面接確定メールへの返信の書き方｜日時の復唱と例文

応募先から「面接の日程が確定しました」というメールが届いたとき、返信はしたほうがよいのか、何を書けばよいのか、迷う人は少なくありません。面接の確定メールには、受け取った当日のうちに短く返信し、確定した日時と場所を自分の言葉で書き直して伝えるのが基本です。日時の復唱があれば、行き違いがあってもその場で気づけます。この記事では、返信が必要な理由、返信の組み立て方、対面とオンラインの例文、質問や変更を伝えるときの例文、やり取りの終わらせ方、送る前の確認を順に整理します。応募の受付から返信までを1つの画面で管理できるHalictにも、採用する側の段取りの節で触れます。

面接確定メールに返信は必要か

面接の日程が確定したという連絡は、「この日時で決まりました」という通知です。返信を求める言葉が書かれていないこともあり、返さなくてもよいのではと考える人もいます。それでも、確定のメールには返信するのが基本です。理由は3つあります。

1つ目は、担当者が「応募者に連絡が届いた」と確かめられるからです。採用の担当者は、確定のメールを送ったあと、応募者が日時を正しく受け取ったかどうかを知る手段がありません。返信が届けば、面接官に「この日時で確定です」と安心して伝えられます。返信が無いと、担当者は当日まで「本当に来てくれるだろうか」と気にかけることになります。

2つ目は、行き違いをその場で見つけられるからです。返信で日時と場所を書き直すと、担当者は、応募者が受け取った内容と、自分が送った内容が同じかを見比べられます。たとえば、担当者が日付を打ち間違えていた場合や、応募者が時間を読み違えていた場合でも、この返信の時点で気づけます。

3つ目は、選考への意欲が伝わるからです。確定のメールに短くても丁寧な返信をする応募者は、仕事の連絡にもきちんと返す人だと受け取られます。面接の評価に直接つながるわけではありませんが、面接の前の印象を整えることにはなります。

ただし、確定のメールに「ご返信には及びません」「返信は不要です」と書かれている場合は、返信しなくてかまいません。担当者が、返信のやり取りを減らしたいと考えているためです。日時や場所に疑問があるときだけ、問い合わせのメールを送ります。

求人サイトのメッセージ機能で確定の連絡が来た場合も、同じメッセージ機能で返信します。メールで連絡が来たのか、求人サイトで来たのかによって、返す場所を合わせるのが基本です。

返信はいつまでに送るか

確定のメールへの返信は、受け取った当日のうちに送るのが目安です。求人情報の解説記事でも、次のように勧められています。

面接の調整に限った話ではありませんが、企業からのメールにはできるだけ早く返信をしましょう。基本的に24時間以内に返信をし、可能であれば営業時間内に返信できるとなお良しです。 出典: jp.stanby.com

営業時間内に返信できるとよいのは、担当者がその日のうちに返信を確かめ、面接官への連絡を済ませられるからです。夜遅くや早朝にメールを送ること自体は、相手が受信時間を気にしない限り、失礼にはあたりません。ただ、深夜の送信は「夜遅くまで起きている人」という印象を持たれることもあるため、夜に書いたメールは、メールソフトの予約送信の機能で翌朝9時ごろに届くようにしておくのも1つの方法です。

在職中で、日中にメールを確かめられない人もいます。その場合は、昼休みか仕事のあとに、その日のうちに返信できれば十分です。確定のメールが金曜の夕方に届いたなら、土日のうちに返信しても問題ありません。月曜の朝に担当者が受信箱を開いたときに、返信が届いていれば十分に間に合います。

面接の日が近い場合、たとえば確定の連絡が面接の前日に届いた場合は、すぐに返信します。当日の朝まで返事が無いと、担当者は面接官に確定の連絡ができずに困ります。

返信の基本の組み立て方

確定のメールへの返信は、次の順で組み立てます。

1. 件名。元の件名の「Re:」を残したまま送ります。担当者は件名で応募者ごとのやり取りを探すため、書き換えないほうが探しやすくなります。
2. 宛名。会社名、部署名、担当者の名前、様の順に書きます。
3. 名乗り。「〇〇職に応募いたしました□□です」と、何に応募した誰なのかを書きます。
4. お礼。日程を調整してもらったことへのお礼を書きます。
5. 日時と場所の復唱。確定した日付、曜日、開始の時間、場所を書き直します。
6. 結び。「当日はどうぞよろしくお願いいたします」と締めます。
7. 署名。氏名、電話番号、メールアドレスを書きます。

