展示会で集めた名刺の管理｜お礼の連絡と商談につなげる整理

展示会に出展すると、数日間で数十枚から数百枚の名刺が集まります。ところが、会期が終わったあとに名刺の束を前にして、誰とどんな話をしたのか思い出せない、どこから手を付ければよいか分からない、という状態になりがちです。名刺を集めたまま連絡が遅れると、ブースで生まれた関心は日に日に薄れていきます。

この記事では、展示会で集めた名刺の管理方法を、会期中のメモの残し方、見込みの度合いによる分け方、データ化、お礼の連絡、その後の追客の順に整理します。名刺の連絡先にメールを送るときに知っておきたい個人情報保護法と特定電子メール法の考え方も、公的な資料をもとに説明します。展示会のあとの追客を営業の担当者で分担する場面では、国産のプロジェクト管理のPinatecaで、相手ごとの担当と次の連絡の期限を共有する方法もあります。

展示会の名刺管理が商談の数を左右する理由

展示会は、短い期間で多くの見込み客と直接話せる貴重な機会です。出展には、小間の費用、装飾、配布物、人件費など、まとまった費用がかかります。その費用を回収できるかどうかは、会期中に集めた名刺を、どれだけ商談へつなげられるかにかかっています。

展示会のあとの対応の早さについて、展示会の営業を紹介する記事では次のように説明されています。

多くのBtoB企業が、展示会で数百枚の名刺を獲得するものの、その後の管理やフォローに苦戦し、貴重なビジネスチャンスを逃しています。実際、展示会後のフォローが1週間以上遅れると、商談化率は約50%低下するとも言われており、名刺を「集めたまま放置する」ことは、展示会投資を無駄にしてしまうことに直結します。 出典: lead-lab.jp

数字の大きさは会社や業界によって違いますが、展示会のあとの連絡が遅れるほど、相手の記憶からブースでの会話が薄れていくのは確かです。来場者は1日に多くのブースを回り、多くの名刺を交換しています。数日たつと、どの会社と何を話したのかを覚えていない来場者も少なくありません。

名刺の管理がうまくいかない会社には、いくつかの共通点があります。名刺を交換した担当者がそれぞれ自分の机に持ち帰ってしまう、会話の内容を記録していない、誰が誰に連絡するのかが決まっていない、といった点です。こうした問題は、展示会の前に管理の流れを決めておくだけで、多くを防げます。

展示会の前に決めておくこと

名刺の管理は、展示会が始まる前から始まっています。会期中は来場者の対応で忙しく、管理のルールをその場で考える余裕はありません。出展の準備と一緒に、次のことを決めておきます。

1つ目は、見込みの度合いの分け方です。名刺を受け取ったときに、相手の関心の高さをどう分けるかを決めておきます。たとえば次のような3段階が使いやすくなります。

区分	目安	その後の対応
A	具体的な導入の時期や予算の話が出た	担当者が個別に連絡し、商談を設定する
B	課題があり、資料や事例に関心を示した	個別のお礼と資料を送り、時期を見て連絡する
C	情報収集の段階、または名刺交換のみ	お礼の連絡を送り、案内を続ける

2つ目は、会話の内容を記録する方法です。名刺の裏に手書きでメモを残すのか、アンケートの用紙を使うのか、スマートフォンで記録するのかを決めておきます。記録する項目もあらかじめ決めておくと、担当者によって記録の内容がばらつくのを防げます。

3つ目は、名刺を集める場所です。会期中に受け取った名刺は、担当者が自分で持ち帰らず、ブースの決まった箱や袋に毎日集めるルールにします。1日の終わりに枚数を数え、記録しておくと、紛失にも気づけます。

4つ目は、お礼の連絡の文面と送る日です。お礼のメールの文面を、見込みの区分ごとに事前に用意しておくと、展示会のあとすぐに送り始められます。送る日も、会期の最終日の翌日、または翌々日のように決めておきます。

5つ目は、誰が誰に連絡するかの割り振り方です。名刺を交換した本人が連絡する、地域や業種で担当を分ける、などの割り振りのルールを決めておくと、展示会のあとに担当の調整で時間を失いません。

これらを1枚の運用表にまとめ、展示会に立つ全員に事前に共有しておきます。会期の初日の朝に、区分の付け方とメモの書き方を5分ほどで確かめ合うだけでも、担当者ごとの記録のばらつきは大きく減ります。

