やることチェック表の作り方｜エクセルや紙で毎日の作業を確かめる書き方

毎日やるはずの作業を、うっかり1つ忘れてしまう。月末の事務で毎回同じ確認が漏れる。そんな失敗を防ぐのに役立つのが、やることチェック表です。やることを表にして、終わったものに印を付けていくだけの簡単な道具ですが、作り方を少し工夫するだけで、忘れ物や確認漏れが目に見えて減ります。

この記事では、やることチェック表の作り方を、作る前に決めること、項目の書き方、紙での作り方、エクセルとGoogleスプレッドシートでの作り方の順に説明します。仕事と家庭の用途別に項目の例も紹介します。個人で使うなら紙や表計算ソフトで十分なので、その方法を中心に説明し、複数の人で担当や期限を共有したい場面ではPinatecaにも触れます。

やることチェック表とは

やることチェック表は、決まった作業を一覧にして、終わったものに印を付けていく表です。ふつうのやることリスト（ToDoリスト）と似ていますが、役割が少し違います。

項目	やることリスト	やることチェック表
書く内容	その日や週に発生した、新しいやること	毎日や毎月くり返す、決まった作業
使い方	終わったら消して、新しく書き足していく	同じ項目を毎回確かめる
目的	やることを忘れない、順番を決める	決まった作業の抜け漏れを防ぐ
例	A社に見積もりを送る	始業時にメールと予定を確かめる

やることリストは「新しく生まれるやること」を扱い、やることチェック表は「くり返す決まった作業」を扱います。毎日同じことをしているはずなのに、なぜか時々抜ける。そうした作業こそ、チェック表に向いています。

慣れた作業ほど、頭の中では「やったつもり」になりやすいものです。表に印を付けるという小さな動作をはさむことで、やったかどうかを目で確かめられるようになります。

作る前に決める4つのこと

チェック表を作り始める前に、次の4つを決めます。

1. 誰が使うのか

自分だけで使うのか、家族や同僚と一緒に使うのかを決めます。複数の人で使う場合は、誰が印を付けたかが分かる欄が必要になります。子どもが使う場合は、文字を少なくして、絵や記号を使う工夫も考えます。

2. どの間隔で使うのか

毎日使うのか、毎週か、毎月か。使う間隔によって、表の形が変わります。

• 毎日：項目を縦に並べ、横に曜日や日付の欄を並べる
• 毎週：項目を縦に並べ、横に週の欄を並べる
• 毎月：月末の作業などを並べ、1か月に1枚使う

3. 項目をどのくらい細かくするか

「経理の作業」のように大きくまとめると、どこまで終わったかが分かりません。かといって、「パソコンの電源を入れる」まで細かくすると、項目が多すぎて使われなくなります。印を付けるときに「確かに終わった」と判断できる大きさにするのが目安です。

4. どこで見るのか

紙なら机の前や冷蔵庫など、作業をする場所の目に入るところに貼ります。データなら、毎日必ず開くパソコンやスマートフォンのすぐ開ける場所に保存します。作業をする場所とチェック表を見る場所が離れていると、印を付けるのを忘れてしまいます。

項目を見つけるための5つの問い

何をチェック表に入れればよいか分からないときは、次の5つの問いに答えてみると、項目が見つかります。

1. 最近、うっかり忘れてしまった作業は何か
2. 忘れると、取引先や家族に迷惑がかかる作業は何か
3. 月に1回以下しかやらないので、手順を思い出すのに時間がかかる作業は何か
4. 人に頼むときに、毎回同じ説明をしている作業は何か
5. やり終えたと思っていたのに、あとで抜けが見つかった作業は何か

1つの問いに1つか2つずつ答えるだけで、5個から10個の項目が集まります。それが、最初のチェック表の項目になります。

項目の書き方の5つのコツ

チェック表が役に立つかどうかは、項目の書き方で決まります。

1. 動作で書く

「メール」ではなく「メールの受信箱を確かめる」、「請求書」ではなく「請求書を取引先に送る」のように、動作で書きます。何をすれば印を付けてよいかがはっきりします。

2. 終わったと判断できる形にする

「部屋を片付ける」では、どこまでやれば終わりかが人によって違います。「机の上に何もない状態にする」「洗濯物をたたんでしまう」のように、終わった状態が分かる形で書きます。

