スイムレーン図の書き方｜部署ごとの役割を流れで見せる方法

スイムレーン図は、業務の流れを、担当する部署や人ごとに区切った帯（レーン）の上に描く図です。普通のフローチャートが「何を、どの順番で行うか」を示すのに対し、スイムレーン図は「誰が」行うのかまで1枚で示せるため、部署をまたいだ業務の受け渡しや、仕事が止まりやすい場所を見つけるのに向いています。この記事では、スイムレーン図の書き方を、目的と範囲の決め方、レーンの分け方、使う記号、手順の並べ方、分岐と差し戻しの描き方まで順番に説明し、経費精算と問い合わせ対応の2つの例で具体的に示します。Excelやオンラインの道具での作り方、見直しのこつ、図で見つけた改善の作業を担当と期限つきで進める方法としてPinatecaのような道具の使いどころにも後半で触れます。

スイムレーン図とは何か

スイムレーン図とは、業務の流れを表すフローチャートに、担当する人や部署ごとの区切りを加えた図のことです。プールの競泳のコースのように、横長または縦長の帯が並び、それぞれの帯の中に、その担当者が行う作業が描かれます。この帯をレーン（スイムレーン）と呼ぶことから、スイムレーン図という名前が付いています。部署をまたぐ業務の流れを示すことから、部門間フローチャート、業務フロー図と呼ばれることもあります。

スイムレーン図が役立つのは、次のような場面です。

• 部署をまたぐ業務の流れを整理したいとき。申請から承認、処理までのように、複数の部署が関わる業務の全体像を示す
• 担当があいまいな作業を見つけたいとき。誰のレーンにも入らない作業や、2つのレーンにまたがる作業が見えてくる
• 業務を新しい人に説明したいとき。自分がどのレーンにいて、誰から受け取り、誰に渡すのかが一目で分かる
• 業務を改善したいとき。受け渡しの多い場所、待ちが発生する場所、差し戻しの多い場所が見えてくる
• システムを導入する前に、今の業務を整理したいとき。どの作業をシステムに任せるかを考える土台になる

図の作り方を解説している外部の記事でも、スイムレーン図が役立つ場面として、次のような困りごとが挙げられています。

「このタスク、前回はAさんがやったけど、今回はBさんだっけ？」「申請書が承認されるまでに、結局どの部署を経由するんだろう？」 出典: xgrapher.com

こうした「誰が」「どこを経由して」という疑問に、1枚の図で答えられるのがスイムレーン図の強みです。

フローチャートとの違い

スイムレーン図は、フローチャートの一種です。違いを理解しておくと、どちらを使うべきかを判断しやすくなります。

フローチャートは、作業の順番と分岐を示す図です。「申請書を作る」「上長が確かめる」「承認されたか」「経理が処理する」のように、作業と判断を矢印でつないでいきます。順番は分かりますが、それぞれの作業を誰が行うかは、箱の中に書き込まない限り分かりません。

スイムレーン図は、フローチャートに担当の区切りを加えたものです。同じ流れでも、「申請者」「上長」「経理」のレーンに分けて描くと、作業が誰から誰に渡っていくのか、どこで受け渡しが起きるのかが、矢印がレーンの境界をまたぐ様子で見えるようになります。

使い分けの目安は、次のとおりです。

• 関わる人が1人か、担当を気にしなくてよい場合。フローチャートで十分
• 関わる人や部署が2つ以上あり、受け渡しや担当を示したい場合。スイムレーン図が向いている
• 1つの作業の中の細かい手順を示したい場合。フローチャートで描き、スイムレーン図からその作業を参照する

スイムレーン図は情報が多い分、描くのに手間がかかります。目的に合わせて、どちらを使うかを決めます。

横向きと縦向きの使い分け

スイムレーン図には、レーンを横に並べて左から右へ流れを描く横向きの形と、レーンを縦に並べて上から下へ流れを描く縦向きの形があります。どちらが正しいということはなく、読む場面に合わせて選びます。

横向きの形は、作業の数が多く、流れが長い業務に向いています。横長の画面やスライドに収まりやすく、会議で画面に映して説明するときに見やすい形です。時間の流れが左から右に進むので、読む人が自然に追いやすいのも利点です。

