ホットペッパーの管理画面でできることと、予約の受け方を見直すときの考え方

2026年6月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ホットペッパーの管理画面は
✓グルメの店舗管理画面とレストランボード
✓ビューティーのサロンボードに分かれます

ホットペッパーに掲載を始めたものの、管理画面のどこで何をすればよいのか分からない。前の担当者が辞めて、ログインの方法すら引き継がれていない。飲食店やサロンの現場では、こうした声をよく耳にします。

まず押さえておきたいのは、「ホットペッパーの管理画面」と一口に言っても、飲食店向けのホットペッパーグルメと、美容室やサロン向けのホットペッパービューティーでは、使う画面がまったく違うということです。この記事では、それぞれの管理画面でできること、ログインできないときの確認ポイント、毎日見ておきたい数字、写真と原稿の整え方を順に整理します。そのうえで、掲載にかかる費用と予約の受け方を見直したいときの考え方も紹介します。

「ホットペッパーの管理画面」は大きく3つに分かれる

ホットペッパーの管理画面は、業種と役割によって次のように分かれています。自分の店がどれを使っているかを最初に確かめておくと、調べものの遠回りが減ります。

管理画面	対象	主な役割
ホットペッパーグルメ店舗管理画面	飲食店	掲載している店舗の情報や原稿の管理、お知らせの確認
レストランボード	飲食店	予約台帳。ネット予約と電話予約の管理、ネット予約の設定
サロンボード（SALON BOARD）	美容室、ネイル、まつげ、リラク、エステ	予約・顧客管理、会計、集計、メッセージの配信

飲食店の場合は、店舗の情報を管理する画面と、予約を管理するレストランボードの2つを使い分けることになります。美容室やサロンの場合は、サロンボードが予約と顧客の管理の中心になります。

掲載している店の規模感

ホットペッパービューティーの掲載案内のページでは、掲載店舗数をヘアサロンで67,000店以上、リラク・エステなどで108,000店以上（リクルート調べ、2026年4月時点）と示しています。同じページでは、3席以下の店舗の割合がヘアサロンで約35%、リラク・エステなどで約70%（リクルート調べ、2026年6月時点）とされており、小さな店も多く掲載していることが分かります。

ホットペッパービューティーは美容室のみならずネイル・アイビューティ・リラクゼーション・エステの総合美容広告メディアとして最大級のユーザ数・掲載店舗数。出典: ホットペッパービューティー掲載のご案内

小さな店ほど、管理画面の操作に割ける時間は限られます。だからこそ、何を、どの画面で、どのくらいの頻度で見ればよいかを決めておくことが大切です。

ホットペッパーグルメの店舗管理画面でできること

飲食店がホットペッパーグルメに掲載すると、店舗管理画面にログインして、店の情報を管理できるようになります。ログインの画面では、IDとパスワードを入れてログインします。

店の基本情報と原稿の管理

店舗管理画面では、営業時間や定休日、席数、アクセスといった基本情報、写真やメニュー、コースの内容などを管理します。お客様が検索して最初に目にする情報なので、営業時間の変更や臨時休業があったら、すぐに反映することが大切です。古い情報のままだと、来店したお客様をがっかりさせ、口コミの評価にも響きます。

システムからのお知らせを見る

店舗管理画面のログインの画面には、「システムからのお知らせ」が表示されます。2026年10月7日時点では、10月29日から適用される原稿表記ルールの改訂のお知らせや、口コミ通知メールの一時停止のお知らせが掲示されていました。原稿の書き方の決まりが変わると、それに合わせて原稿を直す必要が出ることもあります。ログインするたびに、お知らせの欄に目を通す習慣をつけておきましょう。

困ったときの窓口

ログインの画面の下には、ヘルプやマニュアル、問い合わせの窓口へのリンクがあります。操作が分からないときは、まずマニュアルを確認し、それでも解決しない場合は問い合わせや担当の営業に相談します。

レストランボードでネット予約を設定する流れ

レストランボードは、リクルートが提供する飲食店向けの予約台帳のアプリです。公式サイトでは「0円からカンタンに利用できる、集客と接客に効く予約台帳アプリ」と紹介されており、基本料金0円で始められ、ネット予約と電話予約の一元管理、テーブルの管理、顧客の管理ができるとされています。

