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挨拶状の書き方|就任・異動・開業の例文

@SOHO編集部
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挨拶状の書き方|就任・異動・開業の例文

この記事のポイント

  • ✓行の切り方まで基本から説明します
  • ✓メールで送るときの注意も整理しました

挨拶状を書くことになったものの、頭語と結語の組み合わせ、時候のあいさつ、句読点を付けるかどうかなど、決まりごとが多くて手が止まっている人は少なくありません。挨拶状とは、就任や異動、開業、移転のように立場や連絡先が変わったことを、取引先やお世話になった人に改まった形で知らせる手紙のことです。決まりごとは多く見えますが、基本の型は1つで、場面ごとに中身を入れ替えるだけで書けます。この記事では、挨拶状の基本の構成と書き方の決まり、社長の就任、人事異動、独立開業、事務所の移転の例文、送る時期と送り方までを順に説明します。開業や移転の挨拶状に問い合わせの窓口を載せ、届いた連絡を担当と対応の状況を付けて返信まで回したい場面で使える、受付から対応までのフォームの道具Halictの使いどころにも後半で触れます。

挨拶状とは何か

挨拶状は、ビジネスの手紙の中でも、相手に何かを頼んだり返事を求めたりしない、知らせることそのものが目的の手紙です。取引先にとっては、担当者や連絡先が変わったことを知る大切な情報であり、送る側にとっては、これまでの付き合いへのお礼と、これからの付き合いのお願いを伝える機会になります。

挨拶状を送る主な場面

場面 主な送り主 主な送り先
社長・役員の就任 新しく就任した本人、または会社 取引先、関係する団体
社長・役員の退任 退任する本人 取引先、お世話になった人
人事異動・転勤 異動した本人 前の部署と新しい部署の取引先
独立・開業 開業した本人 前の勤め先の関係者、知人、見込みのお客さま
会社や事務所の移転 会社 取引先、お客さま
会社名の変更・合併 会社 取引先、お客さま、金融機関
定年退職・転職 退職する本人 取引先、お世話になった人

どの場面でも、知らせる内容とお礼とお願いの3つを入れる、という骨組みは変わりません。

印刷して送る文化が残っている理由

連絡の多くがメールに移った今でも、就任や開業の挨拶状は、紙に印刷して郵送する形が多く残っています。改まった知らせを紙で受け取ると、相手は「大切に扱われている」と感じやすく、手元に保管して連絡先を確かめる資料にもなります。挨拶状の印刷を専門に請け負う業者も多くあり、文面を自分で用意して印刷だけを頼む形も一般的です。

ワード(Microsoft Word)、エクセル(Microsoft Excel)ファイルにて挨拶状の文章をご用意されているお客さまは、ファイル添付にてご注文いただけます。お客さまのデータをもとに弊店が印刷用の版下を作成いたします。 出典: aisatsujo.com

版下とは、印刷に使う元の原稿のデータのことです。文面さえ決まっていれば、印刷と発送の作業は業者に任せられます。この記事の例文を下書きに使えば、注文の準備も進めやすくなります。

挨拶状の基本の構成

挨拶状は、次の6つの部分を上から順に並べて書きます。

  1. 頭語:「拝啓」など、手紙の書き始めのあいさつの言葉
  2. 時候のあいさつ:季節を表す一言と、相手の繁栄を喜ぶ言葉
  3. 日ごろのお礼:これまでの付き合いへの感謝
  4. 本文:就任、異動、開業などの知らせの中身
  5. 結びのあいさつ:これからの付き合いのお願い
  6. 結語:「敬具」など、手紙の終わりのあいさつの言葉

本文のあとに、日付、差出人の名前と会社名、住所や連絡先を書きます。この骨組みを覚えておけば、場面が変わっても4の本文を入れ替えるだけで書けます。

頭語と結語の組み合わせ

頭語と結語は、必ず決まった組み合わせで使います。組み合わせを間違えると、手紙の決まりを知らない印象を与えます。

頭語 結語 使う場面
拝啓 敬具 一般の挨拶状。迷ったらこれを使う
謹啓 謹白、敬白 特に改まった相手や、社長の就任など重みのある知らせ
拝復 敬具 受け取った手紙への返事

