Akiflowとは｜散らばったタスクを1か所に集めて予定に入れる使い方

Akiflowは、メールやチャット、ほかのタスク管理ツールに散らばったタスクを1か所の受信箱に集め、カレンダーの空いた時間に入れて片付けていくための道具です。予定とタスクを別々のアプリで管理していると、「やることは多いのに、いつやるかが決まっていない」状態になりがちで、Akiflowはこの問題を、タスクをカレンダーに置き換えて解決しようとしています。この記事では、Akiflowの仕組みと使い方、料金と無料体験の条件、日本の利用者が気をつけたい点を整理します。個人の予定ではなく、チームの案件の進捗を共有したい場合に向くPinatecaのような道具との違いも説明します。

Akiflowはどんな道具か

Akiflowは、イタリアで設計され、アメリカのスタートアップの支援プログラムである Y Combinator の支援を受けて作られた、個人向けの生産性の道具です。公式サイトは、Akiflowを「タスクとカレンダーのための1つのアプリ」と説明し、カレンダー、タスク、受信箱、AI のアシスタントを1つの流れにまとめることをうたっています。

Akiflowの考え方の中心にあるのは、「タイムブロッキング」と呼ばれる時間の使い方です。タイムブロッキングとは、やることを一覧にするだけでなく、カレンダーの上に「この時間にこれをやる」と枠を取って予定として入れる方法のことです。やることを予定に変えると、1日にできる量が目に見えるため、詰め込みすぎや先送りに気づきやすくなります。

Akiflowの主な要素は次の4つです。

要素	何をするものか
受信箱（Inbox）	メール、チャット、ほかのツールから集めたタスクを1か所に並べる
カレンダー	Google カレンダーや Outlook の予定と、タスクの枠を同じ画面に表示する
タスク管理	タスクにプロジェクトやタグ、期限、優先度、繰り返しを付けて整理する
Aki	予定の組み直しや、タスクの整理を頼める AI のアシスタント

この4つの要素を行き来しながら、「集める、決める、片付ける」を繰り返すのがAkiflowの使い方です。

受信箱にタスクを集める仕組み

Akiflowの特徴として最初に挙げられるのが、「ユニバーサル受信箱」と呼ばれる受信箱です。公式サイトの機能の説明では、3,000以上のツールからタスクを自動で受信箱に取り込めると書かれています。

連携の一覧のページで紹介されている主なツールは次のとおりです。

分類	連携できる主なツール
メール	Gmail、Outlook のメール
チャット	Slack、Microsoft Teams
カレンダー	Google カレンダー、Outlook のカレンダー
タスク管理	Notion、Asana、ClickUp、Trello、Todoist、Microsoft To Do
開発	Jira、GitHub、Linear
会議	Zoom
自動化	Zapier、IFTTT

たとえば Slack の連携では、Slack のメッセージをその場でタスクに変えられ、Gmail の連携では、メールをそのままタスクにできると説明されています。Asana や Trello のように、チームで使っているタスク管理ツールの自分の担当分を Akiflow に取り込むこともできます。

受信箱の考え方は、「どこから来たタスクでも、いったん1か所に集めてから判断する」というものです。メールの中、チャットの中、チームのボードの中にそれぞれタスクが残っていると、全部を見て回るだけで時間がかかり、見落としも起きます。受信箱に集めておけば、毎日そこだけを見ればよくなります。

連携できるツールは、Akiflowの連携の一覧のページで確かめられます。使いたいツールが一覧にない場合は、Zapier や IFTTT を通じてつなぐ方法が案内されています。

カレンダーでタスクを予定に変える

受信箱に集めたタスクは、カレンダーに入れて「いつやるか」を決めます。Akiflowの機能の説明では、タスクの「Plan」を選んで予定を決めたり、タスクをカレンダーにドラッグして時間の枠を作ったりできるとされています。

日付の入力には、自然な言葉が使えると説明されています。たとえば「Next Monday 2pm」のように入力すると、その日時に予定が入ります。公式の説明は英語の例なので、日本語での入力がどこまで使えるかは、無料体験の間に確かめておくと安心です。

