タスク管理とメモを一つのアプリでまとめるときの選び方と使い分け

2026年7月25日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓タスク管理とメモを一つのアプリでまとめたい人に向けて
✓選ぶときの6つのポイント
✓Google Keep・Evernote・Notion・Pinatecaの違い

タスク管理のアプリとメモのアプリを別々に使っていると、「あのメモはどこに書いたか」「メモに書いたやることをタスクに登録し忘れた」ということが起きます。アプリを1つにまとめたいと考えるのは自然なことです。ただ、タスクとメモは性質が違うので、まとめ方を間違えると、どちらも中途半端に使いにくくなります。

この記事では、タスク管理とメモを一つのアプリでまとめるときの考え方を、まとめ方の型、選ぶときのポイント、主なアプリの違い、日々の使い分けのルールの順に説明します。個人で使うなら無料の定番アプリで十分な場面が多いので、まずそこから整理し、そのうえでチームで共有したい場面に向くPinatecaにも触れます。

タスクとメモは何が違うのか

まず、タスクとメモの違いをはっきりさせておきます。ここがあいまいなまま1つのアプリにまとめると、何でも書けるけれど何も見つからない状態になりがちです。

項目	タスク	メモ
目的	やることを終わらせる	情報を残して、あとで使う
終わり	完了したら消える、または完了の印が付く	終わりがなく、残り続ける
必要な情報	期限、担当、優先度、状態	内容、分類、検索のしやすさ
見る頻度	毎日、何度も見る	必要になったときに探して見る
増え方	終わらせれば減る	書いた分だけ増え続ける

タスクは「動かすもの」、メモは「ためておくもの」です。タスクは期限が近い順に並べて毎日見る必要があり、メモは必要なときにすぐ探し出せることが大切です。1つのアプリでまとめる場合も、この2つを同じ並べ方で扱わない工夫が必要になります。

ただし、2つは強くつながっています。打ち合わせのメモの中に「来週までに見積もりを送る」というやることが混ざっている、作業のタスクに手順のメモを添えておきたい、といった場面は毎日のようにあります。タスクとメモをまとめたいという気持ちの正体は、この「つながり」を切らずに扱いたいということです。

建築の現場で例えると、タスクは工程表、メモは現場の野帳（現場で気づいたことを書き留める手帳）のような関係です。工程表だけでは「なぜこの順番なのか」が分からず、野帳だけでは「いつまでに何を終えるか」が見えません。両方を行き来できる状態が、仕事を回しやすい状態です。

一つのアプリにまとめる4つの型

タスクとメモを1つのアプリで扱う方法は、大きく4つの型に分けられます。

型1：メモのアプリにチェックリストを書く

メモのアプリの中に、チェックを付けられるリストを書いて、やることを管理する方法です。Google Keepのように、メモとリストとリマインダー（決めた日時に知らせる機能）を備えたアプリが代表です。Google Keepのヘルプでは、できることをこう説明しています。

Google Keep ではメモを作成、編集、共有できます。出典: support.google.com

同じヘルプでは、リストの作成や、メモにリマインダーを設定する方法も案内されています。Keepで設定したリマインダーは、GoogleのToDoリストやGoogleカレンダーでも確かめられると書かれています。

この型は、思いついたことをすぐ書けるのが強みです。一方で、期限の近い順に並べ替える、優先度を付ける、といったタスク管理らしい機能は限られます。

型2：タスクのアプリのメモ欄を使う

タスク管理のアプリで、各タスクに付いている詳細やメモの欄を使う方法です。やることが中心で、メモはそのタスクに関係することだけを書きます。タスクの期限や通知はしっかり使える一方、タスクに結びつかない情報（読んだ本の感想、アイデアの断片など）を残す場所には向きません。

型3：ノート型のアプリで両方を扱う

NotionやEvernoteのように、ページやノートを自由に作れるアプリで、メモもタスクも同じ場所に書く方法です。ページの中にチェックボックスを入れたり、表の形でタスクを並べたりできます。自由度が高い分、使い方を自分で設計する必要があります。最初の設計に時間がかかり、途中で作り直したくなることも多い型です。

型4：タスクの画面にメモと会話を結びつける

タスクを並べるボードやガントチャート（予定を横棒で並べる表）を中心に、各タスクにコメントや資料、チャットを結びつける方法です。プロジェクト管理のアプリがこの型にあたります。複数の人で同じ仕事を進めるときに、話した内容とやることが離れない点が強みです。

