契約書の管理方法｜更新期限を見落とさない台帳の作り方

契約書は、結んだあとの管理のほうが難しいものです。 どこに原本があるのか分からない、自動で更新される契約の解約の期限を過ぎていた、担当者が辞めて誰も中身を知らない。 こうした困りごとは、契約書の数が数十件を超えたあたりから目立ち始めます。

この記事では、契約書の管理方法を、紙の原本の保管、共有フォルダでの電子ファイルの保存、エクセルの契約書管理台帳、専用のシステムの4つに分けて解説します。 台帳に入れる項目、更新期限を見落とさないための関数と書式、法律で決まっている保存期間、電子でやり取りした契約書の扱い、社内の管理ルールの決め方まで紹介します。 更新の確認や見直しの作業を複数人で分担し、担当と期限を共有したい場合に向けて、Pinateca のようなボード型の道具を使う方法にも触れます。

契約書の管理とは何をすることか

契約書の管理とは、結んだ契約書を、必要なときにすぐ取り出せる状態で保存し、契約の期限や更新、解約の時期を見落とさないようにすることです。 管理する対象は、大きく分けると次の3つです。

• 契約書そのもの（紙の原本、電子ファイル）
• 契約の情報（相手、内容、金額、期間、更新の条件、解約の通知の期限など）
• 契約に関わる作業（更新の判断、条件の見直しの交渉、解約の通知、保存期間が過ぎた書類の処分）

契約書をきれいに保管していても、契約の情報が整理されていなければ、更新の期限は見落とします。 反対に、台帳で期限を管理していても、原本がどこにあるか分からなければ、いざ相手ともめたときに中身を示せません。 3つをそろえて管理することが、契約書の管理の基本です。

管理ができていないと起きること

契約書の管理ができていないと、次のような問題が起きます。

• 自動で更新される契約の解約の通知の期限を過ぎ、不要な契約がもう1年続く
• 契約の終わりに気づかず、契約がないまま取引を続けてしまう
• 相手と条件でもめたときに、契約書の原本が見つからない
• 同じ相手と似た契約を何度も結び、どれが最新なのか分からなくなる
• 担当者が異動や退職をして、契約の経緯を知る人がいなくなる

特に多いのが、自動更新の契約の見落としです。 多くの契約書には「期間満了の〇か月前までに、どちらからも申し出がなければ、同じ条件で1年間更新する」といった条項があります。 解約したい場合は、期間が終わる日ではなく、その〇か月前までに申し出なければならないため、期間が終わる日だけを見ていると間に合いません。 台帳には、契約の終わりの日だけでなく、解約の通知の期限を必ず記録します。

契約書の管理方法は4つ

契約書の管理方法は、大きく分けると次の4つです。 会社の規模や契約書の数によって、向いている方法が違います。

方法	向いている場面	気をつける点
紙の原本をファイルで保管	契約書が少なく、紙で結ぶことが多い	探すのに時間がかかり、期限の管理ができない
共有フォルダに電子ファイルを保存	電子契約やスキャンした写しが多い	ファイル名の付け方がばらばらになりやすい
エクセルの契約書管理台帳	契約書が数十件から数百件	入力の漏れと、更新の期限の見落とし
契約書管理の専用システム	契約書が数百件以上、部署が多い	費用がかかり、導入と定着に手間がかかる

法務の業務を支援する会社の記事は、規模に合った方法を選ぶ大切さを次のように書いています。

企業の規模や成長段階によって、最適な契約書管理方法は異なります。自社の状況に合わない無理な方法を選択すると、コストだけがかさんだり、業務効率が低下したりする可能性があります。 出典: olga-legal.com

実際には、4つのどれか1つだけを使うのではなく、紙の原本は鍵のかかる棚で保管し、スキャンした写しを共有フォルダに保存し、契約の情報はエクセルの台帳で管理する、というように組み合わせる形が多く見られます。 ここからは、それぞれの方法の具体的なやり方を説明します。

紙の原本を保管する方法

紙で結んだ契約書は、原本を決まった場所に保管します。 原本とは、双方が署名や押印をした、契約そのものの書面のことです。 コピーやスキャンした写しは、原本の代わりにはなりません。

保管の仕方を決める

紙の原本は、次のように保管すると、探しやすくなります。

• 契約書ごとに管理番号を付け、表紙や右上に書く
• 管理番号の順に、ファイルやバインダーに綴じる
• 取引先ごと、または契約の種類ごとに、ファイルを分ける
• 鍵のかかる棚や金庫に保管し、取り出せる人を決める
• 取り出したときは、誰がいつ持ち出したかを記録する