この中でいちばん大切なのは、日時と場所の復唱です。「承知いたしました」とだけ書くより、「11月18日（水）14時から、御社本社にて伺います」と書くほうが、担当者は応募者が正しく受け取ったことを確かめられます。

復唱では、日付に必ず曜日を添えます。確定のメールに書かれた日付と曜日が食い違っていた場合、たとえば「11月18日（木）」と書かれていた場合は、返信の中で「11月18日は水曜日かと存じますが、18日（水）でよろしいでしょうか」と確かめます。日付と曜日のどちらが正しいかは、こちらでは決められないためです。

返信の長さは、5行から10行ほどで十分です。確定のメールへの返信は、要点を伝えれば役目を果たすので、長い自己紹介や意気込みを書く必要はありません。意気込みは面接の場で伝えます。

対面の面接で確定したときの例文

会社に出向いて受ける面接の確定メールへの返信の例文です。

件名: Re: 面接日程確定のご連絡

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 Webエンジニア職に応募いたしました□□です。 このたびは面接の日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。

以下の日程で伺います。

日時: 11月18日（水）14時から 場所: 御社本社（東京都〇〇区〇〇1丁目2番3号 〇〇ビル5階）

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

日時と場所を、本文から分けて書くと、担当者が見比べやすくなります。場所は、確定のメールに書かれた住所をそのまま写すのではなく、ビルの名前と階まで含めて書き直しておくと、自分でも当日の行き先を確かめる機会になります。

確定のメールに、受付の方法や持ち物が書かれていた場合は、「当日は、1階の受付で□□とお伝えすればよろしいでしょうか」のように、気になる点を1つだけ確かめる文を添えてもかまいません。何も疑問が無ければ、受付の方法や持ち物を書き直す必要はありません。

面接の会場が、本社ではなく別の事業所や貸し会議室の場合は、住所を特に念入りに確かめます。同じ会社でも、事業所が複数ある場合は、いつもの本社と取り違えやすいためです。

オンラインの面接で確定したときの例文

ビデオ会議のツールを使ったオンラインの面接の確定メールへの返信の例文です。

件名: Re: オンライン面接のご案内

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 Webエンジニア職に応募いたしました□□です。 オンライン面接のご案内をいただき、ありがとうございます。

以下の日程で参加いたします。

日時: 11月18日（水）14時から 方法: ご案内いただいたURLから接続いたします

当日は開始の5分前には接続して待機いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

オンラインの面接では、URLを返信の本文に貼り直す必要はありません。URLを書き写すときに1文字でも誤ると、担当者が見比べたときに混乱するためです。「ご案内いただいたURLから接続いたします」と書けば十分です。

確定のメールに、接続できなかったときの連絡先が書かれていない場合は、返信の中で「万一接続できない場合は、どちらにご連絡すればよろしいでしょうか」と聞いておきます。当日に通信が切れたとき、連絡先が分からないと、そのまま面接の時間が過ぎてしまうことがあります。

オンラインの面接の前日までに、指定されたツールを一度起動して、カメラとマイクが使えるかを確かめておきます。ツールによっては、初めて使うときに専用のアプリの導入が必要なことがあり、当日に気づくと開始に間に合わないことがあります。

質問や持ち物の確認を添えるときの例文

確定のメールの内容に疑問がある場合や、当日の準備について聞きたいことがある場合は、返信の中で確かめます。

件名: Re: 面接日程確定のご連絡

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 Webエンジニア職に応募いたしました□□です。 面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。

