Workflowyの使い方と向き不向き｜箇条書きでタスクを管理するときの考え方

2026年1月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Workflowyの使い方を
✓共有まで順に解説します
✓無料のベーシックとProの違い

Workflowyは、すべてを1つの箇条書きで管理する、少し変わったメモとタスク管理の道具です。フォルダもファイルも作らず、思いついたことを1行ずつ書き、行を字下げして整理していきます。使い始めは「本当にこれだけで管理できるのか」と戸惑うかもしれませんが、仕組みが分かると、頭の中をそのまま書き出せる気軽さに手放せなくなる人も多い道具です。

この記事では、Workflowyの使い方を、基本の操作から、ズーム、タグと日付、ボード表示、共有まで順に説明します。料金のプランの違い、タスク管理に使うときの考え方、そして向いている場面と向いていない場面も整理します。チームで担当と締切を管理したい場合の選択肢として、無料から使えるボード型の道具Pinatecaにも触れます。

Workflowyとはどんな道具か

Workflowyは、アウトライナーと呼ばれる種類の道具です。アウトライナーとは、文章や考えを見出しと箇条書きの階層で整理するための道具のことを言います。Workflowyでは、メモもタスクも計画も、すべてが1つの長い箇条書きの中に入ります。

公式サイトの日本語のページでは、Workflowyの考え方を次のように紹介しています。

ひとつの箇条書きリストで、すべて整理できます箇条書きをインデントするだけで自然に整理され、今本当に大切なことに集中できます。出典: Workflowy 公式サイト

インデントとは、行の頭を一段下げることです。上の行に属する内容として、下の階層に入れることを意味します。たとえば「仕事」という行の下に「A社の案件」「B社の案件」を一段下げて書き、さらにその下に個別の作業を書いていく、という形で整理します。

公式のヘルプでは、Workflowyを「1つの、果てしなく続く文書」と説明しています。フォルダやファイルを分けず、何でも同じ場所に書くのが特徴です。Web、Windows、Mac、Linux、iOS、Androidで使え、書いた内容はすぐに各端末へ同期されます。保存のボタンはなく、書いたそばから自動で保存されます。

Workflowyが向いているのは、考えがまとまる前の段階です。思いついたことを順番を気にせず書き、あとから字下げや並べ替えで構造を作っていけます。文書を作る前の下書き、会議のメモ、やることの洗い出しなど、頭の中を外に出す作業と相性のよい道具です。

ふつうのメモアプリとの違い

ふつうのメモアプリでは、メモを1枚ずつ作り、フォルダに分けて保存します。メモが増えると、どのフォルダに入れたかを思い出すところから始めなければなりません。Workflowyでは、メモを分けずに1つの文書の中へ書き、必要なときにズームと検索で取り出します。保存先を決める手間がないので、思いついた瞬間に書き始められます。

もう1つの違いは、あとから構造を変えやすいことです。メモアプリでは、1枚のメモの一部を別のメモに移すのに、切り取りと貼り付けが要ります。Workflowyでは、行をドラッグするだけで別の階層へ移せます。考えが変わるたびに構造を組み替えられるので、まだ形の決まっていない仕事を整理するのに向いています。

Workflowyの料金とプランの違い

Workflowyには、無料のベーシックと、有料のProがあります。公式の料金ページで確かめた内容は次のとおりです（2026年10月15日時点）。

プラン	料金	主な違い
ベーシック	無料	すべての機能が使える。新しく作れる項目は1か月あたり100個まで、ファイルのアップロードは100MBまで
Pro	年払いで1か月あたり6.99ドル、月払いで8.99ドル	項目の数とアップロードの上限がない。7日間の無料トライアルあり
Teams	年払いで1人あたり月6.99ドル	メンバー全員が項目とアップロードの上限なし、Dropboxへの自動バックアップなど

