面接の連絡への返信メール｜日程の承諾と変更の頼み方

企業から面接の連絡が届いたら、できるだけ早く返信して日程を確定させます。面接の連絡への返信は、選考の結果に直接は関わらなくても、採用担当者が最初に目にする仕事ぶりの1つです。この記事では、候補日から選ぶとき、指定された日程を承諾するとき、都合が合わずに変更を頼むときに分けて、件名から署名までそのまま使える返信の例文を紹介します。

後半では、面接の連絡を送る企業の側が、応募者との日程のやり取りを取りこぼさないための方法として、応募から選考までを1件ずつ記録できるフォームの道具Halictにも触れます。

面接の連絡に返信が必要な理由

面接の連絡には、大きく分けて3つの形があります。

• 企業が候補日をいくつか挙げ、その中から選んでもらう形
• 企業が日時を1つ指定し、都合を尋ねる形
• 応募者に、都合のよい日時を挙げてもらう形

どの形でも、応募者が返信しない限り、面接の日程は決まりません。採用担当者は、面接官の予定を仮に押さえたまま、応募者の返事を待っています。返信が遅れると、その間に面接官の予定が埋まり、提示された候補日が使えなくなることもあります。

返信の早さについては、転職の支援サービスでも次のように勧めています。

そのため、企業から送られてきたメールには、できるだけ24時間以内を目安に返信しましょう。深夜・早朝の送信は避け、可能であれば企業の営業時間内に送りましょう。やむを得ず営業時間外に送信する場合は、メールの冒頭に「夜分に失礼いたします」などのお詫びの言葉を添えるとよいでしょう。 出典: mynavi-agent.jp

在職中に転職活動をしている人は、日中にメールを確認しにくいこともあります。その場合でも、昼休みや仕事の合間に一度受信箱を確かめ、届いていたらその日のうちに返す習慣をつけておくと安心です。すぐに日程を決められない事情があるときは、「確認のうえ、明日中にご返信いたします」と一言だけ先に返しておけば、担当者は待つ見通しが立ちます。

もう1つ、返信には「連絡を受け取りました」という確認の意味もあります。メールは届いていても、迷惑メールの振り分けに入るなどで相手が読んでいないことがあります。返信が来ることで、担当者は応募者が案内を読んだことを確かめられます。

面接の連絡への返信の基本の形

面接の連絡への返信は、次の順で組み立てます。

1. 件名：企業から届いた件名に「Re:」が付いたまま
2. 宛名：会社名、部署名、担当者の名前
3. 名乗り：応募した職種と自分の名前
4. お礼：面接の機会をもらったことへのお礼
5. 用件：希望する日時、または承諾や変更のお願い
6. 結び：当日に向けた一言
7. 署名：名前、電話番号、メールアドレス

件名は変えずに「Re:」を残す

返信の件名は、企業から届いたメールの件名をそのまま使います。「Re: 面接日程のご案内」のように「Re:」が付いていれば、担当者は何への返信かがすぐに分かります。件名を書き換えると、ほかの応募者のメールと混ざり、探しにくくなります。返信を重ねて「Re: Re: Re:」と増えてきた場合は、「Re:」を1つにまとめても構いません。

宛名は届いたメールの署名から写す

宛名は、届いたメールの署名にある会社名、部署名、担当者の名前をそのまま写します。株式会社を「（株）」と略さず、名前の漢字も確かめます。担当者の名前が書かれていない場合は、「人事部 採用ご担当者様」とします。

元のメールは引用して残す

返信するときは、企業から届いた本文を下に引用したまま送ります。担当者は、どの候補日を案内したのかを、返信の中で確かめられます。引用の部分を消してしまうと、担当者が送信済みのメールを探し直すことになります。

署名は電話番号まで入れる

署名には、名前、電話番号、メールアドレスを入れます。面接の当日に急な連絡が必要になったとき、企業はこの番号に電話をかけます。日中につながる番号を書いておきます。

候補日の中から選ぶときの返信の例文

企業が候補日をいくつか挙げてきた場合の返信です。選んだ日時を、曜日と時刻まで書き写して返します。

件名：Re: 面接日程のご案内

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
経理職に応募いたしました、山田太郎です。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程のうち、下記の日時で伺いたく存じます。