管理番号は、台帳の番号と一致させます。 台帳で契約を探し、番号を見て棚から原本を取り出せる形にしておけば、ファイルを1冊ずつめくる必要がありません。 番号の付け方は、「2026-001」のように年と連番を組み合わせると、いつ結んだ契約なのかも分かります。

契約が終わった原本の扱い

契約が終わった原本は、すぐに処分せず、保存期間が過ぎるまで保管します。 終わった契約の原本は、現在の契約とは別のファイルに分けておくと、現在の契約を探しやすくなります。 保存期間が過ぎた原本を処分するときは、個人情報や取引の条件が外に漏れないように、シュレッダーにかけるか、溶解処理の業者に頼みます。

共有フォルダに電子ファイルを保存する方法

電子契約で結んだ契約書や、紙の契約書をスキャンした写しは、共有フォルダに保存します。 電子ファイルなら、場所を選ばずに中身を確かめられ、複数の人が同時に見られます。

フォルダの分け方とファイル名の付け方

フォルダは、取引先ごと、または契約の種類ごとに分けます。 どちらで分けるかは、探すときにどちらで探すことが多いかで決めます。 ファイル名は、全員が同じ決まりで付けます。 たとえば「管理番号_取引先名_契約の種類_契約日」の順にすると、ファイルの一覧を見ただけで中身が分かります。

• 2026-001_株式会社〇〇_業務委託契約書_20260401.pdf
• 2026-002_〇〇株式会社_秘密保持契約書_20260415.pdf

日付は「20260401」のように8桁にすると、ファイル名で並べ替えたときに日付の順に並びます。 「最新」「修正版」「確定」のような言葉をファイル名に入れると、後でどれが本当に最新なのか分からなくなるため、使わないようにします。

見られる人を決める

契約書には、取引の金額や条件など、社外に出してはいけない情報が書かれています。 共有フォルダは、見られる人と、書き換えられる人を分けて設定します。 多くの人が見る必要がある場合でも、書き換えや削除ができる人は、管理の担当者だけに絞ります。

電子でやり取りした契約書の保存

電子契約のサービスで結んだ契約書や、メールで受け取ったPDFの契約書は、電子帳簿保存法の「電子取引」のデータにあたる場合があります。 電子帳簿保存法とは、税金に関わる帳簿や書類を電子データで保存するときの決まりを定めた法律のことです。 国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトは、取引に関する書類に通常記載される情報を含む電子データをやり取りした場合の、そのデータの保存義務や保存方法も、この法律で定められていると説明しています。 電子でやり取りした契約書は、紙に印刷して保存するのではなく、決められた要件を満たして電子データのまま保存するのが原則です。 要件には、日付や金額、取引先で検索できるようにすることなどがあります。 自社の保存の方法が要件を満たしているかは、国税庁の一問一答や、税理士、税務署で確かめてください。

エクセルで契約書管理台帳を作る方法

契約書の数が数十件を超えたら、契約の情報を1つの表にまとめた台帳を作ります。 台帳があれば、契約書を1枚ずつ開かなくても、どの契約がいつ終わるのか、誰が担当しているのかが分かります。

台帳に入れる項目

台帳には、次の項目を入れます。

項目	書くこと
管理番号	2026-001
取引先	株式会社〇〇
契約の名前	業務委託契約書
契約の種類	業務委託、売買、賃貸借、秘密保持、ライセンスなど
契約の内容	〇〇の制作の委託
契約金額	月額や総額
契約日	2026/04/01
契約の始まり	2026/04/01
契約の終わり	2027/03/31
自動更新	あり、なし
解約の通知の期限	2026/12/31（3か月前まで）
社内の担当者	営業部 〇〇
原本の保管場所	書庫A 棚3
電子ファイル	共有フォルダの場所
状況	有効、更新の確認中、終了
備考	特別な条件、変更の経緯

このうち、更新期限を見落とさないために欠かせないのが、「契約の終わり」「自動更新」「解約の通知の期限」の3つです。 解約の通知の期限は、契約書の条項を読んで、契約の終わりの日から逆算して書きます。

