メール誤送信のお詫びテンプレート｜送ってしまった後の対応

メールを誤送信してしまったときのお詫びは、文面の美しさより、早さと、相手にお願いしたいことの明確さで決まります。間違えて届いた相手には「どのメールを」「どうしてほしいのか」、本来送るはずだった相手には「何が起きて」「これからどうするのか」を、短く正確に伝えれば、お詫びのメールは役目を果たします。

この記事では、誤送信に気づいた直後にやること、お詫びのメールに入れる要素、場面ごとのテンプレート、個人情報が含まれていた場合の確認、再発を防ぐ工夫を順に整理します。誤送信の後に届く問い合わせや削除の確認の返信を、担当と状況を付けて最後まで追う方法として、フォームサービスのHalictにも触れます。

メール誤送信はどのくらい起きているのか

メール誤送信は、誰にでも起こり得るミスです。セキュリティ製品を扱う会社の解説では、誤送信を次のように説明しています。

メール誤送信とは、宛先の入力ミスや添付ファイルの間違い、誤情報の記載などにより、意図しない情報を送信してしまうミスです。日常的にメールを使うビジネスパーソンの多くが、何らかの誤送信を経験しています。 出典: cybersolutions.co.jp

誤送信の種類は、大きく分けると次の5つです。

• 宛先の間違い：別の人や別の会社に送ってしまう
• CCとBCCの間違い：BCCで送るべき一斉送信を、宛先やCCに全員を入れて送ってしまう
• 添付ファイルの間違い：別の取引先の資料や、社内向けの資料を添付してしまう
• 内容の誤り：金額、日付、場所、名前などを間違えて書いてしまう
• 送信の重複や途中送信：同じメールを何度も送る、書きかけで送ってしまう

同じ解説では、個人情報の漏えいの事件と事故のうち、メールの誤送信によるものが24.5%を占めるという調査結果も紹介されています。調べた範囲や時期によって数字は変わりますが、サイバー攻撃のような外からの被害と並んで、日々のメールの扱いのミスが情報の漏えいの大きな原因になっていることは確かです。

誤送信そのものは防ぎきれないことがあります。だからこそ、起きてしまった後の対応の速さと正確さで、相手からの信頼を保てるかどうかが分かれます。

誤送信に気づいたら最初にやること

誤送信に気づいたら、お詫びのメールを書く前に、次の順番で状況を確かめます。慌ててお詫びを送ると、そのお詫びのメールでまた宛先を間違える、という二重のミスが起きやすくなります。

1. 取り消しの機能が使えるか確かめる

使っているメールのサービスによっては、送信の直後の短い時間だけ、送信を取り消せる機能があります。気づいたのが送った直後なら、まず画面に取り消しの表示が出ていないかを見ます。ただし、相手にすでに届いたメールを、こちらの操作で確実に消す方法は基本的にありません。取り消しができなかった場合は、届いたものとして対応します。

2. 何を、誰に、送ってしまったかを書き出す

送信済みのフォルダから問題のメールを開き、次の3つを書き出します。

• 誤って届いた相手（宛先、CC、BCCのすべて）
• 送ってしまった内容（本文、添付ファイルの名前と中身）
• 本来送るはずだった相手

特に添付ファイルは、ファイルを開いて中身を確かめます。ファイル名だけで判断すると、どの情報が相手に渡ったのかを取り違えることがあります。

3. 上司や担当の部署に報告する

会社で働いている場合は、自分だけで判断せず、すぐに上司や情報管理の担当の部署に報告します。個人情報や取引先の機密が含まれていた場合は、会社として対応を決める必要があるからです。報告が遅れるほど、取れる対応の幅が狭まります。フリーランスで働いている場合は、取引先から預かった情報を誤送信したなら、その取引先にも速やかに知らせます。

4. お詫びと削除のお願いを送る

状況が整理できたら、誤って届いた相手にお詫びと削除のお願いを、本来の相手にお詫びと正しい内容を送ります。この2通は、別々のメールとして、それぞれの相手だけを宛先にして送ります。

お詫びを送るまでの時間の目安

誤送信のお詫びは、気づいてから1時間以内に送るのが目安です。時間がたつほど、誤って届いた相手がメールを開いたり、ほかの人に転送したりする可能性が高まります。本来の相手も、届くはずのメールが届かないまま待つことになります。

