メールの誤送信のお詫び｜送ってしまったあとの対応と例文

メールの誤送信に気づいた瞬間は、誰でも頭が真っ白になります。違う取引先に見積書を送ってしまった、添付ファイルを取り違えた、一斉送信でお客様のメールアドレスをCCに入れてしまった。どの場合も、最初にやるべきことは、お詫びの文章を考えることではなく、被害を広げないための確認と報告です。お詫びのメールは、その確認が済んでから、事実を正確に書いて送ります。この記事では、メールの誤送信に気づいた直後にやること、上司への報告の仕方、場面ごとのお詫びの例文、個人情報の漏えいとして国への報告が必要になる場合、再発を防ぐ仕組みまでを順に説明します。誤送信のあとに届く多くの問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで管理する方法として、フォームで受付から返信までを扱うHalictにも後半で触れます。

メールの誤送信はなぜ起きるのか

メールの誤送信は、特別に注意力が低い人だけが起こすものではありません。忙しい時期、急いでいるとき、似た名前の取引先が複数あるときには、誰にでも起きます。誤送信の主な原因は、次のように分けられます。

誤送信の種類	よくある原因
宛先の間違い	メールソフトの宛先の自動補完で、似た名前の別人を選んでしまう
添付ファイルの間違い	ファイル名が似ている資料を取り違える、古い版を添付する
本文の間違い	別の取引先に送った文面を使い回し、社名や金額を直し忘れる
BCCとCCの間違い	一斉送信で、本来BCCに入れるべきアドレスをTOやCCに入れる
送信のタイミングの間違い	書きかけのまま送信ボタンを押してしまう

原因を種類ごとに整理しておくと、お詫びのメールに何を書くべきか、どんな再発防止策を伝えるべきかが決まります。例えば、宛先の間違いなら「送ってしまった相手に削除をお願いする」ことが中心になり、BCCとCCの間違いなら「アドレスが見えてしまった全員へのお詫び」と「個人情報の扱い」が中心になります。

誤送信に気づいた直後にやること

誤送信に気づいたら、次の順番で動きます。慌ててお詫びのメールを何通も送ると、かえって混乱を広げることがあるので、まず落ち着いて状況を確かめます。

1. 送ったメールを開き、宛先・本文・添付ファイルを確かめる
2. 誰に、何が、どれだけ届いたのかを書き出す
3. 上司や情報管理の担当者にすぐ報告する
4. 取り消しの機能が使えるか確かめる
5. 送ってしまった相手に連絡し、削除をお願いする
6. 本来の相手に、正しい内容を送り直す

何が届いたのかを正確に書き出す

最初にやるのは、送信済みのフォルダから誤って送ったメールを開き、事実を確かめることです。次の項目をメモに書き出しておくと、上司への報告にも、お詫びのメールにもそのまま使えます。

• 送信した日時
• 誤って届いた相手（社名、氏名、メールアドレス、人数）
• 届いた内容（本文に何が書かれていたか、添付ファイルの名前と中身）
• 含まれていた情報の種類（取引先の名前、金額、個人の氏名やメールアドレス、住所、病歴など）
• 本来送るべきだった相手と内容

特に大事なのは、誤って届いた情報の中に、個人に関する情報が含まれていたかどうかです。後で説明するとおり、含まれていた情報の種類や人数によっては、国への報告が義務になる場合があります。

取り消しの機能は確実ではない

メールソフトやサービスによっては、送信を取り消す機能があります。ただし、取り消しが使えるのは、送信してから短い時間のうちだけだったり、相手が同じ組織の中にいるときだけだったりと、条件が限られています。取り消しを試したとしても、相手に届いている前提で、削除のお願いとお詫びの連絡をするほうが確実です。

主なメールソフトの取り消しの仕組み

よく使われるメールソフトの取り消しの仕組みは、次のように公式のヘルプで案内されています。

メールソフト	取り消しの仕組み	使える条件
Gmail	送信の直後に画面の左下に出る「取り消し」を押すと、送信を取りやめられる	取り消せる時間は、設定で5秒、10秒、20秒、30秒から選ぶ
Outlook（職場や学校のアカウント）	送信済みのメッセージを開き、「メッセージの取り消し」を選ぶ	自分と受信者が同じ組織の Microsoft 365 のアカウントを使っていて、受信者がまだメッセージを開いていない場合だけ

