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エクセルで勤務表を作る|シフトの組み方

@SOHO編集部
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エクセルで勤務表を作る|シフトの組み方

この記事のポイント

  • ✓エクセルで勤務表を作る方法を
  • ✓勤務の記号のドロップダウン
  • ✓COUNTIFによる人数の集計

エクセルで勤務表を作ろうとして、日付を1つずつ打ち込み、出勤の人数を目で数え、月が変わるたびに作り直している。小さな店舗や事業所では、こうした作り方で毎月何時間もかかっていることが珍しくありません。結論から言うと、エクセルの勤務表は、日付と曜日を関数で自動で並べ、勤務の記号をリストから選んで入力し、COUNTIF関数で人数と日数を数え、条件付き書式で土日や人の足りない日に色を付ける、という4つの仕組みを最初に組んでおけば、翌月からは年と月を変えるだけで使い回せます。この記事では、作る前に決めておくこと、5つの手順、勤務時間の計算、シフトを組むときに守る労働時間のきまり、よくある失敗の順に整理します。

勤務表を作る前に決めておくこと

勤務表とは、誰がどの日にどの時間帯で働くかを、期間ごとに一覧にした表のことです。シフト表とも呼ばれます。エクセルを開く前に、次の4つを紙に書き出しておくと、作り始めてから表の形を何度も変えずに済みます。

期間と人数

最初に決めるのは、1枚の表で扱う期間です。多くの職場では1か月単位で作ります。週ごとにシフトの希望を集める飲食店や小売店では、1週間単位の表を作ることもあります。あわせて、表に載せる人数を数えます。パートやアルバイトを含めて何人いるか、来月から入る人や辞める人がいるかを確かめ、行の数に少し余裕を持たせておきます。

勤務の種類と記号

次に、勤務の種類を決めて、1文字の記号を付けます。たとえば、9時から18時の日勤は「日」、7時から16時の早番は「早」、13時から22時の遅番は「遅」、夜勤は「夜」、夜勤明けは「明」、休みは「休」、年次有給休暇は「有」といった形です。記号を1文字にそろえておくと、セルの幅を狭くでき、1か月分を1画面に収めやすくなります。記号ごとの開始時刻、終了時刻、休憩時間も、この時点で一覧にしておきます。この一覧は、あとで勤務時間を計算するときにそのまま使います。

日ごと・時間帯ごとに必要な人数

勤務表で最も大切なのは、毎日の必要な人数を満たしているかどうかです。平日の早番は2人、土日の早番は3人、夜勤は毎日1人、というように、曜日や時間帯ごとに最低限の人数を決めておきます。この数字が決まっていないと、表ができあがっても、足りているかどうかを判断できません。

誰が見て、誰が直すか

最後に、表を見る人と直す人を決めます。管理者だけが作って印刷して貼り出すのか、共有のフォルダやOneDriveに保存して全員が見られるようにするのか、希望の休みを本人が入力するのかで、作り方が変わります。本人が入力する場合は、入力してよい範囲以外のセルを保護しておくと、数式を誤って消される事故を防げます。

エクセルで作れる勤務表の種類

エクセルの勤務表には、大きく分けて3つの形があります。職場の働き方に合わせて選びます。

種類 形 向いている職場
月間の勤務表 縦に人の名前、横に1日から月末までの日付を並べ、記号を入力する 介護施設、病院、工場など、交代制で1か月単位に組む職場
週間の勤務表 縦に人の名前、横に月曜から日曜までを並べ、開始と終了の時刻を入力する 飲食店、小売店など、週ごとに希望を集める職場
1日の時間帯の表 縦に人の名前、横に時刻を30分や1時間ごとに並べ、勤務する時間帯を塗る 開店から閉店まで時間帯で人数を細かく見たい店舗