縦向きの形は、関わる部署が多く、レーンの数が多い業務に向いています。印刷して紙で配る場合や、縦に長い資料の中に図を入れる場合に収まりやすい形です。

迷ったときは、作業の数とレーンの数を比べます。作業が多くレーンが少ないなら横向き、レーンが多く作業が少ないなら縦向きにすると、図が細長くなりすぎずに済みます。社内で複数の図を作る場合は、向きをそろえておくと、図を見比べるときに読みやすくなります。

書く前に決めること。目的と範囲

スイムレーン図を描き始める前に、何のために描くのか、どこからどこまでを描くのかを決めます。ここをあいまいにしたまま描き始めると、図がどこまでも広がり、完成しないまま終わってしまいます。

目的は、たとえば次のように書きます。

• 経費精算で、申請から支払いまでに時間がかかっている原因を見つけたい
• 新しく入った人に、問い合わせの対応の流れを説明したい
• 受注の業務をシステムに移す前に、今の流れを整理したい

目的によって、図の細かさが変わります。原因を見つけたいなら、待ちや差し戻しまで細かく描く必要があります。新しく入った人に説明したいなら、例外は省いて、基本の流れが分かることを優先します。

範囲は、始まりと終わりを決めます。経費精算なら「申請者が経費を使ったとき」から「申請者の口座に振り込まれたとき」まで、問い合わせの対応なら「お客様から問い合わせが届いたとき」から「回答を送って記録したとき」まで、というように、最初の出来事と最後の状態をはっきりさせます。

図の細かさも決めておきます。1枚の図に描く作業の数は、20個から30個ほどまでにとどめると、読み手が全体を追いやすくなります。それ以上になる場合は、図を分けるか、細かい手順を別の図にします。

レーンの分け方

範囲が決まったら、レーンを決めます。レーンには、業務に関わる人や部署、システムを並べます。

レーンの単位は、目的に合わせて選びます。

• 部署の単位。営業、経理、総務のように部署ごとに分ける。部署をまたぐ受け渡しを見たいときに向いている
• 役割の単位。申請者、承認者、担当者のように役割ごとに分ける。人が入れ替わっても使える図にしたいときに向いている
• 社外の相手。お客様、取引先、外部の委託先のように、社外の関係者もレーンにする
• システム。会計のシステム、顧客管理のシステムのように、作業を自動で行う仕組みもレーンにする

レーンの並べ方にも工夫があります。流れの始まりに関わる人を一番上（または一番左）に配置し、受け渡しの順番に沿って並べると、矢印の行き来が少なくなり、読みやすい図になります。お客様のように社外の関係者がいる場合は、端に配置するのが一般的です。

レーンの名前は、図を読む人に伝わる名前にします。社内の略称や、特定の個人の名前は避け、「経理担当」「営業部」のように役割や部署の名前にします。特定の人の名前を使うと、その人が異動したときに図が使えなくなります。

レーンの数は、多くても6つから7つほどにとどめます。それ以上になると、図が横にも縦にも長くなり、読みにくくなります。関わりの少ない部署は、「その他の部署」にまとめるか、別の図に分けます。

スイムレーン図で使う記号

スイムレーン図では、フローチャートと同じ記号を使います。よく使われる記号は、次のとおりです。

記号の形	意味	使い方の例
角の丸い長方形（端子）	始まりと終わり	「経費を使う」「振り込み完了」
長方形（処理）	作業	「申請書を作る」「内容を確かめる」
ひし形（判断）	分岐	「承認するか」「金額は5万円以上か」
下が波形の長方形（書類）	書類や帳票	「申請書」「領収書」
円筒形（データ）	データの保存先	「会計システム」「顧客の一覧」
矢印	流れの向き	作業から次の作業へ

記号の種類を増やしすぎると、読む人が意味を覚えなければならなくなります。社内で使う図なら、始まりと終わり、作業、判断、書類、矢印の5つほどで十分なことがほとんどです。使う記号の意味を、図の端に凡例として書いておくと、初めて見る人にも伝わります。

作業の箱の中には、「動詞」で終わる短い言葉を書きます。「申請書」ではなく「申請書を作る」、「確認」ではなく「金額を確かめる」のように書くと、何をする作業なのかがはっきりします。判断のひし形には、「はい」か「いいえ」で答えられる問いを書き、出ていく矢印に「はい」「いいえ」を添えます。言葉の長さもそろえておくと、図全体が読みやすくなります。1つの箱に書く言葉は15文字から20文字ほどを目安にし、それより長くなる場合は、作業を2つに分けられないかを考えます。