ただし、早さを優先して状況を確かめずに送ると、誤って届いた相手の数を見落としたり、添付ファイルの中身を取り違えたりします。会社で働いている場合は、上司への報告を先に済ませ、お詫びの文面を上司に確かめてもらってから送ると、二重のミスを防げます。夜間や休日に気づいた場合でも、誤って届いた相手への削除のお願いだけは、その場で送っておくのが安全です。

お詫びのメールに入れる5つの要素

誤送信のお詫びのメールには、次の5つを入れます。

1. 件名で誤送信のお詫びと分かるようにする

「【お詫び】先ほどお送りしたメールについて」のように、件名だけでお詫びのメールだと分かるようにします。問題のメールへの返信として送ると、相手はどのメールの話かをすぐに理解できます。

2. どのメールかを特定する

送った日時と件名を書き、どのメールのことかを相手が特定できるようにします。「本日10時15分に『〇〇のご案内』という件名でお送りしたメール」のように書きます。

3. 何が起きたかを事実で伝える

「宛先を誤ってお送りしてしまいました」「別のお客様の資料を添付してしまいました」のように、起きたことを1文で伝えます。言い訳や長い経緯は書きません。

4. してほしいことを具体的に頼む

誤って届いた相手には、「メールと添付ファイルを開かずに削除していただけますでしょうか」と、してほしいことをはっきり書きます。削除したことを返信で知らせてほしい場合は、そのことも書き添えます。

5. 謝罪と今後の対応を伝える

最後に改めてお詫びし、再発を防ぐために何をするかを短く伝えます。「今後は送信前の確認を徹底いたします」だけでは具体性に欠けるので、できれば「宛先を2人で確かめてから送るようにいたします」のように、実際に取る手順を書きます。

テンプレート1：別の人に送ってしまった場合（誤って届いた相手へ）

本来は別の人に送るはずのメールが届いてしまった相手に送るお詫びです。相手は無関係な第三者なので、短く、してほしいことを明確に書きます。

件名：【お詫び】誤ってお送りしたメールの削除のお願い

〇〇様

突然のご連絡を失礼いたします。 株式会社△△の□□と申します。

本日11月4日10時15分に「お見積書の送付」という件名でお送りしたメールは、宛先を誤ってお送りしてしまったものでございます。 大変申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、当該のメールと添付ファイルを開かずに削除していただけますでしょうか。 削除いただけましたら、このメールにご返信いただけますと幸いです。

このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 今後は送信前の宛先の確認を徹底し、同じことが起きないよう努めてまいります。

株式会社△△ 営業部　□□ 電話：03-〇〇〇〇-〇〇〇〇

相手が見ず知らずの人の場合、メールの中に問題のメールの中身を繰り返し書くと、それ自体がもう一度の漏えいになります。件名と送った日時だけで、どのメールかを特定してもらいます。

テンプレート2：本来送るはずだった相手へ

宛先を間違えた場合、本来の相手にもお詫びと正しい内容を送ります。相手の情報が第三者に渡った場合は、そのことも隠さずに伝えます。

件名：【お詫び】お見積書の送付について

株式会社〇〇 購買部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の□□です。

本日お送りする予定だったお見積書を、弊社の不手際により、誤って別の宛先にお送りしてしまいました。 誤って届いた先には、すでにメールと添付ファイルの削除をお願いしております。

御社の大切な情報を誤って扱ってしまい、深くお詫び申し上げます。 改めて、お見積書をこのメールに添付してお送りいたします。

今後は、送信の前に宛先を2名で確かめる手順を設け、同じことが起きないようにいたします。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。

株式会社△△ 営業部　□□ 電話：03-〇〇〇〇-〇〇〇〇

誤って届いた先から削除の返信が届いたら、本来の相手にも「先方より削除のご連絡をいただきました」と一言知らせると、相手の不安が和らぎます。

テンプレート3：CCとBCCを間違えて一斉送信した場合

複数の人に送るメールで、BCCに入れるべきアドレスを宛先やCCに入れてしまうと、受け取った全員にほかの人のアドレスが見えてしまいます。全員に同じお詫びを送りますが、このお詫びは必ずBCCで送ります。