11月17日（火）14時から15時

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

選んだ日時は、「1つ目の候補で」とだけ書くのではなく、日付、曜日、時刻を書き写します。担当者が複数の応募者の日程を同時に調整していると、「1つ目」がどの日を指すのか取り違えることがあるからです。

候補日のうち複数の日に都合がつく場合は、第1希望だけでなく、第2希望まで書いておくと、担当者が面接官の予定と合わせやすくなります。

ご提示いただいた日程のうち、下記の日時で伺うことができます。

第1希望：11月17日（火）14時から15時
第2希望：11月19日（木）10時から11時

ご調整いただけますと幸いです。

第2希望まで書いた場合は、どちらに決まったかを企業からの返信で必ず確かめ、手帳や予定表に書き込みます。

日時が1つ指定されたときの承諾の例文

企業が面接の日時を1つだけ指定し、都合を尋ねてきた場合の返信です。都合がつくなら、承諾したことと日時をはっきり書きます。

件名：Re: 面接のご案内

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
営業事務職に応募いたしました、山田太郎です。

面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
ご指定いただいた下記の日時に、伺います。

日時：11月18日（水）10時から
場所：貴社本社（〇〇ビル5階）

お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

日時と場所を返信の中で書き写しておくと、自分の思い違いがあった場合に、担当者が気づいて正してくれます。たとえば、本社ではなく支社での面接だったのに本社と書いていれば、担当者から「当日は支社でございます」と返ってきます。行き違いを当日になって知るよりも、返信の段階で直せるほうがずっと安全です。

都合のよい日時を挙げるよう頼まれたときの例文

企業から「ご都合のよい日時を、いくつかお知らせください」と頼まれた場合の返信です。この場合に最も気をつけたいのは、「いつでも構いません」と書かないことです。

「いつでもよい」「なんでもよい」というような反応は、場合によっては相手に負担を感じさせてしまうことがあります。実際に「いつでもよい」という状況であっても、あえて広い時間範囲（平日の9時～17時など）を指定することで、相手に判断を丸投げしている印象を与えにくくなります。 出典: mynavi-agent.jp

候補は3つから5つほど、日付と曜日と時間の幅を書いて出します。

件名：Re: 面接日程調整のお願い

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
システムエンジニア職に応募いたしました、山田太郎です。

面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
下記の日時であれば、伺うことができます。

・11月16日（月）18時以降
・11月18日（水）終日
・11月19日（木）13時から17時
・11月20日（金）10時から12時

上記の日程で難しい場合は、改めて調整いたしますので、
お気軽にお申し付けください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

在職中の人は、平日の夕方以降や、有給休暇を取れる日を候補に入れます。夕方以降の面接を受け付けていない企業もあるので、日中の候補も1つは入れておくと、調整がまとまりやすくなります。

候補を出してから企業の返事が来るまでの間は、その日時に別の予定を入れないようにします。ほかの企業の面接と重なってしまい、改めて変更をお願いすることになると、手間をかけるうえに印象も下がります。複数の企業と並行して日程を調整しているときは、仮の予定として手帳に書き込んでおきます。

提示された日程で都合がつかないときの例文

企業が挙げた候補日のどれにも都合がつかないこともあります。この場合は、都合がつかないことを正直に伝え、こちらから別の候補を出します。

件名：Re: 面接日程のご案内

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
総務職に応募いたしました、山田太郎です。

面接の日程をご案内いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご提示いただいた日程は、
いずれも現在の勤務先の業務の都合で伺うことが難しい状況です。