選ぶときの6つのポイントと試し方

どの型のアプリを選ぶかは、次の6つのポイントで考えると決めやすくなります。

1. 誰と使うか

自分だけで使うのか、家族や同僚と共有するのかで、選ぶべきアプリが大きく変わります。自分だけなら、思いついたときにすぐ書けることが最優先です。共有するなら、誰が何をしているかが見えること、相手が同じアプリを無理なく使えることが大切になります。

2. どの端末で使うか

スマートフォンで書くことが多いのか、パソコンで書くことが多いのか。両方で使うなら、端末の間で内容が同期されるかを確かめます。無料のプランでは、同期できる端末の数に上限があるアプリもあります。

3. メモとタスクのどちらが多いか

書く量の多くがメモなら型1か型3、多くがタスクなら型2か型4が向いています。自分が1日に書いているものを振り返り、どちらが中心かを数えてみると選びやすくなります。

4. 期限と通知が必要か

決まった日時に知らせてほしいやることが多いなら、通知の機能がしっかりしたアプリを選びます。通知がないと、アプリに書いたことを忘れて、書かなかったのと同じになってしまいます。

5. 検索しやすいか

メモは増え続けるので、探す手段が大切です。言葉で検索できるか、ラベルやタグで分類できるか、を確かめます。

6. 無料でどこまで使えるか

無料のプランには、作れるメモの数、同期できる端末の数、使える人数などの上限があることが多いです。今の使い方で上限に届かないか、半年後の使い方を想像して確かめます。

無料のプランで試すときの確かめ方

候補のアプリが決まったら、無料のプランで2週間ほど試してみます。試すときは、次の3つを実際に行ってみると、自分に合うかどうかが分かります。

外出先でスマートフォンからメモを書き、パソコンで開いて続きを書く
期限のあるタスクを登録し、通知が期待どおりの時刻に届くかを確かめる
1週間前に書いたメモを、言葉で検索して探し出す

この3つがどれも面倒なく行えるなら、毎日の使い方に耐えられるアプリだと判断できます。どれか1つでも手間がかかるなら、そこが毎日の負担になります。

主なアプリの違い

ここでは、タスクとメモをまとめる用途でよく使われるアプリを、公式のページで確かめられた範囲で比べます。料金や上限は変わることがあるので、使い始める前に各社の公式のページで今日時点の記載を確かめてください。

アプリ	型	無料で使える範囲（公式の記載）	向いている人
Google Keep	型1	Googleアカウントで使える。メモ、リスト、リマインダー、共有	思いついたことをすぐ書きたい個人
Evernote	型3	無料のプランはノート50、ノートブック1、同期は1台のデバイスまで	メモを中心に、資料も一緒に保存したい人
Notion	型3	フリーのプランは個人のプロジェクトや日々の整理向け	自分で使い方を設計したい人
Pinateca	型4	5人まで無料。8種類のボードとチャットが無料のプランから使える	チームで仕事を進めたい人

Evernoteの無料のプランの上限は、公式のプランの比較のページに、ノート50、ノートブック1、デバイス間の同期は1台のデバイスまでと書かれています。パソコンとスマートフォンの両方で使いたい人や、メモを多く書く人は、無料のプランでは足りなくなる可能性があります。

Notionは、公式の料金のページで、フリーのプランを「個人のプロジェクトや生活での日々の整理に最適」と説明しています。データベースの機能を使えば、タスクを表やボードで並べることもできます。ただし、自由に組み立てられる分、使い方を決めるまでに時間がかかります。

Google Keepは、メモを書く速さに強みがあります。ヘルプによると、メモを共有した相手は、文章やリストを編集できます。家族の買い物のリストのように、簡単なやることを共有する用途には十分です。一方、期限の順に並べ替えたり、担当を決めたりする機能は、タスク管理のアプリほど細かくありません。

仕事の種類ごとの使い方のヒント

タスクとメモの比重は、仕事の種類によって変わります。在宅で受けることの多い仕事を例に、使い方のヒントを紹介します。

記事を書く仕事

記事を書く仕事では、メモの比重が大きくなります。記事ごとにメモを1つ作り、調べた資料の出典、取材で聞いたこと、構成の案をまとめます。タスクは「構成を送る」「初稿を送る」「修正を返す」のように、取引先とのやり取りの節目ごとに登録し、それぞれに期限を付けます。調べた資料の出典をメモに残しておくと、修正の依頼が来たときに確かめ直す時間が短くなります。