件名：【お詫び】先ほどお送りしたメールについて

各位

株式会社△△の□□でございます。

本日11月4日14時に「セミナー開催のご案内」という件名でお送りしたメールにおいて、本来はほかの方のメールアドレスが表示されない形（BCC）でお送りすべきところ、受信者の皆様のメールアドレスが表示される形でお送りしてしまいました。

皆様の大切なメールアドレスをほかの方に表示させてしまい、深くお詫び申し上げます。

お手数をおかけしますが、当該のメールを削除していただきますようお願いいたします。 また、当該のメールに対して「全員に返信」をなさいますと、ほかの方にもメールが届いてしまいますので、ご返信はお控えいただけますと幸いです。

今後は、一斉送信の際に送信前の宛先の確認を2名で行う手順を設け、再発の防止に努めてまいります。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。

株式会社△△ □□ 電話：03-〇〇〇〇-〇〇〇〇

お詫びの宛先の欄には自分のアドレスを入れ、受信者は全員BCCに入れます。送る前に、宛先の欄とCCの欄に受信者のアドレスが残っていないかを必ず確かめます。

テンプレート4：添付ファイルを間違えた場合

取引先に送るファイルを間違え、別の取引先の資料や、社内向けの資料を添付してしまった場合のお詫びです。

件名：【お詫び】添付ファイルの誤りについて

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

本日16時にお送りした「打ち合わせ資料の送付」のメールにおいて、誤った資料を添付してしまいました。 大変申し訳ございません。

お手数ですが、先ほどのメールと添付ファイル「資料_1104.pdf」を削除していただけますでしょうか。 正しい資料を、このメールに添付いたしました。

今後は、ファイルを添付した後に中身を開いて確かめてから送るようにいたします。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

株式会社△△ □□

誤って添付した資料が別の取引先の情報だった場合は、その取引先にも事情を伝えてお詫びします。自分の会社の社内向けの資料だった場合は、上司に報告し、内容によっては会社として相手に削除の確認を求めます。

テンプレート5：内容を間違えた場合

金額、日付、場所などを間違えて送った場合は、訂正のお知らせとしてお詫びを送ります。相手がすでに間違った内容で動いている可能性があるので、できるだけ早く送ります。

件名：【訂正とお詫び】打ち合わせの日時について

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

本日お送りしたメールで、打ち合わせの日時を誤って記載しておりました。 正しくは下記のとおりです。

誤：11月12日（木）14時から 正：11月13日（金）14時から

ご確認いただいた後で大変恐縮ですが、ご予定の変更をお願いできますでしょうか。 ご都合が合わない場合は、改めて日程を調整させていただきます。

確認が行き届かず、誠に申し訳ございませんでした。

株式会社△△ □□

訂正では、「誤」と「正」を並べて書くと、相手が何をどう直せばよいかがすぐに分かります。金額の誤りで請求書や見積書を作り直した場合は、新しい書類を添付し、古い書類を破棄してもらうよう依頼します。

テンプレート6：社内で誤送信した場合

社内の別の人や別の部署に誤って送った場合は、社外ほどかしこまらず、要点を伝えます。ただし、人事や給与のように社内でも見せてはいけない情報が含まれていた場合は、上司や担当の部署に報告したうえで対応します。

件名：誤送信のお詫びとメール削除のお願い

〇〇さん

お疲れさまです。営業部の□□です。

先ほど10時30分に送った「〇〇の件」のメールは、別の方に送るはずのものでした。 お手数ですが、開かずに削除をお願いできますか。

ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

テンプレート7：書きかけのメールや同じメールを重ねて送った場合

書きかけの段階で送信してしまった場合や、同じメールを何度も送ってしまった場合は、情報の漏えいには当たらないことが多いものの、相手を混乱させます。短いお詫びと、どのメールを正とするかを伝えます。

件名：【お詫び】先ほどのメールについて（こちらが正しい内容です）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

先ほど、作成の途中のメールを誤って送信してしまいました。 大変失礼いたしました。

お手数ですが、先ほどのメールは破棄していただき、本メールの内容をご確認いただけますでしょうか。

（ここに正しい本文を書く）

ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。

株式会社△△ □□

同じメールを重ねて送った場合は、「同じメールを重ねてお送りしてしまいました。内容は同じですので、1通のみご確認いただければ幸いです」と1通だけ送ります。重複を詫びるメールまで重ねないよう、送る前に宛先と件名を見直します。

