タスク管理を共有できるアプリの選び方と、担当と期限が伝わる使い方

2026年6月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓タスク管理を共有できるアプリを
✓Trello・Asana・Backlog・Googleの ToDo リストの公式の料金と無料の範囲で比べ
✓Backlogの2027年1月のプラン改定

タスク管理を共有できるアプリは数が多く、どれも「チームで使える」「無料で始められる」とうたっています。ところが、実際に入れてみると、誰も開かない、タスクが登録されても担当が曖昧、期限が過ぎても気づかない、という状態になりがちです。アプリの機能より、選び方と使い方で結果が大きく変わる分野だと言えます。

この記事では、タスク管理を共有できる主なアプリを、公式の料金ページと無料の範囲で比べたうえで、チームの人数や仕事の形に合わせた選び方を整理します。後半では、担当と期限が確実に伝わるタスクの書き方と、運用のルールをお話しします。無料のうちにガントチャートやチャットまで試したい少人数のチームには、Pinatecaのような国産のプロジェクト管理の道具も候補になります。

タスク管理の共有で何が変わるのか

タスク管理を共有するとは、つまり「誰が、何を、いつまでにやるか」を、チーム全員が同じ画面で確かめられるようにすることです。メールや口頭で仕事を頼んでいると、頼んだ側と頼まれた側で、期限や中身の理解がずれていきます。

私が事業会社の企画部門にいた頃、外部の制作会社に頼んだパンフレットの修正が、3週間も止まっていたことがありました。こちらは「修正の指示はメールで送った」と思っていて、先方は「最終の確認待ち」と思っていた。結局、どちらのボールなのかが曖昧なまま時間が過ぎ、印刷の締め切りに間に合わなくなりました。タスクが共有の画面にあり、状態と担当が見えていれば、少なくとも1週目で気づけたはずです。

タスク管理を共有すると、次のことが変わります。

・誰の手元で止まっているかが分かる
・期限が近いもの、過ぎたものが目に見える
・依頼の経緯がタスクに残り、「言った言わない」が減る
・担当が休んだり辞めたりしても、引き継ぎがしやすい

一方で、共有のアプリを入れただけでは何も変わりません。登録されないタスク、更新されない状態は、メールや口頭と同じくらい情報が抜け落ちます。アプリは道具で、使い方のルールとセットになって初めて効果が出ます。

個人のToDoアプリとチームのタスク管理アプリの違い

タスク管理のアプリを探していると、個人向けのToDoアプリと、チーム向けのタスク管理アプリが同じ一覧に並んでいることがよくあります。この2つは、似ているようで役割が違います。

個人向けのToDoアプリは、自分のやることを忘れないための道具です。思いついたことをすぐに書き留め、終わったら消す。操作が軽く、通知で思い出させてくれることが重視されます。

チーム向けのタスク管理アプリは、複数の人の仕事の受け渡しを見える形にするための道具です。誰に頼んだか、どこで止まっているか、どんな相談をしたか。タスクそのものより、人と人の間のやり取りを記録することに重きがあります。

この違いを取り違えると、選び方を誤ります。個人向けのアプリを無理にチームで使うと、担当の割り当てや状態の管理ができず、結局は口頭の確認に戻ります。反対に、チーム向けの多機能なアプリを個人のメモ代わりに使うと、操作が重くて続きません。

おすすめは、両方を使い分けることです。チームの仕事はチーム向けのアプリで管理し、そこから自分に割り当てられたタスクを、必要に応じて個人のToDoアプリに書き写す。自分の細かい作業の段取りまでチームの画面に出す必要はありません。チームに見せるのは「誰が、何を、いつまでに」の単位で十分です。

タスク管理を共有できるアプリの選び方

アプリを比べる前に、自分たちのチームの条件を整理しておきます。費用対効果を考えるうえでも、ここが出発点です。

1. 何人で使うか

もっとも大きな分かれ目です。無料のプランには人数の上限があるものが多く、2人、5人、10人など、アプリごとに線が違います。今の人数だけでなく、半年後の人数も見込んでおきます。