誠に勝手ながら、下記の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

・11月24日（火）18時以降
・11月25日（水）10時から17時
・11月26日（木）終日

お手数をおかけして申し訳ございませんが、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

都合がつかない理由は、「現在の勤務先の業務の都合で」「先約があり」のように短く書けば十分です。具体的な予定の中身まで書く必要はありません。

オンラインでの面接ができるなら、移動の時間がかからない分だけ候補の幅が広がります。企業がオンラインの面接も行っている場合は、「オンラインでの面接が可能でしたら、平日の12時から13時も対応できます」と書き添える方法もあります。ただし、企業が対面を前提にしている場合もあるので、相手に選んでもらう形で書きます。

一度決まった日程を変えてもらうときの例文

日程が確定したあとで、急な仕事や体調不良で行けなくなることもあります。決まった日程の変更は、分かった時点ですぐに連絡します。面接の前日や当日であれば、先に電話をかけてからメールを送ります。

件名：面接日程変更のお願い（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
経理職に応募しております、山田太郎です。

11月17日（火）14時から面接のお時間をいただいておりましたが、
勤務先で急な出張が入り、伺うことが難しくなりました。

日程を調整していただいたにもかかわらず、このようなお願いとなり、
誠に申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、下記の日程で改めて
面接の機会をいただくことはできますでしょうか。

・11月24日（火）13時から17時
・11月25日（水）終日
・11月27日（金）10時から12時

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

日程を変えてもらうときは、新しく作るメールの件名に「面接日程変更のお願い」と自分の名前を入れます。確定の連絡に返信する形でも構いませんが、件名が「Re: 面接日程確定のご連絡」のままだと、担当者が変更のお願いだと気づかないことがあります。

変更のお願いは、一度だけにとどめます。二度、三度と変更を重ねると、入社後も予定を守れないのではないかと受け取られかねません。変更をお願いするときに出す候補日は、確実に空けられる日だけに絞ります。

オンライン面接の案内への返信

オンラインでの面接の案内には、会議に参加するためのURLや、使うアプリの名前が書かれています。返信では、日時の承諾に加えて、案内を確かに受け取ったことと、接続の準備をすることを伝えます。

件名：Re: オンライン面接のご案内

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
Webデザイナー職に応募いたしました、山田太郎です。

オンライン面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
下記の日時で承知いたしました。

日時：11月19日（木）11時から

ご案内いただいたURLから、前日までに接続の確認をしておきます。
当日は、開始の5分前には入室できるよう準備いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

URLは、案内が届いた時点で一度開き、会議のアプリが動くか、カメラとマイクが使えるかを確かめておきます。会社のパソコンでは、決まりによって会議のアプリが使えないこともあります。私物のパソコンかスマートフォンで参加できるよう、前日までに準備します。

URLが案内に書かれていなかった場合は、返信の中で「参加用のURLは、前日までにお送りいただけますでしょうか」と尋ねておきます。当日の直前になってURLが分からないと、開始の時刻に間に合わなくなります。

持ち物や当日の流れを尋ねるときの書き方

面接の案内に、持ち物や服装、当日の流れが書かれていないことがあります。分からないことは、日程の返信と一緒に尋ねて構いません。

ご提示いただいた日程のうち、11月17日（火）14時に伺います。

なお、当日の持ち物について、確認させていただけますでしょうか。
履歴書と職務経歴書は、印刷したものを持参すればよろしいでしょうか。

質問は、1通の返信につき1つか2つに絞ります。たくさんの質問を並べると、担当者の返信の手間が増えます。服装について「私服でお越しください」と書かれていた場合でも、清潔感のある服装を選べば問題ありません。迷うときは、オフィスで働く人の普段の服装に合わせる、と考えると選びやすくなります。

当日の流れの中で、適性検査や筆記試験があるかどうかは、準備に関わるので尋ねておいてよい事項です。所要時間が分かれば、仕事の調整もしやすくなります。

日程確定の連絡が来たら、もう一度返信する

応募者が希望の日時を返すと、企業から「面接日程確定のご連絡」が届きます。このメールにも、短く返信します。

件名：Re: 面接日程確定のご連絡

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
山田太郎です。

面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
11月17日（火）14時に、貴社本社へ伺います。

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000

確定の連絡への返信は、何度もやり取りを重ねるようで気が引けるかもしれません。しかし、返信がないと、担当者は確定の連絡が応募者に届いたかを確かめられません。短くても1通返しておくと、担当者は安心して当日の準備を進められます。