11月18日（水）14時から、御社本社にて伺います。

1点確認させていただきたいことがございます。 ご案内に「これまでの制作物をご持参ください」とございましたが、ノートパソコンで画面をお見せする形でもよろしいでしょうか。

お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

質問は1つか2つにとどめます。聞きたいことがたくさんある場合は、面接の場で聞くほうが自然です。持ち物、服装、受付の方法のように、当日までに準備が必要なことだけを返信で確かめます。

服装について「普段着でお越しください」と書かれていた場合に、どこまでくだけてよいかを聞くのは、かえって相手を困らせることがあります。迷ったときは、襟のあるシャツや無地のジャケットなど、仕事の打ち合わせに着ていける程度の服を選べば、まず問題になりません。

確定した日程を変えたいときの例文

確定したあとに、やむを得ず日程を変えてもらいたい場合もあります。変更のお願いは、気づいた時点ですぐに連絡します。面接の前日や当日の場合は、メールだけでは担当者が気づかないことがあるため、先に電話で伝えてから、確認のメールを送ります。

件名: 面接日程の変更のお願い（□□）

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 11月18日（水）14時から面接のお時間をいただいております□□です。

大変申し訳ございませんが、急な業務の都合により、当日伺うことが難しくなりました。 こちらの都合で誠に恐縮ですが、以下の日程のいずれかに変更していただくことは可能でしょうか。

1. 11月20日（金）10時以降
2. 11月24日（火）18時以降
3. 11月25日（水）終日

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

変更のお願いでは、件名を新しくして「変更のお願い」であることが分かるようにします。確定のメールへの返信として送ると、担当者が「確定の返事が来た」と思って読み飛ばしてしまうことがあるためです。本文では、元の日時を必ず書き、代わりの候補を番号つきで出します。

変更の理由は、「急な業務の都合」「体調不良」程度で十分です。詳しい事情を書く必要はありませんが、うそを書くのは避けます。ほかの会社の面接と重なったことが理由の場合も、「先約と重なってしまい」と書けば足ります。

電話や求人サイトのメッセージで確定の連絡が来たとき

面接の確定の連絡は、メールで来るとは限りません。担当者から電話で日程を伝えられることもあれば、求人サイトのメッセージ機能で連絡が来ることもあります。連絡の手段によって、返し方を少し変えます。

電話で確定の連絡を受けた場合は、電話の中で日時と場所を復唱します。「11月18日の水曜日、14時から、御社の本社に伺うということでよろしいでしょうか」と、自分の口で言い直すと、聞き違いがあればその場で正してもらえます。電話のあとに、担当者から確認のメールが届くこともあります。その場合は、この記事の例文の形で返信します。

電話だけで確定し、確認のメールが届かない場合は、こちらから短いメールを送っておくと安心です。

件名: 面接日程のご確認（□□）

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。□□です。 先ほどはお電話にて面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。 念のため、メールでもご確認させていただきます。

日時: 11月18日（水）14時から 場所: 御社本社

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

電話で聞いた日時は、メモを取っていても聞き違えることがあります。メールで残しておけば、担当者も応募者も、あとから同じ内容を見返せます。

求人サイトのメッセージ機能で確定の連絡が来た場合は、同じメッセージ機能で返信します。メッセージ機能では、件名を入れる欄が無いこともありますが、本文の書き方はメールと同じで、お礼、日時と場所の復唱、結びの順に書きます。求人サイトによっては、メッセージを読んだかどうかが相手に表示されるため、読んだまま返信しないでいると、担当者は「読んだのに返事が無い」と受け取ります。読んだら、その日のうちに返信します。

転職の支援会社を通して応募している場合は、確定の連絡は支援会社の担当者から届きます。この場合は、応募先の会社ではなく、支援会社の担当者に返信します。応募先の会社に直接連絡するのは、支援会社から指示があったときだけにします。

確定したあとに面接を辞退するときの例文

確定したあとに、ほかの会社から内定が出た、応募先の条件が合わないと分かった、などの理由で、面接を辞退することもあります。辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡します。担当者は面接官の予定を押さえているため、早く連絡するほど、ほかの応募者に時間を回せます。