この記事では、最も多く使われている月間の勤務表を例に説明します。週間の表も、日付の数が7つになるだけで、考え方は同じです。

月間の勤務表の基本の形は次のとおりです。B1のセルに年、D1のセルに月を入力します。3行目に日付、4行目に曜日を並べ、A列の5行目から下に名前を入力します。B列からAF列までの31列が、1日から31日までの日付になります。名前の行の下には、日ごとの人数を数える行を、勤務の種類の数だけ用意します。右端のAH列から先には、1人ずつの出勤日数や休みの日数を数える列を設けます。

この形にしておくと、年と月の2つのセルを変えるだけで、日付と曜日がすべて切り替わります。翌月の表は、シートをコピーして月を書き換え、記号を入力し直すだけで作れます。

手順1:日付と曜日を自動で並べる

最初の手順は、日付と曜日を関数で自動で並べることです。1日ずつ手で入力すると、月によって日数が違うことや、曜日のずれに毎回気を配らなければなりません。

1日の日付を作る

B3のセルに次の式を入力します。

=DATE($B$1,$D$1,1)

DATE関数とは、年、月、日の3つの数値から日付を作る関数のことです。B1に2026、D1に11と入力してあれば、B3には2026年11月1日が表示されます。$を付けたセルの指定は、式をほかのセルにコピーしても参照する場所が変わらない指定(絶対参照)です。

2日目から月末までを並べる

C3のセルには、前の日に1を加えて翌日を出す式を入力します。ただし、30日までの月や2月では、31列目まで単純に1を加えると翌月の日付が表示されてしまいます。そこで、翌日がまだ同じ月のときだけ日付を出し、翌月に入ったら空欄にします。

=IF(B3="","",IF(MONTH(B3+1)=$D$1,B3+1,""))

この式をC3からAF3までコピーします。MONTH関数は日付から月の数を取り出す関数です。2026年11月の場合、AF3(31日目)は12月1日になるため空欄になり、30日までの表になります。

日付のセルは、そのままでは「2026/11/1」のように表示され、幅を取ります。B3からAF3を選び、Ctrl+1(Macではcommand+1)で「セルの書式設定」を開き、「表示形式」タブの「ユーザー定義」で種類に「d」と入力すると、日だけが表示されます。dは日を表す表示形式のコードです。

曜日を表示する

B4のセルに、日付から曜日を出す式を入力し、AF4までコピーします。

=IF(B3="","",CHOOSE(WEEKDAY(B3),"日","月","火","水","木","金","土"))

WEEKDAY関数は、日付に対応する曜日を数値で返す関数です。Microsoftのヘルプによると、既定では1(日曜)から7(土曜)までの整数を返します。CHOOSE関数は、1つ目の数値の順番にあたる値を、後ろに並べた候補から選んで返します。この2つを組み合わせると、日付に合わせて「日」から「土」までの漢字1文字が表示されます。WEEKDAY関数の詳しい説明はMicrosoftのWEEKDAY関数のページにあります。

ここまでで、B1とD1を書き換えるだけで、その月の日付と曜日が自動で並ぶ表ができました。

手順2:勤務の記号をリストから選んで入力する

次の手順は、勤務の記号を入力するセルに、選べる記号の一覧(ドロップダウンリスト)を設定することです。手で入力すると、「早」と「早番」が混ざったり、全角と半角の違う文字が入ったりして、あとで人数を数える式が正しく数えられなくなります。リストから選ぶ形にしておけば、入力の揺れを防げます。

記号の一覧を作る

別のシートを1枚追加し、名前を「記号」とします。A列に勤務の記号を1つずつ入力します。日、早、遅、夜、明、休、有のように、1つのセルに1つの記号を入れ、間に空のセルを入れないようにします。B列から右には、記号ごとの開始時刻、終了時刻、休憩時間を入力しておくと、手順5の勤務時間の計算に使えます。

ドロップダウンリストを設定する

Microsoftのヘルプに沿うと、手順は次のとおりです。

  1. 勤務表のシートで、記号を入力するセルの範囲(B5からAF14など)を選びます
  2. リボンの「データ」タブを開き、「データの入力規則」を選びます
  3. 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選びます
  4. 「元の値」の欄をクリックし、「記号」シートのA列の記号の範囲を選びます
  5. 「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確かめ、「OK」をクリックします