一方で、確定の連絡にさらに企業から返信が来た場合は、そこで終えて構いません。お礼の往復を延々と続ける必要はありません。

書類選考の通過と一緒に面接の連絡が来たとき

面接の連絡は、書類選考の結果と一緒に届くことがよくあります。「書類選考の結果、ぜひ面接にお越しいただきたく」と書かれている場合は、返信の冒頭で、書類選考を通過したことへのお礼を一言伝えます。

このたびは書類選考を通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接の機会をいただけたこと、大変うれしく思っております。

このお礼の一文があるだけで、返信が事務的な日程の連絡だけでなく、選考を進めてもらったことへの感謝が伝わる文面になります。ただし、喜びを長々と書く必要はありません。1文か2文にとどめ、すぐに日程の用件に入ります。

書類選考の通過の連絡に、面接のほかに提出物の依頼が含まれていることもあります。たとえば、職務経歴書の追加、作品の提出、事前のアンケートへの回答などです。返信では、日程の承諾と一緒に、提出物をいつまでに送るかを書いておきます。

また、ご依頼いただきました作品の資料につきましては、
11月13日（金）までにお送りいたします。

提出の期限が書かれていない場合は、自分から期限を示しておくと、担当者は面接の前に資料を読む時間を見込めます。面接の前日に送るのではなく、少なくとも2、3日前には届くようにします。

面接の前日に確認の連絡が来たとき

企業によっては、面接の前日に「明日の面接の確認です」というメールや電話が来ることがあります。応募者が当日に来るかどうかを確かめるための連絡です。この連絡にも、短く返信します。

件名：Re: 明日の面接について

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
山田太郎です。

ご連絡いただき、ありがとうございます。
明日11月17日（火）14時に、予定どおり伺います。

どうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎
電話：090-0000-0000

前日の確認の連絡に返信がないと、担当者は応募者が来るかどうか分からないまま当日を迎えることになります。とくに、面接官が遠くの事業所から来る場合や、役員が同席する場合は、前日のうちに来るかどうかを確かめておきたいものです。

前日の確認の連絡が来ていなくても、こちらから確認のメールを送る必要はありません。日程の確定の連絡に返信していれば、それで十分です。ただ、前日に会場への道のりと、持ち物と、確定の連絡に書かれた担当者の名前と電話番号を、もう一度見直しておくと安心です。当日に遅れそうになったとき、すぐに電話をかけられます。

返信が遅れたときと、夜に返信するとき

面接の連絡に気づくのが遅れ、返信が2日、3日後になってしまうこともあります。遅れた場合は、冒頭で一言詫びてから本文に入ります。

ご連絡をいただきながら、返信が遅くなり申し訳ございません。

遅れたことの言い訳を長く書く必要はありません。返信が遅れた間に、企業が挙げた候補日が過ぎてしまっていることもあります。その場合は、過ぎた日を選ぶのではなく、残っている候補から選ぶか、こちらから新しい候補を出します。

夜に返信する場合は、冒頭に「夜分に失礼いたします」と書き添えます。メールの予約送信の機能が使えるなら、夜のうちに書いておき、翌朝の始業の時刻に届くよう設定する方法もあります。ただし、返信を急ぐ必要がある場合は、予約送信にこだわらず、夜のうちに送って構いません。返信が遅れて候補日が埋まるほうが、困ることになります。

面接の連絡が届く経路ごとの返し方

面接の連絡は、メールだけで届くとは限りません。どこから届いたかによって、返信の手段も変わります。

届いた経路	返信の手段	気をつけること
企業の採用担当者からのメール	同じメールに返信	件名の「Re:」を残し、元の本文を引用する
転職サイトのメッセージ機能	同じサイトのメッセージ機能	企業のメールアドレスを探して直接送らない
転職エージェントの担当者	エージェントの担当者に返信	企業には直接連絡しない
企業からの電話	その場で答えるか、折り返しの時刻を伝える	決まった内容をメールで送ってもらうよう頼む