「前略」と「草々」は、時候のあいさつを省いて本題に入るときの組み合わせです。急ぎの連絡で使う言葉なので、改まった挨拶状には使いません。

時候のあいさつの例

時候のあいさつは、送る月に合わせて選びます。ビジネスの挨拶状では、漢語の短い形が多く使われます。

月 時候のあいさつの例
1月 新春の候、厳寒の候
2月 立春の候、余寒の候
3月 早春の候、春分の候
4月 陽春の候、春暖の候
5月 新緑の候、薫風の候
6月 初夏の候、梅雨の候
7月 盛夏の候、猛暑の候
8月 晩夏の候、残暑の候
9月 初秋の候、新涼の候
10月 秋冷の候、仲秋の候
11月 晩秋の候、向寒の候
12月 初冬の候、師走の候

時候のあいさつのあとには、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように、相手の繁栄を喜ぶ言葉を続けます。送り先が個人なら「貴殿」や「皆様には」、会社なら「貴社」を使います。季節を問わず使いたいときは「時下」という言葉を使い、「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」と書くこともできます。

挨拶状ならではの書き方の決まり

挨拶状には、普段のビジネスの手紙にはない、独特の決まりがいくつかあります。印刷の業者に頼むときも、この決まりを知っておくと仕上がりを確かめやすくなります。

句読点を付けない

改まった挨拶状では、文の中に「、」や「。」を付けずに書く慣習があります。句読点は、もともと文章を読み慣れていない人のための補助の記号とされ、相手に付けると失礼にあたる、という考え方から来ています。句読点の代わりに、区切りたいところで1文字分の空白を入れたり、改行したりします。

ただし、これは慣習であって、付けたら誤りというものではありません。社内向けの文書や、メールで送る挨拶では、読みやすさを優先して句読点を付けるのが普通です。印刷して郵送する挨拶状は付けない、それ以外は付けてもよい、と考えておけば迷いません。

縦書きが基本

印刷して送る挨拶状は、縦書きが基本です。横書きの挨拶状もありますが、就任や開業のような改まった知らせでは、縦書きのほうが格式のある印象になります。数字は縦書きなら漢数字で書きます。

行の切り方

行を変える位置にも気を配ります。相手の名前や会社名、「貴社」のような相手を指す言葉は、行の下のほうに来ないようにします。逆に、「弊社」「小社」のような自分の側を指す言葉は、行の頭に来ないようにします。相手を高く、自分を低く置くという考え方から来た決まりです。

本人の名前の書き方

就任や異動の挨拶状では、本人の名前を差出人の欄に書きます。本文の中で「私儀」(わたくしぎ)という言葉を使い、行の下のほうに小さく書く慣習もあります。私儀とは「私のことですが」という意味の改まった言い方です。会社として出す場合は、会社名と代表者の肩書きと名前を書きます。

場面別の挨拶状の例文

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。句読点を付けない形で書いています。日付や名前、社名は自分のものに置き換えて使ってください。

社長就任の挨拶状

謹啓 秋冷の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと このたび〇月〇日開催の株主総会および取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました

微力ではございますが 社業の発展に誠心誠意努めてまいる所存でございます

何卒前任者同様格別のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

謹白

ご鞭撻(ごべんたつ)とは、励まして努力させることを意味する言葉で、就任の挨拶状の決まり文句です。「略儀ながら書中をもちまして」は、本来なら直接うかがってあいさつすべきところを手紙で済ませる、という意味の結びの言葉です。

退任の挨拶状

拝啓 晩秋の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

さて 私こと このたび〇月〇日をもちまして代表取締役社長を退任いたしました

在任中は公私にわたり格別のご厚情を賜り心より御礼申し上げます

なお 後任には〇〇〇〇が就任いたしましたので 私同様お引き立てくださいますようお願い申し上げます

末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます

敬具

退任の挨拶状では、後任の名前を必ず書き、後任へ引き続き付き合いをお願いする一文を入れます。

人事異動・転勤の挨拶状

拝啓 陽春の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

さて 私こと このたび〇月〇日付で大阪支店営業部へ転勤いたしました

東京本社在任中は格別のご厚情を賜り誠にありがとうございました

新任地におきましても誠心誠意努めてまいりますので 今後とも変わらぬご指導を賜りますようお願い申し上げます

なお 後任には〇〇〇〇が着任いたしましたので 私同様よろしくお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

異動の挨拶状では、前の部署でのお礼、新しい部署での決意、後任の紹介の3つを入れます。新しい部署の住所や電話番号が変わる場合は、差出人の欄に新しい連絡先を書きます。