件名: 面接辞退のご連絡（□□）

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。 11月18日（水）14時から面接のお時間をいただいております□□です。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 面接の日程をご調整いただいたにもかかわらず、このような連絡となり、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

□□ 電話: 090-0000-0000

辞退の理由は「一身上の都合」で十分です。詳しい理由を書く必要はありません。面接の前日や当日の辞退は、メールだけでは担当者が気づかないことがあるため、先に電話で伝え、そのあとにメールを送ります。

辞退の連絡をせずに面接に行かないことは、避けなければなりません。担当者や面接官の時間を無駄にするだけでなく、同じ会社に将来応募するときや、同じ業界の中で、印象が残ることがあります。辞退の連絡は、短くても必ず入れます。

担当者からさらに返信が来たときの終わらせ方

確定のメールに返信すると、担当者から「ご返信ありがとうございます。当日お待ちしております」と、さらに返信が来ることがあります。この場合、もう一度返信する必要は基本的にありません。

メールのやり取りは、目上の相手、つまりこの場合は採用する側で終わらせるのがよい、という考え方があります。担当者の「お待ちしております」で、やり取りは区切りがついています。ここでさらに「ありがとうございます」と返すと、担当者がそれにまた返すべきか迷うことになり、相手の手間を増やしてしまいます。

ただし、担当者の返信に質問や新しい案内が含まれていた場合は、それに答える返信を送ります。たとえば「当日は筆記の課題もございますので、筆記用具をご持参ください」と書かれていれば、「承知いたしました。筆記用具を持参いたします」と短く返します。

迷ったときは、相手のメールに「返事を必要とする内容」があるかどうかで判断します。質問、お願い、新しい情報があれば返し、あいさつだけであれば返さない、と決めておくと迷わずに済みます。

面接のあとには、お礼のメールを送るかどうかを考える場面もあります。面接のお礼のメールは必ず送るものではありませんが、面接の中で約束したこと、たとえば「後日、制作物のURLをお送りします」と言った場合は、その日のうちに送ります。

返信で避けたい書き方

確定のメールへの返信は短いメールですが、短いからこそ、言葉の選び方で印象が変わります。避けたい書き方をいくつか挙げます。

1つ目は、「了解しました」と書くことです。「了解」は、目上の相手に使うと失礼だと受け取る人がいます。採用の担当者への返信では、「承知いたしました」「かしこまりました」を使います。

2つ目は、「承知いたしました」だけで終えることです。内容に誤りは無くても、日時の復唱が無いと、担当者は応募者が正しく受け取ったかを確かめられません。日時と場所を必ず書き直します。

3つ目は、「よろしくお願いします」だけを件名に入れることです。件名を書き換えると、担当者は応募者ごとのやり取りを探しにくくなります。返信では「Re:」を残し、件名はそのままにします。

4つ目は、絵文字や顔文字を使うことです。普段のやり取りで使い慣れていても、採用の担当者へのメールでは使いません。感謝の気持ちは「ありがとうございます」の言葉で伝えます。

5つ目は、確定のメールの全文を引用したまま、本文の下に長く残すことです。返信の機能を使うと元のメールが自動で引用されますが、引用はそのままでもかまいません。ただ、本文の上に自分の返信を書き、引用の中に返信を書き込まないようにします。引用の中に書き込むと、どこが新しい内容なのかが分かりにくくなります。

二次面接や最終面接で確定の連絡が来たとき

選考が進むと、二次面接や最終面接の確定の連絡が届きます。返信の書き方は一次面接と同じですが、面接官が変わることが多いため、確定のメールに書かれた面接官の名前や役職も読み落とさないようにします。

二次面接以降では、一次面接のときと場所や形式が変わることもあります。一次面接はオンラインだったのに、最終面接は本社で対面、ということはよくあります。返信では、形式と場所を必ず書き直し、前回と取り違えていないことを確かめます。

最終面接の確定の連絡には、役員との面接であることや、適性検査を同じ日に行うことが書かれている場合もあります。当日の流れと、終わりの目安の時間が書かれていなければ、返信の中で「当日は何時ごろまでお時間をいただく予定でしょうか」と確かめておくと、前後の予定を組みやすくなります。