「エラーメッセージ」タブで「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックを入れ、スタイルを「停止」にすると、リストにない文字を入力できなくなります。記号の一覧を「Excelのテーブル」に変えておくと、記号を追加したときにドロップダウンにも自動で反映されます。手順の原文はMicrosoftのドロップダウンリストを作成するページで確かめられます。

希望の休みを先に入れる

ドロップダウンができたら、記号を入力する順番にも気を配ります。先に本人の希望の休みと有給休暇を「休」「有」で入力し、次に夜勤のように人数が少なく決めにくい勤務を入れ、最後に日勤や早番、遅番で埋めていくと、組み直しの回数が減ります。

手順3:出勤日数と日ごとの人数を数える

記号が入力できるようになったら、数える仕組みを作ります。数えるのは、1人ずつの出勤日数と休みの日数、日ごとの勤務の種類ごとの人数の2つです。

COUNTIF関数の使い方

COUNTIF関数とは、指定した範囲の中で、条件に合うセルがいくつあるかを数える関数のことです。Microsoftのヘルプでは、書式は次のように説明されています。

=COUNTIF(範囲, 検索条件)

検索条件には、文字列をダブルクォーテーションで囲んで指定します。条件を2つ以上組み合わせたいときは、COUNTIFS関数を使います。詳しくはMicrosoftのCOUNTIF関数のページにあります。

1人ずつの日数を数える

5行目の人の休みの日数は、AH5のセルに次の式で数えます。

=COUNTIF($B5:$AF5,"休")

有給休暇の日数は、"休"の部分を"有"に変えた式をAI5に入力します。出勤日数は、記号が入っている日数から休みと有給休暇を差し引いて出します。COUNTA関数は、空欄でないセルの数を数える関数です。

=COUNTA($B5:$AF5)-COUNTIF($B5:$AF5,"休")-COUNTIF($B5:$AF5,"有")

これらの式を、名前の行の数だけ下にコピーします。夜勤の回数や土日に出た回数も数えておくと、特定の人に負担が偏っていないかを確かめられます。土曜日の出勤のうち早番の回数なら、曜日の行と記号の行の2つの条件を組み合わせて、COUNTIFS関数で数えます。

=COUNTIFS($B$4:$AF$4,"土",$B5:$AF5,"早")

日ごとの人数を数える

名前の行が5行目から14行目までなら、15行目を早番の人数、16行目を日勤の人数、17行目を遅番の人数、18行目を夜勤の人数とし、それぞれB列に次のような式を入力して、AF列までコピーします。

=COUNTIF(B$5:B$14,"早")

$を行の番号の前だけに付けているので、右にコピーすると列が1つずつずれ、その日の早番の人数が数えられます。これで、日ごとに何人が出ているかが、目で数えなくても分かるようになります。

手順4:土日と人の足りない日に色を付ける

数えた結果は、色を付けて目に入るようにします。使うのは条件付き書式です。条件付き書式とは、セルの値や式の結果に応じて、セルの色や文字の色を自動で変える機能のことです。

土曜と日曜に色を付ける

  1. 日付から記号の範囲まで(B3からAF14など)を選びます
  2. 「ホーム」タブの「スタイル」グループで「条件付き書式」を開き、「新しいルール」を選びます
  3. ルールの種類で「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます
  4. 「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の欄に、土曜の場合は次の式を入力します
  5. 「書式」をクリックし、「塗りつぶし」タブで薄い青を選んで「OK」をクリックします
=B$4="土"

同じ手順で、日曜は「=B$4="日"」と入力し、薄い赤を選びます。Microsoftのヘルプでは、この欄に入力する式は等号で始め、TRUEかFALSEを返す形にする必要があると説明されています。手順の原文はMicrosoftの条件付き書式のページにあります。