独立・開業の挨拶状

拝啓 新緑の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて 私こと 〇月〇日をもちまして株式会社〇〇を円満退社し このたびWebデザインの事務所を開業する運びとなりました

在職中は皆様から格別のご指導ご厚情を賜り心より御礼申し上げます

これまでの経験を生かし お客様のお役に立てるよう精一杯努めてまいります

今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます

敬具

ご清祥(ごせいしょう)は、個人の健康と幸せを喜ぶ言葉で、個人宛てのときに使います。会社宛てなら「ご清栄」を使います。開業の挨拶状では、前の勤め先とのつながりを大切にしていることを示すため、「円満退社」と書き添えるのが一般的です。差出人の欄には、事務所の名前、住所、電話番号、メールアドレス、WebサイトのURLを書きます。

前の勤め先の取引先に送る場合は、送ってよいかを前の勤め先に確かめておくと、あとのトラブルを防げます。勤めていた会社と同じ仕事で独立するときは、取引先を引き抜くような書き方を避け、知らせとお礼にとどめます。

事務所の移転の挨拶状

拝啓 初秋の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

さて このたび弊社は業務拡張に伴い 下記へ事務所を移転することとなりました

これを機に社員一同心を新たにして皆様のご期待に添うよう努めてまいります

今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます

敬具

記

新住所 〒〇〇〇-〇〇〇〇 東京都〇〇区〇〇 〇丁目〇番〇号

電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇(変更はございません)

業務開始日 〇月〇日

以上

移転の挨拶状では、本文のあとに「記」と「以上」で囲んで、新しい住所、電話番号、業務を始める日を書きます。電話番号が変わらないときも「変更はございません」と書いておくと、相手が迷いません。新しい事務所の最寄り駅からの道順や地図を添えると、来訪の予定がある相手に喜ばれます。

会社名の変更の挨拶状

拝啓 早春の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます

平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます

さて 弊社はこのたび〇月〇日をもちまして社名を下記のとおり変更することとなりました

これを機に社員一同より一層業務に励む所存でございますので 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます

敬具

記

新社名 株式会社〇〇

旧社名 株式会社△△

変更日 〇月〇日

なお 住所 電話番号 お取引口座に変更はございません

以上

会社名の変更は、取引先の経理の担当者にとって、請求書の宛名や振込先の名義を直す手間が生まれる知らせです。銀行の口座の名義が変わるのか、変わらないのかをはっきり書いておくと、相手の作業がはかどります。

定年退職の挨拶状

拝啓 初夏の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて 私こと 〇月〇日をもちまして株式会社〇〇を定年により退職いたしました

在職中は公私にわたり格別のご厚情を賜り 心より御礼申し上げます

今後は これまでの経験を生かしながら 地域の活動に携わってまいりたいと存じます

末筆ながら皆様のご健勝とご多幸をお祈り申し上げます

敬具

定年退職の挨拶状は、仕事の付き合いへのお礼を伝える意味合いが強く、後任の紹介よりも、お世話になった人への感謝を中心に書きます。退職後の連絡先を書くかどうかは自由ですが、個人の住所や電話番号を載せる場合は、送る相手を選びます。

転職の挨拶状

転職の挨拶状は、前の勤め先の取引先に送るかどうかに注意が必要です。前の勤め先の顧客に、新しい勤め先の宣伝として送ると、前の勤め先との間で問題になることがあります。在職中に知り合った人に送るときは、前の勤め先へのお礼と、新しい勤め先で働き始めたことの知らせにとどめ、勧誘の言葉は入れません。

差出人と宛名の書き方

本文が整っていても、差出人や宛名の書き方を間違えると、挨拶状全体の印象が崩れます。

差出人の書き方

差出人の欄には、日付、住所、会社名、肩書き、名前を書きます。日付は「令和〇年〇月吉日」のように、具体的な日にちの代わりに「吉日」と書く慣習もあります。吉日とは、良い日という意味で、印刷して多くの相手に送る挨拶状では、送る日がそろわないため、この書き方がよく使われます。

就任と退任を1枚で知らせる場合は、新しく就任した人と退任した人の名前を並べて書きます。役員が複数入れ替わるときは、肩書きの高い順に並べます。

封筒の宛名の書き方

封筒の宛名は、会社名を省略せずに書きます。「(株)」と略さず「株式会社」と書き、部署名、肩書き、名前の順に並べます。肩書きは名前の前に小さく書き、名前のあとに「様」を付けます。会社や部署そのものに送るときは「御中」を使います。