送る前に確かめたいこと

確定のメールへの返信は短いメールですが、日時の誤りがあると、そのまま面接の当日に響きます。送る前に、次の点を確かめます。

• 復唱した日付と曜日が、確定のメールと合っているか。カレンダーでも曜日を確かめます。
• 開始の時間が合っているか。14時と16時、午前と午後を取り違えていないかを見ます。
• 場所の住所、ビルの名前、階が合っているか。
• 件名の「Re:」を残しているか。
• 宛名の会社名と担当者の名前に誤りがないか。同時に複数の会社とやり取りしていると、別の会社の名前を書いてしまうことがあります。
• 署名に電話番号が入っているか。

送信の直前に宛先の誤りに気づくこともあります。Gmailのヘルプによると、Gmailでは送信を取り消せる時間を5、10、20、30秒から選べます。転職活動のように、同時に何社もの相手にメールを送る時期は、取り消せる時間を長めにしておくと、送った直後に誤りに気づいても取り消せます。設定の方法はGmailのヘルプ（メールの送信または送信取り消し）で確かめられます。

返信を送ったら、自分の予定表に面接の日時と場所を入れます。会社の名前、担当者の名前、電話番号、確定のメールの件名もあわせて書いておくと、当日に連絡が必要になったときにすぐ探せます。

当日までに準備しておくこと

確定のメールに返信したら、面接の当日までに準備を進めます。準備の抜けは、当日の慌てにつながります。

対面の面接では、前日までに会場までの道順と、かかる時間を調べておきます。乗り換えの多い経路や、初めて行く場所では、思ったより時間がかかることがあります。受付には約束の時間の5分から10分前に着くのが目安です。早く着きすぎた場合は、近くで時間を調整します。

オンラインの面接では、前日までに接続の確認を済ませます。当日は、開始の10分前にはパソコンを起動し、通知の音が鳴らないようにしておきます。カメラの位置を目の高さに合わせ、顔が暗くならないように、窓や照明の位置も確かめます。

どちらの面接でも、応募した求人の内容と、自分が送った応募書類を読み返しておきます。面接官は応募書類を見ながら質問するため、書いた内容と話す内容が食い違わないようにします。

面接の終わりには、面接官から「何か質問はありますか」と聞かれることがよくあります。応募した仕事の進め方、入社後に最初に任される業務、チームの人数など、求人の情報だけでは分からなかったことを2つか3つ用意しておくと、慌てずに答えられます。給与や休日のような条件の質問は、一次面接では控え、選考が進んでから確かめるほうが自然です。用意した質問は、確定のメールと同じ場所にメモしておくと、当日の朝に読み返しやすくなります。

当日に遅れそうになったときは、気づいた時点ですぐに担当者へ電話で連絡します。メールは担当者がすぐに読むとは限らないため、遅れの連絡は電話が基本です。何分ほど遅れるか、到着の見込みの時間を伝えます。

採用する側が確定の連絡と返信を管理する段取り

ここまでは応募する側の書き方を見てきましたが、採用する側にとっても、確定の連絡と返信の管理は手間のかかる仕事です。小さな会社や、個人で外注先を募集している事業者では、応募が集中すると、何人もの応募者に確定の連絡を送り、その返信を確かめることになります。

採用する側が確定のメールを書くときは、次の点を入れておくと、応募者の返信も、当日のやり取りも楽になります。

• 確定した日付、曜日、開始の時間、終わりの目安の時間。
• 場所の住所と、ビルの名前、階、受付の方法。オンラインの場合はURLと、使うツールの名前。
• 当日の連絡先の電話番号。
• 持ち物と服装。
• 返信が必要かどうか。「ご確認いただけましたら、ご返信をお願いいたします」と書くか、「ご返信には及びません」と書くかを決めておきます。

採用の選考では、応募者を公平に扱うことも求められます。厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、次のように示しています。