転職サイトから応募した企業は、サイトのメッセージ機能でやり取りする前提で連絡してきます。企業の採用担当者のメールアドレスが分かったとしても、サイトの外で直接送ると、サイトの規約に触れることがあるうえ、企業の側でもやり取りの記録が分かれてしまいます。届いた場所で返すのが基本です。

転職エージェントを通じて応募している場合は、日程の調整をエージェントが代わりに行います。エージェントから候補日の連絡が来たら、エージェントの担当者に返信します。企業に直接メールを送ると、エージェントと企業の間で決まりかけていた日程と食い違うことがあります。

ハローワークの紹介で応募した場合は、企業から直接連絡が来ることが多くなります。企業とのやり取りはそのまま進めて構いませんが、面接の日程が決まったことや、辞退することになった場合は、紹介を受けた窓口にも伝えておくと、紹介の記録が整理されます。

電話で面接の連絡が来たときの受け答え

企業によっては、面接の日程を電話で連絡してくることがあります。電話は、その場で日程を決めなければならないので、準備がないと慌ててしまいます。

電話に出られるときは、次の流れで受け答えします。

1. 名乗る：「はい、山田太郎です」
2. お礼を言う：「ご連絡いただき、ありがとうございます」
3. 候補を聞き取る：日付、曜日、時刻を復唱しながらメモする
4. 都合を答える：手帳や予定表を見ながら、都合のつく日時を伝える
5. 確認する：決まった日時と場所を、もう一度声に出して確かめる
6. メールをお願いする：「念のため、メールでもご案内いただけますでしょうか」

電車の中や職場など、その場で話せないときは、無理に話を続けず「申し訳ございません、ただいま移動中のため、15分後に折り返してもよろしいでしょうか」と伝えます。折り返す時刻を自分から言うと、担当者はその時間に席にいるよう調整できます。

留守番電話に面接の連絡が残っていた場合は、気づいた時点で、企業の営業時間内に折り返します。夜に気づいた場合は、翌朝の始業後に電話します。折り返しの電話では、「先ほどお電話をいただきました、山田太郎と申します。採用ご担当の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」と、誰からの電話に折り返したのかを伝えます。

電話で決まった日程は、聞き間違いがあると当日に大きな問題になります。電話のあとに企業からメールが届いたら、日時と場所を電話のメモと照らし合わせ、そのメールにも短く返信しておきます。

返信する前に確かめておくこと

面接の連絡への返信を書く前に、次の点を確かめておくと、あとから日程を変える事態を減らせます。

• 自分の予定：仕事の会議、出張、有給休暇の取りやすさ、家族の予定
• 移動の時間：面接の場所までの道のりと、乗り換えにかかる時間
• 面接の所要時間：適性検査や筆記試験があるかどうか
• ほかの企業の選考：同じ週に面接が重なっていないか

在職中の人がとくに気をつけたいのは、移動の時間です。午後2時からの面接でも、職場から1時間かかる場所なら、昼過ぎには職場を出なければなりません。半日の休みを取るのか、外出の時間を調整するのかを、返信する前に決めておきます。

面接の所要時間が案内に書かれていない場合は、1時間ほどを見込み、その後の予定には余裕を持たせます。面接が長引いたときに、次の予定に遅れそうでそわそわしていると、受け答えにも影響します。

求人票の内容も、返信の前に見直しておくと役立ちます。応募した職種や勤務地、勤務時間を改めて確かめ、面接で質問したいことがあればメモしておきます。応募から面接までに日数が空くと、応募したときに何を考えていたのかを忘れてしまうことがあるからです。

返信の中で迷いやすい言い回し

面接の連絡への返信では、普段のメールではあまり使わない言い回しが出てきます。迷いやすいものを整理します。

使う言い回し	避けたい言い回し	理由
承知いたしました	了解しました	目上の相手には「承知」のほうが丁寧とされる
伺います	行きます	相手の会社へ行くことを、へりくだって伝える
拝見しました	見ました	相手のメールを読んだことを、へりくだって伝える
ご教示いただけますでしょうか	教えてください	尋ねるときの丁寧な形
幸いです	してください	お願いを、相手に選んでもらう形にする