2. 社外の人も使うか

外注先や取引先とタスクを共有するなら、ゲストとして招待できるか、ゲストが料金に数えられるかを確かめます。ここを見落とすと、取引先の人数分だけ料金が増えることがあります。

3. どんな画面で見たいか

カンバン（「未着手」「進行中」「完了」の列にカードを並べる形）、リスト（表の形）、ガントチャート（期間を横棒で示す形）、カレンダー。どの画面で見たいかによって、合うアプリが変わります。期限のある計画を扱うなら、ガントチャートが無料の範囲で使えるかは大きな差になります。

4. 相談をどこでするか

タスクについての相談を、アプリの中のコメントやチャットで行うのか、別のチャットツールで行うのか。相談の場所が分かれると、経緯がタスクに残りません。

5. 費用をどこまでかけられるか

1人あたりの月額で決まるアプリと、チーム全体の定額で決まるアプリがあります。人数が増えるとどちらが得かが入れ替わるので、自分たちの人数で計算してみることが欠かせません。

主なタスク共有アプリの料金と無料の範囲

ここでは、よく比べられるアプリの料金と無料の範囲を、各社の公式の料金ページで確かめた内容で紹介します。

アプリ	無料の範囲	有料の始まり	特徴
Trello	ワークスペースあたり10コラボレーター、ボード10枚まで	Standard：年払いでユーザーあたり月5ドル	カンバンが中心。拡張機能が豊富
Asana	2人まで	Starter：年払いで1人あたり月額1,200円	無料ゲストが無制限（Starter以上）
Backlog	現行は10ユーザーまで（2027年1月から5名）	2027年1月からの新プランはエコノミー月額21,000円（税抜、人数無制限）	課題管理とガントチャート。開発や制作の現場で広く使われる
Google の ToDo リスト	無料	なし	Gmail、カレンダー、Chatと連動

どのアプリを使うにしても、最初の1か月は無料の範囲で試し、実際の仕事が回るかを確かめてから有料のプランを考えるのが堅実です。

Trello

Trelloの公式の料金ページによると、Freeプランは0ドルで、ワークスペースあたり10コラボレーターまで無料、ボードはワークスペースあたり最大10枚、カードは無制限です。担当者と期限の設定、スマートフォンのアプリが含まれます。Standardは年払いでユーザーあたり月5ドル（月払いでは6ドル）で、ボードが無制限になり、ボードごとのゲストを招待できます。Premiumは年払いでユーザーあたり月10ドル（月払いでは12.50ドル）で、カレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボードなどの表示が加わります。料金はドル建てです。

カンバンの使いやすさに定評があり、少人数のチームが最初に試す道具として選ばれやすいアプリです。一方、期間を横棒で見るタイムラインの表示はPremiumからなので、期限のある計画を扱うと有料になりやすい点は押さえておきましょう。

Asana

Asanaの公式の料金ページによると、Personalプランはユーザー2人まで無料で、いつまでも使えます。Starterプランは年払いで1人あたり月額1,200円（月払いでは1,475円）、Advancedプランは年払いで1人あたり月額2,700円（月払いでは3,300円）です。同じページのよくある質問には、請求される料金に税金は含まれず、請求先が日本の場合は事業上の購入に消費税が課税されると書かれています。

Starter以上では無料のゲストを人数の制限なく招待でき、クライアントや請負業者とライセンスを増やさずに共同作業できると案内されています。外注先と一緒に使う場面では、この点が大きな利点です。ただし、無料のPersonalプランは2人までなので、3人以上のチームは最初から有料になります。

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する課題管理の道具です。課題とは、つまりBacklogでいうタスクのことです。ガントチャートやカンバンボード、親子課題、ファイル共有などの機能があり、開発や制作の現場で広く使われています。

Backlogは、2027年1月1日にプランを改定すると公式ブログで告知しています。

2027年1月1日から、Backlogのプランが新しくなります。既存のお客様については、2027年1月1日以降の最初の契約更新日に、新しいプランでの契約更新になります。出典: Backlogブログ 2027年1月1日からBacklogのプランが新しくなります