会期中にメモを残す方法

展示会の名刺管理で最も大切なのが、会期中のメモです。名刺には会社名や役職、連絡先は書かれていますが、その人とブースで何を話したのかは書かれていません。後から相手に合わせた連絡をするためには、会話の内容をその場で残しておく必要があります。

展示会のあとの対応について、来場者の不満を調べた記事では、最も多かった不満は「ブースで話した内容と無関係な営業をされた」で50.6％だったと紹介されています。名刺の情報だけを残して会話の内容を残さなければ、こうした的外れな連絡をしてしまいやすくなります。

会期中にメモする項目は、次のように絞っておくと、忙しい中でも書き残せます。

• 関心を持った商品やサービス
• 相手が話した課題や困りごと
• 導入を考えている時期の目安
• 相手の立場（決める人か、情報を集める人か）
• 次にしてほしいこと（資料、見積もり、訪問など）
• 見込みの区分（A、B、C）

メモは、名刺の裏に書く方法が手軽です。区分の記号と、課題を表す短い言葉だけでも書いておけば、後から会話を思い出す手がかりになります。名刺を受け取ったらすぐに、その来場者が離れたタイミングで書くようにすると、書き忘れを防げます。

メモを書く時間が取れないほど来場者が続く場合は、名刺の角を折る、色の違う付箋を貼る、区分ごとに入れる箱を分けるなど、書かずに区分だけを残す工夫も役立ちます。来場者が途切れたときに、印を付けた名刺から順にメモを書き足していけば、関心の高い相手の記録を優先して残せます。

来場者の多い展示会では、アンケートの用紙を用意して、来場者に記入してもらう方法もあります。アンケートの用紙に名刺を留めておけば、関心のある商品や導入の時期を来場者自身に書いてもらえるため、担当者のメモの負担を減らせます。

展示会のあとに名刺を整理する手順

展示会が終わったら、できるだけ早く名刺を整理します。整理の手順は次のとおりです。

1. ブースで集めた名刺をすべて1か所に集め、枚数を数える
2. 名刺の裏のメモやアンケートを確かめ、見込みの区分を付ける
3. 社内の既存の取引先や、すでに連絡を取っている相手を確かめる
4. 名刺の情報を一覧の形にデータ化する
5. 区分ごとに担当者を割り振る
6. お礼の連絡を送る

最初に枚数を数えておくと、データ化のときに抜けがないかを確かめられます。整理の作業は、展示会に立った担当者が集まって一緒に行うと、メモだけでは分からない会話の様子を補い合えます。展示会では同じ会社の複数の人から名刺を受け取ることも多いため、会社ごとにまとめておくと、連絡の重なりを防げます。

既存の取引先を確かめる作業も欠かせません。すでに自社の担当者がいる会社の人に、別の担当者が初めての相手のような連絡をすると、相手を戸惑わせてしまいます。取引先の一覧と照らし合わせ、既存の担当者がいる場合は、その担当者に名刺を渡して連絡を任せます。

名刺をデータ化する方法

名刺を商談につなげるためには、紙の名刺のままではなく、一覧の形にデータ化しておくのが基本です。データ化しておけば、区分や担当者で絞り込んだり、お礼のメールの宛先として使ったりできます。

データ化の方法には、主に次の3つがあります。

方法	特徴	向いている会社
手で入力する	費用はかからないが、時間がかかる	名刺が数十枚程度の会社
名刺管理の道具で読み取る	撮影するだけで入力でき、共有もしやすい	名刺が多く、展示会に何度も出る会社
入力の作業を外部に頼む	社内の手間がかからない	一度に大量の名刺を処理したい会社

名刺が数十枚程度なら、Excelやスプレッドシートに手で入力するのが手軽です。入力する項目は、会社名、部署、役職、氏名、メールアドレス、電話番号、展示会の名前、見込みの区分、会話のメモ、担当者、対応の状況です。会話のメモの列を必ず設けて、名刺の裏のメモを書き写しておきます。

名刺が数百枚になる会社や、展示会に年に何度も出展する会社では、名刺を撮影して読み取る名刺管理の道具を使うと、入力の時間を大きく減らせます。道具を選ぶときは、読み取りの正確さ、社内での共有のしやすさ、メールの配信の仕組みや顧客管理の仕組みと連携できるか、料金の体系を確かめます。