Gmailの取り消しは、厳密には送信を数秒から30秒だけ遅らせ、その間に止める仕組みです（Gmail ヘルプのメールの送信または送信取り消し）。設定した時間を過ぎると、相手に届いたメールは取り消せません。Outlookの取り消しは、社外の相手や、個人用のアカウント（Gmail、Hotmail、Outlook.com）には使えないと案内されています（Microsoft サポートの Outlook でメールを取り消す方法）。取引先への誤送信では、取り消しはほとんど使えないと考えておくほうが現実的です。

Gmailのヘルプには、BCCの仕組みも説明されています。BCCに入れた人は、他のBCCの宛先の名前やメールアドレスを見られず、受信者が全員に返信しても、BCCの人にはその返信は届きません。逆に、CCに入れた人は、他の宛先をすべて見られます。一斉送信でBCCとCCを取り違えると、全員のアドレスが全員に見えてしまうのはこのためです。

自分だけで判断しない

誤送信をしたときに一番避けたいのは、上司に報告せず、自分だけでこっそりお詫びのメールを送って済ませようとすることです。会社として対応すべき事案かどうかは、届いた情報の中身によって変わります。個人情報が含まれていれば、会社として国への報告や本人への連絡が必要になることもあります。気づいたらすぐに上司に伝え、会社のルールに沿って動くことが、結果として自分も相手も守ることになります。

上司への報告の仕方

上司への報告は、口頭やチャットで先に一報を入れ、そのあとで書き出したメモを共有するのが基本です。報告では、言い訳より先に事実を伝えます。

報告の一言目は、「先ほど、A社に送るはずの見積書を、B社の担当者に誤って送信しました」のように、何が起きたかを1文で伝えます。そのうえで、次の順に補います。

1. いつ、誰に、何を送ってしまったか
2. 含まれていた情報（取引先の情報か、個人の情報か）
3. すでに取った対応（取り消しを試した、相手に電話をしたなど）
4. これから取ろうとしている対応と、その判断を仰ぎたい点

上司の判断を待つ間に、お詫びのメールの下書きを作っておきます。上司から「先方に電話を入れてからメールを送るように」「上司の名前も入れて送るように」といった指示があれば、それに合わせて直します。

お詫びのメールに入れる5つの要素

誤送信のお詫びのメールは、長い反省の言葉より、相手が次に何をすればよいかが分かることが大切です。次の5つの要素を、この順番で入れます。

1. 誤送信をしたことの報告とお詫び
2. 誤って送ったメールの特定（送信日時と件名）
3. 相手にお願いしたいこと（削除、開かずに破棄など）
4. 原因と、今後の対策
5. 改めてのお詫び

件名は、相手がすぐに用件を分かるよう、「メール誤送信のお詫び」「誤送信のお詫びとメール削除のお願い」のように、内容がひと目で分かる言葉にします。件名を曖昧にすると、相手が後回しにして、誤ったメールを開いたまま放置される可能性が高くなります。

お詫びの言葉は、「大変申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」のように、簡潔に、はっきり書きます。誤送信の原因を詳しく説明しすぎると、言い訳に聞こえることがあるので、原因は1、2文にとどめ、今後の対策を具体的に書くほうが、相手の安心につながります。

場面ごとのお詫びの例文

ここからは、よくある場面ごとに、そのまま使えるお詫びのメールの例文を紹介します。社名や名前、日時は、自分の状況に合わせて書き換えてください。

例文1：別の取引先に送ってしまったとき（誤って届いた相手へ）

件名：メール誤送信のお詫びと削除のお願い

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

本日10時15分に、件名「お見積書送付の件」のメールを〇〇様にお送りいたしましたが、こちらは別のお取引先様に送るべきものでした。確認不足により、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

誠に恐れ入りますが、該当のメールと添付ファイルを、開封されずに削除していただけますでしょうか。すでにご覧になっている場合も、破棄していただけますと幸いです。

今後は、送信の前に宛先と添付ファイルを2人で確認する手順を徹底し、同じことが起きないよう努めてまいります。

このたびは大変申し訳ございませんでした。

例文2：本来の相手に、正しい内容を送り直すとき

件名：【再送】お見積書送付の件

株式会社〇〇 購買部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

本来、本日10時ごろに〇〇様へお送りすべきお見積書の送付が、弊社の手違いにより遅れてしまいました。お待たせしてしまい、大変申し訳ございません。

改めて、お見積書を添付にてお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

本来の相手に送り直すときは、相手の情報が他社に渡ってしまった場合でなければ、誤送信の詳しい経緯まで書く必要はありません。ただし、本来の相手の情報（例えば、その取引先の見積金額）が別の会社に届いてしまった場合は、そのことを正直に伝え、お詫びする必要があります。この判断は自分だけでせず、上司と相談して決めてください。