カレンダーの表示は、日、週、月を切り替えられます。Google カレンダーや Outlook のカレンダーと双方向で同期するため、Akiflow で入れた枠がほかのカレンダーにも反映されます。仕事用と個人用のカレンダーを1つの画面に重ねて表示できるのも特徴で、仕事の会議と家族の予定の重なりを見落とさずにすみます。

タスクを予定に変えるときのポイントは、タスクの所要時間を決めることです。Akiflowではタスクに所要時間を設定でき、カレンダーに入れたときの枠の長さになります。「30分で終わる」と思っていた作業が毎回1時間かかっているなら、次からは1時間で枠を取ります。この調整を続けると、1日に入れる量が現実に近づいていきます。

その日に片付かなかったタスクは、機能の説明にある「magic button」で、まとめて別の日に組み直せるとされています。手作業で一つずつ動かす手間が減るため、予定が崩れた日でも立て直しやすくなります。

毎日の計画の立て方

Akiflowは、道具の使い方だけでなく、毎日の計画の立て方を習慣にすることを重視しています。機能の説明には、1日を振り返って計画を立てる「rituals assistant」があり、その日に大事な2つから3つのタスクを決める「Daily Goals」の考え方が紹介されています。

Akiflowの考え方に沿った1日の流れを、手順として整理すると次のようになります。

1. 朝、受信箱を開き、前日から届いたタスクを確かめる
2. 不要なタスクは削除し、ほかの人に頼めるものは頼み、残すものにプロジェクトや期限を付ける
3. その日に必ず進めたいタスクを2つから3つ選ぶ
4. 選んだタスクを、会議の間の空いた時間にドラッグして枠を取る
5. 枠の時間になったら、そのタスクだけに集中する
6. 夕方、終わらなかったタスクを翌日以降に組み直す

この流れで大事なのは、2番目の「決める」作業です。受信箱に集めたタスクをすべてカレンダーに入れようとすると、すぐに予定が埋まってしまいます。やらないことを決め、頼めることを手放してから、残ったものに時間を割り当てると、計画が現実的になります。

集中のための機能もあります。機能の説明では、気を散らすものを避けて1つの作業に向き合う「Focus Timer」が紹介されています。枠を取った時間の中で集中して作業し、終わったら次の枠に移る、という使い方です。

プロジェクトとタグでタスクを整理する

受信箱に集めたタスクは、そのまま並べておくだけでは、どの案件のものか、どれが急ぎかが分かりにくくなります。Akiflowでは、タスクにプロジェクトとタグを付けて整理します。

機能の説明によると、タスクに付けられる主な項目は次のとおりです。

項目	使い方の例
プロジェクト	「A社のサイト改修」「経理」「家のこと」のように、まとまりごとに分ける
タグ	「電話」「外出」「5分で終わる」のように、作業の種類や場所で分ける
期限	必ず終えなければならない日を入れる
優先度	急ぎのものと、後でよいものを分ける
状態	進めている途中か、待っているかなどを分ける
繰り返し	毎日、毎週、毎月、毎年、または自分で決めた間隔で繰り返す

ここで区別しておきたいのは、「期限」と「予定」の違いです。期限は「この日までに終える」という締め切りで、予定は「この時間に取りかかる」という計画です。Akiflowでは、タスクに期限を付けたうえで、別にカレンダーの枠を取って予定を決めます。締め切りが金曜でも、取りかかるのは水曜の午前、というように分けて考えると、締め切り直前に慌てることが減ります。

たくさんのタスクを一度に整理したいときは、まとめて操作する機能を使います。機能の説明では、複数のタスクを選んで一括で操作し、受信箱を片付ける使い方が紹介されています。すぐに判断できないタスクは、いったん受信箱から外して、指定した時期に通知を受ける「Snooze」も使えます。

プロジェクトとタグの数は、最初は少なく始めるのがコツです。細かく分けすぎると、タスクを入れるたびにどれを付けるか迷い、整理そのものに時間がかかります。最初はプロジェクトを3つから5つ程度にし、使いながら必要なものを追加していきます。