ネット予約設定の画面でできること

ホットペッパーグルメのネット予約の設定は、レストランボードの「ネット予約設定」の画面で行います。公式のよくある質問では、次のように説明されています。

「ネット予約設定」画面では、ホットペッパーグルメのネット予約の共通設定、即予約の予約在庫の設定や、リクエスト予約の受付の設定などができます。出典: レストランボードよくあるご質問

設定の手順

同じページによると、画面はサイドメニューの「設定」から「ネット予約設定」を選ぶと開きます。設定の流れは次のとおりです。

「共通設定」で、ネット予約全体の基本の設定をします。
「ネット予約コース設定」で、予約の在庫とコースを結び付けます。
「即予約」の「在庫設定」で、その場で予約が確定する枠を登録します。
「リクエスト予約」の「基本設定」で、店が確認してから確定する予約の受け付けを設定します。

即予約とリクエスト予約を始めるには、共通設定を終えたうえで、それぞれの設定を完了する必要があります。設定が終わった項目は、画面の表示が「設定済」に変わるので、どこまで進んだかがひと目で分かります。

担当の営業への連絡が必要な場面

レストランボードでネット予約設定を使うには、ホットペッパーグルメのネット予約の利用を始めておく必要があり、その手続きは担当の営業への問い合わせで行うと案内されています。リクエスト予約を始めたり止めたりするときも、担当の営業に問い合わせる形です。自分の操作だけで完結しない部分があることを知っておくと、急いでいるときに慌てずに済みます。

即予約とリクエスト予約の使い分け

即予約は、お客様が申し込んだ時点で予約が確定する方式です。お客様にとっては手軽ですが、店側は空いている席の数を正しく登録しておく必要があります。リクエスト予約は、店が内容を確認してから確定する方式で、大人数の宴会や特別なコースのように、店の判断が必要な予約に向いています。

予約以外の便利な使い方

レストランボードの公式サイトでは、予約の管理のほかにも、いくつかの便利な使い方が紹介されています。日別や月別の予約数、来客数、来店の傾向を集計する機能、予約リストやスケジュールを印刷する機能、系列店の予約情報を1つの端末でまとめて管理する機能、POSレジアプリのAirレジとの連携などです。なお、一部の機能はオプションか、ホットペッパーグルメとの契約が必要と案内されています。

集計の機能を使えば、どの曜日や時間帯に予約が集中しているか、どのくらい前から予約が入るかが分かります。忙しい日の前に仕込みの量を調整したり、予約の少ない時間帯に限定のコースを用意したりと、日々の判断に生かせます。紙の台帳では手間のかかる集計を、管理画面に任せられるのは大きな利点です。

サロンボード（SALON BOARD）でできること

美容室やネイル、まつげ、リラク、エステのサロンがホットペッパービューティーに掲載すると、サロンボードを使って予約や顧客を管理します。公式サイトでは、サロンボードをホットペッパービューティーと完全に予約連携した予約・顧客管理システムと説明しています。

主な機能

サロンボードの公式サイトで紹介されている主な機能は次のとおりです。

機能	内容
24時間ネット予約	営業時間外もネットで予約を受け付ける
予約の一元管理	電話予約とネット予約をまとめて管理する
顧客管理	来店履歴や予約情報を見て、きめ細かな対応をする
メッセージの配信	キャンペーンや誕生日にメッセージを送り、再来店を促す
レジ・会計	売上の管理からレジ締めまで行う
集計・分析	サロンの強みや課題を数字で把握する

パソコン、iPad、スマートフォンに対応しているので、施術の合間にスマホで予約を確かめる、といった使い方もできます。

電話予約の入力を忘れない

サロンボードの便利さは、ネット予約と電話予約を同じ台帳で管理できることにあります。逆にいえば、電話で受けた予約を入力し忘れると、同じ時間にネットからも予約が入り、二重予約になってしまいます。電話を切ったらすぐに入力する、という決まりをスタッフ全員で共有しておくことが欠かせません。

集計の画面で見ておきたい数字

サロンボードの集計・分析の機能では、売上や来店の状況を数字で確かめられます。とくに見ておきたいのは、新規のお客様のうち2回目に来てくれた人の割合です。新規のお客様がたくさん来ても、2回目につながらなければ、掲載の費用をかけて集客を続けることになります。この割合が低い場合は、施術の内容や接客、次回の予約の案内のしかたを見直すきっかけになります。店によっては、スタッフごとの再来店の数字を見比べて、技術や接客の教育の手がかりにしているところもあります。