「伺います」と「参ります」は、どちらも自分が行くことをへりくだって伝える言葉です。面接の会場に行くときは、相手の会社を訪ねることになるので「伺います」が自然です。

「貴社」と「御社」は、どちらも相手の会社を指す言葉ですが、書き言葉では「貴社」、話し言葉では「御社」を使います。メールでは「貴社」、電話や面接の場では「御社」と使い分けます。

丁寧にしようとして、「拝見させていただきました」のように敬語を重ねる必要はありません。「拝見しました」で十分に丁寧です。敬語を重ねすぎると、かえって読みにくい文になります。

面接の連絡への返信でよくある失敗

面接の連絡への返信でよく見かける失敗を整理します。

件名を書き換えてしまう

返信の件名を「よろしくお願いします」などに書き換えると、何への返信か分からなくなります。件名は「Re:」の付いた形のまま送ります。

日付と曜日が合っていない

日付を書き写すときに、曜日を間違えることがあります。「11月17日（水）」のように日付と曜日がずれていると、担当者はどちらが正しいのかを確かめるために、もう1通メールを送らなければなりません。返信する前に、カレンダーで日付と曜日を確かめます。

本文が「了解しました」だけ

承諾の返信が「了解しました」の一言だけでは、ぶっきらぼうな印象になります。目上の相手には「承知いたしました」を使い、宛名、お礼、日時、署名を入れた形で返します。

返信先を間違える

企業のメールが、採用の専用アドレスから届くこともあります。返信のボタンを押したつもりで、別の宛先に送ってしまわないよう、宛先を確かめます。転職サイトのメッセージ機能で届いた連絡には、そのサイトのメッセージ機能で返信するのが基本です。

複数の企業で日程が重なる

複数の企業と並行して日程を調整していると、同じ日時を2社に返してしまうことがあります。返信する前に、手帳や予定表で、ほかの面接と重なっていないかを必ず確かめます。

返信したのに企業から返事が来ないとき

候補日を返したのに、企業から確定の連絡が来ないこともあります。担当者が複数の応募者の日程を調整していて時間がかかっている場合もあれば、こちらの返信が届いていない場合もあります。

返事が来ないまま2、3営業日が過ぎたら、次のような短い確認のメールを送ります。

件名：面接日程についてのご確認（山田太郎）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 佐藤様

お世話になっております。
経理職に応募しております、山田太郎です。

11月10日に、面接の希望日程をご返信いたしましたが、
届いておりますでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いです。

山田太郎
電話：090-0000-0000
メール：〇〇〇〇@〇〇.jp

確認のメールでは、相手を責める言葉を使いません。「まだでしょうか」ではなく、「届いておりますでしょうか」と、こちらのメールが届いたかを尋ねる形にします。送った日付を書いておくと、担当者は受信箱を探しやすくなります。

確認のメールにも返事がない場合は、電話で問い合わせます。とくに、自分が挙げた候補日が近づいている場合は、メールを待たずに電話をかけたほうが確実です。返信を送る前に、送信済みのフォルダを見て、宛先が正しかったか、メールが実際に送られていたかも確かめておきます。

面接の連絡を送る企業の側が、やり取りを取りこぼさないために

ここまでは応募する側の返信の書き方を紹介しましたが、面接の連絡を送る企業の側にも課題があります。応募者への日程の案内を担当者個人のメールで送り、返信も個人の受信箱に届くと、担当者が休んだ日や、応募者が多い時期に、返信の見落としが起こります。応募者が候補日を返したのに、確定の連絡が送られないまま面接の日が近づいてしまう、ということも珍しくありません。

応募者が少ないうちは、表計算ソフトの表で管理すれば十分です。応募者の名前、応募した職種、案内した候補日、応募者の希望、確定した日時、最後に連絡した日を列にして、採用に関わる人で同じ表を見るようにします。応募者から返信が届いたら、その日のうちに表を更新し、確定の連絡を送った日も書き込みます。