空き時間の共有と会議の予約

Akiflowには、タスクの管理だけでなく、会議の日程を決めるための機能もあります。機能の説明によると、自分のカレンダーの空いている時間を予約のリンクで共有し、相手にそのリンクから会議を予約してもらえます。1回だけの会議にも、定期的な会議にも使えると説明されています。

日程の調整では、メールで候補日を何度もやり取りするのが手間になりがちです。予約のリンクを送れば、相手は空いている時間から選ぶだけで済み、決まった会議は自分のカレンダーに入ります。タスクの枠と会議の予定が同じカレンダーに並ぶので、作業の時間を確保したまま会議を受けられます。

予定ごとに、ほかの人からどう見えるかも設定できます。機能の説明では、予定を公開、非公開、予定ありのいずれかに設定できるとされています。個人の予定の中身は見せずに、その時間が埋まっていることだけを伝えたいときに使えます。

会議に Zoom のリンクを付けることもでき、会議の前には端末をまたいで通知を受け取れます。チームのカレンダーを1回の操作で確かめる機能もあると紹介されていて、同僚の空き時間を見ながら会議を設定できます。

ただし、チームのカレンダーを見る機能は、同僚もAkiflowやつないだカレンダーを使っていることが前提です。社外の相手との日程の調整には、予約のリンクを使うほうが手軽です。

AIアシスタントのAkiでできること

Akiflowの有料プランには、Aki という AI のアシスタントが含まれています。公式サイトでは、Aki を「AI の秘書」として紹介していて、会話の形で予定やタスクの整理を頼めると説明しています。

機能の説明に載っている例は、「午後の予定を空けて、急ぎでないものはすべて明日に回して」と頼むと、その通りに組み直す、というものです。ほかにも、決まった作業の流れを指示文で組み立てる「Aki Workflows」や、会議のメモを読み取って自分の作業をタスクとして追加する使い方が紹介されています。

Akiflowの料金のページには、Pro のプランに Aki と、外部の AI からAkiflowを操作するための「MCP Connector」が含まれると書かれています。MCP とは、AI のアシスタントがほかのサービスの情報を読み書きするための共通の仕組みのことで、普段使っている AI からAkiflowのタスクを確かめたり追加したりできるようにするものです。

会議の録音や文字起こし、要約、やることの抽出を行う「AI Meeting Assistant」は、Pro とは別の追加の機能で、1か月あたり19ドルの追加料金がかかると料金のページに書かれています。

AI のアシスタントは便利ですが、組み直した結果が自分の意図と合っているかは、必ず自分の目で確かめます。特に、他の人との会議や締め切りのある作業は、AI に任せきりにせず、最後は自分で判断することが大切です。

使い方の例：複数の案件を抱える人の1日

Akiflowの使い方を、具体的な場面に当てはめて考えてみます。ここでは、3つの取引先の仕事を並行して受けているフリーランスのデザイナーを例にします。

Akiflowを使う前は、次のような状態だったとします。

• 取引先Aからの依頼は Slack、取引先Bはメール、取引先Cは Trello のボードで届く
• それぞれを見て回るのに毎朝時間がかかり、メールで届いた修正の依頼を見落とすことがある
• 締め切りは手帳に書いているが、いつ作業するかは決めておらず、締め切りの前日に作業が集中する

Akiflowを使い始めてからは、次のように変わります。

1. Slack、Gmail、Trello をつなぎ、3つの取引先の依頼が受信箱に集まるようにする
2. 取引先ごとにプロジェクトを作り、届いたタスクを振り分ける
3. 修正の依頼には所要時間を見積もって入れ、締め切りも付ける
4. 朝、その日に進める2つから3つの作業を選び、打ち合わせの間の空いた時間に枠を取る
5. 夕方、終わらなかった作業を翌日に組み直し、週末に作業時間の記録を見直す

この流れで変わるのは、「どこを見ればよいか」が受信箱の1か所に決まることと、締め切りの前日ではなく、余裕のある日に作業の時間が割り当てられることです。取引先とのやり取りそのものは、これまでどおり Slack やメールで行い、Akiflowは「何を、いつやるか」を決める場所として使います。