デザインの仕事

デザインの仕事では、取引先からの要望をメモに残すことが特に大切です。「もう少し明るく」「文字を大きく」といった要望を、日付と一緒に案件のメモに書き残しておくと、修正の回数や経緯をあとから確かめられます。タスクには、修正の回数を含めて「バナー修正2回目を送る」のように書くと、見積もりで決めた回数を超えていないかが分かります。

図面や資料を作る仕事

図面や資料を作る仕事では、確認待ちの管理がポイントです。自分の作業が終わって相手の確認を待っているものは、タスクの一覧で「確認待ち」と分かるようにしておきます。現場の工程表と同じで、自分の手元にない作業が見えていないと、相手の返事が遅れたことに気づけず、全体の日程が崩れます。確認待ちのタスクには、いつ催促するかの日付も入れておくと安心です。

スマートフォンで素早く書くコツ

思いついたことを書き留める場面の多くは、外出先や移動中です。スマートフォンで素早く書けるかどうかが、アプリを使い続けられるかを左右します。

ホーム画面のいちばん押しやすい場所に、メモのアプリを並べる
ウィジェット（ホーム画面に表示できる小さな画面）が使えるアプリなら、ホーム画面から直接書けるようにする
書くときは誤字や言い回しを気にせず、単語だけでもよいので残す
音声入力を使い、歩きながらでも書けるようにする

外出先で書いたメモは短く雑になりがちなので、1日の終わりの振り分けのときに、意味が分かる文に整えます。書く速さと整える手間を分けて考えると、どちらも無理なく続けられます。

個人なら無料の定番アプリで十分な場面

自分ひとりのタスクとメモをまとめたいだけなら、多くの場合、無料の定番アプリで十分です。次のような使い方なら、新しいアプリを探すより、今ある道具を整えるほうが早く効果が出ます。

やることは1日10件前後で、期限が細かく決まっていない
メモは打ち合わせや思いつきの記録が中心で、量はそれほど多くない
誰かと共有する必要がほとんどない

Googleのサービスを中心に使っているなら、Google Keepでメモとリストを書き、期限のあるものだけリマインダーを付ける組み合わせが手軽です。リマインダーはGoogleのToDoリストやカレンダーでも確かめられるので、予定と一緒に見られます。iPhoneやMacを使っているなら、標準のメモとリマインダーのアプリを組み合わせる方法もあります。

大切なのは、アプリの機能よりも、毎日開く習慣です。どれほど機能の多いアプリでも、開かなければ役に立ちません。朝に1回、夕方に1回、決まった時間にアプリを開いて、今日のやることと明日のやることを確かめる。それだけで、タスクとメモが散らばる問題の多くは解決します。

メモとタスクの使い分けのルール

1つのアプリにまとめたら、次は使い分けのルールを決めます。ルールがないと、メモとタスクが混ざり、やることがメモの中に埋もれてしまいます。

ルール1：まず書いて、あとで振り分ける

思いついたことは、タスクかメモかを考えずに、まず1か所に書きます。書く場所を迷うと、書くこと自体をやめてしまうからです。1日の終わりに、書いたものを見直して、やることはタスクに、残しておく情報はメモに振り分けます。

ルール2：タスクは動詞で終わる1文にする

タスクとして登録するときは、「〇〇を△△する」のように、動詞で終わる1文にします。「見積もり」ではなく「A社に見積もりを送る」、「資料」ではなく「来週の会議の資料を作る」と書きます。動詞で書くと、何をすれば完了なのかがはっきりし、取りかかりやすくなります。

ルール3：タスクにはメモへの道筋を付ける

タスクに関係するメモがある場合は、タスクの詳細の欄にメモの場所を書いておくか、リンクで結びつけます。「打ち合わせのメモの3つ目を参照」のように書いておけば、作業を始めるときにメモを探す手間が省けます。

ルール4：終わったメモは分けて保存する

使い終わったメモは、アーカイブ（普段の一覧から外して保存しておく機能）に移すか、別のフォルダに分けます。Google Keepにも、メモやリストをアーカイブする機能があります。毎日見る一覧には、今使っているメモだけが並ぶようにすると、探す時間が減ります。

ルール5：週に1回、全体を見直す

週に1回、15分ほど時間をとって、タスクとメモ全体を見直します。期限が過ぎたタスク、もう不要になったタスク、タスクにすべきなのにメモのままになっているものを探して整えます。この見直しがあるかないかで、アプリが使い続けられるかどうかが決まります。