テンプレート8：情報の持ち主にお詫びする場合

別の取引先の資料を誤って添付した、顧客の情報を誤って第三者に送った、という場合は、誤って届いた相手だけでなく、情報の持ち主にもお詫びが必要です。持ち主にとっては、自分の情報が知らないところで他人に渡ったことになるので、最も丁寧に対応します。

件名：【お詫び】御社の資料の誤送信について

株式会社〇〇 〇〇様

いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の□□です。

本日、弊社の不手際により、御社からお預かりしている資料「〇〇計画書」を、誤って別の取引先1社にメールで送ってしまいました。 御社の大切な情報をお預かりしながら、このような事態を招き、深くお詫び申し上げます。

誤って届いた先には、本日15時に電話でご連絡し、メールと添付ファイルを削除していただいたことを確認しております。

送信の前に添付ファイルの中身を確かめる手順が守られていなかったことが原因です。 今後は、社外に資料を送る際は2名で宛先と添付ファイルを確かめる手順を設けます。

改めて、直接お詫びに伺いたく存じます。 ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。

株式会社△△ 営業部　□□ 電話：03-〇〇〇〇-〇〇〇〇

情報の持ち主へのお詫びは、メールだけで済ませず、電話でも伝えるのが基本です。いつ、誰に、何が渡り、その後どうなったのかを、聞かれる前に伝えます。

メールより先に電話で伝えるべき場面

誤送信のお詫びは、メールで送るのが一般的ですが、次のような場面では、メールの前に電話で伝えます。

• 取引先から預かった機密の資料や、個人情報を誤送信した場合
• 誤って届いた相手が同業の会社など、情報が渡ると相手に不利益が生じる場合
• 金額や納期の誤りで、相手がすでに動きはじめている可能性がある場合
• お詫びのメールに返信がなく、削除の確認が取れない場合

電話では、何が起きたかと、してほしいことを先に伝え、詳しい内容は後からメールで送ると伝えます。電話の後に送るメールには「先ほどお電話でお伝えしたとおり」と書き、電話で話した内容を文字で残しておきます。

削除の確認が取れないとき

誤って届いた相手から、削除したという返信が来ないことはよくあります。相手は無関係な第三者なので、返信する義務はありません。それでも、取引先や顧客の情報が含まれていた場合は、確認が取れるまで追いかけます。

お詫びのメールから1営業日ほど待っても返信がない場合は、もう一度、短く確認のメールを送ります。「お忙しいところ恐縮ですが、先日のメールを削除いただけましたかどうか、ご一報いただけますと幸いです」のように書きます。それでも返信がない場合は、相手の会社の代表電話に連絡します。

相手に削除を強く求める立場にはないので、言葉は丁寧にし、相手の手間に対するお礼を添えます。どこまで確認を取ったかは記録に残し、会社の担当の部署や情報の持ち主に報告します。

社内に提出する報告書のテンプレート

会社で誤送信が起きた場合、社内の決まりで経緯の報告書を求められることがあります。報告書は、次の項目で書くと、読む人が判断しやすくなります。

件名：メール誤送信に関するご報告

1. 発生日時：2026年11月4日（水）10時15分
2. 発生させた者：営業部　□□
3. 内容：株式会社〇〇宛てのお見積書を、誤って株式会社◇◇の担当者に送信した
4. 漏えいした情報：お見積書（株式会社〇〇の社名、担当者名、見積金額）
5. 発覚の経緯：送信の直後に、送信済みのフォルダを確かめて本人が気づいた
6. 対応：10時40分に株式会社◇◇へ削除を依頼し、11時10分に削除の返信を受領。株式会社〇〇には11時30分に電話でお詫びし、正しいお見積書を送付した
7. 原因：宛先の自動補完の候補を確かめずに選んだ
8. 再発防止策：宛先を最後に入力し、送信前に宛先の会社名を読み上げて確かめる

報告書は、時刻を分の単位まで書き、起きたことと対応したことを分けて書きます。原因は個人の不注意で終わらせず、手順のどこで防げたかまで書くと、再発防止策が具体的になります。

