納期遅延のお詫びメール｜新しい日程と対応の伝え方と例文

約束した納期に間に合わないことが分かった。取引先にどう伝えればよいのか、メールで済ませてよいのか、何をどこまで書けばよいのかが分からず、送る前に手が止まっている。納期遅延のお詫びメールは、書き方ひとつで、取引先の受け止め方も、その後の関係も大きく変わります。

納期遅延のお詫びメールで最も大切なのは、遅れると分かった時点ですぐに連絡し、お詫び、遅れる理由、新しい納期、相手への影響を小さくするための対応の4つを、具体的に伝えることです。言い訳を長く書くより、相手が次の予定を組み直せる情報を先に渡すことが誠意になります。この記事では、送る時期、件名、本文の構成、新しい納期と対応の伝え方、避けたい表現、電話との使い分けを説明したうえで、場面ごとにそのまま使える例文を紹介します。多くのお客様から遅れについての問い合わせが届いたときに、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで追えるHalictのような道具の使いどころにも触れます。

納期遅延の連絡はいつ送るか

納期遅延の連絡は、遅れると分かった時点で、できるだけ早く送ります。納期の当日や前日になってから伝えると、相手は予定を組み直す時間がなくなり、迷惑が大きくなります。

連絡が遅れる理由の多くは、「まだ間に合うかもしれない」「新しい納期が決まってから連絡したい」という気持ちです。しかし、相手にとっては、遅れるかもしれないという情報を早く知ることに価値があります。取引先の側にも、自分の顧客との約束や、社内の作業の予定があるからです。

新しい納期がまだ決まっていない場合でも、まず第一報を送ります。第一報では、遅れが出る見込みであること、現時点で分かっていること、新しい納期をいつまでに知らせるかを伝えます。「新しい納期は、明日の15時までにご連絡します」のように、次の連絡の期限を示せば、相手は待つ間の見通しを持てます。

勤怠の管理の解説をしている会社のコラムでも、早い連絡の大切さがまとめられています。

納期遅延は避けたいトラブルですが、どうしても避けられない場面があるのも事実です。だからこそ、遅れるとわかった段階で速やかに連絡し、その理由を正直に伝えたうえで、新たな納品日をできるだけ具体的に示すことが大切になるでしょう。 出典: casio-human-sys.co.jp

連絡の前に社内で確かめること

取引先に連絡する前に、社内で次の点を確かめておきます。確かめないまま連絡すると、伝えた新しい納期にも間に合わず、2度目のお詫びが必要になることがあります。

1. 遅れの原因と、どの作業や部品が遅れているか
2. 新しい納期の見込みと、その根拠
3. 一部だけ先に納められるか（分納）
4. 遅れを取り戻すためにできること（人の追加、作業の順番の入れ替え、配送の方法の変更）
5. 上司や営業の責任者への報告と、誰の名前で連絡するか

5番目は特に大切です。担当者が1人で判断して連絡すると、上司が後から知って、取引先への対応が二重になることがあります。社外への連絡の前に、社内の報告を済ませます。

件名の付け方

ビジネスのメールは、1日に何十通も届くことがあります。納期遅延の連絡は、相手が多くのメールの中から見つけて、すぐに開けるように、件名で用件が分かるようにします。とくに購買や調達の担当者は、多くの仕入れ先からのメールを受け取っているため、件名だけで重要度が判断できることが大切です。

件名には、何の件の連絡かと、納期が遅れることの両方を入れます。

• 【お詫び】〇〇（製品名）の納期遅延のご連絡
• 【重要】ご注文番号12345の納品日変更のお知らせとお詫び
• 〇〇の件：納品が遅れる見込みのご連絡（第一報）

「お詫び」とだけ書いた件名や、「ご連絡」とだけ書いた件名は、何の件かが分からず、後回しにされることがあります。注文番号や製品名、案件の名前を入れておくと、相手が社内で転送するときにも分かりやすくなります。

すでに同じ案件でやり取りしているメールがある場合は、そのメールに返信する形で送る方法もあります。過去のやり取りが一緒に表示されるので、相手は経緯を確かめやすくなります。ただし、件名が古いままだと遅延の連絡だと気づかれにくいため、件名の頭に「【納期変更のご連絡】」のように書き加えます。