メッセージ配信は送りすぎに注意

再来店を促すメッセージの配信は効果がある一方で、頻繁に送るとお客様に負担を与えます。誕生月のお知らせ、前回の来店から一定期間がたった人へのお知らせなど、送る条件を絞って使うほうが、お客様との関係を保ちやすくなります。

管理画面にログインできないときの確認ポイント

担当者の交代や、久しぶりのログインで、管理画面に入れなくなることはよくあります。焦って何度もパスワードを試す前に、次の順番で確かめてみてください。

IDとパスワードを確かめる

まず、入力しているIDが正しいかを確かめます。ホットペッパーグルメの店舗管理画面のログイン画面には、「IDを忘れてしまった方」と「パスワードを忘れてしまった方」の案内があります。自分で再設定の手続きができる場合は、そこから進みます。

使っている画面が正しいかを確かめる

グルメの店舗管理画面、レストランボード、サロンボードは、それぞれ別のログイン画面です。たとえばレストランボードは、Airサービス共通のAirIDでログインする仕組みです。別の画面のIDでログインしようとしていないかを確かめましょう。

担当者が辞めたときの引き継ぎ

前の担当者しかIDとパスワードを知らないまま退職してしまった、という相談は少なくありません。この場合は、契約している店の責任者から、担当の営業や問い合わせの窓口に相談するのが確実です。

こうした事態を防ぐには、IDとパスワードを店の責任者が管理し、担当者が交代するときに必ず引き継ぐ決まりにしておくことです。1つのIDを複数のスタッフで使い回すと、誰がどの操作をしたのか分からなくなるので、スタッフごとにアカウントを分けられる場合は分けておくと安心です。

安全のために気をつけたいこと

管理画面には、お客様の名前や連絡先、来店の履歴といった大切な情報が入っています。パスワードを紙に書いて店のレジ横に貼る、誰でも見られるメモに残す、といった管理は避けます。共有のパソコンでログインしたあとは、必ずログアウトしましょう。

管理画面で毎日・毎週・毎月見ておきたいこと

管理画面には多くの機能がありますが、すべてを毎日見る必要はありません。頻度ごとに見る項目を決めておくと、短い時間で店の状態を把握できます。

毎日見ること

項目	見る理由
当日と翌日の予約	席やスタッフの割り当てに漏れがないかを確かめる
新しく入った予約とキャンセル	準備の変更や、空いた枠の再販売に備える
口コミの新着	早めに返信し、気になる声には対応する

毎週見ること

1週間の予約数と、ネット予約と電話予約の割合を確かめます。曜日ごとの予約の偏りが分かれば、空きが多い曜日にクーポンを出す、スタッフの出勤を調整する、といった手を打てます。

毎月見ること

1か月の予約数、新規のお客様と再来店のお客様の割合、掲載にかかった費用を並べて確かめます。ここで大切なのは、「掲載の費用で何人の新規のお客様が来たか」を数字で見ることです。この数字が、この記事の後半で説明する予約の受け方を見直すときの土台になります。

ハンドメイドのネットショップを運営している人の間でも、売上だけでなく、どの集客経路から何人が来たかを毎月記録している店ほど、広告の費用の判断で迷わないとよく言われます。飲食店やサロンでも考え方は同じです。

口コミへの返信で、次のお客様の印象が決まる

ホットペッパーの掲載ページでは、口コミが予約の判断材料として大きな役割を持っています。ホットペッパービューティーの掲載案内のページでも、口コミ返信の機能が紹介されています。口コミそのものは店が選べませんが、どう返信するかは店が決められます。

返信はこれから来るお客様に向けて書く

口コミへの返信は、書いてくれたお客様へのお礼であると同時に、これから掲載ページを見る人に向けた店からのメッセージでもあります。丁寧な返信が並んでいる店は、それだけで「きちんと対応してくれそうだ」という印象を与えます。

よい口コミへの返信

お礼に加えて、口コミの中で触れられていた具体的な点に一言ふれると、定型文ではない気持ちが伝わります。「季節のデザートを気に入っていただけてうれしいです。来月から秋の新作に変わります」のように、次の来店のきっかけになる情報を添えるのも効果的です。