一方で、取引先のチームと進捗を共有する必要がある場合は、Akiflowの画面を相手に見せるわけにはいきません。共有の場は取引先のボードや別のツールに残し、Akiflowは自分の計画に専念させる、という分け方が現実的です。

料金と無料体験の条件

Akiflowを試す前に、料金と無料体験の条件を確かめておきます。料金のページのよくある質問には、無料のプランがないことが明記されています。

No. Akiflow has no free plan. New customers receive a 7-day full-access trial; a card is required, and the selected subscription begins after the trial unless it is cancelled. 出典: Akiflow Pricing

無料のプランはなく、新しく始める人は7日間すべての機能を試せる、ただしカードの登録が必要で、解約しなければ体験のあとに選んだプランの支払いが始まる、という意味です。料金のページに書かれている主な料金は次のとおりです。

プラン	料金	内容
Pro（月払い）	1か月あたり34ドル	タスク、カレンダー、連携、Aki、MCP Connector
Pro（年払い）	1か月あたり19ドル（年に1回228ドル）	月払いと同じ内容
Believer	2年で357.60ドル、または5年で699ドル	Pro を長い期間まとめて契約する形
AI Meeting Assistant	1か月あたり19ドルの追加	会議の録音、文字起こし、要約

同じページには、国によっては購買力に合わせた価格が適用されることがあり、支払いの画面に表示される金額が実際の料金になると書かれています。日本から申し込む場合も、支払いの画面で金額を確かめます。

大学生や研究者は、大学のメールアドレスで確認を受けると、Pro の年払いが40%引きになると案内されています。チームで使う場合の料金は公開されておらず、営業の担当に問い合わせる形です。

無料体験で気をつけたいのは、解約の時期です。7日間が過ぎると自動で支払いが始まるため、試してみて合わないと感じたら、体験の期間のうちに解約の手続きを済ませます。体験を始めた日を、自分のカレンダーに予定として入れておくと忘れずにすみます。

始め方の手順

Akiflowを始めるときの流れを、順番に整理します。

1. 公式サイトから無料体験に申し込み、カードを登録する
2. Google カレンダーか Outlook のカレンダーをつなぐ
3. 普段使っているメールやチャット、タスク管理ツールをつなぐ
4. デスクトップのアプリやスマートフォンのアプリを入れる
5. プロジェクトとタグを作り、タスクの分け方を決める
6. 受信箱に集まったタスクを整理し、最初の1日の計画を立てる

2番目と3番目の連携は、最初からすべてをつなぐ必要はありません。まずはカレンダーと、タスクが最も多く届くツールを1つか2つだけつなぎ、受信箱の扱いに慣れてから広げると、届くタスクの多さに圧倒されずにすみます。

公式サイトの料金のページには、Pro に無料の1対1の導入の相談が含まれていると書かれています。英語での相談になると考えられるため、英語に抵抗がない人は、体験の期間中に使い方の相談をしてみるのも1つの方法です。

ヘルプのページには、受信箱、今日のページ、予定のページ、繰り返しのタスク、キーボードのショートカット、コマンドバーなど、機能ごとの使い方がまとまっています。迷ったときは、Akiflowのヘルプのページから該当する項目を探します。

日本の利用者が気をつけたい点

Akiflowを日本で使う場合に、前もって知っておきたい点があります。

1つ目は、言語です。公式サイト、料金のページ、ヘルプのページの案内は英語で書かれています。アプリの中でタスクや予定の名前を日本語で入力することはできても、画面の表示や自然な言葉での日付の入力、AI のアシスタントとのやり取りが日本語にどこまで対応しているかは、無料体験の間に自分で確かめておく必要があります。

2つ目は、料金がドル建てであることです。支払いの金額は為替の動きで変わり、カード会社の手数料がかかることもあります。料金のページの金額はドルで示されているので、円での負担は、支払いの画面とカードの明細で確かめます。

3つ目は、無料のプランがないことです。無料で使い続けられるタスク管理ツールと比べると、続けて使うには毎月か毎年の支払いが前提になります。試す前に、今のやり方で何に困っているのか、Akiflowでそれが解決するのかを整理しておくと、体験の7日間を有効に使えます。