ここで言う「項目」は、Workflowyの用語でノードと呼ばれる1行1行のことです。ベーシックは機能の制限がなく、1か月に新しく作れる行の数に上限がある、という仕組みです。公式の料金ページのよくある質問によると、上限に達しても新しい行は追加でき、そのときは有料プランへの案内が表示されます。

Proの契約をやめた場合のデータについても、公式に記載があります。データはそのまま残り、ずっと見られると書かれています。大学の教員と学生は教育向けのプログラムでProを無料で使え、非営利団体にはProの半額の割引があります。

1か月に100行という上限は、思いついたことをどんどん書き出す使い方だと、すぐに届く数です。まずはベーシックで1か月使い、自分が1か月にどれくらいの行を書くのかを確かめてから、Proにするかを決めるのがよいでしょう。料金は改定されることがあるため、契約の前には公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。

最初に覚える4つの基本操作

公式ヘルプでは、Workflowyを使いこなすための考え方を4つに整理しています。この4つを覚えれば、日々の使い方には困りません。

1. 何でも書く

メモ、タスク、アイデア、計画。何でも同じ場所に書きます。Enterキーを押すと、新しい行ができます。書く場所を迷う必要はありません。

2. 字下げで階層を作る

Tabキーを押すと、その行が一段下がり、上の行の中に入ります。好きなだけ深くできます。メモが育ってプロジェクトになり、プロジェクトの中に小さなプロジェクトができる、というように、構造は書きながら自然にできていきます。

3. ズームで1つの項目に集中する

行の頭にある点（箇条書きの黒丸）をクリックすると、その行だけが画面全体に広がり、それ以外が見えなくなります。これをズームと呼びます。画面の上に表示される階層の道筋をクリックすると、元の広い表示に戻れます。

ズームは、Workflowyで最も大切な操作です。1つの長い箇条書きでも、ズームを使えば、今取り組んでいる項目だけに集中できます。「A社の案件」にズームすれば、A社の作業だけが見えている状態になります。

4. 検索で見つける

検索欄に文字を入力すると、文書全体がその場で絞り込まれます。絞り込んだ結果の中でそのまま編集もできます。タグをクリックすると、そのタグの付いた行だけに絞れます。よく使う検索は星を付けて、サイドバーに保存できます。

この4つ以外の機能は、慣れてから少しずつ覚えれば十分です。最初の1週間は、書く、字下げする、ズームする、検索する、の4つだけで使ってみてください。

行の種類と表示を切り替える

Workflowyの行は、ただの箇条書きだけではありません。公式ヘルプによると、行の種類を次のように切り替えられます。

やること（チェックボックス付きの行）
見出し
段落
番号付きのリスト
引用
コードの枠
区切り線

さらに、項目の並べ方として、ボードと表の表示も選べます。

チェックボックスでタスクにする

タスクとして扱いたい行は、やることの種類に切り替えるとチェックボックスが付きます。公式ヘルプによると、メニューから選ぶか、スラッシュのコマンドで切り替えられます。チェックを入れると完了になり、完了した行は消さない限り残ります。メニューバーのチェックのボタンで、完了した行を隠したり、また表示したりできます。

完了した行を残しておけるのは、あとから「何をやったか」を振り返るときに便利です。毎日の作業を記録しておけば、週の終わりに取引先へ報告するときの材料になります。

ボード表示でカンバンのように並べる

ボード表示に切り替えると、箇条書きがカンバン方式のような列とカードの形で表示されます。公式ヘルプによると、1段目の行が列の名前になり、2段目の行がそれぞれの列のカードになります。行の点のメニューから「Bullets」を開き、「Board」を選ぶと切り替わります。

たとえば「やること」「作業中」「完了」の3行を書き、それぞれの下に作業を字下げして書いておけば、ボードに切り替えたときに3つの列にカードが並びます。カードはドラッグで別の列に動かせます。