業務の聞き取りの進め方

スイムレーン図の出来は、業務を行っている人からの聞き取りで決まります。資料や規程だけを見て描いた図は、実際の流れとずれていることが多く、課題が見えてきません。聞き取りは、次のような順番で進めます。

1. 聞き取る相手を決める。図のレーンに入る部署や役割ごとに、実際にその作業を行っている人を1人ずつ選ぶ
2. 目的を伝える。業務を評価するためではなく、流れを整理するための聞き取りであることを最初に伝える。評価されると感じると、実際の手順ではなく、決まりどおりの手順を話されてしまうことがある
3. 最近の1件を例に話してもらう。「先週の申請では、最初に何をしましたか」のように、具体的な1件をたどってもらうと、普段の手順が出てきやすい
4. 例外を聞く。「うまくいかなかったときは、どうしましたか」「いつもと違う申請が来たときは、誰に相談しますか」と聞くと、差し戻しや分岐が見えてくる
5. 使っているものを聞く。どの書類、どのシステム、どの連絡の手段を使っているかを聞き、図の書類やデータの記号に反映する

聞き取りの際は、相手の話を途中で正さず、まず最後まで聞きます。「本当はこうするはず」と思っても、その場では書き留めるだけにして、後で図を見ながら関係者と話し合います。実際の流れと決まりの流れのずれこそが、改善の手がかりになるからです。

聞き取った内容は、その日のうちに付箋や表に書き出し、記憶が新しいうちに図の下書きにします。下書きを聞き取った相手に見せて、「この流れで合っていますか」と確かめると、抜けや誤りを早く直せます。

スイムレーン図の書き方の手順

スイムレーン図は、次の手順で描きます。

1. 目的と範囲を書く。図の上に、何のための図か、始まりと終わりは何かを書いておく
2. レーンを引く。関わる人や部署を書き出し、帯を並べる
3. 作業を書き出す。始まりから終わりまでの作業を、付箋や表に1つずつ書き出す。この段階では順番や担当を気にせず、思いつく作業をすべて出す
4. 作業を担当のレーンに並べる。書き出した作業を、それを行う人のレーンに、起きる順に並べる
5. 矢印でつなぐ。作業の順番に沿って、矢印でつなぐ。レーンをまたぐ矢印は、受け渡しを表す
6. 分岐と差し戻しを加える。判断のひし形を入れ、条件によって流れが分かれる場所と、前の作業に戻る場所を描く
7. 関わる人に確かめる。描いた図を、実際にその業務を行っている人に見てもらい、抜けや誤りを直す
8. 清書する。記号と言葉をそろえ、凡例と作成日を書いて仕上げる

いきなり道具で清書しようとせず、最初は付箋やホワイトボードで描くのがこつです。付箋なら、作業を動かしたり、レーンを入れ替えたりするのが簡単で、関わる人と一緒に話しながら描けます。

3の作業の書き出しは、1人で行うより、業務に関わる人に集まってもらって行うほうが、抜けが少なくなります。それぞれの人が、自分が普段行っている作業を付箋に書いて持ち寄ると、ほかの部署の人が知らなかった作業が見つかることがよくあります。

書き方の例1。経費精算の流れ

具体的な例として、社員が立て替えた経費を精算する流れを、スイムレーン図にする場合を示します。

目的は「申請から振り込みまでに時間がかかっている原因を見つける」、範囲は「申請者が経費を使ったとき」から「申請者の口座に振り込まれたとき」までとします。

レーンは、次の4つにします。

• 申請者
• 上長
• 経理担当
• 会計システム

作業を担当のレーンに並べると、次のようになります。

• 申請者のレーン。経費を使う、領収書を受け取る、申請書を作る、領収書を添えて提出する
• 上長のレーン。申請書の内容を確かめる、承認するかを判断する
• 経理担当のレーン。領収書と申請書を突き合わせる、規程に合っているかを判断する、会計システムに入力する、振り込みの手続きをする
• 会計システムのレーン。仕訳を記録する、振り込みのデータを作る

分岐は、2か所に入れます。上長のレーンの「承認するか」で「いいえ」の場合は、申請者のレーンの「申請書を作る」に戻る矢印を描きます。経理担当のレーンの「規程に合っているか」で「いいえ」の場合も、申請者のレーンに戻る矢印を描きます。

