Brabioの使い方と、タスクの進捗を共有する設定の流れ

2026年4月2日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Brabio（ブラビオ）の使い方を公式のマニュアルとヘルプに沿って解説します
✓グループとプロジェクトの仕組み
✓メンバーの招待と4つの権限

Brabio（ブラビオ）は、ガントチャートを手早く作れる国産のプロジェクト管理の道具です。5人まで無料で使えるため、エクセルで作っていた工程表から乗り換える候補として名前が挙がります。ただ、登録してみると「グループ」「プロジェクト」「タスク」の関係や、メンバーの権限の違い、ガントチャートの編集の仕方など、最初に押さえておきたい決まりがいくつかあります。

この記事では、Brabioの使い方を、公式のマニュアルとヘルプの2026年10月時点の記載に沿って解説します。全体の仕組み、メンバーの招待と権限、ガントチャートの作り方、タスクの進捗をチームで共有する設定、エクセルへの書き出し、料金プランまでを順に紹介します。ガントチャートに加えてボードやチャットも1つの道具で使いたい場合の選択肢として、Pinatecaのような道具との比べ方にも触れます。

Brabioとはどんな道具か

Brabioは、ブラビオ株式会社が提供するクラウドのプロジェクト管理の道具です。公式サイトでは「5人までならずっと無料」「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」と案内され、20万社を超える利用があると紹介されています。インストールやサーバーの準備は要らず、メールアドレスだけで登録して使い始められます。

公式のマニュアルでは、Brabioでできることとして、プロジェクト管理、ガントチャートの作成、タスク管理、メンバー管理、カレンダーによる管理と進捗の把握、ファイルのインポートとエクスポート、掲示板、進捗の確認と報告、ファイル共有、ToDoの作成と共有と依頼、つぶやきが挙げられています。

ガントチャートとは、作業を縦に並べ、それぞれの期間を横棒で表した工程の表のことです。Brabioはこのガントチャートを中心に作られており、チャートを引くとその作業がタスクとして登録され、担当のメンバーにメールで知らされる仕組みになっています。

公式サイトでは、エクセルとの関係について次のように書かれています。

でも、世間の人のほとんどはタスク管理、工程表やスケジュール管理、プロジェクト管理まで概ねエクセルシートでスケジュール管理をしているのも事実です。ガントチャートをエクセルシート一括出力する機能は強力な機能です。クライアントさんへのレポートや経営者への報告にはきっとお役に立てるでしょう。出典: brabio.jp

社内ではBrabioで工程を管理し、取引先や上司への報告はエクセルのファイルで渡す、という使い分けを前提にした作りになっている点が特徴です。

最初に押さえる仕組み：グループ、プロジェクト、タスク

Brabioを使い始めて戸惑いやすいのが、「グループ」「プロジェクト」「タスク」の関係です。公式のマニュアルの説明を整理すると、次の3段の構造になっています。

グループ

グループはサービスの一番上にあたる単位です。会社や部署を1つのグループとして作り、その中で複数のプロジェクトをまとめて管理します。グループには専用の掲示板（グループ連絡）があり、メンバーの設定や権限の設定、料金プランの変更もグループの設定で行います。料金の課金の単位もグループごとです。

プロジェクト

プロジェクトは、ガントチャートを作る単位です。「Webサイトの制作」「新商品の発売の準備」のように、案件ごとに1つ作ります。プロジェクトは何個でも作れ、公式サイトのよくある質問では、無料と有料を問わず作れるプロジェクトの数に限りはないと書かれています。

タスク

タスクは、プロジェクトの中の1つ1つの作業です。ガントチャートで横棒を引くとタスクが登録されます。タスクには担当者、期間、進捗の状態、進捗率、コメントを付けられます。

ToDo

マニュアルでは、ToDoはタスクやコメントとは違い、グループやプロジェクトから独立した機能だと説明されています。プロジェクトに入れるほどではない細かな用事を、自分のToDoリストに入れたり、メンバーに依頼したりする使い方をします。