ボード表示でも、中身はあくまで箇条書きです。いつでも箇条書きの表示に戻せるので、考えるときは箇条書き、進み具合を見るときはボード、と使い分けられます。

タグと日付で、散らばった項目をまとめて見る

1つの長い箇条書きに何でも書いていくと、関連する項目があちこちに散らばります。それをまとめて見るために使うのが、タグと日付です。

タグを付けて絞り込む

行の中に「#」で始まる言葉を書くと、それがタグになります。たとえば、急ぎの作業に「#急ぎ」、電話をかける作業に「#電話」と書いておきます。タグをクリックすれば、文書のどこにあっても、そのタグの付いた行だけが一覧で表示されます。

タグは、場所を問わずに項目を集めるための目印です。案件ごとに階層を分けて書いていても、「#急ぎ」で絞れば、すべての案件の急ぎの作業を一度に見られます。

日付のタグで締切を付ける

公式ヘルプによると、行に日付のタグを付けると、締切や打ち合わせの日、思い出したい日を記録でき、日付や期間で検索できるようになります。日付は数字で入力する方法のほか、「today」「tomorrow」「this week」のような言葉でも入力できます。「!!」と入力すると、カレンダーから日付を選ぶ画面が開きます。

日付のタグを付けた行は、カレンダーの機能で日付ごとに表示されます。公式ヘルプによると、カレンダーは毎日の記録用の項目を自動で用意し、文書のどこかに付けた日付のタグもその日の欄に表示します。

ミラーで同じ項目を複数の場所に表示する

1つのタスクが2つのプロジェクトにまたがることもあります。そのようなときは、ミラーを使います。公式ヘルプによると、ミラーは同じ行を複数の場所に表示し、どこで直しても全部の場所に反映される機能です。行の点のメニューから「Mirror」を選び、表示したい場所に貼り付けます。「((」と入力して、別の場所にある行を検索してミラーとして呼び出すこともできます。

よく使われる場面ごとの書き方の例

機能が分かっても、実際に何をどう書けばよいかが見えないと手が止まります。Workflowyがよく使われる場面ごとに、書き方の例を示します。

会議のメモ

会議が始まったら「10月15日定例会議」という行を作り、その下に話題ごとに行を書きます。話題の下に、出た意見や決まったことを字下げして書いていきます。会議の中で決まった作業は、その場でやることの種類に切り替え、担当者の名前と「#宿題」のタグを付けておきます。会議が終わったら「#宿題」で絞り込めば、その会議で決まった作業だけを一覧で確かめられます。

記事や資料の構成

記事や資料を作るときは、いちばん上に題名を書き、その下に見出しの候補を思いつくままに並べます。並べ終わったら、行をドラッグして順番を入れ替え、見出しの下に書きたい内容を字下げで足していきます。構成が固まった段階で、書き出しの機能を使って文書作成ソフトに移せば、そのまま下書きの骨組みになります。

毎日の作業の記録

在宅で働いていると、1日に何をしたかが記録に残りにくくなります。カレンダーの機能で用意される毎日の項目に、終えた作業を1行ずつ書いておけば、週の終わりに振り返るときや、取引先へ作業の報告をするときの材料になります。時間をかけた作業には、かかった時間も書き添えておくと、次に見積もりをするときの目安にもなります。

調べものの記録

調べものをするときは、調べたいことを1行目に書き、その下に分かったことと参照したページの名前を字下げで書いていきます。調べものは途中で別の疑問が出てくることが多いので、出てきた疑問はその場で行として書き、あとで調べる印のタグを付けておきます。

書き出しと共有で、ほかの人や道具に渡す

Workflowyに書いた内容は、ほかの道具に移したり、人に見せたりできます。公式ヘルプによると、どの項目も、プレーンテキスト、書式付きのテキスト、Markdown、OPMLの形式で書き出せます。Markdownは見出しや箇条書きを記号で表す書き方のこと、OPMLはアウトライナーどうしで階層ごと受け渡すための形式のことです。バックアップや印刷、ほかの道具への移し替えに使えます。

共有も項目ごとに行えます。共有したい項目を選び、秘密のリンクを発行するか、メールで相手を招待します。公式ヘルプによると、秘密のリンクで見る人はWorkflowyのアカウントがなくても内容を見られます。共有している項目には青い輪が付くので、どれを共有しているかがひと目で分かります。