この図を描いてみると、差し戻しの矢印が2か所から申請者に戻っていることが見えてきます。差し戻しのたびに、申請者が作り直し、上長がもう一度確かめる必要があるため、ここで時間がかかっている可能性が分かります。改善の案として、「申請書の入力の段階で、規程に合わない項目を知らせる」「よくある差し戻しの理由を申請者に事前に伝える」といったことが考えられます。

書き方の例2。問い合わせ対応の流れ

もう1つの例として、Webサイトの問い合わせのフォームから届いた問い合わせに対応する流れを示します。

目的は「新しく入った人に対応の流れを説明する」、範囲は「お客様がフォームから問い合わせを送ったとき」から「回答を送って記録したとき」までとします。

レーンは、次の4つにします。

• お客様
• 受付担当
• 専門の担当部署
• 顧客管理の仕組み

作業を担当のレーンに並べると、次のようになります。

• お客様のレーン。フォームから問い合わせを送る、回答を受け取る
• 受付担当のレーン。問い合わせの内容を確かめる、自分で答えられるかを判断する、回答を作って送る、対応の記録を残す
• 専門の担当部署のレーン。内容を調べる、回答の案を作る
• 顧客管理の仕組みのレーン。問い合わせを受け付けて記録する、受け付けた旨の自動の返信を送る

分岐は、受付担当のレーンの「自分で答えられるか」に入れます。「はい」なら、そのまま回答を作って送ります。「いいえ」なら、専門の担当部署のレーンに矢印を伸ばし、調べてもらってから、回答の案を受付担当に戻します。

この図では、受付担当と専門の担当部署の間で、行って戻る矢印が描かれます。新しく入った人には、どのような問い合わせを専門の担当部署に回すのか、回したあとに誰がお客様に返すのかが、図から読み取れます。最終的にお客様に回答を送るのは受付担当であることが、レーンの位置ではっきり分かるのが、スイムレーン図ならではの利点です。

分岐と差し戻しの描き方

スイムレーン図で描き方に迷いやすいのが、分岐と差し戻しです。

分岐は、判断のひし形から2本以上の矢印を出して描きます。描くときのこつは、次のとおりです。

• 問いは「はい」「いいえ」で答えられる形にする。「金額はいくらか」ではなく「金額は5万円以上か」のように書く
• 出ていく矢印に、必ず条件を書く。「はい」「いいえ」「5万円以上」「5万円未満」のように、どちらの矢印がどの条件かを示す
• 3つ以上に分かれる場合は、ひし形を2つに分けるか、条件をはっきり書いた矢印を3本出す

差し戻しは、前の作業に戻る矢印で描きます。差し戻しの矢印は、ほかの矢印と重なりやすく、図が読みにくくなる原因になります。次のような工夫で、読みやすくします。

• 差し戻しの矢印は、図の外側を回るように描き、ほかの矢印と交差しないようにする
• 差し戻しの矢印には、「内容に不備がある場合」のように、戻る理由を書き添える
• 差し戻しの矢印の色や線の種類を変える（点線にするなど）と、通常の流れと区別しやすい

描いてみて、差し戻しの矢印が多い場所は、業務の改善の候補になります。差し戻しが起きる理由を減らせれば、業務全体にかかる時間を縮められます。

Excelやスライドの道具で作る方法

スイムレーン図は、特別な道具がなくても、ExcelやPowerPointなどの表計算やスライドの道具で作れます。社内で共有しやすく、ほかの人が直すのも簡単な方法です。

Excelで作る場合の手順の例は、次のとおりです。

1. 列の幅をそろえて、方眼紙のような見た目にする
2. 左端の列にレーンの名前を書き、行ごとに帯の範囲を決めて、罫線で区切る
3. 図形の機能で、長方形やひし形を描き、作業や判断の言葉を書き込む
4. コネクタ（図形同士をつなぐ線）で、作業をつなぐ。コネクタを使うと、図形を動かしても線がつながったまま動く
5. 帯ごとに薄い色を付けて、レーンを見分けやすくする

PowerPointで作る場合は、スライドを横長にし、表の機能で帯を作ってから、図形を並べる方法が手軽です。

表計算やスライドの道具で作るときに気をつけたいのは、図形の大きさと位置をそろえることです。図形の大きさがばらばらだと、読む人の目が迷います。図形を1つ作ったら、それを複製して使うと、大きさがそろいます。

