納期の交渉メール｜延長をお願いする例文と代わりの案

約束した納期に間に合いそうにない、あるいは取引先から無理な納期を求められて、どう交渉のメールを書けばよいか悩んでいないでしょうか。結論から言うと、納期の交渉メールで相手の信頼を損なわないために大切なのは、「早く知らせること」「理由を短く事実で書くこと」「新しい納期と代わりの案を必ず添えること」の3つです。延長のお願いだけを書いたメールは、相手に次の手を考えさせることになり、印象が悪くなります。

この記事では、交渉の前に決めておくこと、延長をお願いする例文、前倒しを頼む例文と頼まれたときの返事の例文、社内向けの例文、代わりの案の作り方、法律で決まっている点、返事が来ないときの対応を順に紹介します。多くの取引先から納期の問い合わせが届き、担当を決めて返信まで進める必要がある窓口には、受付から返信までを1つの画面で扱えるフォームの道具のHalictという選択肢もあります。

納期の交渉メールを送る前に決めること

納期の交渉のメールは、書き始める前に、伝える内容を固めておくことが大切です。メールを書きながら考えると、新しい納期があいまいなまま送ってしまい、もう一度やりとりが必要になります。

送る前に、次の4つを決めておきます。

決めること	中身	例
何が遅れるのか	全部か、一部か	100個のうち40個、資料の後半の章
なぜ遅れるのか	事実として言える理由	部品の入荷の遅れ、仕様の追加
いつなら出せるのか	確実に守れる新しい日付	11月28日（金）
代わりに何ができるのか	相手の困りごとを減らす案	先に一部を納める、仕様を絞って期日を守る

新しい納期は、確実に守れる日を選びます。交渉のあとにもう一度遅れると、2回目の信頼の回復はとても難しくなります。見通しが立たない部分があるときは、「11月28日までに納める予定で、11月21日の時点で進み具合をあらためてご報告します」のように、途中で報告する日も決めておきます。

あわせて、相手の側の事情も考えておきます。相手はその納期のあとに、何かの予定を組んでいるはずです。展示会に出す、工事を始める、顧客に引き渡す、といった相手の予定が分かれば、全部を遅らせずに済む方法が見えてきます。

交渉の基本の3つの決まり

気づいた時点ですぐに知らせる

納期に間に合わないかもしれないと気づいたら、確定するのを待たずに知らせます。知らせるのが遅いほど、相手の予定は固まっていき、変更が難しくなります。納期の前日に「間に合いません」と伝えるのと、2週間前に「間に合わない見込みです」と伝えるのとでは、相手が取れる手の数がまったく違います。

理由は短く、事実で書く

理由を長く説明すると、言い訳に聞こえます。「部品の入荷が仕入先の都合で1週間遅れることになりました」のように、何が起きたかを1文か2文で書きます。自社の段取りの誤りが原因のときは、それを認めてお詫びします。相手のせいに見える書き方（「ご指示が遅かったため」など）は、事実であっても角が立つので、「仕様の追加の分の作業が加わったため」のように中立の言い方にします。

新しい納期と代わりの案を添える

「納期を延ばしていただけないでしょうか」とだけ書くと、相手は「いつまで延ばすのか」「その間どうするのか」を聞き返すことになります。新しい納期の日付と、その間の代わりの案（一部の先納め、途中の報告など）を、最初のメールに書いておきます。相手は、案を受けるか断るかを選ぶだけで済みます。

納期の延長をお願いする例文

ここからは、そのまま下書きに使える例文を紹介します。〇〇や△△の部分は、実際の内容に置き換えて使ってください。

例文1：取引先に納期の延長をお願いする（基本）

件名：【ご相談】〇〇の納期についてのお願い（注文番号1234）

株式会社〇〇 購買部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。

ご注文いただいております〇〇（注文番号1234）の納期について、ご相談させてください。

11月20日（金）にお納めするお約束でしたが、主要な部品の入荷が仕入先の都合で遅れており、このままでは期日に間に合わない見込みとなりました。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