4つ目は、仕事の経費の扱いです。フリーランスや個人で事業をしている人が仕事のためにAkiflowを契約する場合、利用料は一般に必要経費として扱われます。海外のサービスの利用料の消費税の扱いなど、細かい点は事情によって変わるため、確定申告のときに迷ったら税務署や税理士に確かめます。

Akiflowが合う人と合わない人

ここまでの内容をもとに、Akiflowが合う人と合わない人を整理します。

合う人は次のとおりです。

• メール、チャット、複数のタスク管理ツールにタスクが散らばっていて、見落としに悩んでいる人
• 会議が多く、空いた時間に作業を割り当てる計画を毎日立てたい人
• 仕事用と個人用のカレンダーを1つの画面で管理したい人
• キーボードの操作で素早くタスクを扱いたい人
• 有料の道具に投資して、計画の時間を短くしたい人

合わない人は次のとおりです。

• 無料で使い続けられる道具を探している人
• 英語の画面や案内に抵抗がある人
• 個人の予定よりも、チームの案件の進捗や担当の割り振りを管理したい人
• 工程表やボードで、作業の状態を見える形にして回したい人

Akiflowは、あくまで「自分の時間をどう使うか」を決めるための道具です。チームの誰が何を担当し、どこで作業が止まっているかを共有するための道具ではありません。チームの管理は別のツールで行い、そのうち自分の担当分をAkiflowに取り込んで時間を割り当てる、という組み合わせが、Akiflowの強みを生かす使い方です。

ほかのタスク管理の方法との比べ方

Akiflowを使うかどうかは、今のやり方と比べて判断すると決めやすくなります。タスク管理の方法を、考え方の違いで整理します。

方法	得意なこと	苦手なこと
紙の手帳やノート	書きながら考えをまとめられる、費用がほとんどかからない	メールやチャットのタスクを自動で集められない
カレンダーアプリとメモの組み合わせ	無料で始められ、使い慣れた画面で済む	タスクと予定が別々で、時間の割り当てを手で行う
一般的なタスク管理アプリ	タスクを一覧で整理し、期限や繰り返しを付けられる	予定と組み合わせた1日の計画は自分で考える
Akiflow	散らばったタスクを集め、カレンダーの時間に割り当てる	有料で、案内が英語、チームの進捗の共有は得意でない
チーム向けのプロジェクト管理ツール	担当や進捗をチームで共有し、工程を見える形にする	個人の1日の時間の割り当てには向かない

比べるときに大事なのは、自分の困りごとがどこにあるかです。「タスクが散らばっていて見落とす」なら、受信箱に集めるAkiflowの仕組みが合います。「タスクの数は多くないが、締め切りをよく忘れる」なら、無料のタスク管理アプリやカレンダーの通知で十分なこともあります。「チームの誰が何をしているか分からない」なら、個人向けの道具ではなく、チーム向けのツールが必要です。

紙の手帳と組み合わせる人もいます。1日の計画は手帳に書いて考え、タスクの集約と予定の同期はAkiflowに任せる、という使い方です。道具を1つに絞る必要はなく、自分の困りごとに合わせて組み合わせれば構いません。

使い続けるためのコツ

Akiflowのような計画の道具は、始めた最初の週は熱心に使っても、忙しくなると受信箱が放置され、元のやり方に戻ってしまうことがあります。使い続けるためのコツを整理します。

1つ目は、受信箱を毎日空にすることを目標にすることです。Akiflowの機能の説明では、受信箱を空にした日が続いた記録を確かめられる機能が紹介されています。毎日すべてを片付ける必要はなく、「受信箱のタスクを、予定に入れるか、削除するか、後回しにするかに振り分ける」ところまでを毎日の決まりにします。

2つ目は、1日の予定を詰め込みすぎないことです。カレンダーをタスクの枠で埋め尽くすと、急な依頼や会議が入っただけで計画が崩れます。1日のうち何割かの時間は、あえて空けておくと、予定が崩れても立て直しやすくなります。

3つ目は、週に1回振り返ることです。機能の説明には、作業やプロジェクトに使った時間を分析する機能があると書かれています。週末に、どの案件にどれだけ時間を使ったかを見直し、見積もりと実際の差を確かめると、翌週の計画の精度が上がります。