この構造を頭に入れておくと、「メンバーはどこで招待するのか（グループの設定）」「ガントチャートはどこで作るのか（プロジェクト）」が迷わずに分かります。

登録とプロジェクトの作成の流れ

Brabioを使い始める流れは、次のとおりです。

手順1：登録する

公式サイトの「無料で始める」から、メールアドレスで登録します。公式のマニュアルによると、ログインはGoogle、Facebook、Microsoftのアカウントとの連携も選べます。連携の設定は、あとから「アカウント設定」の「認証連携設定」でも行えます。

手順2：プロジェクトを追加する

マニュアルでは、グループトップにあるプロジェクトリストの右上の「＋」ボタンを押すか、メニューからプロジェクトリストを選び、「プロジェクトの追加」から作ると案内されています。プロジェクト名と参加メンバーを決めれば、すぐに使い始められます。

手順3：計画モードと非公開の設定を決める

プロジェクトの追加の画面では、「計画モード」と「非公開」の設定ができます。

計画モードとは、管理者以外の書き込みを止め、メールの通知も止めた状態でガントチャートを組める設定です。Brabioでは、タスクの進捗やメンバーの変更、コメントがあるたびに、担当のメンバーにメールが届きます。工程を組み立てている最中は小さな変更が何度も起きるため、そのたびにメンバーに通知が飛ぶと迷惑になります。マニュアルでは、計画モードはプロジェクトの追加のときに設定でき、解除すると計画モードには戻せないと説明されています。工程を固めてから解除する、という順番で使います。

非公開の設定にすると、プロジェクトに割り当てたメンバー以外は閲覧できなくなります。公開のプロジェクトは、グループに所属するメンバーなら誰でも確かめられます。

プロジェクトの追加が終わると、ガントチャートの画面が表示され、すぐに工程を組み始められます。

ガントチャートの作り方

Brabioの中心となるガントチャートの基本の操作を、公式のヘルプに沿って紹介します。

編集モードにして、保存を忘れない

公式のヘルプでは、気をつけることとして次の3点が挙げられています。

・チャートを編集するときは必ず「編集モード」にし、編集が終わったら必ず「保存する」ボタンを押す
・本運用のプロジェクトでは、タスクの期日などを変えるとメンバーにメールで通知が届くので、チャートを引く初期は1人で作業した方が無難
・キーボードのショートカットが思いのほか便利

特に1つ目の保存を忘れると、作った工程が残らないので注意が必要です。

タイトルを入れて、チャートを引く

ヘルプの手順では、まずタスクのタイトルを入力し、右側のカレンダーの部分をドラッグしてチャートを引きます。基本の操作はこれだけです。タスクは何個でも追加でき、編集モードであれば上下に動かして順番を入れ替えられます。

タスクフォルダでまとめる

関連するタスクは、タスクフォルダでまとめられます。公式のヘルプでは、この操作について次のように書かれています。

ブラビオ・プロジェクトのガントチャートは「かんたんサクサク」と評価が高いのですが、こちらの操作だけはよくサポートセンターに電話がかかってきます。出典: brabio.jp

ヘルプの説明を整理すると、手順は次のとおりです。

フォルダにしたいタスク（例：タイトル1）を決める
その下に入れたいタスクの最初の1つ（例：タイトル2）をクリックする
shiftキーを押しながら、最後のタスク（例：タイトル4）をクリックして連続で選ぶ
キーボードの右矢印（→）キーを押す

これでタイトル1がタスクフォルダになり、タイトル2から4がその中に入ります。マウスで探しても見つからない操作なので、この手順を覚えておくと迷いません。ツールバーから操作することもできます。

マイルストーンを設定する

マイルストーンとは、中間の目標や節目の日を示す印です。マニュアルによると、チャートの日付の部分をクリックし、タイトルを入力して登録するだけで設定できます。色は5色から選べます。納品日や確認日など、ずらせない日を先に設定しておくと、工程を逆算して組みやすくなります。

タスクリンクでつなぐ

タスクリンクは、タスクどうしをつなぐ機能です。マニュアルでは、リンクを設定すると、次のタスクの担当者にメールで知らせられると説明されています。リンクには2種類あります。

・青い矢印のリンク：前後をつなぐが、前のタスクが終わっていなくても次のタスクを終えられる
・赤い矢印のリンク：期間を固定し、前のタスクを動かすと次のタスクも一緒に動く