本文の構成

納期遅延のお詫びメールの本文は、次の順番で書くと、伝えるべきことが漏れません。

順番	書くこと	例
1	宛名と名乗り	株式会社〇〇 購買部 △△様
2	お詫びと結論	ご注文の製品の納品が、お約束の日に間に合わない見込みとなりました
3	遅れの理由	部品の入荷の遅れにより、組み立ての工程が止まっています
4	新しい納期	11月5日（木）に納品いたします
5	対応と提案	一部を先にお送りする、配送の方法を変える
6	再発の防止	部品の在庫の持ち方を見直す
7	結びのお詫び	ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません

結論を先に書く

本文の最初で、納期に間に合わないことをはっきり伝えます。経緯から書き始めると、相手は最後まで読まないと何が起きたのか分かりません。「お約束していた10月30日の納品が、11月5日になる見込みです」のように、最初の数行で結論を伝えます。

理由は簡潔に、正直に書く

遅れの理由は、相手が納得できる範囲で、簡潔に書きます。社内の事情を細かく書く必要はありませんが、あいまいにぼかすと、相手は「本当の理由を隠しているのではないか」と感じます。自社の確認の不足や作業の遅れが原因なら、そのとおりに書きます。

新しい納期は具体的な日付で書く

新しい納期は、「来週中」「月末ごろ」ではなく、「11月5日（木）」のように日付と曜日で書きます。確実に守れる日を書くことが大切です。早い日を約束して再び遅れるより、少し余裕のある日を確実に守るほうが、信頼を保てます。

相手の影響を小さくする対応を示す

お詫びの言葉だけでなく、相手の迷惑を小さくするために何ができるかを書きます。一部の先行の納品、配送の方法の変更、代わりの品の提案、遅れた分の費用の扱いなどです。相手が選べる形で示すと、相手の都合に合わせて決めてもらえます。

お詫びは冒頭と結びの2か所で

お詫びの言葉は、本文の冒頭と結びの2か所に入れます。同じコラムでは、相手に責任がない遅れの場合でも、誠意を示すことの大切さが書かれています。

自社に落ち度がない場合も、相手にとっては予定が狂わされる事実に変わりはありません。そのため、自社に責任がないかのような文面は避けるべきです。へりくだる必要はありませんが、誠意をもった対応が大切です。 出典: casio-human-sys.co.jp

基本の例文

まずは、どの場面にも使える基本の例文です。自社の作業の遅れで、取引先への製品の納品が遅れる場合を想定しています。

件名：【お詫び】〇〇（製品名）の納期遅延のご連絡

株式会社〇〇 購買部 △△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

10月30日（金）に納品をお約束しておりました〇〇（製品名）200個につきまして、納品が遅れる見込みとなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

当社の製造の工程で検査の基準を満たさない品が見つかり、作り直しを進めております。

新しい納期は、11月5日（木）とさせていただけますでしょうか。

なお、検査を終えた120個は、10月30日（金）に予定どおりお送りすることができます。先にお送りする形でよろしければ、ご指示をいただけますと幸いです。

今後は、出荷の前の検査の工程を1日早めて、問題が見つかったときに余裕をもって対応できるようにいたします。

このたびは、ご迷惑をおかけしますことを重ねてお詫び申し上げます。ご不明な点がございましたら、担当の◇◇の電話（03-0000-0000）までご連絡ください。

株式会社□□ 営業部 ◇◇

この例文では、結論、理由、新しい納期、一部の先行の納品の提案、再発の防止、結びのお詫びの順に並べています。数量や日付を具体的に書くことで、相手は社内での調整をすぐに始められます。

場面ごとの例文

納期遅延の原因や相手によって、書き方を変える必要があります。よくある場面ごとに例文を紹介します。

仕入れ先や部品の遅れが原因のとき

自社に直接の落ち度がない場合も、取引先にとっては納期が遅れることに変わりありません。仕入れ先の名前を出して責任を転嫁するような書き方は避け、自社の責任として伝えます。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

ご注文いただいております〇〇につきまして、使用する部品の入荷が遅れており、お約束の11月10日の納品が難しい状況となりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