4つ目は、使う端末を決めることです。ヘルプのページには、デスクトップのアプリ、スマートフォンのアプリ、Apple Watch の使い方が載っています。計画を立てるのはパソコン、外出先ではスマートフォンでタスクを追加するだけ、と役割を分けておくと、どこで何をするかに迷いません。機能の説明では、通信がない状態でも作業できるとされています。

チームの案件の進捗を共有したいときの選択肢

Akiflowは個人の計画に強い一方で、チームで案件を進めるときの「誰が、何を、どこまで進めたか」を共有する用途には向いていません。複数の人が関わる案件では、作業の状態を列で動かすカンバンや、期間を横に並べるガントチャートで、全員が同じ画面を見られる道具が必要になります。

こうした場面の候補の1つが、ボード型のプロジェクト管理ツールの Pinateca です。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リスト、時間割、リソースなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。カードには担当者や期限、見積もりの工数などの項目を付けられ、カードごとのコメントで話し合いながら進められます。自分宛てのメンションや担当の割り当て、締め切りを受信箱に集める機能もあり、チームの中で自分がやるべきことを見落としにくくしています。

料金のページによると、5人まで、ボード10個までのフリープランがあり、クレジットカードの登録は不要です。6人目、または11個目のボードからは、1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードプランになると案内されています。公式サイトの案内は日本語で書かれていて、ChatGPT や Claude から話しかけてボードのカードを確かめたり動かしたりできることも紹介されています。

使い分けの例としては、チームの案件の担当と進捗は Pinateca のボードで管理し、自分の1日の時間の割り当ては Akiflow やカレンダーで考える、という形が考えられます。チームの共有と個人の計画を分けて考えると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。機能と料金の詳細はPinatecaの紹介ページで確かめられます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を選ぶより先に、仕事の流れを決める

タスク管理の道具は数多くあり、新しい道具が出るたびに乗り換えたくなるものです。ただ、道具を変えても、タスクをどう集め、いつ判断し、どこで進捗を共有するかという仕事の流れが決まっていなければ、同じ悩みが繰り返されます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、複数の案件を並行して長く続けられる人は、道具そのものより、「毎朝受信箱を確かめる」「案件ごとの進捗は決まった場所で共有する」といった自分なりの決まりを先に持っている人です。決まりがあれば、道具はそれを助けるものとして選べます。

チームや会社の仕事の流れを道具で整える支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。AI や業務の道具を導入し、使い方を定着させる仕事の種類と、求められる力が整理されています。道具同士をつなぐ仕組みを自分で作りたい人は、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。会社として在宅勤務の環境を整える場合は、テレワーク 助成金 2026で、テレワークの環境づくりに使える助成金の考え方を確かめられます。

よくある質問

Q. Akiflowは無料で使えますか？

Akiflowには無料のプランがありません。公式の料金のページによると、新しく始める人は7日間すべての機能を試せますが、カードの登録が必要で、解約しなければ体験のあとに支払いが始まります。続けて使う場合は、Pro の月払いか年払いを選びます。

Q. Akiflowの料金はいくらですか？

料金のページでは、Pro の月払いが1か月あたり34ドル、年払いが1か月あたり19ドル（年に1回228ドル）と案内されています。会議の録音や要約を行う AI Meeting Assistant は、1か月あたり19ドルの追加です。国によって価格が変わることがあるため、支払いの画面の金額を確かめてください。

Q. Akiflowは日本語に対応していますか？

公式サイトやヘルプの案内は英語で書かれています。タスクの名前を日本語で入力することはできても、画面の表示や日付の入力、AI のアシスタントとのやり取りがどこまで日本語に対応しているかは、無料体験の7日間で自分で確かめるのが確実です。

Q. Akiflowとチーム向けのタスク管理ツールはどう違いますか？

Akiflowは、散らばったタスクを集めて自分の時間に割り当てる、個人の計画のための道具です。チームの担当や進捗を共有したい場合は、カンバンやガントチャートを持つチーム向けのツールで管理し、自分の担当分を Akiflow に取り込む使い方が向いています。