祝日に色を付ける

祝日はエクセルが自動では判断しないため、「祝日」という名前のシートを作り、A列にその年の祝日の日付を入力しておきます。祝日の日付は内閣府の「国民の祝日」の案内で確かめて入力します。条件付き書式の式には次のように入力します。

=COUNTIF(祝日!$A$2:$A$30,B$3)>0

日付が祝日の一覧に1つでもあれば、色が付きます。

人の足りない日に色を付ける

早番の必要人数をAH15のセルに入力しておき、15行目の人数の範囲(B15からAF15)に、次の式で条件付き書式を設定します。

=$AH$15>B15

必要人数がその日の人数より大きい、つまり足りない日だけ、セルが赤くなります。土日だけ必要人数が違う場合は、平日用と土日用の必要人数を別のセルに分けて入力し、曜日の行と組み合わせた式にします。

手順5:勤務時間を計算する

勤務の記号だけでは、1人が1か月に何時間働くかは分かりません。パートやアルバイトの時間を管理したい場合や、時間外の労働を見たい場合は、勤務時間も計算します。

時刻は1日を1とした数値

エクセルの時刻は、1日を1とした数値で扱われています。12時は0.5、6時は0.25です。そのため、終了時刻から開始時刻を引いて24を掛けると、時間数が出ます。

「記号」シートのB列に開始時刻、C列に終了時刻、D列に休憩時間(1時間なら1)を入力してあれば、E列の実際に働く時間(実働時間)は次の式で出します。

=MOD(C2-B2,1)*24-D2

日付をまたぐ夜勤はMOD関数で計算する

22時から翌朝6時までのような夜勤では、終了時刻のほうが開始時刻より小さいため、単純に引くとマイナスになり、セルに「####」と表示されます。MOD関数とは、数値を割ったときの余りを返す関数のことです。Microsoftのヘルプによると、戻り値は割る数と同じ符号になります。そのため、マイナスになった差を1で割った余りを取ると、日付をまたいでも正しい時間が出ます。22時から6時なら、余りは8時間分にあたる数値になります。式の先頭でMOD関数を使っておけば、日勤も夜勤も同じ式で計算できます。MOD関数の説明はMicrosoftのMOD関数のページにあります。

結果のセルの表示形式は「標準」にしておきます。時刻の形式のままだと、8時間が「8:00」ではなく別の時刻のように表示されることがあります。

1か月の勤務時間を出す

1人の1か月の勤務時間は、記号ごとの回数に、記号ごとの実働時間を掛けて合計します。たとえば、早番と遅番がどちらも実働8時間、日勤が8時間、夜勤が実働14時間なら、次のような式になります。

=COUNTIF($B5:$AF5,"早")*8+COUNTIF($B5:$AF5,"遅")*8+COUNTIF($B5:$AF5,"日")*8+COUNTIF($B5:$AF5,"夜")*14

実働時間を式に直接書かずに、「記号」シートのE列のセルを参照する形にしておくと、勤務時間が変わったときに1か所を直すだけで済みます。

1週間ごとの合計を確かめる

月間の勤務表では、1か月の合計だけを見ていると、特定の週に勤務が集中していることに気付けません。週ごとの合計を見るには、名前の行の右に「第1週」から「第5週」までの列を設け、その週にあたる日付の列だけを範囲にして、上の式と同じ形で時間を数えます。たとえば月の1日が日曜日なら、第1週はB列からH列まで、第2週はI列からO列までです。週の区切りは月によって変わるので、月を切り替えたときは範囲を見直します。週の合計に条件付き書式で「=AN5>40」のような式を設定しておくと、1週間の実働が40時間を超えた週に色が付きます。

8時間を超える勤務に印を付ける

1日の実働が8時間を超える勤務の記号に印を付けたい場合は、「記号」シートのF列に次の式を入力します。

=IF(E2>8,"8時間超","")