つきましては、納期を11月27日（金）まで延ばしていただくことはできませんでしょうか。 部品は11月24日に入荷することが決まっており、27日には確実にお納めできます。

なお、ご注文の100個のうち60個は、すでに部品がそろっております。 こちらの60個は、当初のお約束どおり11月20日にお納めすることもできます。 ご都合のよい方法をお知らせいただけますと幸いです。

ご無理を申し上げ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部　□□ 電話：03-XXXX-XXXX メール：担当者のメールアドレス

この例文では、遅れる理由、新しい納期とその根拠（入荷日が決まっていること）、代わりの案（一部の先納め）を1通に入れています。相手は返事を1回するだけで、次の段取りを決められます。

例文2：自社の段取りの誤りで遅れる

件名：【お詫びとご相談】〇〇の納期について

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。

ご依頼いただいております〇〇の制作について、お詫びとご相談がございます。

11月20日にお納めするお約束でしたが、当社の工程の見積りが甘く、検品の作業に想定より日数がかかっております。 このままでは期日に間に合わない見込みです。 当社の不手際でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

現在、担当者を2名追加して作業を進めており、11月25日（水）には確実にお納めできる見込みです。 大変恐縮ですが、納期を11月25日まで延ばしていただくことはできませんでしょうか。

また、11月20日の時点で完成している分につきましては、先にお送りしてご確認いただくこともできます。

今後は、工程の見積りの段階で検品の日数を見直し、同じことが起きないようにいたします。 ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△ 制作部　□□ 電話：03-XXXX-XXXX

自社の誤りが原因のときは、それを認めてお詫びし、遅れを取り戻すために何をしているか（人を増やしたなど）と、再発を防ぐために何をするかを書きます。

例文3：フリーランスが依頼主に納期の延長をお願いする

件名：〇〇の記事の納期についてのご相談

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 □□です。

ご依頼いただいている〇〇の記事3本のうち、3本目の納期についてご相談させてください。

取材先の方のご都合で、インタビューの日程が11月18日から11月22日に変わりました。 そのため、3本目の記事は、お約束の11月21日にはお納めできない見込みです。

インタビューの後、2日間で原稿をまとめ、11月25日（水）にお納めすることはできますでしょうか。 1本目と2本目は、予定どおり11月21日にお納めいたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。

□□ 電話：090-XXXX-XXXX メール：自分のメールアドレス

フリーランスとして仕事を受けている場合も、書き方は会社と同じです。遅れる部分と遅れない部分を分けて書くと、依頼主は全体の予定への影響を判断しやすくなります。

納期の前倒しを頼む例文と、頼まれたときの返事

例文4：発注側から納期の前倒しをお願いする

件名：【ご相談】〇〇の納期の前倒しについて（注文番号5678）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△ 購買部の□□でございます。

ご注文しております〇〇（注文番号5678）の納期について、ご相談させてください。

当社のお客様の工事の開始が1週間早まり、当初の12月4日（金）では間に合わなくなってしまいました。 誠に勝手なお願いで恐縮ですが、11月27日（金）にお納めいただくことはできますでしょうか。

全部の前倒しが難しい場合は、200個のうち80個だけでも11月27日にお納めいただけますと、工事の開始には間に合います。 前倒しのために追加の費用がかかる場合は、お見積りをいただけますでしょうか。

11月18日（水）までにお返事をいただけますと幸いです。 ご無理を申し上げますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 購買部　□□ 電話：03-XXXX-XXXX

前倒しを頼むときは、こちらの都合でお願いしていることをはっきり書き、一部だけでもよいという案と、追加の費用を払う用意があることを添えます。返事の期限を書いておくと、相手も社内の調整を早めに始められます。

例文5：前倒しを頼まれて、受けるとき

件名：Re:【ご相談】〇〇の納期の前倒しについて（注文番号5678）

株式会社△△ 購買部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇でございます。

納期の前倒しの件、社内で確認いたしました。 ご依頼の200個すべてを、11月27日（金）にお納めいたします。

前倒しのために休日の作業が必要となるため、追加の費用として〇〇円（税抜）をお願いしたく存じます。 お見積書を添付いたしましたので、ご確認ください。

ご了承いただけましたら、このメールにご返信をお願いいたします。 どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 営業部　〇〇 電話：03-XXXX-XXXX

