年間スケジュールの作成方法｜会社と部署の行事予定

2026年10月2日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓会社と部署の年間スケジュールの作成方法を
✓手順に沿って解説します
✓祝日と法律で決まった期限の書き込み方

来年の年間スケジュールを作るよう頼まれたものの、何から書き始めればよいのか、会社の行事と部署の仕事をどう重ねればよいのか迷っていないでしょうか。結論から言うと、年間スケジュールは「動かせない予定」から順に書き込むのがいちばん確実です。最初に祝日と法律で決まった期限を書き、次に会社全体の行事、その次に部署の定例の業務、最後に今年だけの取り組みを書き込むと、予定どうしのぶつかりに早く気づけて、作り直しの手間がほとんどなくなります。

この記事では、年間スケジュールの役割、作り始める前に決めておくこと、作成の手順、来年の祝日と法律で決まった期限、会社の行事と部署の業務の書き方、エクセルでの作り方、月ごとの見直しのしかた、よくある失敗を順に説明します。年間スケジュールの中の準備の作業を複数の人で分担し、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaを予定表と組み合わせて使う方法もあります。

年間スケジュールが果たす役割

年間スケジュールは、1年間に会社や部署で起きる行事、業務の山場、期限のある手続きを、1枚の表に並べたものです。年間行事予定表、年間業務計画、年間カレンダーなど、会社によって呼び方は違いますが、果たす役割はおおむね共通しています。

1つ目の役割は、1年の見通しを全員で共有することです。社員総会がいつあるのか、決算の繁忙期はいつか、夏季休業は何日からか、といった情報が1枚にまとまっていれば、社員は自分の休暇の予定や仕事の段取りを早めに立てられます。予定を個別に知らせるだけでは、知っている人と知らない人の差が生まれ、直前になって「その日は出張が入っています」という事態が起きます。

2つ目の役割は、準備の始めどきを逃さないことです。年間スケジュールに書かれた行事や手続きの多くは、当日だけの作業ではなく、数週間から数か月の準備が必要です。たとえば新卒の入社式は4月1日でも、会場の手配や研修の準備は前の年の秋から始まります。予定が1年分並んでいれば、「この行事の準備はいつから始めればよいか」を逆算できます。

3つ目の役割は、仕事の山がぶつかるのを避けることです。部署ごとに予定を立てていると、経理の決算の時期に、同じ担当者が関わる社内の行事を重ねてしまうことがあります。全社の予定と部署の予定を同じ表に並べることで、業務の山が重なる月を事前に見つけ、行事の時期をずらすなどの調整ができます。

年間スケジュールは、作っただけでは役に立ちません。毎月見直し、変わった予定を書き直し、常に最新の状態にしておくことで、初めて全員が頼りにできる表になります。作り方と同じくらい、見直しの仕組みを決めておくことが大切です。

作り始める前に決めておくこと

年間スケジュールを作り始める前に、次の4つを決めておきます。これを決めずに作り始めると、途中で表の形を作り直すことになりがちです。

1つ目は、期間です。1月から12月の暦年で作るのか、会社の事業年度（たとえば4月から翌年3月、7月から翌年6月）で作るのかを決めます。決算や予算の予定を中心に考える会社なら事業年度、取引先や社外の行事に合わせる場面が多い会社なら暦年が扱いやすくなります。迷う場合は、会社の事業年度に合わせ、表の上に暦年の月も並べて書いておくと、どちらの見方にも対応できます。

2つ目は、対象です。会社全体の予定だけを載せるのか、部署ごとの予定まで載せるのかを決めます。全社の予定表と部署の予定表を別々に作る方法もありますが、部署の予定表には全社の予定もそのまま書き写しておくと、部署の人が2つの表を見比べる手間がなくなります。

3つ目は、細かさです。月ごとの大きな予定だけを並べるのか、週ごとや日ごとの予定まで書くのかを決めます。1年分を1枚で見渡すための表なら、月ごとの大きな予定に絞ったほうが見やすくなります。細かい日程は、月ごとや週ごとの別の予定表に任せます。