どの方法でデータ化する場合も、読み取った内容に誤りがないかを確かめる作業は欠かせません。メールアドレスの1文字の誤りで、お礼のメールが届かなくなることもあります。入力が終わったら、名刺の現物と見比べて確かめる時間を取ります。

Excelで名刺の一覧を作る方法

名刺の管理の道具を使わない場合は、Excelやスプレッドシートで一覧を作ります。展示会の名刺の一覧は、連絡先の台帳であると同時に、追客の進み具合を記録する表にもなるように作っておくと便利です。作り方の手順は次のとおりです。

1. 1行目に、会社名、部署、役職、氏名、メールアドレス、電話番号、展示会の名前、受け取った日、見込みの区分、会話のメモ、担当者、対応の状況、次の連絡の日、最後に連絡した日の見出しを並べる
2. 見込みの区分と対応の状況の列は、入力規則で選択肢から選べるようにする
3. 表全体をテーブルとして設定し、区分や担当者で絞り込めるようにする
4. 次の連絡の日を過ぎても対応の状況が変わっていない行に、条件付き書式で色を付ける
5. 同じメールアドレスが重なっていないかを、重複の確認の機能で確かめる

対応の状況の選択肢は、「未連絡」「お礼済み」「資料送付済み」「日程調整中」「商談設定済み」「見送り」のように、追客の流れに合わせて決めます。選択肢を固定しておくと、担当者によって書き方がばらつかず、絞り込みや集計がしやすくなります。

展示会に何度も出展する会社は、展示会ごとに別のファイルを作るのではなく、1つの一覧に展示会の名前の列を設けて追記していくと、同じ相手と複数の展示会で会ったことに気づけます。2回目に会った相手は、関心が続いている可能性が高いため、区分を見直すきっかけになります。

一覧のファイルには個人情報が多く含まれるため、保存する場所と見られる人を限ります。ファイルにパスワードを設定する、共有の範囲を営業の担当者に絞る、メールに添付して送らない、といったルールを決めておきます。

お礼の連絡を送る時期と書き方

展示会のあとのお礼の連絡は、早いほど効果があります。会期の最終日の翌日から翌々日までに送るのが目安です。来場者の記憶が新しいうちに、ブースでの会話に触れた連絡が届けば、その後のやりとりにつながりやすくなります。

お礼の連絡は、見込みの区分によって書き方を変えます。

区分Aの相手には、担当者が個別にメールを書きます。ブースで話した課題に具体的に触れ、次の打ち合わせの候補の日時を2つから3つ示しておくと、相手が返事をしやすくなります。電話での連絡を望んでいた相手には、メールと合わせて電話でもお礼を伝えます。

区分Bの相手には、用意した文面をもとに、会話のメモに合わせて1文か2文を書き加えて送ります。関心を示していた商品の資料や、相手の業種に近い事例を添えると、次の連絡のきっかけになります。

区分Cの相手には、来場へのお礼と、展示していた商品の概要、問い合わせの窓口を伝える短いメールを送ります。

お礼のメールで避けたいのは、長すぎる本文と、いきなりの売り込みです。展示会のあとは多くの会社からお礼のメールが届くため、長い文章は最後まで読まれないことがあります。お礼、ブースでの会話への言及、送る資料や次の提案、連絡先の4つを、短くまとめるのが基本です。区分Aの相手でも、最初のメールで価格や契約の話を詰め込むより、まずは相手の課題を詳しく聞く場を提案するほうが、返事をもらいやすくなります。

メールを送ったあとは、一覧の対応の状況を「お礼済み」に変え、送った日を記録しておきます。返事が届いた相手は、内容を会話のメモに書き加え、次の連絡の日を決めます。メールが宛先不明で戻ってきた場合は、名刺の現物を見直し、入力の誤りがないかを確かめます。

どの区分の相手にも、メールの件名には展示会の名前を入れておくと、受け取った側が何のメールかをすぐに理解できます。たとえば「○○展でのご来場のお礼（株式会社△△）」のような件名です。本文の冒頭でもブースで会ったことに触れ、自社名と担当者名をはっきり書いておきます。

名刺の連絡先にメールを送るときの注意点

展示会で受け取った名刺の連絡先に、お礼のメールや案内を送ってよいのか、迷うことがあります。ここでは、個人情報保護法と特定電子メール法の考え方を、公的な資料をもとに整理します。