共有の機能を使うときは、権限の選び方に気をつけます。取引先に進み具合を見せたいだけなら「閲覧のみ」で十分です。一緒に書き込んでもらいたいなら「編集」を選びます。「全権限」にすると、相手がさらに別の人へ共有できるようになるので、社外の人には慎重に選びます。

文書全体ではなく項目ごとに共有できるのは、Workflowyの使いやすい点です。個人のメモと仕事の項目を同じ文書に書いていても、仕事の項目だけを相手に見せられます。

Workflowyでタスク管理をするときの考え方

Workflowyは自由度が高い分、何も決めずに使い始めると、すぐに箇条書きが長くなって見通しが悪くなります。タスク管理に使うときは、最初に大まかな型を決めておくと迷いません。

型1. 場所で分ける

いちばん上の階層に「仕事」「個人」「いつかやる」のように、大きな箱を3つから5つ作ります。その下に案件やテーマを書き、さらにその下に作業を書きます。まずはこの3段で始めると、ズームで行き来しやすくなります。

型2. 今日の欄を作る

いちばん上に「今日」という行を作り、その日にやる作業だけをミラーで集めます。案件ごとの階層に作業の元の行を残したまま、今日の欄にはミラーを並べる形です。今日の作業が終わったら、元の行にもチェックが反映されます。

カレンダーの機能を使う場合は、毎日の記録用の項目が自動で用意されるので、そこに今日の作業を集める方法もあります。

型3. 週に1回、箇条書きを掃除する

週に1回、完了した行を整理し、止まっている作業を見直す時間を作ります。終わった案件は「完了した案件」という箱にまとめて移し、いつかやる作業のうち、もうやらないものは削除します。この掃除をしないと、箇条書きはどんどん長くなり、Workflowyの身軽さが失われます。

型4. タグは3つから5つに絞る

タグは便利ですが、増やしすぎると、どのタグを付けたかを覚えていられなくなります。「#急ぎ」「#待ち」「#電話」のように、絞り込みたい場面がはっきりしているものだけに絞ります。

使い始めでつまずきやすい点と対処

Workflowyは操作が少ない分、使い方の癖が出やすい道具です。使い始めの人がつまずきやすい点と、その対処をまとめます。

階層を深くしすぎる

字下げは好きなだけ深くできますが、7段も8段も深くすると、どこに何を書いたかが分からなくなります。案件の管理なら、大きな箱、案件、作業の3段から4段にとどめるのが目安です。それより深くなりそうなら、案件を2つに分けるなど、構造を見直します。

1行に詰め込みすぎる

1行に長い文章を書くと、あとで並べ替えたり、作業に切り替えたりしにくくなります。1行には1つのことだけを書き、補足は字下げした下の行に書きます。行を短く保つと、検索やタグで拾ったときにも読みやすくなります。

完了した行を削除してしまう

終わった作業をすぐ削除すると、あとで振り返ったときに何をしたかが分かりません。完了の印を付けて残し、表示を隠す機能で見えなくしておけば、画面は散らからず、記録も残ります。案件が終わったら、項目ごと「完了した案件」の箱に移しておくと、文書が長くなりすぎるのも防げます。

無料の上限に気づかない

ベーシックの上限は、1か月に新しく作る行の数です。会議のメモや調べものの記録をたくさん書く人は、月の途中で上限に届くことがあります。上限に届いても書き続けられますが、有料プランへの案内が表示されるようになります。使い方に合うプランかどうかを、最初の1か月で確かめておくと安心です。