3. 作業する順番に並べる

項目は、実際に作業する順番に上から並べます。上から順に印を付けていけば、自然に作業が進む形になります。

4. 1枚の項目は10個前後までにする

項目が多すぎると、表を見るだけで疲れてしまいます。1枚の表の項目は10個前後までにし、多くなる場合は「始業時」「終業時」のように場面で分けて別の表にします。

5. 必ずやる項目と、できればやる項目を分ける

全部の項目を同じ重さで並べると、忙しい日に大事な項目を飛ばしてしまうことがあります。必ずやる項目には印を付ける、表の上の段にまとめる、といった工夫で区別します。

チェック表で防げるミスの種類

チェック表がどんなミスに効くのかを知っておくと、どの作業をチェック表にすべきかが判断しやすくなります。チェック表が特に効くのは、次の3種類のミスです。

やり忘れ

作業そのものを忘れてしまうミスです。毎日の作業でも、割り込みの仕事が入った日や、いつもと違う予定の日には抜けやすくなります。チェック表があれば、1日の終わりに印の付いていない項目を見るだけで、やり忘れに気づけます。

確認漏れ

作業はしたものの、最後の確認を飛ばしてしまうミスです。納品物の見直し、送り先の確認、金額の確認などがこれにあたります。確認の作業は、作業そのものより軽く見られがちなので、チェック表に独立した項目として書いておく価値があります。

順番の間違い

本来は先にやるべき作業を後回しにしてしまうミスです。「保存してから送る」「確認を受けてから公開する」のように、順番に意味がある作業は、チェック表の項目を作業の順番に並べておくことで防げます。

反対に、チェック表が効きにくいのは、毎回やり方が変わる作業や、判断に時間がかかる作業です。そうした作業は、チェック表ではなく、手順書や判断の手引きとして別にまとめるほうが向いています。

エクセルとGoogleスプレッドシートの選び方

表計算ソフトで作る場合、エクセルとGoogleスプレッドシートのどちらを使うかは、使う場面で決めます。

比べる点	エクセル	Googleスプレッドシート
向いている人	パソコンで1人で使う人、印刷して使う人	スマートフォンからも使う人、複数の人で使う人
チェックの付け方	ドロップダウン リストで「済」「未」を選ぶ	「挿入」からチェックボックスを入れる
共有	ファイルを共有の場所に保存して使う	「共有」から相手を追加する
必要なもの	エクセルが使える環境	Googleアカウント

会社でエクセルを使っていて、チェック表を印刷して机に貼る使い方なら、エクセルが手軽です。家族やチームと同じ表を使いたい、外出先のスマートフォンから印を付けたい、という使い方なら、Googleスプレッドシートが向いています。

印刷して使うときの整え方

表計算ソフトで作ったチェック表を印刷して使う場合は、印刷したときの見やすさも整えておきます。

• 文字の大きさは、少し離れた場所からでも読める大きさにする
• 印を付ける欄は、手で書き込める広さにする（行の高さを広めにとる）
• 1枚の紙に収まるように、項目の数と列の数を調整する
• 表の上に、表の名前と使う期間（「10月第3週」など）を書く欄を作る