個人情報保護法の考え方

名刺に書かれた氏名やメールアドレスは、個人情報にあたります。個人情報を取得したときは、利用目的を本人に通知するか公表する必要がありますが、取得の状況から利用目的が明らかな場合は、その必要がないとされています。名刺の交換について、個人情報保護委員会のQ&Aでは次のように説明されています。

個人情報取扱事業者の従業者であることを明らかにした上で名刺を交換した場合、相手側は名刺を渡した者が所属する個人情報取扱事業者から広告宣伝のための冊子や電子メールが送られてくることについて、一定の予測可能性があると考えられます。 出典: 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（Q4-16）

同じQ&Aでは、このような場合に自社業務の広告宣伝のための冊子や電子メールを送ることは、「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合」に該当すると説明されています。展示会のブースで自社の社員として名刺を交換した相手に、自社の商品の案内を送ることは、この考え方にあてはまります。

一方で、名刺の情報を他の会社に渡したり、自社の業務と関係のない目的に使ったりすることは、この範囲を超えます。データ化した名刺の一覧は、社内の決まった人だけが見られる場所に保存し、持ち出しのルールも決めておきます。

特定電子メール法の考え方

広告や宣伝のためのメールを送る場合は、特定電子メール法の規制も関わってきます。特定電子メール法では、広告や宣伝のメールは、原則としてあらかじめ同意を得た相手にだけ送ることができます。ただし例外があり、名刺などの書面で自分のメールアドレスを通知してきた相手には、同意がなくても送ることができるとされています。総務省の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」では、その理由について、名刺などの書面で自分のメールアドレスを通知した側にも、メールが送られてくることについて一定の予測可能性があると説明されています。ガイドラインは総務省の迷惑メール対策のページから読めます。

例外にあたる場合でも、広告や宣伝のメールには、送信者の氏名または名称、配信の停止を受け付ける連絡先などを表示する義務があります。配信の停止を求められたら、それ以降は送らないようにします。迷惑メールについての相談の窓口や対策の情報は、迷惑メール相談センターでも案内されています。

法律の細かな解釈は、取引の状況や送るメールの中身によって変わることがあります。展示会のあとにまとめて案内のメールを配信する場合は、ガイドラインを確かめたうえで、社内の法務の担当者や専門家に相談しておくと安心です。

お礼のあとに商談へつなげる追客の進め方

お礼の連絡を送ったら終わりではありません。展示会で関心を示した相手の多くは、すぐに導入を決めるわけではなく、時期を待っている段階にあります。お礼のあとも、相手の状況に合わせて連絡を続けることで、商談につながる機会が生まれます。

区分Aの相手とは、お礼の連絡から1週間以内に打ち合わせの日程を決めるのが目安です。返事がない場合は、数日おいてもう一度連絡し、電話でも様子をうかがいます。

区分Bの相手には、お礼の連絡から2週間から1か月ほどのあいだに、関心を示していた内容に合わせた情報を送ります。導入の事例、セミナーの案内、新しい機能の紹介など、相手の課題に関係する情報を選びます。相手が話していた導入の時期の少し前に、改めて連絡を入れる予定を一覧に書いておきます。

区分Cの相手には、月に1回程度の案内のメールを続け、関心が高まったタイミングで個別に連絡します。案内のメールから資料を請求した人や、問い合わせをしてきた人は、区分をBやAに引き上げて、担当者が個別に対応します。

追客の連絡は、毎回同じ案内を繰り返すのではなく、相手にとって新しい情報を届けることを意識します。同じ業種の会社の導入事例、相手の課題に関係する調査の結果、使い方の説明会の案内など、相手が読む理由のある内容を選びます。連絡のたびに、相手の課題と関係のある話題を1つは入れるようにすると、売り込みの連絡と受け取られにくくなります。

追客を続けるうえで大切なのは、連絡の記録を一覧に残していくことです。いつ、誰が、どんな内容で連絡したのか、相手からどんな返事があったのかを記録しておくと、担当者が替わっても同じ流れで追客を続けられます。次に連絡する日を決めて書いておくと、連絡の間が空きすぎるのを防げます。

オンラインの展示会や商談会で集めた連絡先の扱い

最近は、会場に足を運ぶ展示会だけでなく、オンラインで開かれる展示会や商談会も増えています。オンラインの場では紙の名刺を交換しないため、来場者の連絡先は主催者から提供される一覧や、自社の資料の請求の申し込みなどを通じて受け取ることになります。

