GTDのやり方を手順で整理し、受信箱から次の行動まで回し続けるコツ

GTDのやり方を本で読んで、受信箱を作り、リストを分け、最初の1週間はうまく回った。ところが、忙しい週が来たとたんに受信箱があふれ、リストを見なくなり、いつの間にか元のやり方に戻っていた。GTDを試したことがある人の多くが、こうした経験をしています。

GTDは、頭の中にある「やらなければならないこと」をすべて外に出し、決まった手順で整理して、次にとる行動を迷わず選べるようにする方法です。仕組みそのものはよく考えられていますが、回し続けるには、手順を自分の生活の大きさに合わせて調整することが欠かせません。

この記事では、GTDのやり方を5つの段階に分けて手順で説明し、そのうえで受信箱から次の行動まで回し続けるためのコツを整理します。続かなくなる原因と立て直し方、紙とアプリの選び方、チームで使うときの考え方も扱います。複数の人でタスクを共有したい場面では、カンバンやガントなど8種類のボードを使えるPinatecaにも触れます。

GTDとは

GTDは「Getting Things Done」の頭文字をとった言葉で、アメリカの経営コンサルタントのデビッド・アレンが提唱したタスク管理の方法です。日本では『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』という題名の本で知られています。

Asanaの解説では、GTDの考え方が次のように説明されています。

GTD (Getting Things Done) とは、「頭の中で管理している情報が多ければ多いほど、生産性や集中力が低下する」という信念に基づいた手法です。この手法では、仕事に関する情報管理を頭脳に頼るのではなく、外部の整理された情報源に保存することを推奨しています。 出典: asana.com

GTDのいちばんの特徴は、優先順位を付けることより先に、「気になっていることを全部書き出して、信頼できる場所に預ける」ことを重視している点です。頭の中で「あれもやらなきゃ、これも忘れちゃいけない」と覚えておこうとすると、それだけで集中力が削られます。全部を外に出して、決まった場所に預けてしまえば、頭は目の前の作業に使えるようになります。

GTDの5つの段階

GTDは、次の5つの段階で回します。日本語の呼び方は解説によって少しずつ違うため、英語の名前もあわせて書いておきます。

段階	英語	やること
1. 把握する	Capture	気になっていることを受信箱にすべて集める
2. 見極める	Clarify	集めたものが何か、行動が必要かを判断する
3. 整理する	Organize	判断した結果を、決まったリストに振り分ける
4. 更新する	Reflect	リストを定期的に見直し、最新の状態に保つ
5. 実行する	Engage	その場の状況に合った行動を選んで取り組む

5つ目の段階は、解説によって「実行する」と書かれることも「選択する」と書かれることもあります。どちらも、整理されたリストの中から、いまの状況に合った行動を選んで取り組む段階を指しています。

GTDのやり方：5つの段階を手順で進める

ここからは、5つの段階を1つずつ、具体的な手順で説明します。初めてGTDを始める人は、最初の1回に2時間から3時間ほどかかると考えておくと、途中で慌てずに済みます。

段階1：把握する（受信箱にすべてを集める）

最初の段階は、気になっていることをすべて1か所に集めることです。この集める場所を、GTDでは「受信箱」と呼びます。受信箱は、紙のトレイでも、ノートの1ページでも、スマートフォンのメモでも、タスク管理アプリの1つのリストでもかまいません。

大切なのは、受信箱の数を少なくすることです。メモ帳、付箋、メール、チャット、頭の中と、集める場所が散らばっていると、どこかに書いたはずのことを見落とします。紙の受信箱を1つ、スマートフォンの受信箱を1つ、というように、多くても2つか3つに絞ります。

最初の1回は、頭の中にあることを時間をかけて全部書き出します。仕事の依頼、自分で決めた作業、返事をしていない連絡、家の用事、買いたいもの、いつかやりたいこと、気になっている体の不調まで、大小を問わず書き出します。手が止まったら、「仕事」「家」「お金」「人間関係」「健康」「趣味」と分野ごとに思い出すと、抜けていたものが出てきます。

この段階では、書いたものを判断したり並べ替えたりしません。とにかく外に出すことに集中します。

段階2：見極める（それが何かを判断する）

次に、受信箱に集めたものを1つずつ取り出して、それが何なのかを判断します。判断は、次の順番で進めます。

1. それは行動が必要か
2. 行動が必要なら、次にとる具体的な行動は何か
3. その行動は2分以内に終わるか

行動が必要でないものは、3つに分けます。要らないものは捨てる。いつか役に立つ情報は資料として保存する。いまはやらないがいつかやりたいことは「いつかやる」のリストに入れる。