例文3：添付ファイルを間違えたとき

件名：添付ファイル誤りのお詫びと差し替えのお願い

株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。

本日14時に件名「打ち合わせ資料の送付」でお送りしたメールに、誤った資料を添付しておりました。大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、先ほどの添付ファイル「資料_旧版.pdf」は破棄していただき、本メールに添付した「資料_最新版.pdf」をご確認いただけますでしょうか。

今後は、添付の前にファイルを開いて中身を確かめる手順を徹底いたします。重ねてお詫び申し上げます。

例文4：本文の社名や金額を間違えたとき

件名：先ほどのメールの記載誤りについてのお詫び

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

先ほど11時にお送りしたメールの本文で、ご提示した金額に誤りがございました。正しくは「月額120,000円（税込）」です。確認が行き届かず、大変申し訳ございません。

正しい内容は以下のとおりです。お手数ですが、先ほどのメールは破棄していただけますと幸いです。

（正しい内容を記載する）

今後は、送信の前に金額と社名を見直す手順を徹底いたします。

例文5：一斉送信でBCCではなくCCに入れてしまったとき

件名：メール誤送信のお詫び（メールアドレスの表示について）

お客様各位

株式会社△△の□□でございます。

本日9時30分に、件名「年末年始休業のご案内」のメールをお送りした際、本来はBCC欄に入力すべきメールアドレスをCC欄に入力して送信したため、受信された皆様のメールアドレスが、他の受信者の方に表示される状態となっておりました。

皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

誠に恐れ入りますが、該当のメールを削除していただきますよう、お願い申し上げます。また、該当のメールに対して「全員に返信」をされますと、さらに多くの方にメールアドレスが表示されてしまいますので、返信はお控えいただけますと幸いです。

今後は、複数のお客様にメールをお送りする際の手順を見直し、再発の防止に努めてまいります。このたびは誠に申し訳ございませんでした。

本件に関するお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。

（窓口の名前、電話番号、受付時間を記載する）

この場面では、お詫びのメールそのものを再び一斉送信するときに、同じ間違いを起こさないよう注意が必要です。お詫びのメールは、BCCに入れたことを2人以上で確かめてから送るか、1人ずつ個別に送ります。

例文6：社内の別の人に送ってしまったとき

件名：メール誤送信のお詫び

〇〇部 〇〇さん

お疲れさまです。△△部の□□です。

先ほど、別の方に送るべきメールを、誤って〇〇さんにお送りしてしまいました。申し訳ありません。

お手数ですが、件名「人事評価の資料」のメールと添付ファイルを、開かずに削除していただけますでしょうか。

社内の誤送信でも、人事や給与、健康に関する情報が含まれている場合は、社外への誤送信と同じように扱い、上司と情報管理の担当者に報告してください。

電話とメールのどちらで先に連絡するか

誤送信のお詫びは、メールだけで済ませてよい場合と、先に電話を入れるべき場合があります。

取引先の情報や金額、個人に関する情報が別の相手に届いてしまった場合は、メールより先に電話で連絡し、口頭でお詫びと削除のお願いをするのが丁寧です。電話で相手が状況を理解してくれれば、そのあとのメールは、事実の確認とお願いを文書で残すためのものになります。相手が不在なら、留守番電話に名前と用件を残し、メールでも同じ内容を送ります。

一方、社内の誤送信や、明らかに影響が小さい誤り（あいさつ文の誤字など）であれば、メールだけでも十分なことが多いでしょう。迷ったときは、相手の立場で「この誤りを知ったら、すぐに声で謝ってほしいと思うか」を考えると判断しやすくなります。

電話で伝える内容は、メールと同じく、事実とお願いを中心に短くまとめます。例えば、「株式会社△△の□□です。本日10時15分に、別のお取引先様あての見積書を、誤って〇〇様にお送りしてしまいました。大変申し訳ございません。お手数ですが、そのメールと添付ファイルを削除していただけますでしょうか。のちほど、同じ内容をメールでもお送りいたします」のように伝えます。電話の前に、伝える内容を3行ほどのメモにしておくと、慌てずに話せます。