オンラインの道具で作る方法

業務の流れを図にするためのオンラインの道具もあります。オンラインのホワイトボードの道具や、図を描くための専用の道具を使うと、スイムレーン図のひな形が用意されていて、レーンを引いて図形を並べるだけで作れます。

たとえば、オンラインのホワイトボードの道具であるMiroは、スイムレーン図の書き方の解説とひな形を公開しています。こうした道具は、複数の人が同時に同じ図を編集できるため、在宅で働く人がいるチームでも、一緒に話しながら図を描けます。

オンラインの道具を選ぶときは、次の点を確かめます。

• スイムレーン図のひな形があるか
• 複数の人で同時に編集できるか
• 図形を動かしても、矢印がつながったまま動くか
• 画像やPDFとして書き出せるか
• 無料の範囲で、必要な数の図を作れるか

道具は便利ですが、道具の操作に時間を取られて、肝心の業務の整理が進まないこともあります。最初は付箋やホワイトボードで描き、関わる人と内容を確かめてから道具で清書する、という順番が、結局は早く仕上がることが多くあります。

描いたあとの見直しのこつ

スイムレーン図は、描いて終わりではありません。描いた図を見直すことで、業務の課題が見えてきます。見直すときは、次の点に注目します。

1つ目は、レーンをまたぐ矢印の数です。レーンをまたぐ矢印は、仕事の受け渡しを表します。受け渡しが多い場所は、待ちが発生しやすく、伝え漏れも起きやすい場所です。受け渡しを減らせないかを考えます。

2つ目は、差し戻しの矢印です。差し戻しの多い場所は、最初の作業の段階で必要な情報がそろっていないことが多くあります。最初の作業で確かめる項目を増やす、ひな形を用意する、といった改善が考えられます。

3つ目は、誰のレーンにも入らない作業です。作業を書き出したのに、どのレーンに入れればよいか決まらない作業は、担当があいまいな作業です。こうした作業は、誰もやらないまま放置されたり、2人が別々に行ったりする原因になります。担当を決めます。

4つ目は、1つのレーンに作業が集中している場所です。特定の人や部署に作業が集まっている場合は、その人が休んだときに業務が止まるおそれがあります。作業の分担を見直します。

5つ目は、実際の業務とのずれです。図に描いた流れと、実際に行われている流れが違うことはよくあります。図を、実際にその業務をしている人に見てもらい、「実際にはこの作業を飛ばしている」「ここで別の確認をしている」といった声を拾って、図を直します。

改善後の図の描き方

今の業務の図を描いて課題が見えたら、次は改善後の流れを描きます。改善後の図は、今の図を複製して、変える部分だけを書き換える形で作ると、何が変わったのかが分かりやすくなります。

改善後の図を描くときは、変えた部分の色を変える、変更の内容を吹き出しで添えるといった工夫で、今の図との違いを示します。たとえば、経費精算の例なら、申請書の入力の段階で規程に合わない項目を知らせる仕組みを加え、差し戻しの矢印が減った様子を描きます。

改善後の図は、関わる人に見てもらい、本当にその流れで回るかを確かめます。改善のつもりで作業を減らしたところ、別の部署に負担が移っていた、ということはよくあります。レーンごとに作業の数を数え、特定のレーンに作業が集中していないかも確かめます。

改善後の流れで業務を始めたら、しばらくしてから、図と実際の流れが合っているかをもう一度確かめます。図のとおりに回っていない部分があれば、図を直すか、業務の進め方を直すかを話し合います。

よくある失敗と防ぎ方

スイムレーン図を描くときに、起きやすい失敗と防ぎ方を整理します。

1つ目は、細かく描きすぎることです。すべての例外や細かい手順まで描き込むと、図が大きくなりすぎて、誰も全体を読まなくなります。目的に必要な細かさにとどめ、細かい手順は別の図にします。

2つ目は、あるべき姿と今の姿を混ぜることです。今の業務を描いているはずが、途中から「本当はこうすべき」という流れを描いてしまうと、課題が見えなくなります。今の姿を描く図と、改善後の姿を描く図は、分けて作ります。

3つ目は、1人で描くことです。業務を一番よく知っているのは、実際にその作業をしている人です。担当者に話を聞かず、資料だけをもとに描くと、実際の流れとずれた図になります。

4つ目は、更新しないことです。業務の流れは、人の入れ替わりやシステムの導入で変わっていきます。図に作成日と更新日を書き、業務が変わったら直す担当者を決めておきます。年に1回など、見直しの時期をあらかじめ決めておくと、更新の漏れを防げます。