厳しい口コミへの返信

厳しい口コミには、つい言い返したくなるものです。けれど、反論や言い訳は、読んでいるほかのお客様の印象を下げます。まず不快な思いをさせたことへのおわびを伝え、事実を確かめたうえで、改善したことがあれば具体的に書きます。事実と異なる内容が書かれている場合は、感情的にならずに、掲載先の窓口に相談する方法もあります。

返信のタイミング

口コミの返信は、早いほど効果があります。毎日の確認の項目に口コミの新着を入れておき、数日以内に返信する決まりにしておくと、返信の漏れが防げます。

クーポンとメニューの見直し方

ホットペッパーの掲載ページでは、クーポンやメニューの内容が、お客様の予約の決め手になることが少なくありません。管理画面で定期的に見直す価値があります。

クーポンは目的ごとに分ける

クーポンは、新規のお客様向けと、再来店のお客様向けで目的が違います。新規向けのクーポンは、初めての来店のハードルを下げるためのものです。再来店向けは、2回目以降も通ってもらうためのものです。目的を決めずに値引きを並べると、値引きを目当てに来て二度と来ないお客様ばかりが増えることがあります。

利益が残るかを確かめる

クーポンを作るときは、値引き後の価格で利益が残るかを必ず計算します。材料費や人件費、掲載の費用を差し引いて赤字になるクーポンは、予約が増えるほど店の負担が大きくなります。

反応の悪いメニューは入れ替える

1か月や3か月の単位で、どのメニューやクーポンから予約が入っているかを確かめます。予約がほとんど入っていないものは、名前や写真、説明文を見直すか、思い切って入れ替えます。ネットショップで売れない商品を並べ続けると全体の印象が下がるのと同じで、選ばれないメニューが多いと、掲載ページ全体が分かりにくくなります。

写真と原稿の整え方で、予約の入り方は変わる

ホットペッパーの掲載ページを見たお客様が予約するかどうかは、写真と原稿の印象で大きく左右されます。管理画面で更新できる部分なので、手を入れる価値があります。

写真は「明るさ」と「実物感」

暗い写真や、スマホでなんとなく撮った写真は、それだけで選ばれにくくなります。窓際の自然光の入る場所で撮る、照明を加えて明るくする、背景を片付けてから撮る、といった基本だけでも印象は大きく変わります。ネットで商品を売る世界でも、写真を変えただけで反応が変わることはよく知られています。

一方で、加工しすぎた写真は、来店したお客様に「写真と違う」と感じさせてしまいます。料理なら実際に出す盛り付けのまま、ヘアスタイルなら実際の仕上がりに近い色味で撮ることが、口コミの評価を守ることにもつながります。

原稿は「誰に向けた店か」を書く

原稿には、店の特徴をすべて並べたくなりますが、読む人が知りたいのは「自分に合う店かどうか」です。「仕事帰りに一人で立ち寄れる」「子ども連れでも気兼ねなく過ごせる」「白髪をぼかすカラーが得意」のように、どんな人に向いている店なのかをはっきり書くと、合うお客様からの予約が増えます。

表記のルールを守る

原稿には、掲載先が定める表記のルールがあります。ホットペッパーグルメの店舗管理画面では、2026年10月29日から原稿の表記ルールが改訂されることが告知されています。ルールに合わない原稿は修正を求められることがあるので、お知らせの内容を確かめてから原稿を直しましょう。

キャンセルと無断キャンセルへの備え

予約の管理で店が頭を悩ませるのが、直前のキャンセルや、連絡のない無断キャンセルです。席やスタッフの時間を空けて待っていたのに来店がなければ、その時間の売上はなくなってしまいます。

前日のリマインドで予約を思い出してもらう

無断キャンセルの多くは、悪意ではなく、予約したことを忘れていることが原因です。前日や当日の朝に、予約の確認の連絡を送るだけで、来店を思い出してもらえたり、来られない場合に早めに連絡をもらえたりします。管理画面や予約システムに自動で確認の連絡を送る機能があれば、活用しましょう。