例文6：前倒しを頼まれて、全部は受けられないとき

件名：Re:【ご相談】〇〇の納期の前倒しについて（注文番号5678）

株式会社△△ 購買部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇でございます。

納期の前倒しの件、社内で調整いたしましたが、材料の入荷の都合により、200個すべてを11月27日にお納めすることは難しい状況です。 ご期待に添えず、申し訳ございません。

代わりに、次の形でお納めすることはできます。

• 11月27日（金）：80個
• 12月2日（水）：残りの120個

工事の開始に必要な80個は、ご希望の日に間に合います。 この形でよろしければ、11月20日までにお知らせいただけますでしょうか。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 営業部　〇〇 電話：03-XXXX-XXXX

全部を断るのではなく、できる範囲を具体的に示します。相手が本当に必要としているもの（この例では工事の開始に必要な数）に合わせた案を出すと、交渉がまとまりやすくなります。

社内に納期の調整をお願いする例文

取引先と交渉する前に、社内の製造や制作の担当と調整が必要なこともあります。

例文7：営業から製造の担当に前倒しの相談をする

件名：【相談】〇〇社 注文番号5678 の納期前倒しの可否

製造部 〇〇さん

お疲れさまです。 営業部の□□です。

〇〇社から、注文番号5678（〇〇 200個）の納期を、12月4日から11月27日に早められないかと相談がありました。 先方のお客様の工事の開始が早まったためとのことです。

次の3つの案のうち、どれなら対応できるか、11月17日（火）までに教えてください。

1. 200個すべてを11月27日に納める
2. 80個を11月27日、残りを12月4日に納める
3. 前倒しはできない

休日の作業が必要な場合は、その費用の目安もあわせて教えてください。 先方には追加の費用の相談もできます。

よろしくお願いします。

□□

社内向けのメールでは、取引先の事情、選べる案、返事の期限をはっきり書きます。案を番号で並べると、相手は番号で答えるだけで済みます。

交渉がまとまったあとの確認のメール

納期の交渉がまとまったら、決まった内容をメールで確認しておきます。電話や打ち合わせで決まった場合はもちろん、メールのやりとりで決まった場合も、最後に1通でまとめておくと、あとで食い違いが起きません。

例文8：決まった納期を確認する

件名：Re:【ご相談】〇〇の納期についてのお願い（注文番号1234）

株式会社〇〇 購買部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。

納期の件、ご了承いただきありがとうございます。 決まった内容を、念のため次のとおりまとめさせていただきます。

• 11月20日（金）：60個をお納めします
• 11月27日（金）：残りの40個をお納めします
• 納品先：これまでと同じ、〇〇倉庫あて
• 費用：分けてお送りする送料は当社で負担いたします

このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。 新しい納期を必ずお守りできるよう、進めてまいります。

株式会社△△ 営業部　□□ 電話：03-XXXX-XXXX

確認のメールでは、日付、数量、納品先、費用の負担を箇条書きで並べます。相手の社内でこのメールが回覧されても、誰が読んでも同じ意味に取れるように書きます。

交渉のメールで使う言い回しと、避けたい言い回し

納期の交渉では、同じ内容でも言い回しで相手の受け取り方が変わります。よく使う言い回しと、避けたほうがよい言い回しを並べます。

場面	使いたい言い回し	避けたい言い回し
相談を切り出す	ご相談させてください	納期を変更します
お願いする	延ばしていただくことはできませんでしょうか	延ばしてください
理由を述べる	部品の入荷が遅れることになりました	仕入先のせいで遅れています
自社の誤りを認める	当社の不手際でご迷惑をおかけし	担当者が不慣れだったため
代わりの案を出す	このような形でお納めすることもできますが	このようにさせていただきます
断る	難しい状況です、ご期待に添えず	できません、無理です
結ぶ	ご無理を申し上げ恐縮ですが	よろしくお願いします（だけで終える）