オンラインで受け取った連絡先は、紙の名刺と扱いが異なる場合があります。主催者から提供される来場者の一覧は、来場者が出展者への情報の提供に同意したかどうかや、利用できる範囲が、主催者の規約で決められています。案内のメールを送る前に、主催者の規約で連絡先をどのように使えるのかを確かめておきます。

オンラインの展示会でも、会話の記録は欠かせません。個別の商談やチャットでやりとりした相手については、話した内容と関心を持った商品を、その日のうちに一覧のメモの列へ書き残しておきます。会場の展示会とオンラインの展示会の両方に出展している会社は、一覧の展示会の名前の列で、どちらの場で会った相手なのかを区別できるようにしておくと、振り返りのときに場ごとの成果を比べられます。

オンラインの場で受け取った連絡先は、会場で名刺を交換した相手よりも、ブースでの印象が薄いことが多くあります。お礼の連絡では、相手が見ていた資料や参加していた説明の回に触れ、どの場で接点があったのかを分かるように書いておくと、相手に思い出してもらいやすくなります。

名刺の保管と処分のルール

展示会で集めた名刺は、個人情報のかたまりです。データ化したあとも、名刺の現物と一覧の両方について、保管と処分のルールを決めておきます。

名刺の現物は、データ化が終わったら、展示会ごとに封筒やボックスにまとめ、鍵のかかる場所に保管します。データに誤りが見つかったときに現物と見比べられるよう、一定の期間は残しておく会社が多くあります。処分するときは、裁断するか、機密の書類の処分を請け負う業者に依頼し、そのままごみとして捨てることは避けます。

データ化した一覧は、社内で見られる人を限り、持ち出しのルールを決めておきます。営業の担当者が退職するときは、担当していた相手の一覧と追客の記録を、次の担当者へ引き継いだうえで、個人の端末に残っているデータを消してもらいます。

チームで追客を分担したいとき

1人で出展した展示会なら、名刺の一覧と手帳で追客の予定を管理すれば十分です。一方で、複数の営業担当者で追客を分担する場合は、誰がどの相手を担当し、次の連絡がいつなのかを共有する仕組みが必要になります。Excelの一覧を共有の保存先で管理する方法で困らなければ、それで十分です。担当者どうしで「この会社には連絡したか」と確認し合う手間が増えてきたら、共有の道具を検討します。

選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバンやリストを含む8種類のボードで、追客の相手1社を1枚のカードにし、「お礼済み」「資料送付済み」「日程調整中」「商談設定済み」のような列の間でカードを動かして進み具合を共有できます。カードには担当者や次の連絡の期限のほか、見込みの区分や展示会の名前などの項目を自由に追加でき、カードごとのコメントで連絡の記録を残せます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

名刺の情報そのものの管理や、メールの配信は、名刺管理の道具や配信の仕組みで行い、共有の道具には追客の担当と期限と進み具合を書く、と役割を分けておくと、それぞれの道具を無理なく使えます。

展示会の名刺管理でよくある失敗

展示会の名刺管理は、流れを決めていても、運用の途中でつまずくことがあります。よくある失敗と、その防ぎ方を紹介します。

1つ目は、名刺を担当者がそれぞれ持ち帰ってしまうことです。担当者の机の引き出しに名刺が眠ったままになり、会社として連絡を取れていない相手が生まれます。会期中は毎日ブースの決まった箱に名刺を集め、展示会のあとにまとめて整理する流れにしておきます。

2つ目は、全員に同じ文面のメールを一斉に送ってしまうことです。手間はかかりませんが、ブースで具体的な相談をした相手にも、名刺を交換しただけの相手と同じ文面が届くと、関心の高い相手ほど物足りなく感じます。少なくとも区分Aと区分Bの相手には、会話のメモに触れた1文を加えて送ります。

3つ目は、お礼の連絡のあとに追客が止まってしまうことです。お礼のメールを送った時点で満足し、その後の連絡の予定を決めていないと、関心を持っていた相手との関係もそこで途切れます。お礼の連絡を送ったら、次の連絡の日を一覧に書き込むところまでを1つの作業にしておきます。