キャンセルの決まりを掲載ページに書く

キャンセルの連絡はいつまでにしてほしいか、無断キャンセルが続いた場合にどうするかを、掲載ページや予約の確認の連絡にはっきり書いておきます。決まりを事前に伝えておけば、お客様も意識してくれるようになります。

事前の決済という方法

サロンボードの公式サイトでは、会計をスムーズにする機能として、直前や無連絡のキャンセルへの対策にも触れた支払いの機能が紹介されています。事前に支払いを済ませてもらう方法は、キャンセルを防ぐ効果がある一方で、お客様にとっては予約のハードルが少し上がります。業態やお客様の層に合わせて、取り入れるかどうかを決めるとよいでしょう。

空いた枠をすぐに埋める

キャンセルが出たら、管理画面ですぐに枠を開け直し、ネットから予約できる状態に戻します。電話で受けたキャンセルを台帳に反映し忘れると、空いているのに予約を受けられない、という機会の損失が生まれます。

スタッフで管理画面を分担するときの決まり

店の規模が大きくなると、管理画面を複数のスタッフで扱うようになります。分担の決まりがないと、操作の行き違いが起きやすくなります。

担当を決める

予約の入力と確認、口コミの返信、写真と原稿の更新、クーポンの設定のように、作業ごとに担当を決めます。誰でも何でも触れる状態にすると、同じ口コミに2人が返信する、クーポンの内容が知らないうちに変わっている、といったことが起こります。

変更の記録を残す

原稿やクーポン、営業時間を変えたときは、いつ、誰が、何を変えたかを店の共有のメモに残します。あとで予約の数が変わったときに、何が影響したのかを振り返る手がかりになります。

新しいスタッフへの引き継ぎ

新しく入ったスタッフには、管理画面の操作を一度一緒にやって見せてから任せます。とくに電話予約の入力と、キャンセルの反映は、ミスがそのまま二重予約や機会の損失につながる作業です。最初の1週間は、入力した予約を先輩が確かめるといった仕組みにすると、慣れるまでのミスを防げます。

予約の受け方を見直すときの考え方

ホットペッパーは、新しいお客様に店を見つけてもらう力の大きい媒体です。一方で、掲載には費用がかかり、その金額はプランや契約の内容によって店ごとに違います。費用の負担が気になってきたときは、「掲載をやめるかどうか」の二択で考える前に、集客と予約の受け付けを分けて考えると、選択肢が広がります。

集客と予約受付は別の仕事

ホットペッパーが担っている仕事は、大きく分けて2つあります。1つは、まだ店を知らない人に見つけてもらう「集客」です。もう1つは、予約を受け付けて台帳で管理する「予約受付」です。

新しいお客様を集める力は、自分の店だけではなかなか真似できません。一方、すでに店を知っている常連のお客様の予約は、店独自の予約ページでも受けられます。常連のお客様の予約まで掲載の仕組みを通して受けているなら、その部分は自分で持つことも検討できます。

新規1人あたりの費用を計算する

見直しの判断には、新規のお客様1人を獲得するのにかかった費用を計算するのが役立ちます。たとえば、1か月の掲載費用が5万円で、その月に掲載経由で来た新規のお客様が20人なら、1人あたりの費用は2,500円です。この新規のお客様が、その後どれくらい通ってくれるかと比べれば、費用に見合っているかを判断できます。

ここで使う掲載費用や新規の人数は、自分の店の契約書や請求書、管理画面の数字から取ります。世の中で語られる一般的な金額を当てはめても、自分の店の判断には使えません。

段階的に見直す

いきなり掲載をやめると、新規のお客様の流れが止まり、売上が大きく落ちることがあります。見直すときは、まず常連のお客様の予約だけを店独自の予約ページに案内する、閑散期だけプランを見直す、といった段階的な方法をとるのが安全です。数か月かけて予約の動きを確かめながら進めましょう。

見直す前に契約の条件を確かめる

掲載のプランを変えたり、やめたりする前に、契約書で確かめておきたいことがあります。契約の期間と更新の時期、途中で解約やプラン変更をする場合の決まり、変更が反映される時期です。更新の直前になって慌てないよう、更新の数か月前には担当の営業に相談の時間をとってもらうと、条件を落ち着いて比べられます。