封筒の表の左下に「御挨拶」と書き添えると、相手は開ける前に挨拶状だと分かります。印刷の業者によっては、封筒に「御挨拶」を印刷してくれるところもあります。

送り先の一覧を整える

挨拶状を送る前に、送り先の一覧を見直します。名刺の情報は古くなっていることが多く、相手の異動や会社の移転で、住所や部署名が変わっている場合があります。数年前の名刺をそのまま使うと、届かなかったり、前の担当者に届いたりします。主な取引先には、担当者の部署と名前が今も正しいかを、送る前に確かめておくと安心です。一覧は表計算のファイルにまとめ、送った日と返事の有無を書く欄を設けておくと、次に挨拶状を送るときにも使い回せます。

挨拶状を送る時期

挨拶状は、知らせる出来事が起きてから、あまり間を空けずに送ります。

場面 送る時期の目安
就任・退任 就任や退任のあと、1〜2週間以内
人事異動・転勤 着任してから1〜2週間以内
独立・開業 開業の直前から、開業後1か月以内
事務所の移転 移転の1か月前から2週間前まで
会社名の変更 変更の1か月前から直前まで

移転と会社名の変更は、変わってから知らせると、相手が古い住所や社名で書類を送ってしまうおそれがあるため、前もって送ります。就任や異動は、決まってから送る出来事なので、着任したあとで構いません。

喪中の相手に送るとき

送り先が喪中であることが分かっている場合も、就任や移転のような事務の知らせは、送ってかまわないとされています。ただし、「お慶び申し上げます」のような祝う言葉は避け、「時下ますますご清祥のことと存じます」のように言い換えると、相手の気持ちに配慮できます。開業の挨拶状も、相手が喪中なら、喪が明ける時期まで少し待つか、祝う言葉を控えた文面にします。

返事は求めない

挨拶状は知らせることが目的なので、相手に返事を求める書き方はしません。受け取った側も、返事を出す決まりはありません。ただし、親しい相手から就任や開業の挨拶状を受け取ったら、お祝いの言葉を一言添えて返すと、その後の付き合いが深まります。

年末年始や季節のあいさつと重なるとき

12月や1月に就任や異動があった場合は、挨拶状を年賀状や寒中見舞いと兼ねるかどうか迷うことがあります。改まった知らせは、季節のあいさつとは分けて送るのが丁寧です。年賀状に一言書き添える場合も、別に正式な挨拶状を送るのが基本です。

はがきと封書の選び方と費用

挨拶状は、はがきでも封書でも送れます。どちらを選ぶかは、知らせの重みと送る数で決めます。

はがきと封書の違い

比べる点 はがき 封書(カード)
印象 簡潔で一般的 改まった印象になる
向いている場面 異動、移転、会社名の変更 社長の就任、独立・開業
郵便料金 85円 定形郵便50g以内で110円
書ける量 少ない 多い。地図や案内を同封できる

郵便料金は、日本郵便の国内の料金表で、通常はがきが85円、定形郵便物は50g以内で110円と案内されています。100枚送るなら、郵便料金だけで、はがきは8,500円、封書は11,000円になります。印刷の費用は、枚数や紙の種類、業者によって変わるため、見積もりを取って比べます。

印刷を頼むときの流れ

印刷の業者に頼むときは、おおむね次の流れになります。

  1. 文面を決める(業者の文例から選ぶか、自分で用意する)
  2. 紙の種類、はがきか封書か、枚数を決めて注文する
  3. 業者から届く校正(仕上がりの見本)を確かめる
  4. 宛名の印刷も頼むなら、送り先の一覧を渡す
  5. 印刷されたものを受け取り、発送する(発送まで頼める業者もある)

校正とは、印刷の前に、文字の誤りや配置を確かめる作業のことです。社名、肩書き、名前、住所、電話番号の誤りは、印刷したあとでは直せません。必ず2人以上で読み合わせて確かめます。校正の確認に時間がかかると、送る時期が遅れるため、注文から発送までの日数を逆算して、早めに準備を始めます。

宛名は手書きにするか

宛名は、数が多ければ印刷でも失礼にはあたりません。ただし、特にお世話になった相手には、宛名を手書きにしたり、余白に一言を手書きで添えたりすると、印刷の文面だけよりも気持ちが伝わります。「在任中は大変お世話になりました」のような短い一言で十分です。