個人情報が含まれていたときの対応

誤送信したメールの中に、個人の氏名やメールアドレス、住所、病歴などが含まれていた場合は、お詫びのメールだけでは済まないことがあります。個人情報保護法では、一定の条件に当てはまる個人データの漏えいが起きたとき、事業者は個人情報保護委員会への報告と、本人への通知をしなければならないと定められています。

個人情報保護委員会は、報告が義務になる場合として、次のような事態を挙げています。

• 病歴や健康診断の結果など、特に配慮が必要な個人情報（要配慮個人情報）が含まれる個人データの漏えい
• クレジットカードの番号など、不正に使われると財産的な被害が出るおそれがある個人データの漏えい
• 不正の目的をもって行われたおそれがある行為による漏えい
• 本人の数が1,000人を超える漏えい

メールの一斉送信の誤りも、この例として挙げられています。

自社の会員（1,000人超）にメールマガジンの配信を行う際、本来メールアドレスをBCC欄に入力して送信すべきところをCC欄に入力して一括送信した場合 出典: ppc.go.jp

報告には期限があります。個人情報保護委員会の案内では、発覚したらまず速やかに速報を出すこととされ、目安は発覚日から3日から5日以内です。そのあと、発覚日から30日以内（不正な目的で行われたおそれがある場合は60日以内）に確報を出します。報告先は原則として個人情報保護委員会ですが、業種によっては、権限が委任されている省庁に報告することになります。

報告が義務になるかどうか、どの省庁に報告するかは、含まれていた情報の種類や人数、業種によって変わります。個人の判断で「この程度なら大丈夫」と決めず、会社の情報管理の担当者と相談し、必要に応じて個人情報保護委員会の案内を確かめてください。報告の対象にならない場合でも、アドレスが見えてしまった人へのお詫びと削除のお願いは、誠実に行う必要があります。

お詫びのメールで避けたい書き方

お詫びのメールで、かえって相手の印象を悪くしてしまう書き方があります。次の5つは避けましょう。

原因を長々と説明する

「当日は担当者が休んでおり、急いで対応したため」のように原因を詳しく説明すると、言い訳に聞こえます。原因は1、2文で簡潔に書き、対策に字数を使います。

「ご確認ください」だけで終える

何をしてほしいのかが書かれていないと、相手は誤ったメールをそのまま残してしまいます。「開封せずに削除していただけますでしょうか」のように、お願いする行動を具体的に書きます。

相手に責任があるように読める書き方

「念のため、届いたメールはご自身で削除をお願いいたします」のように、相手に負担を押しつけるような言い方は避けます。相手は被害を受けた側なので、「お手数をおかけして恐縮ですが」と添えて、丁寧にお願いします。

お詫びのメールでまた誤る

慌てて書いたお詫びのメールで、相手の名前を間違えたり、また別の人に送ったりすると、信頼の回復はさらに難しくなります。お詫びのメールは、送る前に宛先、本文、件名を、できれば別の人にも確かめてもらいます。

誤送信を隠そうとする

誤ったメールが相手に届いていないことを期待して、何もしないのは最も避けるべき対応です。誤送信は、相手が気づいたときに、こちらから報告がなかったことで、信頼を大きく損ないます。

誤送信のあとに届く問い合わせへの対応

BCCとCCの間違いのように、多くのお客様に影響が出た誤送信では、お詫びのメールを送ったあとに、たくさんの問い合わせが届くことがあります。「自分のアドレスは誰に見えたのか」「迷惑メールが届くようになったらどうすればよいのか」「なぜこんなことが起きたのか」といった質問に、一人ひとり丁寧に答える必要があります。

このとき気をつけたいのは、問い合わせへの返信を、また一斉送信で済ませないことです。問い合わせへの返信は1件ずつ個別に送り、誰にいつ返信したかを記録しておきます。問い合わせが多くなると、担当者が複数いても「誰が返信したのか」「まだ返信していないのは誰か」が分からなくなりがちです。共有の表を作り、問い合わせごとに「受付日時」「内容」「担当」「状況」「返信日時」の列を作って管理すると、返信の漏れや二重の返信を防げます。