行動が必要なものは、次にとる具体的な行動を決めます。たとえば「ブログを始める」と書いてあるなら、それは1つの行動ではありません。次にとる行動は「ブログのサービスを3つ比べて1つ選ぶ」かもしれませんし、「書きたいテーマを10個書き出す」かもしれません。座ってすぐ手をつけられる大きさの行動に言い換えることが、この段階の中心です。

2分ルール

見極めの段階で、次にとる行動が2分以内に終わるものは、その場でやってしまいます。これを2分ルールと呼びます。

返信1通、日程の確認1件、書類を1枚ファイルにしまう、といった作業は、リストに書いて管理するほうが時間がかかります。2分以内に終わるならその場で片づけ、受信箱からもリストからも消してしまうのが、GTDの考え方です。

ただし、2分ルールを使いすぎると、見極めの作業が細かな作業の実行に変わってしまい、受信箱がいつまでも空になりません。見極めの時間には、2分以内のものだけを片づけ、それ以上かかるものは次の段階に回すことを守ります。

段階3：整理する（決まったリストに振り分ける）

見極めた結果を、決まったリストに振り分けます。GTDでよく使われるリストは次のとおりです。

リスト	入れるもの	例
次にとる行動	自分がすぐに取りかかれる行動	見積もりの金額を計算する、A社に電話で日程を確かめる
プロジェクト	2つ以上の行動が必要な成果	ホームページを作り直す、確定申告を終える
連絡待ち	ほかの人の返事や作業を待っているもの	B社からの原稿の確認、注文した備品の到着
カレンダー	決まった日時にやること、その日にしかできないこと	打ち合わせ、通院、締め切り当日の提出
いつかやる	いまは取りかからないが、いつかやりたいこと	新しい資格の勉強、行ってみたい場所
資料	行動は要らないが、あとで見返す情報	取引先の連絡先、作業の手順のメモ

ここで大切なのは、プロジェクトのリストと、次にとる行動のリストを分けることです。プロジェクトは「何を達成したいか」を書いたもので、それ自体は行動ではありません。プロジェクトごとに、次にとる行動を少なくとも1つ、次にとる行動のリストに入れておきます。こうしておけば、すべてのプロジェクトが止まらずに進みます。

次にとる行動のリストは、場所や道具で分けることもあります。「パソコンでやること」「電話でやること」「外出先でやること」のように分けておくと、いまいる場所でできる行動をすぐに選べます。

段階4：更新する（定期的に見直す）

GTDを回し続けるうえで、もっとも大切なのがこの段階です。リストは作ったときがいちばん正確で、時間がたつほど現実とずれていきます。決まった時間に見直して、最新の状態に保ちます。

見直しは、毎日の短い見直しと、週に1回の時間をかけた見直しの2つに分けて行います。毎日の見直しでは、カレンダーと次にとる行動のリストを確かめ、その日に何をするかを考えます。週に1回の見直しは「週次レビュー」と呼ばれ、GTD全体を整え直す時間です。週次レビューの進め方は、このあと詳しく説明します。

毎日の見直しは、朝の5分ほどで十分です。カレンダーで今日の予定と使える時間を確かめ、次にとる行動のリストから今日取りかかるものの見当をつけます。夕方にもう一度、受信箱にたまったものをざっと確かめておくと、翌朝の見直しが短くなります。毎日の見直しを短く保つことが、週次レビューまで仕組みを崩さずに回すコツです。

段階5：実行する（状況に合った行動を選ぶ）

最後の段階は、整理されたリストの中から、いまの状況に合った行動を選んで取り組むことです。選ぶときは、次の4つを考えます。

• いまいる場所と、使える道具
• 使える時間
• 使える気力と体力
• 優先度

たとえば、次の打ち合わせまで15分しかないなら、15分で終わる行動を選びます。夕方で疲れているなら、頭を使う企画書ではなく、領収書の整理のような軽い作業を選びます。このように、その場の状況に合わせて選べるのは、次にとる行動のリストが整っているからこそです。

GTDを始める最初の1日の進め方

GTDは、最初の1回の書き出しと整理にまとまった時間がかかります。ここでは、在宅でコンテンツ制作の仕事を受けている人を例に、最初の1日をどう進めるかを具体的に示します。