同じ告知によると、現在のプランの新規契約は2026年12月31日で終わり、新しいプランはエコノミー、ビジネス、プロフェッショナルの3つになります。月払いの料金（税抜）は、エコノミーが月額21,000円、ビジネスが月額36,300円、プロフェッショナルが月額100,000円で、年払いにすると5％安くなります。どのプランもユーザー数とプロジェクト数は無制限で、ストレージはそれぞれ30GB、100GB、300GBです。

フリープランは2027年1月1日に新しいフリープランへ自動で切り替わり、ユーザーの上限が10名から5名に変わります。すでにいる6人から10人のメンバーは使い続けられますが、新しくユーザーを追加することはできなくなると書かれています。スタンダードプランを使っていて、ユーザーが15名以下かつ30プロジェクト以下なら、適用開始日にエコノミープランへ自動で切り替わります。

これからBacklogを検討するなら、新しいプランの料金で計算しておくのが安全です。新しいプランは人数ではなくチーム全体の定額なので、人数が多いほど1人あたりの負担は軽くなります。逆に、5人ほどのチームでは、1人あたりの料金で決まる他のアプリのほうが安くなることが多いはずです。

Google の ToDo リスト

Googleの ToDo リストは、Googleのアカウントがあれば無料で使えるタスク管理の機能です。Googleの公式ヘルプによると、Gmailのメールからタスクを作ったり、Google Chatのスペースでグループのタスクを作って割り当てたり、Googleドキュメントで自分や他のユーザーにタスクを割り当てたりできます。カレンダーやGmailの画面の横のパネルからも開けます。

もともと個人のタスク管理を中心にした機能なので、カンバンやガントチャートのような画面はありません。Google Workspaceを使っていて、チャットのスペースの中で小さなタスクを割り振る、という使い方に向いています。仕事用や学校用のアカウントでは、使えるかどうかを管理者が決めているとヘルプに書かれています。

人数と仕事の形別の選び方

ここまでの料金と特徴をもとに、チームの人数と仕事の形ごとの選び方を整理します。

2人から3人で、まず試したい

Trelloの無料プランか、Googleの ToDo リストが手軽です。Asanaは無料が2人までなので、2人なら無料で使えます。まずはタスクを1か所に集める習慣を作ることを優先しましょう。

5人前後で、期限のある案件を回す

ガントチャートやカレンダーが無料の範囲で使えるかが分かれ目になります。Trelloはタイムラインの表示がPremiumから、AsanaはPersonalが2人までなので、5人で期限の管理まで無料で行うのは難しくなります。この人数で無料のうちに幅広い画面を試したいなら、後の節で紹介する国産の道具も比べてみてください。

10人以上で、社外の人も参加する

外部の人をゲストとして招待する機会が多いなら、ゲストの扱いを最優先で確かめます。AsanaのStarter以上は無料のゲストが無制限です。人数が多く、開発や制作のように課題の数も多いなら、チーム全体の定額で使えるBacklogの新プランが割安になることがあります。

費用対効果の考え方

たとえば10人のチームで、1人あたり月額1,200円のアプリを使うと、1か月あたり12,000円です。メンバーの時給を2,000円と仮定すると、チーム全体で1か月に6時間、つまり1人あたり月36分の手戻りや確認の時間が減れば元が取れる計算になります。タスクの抜け漏れによる手戻りを1件防ぐだけで、この程度の時間はすぐに取り戻せます。逆に言えば、導入しても使われなければ、毎月の料金はそのまま損になります。まず小さく始めて、効果を確かめてから広げることが、費用対効果を高める一番の方法です。

無料で幅広い画面を試せる選択肢

5人前後のチームで、カンバンだけでなく、ガントチャートやカレンダー、チャットまで無料のうちに試したい。そうした条件で比べると、選択肢は意外に限られます。

少人数のチームで全部の画面を試したいときの候補

候補の1つが、国産のプロジェクト管理の道具であるPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードが、無料のプランから使えます。ワークスペースごとのチャンネルとカード単位のコメントがあり、タスクと相談を同じ場所に残せます。自分宛てのメンション、担当の割り当て、締め切りは受信箱に集まり、カード、コメント、添付をまたいで検索できると紹介されています。