問い合わせが多く、担当者も複数になる場合は、問い合わせを受け付けるフォームと、返信までの管理を1か所でできるサービスを使う方法もあります。その選択肢の1つがHalictです。Halictの公式サイトでは、フォームに届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されると案内されています。登録すればその日から使え、始めるときにクレジットカードは不要とされています。お詫びのメールに問い合わせ用のフォームのURLを載せておけば、届いた問い合わせを1件ずつ担当者に割り振り、返信までの状況をチームで確かめながら対応できます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

もちろん、問い合わせの件数が少なければ、共有の表とメールソフトで十分です。大切なのは、問い合わせに漏れなく、個別に、誠実に答えることです。

お詫びのあとのフォロー

お詫びのメールを送って終わりにせず、そのあとのフォローまで行うと、相手の不安を早く解消できます。

まず、削除をお願いした相手から返事がない場合は、1、2日たっても反応がなければ、改めて電話で確認します。相手が忙しく、メールを読んでいないこともあるからです。電話では、削除していただけたかどうかを丁寧に確かめ、手間をかけたことに改めてお礼とお詫びを伝えます。

次に、本来の相手との取引に影響が出ていないかを確かめます。見積書や資料の到着が遅れたことで、相手の社内の手続きが遅れていないか、締め切りを延ばす必要がないかを、担当者に確認しておきます。

最後に、社内で決めた再発防止策を、実際に始めたことを確かめます。お詫びのメールに書いた対策が、数週間後には誰も守っていない、という状態では、同じ誤りが起きたときに信頼を取り戻すのは難しくなります。対策を始めた日を記録し、1か月後に守られているかを見直す予定を立てておくと、対策が形だけになりにくくなります。

誤送信を防ぐための仕組み

お詫びのメールに「今後は気をつけます」と書いても、気をつけるだけでは同じ誤りはまた起きます。再発を防ぐには、注意に頼らず、仕組みで止めることが大切です。代表的な方法を紹介します。

送信の前に確かめる項目を決める

送信ボタンを押す前に、「宛先」「件名」「本文の社名と金額」「添付ファイルの中身」の4つを確かめると決めておきます。紙に書いてモニターの横に貼っておくだけでも、確認の習慣が付きやすくなります。

宛先の自動補完に頼らない

メールソフトの宛先の自動補完は便利ですが、似た名前の人を選んでしまう原因になります。取引先のアドレスは、アドレス帳に会社名を付けて登録しておく、重要なメールでは前回のメールに返信する形で送る、といった工夫で、選び間違いを減らせます。

送信を遅らせる設定を使う

メールソフトによっては、送信ボタンを押してから実際に送られるまで、実際に送られるまでの時間に余裕を持たせる設定ができます。この間に誤りに気づけば、送信を止められます。使っているメールソフトに同じような機能があるかを確かめておきましょう。

複数のお客様に送るときは一斉送信の道具を使う

複数のお客様に同じ案内を送るとき、通常のメールソフトでBCCを使うと、入力の誤りが一度に多くの人に影響します。お客様あての案内を定期的に送るなら、1人ずつ個別に送信される配信の仕組みを使うほうが、BCCとCCの取り違えそのものが起きなくなります。

添付ファイルの扱いを決める

添付ファイルを間違える誤りは、ファイル名の付け方で減らせます。「取引先名_資料名_日付」のように名前を付けるルールを決めておけば、別の取引先の資料を添付したときに気づきやすくなります。個人情報を含むファイルは、メールに直接添付せず、アクセスできる人を限定した共有の仕組みを使うことも検討してください。

ダブルチェックの対象を決める

すべてのメールを2人で確かめるのは現実的ではありません。「社外に送る個人情報を含むメール」「複数のお客様に送るメール」「金額を含む見積書や請求書」のように、ダブルチェックの対象を決めておくと、負担を増やさずに大きな事故を防げます。

再発防止をお詫びのメールにどう書くか

お詫びのメールに書く再発防止策は、相手が「これなら同じことは起きない」と思える具体的な内容にします。

例えば、「今後は十分注意いたします」ではなく、「今後は、社外に資料を送る際、送信の前に宛先と添付ファイルを2人で確認する手順を設けます」のように、何を変えるのかを書きます。BCCとCCの間違いであれば、「今後、複数のお客様へのご案内は、お一人ずつに個別に送信される配信の仕組みに切り替えます」のように書けば、同じ誤りが仕組みとして起きなくなることが伝わります。