4つ目は、データ化した名刺を整理しないまま増やし続けることです。展示会のたびに名刺が増えると、退職や異動で連絡のつかない相手や、配信の停止を求めた相手が一覧に残り続けます。年に1回は一覧を見直し、配信の停止を求めた相手には送らない印を付け、連絡がつかなくなった相手を整理します。

5つ目は、名刺の現物の扱いが決まっていないことです。データ化したあとの名刺の現物を、机の上や段ボールに入れたまま放っておくと、紛失や持ち出しの原因になります。データ化が終わった名刺は、鍵のかかる場所に保管するか、社内のルールに従って処分します。

展示会のあとに振り返ること

展示会の名刺管理は、次の展示会に向けた振り返りまで行うと、出展の成果を年々高めていけます。展示会が終わって1か月から3か月ほどたったら、次のような数字を確かめます。

確かめる数字	見方の例
集めた名刺の枚数	区分ごとの内訳も数える
お礼の連絡を送るまでの日数	会期の最終日から何日で送れたか
返事のあった件数	区分ごとに比べる
商談になった件数	区分の付け方が合っていたかを見る
受注につながった件数と金額	出展の費用と比べる

数字を確かめるときは、出展の費用を、集めた名刺の枚数や商談になった件数で割って、1件あたりの費用を出しておくと、他の展示会や広告と比べやすくなります。

区分Aとした相手から商談が生まれていない場合は、会期中の区分の付け方を見直す必要があるかもしれません。反対に、区分Cとした相手から商談が生まれている場合は、追客の方法がうまくいっている可能性があります。振り返りの結果は、次の展示会の前に、区分の基準やメモの項目、お礼の連絡の文面を見直す材料にします。

名刺の先にいる相手との関係を大切にする会社が選ばれる理由

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引先から長く選ばれる会社は、最初の接点のあとの連絡が丁寧です。展示会で名刺を交換しただけの相手にも、ブースでの会話を覚えたうえで連絡をしてくる会社は、相手の記憶に残ります。名刺の管理は、単に連絡先を整理する作業ではなく、相手との関係を始めるための準備です。

フリーランスとして営業の手伝いを受ける人にとっても、展示会のあとの名刺の整理や追客の支援は、依頼の多い仕事の1つです。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなるため、継続の依頼につながりやすくなります。展示会のような販促の仕事を含む案件の種類は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、マーケティングの支援にどんな依頼が出ているかとあわせて確かめられます。営業の仕組みそのものを見直したい会社に向けては、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務の改善を手伝う人への依頼の傾向が整理されています。販路の開拓を含めた経営の相談先を探す場合は、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士の仕事の内容も参考になります。

展示会の名刺管理は、会期中のメモと、見込みの区分と、会期の翌日から送るお礼の連絡の3つが土台です。次の展示会の前に、区分の基準とメモの項目を決めるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 展示会のお礼のメールは、いつまでに送ればよいですか？

会期の最終日の翌日から翌々日までに送るのが目安です。来場者は多くのブースを回っているため、日がたつほどブースでの会話の記憶が薄れていきます。事前に見込みの区分ごとの文面を用意しておくと、展示会のあとすぐに送り始められます。

Q. 名刺の連絡先に案内のメールを送っても問題ありませんか？

個人情報保護委員会のQ&Aでは、自社の従業者であることを明らかにして名刺を交換した場合、自社業務の広告宣伝のメールを送ることは、取得の状況から利用目的が明らかな場合に該当すると説明されています。特定電子メール法でも、名刺などの書面でメールアドレスを通知した相手は、同意の例外にあたるとされています。ただし、送信者の名称や配信停止の連絡先の表示は必要です。

Q. 名刺は手で入力するのと、名刺管理の道具を使うのとどちらがよいですか？

名刺が数十枚程度なら、Excelやスプレッドシートに手で入力する方法でも十分に対応できます。数百枚になる場合や、展示会に何度も出展する場合は、撮影して読み取る名刺管理の道具を使うと入力の時間を大きく減らせます。どちらの方法でも、入力後に名刺の現物と見比べて誤りがないかを確かめます。

Q. 会期中のメモには、何を書いておけばよいですか？

関心を持った商品、相手の課題、導入を考えている時期、相手の立場、次にしてほしいこと、見込みの区分の6つが目安です。名刺の裏に区分の記号と短い言葉を書くだけでも、後から相手に合わせた連絡をする手がかりになります。