ほかの道具との使い分け

Workflowyを使い始めると、ほかの道具との役割分担に迷うことがあります。よく併用される道具との使い分けを整理します。

道具	向いている用途	Workflowyとの分け方
カレンダー	時刻の決まった予定	打ち合わせの時刻はカレンダー、打ち合わせのメモはWorkflowy
表計算ソフト	決まった項目の一覧、計算	顧客の一覧や売上の集計は表計算、考えの整理はWorkflowy
文書作成ソフト	人に渡す完成した文書	構成と下書きはWorkflowy、仕上げは文書作成ソフト
チャット	相手とのやりとり	やりとりで決まった作業をWorkflowyに書き写す
ボード型のタスク管理	チームの担当と締切の管理	個人の考えの整理はWorkflowy、チームの作業の管理はボード

ポイントは、Workflowyを「考える場所」と位置づけることです。決まった形の情報を集めたり、時刻を管理したりするのは、それぞれの専用の道具に任せます。全部をWorkflowyに書こうとすると、かえって使いにくくなります。

Workflowyが向いている人と使い方

ここまでの機能を踏まえると、Workflowyは次のような人と使い方に向いています。

考えを整理しながら仕事を進めたい人

企画を考える、記事の構成を練る、会議で出た意見を整理する。こうした「考えながら書く」仕事では、Workflowyの字下げと並べ替えが力を発揮します。思いついた順に書いても、あとから行をドラッグして構造を整えられます。

1人で多くの案件を抱えている人

フリーランスや副業で、いくつもの取引先の仕事を並行している人には、1つの文書で全部を見渡せることが助けになります。案件ごとにズームして集中し、タグで急ぎの作業を横断して見る、という使い方ができます。

道具の設定に時間を使いたくない人

公式サイトに載っている利用者の声にもあるように、Workflowyは機能が絞られているため、道具の設定に凝ってしまうことが起きにくい道具です。決めることが少ない分、すぐに書き始められます。

メモとタスクを1か所にまとめたい人

メモはメモ帳、タスクはタスク管理の道具、と分けていると、情報が散らばります。Workflowyなら、会議のメモの中にそのまま「やること」の行を作れます。あとでタグや検索で拾えば、メモとタスクが同じ場所にある状態を保てます。

Workflowyが合わない場面

一方で、Workflowyが合わない場面もあります。道具を選ぶときは、向いていない場面も知っておくことが大切です。

チームで担当と締切を管理したいとき

Workflowyは共有の機能を持っています。公式ヘルプによると、行ごとに共有でき、秘密のリンクかメールでの招待で相手に見せられます。権限は「閲覧のみ」「編集」「共有の設定まで含めた全権限」から選べ、「@」で相手の名前を書けば通知も送れます。

ただし、仕組みの中心はあくまで箇条書きです。1つの作業に担当者を決めて、その人の作業だけを一覧にする、締切の順に並べ替えて遅れを見る、という使い方は得意ではありません。チームの人数が増えるほど、誰がどの作業を持っているのかが見えにくくなります。

期間の重なりを見たいとき

いくつもの作業の期間を横に並べて、どこで重なっているかを見るには、ガントチャートのほうが向いています。Workflowyには日付のタグとカレンダーがありますが、作業の期間を棒で並べて見る表示は、公式ヘルプの機能一覧にはありません。

決まった型で情報を集めたいとき

顧客の一覧や在庫の管理のように、同じ項目を決まった形で集めたい場合は、表計算ソフトやデータベース型の道具のほうが向いています。Workflowyにも表の表示はありますが、項目ごとに入力の形を決めて集めるような使い方は中心ではありません。

フリーランスが案件を管理するときの組み立て例

1人で複数の取引先の仕事を受けている場合の、Workflowyの組み立て例を示します。ここでは、Webの記事作成と資料のデザインを並行して受けている人を想定します。

いちばん上の階層には「進行中の案件」「見積もり中」「完了した案件」「事務」の4つの箱を作ります。「進行中の案件」の下には取引先ごとの行を作り、その下に案件の名前、さらにその下に作業を書きます。

案件の行には、納期を日付のタグで付けておきます。作業の行はやることの種類にし、取引先の確認を待っている作業には「#待ち」のタグを付けます。朝は「#待ち」で絞り込んで、返事が来ていない取引先に催促するかを決め、次に今日の日付で絞り込んで、今日が締切の作業を確かめます。