「納期を変更します」と言い切ると、相手の了承を得ずに決めたように受け取られます。交渉のメールは、あくまで相手に判断してもらう「ご相談」の形で書きます。

逆に、こちらから無理な納期を頼まれて断るときも、「できません」とだけ書くのは避けます。なぜ難しいのか、どこまでならできるのかを書けば、断りのメールでも関係は崩れません。

英語で納期の交渉をするときの例文

海外の取引先とやりとりするときも、交渉の組み立ては日本語と同じです。早く知らせ、理由を短く書き、新しい納期と代わりの案を添えます。

例文9：英語で納期の延長をお願いする

件名：Request to Extend the Delivery Date (Order No. 1234)

Dear Mr. 〇〇,

I am writing to ask for your understanding regarding the delivery date of Order No. 1234.

Due to a delay in the arrival of key components from our supplier, we will not be able to ship all items by November 20 as originally scheduled. We sincerely apologize for the inconvenience.

Would it be possible to extend the delivery date to November 27? The components are confirmed to arrive on November 24.

In the meantime, we can ship 60 of the 100 units by November 20 as planned, if that would be helpful.

We would appreciate it if you could let us know your preference by November 16.

Best regards,

□□ △△ Co., Ltd.

英語のメールでは、「Would it be possible to」（〜していただくことはできますか）という言い回しが、丁寧なお願いとしてよく使われます。日本語のメールよりも結論を先に書く傾向が強いので、最初の段落で何の相談かを伝えます。

単価や条件とあわせて交渉するとき

納期の交渉は、単価や作業の範囲の交渉とつながっていることが多くあります。たとえば、前倒しを頼まれたら追加の費用を、仕様が増えたら納期の延長か単価の見直しを、という形です。

条件をあわせて交渉するときは、次の点に気をつけます。

• 納期、単価、作業の範囲のうち、何を動かしたいのかを最初に決めておく
• 「前倒しするなら費用が増える」「費用を変えないなら納期を延ばす」のように、条件を組み合わせた案を2つほど用意し、相手に選んでもらう
• 決まった内容は、発注書や契約書の変更として残す。メールだけで済ませる場合も、変更後の条件を1通にまとめて確認する

フリーランスの場合、仕様の追加を口頭で頼まれ、そのまま引き受けてしまうことがよくあります。作業が増えるときは、その場で「納期と費用を確かめてから、あらためてお返事します」と答え、メールで条件を示してから進めると、あとで負担を抱え込まずに済みます。

代わりの案の作り方

納期の交渉がまとまるかどうかは、代わりの案の出し方で決まります。相手が困るのは「納期が延びること」そのものより、「納期が延びて、自分の予定が崩れること」です。相手の予定を崩さない方法を、いくつか持っておきます。

代わりの案	中身	向いている場面
分けて納める	準備ができた分から先に納める	数量の多い注文、複数の成果物
仕様を絞る	期日には必要な部分だけを納め、残りはあとで	資料や制作物で、優先度に差がある
途中の報告を約束する	決まった日に進み具合を知らせる	見通しが立ちにくい遅れ
費用をかけて間に合わせる	休日の作業、急ぎの配送	前倒しを頼まれたとき
代わりの品や方法を示す	在庫のある別の型番、別の配送方法	部品や材料の入荷の遅れ

どの案も、こちらで勝手に決めず、相手に選んでもらう形で示します。「このようにさせていただきます」ではなく、「このような形でお納めすることもできますが、いかがでしょうか」と書きます。

費用がかかる案を出すときは、誰が費用を持つのかを最初に書きます。こちらの遅れが原因なら、こちらが持つのが基本です。相手の都合で前倒しを頼まれたなら、追加の費用をお願いしても失礼にはあたりません。あとから費用の話を持ち出すと、もめる原因になります。