印刷する前に、画面の印刷プレビューで1枚に収まっているかを確かめます。2枚にまたがると、2枚目を見落としやすくなります。

紙で作る手順

いちばん手軽なのは、紙で作る方法です。ノートや手帳に手で書いても、パソコンで表を作って印刷しても構いません。

手順1：項目を書き出す

くり返している作業を、思いつく限り書き出します。1日の流れを朝から順に思い出すと、書き漏らしが減ります。

手順2：項目を選んで並べる

書き出した項目の中から、チェックする価値のあるものを選びます。忘れたことがある作業、忘れると困る作業を優先します。選んだ項目を、作業する順番に並べます。

手順3：表の形にする

縦に項目、横に日付や曜日を並べた表を作ります。1週間分の表の例です。

やること	月	火	水	木	金
メールと予定を確かめる
今日のやることを3つ決める
取引先への返信を済ませる
日報を書く
明日の予定を確かめる

最後の列に「メモ」の欄を付けておくと、できなかった理由や気づいたことを書き残せます。

手順4：見える場所に貼る

作業をする場所の、目に入る高さに貼ります。机の前の壁や、モニターの横などが向いています。

紙のよい点は、印を付ける手応えがあることと、見たいときにすぐ目に入ることです。一方で、毎週印刷し直す手間がかかり、ほかの人と共有するには不向きです。

エクセルで作る手順

パソコンで作業する時間が長い人は、エクセルで作ると便利です。印刷して紙で使うこともでき、データのまま使えば、達成した数を自動で数えることもできます。

手順1：列を決める

1行目に見出しを入力します。基本の形は次のとおりです。

A列	B列	C列	D列
やること	担当	状態	メモ

1か月分を1枚で管理したい場合は、C列から右に日付を31日分並べる形にします。

手順2：「済」「未」を選べるようにする

印を付ける欄に、毎回文字を打つのは手間がかかります。エクセルのドロップダウン リスト（決められた選択肢から選べる仕組み）を使うと、クリックで「済」「未」を選べるようになります。Microsoftのサポートのページで案内されている手順は、おおむね次のとおりです。

1. 別のシートに、選択肢（「済」「未」）を縦に入力しておく
2. チェック表の状態の欄のセルを選ぶ
3. 「データ」タブの「データの入力規則」を開く
4. 「設定」タブの「入力値の種類」で「リスト」を選ぶ
5. 選択肢を入力しておいたセルの範囲を指定する
6. 「ドロップダウン リストから選択する」にチェックが入っていることを確かめて閉じる

サポートのページでは、選択肢をエクセルのテーブルにしておくと、選択肢を追加したり削除したりしたときにドロップダウンが自動で更新されると説明されています。「保留」のような選択肢をあとから追加したくなったときも、元の一覧を直すだけで済みます。

手順3：終わった数を数える

「済」がいくつあるかを数える式を入れておくと、今日どこまで進んだかが一目で分かります。たとえば、状態の欄がC2からC11にあるなら、空いているセルに次の式を入れます。

=COUNTIF(C2:C11,"済")

COUNTIF関数は、指定した範囲の中で、条件に合うセルの数を数える関数です。この式なら、C2からC11の中で「済」と入力されたセルの数が表示されます。全体の項目数で割れば、達成した割合も出せます。

手順4：くり返し使えるように保存する

項目と式を入れた状態のファイルを、「ひな形」として別名で保存しておきます。毎週や毎月、ひな形をコピーして使えば、作り直す手間がかかりません。

Googleスプレッドシートで作る手順

スマートフォンからも印を付けたい人や、家族や同僚と同じ表を使いたい人には、Googleスプレッドシートが向いています。Googleスプレッドシートには、セルにチェックボックスを入れる機能があります。Googleのヘルプでは、チェックボックスの使い道を次のように説明しています。

スプレッドシート内のセルにチェックボックスを追加することができます。チェックボックスは、プロジェクトの進行状況の追跡、出欠確認、ToDo リストなど、さまざまな目的に使用できます。 出典: support.google.com

手順1：チェックボックスを入れる

同じヘルプによると、チェックボックスを入れる手順は次のとおりです。

1. パソコンでGoogleスプレッドシートを開く
2. チェックボックスを入れたいセルを選ぶ
3. 上部のメニューで「挿入」から「チェックボックス」をクリックする

複数のセルをまとめて選んでから操作すれば、一度にたくさんのチェックボックスを入れられます。1週間分なら、項目の数と曜日の数の範囲を選んでまとめて入れます。

手順2：終わった数を数える

チェックボックスに印を付けたセルは「TRUE」、付けていないセルは「FALSE」という値を持ちます。印を付けた数を数えるには、次のような式を使います。

=COUNTIF(C2:C11,TRUE)