解約の通知の期限を関数で出す

解約の通知の期限は、手で計算すると間違えやすいため、関数で出します。 たとえば、契約の終わりの日がI列にあり、「3か月前まで」に申し出る契約なら、EDATE関数を使って「=EDATE(I2,-3)」と入力すると、契約の終わりの日の3か月前の日付が出ます。 何か月前かが契約ごとに違う場合は、「通知の月数」の列を作り、その数字を使って計算します。 通知の月数がL列にあるなら「=EDATE(I2,-L2)」とします。

期限が近い契約に色を付ける

台帳を開いたときに、期限が近い契約がすぐに分かるように、条件付き書式で色を付けます。 たとえば、解約の通知の期限が今日から60日以内に迫っている行を黄色に、すでに期限を過ぎた行を赤色にする、という設定です。 Excelでは、ホームのタブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選んで、TODAY関数で今日の日付と比べる式を入れると設定できます。 今日からの日数を出す列を別に作り、「=K2-TODAY()」のように計算しておくと、残りの日数が数字で見えて、色の条件も作りやすくなります。

期限の近い順に並べる

台帳は、管理番号の順に並べておくのが基本ですが、毎月の確認のときには、解約の通知の期限の近い順に並べ替えます。 並べ替えると元の順番が崩れるため、確認用のシートを別に作り、FILTER関数やSORT関数で、状況が「有効」の契約だけを期限の近い順に表示させる方法もあります。 たとえば「=SORT(FILTER(A2:P200,O2:O200="有効"),11,TRUE)」とすると、状況の列が「有効」の行だけを、11列目（解約の通知の期限）の早い順に並べて表示できます。 これらの関数は、Microsoft 365などの新しいExcelで使えます。 関数の使い方は、Microsoft のXLOOKUP関数の案内など、公式のサポートページで確かめられます。 XLOOKUP関数を使えば、管理番号を入力するだけで、取引先や契約の終わりの日を台帳から呼び出す検索用のシートも作れます。

入力の漏れを防ぐ工夫

台帳は、入力されていなければ役に立ちません。 入力の漏れを防ぐために、次のような工夫をします。

• 契約の種類や状況の列は、データの入力規則でプルダウンから選ぶ形にする
• 日付の列は、日付以外を入力できないように設定する
• 新しい契約を結んだら、原本を保管する前に台帳に入力する、という順番を決める
• 月に1回、台帳と原本と電子ファイルを突き合わせる

エクセルの台帳で続けられる条件と限界

エクセルの台帳は、費用がかからず、すぐに始められるのが利点です。 一方で、契約書の数や関わる人が増えると、限界も見えてきます。

エクセルで続けられる条件

次の条件がそろっていれば、エクセルの台帳で十分に管理できます。

• 契約書の数が数百件ほどまで
• 台帳を書き換える人が1人か2人に決まっている
• 月に1回、台帳を見直す時間が取れる
• 契約書の中身を、台帳の外で確かめられる（原本や電子ファイルの場所が決まっている）

エクセルの限界

契約書が数百件を超えたり、複数の部署がそれぞれ契約を結んだりするようになると、次のような問題が出てきます。

• 複数の人が同時に書き換えて、どれが最新の台帳なのか分からなくなる
• 誰がいつ、どの項目を書き換えたのかが残らない
• 期限が近づいても、台帳を開かなければ気づけない
• 台帳から契約書の中身を直接開けない

こうした問題が増えてきたら、契約書管理の専用のシステムを検討する時期です。 専用のシステムには、契約書の中身を読み取って項目を自動で入力するもの、期限が近づくと担当者に知らせるもの、電子契約のサービスとつながるものなどがあります。 費用や機能は製品ごとに違うため、自社の契約書の数と、使う人の数を決めてから、各社の公式の案内で比べます。

更新の確認と見直しの作業を分担するとき

契約書の管理で手間がかかるのは、台帳を作ることよりも、更新の時期が来た契約について、続けるのか、条件を変えるのか、やめるのかを判断し、相手に伝える作業です。 1件ごとに、担当の部署に確かめ、必要なら条件を交渉し、決まったら解約の通知や新しい契約書を作る、という流れがあります。

確認の流れを決める

更新の確認は、次の流れで進めると、漏れが少なくなります。

1. 毎月の初めに、台帳で解約の通知の期限が3か月以内に来る契約を抜き出す
2. 抜き出した契約ごとに、社内の担当者に、続けるか、条件を変えるか、やめるかを確かめる
3. 条件を変える場合は、相手と交渉する
4. やめる場合は、契約書に書かれた方法（書面、メールなど）で、期限までに解約を通知する
5. 結果を台帳の状況と備考の列に記録する