交渉が要らなくなる段取りの工夫

納期の交渉のメールは、書かずに済むならそれが一番です。納期の遅れの多くは、受けたときの見積りの甘さと、途中で問題に気づくのが遅いことから起きます。

• 納期を答える前に、作業を小さく分けて日数を足し上げる。「なんとなく1週間」で答えない
• 部品や材料、外部の協力者など、自分では動かせない部分の日数を先に確かめる
• 全体の日数に、予備の日を1割ほど含めておく
• 作業の途中に、自分で進み具合を確かめる日を決めておく。半分の日程で半分終わっていなければ、その時点で相手に知らせる

途中で確かめる日を決めておくと、遅れに気づくのが早くなり、交渉のメールも早く送れます。早く送れれば、相手が取れる手も多く残っているため、交渉はまとまりやすくなります。

法律で決まっていること

納期の交渉は取引の当事者どうしで決めるものですが、取引の形によっては、法律で守られている点があります。

フリーランスとして仕事を受けている場合

フリーランスとして会社から仕事を受けている人は、フリーランス・事業者間取引適正化等法（2024年11月施行）で守られています。厚生労働省のページでは、この法律について、発注する事業者に、取引条件を明示すること、成果物を受け取った日から原則60日以内に報酬を支払うことなどが義務付けられると説明されています。取引条件には、成果物を受け取る期日も含まれるため、納期は口頭ではなく、メールや書面で明示されているはずです。納期を変えるときも、変更の内容をメールで残しておくと、あとで食い違いが起きません。

また、同じ法律では、一定の期間以上続く業務委託について、フリーランスの側に責任がないのに、成果物の内容を変えさせたり、受け取ったあとにやり直させたりして、利益を不当に害することを禁じています。仕様の追加で作業が増えたのに納期が変わらない、というときは、納期の延長か費用の上乗せを相談してよい場面です。法律の詳しい内容は厚生労働省のフリーランス・事業者間取引適正化等法のページで確かめられます。

建設工事の場合

建設工事では、建設業法で、著しく短い工期の契約が禁じられています。

注文者は、その注文した建設工事を施工するために通常必要と認められる期間に比して著しく短い期間を工期とする請負契約を締結してはならない。 出典: e-Gov法令検索 建設業法 第19条の5

同じ条文の第2項では、建設業者の側も、著しく短い工期で請け負ってはならないとされています。無理な工期を求められたときは、この点を踏まえて、通常必要な日数を示して交渉することになります。

どちらの場合も、個別の取引が法律に反するかどうかは事情によって判断が分かれます。迷うときは、フリーランスなら「フリーランス・トラブル110番」などの相談窓口、建設工事なら許可を受けた行政庁の窓口に相談してください。

返事が来ないときと、電話を使うとき

返事が来ないときの催促

交渉のメールを送っても返事が来ないことがあります。返事の期限を書いておいた場合は、期限の翌日に、前のメールへの返信の形で確認のメールを送ります。

件名：Re:【ご相談】〇〇の納期についてのお願い（注文番号1234）

株式会社〇〇 購買部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。

11月13日にお送りした、納期のご相談の件はご覧いただけましたでしょうか。 部品の手配の都合上、11月17日（火）までにご方針をうかがえますと助かります。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 営業部　□□

催促のメールでは、相手を責める言い方を避け、なぜその日までに返事が必要なのかを短く書きます。

メールと電話の使い分け

納期の交渉は、メールだけで済ませず、電話と組み合わせるほうがよい場面もあります。

• 納期まで数日しかないとき：まず電話で知らせ、内容をメールで送る
• 相手に大きな影響が出るとき：電話で事情を説明してお詫びし、メールで新しい納期と案を送る
• 普段からメールでやりとりしている相手で、時間に余裕があるとき：メールで送り、必要なら電話で補う

電話で話した内容は、必ずメールで残します。「先ほどお電話でご相談した件、あらためてメールでお送りいたします」と書き出し、決まった納期と案を書いておくと、言った言わないの行き違いを防げます。