部品の入荷は11月14日の見込みで、入荷の翌営業日から組み立てに取りかかります。新しい納期は11月18日（水）とさせていただけますでしょうか。

あわせて、ほかの仕入れ先から同じ規格の部品を手配できないかを確かめております。手配できた場合は、納期を早められる見込みです。11月11日までに、改めてご連絡いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

台風や大雪で配送が遅れるとき

天候による配送の遅れは、自社の力では防げません。それでも、相手の予定に影響が出ることへのお詫びを伝え、配送の状況を知らせます。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

10月20日に発送いたしました〇〇につきまして、台風の影響で配送が遅れており、本日のお届けが難しいと運送会社から連絡がありました。ご不便をおかけし、申し訳ございません。

運送会社によりますと、お届けは10月22日（木）の午前の見込みです。お荷物の伝票番号は1234-5678-9012で、運送会社のサイトで配送の状況をご確認いただけます。

お急ぎの場合は、当社の在庫から別に発送する手配もできますので、お知らせください。

新しい納期がまだ決まらないとき（第一報）

原因の調査が終わらず、新しい納期が決まらないときは、第一報として、分かっていることと次の連絡の期限を伝えます。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

11月2日に納品をお約束しておりました〇〇につきまして、製造の設備に不具合が発生し、現在、製造を止めております。お約束の日の納品が難しくなる見込みです。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

設備の修理の見込みが立ち次第、新しい納期をお知らせいたします。遅くとも10月28日（水）の17時までには、改めてご連絡いたします。

取り急ぎ、第一報としてご連絡いたしました。

一部を先に納める提案をするとき

全部はそろわなくても、一部なら納期どおりに納められる場合は、分けて納める（分納）ことを提案します。相手が選べる形で書きます。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

ご注文の〇〇500個のうち、200個の製造が遅れており、お約束の11月20日に全数をそろえることが難しくなりました。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

つきましては、次の2つの方法のどちらかでご対応させていただけますでしょうか。

1. 11月20日に300個、11月27日に残りの200個をお届けする
2. 11月27日に500個をまとめてお届けする

1の方法の場合、2回目の送料は当社で負担いたします。ご都合のよい方法を、11月14日までにお知らせいただけますと幸いです。

個人のお客様への発送の遅れ

ネットショップで個人のお客様に商品の発送が遅れる場合は、専門的な言葉を避け、いつ届くのかを分かりやすく書きます。キャンセルを受け付けるかどうかも明記します。

〇〇様

このたびは〇〇ショップをご利用いただき、誠にありがとうございます。

10月18日にご注文いただきました「〇〇（商品名）」につきまして、入荷が遅れており、ご案内しておりました10月23日までの発送が難しくなりました。お待たせしてしまい、申し訳ございません。

10月30日（金）までに発送する予定です。発送の際には、改めてお知らせのメールをお送りいたします。

お待ちいただくことが難しい場合は、ご注文のキャンセルを承ります。このメールへのご返信でお知らせください。代金は全額お返しいたします。

通信販売では、特定商取引法により、広告に商品の引渡しの時期を表示することが決められています。表示した時期を守れなくなった場合は、早めにお客様に知らせ、待つかキャンセルするかを選んでもらうのが誠実な対応です。通信販売の決まりは、消費者庁の特定商取引法のページで確かめられます。

業務委託で納品物の提出が遅れるとき

フリーランスや在宅で業務委託の仕事を受けている人が、原稿やデザインなどの納品物の提出に遅れる場合の例文です。

〇〇様

いつもお世話になっております。◇◇です。

10月25日に納品をお約束しておりました記事の原稿3本につきまして、2本目の取材の内容の確認に時間がかかっており、期日までに3本をそろえることが難しくなりました。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

1本目は本日中にお送りいたします。2本目と3本目は、10月28日（水）の正午までにお送りいたします。

公開の日程に影響が出る場合は、2本目と3本目の順番を入れ替えるなど、ご都合に合わせて対応いたしますので、お知らせください。

一度伝えた納期にも遅れるとき

一度知らせた新しい納期にも間に合わない場合は、最初の遅延よりも重く受け止められます。前回のお詫びに触れ、なぜ再び遅れるのかと、今回の納期をどう確実にするかを具体的に書きます。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