ヘルプでは、チェックボックスを関数で使えることや、印を付けたときの値を「はい」「いいえ」のように自分で決められることも案内されています。

手順3：共有する

右上の「共有」から、一緒に使う人を追加します。家族の買い物や家事のチェック表なら、家族それぞれのスマートフォンから印を付けられます。

紙とデータを組み合わせる方法

紙とデータのどちらか一方に決める必要はありません。それぞれのよいところを組み合わせる使い方もあります。

データで作って、紙で使う

項目の管理は表計算ソフトで行い、毎週の始めに印刷して紙で使う方法です。項目を変えたいときは、データを直して次の週から印刷し直すだけで済みます。印を付けるのは紙なので、手応えがあり、パソコンを開いていないときでも確かめられます。

紙で使って、記録だけデータに残す

毎日の印は紙で付け、週の終わりに達成した数だけを表計算ソフトに入力する方法です。毎日の手間は紙のまま軽く、振り返りに使う数字はデータで残せます。グラフにすれば、月ごとの変化も一目で分かります。

決まった確認は紙、共有が必要なものはデータ

自分だけの毎日の確認は机の前の紙で行い、家族や同僚と分担する作業はGoogleスプレッドシートで共有する方法です。自分の確認とみんなの分担を分けておくと、どちらの表も短くなり、見やすくなります。

どの組み合わせでも、大切なのは「どこを見れば今日の確認が分かるか」を1つに決めておくことです。見る場所が増えるほど、見落としも増えます。

用途別の項目の例

ここからは、やることチェック表の項目の例を、用途別に紹介します。そのまま使うのではなく、自分の作業に合わせて書き換えて使ってください。

在宅で働く日の始業時

• パソコンと通信の状態を確かめる
• メールとチャットの新着を確かめる
• 今日の予定と締め切りを確かめる
• 今日のやることを3つ決める
• 急ぎの返信を済ませる

在宅で働く日の終業時

• 今日のやることの進み具合を確かめる
• 取引先への返信が残っていないか確かめる
• 明日のやることを書き出す
• 作業のファイルを決めた場所に保存する
• 日報や作業の記録を書く

月末の事務

• 今月の請求書を取引先に送る
• 入金の予定と実際の入金を照らし合わせる
• 経費の領収書を整理して入力する
• 来月の締め切りをカレンダーに書く
• 使っていない有料のサービスがないか確かめる

月末の事務は月に1回しか行わないので、手順を忘れやすい作業です。チェック表にしておくと、毎月同じ質で作業できます。

在宅ワークの納品前

• 依頼の内容（文字数、本数、形式）と合っているか確かめる
• 誤字や数字の間違いがないか読み直す
• ファイルの名前が取引先の決まりに合っているか確かめる
• 送り先と添付のファイルを確かめる
• 納品の連絡に、確認してほしい点を書く

納品前のチェック表は、取引先ごとに少しずつ項目を変えると、取引先ごとの決まりの守り漏れを防げます。

週に1回の作業

• 1週間の作業の時間を記録から集計する
• 来週の締め切りと予定を確かめる
• パソコンのファイルを整理し、不要なものを削除する
• 取引先からの未返信の連絡がないか確かめる
• 来週のやることを書き出す

週に1回の作業は、曜日と時間を決めて表の上に書いておくと、忘れにくくなります。「金曜日の16時から30分」のように決めておけば、その時間にチェック表を開くこと自体が習慣になります。

外出や打ち合わせの前

• 訪問先の住所と到着の時刻を確かめる
• 名刺と資料を持ったか確かめる
• オンラインの打ち合わせなら、接続のURLと音声を確かめる
• 相手の名前と前回の打ち合わせの内容を見直す