採用に関わる人が増え、応募者ごとの状況を担当と一緒に追いたくなってきたら、応募を受けてから書類選考、面接、内定までを1件ずつ記録できる道具を使う方法もあります。その候補の1つが、フォームの道具Halictです。公式サイトによると、Halictはフォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、送ったメールが開封されたかまで記録されるフォームの道具です。採用のエントリー受付の使い方では、届いた応募を「応募」「書類選考」「一次面接」「最終面接」「内定」「見送り」の段階で並べられ、選考の記録は応募者ごとに残ると案内されています。料金のページでは、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、メンバー1人まで使え、3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

面接の連絡を送るときに企業が気をつけたいのは、日程の調整の段階から、応募者の家庭の事情などを尋ねないことです。厚生労働省は、公正な採用選考の考え方として、応募者の適性や能力と関係のない事柄で採否を決めないよう求めています。詳しくは公正な採用選考についてのページで確かめられます。日程を変えてほしいという応募者に対しても、理由を深く尋ねず、代わりの日時を一緒に探す姿勢が、応募者の安心につながります。

運営者として見てきた、返信の早さが信頼を生む場面

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事が長く続く人ほど、日程の連絡への返信が早く、内容が正確です。面接の日程調整に限らず、業務委託の打ち合わせの日程を決めるときも、発注する側は候補を出して返事を待っています。返信が早く、日付と曜日と時刻が正しく書かれているだけで、「この人に頼めば、段取りで手間がかからない」と受け取られます。

フリーランスとして仕事を受ける立場では、この差がそのまま次の依頼につながります。発注する側と直接やり取りする取引では、間に入って日程を調整してくれる人がいません。中間の手数料が乗らない直接の取引は、同じ予算で発注する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなる構造ですが、その分、連絡の一つひとつを自分で丁寧にこなす必要があります。

面接の連絡への返信で身につけた「件名はそのまま、日時は書き写す、候補は幅を持たせる」という書き方は、独立したあとの仕事の連絡でもそのまま役立ちます。たとえば企業の業務改善や、AIの活用を外から支援する仕事では、打ち合わせの日程調整が毎週のように発生します。どんな仕事なのかはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。経営の相談に乗る立場を目指すなら、国家資格の中小企業診断士の取り方も参考になります。制作の仕事で独立を考えている人は、デザイナーの年収・単価相場で受託の仕事の相場を確かめておくと、打ち合わせに使える時間と報酬の釣り合いを考えやすくなります。

よくある質問

Q. 面接の連絡には、どれくらいの時間で返信すればよいですか？

届いてから24時間以内を目安に、できればその日のうちに返信します。返信が遅れると、企業が挙げた候補日が埋まってしまうことがあります。すぐに日程を決められない場合は、「確認のうえ、明日中にご返信いたします」と一言だけ先に返しておくと、担当者は待つ見通しが立ちます。

Q. 面接の連絡への返信で、件名は変えたほうがよいですか？

変えずに「Re:」を付けたまま返信します。担当者は件名で何への返信かを判断するので、書き換えるとほかの応募者のメールと混ざってしまいます。ただし、確定した日程の変更をお願いする場合は、「面接日程変更のお願い（名前）」と新しい件名で送ると、用件が伝わりやすくなります。

Q. 都合のよい日時を聞かれたら、「いつでも大丈夫です」と答えてもよいですか？

避けたほうが無難です。担当者がすべての候補を考えることになり、かえって手間をかけてしまいます。予定が空いている場合でも、日付と曜日と時間の幅を書いた候補を3つから5つほど出します。在職中の人は、平日の夕方以降に加えて、日中の候補も1つ入れておくと調整がまとまりやすくなります。

Q. 日程確定の連絡にも返信は必要ですか？

短くてよいので返信します。返信がないと、担当者は確定の連絡が届いたかを確かめられません。確定した日時と場所を書き写して返すと、思い違いがあった場合に担当者が気づいて正してくれます。その返信にさらに企業からお礼が届いた場合は、そこでやり取りを終えて構いません。