先日、11月5日にお届けするとご連絡いたしました〇〇につきまして、重ねてのご連絡となり、誠に申し訳ございません。作り直した品の一部に、再び検査の基準を満たさないものが見つかり、11月5日の納品が難しくなりました。

原因を調べた結果、材料の一部に問題があることが分かり、材料を別の仕入れ先のものに切り替えました。新しい納期は11月12日（木）とさせていただきます。今回は、製造の各工程で検査を行い、11月9日の時点で完成の見込みを改めてご報告いたします。

度重なるご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。

2度目の遅延のときは、メールだけで済ませず、責任者が電話をかけるか、訪問してお詫びすることも検討します。

社内への報告の書き方

取引先へのお詫びと同じくらい大切なのが、社内への報告です。上司や営業の責任者が状況を知らないまま取引先から問い合わせを受けると、説明が食い違い、取引先の不信感が増します。取引先に連絡する前か、遅くとも同時に、社内にも報告します。

社内への報告は、取引先へのメールより短く、判断に必要な情報を中心に書きます。

件名：【報告】株式会社〇〇向け〇〇の納期遅延（10月30日から11月5日へ）

部長 お疲れさまです。◇◇です。

株式会社〇〇様向けの〇〇200個の納品が、検査の不合格による作り直しのため、10月30日から11月5日に遅れる見込みです。 検査を終えた120個は10月30日に予定どおり出荷できます。 先方には本日14時にメールでお詫びと新しい納期をお伝えし、120個を先に送る案をご提案しています。 先方から損害についてのお話があった場合は、部長にご相談のうえで回答いたします。

報告では、何が起きたか、相手への影響、すでに取った対応、上司に判断してほしいことの4つを書きます。自分で判断してよいことと、上司の判断が必要なことを分けておくと、上司はすぐに動けます。

報告の後に状況が変わったら、その都度短く知らせます。取引先からの返事の内容、新しい納期が確定したこと、納品が終わったことを伝えて、報告を閉じます。

取引先から返事が来たときの対応

お詫びのメールに対して、取引先からはさまざまな返事が届きます。返事の内容ごとに、対応の仕方を整理しておきます。

新しい納期を了承してくれたとき

了承の返事にはすぐにお礼を伝え、約束した日を確実に守ることを改めて伝えます。「ご理解をいただき、ありがとうございます。11月5日に確実にお届けできるよう、進めてまいります」のように短く返します。

納期を早めてほしいと言われたとき

すぐに返事をせず、社内で本当に早められるかを確かめてから回答します。早められない場合は、その理由と、代わりにできることを示します。無理に早い日を約束して再び遅れると、最初の遅延よりも信頼を損ないます。

強い不満を伝えられたとき

まず相手の不満を受け止め、お詫びを伝えます。感情的な言葉が書かれていても、反論せず、事実と対応を落ち着いて伝えます。メールのやり取りでこじれそうなときは、電話や訪問で直接話すことを提案します。

注文を取り消したいと言われたとき

注文の取り消しの扱いは、契約の内容によって変わります。担当者の判断で返事をせず、上司と相談したうえで回答します。取り消しを受ける場合は、すでに支払われた代金の扱いや、作りかけの品の扱いを確かめます。

送る前の点検の一覧

お詫びのメールを送る前に、次の点を確かめます。慌てて送ると、日付の誤りや宛名の誤りが起きやすく、2度目のお詫びが必要になります。

1. 件名に、案件の名前と遅延の連絡であることが入っているか
2. 宛名の会社名、部署、名前に誤りがないか
3. 最初の数行で、納期に間に合わないことを伝えているか
4. 新しい納期が、日付と曜日で書かれているか（曜日と日付が合っているか）
5. 相手の影響を小さくする対応を示しているか
6. 担当者の判断だけで補償を約束していないか
7. 上司や責任者に報告したか、必要なら上司をCCに入れたか

4番目の曜日の確認は見落とされがちです。日付と曜日が食い違っていると、相手はどちらが正しいのか迷います。カレンダーで必ず確かめます。あわせて、添付する資料があれば、ファイルが正しく添付されているかも確かめます。お詫びのメールに続けて「添付を忘れました」と送り直すと、確認の不足が重なった印象を与えてしまいます。