応募者の適性・能力に基づいた基準により行うこと 出典: 厚生労働省

確定の連絡の早さや丁寧さに、応募者ごとの差が出ないようにすることも、公平な扱いの一部です。応募が増えると、誰に確定の連絡を送ったのか、誰から返信が来ていないのかが分からなくなりがちです。最初はスプレッドシートで「氏名」「確定した日時」「確定の連絡を送った日」「返信の有無」の列を作り、返信の無い応募者には、面接の2日前に確かめの連絡を入れる決まりにするだけでも、当日の欠席や行き違いは減らせます。

応募をフォームで受け付けていて、確定の連絡を複数人で分けて送っているなら、応募の1件ごとに担当と状況を付けて、返信まで同じ画面で進められる道具が選択肢になります。その1つがHalictです。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかどうかまで記録されます。確定の連絡を送った応募者が、メールを開いたかどうかが分かるため、返信が来ないときに、まだ読んでいないのか、読んだうえで返していないのかを見分ける手がかりになります。料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限です。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

面談の日程の確定と返信が仕事につながる理由

面接の確定メールへの返信の書き方は、転職活動だけでなく、業務委託やフリーランスとして仕事を受けるときの、依頼者との面談でもそのまま使えます。依頼者から「打ち合わせの日程は11月18日（水）14時でお願いします」と連絡が来たら、日時と方法を復唱して返す。この1通の返信が、依頼者にとっては「連絡の取りやすい人かどうか」を判断する材料になります。

アプリの開発の仕事のように、依頼者と何度も打ち合わせを重ねながら進める分野では、打ち合わせの日時の行き違いが、そのまま開発の遅れにつながります。開発の仕事の種類はアプリケーション開発のお仕事にまとめています。調査や分析の仕事でも、依頼者への報告の場を設けることが多く、日程の連絡を確実に返す習慣が欠かせません。報酬の目安は研究者の年収・単価相場で確かめられます。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、依頼者から繰り返し声がかかる人ほど、確定の連絡に必ず返し、日時を復唱しています。打ち合わせの当日に「時間を勘違いしていました」ということが起きない人は、それだけで信頼されます。依頼者と受け手が直接やり取りする仕組みでは、こうした連絡の確かさがそのまま評価になり、中間の手数料が乗らない分、依頼者は同じ予算でより多くを頼め、受け手の手取りも厚くなります。手数料0%で直接つながる場では、確定の連絡への1通の返信も、長い関係の始まりになります。

確定のメールへの返信に慣れていない人は、この記事の対面とオンラインの例文を、メールソフトのテンプレートに保存しておくと、次の連絡ですぐに使えます。依頼者の事業を理解したうえで打ち合わせに臨みたい人には、中小企業診断士のような資格の紹介ページも、相手の経営の課題をつかむ手がかりになります。

よくある質問

Q. 面接確定メールに返信しないと不利になりますか？

返信しなかったことだけで、選考で不利になるとは限りません。ただ、担当者は応募者に連絡が届いたかどうかを確かめられず、当日まで気にかけることになります。確定のメールに「返信は不要です」と書かれていない限り、日時と場所を復唱した短い返信を送るのが基本です。

Q. 返信の件名は変えてもよいですか？

確定のメールへの返信では、「Re:」を残して件名を変えないのが基本です。担当者は件名で応募者ごとのやり取りを探すため、件名が変わると探しにくくなります。日程の変更をお願いする場合は、読み飛ばされないように「面接日程の変更のお願い（氏名）」のように新しい件名にします。

Q. 夜に確定メールが届いたら、すぐ返信してもよいですか？

夜に返信すること自体は失礼にはあたりません。深夜の送信が気になる場合は、メールソフトの予約送信の機能を使い、翌朝9時ごろに届くようにしておく方法もあります。面接が翌日に迫っている場合は、時間を気にせずすぐに返信します。

Q. 担当者の「お待ちしております」にも返信すべきですか？

あいさつだけの返信であれば、もう一度返す必要は基本的にありません。さらに返すと、担当者がまた返すべきか迷うことになるためです。返信に質問や新しい案内が含まれていた場合は、それに答える短い返信を送ります。