメールで送っても失礼になりませんか？

社内の行事や、普段からメールでやり取りしている取引先であれば、メールで招待しても失礼にはなりません。件名で何の招待かが分かるようにし、日時、会場、返信の期限を本文にはっきり書きます。格式の高い式典では、メールで先に知らせたうえで、正式な招待状を郵送する形をとると丁寧です。