オンラインの打ち合わせは、移動がない分、準備を後回しにしがちです。始まる10分前に確かめる項目を決めておくと、慌てずに臨めます。

店舗や事務所の開け閉め

• 鍵と照明、空調を確かめる
• 前日の連絡や予約を確かめる
• レジや釣り銭など、営業に必要なものを確かめる
• 閉める前に、火の元と戸締まりを確かめる

開け閉めの確認は、担当が日によって替わる職場ほどチェック表が役立ちます。担当の名前と時刻を書く欄を付けておくと、引き継ぎもしやすくなります。

家事

• 食器を洗って片付ける
• 洗濯物を取り込んでたたむ
• ゴミの日を確かめて出す
• 翌日の朝食の材料を確かめる

家族で分担している場合は、項目の横に担当の名前を書く欄を付けます。

子どもの朝の支度

• 顔を洗う
• 着替える
• 朝ごはんを食べる
• 歯を磨く
• 持ち物を確かめる

子どもが使うチェック表は、文字を少なくし、絵や記号を添えると使いやすくなります。マグネットを動かす、シールを貼る、といった形にすると、印を付けること自体を楽しめます。

仕事のチェック表を取引先と共有する

在宅で仕事を受けている場合、納品前のチェック表を取引先と共有すると、確認の質がそろい、やり取りの手間も減ります。

たとえば、記事を書く仕事なら、取引先の決まり（表記の決まり、見出しの付け方、画像の扱いなど）をチェック表の項目にして、取引先に「この項目で確認してから納品します」と見せておきます。取引先から見ると、何を確認してから納品されるのかが分かるので、安心して任せられます。修正の依頼があったときも、どの項目の確認が足りなかったのかを一緒に確かめられ、次の納品に生かせます。

取引先ごとに決まりが違う場合は、共通の項目と、取引先ごとの項目を分けて作ります。共通の項目は全取引先で使い回し、取引先ごとの項目だけを差し替えれば、作る手間を抑えられます。

チェック表の記録を振り返りに使う

チェック表は、印を付けたあとに捨ててしまうのはもったいない道具です。1か月分の記録を見返すと、自分の働き方の傾向が見えてきます。

• 印が付きにくい曜日はないか（月曜日は会議が多くて抜けやすい、など）
• いつも後回しになる項目はないか
• 新しく加えたほうがよい項目はないか（チェック表にないことで失敗したことはないか）

表計算ソフトで作っている場合は、日ごとの達成した数が自動で数えられているので、数字を並べるだけで傾向が分かります。紙の場合は、使い終わった表を1か月分まとめて保管しておき、月末に並べて見返します。振り返りで見つかったことを、翌月のチェック表の項目に反映していくと、表がだんだん自分の働き方に合ったものになっていきます。

続けるためのコツ

チェック表は、作ることより続けることのほうが難しい道具です。続けるためのコツを紹介します。

印を付けるタイミングを決める

作業が終わるたびに印を付けるのが理想ですが、忘れることもあります。「昼休みの前」「仕事を終える前」のように、まとめて印を付けるタイミングを決めておくと、付け忘れが減ります。

毎週見直す

1週間使ったら、項目を見直します。毎回すぐに印が付く項目は、もう習慣になっているので外しても構いません。毎回印が付かない項目は、項目が大きすぎるか、そもそも必要のない作業かもしれません。項目を分けるか、外すかを考えます。

印が付かなかった理由を書く

印が付かなかった日は、メモの欄に理由を一言書きます。「急ぎの依頼が入った」「体調がすぐれなかった」など、理由が分かれば、次の対策も見えてきます。

完璧を目指さない

全部の項目に印が付かない日があっても構いません。チェック表の目的は、全部を完璧にこなすことではなく、抜けたことに気づくことです。印が付かなかった項目があったら、翌日に回せば十分です。

よくある失敗と直し方

項目が多すぎて使わなくなる

最初に張り切って30個の項目を並べると、数日で使わなくなります。まずは忘れると困る5個から始め、必要に応じて増やします。

作業の場所と表の場所が離れている

チェック表が別の部屋に貼ってある、パソコンの奥のフォルダに保存してある、といった状態では、印を付けに行くのが面倒になります。作業する場所のすぐそばに表を貼り直します。データの場合は、毎日開くファイルの1枚目のシートにする、ブックマークに登録する、といった工夫をします。