メールで挨拶を送るときの注意

最近は、異動や担当の交代の挨拶をメールで送ることも増えています。メールで送る場合は、紙の挨拶状とは少し書き方を変えます。

メールで済ませてよい場面

担当者が交代するときや、社内の異動で取引先との窓口が変わるときは、メールでの挨拶でも問題ないことが多くなっています。一方で、社長の就任や独立・開業のような大きな知らせは、メールで先に知らせたうえで、紙の挨拶状も送ると丁寧です。

メールでの書き方

メールでは、頭語と結語、時候のあいさつを省き、「いつもお世話になっております」から始めても失礼にはなりません。句読点も付けて構いません。件名には「異動のご挨拶(株式会社〇〇 〇〇)」のように、内容と名前が分かるように書きます。

件名:担当変更のご挨拶(株式会社〇〇 〇〇)

株式会社△△ □□様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

このたび、〇月〇日付で大阪支店へ異動することになりました。在任中は格別のご配慮をいただき、誠にありがとうございました。

後任は〇〇が務めます。後日、改めて〇〇よりご連絡いたします。

直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。

社内向けの異動の挨拶

社内の人に向けた異動の挨拶は、社外向けよりも短く、くだけすぎない程度に書きます。

件名:異動のご挨拶(営業部 〇〇)

営業部の皆様

お疲れさまです。〇〇です。

〇月〇日付で大阪支店営業部へ異動することになりました。3年間、皆様には大変お世話になり、ありがとうございました。

担当していたお客様の引き継ぎは〇〇さんにお願いしています。引き継ぎの資料は共有フォルダに保存しましたので、ご確認ください。

新しい職場でも、営業部の皆様と一緒に仕事をする機会があると思います。今後ともよろしくお願いいたします。

社内向けでは、引き継ぎの相手と資料の場所を書いておくと、残る人が困りません。最終の出社日の前日か当日に送るのが一般的です。

多くの相手に送るときは、宛先を互いに見えない形にして送ります。取引先の名前やメールアドレスが、ほかの送り先に見えてしまうと、情報の扱いが雑だと受け取られます。

挨拶状を送ったあとの問い合わせへの対応

開業や移転の挨拶状を送ると、相手から返事や問い合わせが届きます。「開業おめでとうございます。早速ですが相談したいことがあります」「新しい事務所への行き方を教えてください」といった連絡です。挨拶状は送って終わりではなく、届いた連絡に早く確実に返すところまでが、新しい付き合いの始まりになります。

連絡の窓口を1つにする

挨拶状には、電話番号とメールアドレスに加えて、問い合わせのフォームのURLやQRコードを載せる方法もあります。フォームにしておくと、相手は営業時間を気にせずに連絡でき、受ける側も、誰からどんな用件で届いたかを決まった形で受け取れます。

届いた連絡を担当と状況付きで管理する

送った枚数が数十枚程度なら、届いたメールを手元で整理するだけで十分に対応できます。一方で、数百枚を送り、複数の担当者で返信を分担する場合は、どの連絡に誰が返したのか、まだ返していないのはどれかが分かる仕組みがあると、返し漏れや二重の返信を防げます。

その選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームの道具で、フォームで受け付けた一件ごとに担当者とステージ(対応の状況)を割り当て、タグで分類できます。一件を開くと、回答、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまり、送ったメールが読まれたかどうかも記録されると案内されています。料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理と自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円(いずれも税抜)と案内されています。開業したばかりで1人で対応するなら無料の範囲で始められます。なお、Halictは問い合わせの受け付けと返信の記録のための道具で、挨拶状の文面の作成や印刷のための機能は案内されていません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

挨拶状でよくある間違い

最後に、挨拶状で間違えやすい点を整理します。送る前に、次の点を見直してください。

頭語と結語の組み合わせの間違い

「拝啓」で始めて「謹白」で終える、「謹啓」で始めて「草々」で終える、といった組み合わせの間違いです。拝啓には敬具、謹啓には謹白か敬白、と覚えておきます。

季節と合わない時候のあいさつ

印刷の準備に時間がかかり、送る時期が予定より遅れて、時候のあいさつが季節と合わなくなることがあります。月をまたぎそうなときは、「時下」を使っておくと安心です。

自分を高める言葉の使い方

「弊社」と「貴社」、「拝見」と「ご覧」のように、自分側と相手側で使う言葉を取り違える間違いです。挨拶状では、自分の会社は「弊社」または「当社」、相手の会社は「貴社」と書きます。話し言葉で使う「御社」は、手紙では使いません。