続かなくなる原因と立て直し方

タスクとメモを1つのアプリにまとめても、数週間で使わなくなってしまう人は少なくありません。続かなくなる原因はおおむね決まっているので、先に知っておくと立て直しやすくなります。

原因1：最初に作り込みすぎた

使い始めに、分類のためのフォルダやラベルを細かく作りすぎると、書くたびに「どこに入れるか」を考えることになり、書くのが面倒になります。分類は最初は3つ程度にとどめ、使いながら必要になったときに追加します。迷ったものを入れる「未分類」の場所を1つ用意しておくと、書く手が止まりません。

原因2：タスクが多すぎて見るのがつらい

やることを全部登録すると、一覧が何十件にもなり、開くたびに気が重くなります。毎日見る一覧には、今日と明日のやることだけが並ぶようにし、それ以外は「今週」「いつか」のように分けておきます。終わらないまま何週間も残っているタスクは、週に1回の見直しで、やめるか、期限を変えるか、小さく分け直すかを決めます。

原因3：書く場所が増えてしまった

1つにまとめたはずが、急ぎのときだけ別のアプリや紙に書いてしまい、また散らばってしまう例です。完全に1か所にするのは難しいので、「紙やほかの場所に書いたものは、その日のうちにアプリに書き写す」というルールにしておくと、散らばったままになるのを防げます。

立て直すときは全部を移し直さない

しばらく使わなかったアプリを再開するときは、過去のタスクを全部整理し直そうとしないことが大切です。古いタスクはまとめてアーカイブし、今日から1週間のやることだけを書き出して再出発します。過去の整理から始めると、それだけで疲れてまた使わなくなります。

紙のメモ帳と組み合わせる方法

アプリにまとめるといっても、紙のメモ帳をすべてやめる必要はありません。考えをまとめるときや、電話をしながら書き留めるときは、紙のほうが速く書けることもあります。

組み合わせるときのコツは、紙を「一時的に書く場所」、アプリを「残す場所」と役割を分けることです。紙には日付だけ書いて自由にメモし、1日の終わりにアプリへ書き写します。書き写すときに、やることはタスクに、残す情報はメモに振り分ければ、紙のメモがそのまま振り分けの作業の入口になります。書き写し終わったページには印を付けておくと、写し漏れに気づけます。

手書きのメモを写真に撮ってアプリに保存する方法もあります。ただし、写真のままでは文字で検索できないことが多いので、大事な部分だけは文字で書き添えておきます。

アプリに書かないほうがよい情報

タスクとメモを1つのアプリにまとめると、つい何でも書きたくなります。しかし、書かないほうがよい情報もあります。

パスワードや暗証番号：メモのアプリは、パスワードを守るための道具ではありません。専用のパスワード管理の道具を使います
取引先から預かった個人情報：顧客の名簿や住所などは、取引先と決めた方法で扱い、個人のメモに書き写さない
社外秘の資料の中身：会社の決まりで使ってよい道具が決められている場合は、それに従う

特に、共有の機能があるアプリでは、共有したメモに何を書いたかを意識しておく必要があります。共有の相手を外し忘れたまま、あとから個人的な情報を書き加えてしまう、といったことが起きやすいためです。

使い方の例：個人の場合とチームの場合

具体的な使い方を2つの例で紹介します。

個人の例：在宅で複数の取引先の仕事を受けている場合

在宅で3つの取引先から仕事を受けている人の例です。

メモ：取引先ごとにメモを1つ作り、打ち合わせの内容、依頼の条件、連絡先をまとめる
タスク：取引先の名前を頭に付けて登録する（「A社：記事3本を納品する」）
通知：納期の前日と当日に知らせが来るよう設定する
見直し：毎週金曜日の夕方に、翌週のタスクを並べ、取引先ごとのメモを更新する

取引先ごとにメモを分けておくと、急に電話がかかってきたときも、その取引先のメモを開くだけで経緯を思い出せます。

チームの例：3人で案件を進める場合

3人で1つの案件を進める例です。この場合、個人向けのメモのアプリでは、誰が何をしているか、どこまで進んでいるかが見えにくくなります。

タスク：作業ごとにカードを作り、担当と期限を決める
メモ：決まったことや資料は、関係するタスクのカードに結びつける
会話：作業の相談は、関係するタスクのコメントで行う
見直し：週に1回、全員で進み具合を確かめる

チームでは、メモをタスクから切り離さないことが特に大切です。話し合った内容がチャットの流れに埋もれ、あとから「どこで決めたか」を探す時間が積み重なると、作業そのものよりも探す時間のほうが長くなります。