4つ目は、管理する人と見直しの頻度です。年間スケジュールを誰が作り、誰が書き直すのかを決めておかないと、時間がたつにつれて表と実際の予定がずれていきます。全社の予定は総務や経営企画の担当が、部署の予定は各部署の担当者が書き直す、というように役割を分け、見直しは月に1回と決めておくのが現実的です。

年間スケジュールの作成手順

年間スケジュールは、次の手順で作ります。

期間の分だけ月の列（または行）を並べた空の表を作る
祝日、会社の休日、長期の休業を書き込む
法律や制度で決まった期限（税金、社会保険、労働保険など）を書き込む
会社全体の行事（入社式、社員総会、健康診断、決算など）を書き込む
部署の定例の業務（月次の締め、四半期の報告、繁忙期など）を書き込む
今年だけの取り組み（新しいシステムの導入、移転、新商品の発売など）を書き込む
予定が重なっている月や、準備の期間が足りない予定を洗い出して調整する
関係者に確認してもらい、確定版として共有する

この順番には理由があります。先に書くものほど、日付を動かせない予定です。祝日や法律の期限は会社の都合では変えられません。会社全体の行事は、変えられなくはありませんが、関わる人が多いので簡単には動かせません。部署の業務は部署の中で調整できますし、今年だけの取り組みは時期を前後させやすいものです。動かせない予定から順に書き込んでいけば、あとから書き込む予定を、すでにある予定に合わせて調整するだけで済みます。

逆に、今年の重点の取り組みから先に書き込むと、あとから法律の期限や会社の行事を書き込んだときに予定がぶつかり、取り組みの時期を全部組み直すことになります。年間スケジュールの作り直しが多い会社は、たいていこの順番が逆になっています。

7番の調整の段階では、予定そのものだけでなく、準備の期間にも目を向けます。行事の当日が重なっていなくても、準備の期間が別の繁忙期と重なっていれば、担当者は同じ時期に2つの仕事を抱えることになります。主な行事や取り組みには、準備を始める月も書き込んでおくと、こうした重なりに気づきやすくなります。

来年の祝日と、動かせない期限を先に書き込む

手順の2番と3番で書き込む、祝日と法律で決まった期限について、来年（2027年）の予定を確かめておきます。

国民の祝日は、内閣府のページで確かめられます。2027年の祝日は、元日（1月1日）、成人の日（1月11日）、建国記念の日（2月11日）、天皇誕生日（2月23日）、春分の日（3月21日）、昭和の日（4月29日）、憲法記念日（5月3日）、みどりの日（5月4日）、こどもの日（5月5日）、海の日（7月19日）、山の日（8月11日）、敬老の日（9月20日）、秋分の日（9月23日）、スポーツの日（10月11日）、文化の日（11月3日）、勤労感謝の日（11月23日）です。このうち春分の日の3月21日は日曜日にあたるため、翌日の3月22日が休日になります。祝日が日曜日と重なったときの扱いは、祝日法で次のように決まっています。

「国民の祝日」が日曜日に当たるときは、その日後においてその日に最も近い「国民の祝日」でない日を休日とする。出典: laws.e-gov.go.jp（国民の祝日に関する法律第3条）

春分の日と秋分の日は、毎年2月に、翌年の日付が官報で発表されます。2028年の年間スケジュールを作るときは、内閣府の国民の祝日のページに翌年の祝日が載ってから確かめるようにします。前の年の日付をそのまま書き写すと、日付がずれることがあります。

法律や制度で決まった期限のうち、多くの会社に関わるものは次のとおりです。

時期	手続き	期限の目安
1月	給与支払報告書、法定調書の提出	1月31日
3月	個人の確定申告（社員への案内）	3月15日
6月〜7月	労働保険の年度更新	6月1日から7月10日
7月	社会保険の算定基礎届	7月10日
7月	源泉所得税の納期の特例（1月〜6月分）	7月10日
11月〜12月	年末調整の準備と書類の回収	12月の最後の給与まで
決算月の2か月後	法人税と消費税の申告と納付	決算日の翌日から2か月以内