午前：書き出しに1時間

まず、受信箱を用意します。紙のトレイを1つと、スマートフォンのメモアプリを1つ。この2つを受信箱にすると決めます。

次に、頭の中にあることを1時間かけて書き出します。この人の場合、書き出したものは次のようなものでした。

• C社の記事の構成案を送る
• D社から届いた修正の依頼に対応する
• E社の請求書を発行する
• 新しい取引先に送るための作品の一覧を作り直す
• パソコンのバックアップをとる
• 確定申告に向けて、領収書を月ごとに分ける
• 子どもの習い事の申し込み書を出す
• 腰が痛いので、作業用の椅子を見直す
• いつか動画の編集を覚えたい

書き出した数は、最終的に60個ほどになりました。数の多さに驚くかもしれませんが、それは頭の中にそれだけのことを抱えていた証拠です。書き出したことで、何をどれだけ抱えているのかが初めて見えるようになります。

午後：見極めと整理に1時間30分

午後は、書き出したものを1つずつ見極め、リストに振り分けます。2分以内に終わるもの（習い事の申し込み書に記入する、など）はその場で片づけます。

「新しい取引先に送るための作品の一覧を作り直す」は、いくつもの行動が必要なので、プロジェクトのリストに入れます。そのうえで、次にとる行動として「これまでの記事から代表作を5本選ぶ」を、次にとる行動のリストに入れます。

「いつか動画の編集を覚えたい」は、いまは取りかからないので、いつかやるリストに入れます。「腰が痛いので、作業用の椅子を見直す」は、次にとる行動を「いまの椅子の高さと机の高さを測る」と決めて、次にとる行動のリストに入れます。

夕方：最初の週次レビューの予定を入れる

最後に、カレンダーに週次レビューの予定を登録します。この人は金曜日の16時から1時間を週次レビューにあてると決めました。最初の1日で一番大切なのは、整理を終えることよりも、見直しの時間をあらかじめ決めておくことです。見直しの予定さえ入っていれば、整理が多少粗くても、翌週以降に整えていけます。

紙でGTDを始める手順

アプリを使わず、紙だけでGTDを始めることもできます。紙の良さは、書く手間そのものが考える時間になることと、画面を見る時間を減らせることです。

用意するもの

用意するのは、受信箱にする紙のトレイか箱を1つ、リストを書くノートを1冊、資料を入れるクリアファイルを数枚です。

ノートのページの分け方

ノートは、次のようにページを分けます。

• 最初の数ページ：次にとる行動
• 続く数ページ：プロジェクト
• 次のページ：連絡待ち
• 最後のほうのページ：いつかやる

ページの端に付箋で見出しを付けておくと、すぐに開けます。カレンダーは、手帳や壁掛けのカレンダーなど、すでに使っているものをそのまま使います。

紙で回すときの注意

紙で回すときに気をつけたいのは、外出先での書き込みです。紙のトレイは家にしかないので、外出先で思いついたことは、スマートフォンのメモに書き込み、帰宅後に紙に書き写します。また、次にとる行動のリストは消した項目が増えると見づらくなるため、週次レビューのときに新しいページに書き直すと、すっきりした状態を保てます。

週次レビューの進め方

週次レビューは、GTDの要です。週に1回、1時間ほどの時間をとって、次の手順で進めます。

1. 散らばったものを集める

まず、1週間の間に受信箱以外の場所にたまったものを集めます。かばんの中のメモやレシート、机の上の書類、スマートフォンのメモ、メールの受信トレイに残っている対応が必要なメールなどです。これらをすべて受信箱に入れます。

2. 受信箱を空にする

受信箱に集めたものを、見極めと整理の手順に沿って処理し、受信箱を空にします。週次レビューで受信箱が空になれば、少なくとも週に1回は、すべての気になることが判断された状態に戻ります。

3. カレンダーを見直す

過去1週間のカレンダーを見て、やり残したことや、打ち合わせで決まった次の行動が抜けていないかを確かめます。そのあと、これから2週間ほどのカレンダーを見て、準備が必要な予定がないかを確かめます。

4. リストを見直す

次にとる行動のリスト、プロジェクトのリスト、連絡待ちのリストを順に見直します。終わった行動を消し、各プロジェクトに次にとる行動が入っているかを確かめます。連絡待ちのリストでは、返事が遅れている相手に確認の連絡を入れるかを決めます。