複数人で担当と期限を共有する

この作業を総務や法務の担当者と、各部署の担当者で分担する場合は、台帳とは別に、作業の進み具合を共有する場所があると便利です。 台帳の備考の列だけで進み具合を管理しようとすると、誰がどこまで確かめたのかが分かりにくくなります。

担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、プロジェクト管理の道具を使う方法があります。 その選択肢の1つがPinatecaです。 公式サイトによると、Pinatecaは、カンバン（列にカードを並べて進み具合を動かす形）、ガントチャート（期間を横に並べて締切の重なりを見る形）、リスト（表で全件を並べて絞り込む形）など8種類のボードと、カードごとのコメントやチャットを備えたプロジェクト管理の道具です。 更新の確認が必要な契約を1件ずつカードにして、担当者と期限を付け、「確認待ち」「交渉中」「通知済み」「完了」の列の間で動かしていけば、どの契約の確認がどこまで進んでいるかが1つの画面で分かります。 取引先の名前や管理番号のような項目は、カスタムフィールドとしてカードに加えられると案内されています。 社内の担当者とのやり取りを、そのカードのコメントに残しておけば、翌年の更新のときに経緯を確かめられます。

料金は、公式の料金ページによると、5人までのチームならフリープランが0円で、ボードは10個まで、8種類のボードやチャット、カスタムフィールドが使えます。 6人目または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）と案内されています。 最新の料金と機能は、Pinateca の掲載ページと公式サイトで確かめてください。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Pinatecaはプロジェクト管理の道具であり、契約書のファイルの保存や、電子帳簿保存法の要件を満たす保存の仕組みとして作られたものではありません。 契約書そのものの保存は、原本の保管と、要件を満たす電子ファイルの保存の方法を別に決めておきます。

契約の種類ごとに見ておきたい点

契約書は、種類によって、管理のときに特に気をつけたい項目が違います。 台帳の備考の列や、確認の流れに、次の点を反映させます。

業務委託契約書

業務委託契約書は、仕事を社外の人や会社に頼むときに結ぶ契約書です。 仕事の範囲、納期、報酬、支払いの時期、成果物の権利がどちらに属するかが主な項目です。 管理のときは、契約の期間だけでなく、個別の発注ごとの納期と支払いの期日を、別の表や発注の記録と結び付けておくと、支払いの漏れを防げます。 基本契約と個別の発注書の組み合わせで取引している場合は、台帳には基本契約を記録し、個別の発注は発注の記録で管理する、というように役割を分けます。

秘密保持契約書

秘密保持契約書は、取引の中で知った秘密の情報を外に漏らさないことを約束する契約書です。 契約が終わったあとも、一定の期間は秘密を守る義務が続くと定められていることが多くあります。 台帳には、契約の終わりの日に加えて、秘密を守る義務が続く期間の終わりも記録します。 また、契約が終わったときに、受け取った資料を返すか、削除するかが定められている場合は、その作業も確認の流れに入れます。

賃貸借契約書

事務所や倉庫、駐車場、機器の賃貸借の契約書は、期間が長く、更新の条件や更新料、解約の予告の期間が細かく決められていることが多い契約です。 解約の予告の期間が6か月前など長めに設定されていることもあるため、台帳の解約の通知の期限を必ず確かめます。 賃料の改定の条項がある場合は、改定の時期も記録しておきます。

ソフトやサービスの利用契約

業務で使うソフトやインターネットのサービスは、画面上で利用規約に同意して契約することが多く、紙の契約書がないことがあります。 それでも、月額や年額の料金がかかり、自動で更新されるものが多いため、台帳に記録しておかないと、使っていないサービスの料金を払い続けることになります。 申し込んだ日、更新の日、料金、申し込んだ担当者、解約の方法を台帳に記録し、申し込みの画面や確認のメールを電子ファイルとして保存します。

結ぶ前に、管理しやすい契約書にする

契約書の管理は、結んだあとに始まるのではなく、結ぶ前から始まっています。 結ぶ前に次の点を確かめておくと、後の管理がずっと楽になります。

• 契約の期間の始まりと終わりの日が、日付ではっきり書かれているか
• 自動で更新されるかどうか、更新されるならその条件が書かれているか
• 解約するときに、いつまでに、どの方法で申し出ればよいかが書かれているか
• 社内の誰が契約の中身を確かめ、誰が署名するのかが決まっているか