開業や移転の挨拶状で避けたい言葉

開業や移転は、お祝いの知らせです。「閉じる」「倒れる」「傾く」「失う」「火」「燃える」のように、店や会社が続かないことを連想させる言葉は、忌み言葉として避けるのが一般的です。たとえば「これまでの仕事を閉じて」ではなく「これまでの仕事を区切りとして」のように言い換えます。お祝いの返事を書く側も同じ言葉に気を付けます。

敬称の重ね付け

宛名の「株式会社〇〇御中 営業部長 〇〇様」のように、会社宛ての「御中」と個人宛ての「様」を一緒に使う間違いもよくあります。個人の名前まで書くなら「様」だけ、会社や部署宛てなら「御中」だけにします。

後任や新しい連絡先の書き忘れ

退任や異動の挨拶状で、後任の名前を書き忘れると、相手は誰に連絡すればよいか分からなくなります。移転の挨拶状で、業務を始める日を書き忘れると、古い住所に来てしまう人が出ます。知らせの中身に漏れがないかを、送る前に必ず確かめます。

挨拶状づくりを仕事にするという選択肢

挨拶状の文面やデザインを整える仕事は、在宅でも請け負える仕事の1つです。

フリーランスや在宅ワークの仲介を20年以上運営してきた立場から見ると、文面の仕事で長く頼られる人は、きれいな文章を書く人よりも、相手の会社の事情を聞き取って、決まりごとを外さずに形にしてくれる人です。挨拶状なら、頭語と結語、時候のあいさつ、行の切り方までを正しく整えられる人は、印刷の業者や小さな会社から繰り返し頼まれます。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算で発注者はより多くの作業を頼め、受け手の手取りも厚くなります。

挨拶状やはがきのデザインは、デザイナーの仕事の中でも小さな案件として頼まれやすい分野で、名刺や会社案内の制作と一緒に頼まれることもよくあります。デザイナーの年収・単価相場では、デザイナーの働き方ごとの収入の目安と単価の幅を紹介しています。独立して開業を考えている人は、経営の基本を学ぶ道として中小企業診断士の資格ガイドも参考になります。試験の科目や受験の流れとあわせて、経営を外から助言する仕事の中身を紹介しています。

在宅で事務所を開く人や、社員の在宅勤務を進める会社は、国の助成金を使える場合があります。テレワーク 助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを紹介しています。

挨拶状は、基本の型を1つ覚えれば、場面ごとに本文を入れ替えるだけで書けます。まずはこの記事の例文から、自分の場面に近いものを選び、日付と名前を書き換えるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 挨拶状に句読点を付けてはいけないのですか?

改まった挨拶状では、句読点を付けずに書く慣習があります。句読点はもともと読み慣れない人のための補助の記号とされ、付けると相手に失礼にあたるという考え方から来ています。ただし、付けたら誤りというわけではありません。メールや社内向けの文書では、読みやすさを優先して句読点を付けるのが普通です。

Q. 挨拶状はいつまでに送ればよいですか?

就任や異動は、着任してから1〜2週間以内が目安です。事務所の移転や会社名の変更は、変わってからでは相手が古い住所や社名で書類を送ってしまうおそれがあるため、1か月前から直前までに送ります。独立・開業は、開業の直前から開業後1か月以内を目安にします。

Q. 挨拶状ははがきと封書のどちらで送るべきですか?

異動や移転、会社名の変更なら、はがきで送るのが一般的です。社長の就任や独立・開業のように重みのある知らせは、封書やカードで送ると改まった印象になります。郵便料金は通常はがきが85円、定形郵便物は50g以内で110円です。地図や案内を同封したいときも封書を選びます。

Q. 異動の挨拶はメールだけで済ませてもよいですか?

担当者の交代や社内の異動で窓口が変わる程度なら、メールでの挨拶でも問題ないことが多くなっています。メールでは頭語や時候のあいさつを省き、句読点も付けて構いません。社長の就任や独立・開業のような大きな知らせは、メールで先に知らせたうえで、紙の挨拶状も送ると丁寧です。

この記事について

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編集部

監修:@SOHO編集部

2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

公開:2026年9月13日最終更新:2026年10月26日
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@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。

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