5. いつかやるリストを見直す

最後に、いつかやるリストを眺めます。状況が変わって、いまなら取りかかれるものがあれば、プロジェクトのリストに移します。もう興味がなくなったものは消します。

週次レビューの時間は、カレンダーに予定として登録しておきます。金曜日の夕方や、月曜日の朝など、毎週同じ時間に行うと習慣になりやすくなります。

GTDのメリットとデメリット

GTDを始める前に、メリットとデメリットを知っておくと、自分に合うかどうかを判断しやすくなります。

メリット

1つ目のメリットは、頭の中がすっきりすることです。気になっていることをすべて外に出して、信頼できる場所に預けるので、「何か忘れている気がする」という落ち着かない感覚が減ります。

2つ目は、次に何をすればよいかで迷わなくなることです。次にとる行動のリストが整っていれば、時間ができたときにすぐ取りかかれます。

3つ目は、抜け漏れが減ることです。連絡待ちのリストがあれば、相手の返事を待っていることを忘れません。プロジェクトごとに次の行動が決まっていれば、止まっているプロジェクトにも気づけます。

デメリット

一方で、GTDには手間がかかります。最初の書き出しと整理には数時間かかり、週次レビューにも毎週1時間ほど必要です。忙しい時期ほど見直しを省きたくなり、見直しを省くとリストが信用できなくなる、という悪循環に陥りやすいのが弱点です。

また、GTDは「いつ何をするか」を細かく決める方法ではありません。Asanaの解説でも、次のように書かれています。

GTD では、タスクを整理するだけで、1 週間や 1 日の仕事のスケジュールを立てることはできません。 出典: asana.com

時間の使い方を細かく決めたい人は、作業の時間をカレンダーに確保するやり方などを組み合わせると、GTDの弱点を補えます。

GTDが向いている人、向いていない人

GTDはよくできた方法ですが、誰にでも合うわけではありません。自分に合うかどうかを見極めてから始めると、途中で投げ出しにくくなります。

向いている人

GTDが特に役立つのは、次のような人です。

• 複数の取引先や部署から、さまざまな経路で依頼を受けている人
• 仕事と家のことを同時に抱え、細かな用事を忘れがちな人
• 「何か忘れている気がする」という落ち着かない感覚に悩んでいる人
• ほかの人の返事を待つ仕事が多く、確認の連絡を忘れやすい人

こうした人にとって、すべてを1か所に集めて判断する仕組みは、大きな安心につながります。

向いていない人

一方で、次のような人には、GTDの手間が見合わないこともあります。

• 抱えている仕事が少なく、やることリスト1枚で十分に回っている人
• 毎日の仕事の内容がほぼ決まっていて、新しい依頼があまり入らない人
• 週に1回、1時間ほどの見直しの時間をどうしてもとれない人

向いていないと感じたら、GTDのすべてを取り入れる必要はありません。「受信箱に集める」「2分以内のことはすぐやる」「連絡待ちのリストを作る」といった、役に立ちそうな部分だけを取り入れるのも1つのやり方です。GTDの考え方の一部を使うだけでも、毎日の抜け漏れは目に見えて減ります。

GTDが続かなくなる原因と立て直し方

GTDを始めた人の多くが、数週間から数か月のうちに一度は回らなくなります。よくある原因と、その立て直し方を5つ挙げます。

原因1：受信箱が多すぎる

集める場所が多いと、どこかの受信箱を見なくなります。見なくなった受信箱には、判断されないものがたまっていきます。立て直すには、受信箱を2つか3つに減らし、それぞれをいつ空にするかを決めます。

原因2：次にとる行動が大きすぎる

次にとる行動のリストに「企画書を作る」「ホームページを直す」のような大きな項目が入っていると、手をつけにくくなります。こうした項目はプロジェクトのリストに移し、次にとる行動には「企画書の目次を3行で書く」のように、すぐに取りかかれる行動を書きます。

原因3：週次レビューを省いている

週次レビューを2週、3週と省くと、リストが現実とずれていきます。ずれたリストは信用できないので見なくなり、GTDが止まります。立て直すには、まず1回だけ週次レビューを行います。時間がとれないなら、受信箱を空にすることと、次にとる行動のリストを見直すことの2つだけでもかまいません。