赤い矢印は、いったん青い矢印のリンクを作り、矢印をクリックすると切り替わります。先に選んだタスクが前、後に選んだタスクが次になる点も覚えておきます。

メンバーの招待と4つの権限

チームでBrabioを使うには、メンバーを招待します。Brabioの特徴は、社外の人と一緒に使うことを前提にした権限の分け方です。

メンバーを招待する

マニュアルによると、画面右上の「設定」から「メンバー設定」を開き、招待したい人のメールアドレスを入力して招待します。複数の人をまとめて招待でき、名前とグループの権限も設定できます。招待された人には招待のメールが届き、メールのURLから初回の登録を行います。招待できる人数は料金プランで決まり、無料プランでは5人までです。メンバーの招待や削除ができるのはグループの管理者だけです。

4つの権限

グループの権限は「管理者」「スタッフ」「パートナー」「ゲスト」の4つです。

権限	位置づけ	できること
管理者	内部メンバー	すべての機能。グループ設定も扱える
スタッフ	内部メンバー	グループ設定以外のほぼすべての機能
パートナー	外部メンバー	参加しているプロジェクトとグループカレンダーだけが見える
ゲスト	外部メンバー	自分が担当するタスクの遂行と進捗の報告に絞られる

協力会社の人はパートナーとして招待すると、掲示板などのグループの機能は使えず、参加している案件だけに集中してもらえます。特定の作業だけを頼む外注先は、ゲストとして招待すれば、担当のタスクだけを見て進捗を報告してもらえます。社外の人をチームに入れるたびに細かい設定をしなくても、招待のときに権限を選ぶだけで見える範囲を絞れる仕組みです。

プロジェクトの権限

プロジェクトの中では、権限が「管理者」「スタッフ」「ゲスト」に分かれます。マニュアルでは、ガントチャートはプロジェクトの管理者であれば誰でも編集でき、スタッフは閲覧とタスクの追加ができると説明されています。工程を組む人をプロジェクトの管理者にし、作業を担う人はスタッフにする、という分け方が基本です。

タスクの進捗を共有する設定の流れ

Brabioで進捗をチームで共有するには、「担当者が進捗を更新する」「管理者が状況を見る」「必要に応じて報告を依頼する」の3つの流れを作ります。

担当者が進捗を更新する

マニュアルによると、タスクの詳細画面の進捗の項目で、状態と進捗率を更新します。状態には「未着手」「作業中」「順調」「期限切れ」「進捗遅れ」「完了確認」「完了」などがあり、進捗率は1%から100%の間で動かせます。進捗を更新するときに、コメントも一緒に入力できるので、完了の報告を兼ねられます。更新した内容はメールで通知できます。

タスクの進捗率を入れておくと、タスクフォルダとプロジェクト全体の進捗率が自動で計算されます。マニュアルでは、この計算は全体の目安として見やすく表示するためのもので、数値を厳密に算出するものではないと注意書きがあります。

管理者が状況を見る

管理者は、プロジェクトのトップのタスクリストやカレンダーで、メンバーの進捗を確かめます。タスクリストでは、担当メンバーや進捗の状態で絞り込めるので、「期限切れ」だけを表示して、遅れている作業を確かめられます。プロジェクトのカレンダーで「プロジェクト横断」に印を付けると、ほかのプロジェクトの担当のタスクも表示されます。複数の案件を掛け持ちしているメンバーの負荷を見るときに役立ちます。

進捗報告を依頼する

進捗が分からないタスクがあるときは、「進捗報告の依頼」を使います。マニュアルによると、タスクの詳細画面の進捗の項目にある「進捗報告を依頼する」ボタンから依頼でき、カレンダーからはまとめて依頼することもできます。依頼されたメンバーのトップページには進捗報告の依頼が表示され続け、報告を済ませると消えます。依頼した側には、報告の内容がリストに反映されます。