特に、解約の申し出の方法は見落とされがちです。 「書面により通知する」と書かれていれば、メールでは足りないと受け取られるおそれがあります。 相手と後でもめないように、契約書に書かれた方法で通知する必要があるため、結ぶ前にどの方法が書かれているかを確かめ、台帳の備考に書いておきます。

契約書の保存期間

契約書は、法律で決まった期間、保存しなければなりません。 税金の決まりでは、契約書は、取引に関して作成したり受け取ったりした書類として保存の対象になります。

国税庁の帳簿書類等の保存期間の案内によると、法人は、帳簿と、取引に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。 同じ案内では、ここでいう書類の例として、注文書、契約書、領収書などが挙げられています。 青色申告をしていて欠損金（赤字）が出た事業年度などは、10年間になります。 個人事業者の場合は、帳簿や書類の種類によって保存期間が違います。

税金の決まりのほかにも、契約の内容によっては、ほかの法律で保存期間が決まっているものや、後でもめたときに備えて長く保存しておいたほうがよいものがあります。 保存期間は、契約の終わった日からではなく、確定申告書の提出期限の翌日から数えるものがあるため、台帳に「保存期限」の列を作って、処分してよい日を記録しておくと迷いません。 自社で何年保存するかは、税理士や弁護士に相談して決めると安心です。

印紙の確認

紙で結ぶ契約書には、内容と金額によって収入印紙を貼る必要があるものがあります。 国税庁の印紙税額の一覧表では、たとえば請負に関する契約書は、記載された契約金額が1万円以上100万円以下なら200円などと、金額ごとに税額が決まっています。 継続的取引の基本となる契約書は4千円です。 契約書の種類や金額で税額が変わるため、契約書を作るときに一覧表で確かめ、台帳の備考に印紙の金額を書いておくと、後で確認するときに役立ちます。

社内の管理ルールを決める

契約書の管理を続けるには、管理の方法を社内のルールとして決め、関わる人全員が同じ手順で進めることが必要です。 ルールは、契約書管理規程のような文書にまとめておくと、担当者が代わっても引き継げます。

ルールに書くこと

管理のルールには、次のことを書きます。

• 契約書の管理の責任者と担当者
• 契約書を結ぶ前に、誰が中身を確かめるか
• 結んだ契約書を、いつまでに誰に渡すか
• 原本の保管場所と、取り出せる人
• 電子ファイルの保存場所と、ファイル名の付け方
• 台帳に入力する項目と、入力する人
• 更新の確認をする時期と、流れ
• 保存期間と、処分の方法

誰が管理するかを決める

契約書の管理は、総務や法務の部署がまとめて行う形と、契約を結んだ部署がそれぞれ行う形があります。 まとめて行う形は、管理の方法がそろい、全体を見渡せるのが利点です。 部署ごとに行う形は、契約の中身をよく知る人が管理できるのが利点ですが、管理の方法がばらばらになりやすくなります。 多くの会社では、原本の保管と台帳はまとめて管理し、更新の判断は契約を結んだ部署が行う、という分け方をしています。

担当者が代わるときの引き継ぎ

担当者が異動や退職をするときは、台帳の中身と、進行中の更新の確認、相手とのやり取りの経緯を引き継ぎます。 台帳に備考を残し、やり取りを記録しておけば、引き継ぎの時間を短くできます。 口頭だけで引き継ぐと、細かな条件や約束が抜け落ちることがあるため、必ず書面かデータで残します。

契約書の管理を始める手順

これから契約書の管理を整える場合は、次の順番で進めます。

1. 社内にある契約書をすべて集める（各部署の棚、担当者の机、メール、共有フォルダ）
2. 1件ずつ管理番号を付け、台帳に入力する
3. 原本を管理番号の順に保管し、電子ファイルを決まったフォルダに保存する
4. 解約の通知の期限が近い契約から、更新の確認を始める
5. 管理のルールを決め、関わる人に伝える
6. 月に1回、台帳と原本と電子ファイルを突き合わせる

最初の「すべて集める」が最も時間のかかる作業です。 各部署の担当者に、期限を決めて契約書を出してもらうように頼みます。 集める過程で、原本が見つからない契約や、期間がすでに終わっている契約が見つかることもあります。 原本が見つからない場合は、相手に写しを送ってもらえないか相談します。 期間がすでに終わっているのに取引が続いている契約は、新しい契約を結び直すか、更新の合意書を交わすかを、社内の担当者と相手の両方に確かめて決めます。 集め終わったら、台帳の件数と、原本と電子ファイルの数が一致しているかを確かめてから、日々の管理に移ります。