原因4：リストを細かく分けすぎている

リストを細かく分けすぎると、どのリストに入れるかで迷う時間が増えます。最初は、次にとる行動、プロジェクト、連絡待ち、いつかやる、の4つに、カレンダーと資料を加えた程度で始め、必要になってから分けるのが無理のないやり方です。

原因5：完璧に回そうとしている

GTDを完璧に回そうとすると、少しでも崩れたときに、全部をやめたくなります。受信箱があふれたら、空にすればよいだけです。リストが古くなったら、見直せばよいだけです。崩れても立て直せる仕組みだと考えて、気楽に続けることが大切です。

たとえば受信箱を5つも作ってしまうと、どこに何を書いたかが分からなくなり、週次レビューにも時間がかかります。受信箱を紙のトレイとスマートフォンのメモの2つに絞るだけで、集める場所を探し回る手間がなくなり、週次レビューは短く済むようになります。仕組みを小さくすることが、続けるいちばんの近道です。

GTDとほかの方法を組み合わせる

GTDは、ほかのタスク管理の方法と組み合わせることで、弱点を補えます。ここでは、組み合わせやすい3つの方法を紹介します。

やることリストとの組み合わせ

GTDの次にとる行動のリストは、そのままでは長くなりがちです。毎朝、その中から今日やるものを3つほど選んで別に書き出すと、1日の作業がはっきりします。GTDで全体を管理し、毎日の作業は短いやることリストで回す、という使い分けです。

緊急度と重要度で振り分ける方法との組み合わせ

GTDは、優先順位を付けることより先に、全部を把握することを重視しています。そのため、リストの中でどれを先にやるべきかに迷うことがあります。迷ったときは、緊急度と重要度の2つの軸でタスクを4つに振り分ける方法を使うと、判断しやすくなります。特に、期限はないが大切な行動（技能の習得や仕組みづくり）を見落とさないために役立ちます。

作業の時間をカレンダーに確保する方法との組み合わせ

GTDでは、いつ何をするかを細かく決めません。その自由さが合わない人は、次にとる行動のうち、時間がかかるものだけをカレンダーに作業の時間として確保します。「水曜の10時から12時は、C社の記事の構成案を作る」のように決めておくと、先延ばしを防げます。

GTDを回すための道具の選び方

GTDは、紙でもアプリでも実践できます。道具を選ぶときは、次の3つのポイントで考えます。

ポイント1：受信箱にすぐ書き込めるか

把握する段階では、思いついたその場で受信箱に書き込めることが大切です。外出先でもすぐに書き込めるよう、スマートフォンで使える道具を受信箱の1つにしておくと安心です。

ポイント2：リストを分けて見られるか

整理する段階では、次にとる行動、プロジェクト、連絡待ち、いつかやる、といったリストを分けて見られる必要があります。紙ならページを分け、アプリならリストやラベルを分けます。

ポイント3：見直しやすいか

更新する段階では、すべてのリストを順に見直します。リストが多くの場所に散らばっていると、見直しに時間がかかります。できるだけ1つの道具の中で、すべてのリストを見られる形が理想です。

身近な道具で始める

個人でGTDを始めるなら、身近な道具で十分です。Googleの ToDo リストなら、リストを複数作って、次にとる行動や連絡待ちといったリストに見立てられます。Googleの公式ヘルプでは、タスクの追加と編集の方法がタスクを追加または編集するのページで案内されています。MacやiPhoneを使っている人は、標準のリマインダーでリストを分ける方法も使えます。

チームでGTDの考え方を使うとき

GTDは、もともと個人のための方法です。ただし、その考え方はチームの仕事にも応用できます。

チームの受信箱を1つに決める

チームで仕事をしていると、依頼がメール、チャット、口頭とさまざまな経路から届きます。チームとしての受信箱を1つ決め、依頼はすべてそこに集めるようにすると、抜け漏れが減ります。

次にとる行動に担当者を付ける

チームでは、次にとる行動ごとに担当者を決めます。担当者が決まっていない行動は、誰も手をつけないまま残りがちです。

連絡待ちを全員が見られるようにする

チームの仕事では、ほかのメンバーの作業を待っている状態がよく起こります。誰が何を待っているのかを全員が見られるようにしておくと、仕事が止まっている場所にすぐ気づけます。