お詫びのメールで避けたい書き方

お詫びのつもりで書いた言葉が、かえって相手の不信を招くことがあります。

言い訳を長く書く

「システムの不具合で」「忙しさのあまり」のように原因を長く書くと、責任を逃れようとしているように読まれます。原因は、相手に関係のある範囲で1文にとどめます。

問題のメールの中身を繰り返す

誤って届いた相手へのお詫びに、「〇〇様の住所と電話番号が記載されたメール」のように中身を書くと、その情報をもう一度伝えてしまうことになります。

軽い言葉で済ませる

「すみません、間違えました」だけでは、相手に何をしてほしいのかが伝わりません。社外の相手には、「大変申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」のように、改まった表現を使います。

何度も送り直す

お詫びを送った直後に「追伸」「再送」とメールを重ねると、相手の受信箱をさらに埋めてしまいます。お詫びは1通で必要なことを伝えきるように、送る前に読み直します。

個人情報が含まれていた場合に確かめること

誤送信したメールに、顧客の氏名、住所、電話番号、メールアドレスのような個人情報が含まれていた場合は、会社として国への報告が必要になることがあります。個人情報保護委員会は、漏えい等報告が必要になる場合の例として、次のような場面を挙げています。

自社の会員（1,000人超）にメールマガジンの配信を行う際、本来メールアドレスをBCC欄に入力して送信すべきところをCC欄に入力して一括送信した場合 出典: ppc.go.jp

同じページでは、報告が義務付けられる場合として、病歴などの配慮が必要な個人情報が含まれる場合、財産的な被害が生じるおそれがある場合、不正な目的で行われたおそれがある場合、本人の数が1,000人を超える場合（民間の事業者の場合）を挙げています。報告の期限や本人への通知の扱いも、同じ委員会の案内に書かれています。

報告が要るかどうかは、漏えいした情報の種類と人数、事業者の業種などで変わります。個人で判断せず、会社の情報管理の担当の部署や、個人情報保護委員会の案内で確かめます。フリーランスや個人事業主で、取引先から預かった個人情報を誤送信した場合は、まず取引先に知らせ、取引先の指示に従います。

誤送信のメールを受け取った側になったとき

逆に、自分が誤送信のメールを受け取ることもあります。明らかに自分宛てではないメールが届いたら、添付ファイルは開かず、送り主に「誤ってこちらに届いているようです」と短く知らせ、メールを削除します。送り主から削除のお願いが届いた場合は、削除したことを一言返すと、送り主は次の対応に進めます。

届いたメールの中身をほかの人に転送したり、話題にしたりすることは避けます。取引先の誤送信だった場合でも、相手を責める言葉は控え、「ご連絡ありがとうございます。削除いたしました」と事実だけを返すと、その後の取引に影響を残しません。

誤送信の後に届く返信を取りこぼさない

お詫びのメールを送った後には、さまざまな返信が届きます。「削除しました」という連絡、「どの情報が漏れたのか」という問い合わせ、「今後どうするのか」という確認などです。一斉送信の誤りでは、数十件から数百件の返信が短い時間に集中することもあります。

返信が数件なら、通常のメールソフトで1件ずつ返事をすれば足ります。返信が多いときは、スプレッドシートに受信者の一覧を作り、「お詫びを送った」「削除の連絡あり」「問い合わせあり」「回答済み」の列を付けて、1件ずつ状況を記録していくと、誰に返事をしていないかが見えるようになります。

それでも、複数の担当者で手分けをすると、同じ人に二重に返事をしたり、誰も返事をしないまま日が過ぎたりしがちです。社外から届く問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、問い合わせの受付から返信までを1つの画面で扱える道具を使う方法があります。

たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況（ステージ）を付けて管理し、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームサービスです。お詫びのメールの中で、問い合わせ用のフォームを案内しておけば、届いた問い合わせを1件ずつ担当に割り振り、回答が済んだかどうかを状況で追えます。公式の料金ページによると、フリーのプランはメンバー1人までで、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まではスターターのプランで月額2,980円、10人まではチームのプランで月額7,800円（いずれも税抜）です。Halictは問い合わせを受け付けて返信まで管理する道具で、メールの誤送信そのものを防ぐ機能はありません。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

誤送信を防ぐための工夫

お詫びが済んだら、同じことを繰り返さない仕組みを作ります。気をつけるだけでは、忙しいときに同じミスが起きます。

宛先は最後に入れる

本文と添付ファイルを整えてから、最後に宛先を入れる習慣にすると、書きかけのメールを送ってしまうことがなくなります。返信のメールでは宛先が先に入っているので、送る前に宛先を見直します。