チャットやメールで「あの件どうなっていますか」と個別に聞く代わりに、依頼と報告の記録がタスクに残るため、あとから経緯を確かめるときにも便利です。

通知の設定を整える

プロジェクトの設定の「タスク設定」では、タスクの開始や締め切りに関するメールの通知などを設定できます。通知が多すぎるとメールが読まれなくなり、少なすぎると変更に気づけません。運用を始めて1週間ほどしたら、メンバーに通知の量について意見を聞き、設定を見直すとよいでしょう。

ToDo、掲示板、つぶやきの使い分け

Brabioには、タスク以外にも連絡や細かな用事を扱う機能があります。それぞれの役割を決めておくと、情報があちこちに散らばらずに済みます。

ToDo

公式サイトの機能の紹介によると、ToDoでは、自分のToDoリストと、メンバーに依頼したToDoの一覧を管理できます。ガントチャートに載せるほどではない「見積もりの金額を確かめる」「資料を印刷する」のような細かな用事はToDoに入れ、工程に関わる作業はタスクに入れる、という分け方にすると、ガントチャートが細かな用事で埋まらずに済みます。

掲示板（グループ連絡、プロジェクト連絡）

マニュアルによると、グループとプロジェクトには、それぞれ掲示板があります。グループ連絡はグループの管理者とスタッフが使え、パートナーとゲストは使えません。プロジェクト連絡は、ゲスト以外のプロジェクトのメンバーが使えます。公式サイトでは、掲示板が更新されると内容がメールで知らされ、コメントの通知のメールに返信して書き込むこともできると紹介されています。全員に知らせたい決定事項や、案件全体に関わる連絡は掲示板に書きます。

つぶやき

マニュアルでは、つぶやきはタスクやToDoと違い、メンバーと気軽に使える会話の場だと説明されています。プロジェクトの管理者とスタッフが使えます。思いついたアイデアや、会議で話すほどではない相談を書く場所として使うと、掲示板が雑談で埋まらずに済みます。

つまずきやすい点と対処

公式のマニュアルとヘルプの記載から、使い始めにつまずきやすい点を整理します。

編集した内容が残っていない

ガントチャートは編集モードで編集し、最後に「保存する」ボタンを押す必要があります。保存を押さずに画面を離れると、編集した内容が残りません。編集が終わったら、保存を押す習慣を付けます。

通知のメールが多すぎる

本運用のプロジェクトでは、期日の変更や進捗の更新のたびに担当者へメールが届きます。工程を大きく組み直すときは、変更をまとめて行うか、メンバーに事前に知らせておきます。プロジェクトを作るときから計画モードにしておけば、組み立ての段階の通知は避けられます。

タスクリンクが外れない

マニュアルによると、リンクを外したいときは、リンクされた2つのタスクを同時に選ぶ必要があります。片方だけを選んでも外れません。また、リンクを作るときは先に選んだタスクが前、後に選んだタスクが次になるので、選ぶ順番に注意します。

パートナーを管理者にしたのに設定が変えられない

マニュアルでは、グループでパートナーの権限を持つ人をプロジェクトの管理者にした場合、プロジェクトの設定とメンバーの変更は行えないと説明されています。協力会社の人にプロジェクトの設定まで任せたい場合は、グループの権限を管理者かスタッフにする必要があります。

タスクの色を変えたい

ヘルプでは、タスクの色は進捗の状態に合わせて変わり、任意には変更できない仕様だと説明されています。色で担当者や種類を分けたい場合は、タスクフォルダやタスクの名前の付け方で分けます。

エクセルへの書き出しと読み込み

取引先や上司への報告にエクセルのファイルを使う場合は、ガントチャートを書き出します。マニュアルによると、ガントチャートのメニューの「入出力」から「ファイルを書き出す」を選び、CSV形式かXLSX形式で書き出せます。書き出したファイルは、別のプロジェクトに読み込むこともできます。

注意したいのは、無料プランでは書き出しが1日に3回までという点です。有料プランでは回数の制限がありません。報告の直前に何度も直して書き出す使い方をすると、無料プランでは回数が足りなくなることがあるので、書き出しは内容を確定させてから行うようにします。

複数のプロジェクトを1つのシートにまとめて書き出すこともできます。公式サイトのよくある質問では、この機能について「非常に簡単ですが場所を見付けるのが大変かもしれません」と書かれています。ヘルプの「複数のプロジェクトのエクセル一括出力」の項目で、手順を確かめておくと迷いません。