公式の料金ページによると、フリープランは5人まで、ボードは10個までで、期限なく無料で使え、クレジットカードの登録は不要です。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円）で、人数とボードの上限がなくなります。閲覧だけのゲストは人数に数えないと書かれています。表示価格は税抜です。Trelloからボード、カード、添付ごと移す機能も用意されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、閲覧だけのゲストは人数に数えませんが、ゲストにタスクを編集してもらう使い方を考えている場合は、どこまでの操作ができるかを公式サイトで確かめてから選んでください。また、Google Workspaceの中で完結させたいチームには、GmailやChatと連動するGoogleの ToDo リストのほうが手間は少なくなります。どのアプリも、自分たちの仕事の形に合うかを無料の範囲で試してから決めるのが確実です。

担当と期限が伝わるタスクの書き方

アプリを選んだら、次はタスクの書き方です。同じアプリでも、書き方ひとつで伝わり方が大きく変わります。

タスク名は動詞で終える

「見積書」ではなく「A社に見積書を送る」と書きます。何をすれば完了なのかが、タスク名だけで分かるようにします。

担当は1人にする

複数の人が関わる作業でも、責任を持つ担当は1人に決めます。担当が2人いると、互いに相手がやると思って止まりがちです。手伝う人は、コメントで名前を出せば十分です。

期限は日付で入れる

「来週中」「なるはや」は、人によって受け取り方が違います。必ず日付で入れ、時刻が大事なら時刻も入れます。

完了の条件を書く

「デザイン案を確認する」では、何をもって完了なのかが曖昧です。「デザイン案に修正点をコメントし、制作会社に返す」のように、完了の状態を書いておきます。

背景と資料をタスクに残す

なぜこの作業が必要なのか、参考にする資料はどれか。説明や添付をタスクの中に残しておくと、担当が変わっても引き継げます。メールで送った資料は、リンクやファイルをタスクに添付し直しておくと、探す手間が省けます。

共有を定着させる運用のルール

タスクの書き方と並んで大切なのが、チームの運用のルールです。最初に次のことを決めておくと、アプリが使われ続けます。

依頼はアプリの中でする

仕事の依頼は、メールや口頭ではなく、アプリの中でタスクを作って担当を割り当てる、と決めます。口頭で頼んだ場合も、頼んだ側がその場でタスクを作ります。

状態は担当者が更新する

タスクの状態は、担当者が自分で更新します。管理者が代わりに更新していると、管理者の負担が大きくなり、いずれ止まります。

週に1回、全員で画面を見る

週に1回、10分から15分、全員でアプリの画面を見ながら、期限を過ぎたタスクと今週が期限のタスクを確かめます。この時間があると、更新する理由が生まれます。

タスクの粒度をそろえる

タスクの大きさがばらばらだと、進み具合が読みにくくなります。「ホームページを作り直す」と「問い合わせに返信する」が同じ一覧に並んでいると、前者はいつまでも終わらず、後者はすぐに終わります。目安として、1つのタスクは1日から1週間で終わる大きさにそろえ、それより大きい仕事は小さなタスクに分けます。分けたタスクをまとめて見たいときは、親子のタスクやラベルの機能を使います。

通知の設定を見直す

通知が多すぎると、全部を無視するようになります。自分が担当のタスクと、自分宛てのコメントだけ通知する、のように、必要な通知に絞る設定を最初に案内しておきましょう。

完了したタスクは整理する

完了したタスクが画面に残り続けると、進行中のタスクが埋もれます。完了の列に移す、アーカイブする、などのルールを決めておきます。

在宅やリモートのメンバーがいるチームでの使い方

在宅で働くメンバーや、時間帯の違う業務委託の人がいるチームでは、タスク管理の共有の価値がさらに大きくなります。同じ部屋にいれば一声かけて済むことも、離れていると、文字で残さない限り伝わらないからです。

「今日やること」を朝に1行で残す

リモートのチームでは、朝の始業時に、その日に取り組むタスクを1つか2つ、チャットやアプリのコメントに書く習慣が役立ちます。誰が何をしているかが見えるので、確認の連絡が減ります。