「事務」の箱には、請求書の作成、経費の記録、確定申告の準備など、案件に属さない作業を書きます。請求書は納品のたびに「請求書を送る」という行を作り、送ったらチェックを入れます。月末に「事務」の箱にズームすれば、送り忘れの請求書がないかを確かめられます。

案件が終わったら、取引先の行ごと「完了した案件」の箱へ移します。完了した案件の中には、作業の記録と、かかった時間のメモが残ります。同じ取引先から次の依頼が来たときに、前回の進め方や作業量を見返せるので、見積もりの精度が上がります。

この組み立ては一例です。最初からこの形にする必要はなく、使いながら箱を増やしたり減らしたりしてかまいません。大切なのは、いちばん上の階層を見れば、抱えている仕事の全体がつかめる状態を保つことです。

チームで使うなら、担当と期限が見える道具も比べる

Workflowyで個人のタスクを管理していた人が、チームで仕事を回すようになると、担当や締切の管理で物足りなさを感じることがあります。そのときは、Workflowyを個人の考えの整理に残しつつ、チームの作業の管理には別の道具を使う、という分け方も考えられます。

そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、5人までならすべてのボードとチャットを無料で使えます。カードごとに担当と締切を付けられ、ガントのボードでは作業の期間が横棒で並び、今日の線より遅れている作業がひと目で分かります。リソースのボードでは、人ごとに作業の負荷の偏りを見られます。カードの近くでチャットができるため、作業についての相談もその場で済みます。無料プランはボード10個まで、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Workflowyのように1つの箇条書きで考えを広げる道具ではありません。考えを整理する段階はWorkflowy、決まった作業を担当と締切つきで回す段階はボード型の道具、と役割を分けると、どちらの良さも活かせます。

始めるときの手順

最後に、これからWorkflowyを使い始める人に向けて、最初の1週間の手順を整理します。

公式サイトで無料のベーシックに登録する。Googleのアカウントでも登録できる
いちばん上の階層に「仕事」「個人」「いつかやる」の3行を作る
頭の中にあるやることを、それぞれの下に全部書き出す
書き出した行のうち、作業の行をやることの種類に切り替えてチェックボックスを付ける
急ぎのものに「#急ぎ」のタグを付ける
毎朝「#急ぎ」で絞り込み、その日にやる作業を決める
1週間たったら、1か月に作りそうな行の数を見積もり、Proにするかを決める

スマートフォンにもアプリを入れておくと、外出先で思いついたことをすぐに書けます。書いた内容はパソコンにも同期されるので、移動中に書いたメモを、机に戻ってから整理する、という流れが作れます。思いついたことを書き留める場所が1つに決まっていると、メモがあちこちに散らばることがなくなります。

最初から機能を使いこなそうとしないことが大切です。書く、字下げする、ズームする、検索する、の4つに慣れてから、ボードやミラー、カレンダーを試してください。

箇条書きで考える力は、在宅の仕事でも役に立つ

Workflowyのような道具を使いこなす力は、在宅の仕事でも評価されます。依頼の内容を箇条書きで整理し、作業を細かく分けて進める力は、どの職種でも通用するからです。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、依頼を受けた時点で作業を細かく書き出し、依頼主と「どこまでやれば完成か」をすり合わせています。頭の中だけで段取りを組むのではなく、書き出して見える形にしているのです。業務委託の仕事では、依頼主と受け手が直接やりとりできると、このすり合わせが早く進みます。手数料0%で直接取引できる形なら、受け手の手取りが厚くなるうえ、依頼主に段取りを直接確かめながら進められます。

AIや業務の道具を使って仕事の進め方を改善する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で内容と求められる力を整理しています。アプリの開発に関わる仕事はアプリケーション開発のお仕事、デザインの仕事の単価の相場はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。道具の使い方を覚えたら、その力をどんな仕事に活かせるかも合わせて調べてみてください。