エクセルの工程表からBrabioへ移すときの進め方

すでにエクセルで工程表を作っている場合、作業を1つずつ手で入れ直すのは手間がかかります。マニュアルによると、Brabioはガントチャートを書き出したエクセルのファイルを、別のプロジェクトに読み込めます。この仕組みを使えば、手元の工程表をBrabioの形式に合わせて読み込ませることができます。

手順1：Brabioで見本のファイルを書き出す

まずBrabioで新しいプロジェクトを作り、タスクを2つか3つ、タスクフォルダとマイルストーンを1つずつ作ってから、エクセルの形式で書き出します。マニュアルによると、書き出したファイルには、読み込みに必要な「タイプ」「アウトライン」「ID」などの列が見えない状態で含まれています。この見本のファイルが、読み込み用の形式の手本になります。

手順2：見本の形式に合わせて作業を書き写す

見本のファイルの列の並びに合わせて、手元の工程表の作業名、開始日、締め切りの日を書き写します。マニュアルでは、日付は「YYYY/MM/DD」の形式で書くこと、タイプの列には「task」「folder」「milestone」などの種類を書くこと、アウトラインの列には階層の深さを数字で書くことが説明されています。隠れている列を表示させてから作業すると、書き間違いを防げます。

手順3：読み込んで確かめる

書き写したファイルを、ガントチャートのメニューの「入出力」から読み込みます。読み込んだら、ガントチャートの上で作業の期間と階層が正しく並んでいるかを確かめます。無料プランは書き出しが1日に3回までなので、見本の書き出しは1回で済むように、手順1の準備を丁寧に行っておきます。

移行は一度にすべての案件で行わず、まず進行中の案件を1つだけ移して、チームが慣れてから残りを移すと、混乱が少なく済みます。

使い始めの1週間の運用の進め方

道具を入れても、チームが使わなければ工程表は更新されなくなります。Brabioを使い始めた最初の1週間で、次の順番で運用を固めるとよいでしょう。

1日目から2日目：管理者が1人で工程を組む

計画モードでプロジェクトを作り、管理者が1人で工程を組みます。この段階ではメンバーに通知が届かないので、何度でも作り直せます。作業は1人が2日から5日で終えられる大きさに分け、節目の日はマイルストーンで示します。

3日目：メンバーを招待して説明する

工程が固まったら計画モードを解除し、メンバーを招待します。招待のときに、「自分のタスクの進捗は、終わったら必ず更新する」「進捗報告の依頼が来たら、その日のうちに答える」という2つの約束だけを伝えます。決まりを増やしすぎると守られなくなるので、最初は2つで十分です。

4日目から6日目：毎朝タスクリストを見る

管理者は、毎朝タスクリストで「期限切れ」と「進捗遅れ」を確かめ、該当するタスクの担当者に進捗報告を依頼します。毎朝同じ時間に見ることを習慣にすると、遅れに早く気づけます。

7日目：振り返る

1週間たったら、メンバーに「通知が多すぎないか」「更新の手間が負担になっていないか」を聞き、通知の設定や作業の分け方を見直します。最初の1週間で運用の形を決めておくと、その後の案件でも同じ形で回せます。

Brabioの料金プラン

Brabioの料金は、公式サイトのアップグレードのページによると次のとおりです。価格はすべて税込と明記されています。

プラン	月額（税込）	ユーザー数	ストレージ
無料プラン	0円	5人まで	50MBまで
プラン10	3,300円	10人まで	1GBまで
プラン20	6,600円	20人まで	1GBまで
プラン30	9,900円	30人まで	1GBまで
プラン50	16,500円	50人まで	1GBまで
プラン100	33,000円	100人まで	1GBまで

ページでは、アップグレードの料金は1ユーザーあたり300円と説明されており、年間一括払いでは10%の割引があります。有料プランではストレージを追加でき、5GBの追加は月額1,100円、10GBの追加は月額1,650円です。ストレージは添付したファイルだけを数えます。

課金の仕組みにも特徴があります。アップグレードのページによると、プランを変更した当月は無料で使え、課金は翌月から始まります。毎月24日までに無料プランに戻せば、翌月の支払いは発生しません。支払いの方法は銀行振込とクレジットカードから選べます。