社会保険の算定基礎届は、日本年金機構の案内のとおり、毎年7月1日現在の被保険者について、7月10日までに提出します。期限の日が土曜日、日曜日、祝日にあたる場合は、その翌日が期限になります。労働保険の年度更新は、厚生労働省の案内によると、2026年度は6月1日から7月10日までの期間に行います。同じ時期に算定基礎届と重なるので、人事や総務の担当者にとって6月から7月は1年で最も忙しい時期の1つになります。

もう1つ、年間スケジュールで忘れられやすいのが、年次有給休暇の取得です。年に10日以上の年次有給休暇がある社員には、そのうち5日を、会社が時季を決めて取らせることが労働基準法で決まっています。夏季休業や年末年始の前後に、計画的に休暇を取る日を年間スケジュールに書き込んでおくと、年度の終わりに取得が足りない社員が出るのを防げます。

会社全体の行事を書き込む

祝日と期限を書き込んだら、次に会社全体の行事を書き込みます。多くの会社に共通する行事を、月ごとに並べると次のようになります（4月始まりの事業年度の例）。

月	主な行事
4月	入社式、新入社員研修、年度の方針の発表
5月	決算の確定、株主総会の準備
6月	株主総会、賞与の支給、健康診断
7月	新入社員の配属、上期の中間の振り返り
8月	夏季休業
9月	上期の締め、人事の評価
10月	下期の方針の発表、内定式
11月	年末調整の準備、翌年度の予算の検討
12月	賞与の支給、年末の休業、忘年会
1月	年始の挨拶、翌年度の採用の本格化
2月	翌年度の予算と計画の確定
3月	決算、人事異動の発表、年度の振り返り

会社の行事を書き込むときは、行事の当日だけでなく、準備を始める月も書き添えておきます。たとえば健康診断は、実施の2〜3か月前から医療機関の予約と日程の調整が必要です。株主総会は、決算が確定してから招集の通知を送るまでの期間が限られているので、決算の時期から逆算して準備の予定を立てます。

行事の日付がまだ決まっていない場合は、「6月中旬」「10月下旬」のように時期だけを書いておき、決まったら書き直します。日付が決まっていないからといって書かずにおくと、その時期に別の予定を入れてしまい、あとで調整が必要になります。仮の時期でも書いておくことで、その時期を空けておく意識が全員に生まれます。

社外の予定も、会社の行事と同じように書き込んでおきます。業界の展示会、取引先の決算期、主要な顧客の繁忙期などは、自社の営業や納品の予定に大きく関わります。社外の予定は、会社の行事とは色を分けて書いておくと、どれが自社で動かせる予定で、どれが動かせない予定かが一目で分かります。

部署の定例の業務と、今年だけの取り組みを重ねる

会社全体の行事を書き込んだら、部署ごとの定例の業務を重ねていきます。部署の定例の業務とは、毎月、毎四半期、毎年、決まった時期に繰り返し行う仕事のことです。

経理：月次の締め、四半期の決算、年度の決算、税金の申告と納付
人事・総務：給与の計算、社会保険の手続き、採用の活動、研修、健康診断
営業：四半期ごとの目標の設定と振り返り、展示会、主要な顧客との定例の打ち合わせ
開発・製造：製品の改良の計画、設備の点検、棚卸し
情報システム：ソフトウェアの更新、機器の入れ替え、セキュリティの点検

部署の業務を書き込むと、会社の行事との重なりが見えてきます。たとえば経理の決算の時期に、経理の担当者が関わる社員総会の準備が重なっていれば、行事の担当を別の部署に移すか、行事の時期をずらすかを検討します。こうした調整は、年度が始まる前に行っておくほど、関係者の負担が小さく済みます。

最後に、今年だけの取り組みを書き込みます。新しいシステムの導入、事務所の移転、新商品の発売、制度の見直しなど、その年に限って行う仕事です。こうした取り組みは、定例の業務の繁忙期を避けて時期を決めるのが基本です。たとえば経理のシステムを入れ替える場合、決算の時期に重ねると担当者の負担が大きくなるので、決算が終わって落ち着いた時期に移行の作業を予定します。

今年だけの取り組みは、準備から完了までの期間が長いものが多いので、開始の月と完了の月の両方を書き込み、その間を線や帯で結んでおくと、どの時期に作業が続いているかが分かりやすくなります。