宛先の自動補完に頼らない

メールソフトは、数文字入力すると過去の宛先を候補として出します。名前の似た別の人を選んでしまう誤送信の多くは、この候補をそのまま選ぶことで起きます。候補を選んだ後に、表示された名前とアドレスを読み直します。

一斉送信の手段を分ける

多くの人に同じ案内を送るときは、通常のメールソフトでBCCを使うより、一斉配信の専用のサービスを使うほうが、ほかの受信者のアドレスが見える事故を防げます。会社として一斉送信の手段を決めておきます。

送信を遅らせる設定を使う

メールのサービスやソフトによっては、送信のボタンを押してから実際に送られるまでに数十秒から数分の猶予を設ける設定があります。この間なら取り消せるので、送った直後に気づく誤りを防げます。

添付ファイルは開いて確かめる

添付した後にファイルを開き、中身が正しいかを確かめてから送ります。ファイル名に取引先の名前を入れておくと、別の取引先の資料を添付したときに気づきやすくなります。

ファイルは共有のリンクで送る

重要な資料は、メールに直接添付するのではなく、クラウドのストレージに保存して、閲覧できる人を限った共有のリンクを送る方法もあります。誤った相手にリンクを送ってしまっても、後から共有の設定を外せば、相手は資料を開けなくなります。添付ファイルのように、届いた後に取り戻せないという事態を避けられます。

2人で確かめる場面を決める

すべてのメールを2人で確かめるのは現実的ではありません。個人情報を含むメール、一斉送信、初めての取引先へのメールのように、誤送信の影響が大きい場面に限って、送る前に別の人が宛先を確かめる手順を決めます。

誤送信の後の対応が、信頼を左右する

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引が長く続く人は、ミスをしないことより、ミスの後の対応が早く正確です。誤送信に気づいたその日のうちに、事実と、相手にしてほしいことと、再発を防ぐ手順をそろえて伝えられる人は、かえって「この人なら任せられる」と受け止められることがあります。直接の取引では、間に入る会社がいない分、こうした対応のひとつひとつが、そのまま次の依頼につながります。

情報の扱いの基本は、在宅で受けるどの仕事でも求められます。セキュリティやWebマーケティングの分野で在宅の仕事を探す人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どのような業務があるかを確かめられます。患者の個人情報を扱う医療事務の仕事に関心がある人は、資格の内容を医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で確かめておくと、情報の扱いの決まりを学ぶきっかけにもなります。在宅で働く環境を整える費用については、テレワーク 助成金 2026も参考になります。

よくある質問

Q. メールを誤送信したら、まず何をすればよいですか？

まず、使っているメールのサービスで送信の取り消しができるかを確かめます。取り消せなければ、誤って届いた相手、送った内容、本来の相手を書き出し、会社で働いている場合は上司や担当の部署に報告します。そのうえで、誤って届いた相手には削除のお願いを、本来の相手にはお詫びと正しい内容を、別々のメールで送ります。

Q. 誤って届いた相手へのお詫びには何を書けばよいですか？

送った日時と件名でどのメールかを特定し、宛先を誤ったことをお詫びし、メールと添付ファイルを開かずに削除してほしいとお願いします。削除したことを返信で知らせてほしい場合は、そのことも書きます。問題のメールの中身は、もう一度の漏えいにならないよう繰り返し書きません。

Q. CCで一斉送信してしまったときのお詫びはどう送ればよいですか？

受信者全員に同じお詫びを送りますが、お詫びは必ずBCCで送ります。宛先の欄には自分のアドレスを入れ、受信者のアドレスが宛先やCCの欄に残っていないかを送る前に確かめます。本文では、問題のメールを削除してほしいことと、全員への返信を控えてほしいことを伝えます。

Q. 誤送信で個人情報が漏れた場合、国に報告する必要はありますか？

漏えいした情報の種類や人数によっては、個人情報保護委員会への報告が必要になります。たとえば1,000人を超える会員にCCで一斉送信した場合などが、報告が必要な例として挙げられています。報告が要るかどうかは事情によって変わるため、会社の担当の部署や、個人情報保護委員会の案内で確かめてください。