無料プランで注意したいのは、ストレージが50MBまでという点です。資料のファイルをタスクに添付して共有する使い方をすると、すぐに上限に届きます。大きなファイルは別のファイル共有の道具に保存し、Brabioにはそのリンクを書く、という使い分けをすると、無料の範囲で長く使えます。

人数が5人を超えそうなときは、プラン10に上げるか、案件ごとにグループを分けて無料プランを使い続けるかを考えることになります。グループを分けると、グループをまたいだ横断の表示ができなくなるため、メンバーの負荷を全体で見たいなら、1つのグループで有料プランにする方が管理は楽になります。

Brabioが合う人、ほかの道具を比べたい人

Brabioが特に合うのは、エクセルで工程表を作っていて、それをチームで共有しながら更新したい人です。ガントチャートの作成に機能を絞っているぶん、操作を覚えるのに時間がかかりません。取引先にエクセルで報告する習慣がある会社や、協力会社と同じ工程表を見ながら進める仕事にも向いています。

一方で、タスクをカンバンのボードで動かしながら管理したい、チームの会話をタスクのすぐ隣で行いたい、という使い方をしたい場合は、ガントチャート以外の表示を持つ道具も比べてみる価値があります。

その選択肢の1つがPinatecaです。Pinatecaは、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具です。公式の料金ページによると、5人までのチームなら、ガントチャートもチャットもカスタムフィールドも含めて無料で使え、無料プランのボードは10個まで、ファイル容量は1GBです。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）になります（Pinateca）。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

公式サイトでは、ガントのボードでバーをドラッグして開始日や締め切りを変えられること、Trelloからボードやカードを移せること、ChatGPTやClaudeから会話でボードを読んだりカードを動かしたりできることも紹介されています。ガントチャートの工程表とエクセルでの報告を中心に回すならBrabio、工程とボードと会話を1つの画面で扱いたいならPinatecaのように、チームの仕事の進め方に合わせて選び分けるとよいでしょう。

工程を管理する力は在宅の仕事でも生きる

Brabioのような道具でガントチャートを組み、進捗を集めて報告できる人は、在宅の仕事でも求められています。Web制作やシステム開発、デザインの制作などで、作業を担う人とは別に、工程を管理して関係者に報告する役割が必要になるからです。

システム開発の現場での役割と、プロジェクトの進行に関わる仕事の内容は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。制作の仕事で工程の管理も担うデザイナーの報酬の水準は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

フリーランス・在宅ワーク市場を20年運営してきた立場から見ると、工程の管理を任されて長く依頼が続く人は、ガントチャートの見た目より、遅れが見えた時点ですぐに知らせ、代わりの案を一緒に出すことを大切にしています。進捗報告の依頼のような仕組みを使うのも、相手を急かすためではなく、早めに状況を共有するためです。仲介の手数料が乗らない直接取引であれば、依頼主は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手数料0%で手取りが厚くなります。

業務の進め方そのものを見直す支援に仕事の幅を広げたい場合は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で仕事の内容を、経営と業務の改善を体系的に学ぶ資格としては中小企業診断士の試験の内容を確かめられます。まずは無料プランで1つのプロジェクトを作り、計画モードのまま工程を組んでみるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Brabioは無料でどこまで使えますか？

公式サイトによると、無料プランは5人まで使え、作れるプロジェクトの数に限りはありません。ガントチャートの作成、タスクリンク、マイルストーン、進捗報告の依頼なども使えます。ただし、ストレージは50MBまでで、エクセルやCSVへの書き出しは1日に3回までです。添付ファイルが多い使い方や、書き出しを頻繁に行う場合は有料プランを検討します。

Q. タスクフォルダはどうやって作りますか？

公式のヘルプでは、フォルダにしたいタスクの下に入れたいタスクを、shiftキーを押しながらクリックして連続で選び、キーボードの右矢印キーを押す手順が案内されています。たとえばタイトル2から4を選んで右矢印キーを押すと、その上のタイトル1がフォルダになります。ガントチャートは編集モードにしてから操作し、最後に保存します。