エクセルで年間スケジュールを作る方法

年間スケジュールは、エクセルやスプレッドシートで作るのが一般的です。作り方には大きく2つの形があります。

1つ目は、月を横に並べる形です。1行目にA列から順に「項目」「担当」、C列から右に4月、5月、6月と12か月を並べ、2行目から下に行事や業務を1行ずつ書き込みます。行事のある月のセルに色を塗ったり、日付を書き込んだりして、1年の流れを横に読めるようにします。この形は、1年全体を1枚で見渡すのに向いていて、印刷して壁に貼る用途にも使えます。

2つ目は、日付を縦に並べる形です。A列に1年分の日付を並べ、B列に曜日、C列から右に部署ごとの予定を書き込みます。日付ごとの予定を細かく書けるので、行事の多い会社や、日単位で予定を管理したい部署に向いています。

どちらの形でも、次の工夫をしておくと使いやすくなります。

土曜日、日曜日、祝日の行や列に色を付け、休日がひと目で分かるようにする
予定の種類（法律の期限、全社の行事、部署の業務、今年の取り組み）ごとに色を決める
祝日の一覧を別のシートに書いておき、関数で参照する
先頭の行と列を「ウィンドウ枠の固定」で固定し、スクロールしても見出しが見えるようにする

期限から逆算して準備の始めどきを出したいときは、WORKDAY関数が役立ちます。=WORKDAY(期限の日付, -10, 祝日の一覧) と書くと、期限の日から土日と祝日を除いて10営業日前の日付が表示されます。関数の使い方はMicrosoft のサポートページで確かめられます。祝日の一覧を別のシートに書いておけば、翌年の表を作るときも、祝日の一覧を差し替えるだけで準備の日付が自動で計算し直されます。

インターネット上には、年間スケジュールのエクセルのテンプレートを無料で配っているところもあります。テンプレートから始める場合でも、期間（暦年か事業年度か）と、予定の種類の分け方は自分の会社に合わせて直しておきます。

部署ごとの年間スケジュールの例

全社の年間スケジュールとは別に、部署ごとの年間スケジュールを作る場合の例を2つ紹介します。どちらも4月始まりの事業年度、3月決算の会社を想定しています。

経理の部署の年間スケジュールは、決算と税金の期限が中心になります。

時期	主な業務
毎月	月次の締め（翌月の5〜10営業日目まで）、源泉所得税の納付
4月〜5月	年度の決算、監査の対応、法人税と消費税の申告（5月末まで）
7月	源泉所得税の納期の特例の納付（1月〜6月分）、第1四半期の締め
10月	上期の決算、中間申告の準備
11月	法人税の中間申告と納付（11月末まで）
12月〜1月	年末調整、法定調書と給与支払報告書の提出（1月31日まで）
2月〜3月	翌年度の予算の確定、決算の準備

人事と総務の部署の年間スケジュールは、採用と社会保険の手続きが中心になります。

時期	主な業務
4月	入社の手続き、新入社員研修
6月〜7月	労働保険の年度更新、社会保険の算定基礎届、夏の賞与の手続き
9月	社会保険料の改定の反映（9月分から）
10月	内定式、下期の研修
11月〜12月	年末調整の書類の回収、冬の賞与の手続き
1月〜3月	翌年度の採用の活動、人事異動の準備、年次有給休暇の取得状況の確認

部署の年間スケジュールを作るときは、全社の予定をそのまま書き写したうえで、部署の業務を重ねます。部署の業務の中で特に忙しい月には印を付けておき、全社の行事の担当を決めるときの判断材料にしてもらうと、会社全体で仕事の山をならしやすくなります。

年間・月間・週間の予定表をつなげて使う

年間スケジュールは、1年を見渡すための表です。日々の仕事を進めるには、年間スケジュールから月間の予定表、週間の予定表へと、だんだん細かくしていく流れを作っておくと便利です。