8時間を超える勤務を組むこと自体が、すぐに違法になるわけではありません。ただし、次の節で説明するとおり、法律の上限との関係を確かめる必要があります。

シフトを組むときに守る労働時間のきまり

勤務表は、エクセルの表として正しく作るだけでなく、労働基準法のきまりに沿って組む必要があります。ここでは、勤務表を組む人が最低限知っておきたい4つのきまりを整理します。どれも労働基準法の条文で確かめた内容です。

1日8時間・1週40時間

労働基準法第32条は、休憩時間を除いて1週間に40時間、1日に8時間を超えて働かせてはならないと定めています。これを超えて働いてもらうには、労働者の代表と時間外労働の協定(いわゆる36協定)を結んで労働基準監督署に届け出ることなどが必要です。勤務表では、1人の1週間の実働時間の合計が40時間を超えていないかを確かめます。

なお、1か月単位の変形労働時間制のように、平均して週40時間に収める仕組みを使っている職場では、1日の上限の扱いが変わります。自分の職場がどの仕組みを使っているかは、就業規則で確かめます。

休憩は6時間を超えたら45分、8時間を超えたら1時間

休憩については、労働基準法第34条が次のように定めています。

使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

勤務の記号ごとに休憩時間を決めるときは、実働6時間ちょうどなら休憩なしでも条文には反しませんが、6時間を少しでも超えると45分以上、8時間を超えると1時間以上が必要になります。実働8時間の日勤に休憩45分としている表は、残業で数分でも延びた日に1時間の休憩が足りなくなる点に気を付けます。

休日は毎週1回、または4週で4日

労働基準法第35条は、毎週少なくとも1回の休日を与えることを定めています。4週間を通じて4日以上の休日を与える場合は、この限りではありません。月間の勤務表では、「休」の記号が週に1つ以上あるか、4週で4日以上あるかを、手順3の数える式で確かめておくと安心です。

22時から5時は深夜の割増

労働基準法第37条は、午後10時から午前5時までの間に働かせた場合、通常の賃金の2割5分以上の割増賃金を支払うよう定めています。夜勤や遅番の時間帯がこの範囲にかかる場合は、勤務表とは別に、給与の計算で深夜の時間を分けて数える必要があります。

これらのきまりの当てはめ方は、職場の就業規則や労使の協定、雇用の形によって変わります。判断に迷う場合は、勤務先を所管する労働基準監督署や社会保険労務士に確認します。

見やすく使いやすくする工夫

表の仕組みができたら、毎日見る人にとって使いやすい形に整えます。

名前と日付の行を固定する

月間の勤務表は横に長くなるため、右へスクロールすると名前が見えなくなります。名前の列と日付の行を固定するには、B5のセル(名前の列の右、日付と曜日の行の下)を選び、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」から「ウィンドウ枠の固定」を選びます。これで、スクロールしても名前と日付が表示されたままになります。

印刷はA4横1枚に収める

貼り出して使う場合は、「ページレイアウト」タブで印刷の向きを横にし、拡大縮小の設定で「シートを1ページに印刷」を選ぶと、1か月分がA4横の1枚に収まります。人数や勤務時間の集計の列を貼り出したくない場合は、印刷の範囲を名前と記号の範囲だけにしておきます。

記号の説明を表の中に書いておく

勤務表を初めて見る人や、新しく入った人にとって、「早」「明」といった記号が何時から何時の勤務なのかは分かりません。表の下か右の余白に、記号ごとの開始時刻、終了時刻、休憩時間の一覧を表示しておきます。「記号」シートの一覧を参照する式にしておけば、時刻を変えたときに勤務表の説明も自動で切り替わります。印刷して貼り出す場合も、この一覧を印刷の範囲に含めておくと、問い合わせが減ります。あわせて、表を作った人の名前と最終更新日を表の上に入力しておくと、どれが最新の版かを迷わずに済みます。

予定と実績を分けて保存する

勤務表は、働く予定を示す表です。実際に何時から何時まで働いたかの記録(出勤簿やタイムカード)とは別のものとして扱います。労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳、そのほか労働関係に関する重要な書類を5年間保存するよう定めており、附則第143条で当分の間は3年間とされています。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、始業と終業の時刻を確認して記録することが求められています。