避けたい表現と注意点

納期遅延のお詫びメールでは、書き方によって相手の受け止め方が大きく変わります。避けたい表現を挙げます。

責任をほかに向ける表現

「仕入れ先の都合により」「運送会社の不手際で」のように、ほかの会社の責任を強調する書き方は、言い訳に聞こえます。原因を伝えることは必要ですが、取引先との約束を守れなかったのは自社であるという立場で書きます。

あいまいな表現

「なるべく早く」「近日中に」「調整中です」は、相手が予定を組み直せません。日付と曜日、分からない場合は次の連絡の期限を書きます。

お詫びが過剰な表現

お詫びの言葉を何度も繰り返したり、必要以上にへりくだったりすると、かえって要点が伝わりにくくなります。お詫びは冒頭と結びの2か所に入れ、本文では事実と対応を淡々と伝えます。

補償を約束しすぎる表現

相手の損害を補う約束を、担当者の判断で書くのは避けます。費用の負担や値引きは、会社としての判断が必要です。民法では、約束した期限を過ぎて納めないことを履行遅滞と呼び、それによって相手に損害が生じた場合の損害賠償について、次のように定めています。

債務者がその債務の本旨に従った履行をしないとき又は債務の履行が不能であるときは、債権者は、これによって生じた損害の賠償を請求することができる。 出典: laws.e-gov.go.jp

条文の続きでは、責めに帰することができない事由による場合はこの限りでないとされています。実際にどこまで責任を負うかは、契約書の定めや遅れの原因によって変わります。取引先から損害の補償を求められた場合は、その場で返事をせず、契約書を確かめ、社内の責任者や法務の担当、必要なら弁護士に相談してから回答します。

メールと電話の使い分け

納期遅延の連絡は、メールだけで済ませてよい場合と、電話を併せるべき場合があります。

状況	連絡の方法
遅れが1日から2日程度で、相手への影響が小さい	メール
納期の当日や前日に遅れが分かった	まず電話、その後メール
相手の生産や販売の予定に大きな影響が出る	電話か訪問、その後メール
2度目の遅延	責任者から電話か訪問、その後メール
個人のお客様への発送の遅れ	メール（問い合わせには電話でも対応）

電話で伝えた場合も、必ずメールで内容を送ります。電話で話した新しい納期や対応を文字で残しておかないと、後で「聞いた内容と違う」という行き違いが起きるためです。メールの冒頭に「先ほどお電話でお伝えした件につきまして、改めてご連絡いたします」と書き、電話の内容を整理して伝えます。

電話をかけるときは、話す内容をメモにしておきます。お詫び、遅れの理由、新しい納期、対応の提案の順に、メールの本文と同じ構成で話すと、伝え漏れがありません。相手が不在の場合は、伝言をお願いしたうえで、メールを先に送り、改めて電話をかけ直します。

お詫びの後にすること

お詫びのメールを送ったら終わりではありません。約束した新しい納期を確実に守ることが、信頼を取り戻すうえで最も大切です。

途中の経過を報告する

新しい納期までの期間が長い場合は、途中で進み具合を報告します。「予定どおり進んでおり、11月5日にお届けできる見込みです」と一言伝えるだけで、相手は安心できます。報告の予定を最初のお詫びのメールに書いておくと、相手は確かめる手間が省けます。

納品のときにも一言添える

遅れて納品するときは、納品のメールや送り状に、改めてお詫びと感謝の言葉を添えます。「このたびは納期が遅れ、ご迷惑をおかけいたしました。お待ちいただき、ありがとうございました」のように、短く書きます。

社内で原因を振り返る

遅延の原因を社内で振り返り、同じことが起きないようにする仕組みを考えます。お詫びのメールで再発の防止を約束した場合は、その内容を実際に実行します。部品の在庫の持ち方、検査の時期、作業の見積もりの方法など、具体的な改善の点を決めます。

多くのお客様から問い合わせが届いたとき

ネットショップで人気の商品の入荷が遅れたときや、サービスの提供が遅れたときは、多くのお客様から「いつ届くのか」「キャンセルできるのか」という問い合わせが一度に届くことがあります。1件ずつ内容が違い、キャンセルを希望する人、待つと答えた人、届け先を変えたい人が混ざるため、誰にどこまで返信したかを管理する必要があります。