常連のお客様に予約の方法を案内するには

店独自の予約ページを作ったら、常連のお客様に知ってもらう必要があります。会計のときに予約ページのQRコードを印刷したカードを渡す、店のSNSのプロフィールに予約ページのリンクを載せる、次回の予約をその場で予約ページから入れてもらう、といった方法があります。

案内するときは、「次回からこちらで予約いただくと、空き状況がすぐに分かります」のように、お客様にとっての利点を伝えると受け入れてもらいやすくなります。急に「こちらでしか受け付けません」と変えるのではなく、しばらくは両方で受け付けながら、少しずつ移ってもらうのがよいでしょう。

掲載を続けながら、予約の受け口を自分で持つときの候補

店独自の予約ページを持つ方法はいくつかあります。店のホームページに予約フォームを設ける、予約システムを契約する、などです。小さなサロンや教室、ひとりで営む店の場合、費用をかけずに始められるかどうかが大事な判断材料になります。

その候補の1つに、予約システムのRizaflow（リザフロー）があります。公式サイトによると、決済が不要な業態を中心に、時間枠で予約を受ける仕事に向けた作りで、美容・サロン、整体・リラクゼーション、スクール・教室などが対応業種として挙げられています。フリープランは初期費用・月額とも0円で、予約は1か月あたり50件、スタッフ1名まで、期限なく使えます。フリープランでも、予約カレンダーと予約フォーム、予約完了・リマインダー・御礼のメールの自動送信、キャンセルURL、会員マイページ、顧客管理が含まれています。予約が増えた場合は、月300件までのライトプランが月額3,300円（税込）、スタッフ指名とシフト管理が使えるスタンダードプランが月額7,700円（税込）です。今使っているシステムから書き出した顧客のCSVを取り込めるので、掲載を続けたまま、常連のお客様の予約だけを先に移す、といった使い方ができます。詳しい機能と料金はRizaflowで確認できます。Rizaflowは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、席数やコースを細かく管理する必要のある飲食店では、テーブル管理の機能を持つ予約台帳のほうが合う場合があります。自分の店の業態と、予約の件数、スタッフの人数を書き出してから、合う道具を選ぶのが確実です。

予約と集客の仕組みづくりを支える仕事

ホットペッパーの管理画面を使いこなし、写真や原稿を整え、予約の受け方を見直す。こうした仕事は、店の経営者やスタッフが本業の合間に行うには負担が大きく、外部の人に手伝いを頼む店も増えています。

たとえば、掲載ページの原稿の改善や、SNSと組み合わせた集客の手伝いは、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事の領域です。予約や顧客の管理の仕組みを整え、AIの道具で手間を減らす支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事として募集されています。店独自の予約ページや業務の仕組みを作る開発はアプリケーション開発のお仕事に含まれ、その収入の目安はソフトウェア作成者の年収・単価相場で確かめられます。

店の側から見ると、予約や顧客管理の道具をまとめて見直す考え方は美容・サロン業界のDX2026｜予約管理 × 顧客管理 × 決済のSaaS一括導入で、毎月かかっている道具の費用を整理する方法は中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で紹介されています。

20年この市場を見てきた立場から言えば、媒体の費用の変化に強い店ほど、日頃から自分で数字を記録し、媒体に頼る部分と自分で持つ部分を分けています。仕組みづくりを手伝う人と店が仲介の手数料0%で直接やり取りできれば、店は同じ予算でより多くの作業を頼めて、受ける側の手取りも厚くなります。双方が無理なく続けられる関係が、媒体に左右されにくい店づくりを支えます。

よくある質問

Q. ホットペッパーの管理画面はどこからログインしますか？

業種によって使う画面が違います。飲食店はホットペッパーグルメの店舗管理画面と、予約台帳のレストランボードを使い、レストランボードはAirIDでログインします。美容室やサロンはサロンボードを使います。どの画面を使っているか分からない場合は、契約時の書類や、担当の営業からの案内を確かめてください。

Q. 管理画面のIDやパスワードが分からなくなったときはどうすればよいですか？

ホットペッパーグルメの店舗管理画面のログイン画面には、IDやパスワードを忘れた人向けの案内があります。前の担当者しか知らないまま退職した場合などは、店の責任者から担当の営業や問い合わせ窓口に相談するのが確実です。今後のために、IDとパスワードは責任者が管理し、担当者の交代時に引き継ぐ決まりにしておきます。