多くの問い合わせを担当を決めて返す仕組み

ここまでは、1件の交渉の書き方を説明してきました。一方で、注文の窓口やカスタマーサポートのように、多くの取引先や顧客から「納期はいつになりますか」「早められますか」という問い合わせが届く立場では、1通ずつの書き方に加えて、誰がどの問い合わせに返すのかを管理する仕組みが必要になります。

メールの受信箱だけで回していると、同じ問い合わせに2人が返信してしまう、返したつもりで返していない、担当者が休んでいる間に返事が止まる、といったことが起きます。件数が少ないうちは、共有の受信箱に「対応中」「返信済み」のラベルを付ける方法で十分です。件数が増え、複数の人で担当を分けるようになったら、問い合わせをフォームで受け付け、1件ごとに担当と状況を付けて管理する方法があります。

選択肢の1つが、受付から対応までを扱うフォームの道具のHalictです。公式の案内によると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）、10人までのチームのプランが月額7,800円（税抜）で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

問い合わせのフォームに、注文番号と希望の納期を入力する欄を作っておくと、届いた時点で何を調べればよいかが分かり、返信までの時間を縮められます。

交渉の文章力は仕事を受ける側の武器になる

納期の交渉のメールは、仕事を受ける側にとって、避けて通れない文章です。とくにフリーランスや在宅で仕事を受ける人は、会社の営業の担当がいない分、自分で交渉のメールを書くことになります。

ビジネスの文章の書き方を基礎から身につけたい人には、ビジネス文書検定があります。社外への依頼やお詫びの文書の形を体系立てて学べるため、交渉のメールの土台になります。海外の取引先と英語で交渉する場面がある人は、TOEIC vs 英検｜副業に活かすならどっち？翻訳・教育案件での評価の違いで、英語の資格が仕事でどう評価されるかを比べています。

フリーランスや在宅ワークの市場を20年以上見てきた運営者の立場から言えば、長く仕事を頼まれ続ける人は、一度も遅れない人というより、遅れそうなときに早く知らせ、代わりの案まで添えられる人です。どんな仕事にも、思いどおりにいかない日はあります。そのときに相手の予定を守る方法を一緒に考えられる人は、「この人に任せると楽」と思われ、次の依頼につながります。仲介の手数料が乗らない直接のやりとりでは、こうした信頼がそのまま取引の続きやすさになり、受ける側の手取りの厚さにもつながります。

よくある質問

Q. 納期の延長をお願いするメールはいつ送ればよいですか？

間に合わないかもしれないと気づいた時点で、確定するのを待たずに送ります。知らせるのが遅いほど相手の予定が固まり、変更が難しくなります。見通しが立たない部分があるときは、「11月21日の時点で進み具合をあらためてご報告します」のように、途中で報告する日を決めて先に知らせておくと、相手も備えられます。

Q. 納期の交渉メールに理由はどこまで書けばよいですか？

何が起きたかを1文か2文で、事実として書けば十分です。長く説明すると言い訳に聞こえます。自社の段取りの誤りが原因なら、それを認めてお詫びし、遅れを取り戻すためにしていることと再発を防ぐ方法を書きます。相手のせいに見える書き方は、事実であっても避け、中立の言い方にします。

Q. 前倒しを頼まれて全部は受けられないときはどう返せばよいですか？

全部を断るのではなく、できる範囲を具体的に示します。たとえば、相手が先に必要な数だけを希望の日に納め、残りを後日に納める形を提案します。相手が本当に必要としているものを確かめて、それに合わせた案を出すと、交渉がまとまりやすくなります。休日の作業などで費用がかかるなら、その旨も最初に伝えます。

Q. 交渉のメールに返事が来ないときはどうすればよいですか？

返事の期限を書いていた場合は、期限の翌日に、前のメールへの返信の形で確認のメールを送ります。相手を責める言い方は避け、なぜその日までに返事が必要なのかを短く書きます。納期が迫っているときや、相手への影響が大きいときは、電話で直接確かめ、話した内容をメールで残しておくと安心です。