返事を待つタスクを明示する

離れて働いていると、「相手の返事待ち」のタスクが埋もれがちです。状態に「確認待ち」を用意し、誰の返事を待っているかをコメントに書いておくと、待たせている側が気づけます。

時間帯の違いを前提にする

業務委託の人は、夜や週末に作業することもあります。夜中にコメントが届いても、すぐに返す必要はないとチームで共有しておくと、互いに無理をせずに済みます。急ぎの連絡だけは、電話やチャットのように別の手段を決めておきます。

成果物はタスクに添付する

作業の成果物は、メールで送るのではなく、タスクに添付するかリンクを貼ります。誰がいつ何を納めたかがタスクに残るので、後から探す手間がなくなります。業務委託の仕事では、この記録が納品の確認にもなります。

外注先や取引先と共有するときの注意

タスク管理を外注先や取引先と共有すると、連絡の手間は大きく減ります。ただ、発注する側として気をつけたい点もあります。

見せる情報を分ける

社内のタスクには、予算、他社の見積もり、社内の評価のように、外部の人に見せたくない情報が含まれることがあります。外部の人と共有するプロジェクトやボードは、社内用とは分けて作ります。

依頼の範囲をタスクで明確にする

外注先に頼む仕事は、タスクの中に作業の範囲、納期、修正の回数、納品の形を書いておきます。契約書や発注書の内容と食い違わないように、タスクには契約の要点を写しておき、詳細は契約書を見るように案内します。

支払いの条件はタスクで決めない

タスク管理のアプリは、作業の進み具合を共有する道具です。金額や支払いの条件は、契約書や発注書で決めます。タスクのコメントで「追加でこれもお願いします」と頼むと、作業の範囲が広がったのに金額が決まっていない、という行き違いの原因になります。追加の依頼は、必ず金額と納期を合わせて確認してから、タスクにしましょう。

納期の前に中間の確認日を入れる

外注の仕事で多いのが、納期の当日に初めて成果物を見て、想定と違うことに気づく失敗です。納期の前に、途中の段階を見せてもらう確認日をタスクとして入れておくと、方向のずれを早めに直せます。受ける側にとっても、手戻りが小さく済むので助かります。

案件が終わったら権限を外す

案件が終わったら、外部の人のアクセス権を外します。外し忘れると、次の案件の情報まで見えてしまうことがあります。

タスク共有でよくある失敗の事例

導入の進め方の前に、発注者として、また支援する立場として見てきた失敗の事例をいくつか紹介します。どれも、アプリの機能ではなく使い方の問題です。

事例1. タスクが多すぎて誰も見なくなった

ある会社では、導入の初日に、思いつく限りのタスクを200件以上登録しました。画面はタスクで埋まり、どれが急ぎなのか分からなくなり、1か月後には誰も開かなくなりました。タスクは「今月中に動かすもの」に絞って登録し、いつかやることは別の一覧に分けておくべきでした。

事例2. 管理者だけが更新していた

別の会社では、総務の担当者が全員のタスクの状態を毎日聞いて回り、代わりに更新していました。担当者が休むと画面は止まり、本人が異動すると、誰も更新しなくなりました。状態は担当者が自分で更新する、というルールを最初に決めなかったことが原因です。

事例3. 外注先が招待に気づいていなかった

外注先をゲストとして招待したのに、招待のメールが迷惑メールに入っていて、先方は一度も画面を見ていなかった、という例もありました。外部の人を招待したら、ログインできたかを電話やメールで一度確かめる。これだけで防げる失敗です。

事例4. アプリを2つ並行して使っていた

部署ごとに別のアプリを選んでいて、部署をまたぐ仕事のタスクがどちらにも登録されていなかった、という例もあります。会社の中で使うアプリは原則1つに決め、例外を作るときは、部署をまたぐ仕事をどちらで管理するかを決めておきます。

アプリを乗り換えるときの注意

使っているアプリが合わなくなったり、料金の改定で費用が変わったりして、別のアプリに乗り換えることもあります。Backlogのように料金の体系が大きく変わる場合は、乗り換えを検討する会社も出てくるでしょう。乗り換えのときに気をつけたい点をまとめておきます。