問い合わせが十数件程度で、対応する人が1人なら、スプレッドシートにお客様の名前、問い合わせの内容、返信の状況、返信した日を記録すれば足ります。対応する人が複数になり、問い合わせが数十件を超えると、同じお客様に2人が返信したり、誰も返信しないままの問い合わせが残ったりすることが起きやすくなります。

こうした場面の候補の1つが、問い合わせの受付から返信までを1つの画面で扱うHalict（ハリクト）です。公式サイトによると、Halictは問い合わせや申し込みのフォームを作り、届いた1件ごとに担当と状況を残して、返信も同じ画面から送れるフォームのサービスです。返信したメールの開封まで記録されると案内されています。遅延についての問い合わせ用のフォームを用意し、「キャンセルの希望」「お届け先の変更」のような選択肢を設けておけば、届いた問い合わせを種類ごとに確かめながら、担当を決めて返信できます。集まった問い合わせは一覧で確かめられ、CSVに書き出せます。料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限と案内されています。複数人で対応する場合は、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）からです。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictはお詫びのメールの文面を自動で作る道具ではありません。この記事の例文をもとに返信の文面を用意し、届いた問い合わせの1件ごとの対応をHalictで追う、という使い方になります。

お客様対応の経験を仕事に生かす

納期遅延のお詫びのように、相手の立場に立って、事実と対応を分かりやすく伝える力は、在宅で受けられる仕事にもつながります。ネットショップの運営やサービスの会社では、問い合わせへの返信、遅延やトラブルのときのお客様への連絡を、在宅のスタッフや業務委託に任せることが増えています。

問い合わせの対応やメールでのお客様の対応を中心とした仕事は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で整理しています。お客様の声を集めて商品やサービスの改善につなげる仕事に関心があれば、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事も参考になります。

フリーランスと在宅ワークの仲介を長く運営してきた立場から見ると、納期に遅れた後も取引が続く人と、そこで取引が終わる人の違いは、連絡の早さにあります。遅れそうだと分かった時点で、新しい日付と、代わりにできることを添えて知らせる人は、遅れた事実よりも、その誠実さで評価されます。反対に、期日を過ぎてから連絡する人は、仕事の質がよくても次の依頼につながりにくくなります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、発注する側と受ける側が直接やり取りする分、こうした連絡の姿勢がそのまま信頼に表れます。手取りが厚くなる分、余裕を持った日程で引き受けられることも、遅延を防ぐ助けになります。

取引先との関係づくりや、会社の業務の改善まで考えたい人は、経営の助言の国家資格である中小企業診断士の学習で、取引や生産の管理の考え方を体系的に学べます。まずは、この記事の基本の例文を自分の仕事の言葉に置き換えて、社内でひな形として共有しておくと、いざというときに素早く連絡できます。

よくある質問

Q. 納期遅延のお詫びはメールだけで済ませてもよいですか？

遅れが短く、相手への影響が小さい場合はメールでもかまいません。納期の当日や前日に遅れが分かった場合や、相手の生産や販売の予定に大きな影響が出る場合は、まず電話で伝え、その後にメールで内容を送ります。電話で話した新しい納期や対応は、行き違いを防ぐために必ず文字で残します。

Q. 新しい納期が決まっていなくても連絡すべきですか？

連絡すべきです。遅れる見込みであること、現時点で分かっていること、新しい納期をいつまでに知らせるかを、第一報として伝えます。次の連絡の期限を示せば、相手は待つ間の見通しを持てます。新しい納期が決まるまで連絡を待つと、相手が予定を組み直す時間がなくなります。

Q. 仕入れ先の遅れが原因でも、自社がお詫びするのですか？

取引先との約束を守れないのは自社なので、自社としてお詫びします。原因として部品の入荷の遅れを伝えることは必要ですが、仕入れ先の責任を強調する書き方は言い訳に聞こえます。新しい納期と、遅れを取り戻すための対応を具体的に示すことが大切です。

Q. 取引先から損害の補償を求められたら、どうすればよいですか？

担当者がその場で約束せず、まず契約書の定めを確かめます。責任の範囲は契約の内容や遅れの原因によって変わるため、社内の責任者や法務の担当に相談し、必要に応じて弁護士の意見も聞いてから回答します。回答までに時間がかかる場合は、いつまでに返事をするかを相手に伝えます。