誰が印を付けたか分からない

複数の人で使う表で、誰が作業をしたかが分からないと、同じ作業を2人がしたり、誰もしなかったりします。印の代わりに名前の頭文字を書く、担当の欄を付ける、といった形にします。

複数の人で担当と期限を共有したいとき

チェック表は、くり返す作業の抜け漏れを防ぐのに向いていますが、複数の人で仕事を分担し、担当や期限、進み具合を全員で見たい場面では、表計算ソフトだけでは手が回らなくなることがあります。同時に何人もが同じ表を書き換える、期限が近い作業を知らせたい、作業ごとに相談した内容も残したい、といった場面です。

そうした場面では、Pinatecaのようなプロジェクト管理の道具を使う方法があります。Pinatecaの公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを、5人まで無料で使えます。カードごとに担当と期限を決められ、自分宛ての担当の割り当てや締め切りは受信箱にまとまります。リストのボードでは、表の形で全件を並べ、絞り込んでまとめて直すことができると案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

毎日の決まった確認は手元のチェック表で行い、複数の人で進める仕事の担当と期限はPinatecaで管理する、という使い分けもできます。

確認の習慣が仕事の信頼になる

在宅ワークやフリーランスの仲介に長く携わってきた運営者として見てきた限りでは、取引先から長く頼られる人ほど、納品前の確認を自分なりの決まった手順で行っています。依頼の内容と合っているか、数字に間違いがないか、送り先は正しいか。毎回同じ項目を確かめることで、うっかりの間違いが減り、「この人の納品物は安心して受け取れる」という評価につながっています。

仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側は同じ予算でより多くを頼めます。その代わり、品質の確認は自分で担う必要があります。やることチェック表は、その確認を毎回同じ質で行うための、いちばん身近な道具です。

確認の手順を決めて仕組みにする力は、仕事の幅を広げることにもつながります。業務の流れを見直して道具の活用を支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介されています。チェックの仕組みをアプリとして作る仕事の進め方は、アプリケーション開発のお仕事で確かめられます。経営の立場から業務の改善を学びたい人には、国家資格の中小企業診断士も参考になります。

まずは、最近うっかり忘れてしまった作業を5つ書き出し、明日から使うチェック表を1枚作ってみてください。

よくある質問

Q. やることチェック表とToDoリストは何が違いますか？

ToDoリストは、その日や週に新しく生まれたやることを書き、終わったら消していく道具です。やることチェック表は、毎日や毎月くり返す決まった作業を並べ、同じ項目を毎回確かめる道具です。新しいやることはToDoリスト、くり返す確認はチェック表、と使い分けると、どちらも見やすくなります。

Q. エクセルでチェック欄を作る簡単な方法はありますか？

データの入力規則のドロップダウン リストを使うと、クリックで「済」「未」を選べるようになります。別のシートに選択肢を入力しておき、チェック欄のセルを選んで「データ」タブの「データの入力規則」から「リスト」を選び、選択肢の範囲を指定します。COUNTIF関数で「済」の数を数えれば、進み具合も一目で分かります。

Q. チェック表の項目は何個くらいが適切ですか？

1枚の表で10個前後までが目安です。それより多くなる場合は、始業時と終業時、毎日と毎月のように場面で分けて別の表にします。最初は忘れると困る5個から始め、1週間ほど使ってから、必要な項目を追加したり、すでに習慣になった項目を外したりして調整すると続けやすくなります。

Q. 家族でチェック表を共有するにはどうすればよいですか？

紙なら冷蔵庫など家族全員の目に入る場所に貼り、担当の名前を書く欄を付けます。スマートフォンから印を付けたい場合は、Googleスプレッドシートでチェックボックスを入れた表を作り、右上の「共有」から家族を追加します。誰が印を付けたかが分かるよう、担当の欄を作っておくと分担が明確になります。