予定の勤務表を上書きして実績に変えていくと、予定どおりだったのか、急な交代があったのかが後から分からなくなります。予定の勤務表は月ごとにファイルやシートを分けて保存し、実績はタイムカードや勤怠の記録で残す、と分けておきます。労働時間の考え方は、厚生労働省の労働時間・休日のページで確かめられます。

希望の休みを集めてから確定するまでの流れ

エクセルの仕組みが整っても、毎月の段取りが決まっていないと、締め切り直前に組み直しが続きます。月間の勤務表なら、次のような流れを決めておくと回しやすくなります。

  1. 前の月の中旬までに、翌月の希望の休みを集めます。紙に書いてもらう、共有のファイルに本人が入力する、など方法を1つに決めます
  2. 集めた希望を「休」の記号で入力し、手順3の数える式で、休みが特定の日に集中していないかを確かめます
  3. 夜勤や資格の要る勤務のように、入れる人が限られる勤務から先に埋めます
  4. 残りの日を日勤、早番、遅番で埋め、条件付き書式で人が足りない日に色が付いていないかを確かめます
  5. 1人ずつの出勤日数、休みの日数、週の合計時間を見て、偏りや法律の上限を超えていないかを確かめます
  6. 前の月の下旬までに確定版を全員に配り、ファイル名に「確定」と日付を入れて保存します

確定したあとに交代があった場合は、確定版のファイルを直接書き換えず、変更した日と理由を別の欄に記録しておきます。誰がいつ交代したかが分かるようにしておくと、給与の計算や、あとで勤務の偏りを振り返るときに役立ちます。

エクセルで勤務表を作るメリットとデメリット

エクセルの勤務表は便利ですが、向いている職場と向いていない職場があります。

メリット

エクセルで作る最大のメリットは、多くの職場ですでにパソコンに入っていて、新しい費用がかからないことです。表の形を自分の職場に合わせて自由に変えられ、記号の種類を追加したり、集計の列を加えたりするのも簡単です。紙で作っていた勤務表をエクセルに移すだけで、人数の数え間違いや曜日のずれはほとんどなくなります。

デメリット

一方で、人数が多くなるほど、表を作る人の負担は大きくなります。人数が増えると、希望の休みを集めて何度も組み直す作業に時間がかかりやすくなります。1つのファイルを複数の人が同時に直すと、どれが最新か分からなくなることもあります。また、資格を持つ人を毎日1人以上入れる、同じ人の夜勤を連続させない、といった条件を全部満たす組み合わせを、エクセルが自動で考えてくれるわけではありません。

向いている職場・向いていない職場

人数が少なく、勤務の種類が数種類の職場なら、エクセルの勤務表で十分に回ります。数十人規模で、資格や経験の組み合わせの条件が多い職場、スマートフォンから本人が希望を出し、確定した勤務を見られるようにしたい職場では、勤務表の作成に特化したシステムも比べてみる価値があります。その場合も、エクセルで作った表の記号の決まりや必要人数の考え方は、そのまま移せます。

エクセルの勤務表でよくある失敗

最後に、エクセルの勤務表で起きやすい失敗と、その防ぎ方を整理します。

記号の表記がそろわない

「早」と「早番」、全角の「A」と半角の「A」が混ざると、COUNTIF関数は別の文字として数えます。人数が合わないときは、まず記号の揺れを疑います。手順2のドロップダウンで「停止」の設定にしておけば、この失敗は防げます。

数式を誤って消してしまう

日付や人数の数式のセルに、誤って記号を入力してしまうと、その日から先の計算がずれます。数式のセルは文字の色を変えておき、「校閲」タブの「シートの保護」で、記号を入力する範囲以外を保護しておきます。保護する前に、記号を入力する範囲を選んで「セルの書式設定」の「保護」タブで「ロック」のチェックを外しておくと、その範囲だけは入力できます。