チームで共有できる道具の1つ

チームでGTDの考え方を取り入れたい場面で使える選択肢の1つが、プロジェクト管理の道具のPinatecaです。公式サイトによると、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードがあり、チャットも内蔵されています。たとえばカンバンボードに「受信箱」「次にとる行動」「連絡待ち」「完了」の列を作ってカードを動かせば、GTDの流れをチームで共有できます。自分宛のメンションや担当の割り当て、締め切りを受信箱に集める機能も案内されています。

料金ページによると、無料のフリープランは5人まで、ボードは10個まで使え、全8種類のボードとチャットが含まれます。6人目や11個目のボードからは、スタンダードプランが1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人でGTDを回すなら、紙や身近なアプリで十分です。担当者を付けて進み具合を共有する、連絡待ちをチームで見る、といった必要が出てきたときが、共有の道具を検討する目安です。

在宅で働く人がGTDを生かすには

在宅で働く人やフリーランスは、会社員以上に、仕事と生活のやることが混ざりやすい環境にいます。GTDの考え方は、こうした環境で特に役立ちます。

取引先ごとにプロジェクトを分ける

複数の取引先から仕事を受けている人は、取引先ごとにプロジェクトを分けると整理しやすくなります。それぞれのプロジェクトに次にとる行動を1つずつ入れておけば、どの取引先の仕事も止まらずに進みます。

体を動かすことも次の行動に入れる

在宅で長く座っていると、体を動かす機会が減ります。GTDの次にとる行動のリストに「1時間ごとに立ち上がって肩を回す」「昼休みに10分歩く」のような小さな行動を入れておくと、忘れずに続けやすくなります。気力と体力も、行動を選ぶときの大切な判断材料の1つです。

運営者として見てきたこと

フリーランスや在宅ワークの仲介に長く携わってきた立場から見ると、取引先から長く頼られる人ほど、連絡の抜け漏れが少なく、返事が早い傾向があります。GTDの連絡待ちのリストのように、相手の返事を待っていることを忘れない仕組みを持っている人は、確認の連絡を適切なタイミングで入れられるため、仕事が止まりにくいのです。

また、仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側も同じ予算でより多くを頼めます。お互いに得をする関係を長く続けるには、こうした地道な管理の積み重ねが欠かせません。

GTDのように業務を整理する考え方は、仕事そのものにも生かせます。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、企業の業務にAIやデジタルの道具を取り入れる支援の仕事が紹介されています。業務の流れを整理し、抜け漏れのない仕組みを作る力は、こうした仕事の中心にあるものです。また、アプリケーション開発のお仕事のように、多くの作業を並行して進める仕事では、次にとる行動を細かく決めて進める力がそのまま成果につながります。

まずは今日、30分だけ時間をとって、頭の中にあることを受信箱に書き出してみてください。全部を外に出した瞬間の軽さが、GTDを続ける理由になるはずです。

よくある質問

Q. GTDとは何ですか？

GTDは「Getting Things Done」の略で、デビッド・アレンが提唱したタスク管理の方法です。気になっていることをすべて受信箱に集め、行動が必要かを判断し、次にとる行動や連絡待ちなどのリストに振り分け、定期的に見直して、状況に合った行動を選んで取り組みます。頭の中で覚えておく負担を減らし、目の前の作業に集中できるようにすることが目的です。

Q. GTDの2分ルールとは何ですか？

受信箱に集めたものを判断するとき、次にとる行動が2分以内に終わるなら、その場でやってしまうという考え方です。返信1通や日程の確認1件のような作業は、リストに書いて管理するほうが時間がかかるためです。ただし、使いすぎると判断の時間が細かな作業に変わってしまうので、2分を超えるものはリストに回します。

Q. GTDの週次レビューはどのくらい時間がかかりますか？

慣れるまでは1時間ほどを見込んでおくと安心です。散らばったメモを受信箱に集めて空にし、カレンダーを見直し、次にとる行動・プロジェクト・連絡待ちのリストを確かめ、いつかやるリストを眺めます。時間がとれない週は、受信箱を空にすることと次にとる行動のリストの見直しだけでも続けると、仕組みが崩れにくくなります。

Q. GTDが続かないときはどうすればよいですか？

受信箱が多すぎる、次にとる行動が大きすぎる、週次レビューを省いている、リストを分けすぎている、のどれかが原因であることが多くあります。受信箱を2つか3つに減らし、行動をすぐ取りかかれる大きさに書き直し、まず1回だけ週次レビューを行うと立て直せます。崩れても立て直せる仕組みだと考えて、気楽に続けることが大切です。