図で見つけた改善の作業を進める方法

スイムレーン図を描くと、「差し戻しを減らすために申請書のひな形を作る」「受け渡しの連絡の方法を決める」「担当があいまいな作業の担当を決める」といった、改善の作業がいくつも見つかります。図を描いて満足してしまうと、こうした作業が進まないまま終わります。

見つけた改善の作業は、作業、担当者、期限、状態を一覧にして管理します。関わる人が少なく、作業の数も少ない場合は、表計算のシートで十分です。複数の部署にまたがる改善を、担当と期限と進み具合を同じ画面で共有しながら進めたい場合は、カードで管理できる道具を使うと、確認の手間が減ります。

その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaには、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、無料プランからすべての種類を使えます。改善の作業をカードにしてカンバンのボードで「やること」「作業中」「完了」の列に並べ、担当者と締め切りを付けて動かせます。公式の使い方ガイドによると、グリッドのボードは縦と横の軸を自分で決めてカードを並べるボードで、「担当 × 状態」のような使い方ができると案内されています。行に部署、列に業務の段階を取ってカードを並べれば、どの部署のどの段階に改善の作業がたまっているのかを一覧で共有できます。ただし、Pinatecaは矢印や分岐を描く作図の道具ではないため、スイムレーン図そのものは作図の道具で描き、そこから見つけた作業の管理に使う、という分け方になります。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になると案内されています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営の現場から見える、業務の流れを図にする力

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、業務の流れを図にして整理する力は、会社の中だけでなく、外部に頼まれる仕事としても求められています。システムの導入や業務の改善を考えている会社が、まず今の業務を整理してほしいと、外部の人に依頼する場面は少なくありません。こうした仕事を長く続ける人は、図の見た目を整えることより、現場の担当者から話を聞き、実際の流れとのずれを丁寧に拾うことに時間を使っている傾向があります。

中間の手数料が差し引かれない直接の取引では、こうした聞き取りと図の修正のやり取りを、依頼主と受け手が直接重ねられます。依頼主は同じ予算でより多くの業務の整理を頼め、受け手の手取りは厚くなります。手数料0%で直接取引できる仕組みは、金額の大小よりも、何度も確かめ合いながら精度の高い成果を出す関係を作りやすいという点で効いてきます。

業務の流れを図にする力は、業務の改善やシステムの導入を支援する仕事で生かせます。生成AIを業務に取り入れる支援の仕事の広がりは、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務のシステムを作る仕事の中身はアプリケーション開発のお仕事で紹介しています。会社の業務と経営の課題を診断して助言する国家資格については中小企業診断士で確かめられます。図の見た目を整える仕事では、デザインの仕事の相場を知っておくと見積もりの参考になり、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。スイムレーン図を描くなら、まずは目的と始まりと終わりを1行ずつ書き、関わる人を付箋に書き出すところから始めてください。

よくある質問

Q. スイムレーン図とフローチャートの違いは何ですか？

フローチャートは作業の順番と分岐を示す図で、それぞれの作業を誰が行うかは箱の中に書き込まない限り分かりません。スイムレーン図は、フローチャートに担当する人や部署ごとの帯を加えた図で、作業が誰から誰に渡っていくのかが、矢印が帯の境界をまたぐ様子で見えるようになります。

Q. スイムレーン図のレーンは何で分ければよいですか？

目的に合わせて、部署、役割、社外の相手、システムのいずれかの単位で分けます。部署をまたぐ受け渡しを見たいなら部署の単位、人が入れ替わっても使える図にしたいなら役割の単位が向いています。レーンの数は多くても6つから7つほどにとどめると読みやすくなります。

Q. スイムレーン図はExcelで作れますか？

作れます。列の幅をそろえて方眼紙のようにし、行ごとに帯を区切って罫線を引き、図形の機能で作業や判断を描きます。図形同士をつなぐときはコネクタを使うと、図形を動かしても線がつながったまま動きます。図形を1つ作って複製すると大きさがそろい、読みやすい図になります。

Q. スイムレーン図を描いたあとは何をすればよいですか？

帯をまたぐ矢印の多い場所、差し戻しの多い場所、担当が決まらない作業、1つの帯に作業が集中している場所に注目して、業務の課題を探します。見つけた改善の作業は、担当者と期限を決めて一覧で管理し、業務が変わったときに図を直す担当者も決めておきます。