家族と共有する例：家のやることと仕事を分けて管理する場合

在宅で働いていると、仕事のやることと家のやることが同じ時間帯に混ざります。家族と家のやることを共有する場合は、仕事のアプリとは分け、共有する範囲をはっきりさせるのがおすすめです。

家族と共有するもの：買い物、学校の提出物、家の手続きの期限
自分だけで管理するもの：仕事のタスク、取引先のメモ

Google Keepのようにメモを共有できるアプリなら、家族用のリストを1つ作り、家族全員を共同編集者に加えます。ヘルプによると、共有した相手もリストを編集できるので、買った物に印を付けるといった使い方ができます。仕事のメモと同じアプリを使う場合は、家族用のメモに色やラベルを付けて見分けられるようにしておくと、うっかり仕事のメモを共有してしまうことを防げます。

仕事と家のやることを1日の予定の中でどう配分するかは、週に1回の見直しのときに両方を並べて考えると、無理のない計画になります。

チームで共有したいときの選択肢

個人のメモのアプリでは足りなくなるのは、複数の人で仕事を進め、担当や期限、進み具合を全員で見たくなったときです。この場面では、タスクの画面とメモや会話が結びついたアプリが向いています。

その選択肢の1つがPinatecaです。Pinatecaの公式サイトによると、カンバン（列にカードを並べて進み具合を動かす形）、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードとチャットを、5人まで無料で使えます。カードごとにコメントを付けられ、チャットからカードをそのまま参照できるので、話し合った内容とやることが離れません。見積もりの工数や顧客名のような項目をカードに追加でき、自分たちの管理の形に合わせられます。Trelloからボードやカードを移す機能や、ChatGPTやClaudeから話しかけてボードを読んだり動かしたりする機能も公式サイトで案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人のメモは今使っているアプリのまま残し、チームで進める仕事のタスクと、それに関係するメモや会話だけをPinatecaに移す、という使い分けもできます。すべてを1つのアプリに移そうとせず、共有が必要なものだけを移すほうが、移行の手間も小さく済みます。

アプリを乗り換えるときの移し方

今使っているメモやタスクのアプリから別のアプリに移るときは、一度にすべてを移そうとしないのがコツです。

まず、新しいアプリで1週間、新しく発生するタスクとメモだけを書いてみます。使い心地を確かめ、続けられそうだと分かってから、古いアプリから必要なものだけを移します。移すのは、まだ終わっていないタスクと、これからも見返すメモだけで十分です。終わったタスクや、何年も見ていないメモは、古いアプリに残したまま、必要になったら探しに行けば済みます。

多くのアプリには、データを書き出す機能があります。Google Keepにも、データを書き出す方法がヘルプで案内されています。乗り換えの前に一度書き出しておけば、古いアプリが使えなくなったときの備えにもなります。

チームで使うアプリを乗り換える場合は、全員が同じ日に切り替えることが大切です。古いアプリと新しいアプリが並んで使われる期間が長いと、どちらに最新の情報があるかが分からなくなります。切り替えの日を決め、その日からは新しいアプリだけを使うと全員で合意しておきます。

タスクとメモを整える力が仕事を広げる

在宅ワークやフリーランスの仲介に長く携わってきた運営者として見てきた限りでは、複数の取引先と長く仕事を続けている人ほど、タスクとメモの整理の仕方が決まっています。どの取引先の、どの件の、どの約束かがすぐに引き出せるので、連絡の返事が早く、行き違いも少なくなります。こうした信頼の積み重ねが、次の依頼につながっていきます。

仲介手数料のかからない直接取引では、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、依頼する側は同じ予算でより多くを頼めます。その代わり、取引先とのやり取りや約束の管理は自分で担う必要があります。タスクとメモを整える道具は、直接取引で仕事を続けるための基本の装備です。

タスク管理やメモのアプリは、それ自体が仕事の題材にもなります。アプリの画面の使いやすさを考える仕事はUI/UX・アプリデザインのお仕事で紹介されています。アプリそのものを作る仕事の進め方はアプリケーション開発のお仕事で、AIを使ったチャットやアプリを作る仕事はAIチャットボット・アプリ開発のお仕事で確かめられます。デザインの仕事の収入の目安を知りたい場合は、デザイナーの年収・単価相場が参考になります。

まずは今日、頭の中とあちこちのメモに散らばっているやることを1か所に書き出し、タスクとメモに振り分けるところから始めてみてください。