ただし、まだ決まっていない対策を約束として書くのは避けます。お詫びの時点では「再発防止策を検討し、改めてご報告いたします」とし、対策が決まったあとに改めて報告するほうが誠実です。

メールの対応の力を仕事に生かす

お客様からの問い合わせやクレームに、正確で丁寧なメールで答える力は、事務やカスタマーサポートの仕事で特に求められる力です。誤送信のような事故が起きたときに、事実を整理し、相手が次に何をすればよいかが分かるメールを書けることは、仕事の信頼につながります。

在宅で働ける事務やカスタマーサポートの仕事には、メールやチャットでの問い合わせ対応、受付の管理、データの入力など、さまざまな内容があります。どんな仕事があり、どんなスキルが求められるかはカスタマーサポート・事務全般のお仕事で紹介しています。また、情報の漏えいを防ぐ仕組みづくりに関心がある人は、セキュリティの分野の仕事を知っておくと、自分の経験を生かす道が広がります。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、セキュリティの診断や対策の支援など、仕事の種類と求められるスキルをまとめています。

在宅で仕事をする人が増えると、自宅でメールや個人情報を扱う場面も増えます。在宅勤務の環境を整える費用を支える仕組みについては、テレワーク 助成金 2026で、制度の概要と申請の流れを説明しています。

運営者の立場から見た、誤送信のあとに信頼を取り戻す人の共通点

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、メールの誤りそのものより、誤りのあとの対応で、その人の評価が大きく分かれることが多いと感じます。誤送信をしたあと、すぐに事実を報告し、相手にしてほしいことをはっきり伝え、再発防止の仕組みを具体的に示した人は、むしろ「この人なら任せられる」と信頼を深めることがあります。逆に、報告が遅れたり、説明が言い訳に終始したりすると、それまでの仕事の評価まで下がってしまいます。

業務委託の仕事では、発注者と受注者が直接やり取りする場面が多く、仲介の手数料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。そうした直接の関係は、日々のメールの誠実さに支えられています。誤送信は誰にでも起きますが、起きたときの対応の手順を知っておけば、慌てずに信頼を守ることができます。

メールの誤送信に気づいたら、まず何が誰に届いたのかを確かめ、上司に報告し、相手に削除をお願いし、正しい内容を送り直す。この順番を覚えておくだけで、いざというときの対応は大きく変わります。メールでの対応の力を仕事に生かしたい人は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で、問い合わせ対応の仕事の内容も確かめてみてください。

よくある質問

Q. 誤送信のお詫びはメールだけでよいですか？

取引先の情報や金額、個人に関する情報が別の相手に届いてしまった場合は、メールより先に電話で連絡し、口頭でお詫びと削除のお願いをするのが丁寧です。そのあとで、事実とお願いを文書で残すためにメールを送ります。社内の誤送信や、あいさつ文の誤字のように影響が小さい誤りであれば、メールだけで足りることが多いでしょう。

Q. BCCとCCを間違えて一斉送信したら国への報告が必要ですか？

個人情報保護委員会の案内では、本人の数が1,000人を超える個人データの漏えいなどは報告の対象とされ、会員1,000人超へのメールでBCCとCCを取り違えた場合が例に挙げられています。人数や含まれていた情報の種類、業種によって扱いが変わるので、自分で判断せず、会社の情報管理の担当者と相談し、委員会の案内を確かめてください。

Q. 誤送信したメールの取り消し機能を使えば、お詫びは不要ですか？

不要とは言えません。取り消しの機能は、送信してから短い時間のうちだけ、相手が同じ組織の中にいるときだけなど、使える条件が限られています。相手がすでにメールを開いている可能性もあります。取り消しを試した場合でも、相手に届いている前提で、お詫びと削除のお願いの連絡を入れるほうが確実です。

Q. お詫びのメールに再発防止策はどう書けばよいですか？

「今後は注意します」ではなく、何を変えるのかを具体的に書きます。例えば「社外に資料を送る際は、送信前に宛先と添付ファイルを2人で確認する手順を設けます」のように書くと、相手は同じことが起きないと分かります。まだ決まっていない対策を約束として書くのは避け、決まってから改めて報告するほうが誠実です。