月間の予定表は、年間スケジュールのうち、その月に関わる予定を日付まで落とし込んだものです。年間スケジュールで「6月中旬健康診断」と書かれていた予定は、月間の予定表では「6月16日と17日健康診断（午前のみ）」のように具体的になります。月間の予定表は、前の月の終わりまでに作っておきます。

週間の予定表は、月間の予定表のうち、その週に関わる予定と、担当者ごとの作業を並べたものです。週の初めの朝の打ち合わせで確かめる、といった使い方をします。

3つの表をつなげるときに大切なのは、予定の変更を上から下へ必ず反映させることです。年間スケジュールで日付が変わった予定は、月間と週間の予定表にも書き直します。逆に、週間の予定表で決まった細かい日付が年間スケジュールに関わる場合は、年間スケジュールにも書き戻します。どの表を書き直したら、どの表にも反映するのかを、管理する人どうしで決めておくと、表どうしの食い違いを防げます。

社員が使っている予定表のアプリがある場合は、全社の行事や休業の日を、そのアプリの共有の予定にも登録しておくと、社員は自分の予定と一緒に会社の予定を確かめられます。年間スケジュールの表は、そうした共有の予定を登録するときの元資料としても役立ちます。

月ごとに見直して、表を最新に保つ

年間スケジュールは、年度の初めに作ったきりにしておくと、数か月で実際の予定とずれていきます。行事の日付が変わった、新しい取り組みが加わった、取り組みが中止になった、といった変化を書き直さないままでいると、社員は表を信頼しなくなり、結局は担当者に直接確かめるようになります。

見直しは、月に1回、決まった日に行います。たとえば毎月の最初の営業日に、全社の予定の担当者が表を開き、次の3か月の予定を確かめます。確かめるのは次の点です。

日付が決まっていなかった予定の日付が決まっていないか
中止や延期になった予定がないか
新しく加わった予定がないか
準備を始めるべき予定が、次の月に来ていないか

見直した結果は、変わった点だけを関係者に知らせます。表を丸ごと送り直すだけでは、どこが変わったのか分からないからです。「10月の社員総会を10月24日から10月31日に変更しました」のように、変わった点を1行ずつ書いて知らせると、受け取った人もすぐに自分の予定を直せます。

表のファイルは、社内の共有の場所に1つだけ保存し、全員がそれを見る形にします。メールでファイルを送ると、古い版を見ている人と新しい版を見ている人が混ざってしまいます。ファイル名に日付を入れて版を残す場合も、最新の版がどれかがはっきり分かるようにしておきます。

できあがった年間スケジュールを社内に伝える

年間スケジュールの確定版ができたら、社員全員に伝えます。表を送るだけでは読まれないことも多いので、伝え方にも工夫が要ります。

まず、表と一緒に「この1年で特に押さえておいてほしい予定」を5つから10ほど、文章で添えます。たとえば「夏季休業は8月11日から8月16日までです」「健康診断は6月中旬に2日間で行います。どちらかの日に必ず受けてください」のように、社員が自分の予定に関わることとして読める形で書きます。表の中から自分に関わる予定を探し出す手間を、社員に負わせないためです。

次に、年度の初めの全社の会議や朝礼で、年間スケジュールを画面に映して説明する時間を取ります。説明は、行事の一覧を読み上げるのではなく、繁忙期と休業の時期、全員が関わる行事、新しく始まる取り組みの3点に絞ります。10分ほどで終わる説明でも、表の存在と見る場所を全員に知ってもらうきっかけになります。

印刷して掲示する場合は、A3の用紙1枚に12か月が収まるように作り直します。画面で見る表をそのまま印刷すると、文字が小さくなりすぎて読めないことがあります。掲示用の表は、全社の行事と休業の日だけに絞り、部署の業務は省いて、遠くからでも読める大きさの文字にします。

最後に、表の見方と問い合わせの窓口を書いておきます。「予定の変更は総務の担当までご連絡ください」と表の下に書いておけば、変更の連絡が担当者に集まり、表を最新に保ちやすくなります。新しく入社した人や異動してきた人にも、最初の週のうちに表の場所と見方を伝えておくと、予定の見落としを防げます。