進行中のタスクだけを移す

完了したタスクまですべて移そうとすると、作業が膨大になります。新しいアプリには進行中のタスクだけを移し、完了したタスクは元のアプリから書き出して記録として保存しておくのが現実的です。

移行の機能を確かめる

アプリによっては、他のアプリからデータを取り込む機能があります。PinatecaのようにTrelloからの移行を用意しているものもあるので、今使っているアプリから移せるかを先に確かめます。

契約の更新日を確かめる

年払いで契約している場合は、更新日の前に乗り換えを終えれば、二重に料金を払わずに済みます。Backlogの改定のように、更新日から新しい料金が適用される場合は、自社の更新日がいつかを管理画面で確かめておきましょう。

並行して使う期間を区切る

古いアプリと新しいアプリを並行して使う期間は、2週間から1か月ほどに区切ります。期限を決めないと、慣れた古いアプリに戻ってしまいます。

導入で失敗しないための進め方

最後に、タスク管理の共有を導入するときの進め方をまとめておきます。発注者の立場で多くの会社の導入を見てきましたが、失敗する会社には共通点があります。最初から全社で、全部の機能を使おうとすることです。

手順1. 1つのチームの1つの案件から始める

最初は、関わる人が少なく、期限に余裕のある案件を1つ選びます。いきなり全社に広げると、使い方の質問に追われて本来の仕事が止まります。

手順2. 使う機能を絞る

最初は、タスクの作成、担当、期限、コメントの4つだけを使います。ガントチャートや自動化のような機能は、慣れてから加えます。

手順3. 2週間たったら振り返る

使い始めて2週間ほどたったら、チームで振り返ります。続けるか、別のアプリを試すか、他のチームに広げるかを、そのときに決めます。

手順4. うまくいったら広げる

1つの案件でうまくいったやり方を、他の案件やチームに広げます。最初の案件で作ったタスクの書き方のルールを、そのまま他のチームにも使ってもらうと、導入が早く進みます。

タスク管理の仕組みづくりと外注の考え方

タスク管理のアプリを選び、運用のルールを整える作業は、社内に詳しい人がいない会社では、外部の専門家に頼むこともあります。業務に合わせた仕組みや、社内向けのアプリそのものを作る仕事は、アプリケーション開発のお仕事で、どんな依頼があるかが紹介されています。問い合わせへの返答や定型の連絡を自動化したい場合は、AIチャットボット・アプリ開発のお仕事が参考になります。

使う人が迷わない画面や、社内向けのマニュアルを整えるのは、デザインの領域です。UI/UX・アプリデザインのお仕事では、使いやすさを設計する仕事の中身が紹介されています。道具が増えすぎて費用がかさんでいる会社は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法のような見直しの考え方も役立ちます。

外注で一番多い失敗は、「安いから」という理由だけで発注先や道具を選ぶことです。フリーランスと在宅ワークの市場を20年見てきた運営者の立場から言えば、長く続く取引ほど、タスクの共有のように「どこまで進んでいるか」が双方から見える仕組みを最初に整えています。進み具合が見えていれば、発注する側は安心して任せられ、受ける側は余計な報告に時間を取られません。そして、仲介の手数料がかからない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はもう一歩踏み込んだ仕事を頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる環境は、こうした信頼の積み重ねを支えてくれます。

よくある質問

Q. タスク管理を共有できるアプリで、無料で使えるものはありますか？

あります。Trelloはワークスペースあたり10コラボレーターまで、ボード10枚まで無料です。Asanaは2人まで無料、Googleの ToDo リストはGoogleのアカウントがあれば無料です。Backlogのフリープランは2027年1月から5名までになります。人数と使いたい画面で、無料の範囲が足りるかを確かめてください。

Q. Backlogの料金は2027年からどう変わりますか？

公式の告知によると、2027年1月1日から新しいプランになり、月払いの税抜でエコノミーが月額21,000円、ビジネスが月額36,300円、プロフェッショナルが月額100,000円です。ユーザー数は無制限で、年払いは5％安くなります。現行プランの新規契約は2026年12月31日までで、フリープランの上限は10名から5名に変わります。