契約書の管理でよくある失敗

台帳を作ったまま更新しない

最初に台帳を作っても、新しい契約を入力しなかったり、終わった契約の状況を直さなかったりすると、台帳はすぐに実際とずれていきます。 ずれた台帳は、ないよりも危険です。 台帳を信じて確認を省いた結果、期限を見落とすことになるからです。 新しい契約を結んだときに台帳に入力する人と、月に1回突き合わせる人を、名前で決めておきます。

原本と写しが混ざる

紙の原本と、コピーやスキャンした写しが同じファイルに綴じられていると、どれが原本なのか分からなくなります。 写しには「写し」と書くか、原本とは別のファイルに分けます。 相手ともめたときに示すのは原本なので、原本の保管場所は1か所に決めます。

変更の契約を別に保存してしまう

契約の途中で条件を変えた場合、変更の合意書や覚書を結ぶことがあります。 元の契約書と変更の書類が別々に保存されていると、最新の条件が分からなくなります。 変更の書類は、元の契約書と同じ管理番号に枝番を付けて（2026-001-1のように）一緒に保管し、台帳の備考に変更の内容と日付を書きます。

担当者の個人のメールにだけ残っている

電子契約の確認のメールや、相手とのやり取りが、担当者の個人のメールの受信箱にだけ残っていることがあります。 担当者が辞めると、その記録にたどり着けなくなります。 契約に関わるメールやファイルは、共有フォルダの決まった場所に保存するように、ルールに書いておきます。

契約書を扱う仕事と、運営者として見てきたこと

契約書の管理は、在宅でも請け負われることがある仕事です。 契約書のスキャンと台帳への入力、ファイル名の付け直し、管理の仕組みづくりなどは、社外の人に頼まれることがあります。 業務の進め方を見直し、生成AIなどの道具を使って事務の手間を減らす提案をする仕事もあり、その内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。 契約書を扱う仕事では、取引の条件や個人情報に触れるため、秘密保持の約束を結んでから始めるのが一般的です。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、発注する側と受ける側の間で後からもめごとが起きにくいのは、仕事の範囲と納期と報酬を、始める前に書面で確かめ合っている取引です。 契約書や発注の条件を残す習慣は、大きな会社だけでなく、個人どうしの取引でも双方を守ります。 仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。 だからこそ、条件を互いに確かめて記録を残すことが、安心して取引を続ける土台になります。

会社の管理の仕組みを外から見て、改善の助言をする国家資格として、中小企業診断士があります。 契約や文書の管理を含めた業務の見直しを、体系立てて学びたい人は、資格の内容を一度見ておくとよいでしょう。

よくある質問

Q. 契約書の管理はエクセルで十分ですか？

契約書が数百件ほどまでで、台帳を書き換える人が1人か2人に決まっていれば、エクセルの台帳で十分に管理できます。複数の部署が同時に書き換えるようになったり、誰がいつ書き換えたかを残す必要が出てきたりしたら、専用のシステムを検討する時期です。まずはエクセルで台帳を作り、件数と関わる人の数を見て判断します。

Q. 契約書は何年保存すればよいですか？

国税庁の案内では、法人は契約書を含む取引の書類を、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならず、欠損金が出た事業年度などは10年間です。個人事業者は書類の種類で期間が違います。契約の内容によってはほかの決まりもあるため、税理士や弁護士に相談して自社の保存期間を決めると安心です。

Q. 自動更新の契約を見落とさないにはどうすればよいですか？

台帳に、契約の終わりの日だけでなく、解約の通知の期限を必ず記録します。期限は契約の条項から逆算し、エクセルならEDATE関数で計算すると間違いが減ります。条件付き書式で期限が近い行に色を付け、毎月の初めに期限が3か月以内に来る契約を抜き出して確認する流れを決めておきます。

Q. 電子契約の契約書は印刷して保存してもよいですか？

電子でやり取りした契約書は、電子帳簿保存法の電子取引のデータにあたる場合があり、決められた要件を満たして電子データのまま保存するのが原則です。日付や金額、取引先で検索できるようにすることなどの要件があります。自社の保存の方法が要件を満たしているかは、国税庁の一問一答や税理士、税務署で確かめてください。