準備の作業を複数の人で分担するときの進め方

年間スケジュールに並んだ行事や手続きの多くは、複数の人が関わる準備の作業を伴います。社員総会なら、会場の手配、資料の作成、案内の送付、当日の運営、といった作業を何人かで分担します。年間スケジュールの表は「いつ何があるか」を示すのには向いていますが、「誰が、どの準備を、いつまでに、どこまで進めたか」を追いかけるのには向いていません。表の1つのセルに担当や進み具合まで書き込もうとすると、表が読みにくくなり、更新の手間も増えます。

こうした場面では、年間スケジュールの表はそのまま使い、準備の作業だけをカードで管理するプロジェクト管理の道具に移す方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、ガントチャート、リストなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限に加えて、「対象の行事」「部署」のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントで、作業の途中のやりとりを残すこともできます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

たとえば行事ごとにボードを1つ作り、「未着手」「準備中」「確認待ち」「完了」の4つの列を並べて、準備の作業を1つずつカードにして担当を割り当てます。期限の長い準備はガントチャートのボードで並べれば、どの作業がいつからいつまで続くのかを横に見渡せます。年間スケジュールで「いつ何があるか」を、ボードで「誰がどこまで進めたか」を見る、と役割を分けると、どちらの表も簡単なまま保てます。

年間スケジュール作りでよくある失敗

最後に、年間スケジュールを作るときによくある失敗を整理します。

1つ目は、予定を細かく書きすぎることです。1年分を1枚で見渡すための表に、日々の会議や小さな作業まで書き込むと、肝心の大きな予定が埋もれてしまいます。年間スケジュールには、全員が知っておくべき大きな予定と、準備を早めに始めるべき予定だけを載せ、細かい予定は月ごとの表に任せます。

2つ目は、準備の期間を書かないことです。行事の当日だけを書いておくと、準備を始めるべき時期に誰も気づかず、直前になって慌てることになります。主な行事には、準備を始める月を一緒に書いておきます。

3つ目は、前の年の表をそのまま書き写すことです。祝日の日付は年によって変わりますし、曜日もずれます。前の年の表を土台にする場合でも、祝日と曜日は必ず新しい年の暦で確かめ直します。

4つ目は、作った人しか表を直せないことです。管理する人が1人だけだと、その人が休んだり異動したりしたときに表が止まってしまいます。全社の予定と部署の予定で書き直す人を分け、少なくとも2人が表の直し方を知っている状態にしておきます。

5つ目は、表を共有したあとに誰も見なくなることです。年間スケジュールは、毎月の会議の冒頭で次の3か月の予定を確かめる、社内の掲示板の目立つところに掲示する、といった形で、日常的に目に触れるようにしておくと、使われ続けます。

予定表づくりや事務の仕組みづくりは、在宅でも受けられる仕事

年間スケジュールの表を作る、祝日や期限を調べて書き込む、部署から予定を集めて整える、月ごとに表を直す、といった仕事は、総務や事務の担当が少ない中小企業から、外部の人に頼まれることの多い仕事です。表の作成や更新はパソコンとインターネットがあればできるので、在宅で受けやすい仕事の1つでもあります。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした事務の仕事で長く頼まれ続ける人は、頼まれた表を作るだけでなく、「この手続きの期限が来月にあります」「この行事は準備の期間が足りないかもしれません」と、表から読み取れることを先回りして伝えている人です。発注する側にとっては、表そのものより、予定の抜けや重なりに早く気づけることのほうが価値が大きいからです。

業務の進め方そのものを見直す立場で関わりたい人には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事のように、予定の管理や事務の手作業を減らす仕組みを提案する仕事があります。予定表の見た目を整え、社内に掲示する資料を作る仕事に関心がある人は、デザイナーの年収・単価相場で相場を確かめておくと、仕事を受けるときの目安になります。

会社の仕組み全体に関わりたい人には、経営の助言をする国家資格の中小企業診断士もあります。年間の計画づくりは、経営の計画を実行に移すための土台になる仕事で、中小企業診断士が支援する場面も少なくありません。社内の働き方をテレワークに移す取り組みを考えている会社には、国の支援の動きも参考になります。テレワーク助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の種類と申請の流れを整理しています。