前の月のシートを直してしまう

翌月の表を作るときに、前の月のシートをそのまま書き換えてしまい、前の月の記録がなくなる失敗も多く見られます。シートは必ずコピーしてから月を書き換えます。シートの見出しを右クリックして「移動またはコピー」を選び、「コピーを作成する」にチェックを入れると、同じブックの中に複製できます。

夜勤明けを休みと数えてしまう

夜勤明けの日は、朝まで働いているため、暦の上では勤務がある日です。「明」の記号を休みと同じ扱いにして休日の数に入れてしまうと、法律で求められる休日の数を満たしていないのに、表の上では満たしているように見えてしまいます。夜勤明けは休みとは別の記号にして、休日の数には入れないようにします。

勤務表づくりを外に頼む職場から見えること

@SOHO編集部は、2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営の中で、勤務表やシフト表のエクセルのひな形づくりを外部に頼む相談が、介護や医療、飲食の小さな事業所から寄せられるのを見てきました。依頼が多いのは、表をゼロから作る作業よりも、すでに職場で使っている表の数式が崩れて直せなくなった、作った人が辞めて誰も仕組みが分からない、という場面です。長く使われる勤務表ほど、作った人だけが分かる複雑な式ではなく、この記事で紹介したような基本の関数の組み合わせで作られています。

仕事を頼む側と受ける側が直接やり取りすると、職場の勤務の決まりや必要人数を細かく伝えやすく、仕上がりの食い違いも少なくなります。仲介の手数料が乗らない手数料0%の形なら、同じ予算で修正の回数や説明書づくりまで頼みやすく、受ける側も手取りが厚くなります。

業務の仕組みづくりを支援する仕事には、表計算やAIを使って現場の作業を効率化する分野があり、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で詳しく紹介しています。勤務表の作成をシステムに切り替える開発の仕事は、アプリケーション開発のお仕事で扱っています。介護の事業所で勤務表や記録をデジタルに切り替えるときの補助金は介護・福祉事業所のDX化2026|IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、在宅勤務を取り入れる職場向けの助成金はテレワーク 助成金 2026で整理しています。中小企業の業務の見直しを専門に支える資格としては、中小企業診断士の資格ガイドも参考になります。

よくある質問

Q. エクセルの勤務表で、月が変わったら日付を自動で切り替えるにはどうすればよいですか?

年と月を入力するセルを1つずつ作り、1日目のセルにDATE関数で日付を作ります。2日目からは前の日に1を加え、MONTH関数で月が変わったら空欄にする式にしておけば、年と月のセルを書き換えるだけで、30日や28日の月にも自動で合わせられます。曜日はWEEKDAY関数とCHOOSE関数で表示します。

Q. 日ごとの出勤人数を自動で数える方法はありますか?

COUNTIF関数を使います。名前の行の範囲と勤務の記号を指定すると、その日に何人がその勤務に入っているかが数えられます。必要人数を別のセルに入力し、条件付き書式で人数が足りない日に色が付くようにしておくと、組み終えたあとの確認が速くなります。

Q. 夜勤の勤務時間がマイナスになってしまいます。どう計算すればよいですか?

日付をまたぐ勤務は、終了時刻のほうが小さくなるため、単純に引くとマイナスになります。終了時刻から開始時刻を引いた値をMOD関数で1で割った余りにし、24を掛けると時間数が出ます。休憩がある場合は、そこから休憩の時間を差し引きます。結果のセルの表示形式は標準にしておきます。

Q. エクセルの勤務表で管理しきれなくなるのはどんなときですか?

表としては多くの人数を扱えますが、人数が少なく勤務の種類も少ない職場なら、エクセルで十分に回ります。人数が多く、資格や経験の組み合わせの条件が多い場合や、本人がスマートフォンから希望を出す仕組みが必要な場合は、勤務表に特化したシステムも比べてみると負担を減らせます。

この記事について

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監修:@SOHO編集部

2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

公開:2026年9月20日最終更新:2026年10月25日
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