シフト作成代行の費用相場｜飲食・小売の人員配置を任せる料金

2026年1月11日

中西直美

この記事のポイント

✓シフト作成代行の費用相場を
✓飲食・小売の実例をもとに解説します
✓スポット依頼と継続契約の料金差

「シフト表を作るだけで毎月10時間近く取られている」というご相談を、私はよく受けます。飲食店や小売店の店長さんに多いお悩みです。シフト作成代行に興味はあるけれど、費用がいくらかかるのか分からず、二の足を踏んでいる方も少なくありません。この記事では、シフト作成代行の費用相場を、依頼形態や店舗規模別に具体的にお伝えします。

シフト作成にかかる「見えないコスト」を知っていますか

シフト作成という業務は、意外と時間泥棒です。スタッフの希望を集め、休みの偏りを調整し、法定労働時間を確認しながら組み替える。これを毎月繰り返すと、店長やマネージャーの時間はどんどん削られていきます。

こんなご相談がありました。飲食店を4店舗運営しているオーナーさんです。各店舗の店長がシフト作成に月8時間ほど費やしていて、それが4店舗分となると単純計算で月32時間。店長の時給換算コストで考えると、決して小さな金額ではありません。しかも、シフト作成中は接客や発注、スタッフ教育といった本来やるべき業務が止まってしまいます。

シフト作成代行というサービスが注目されている背景には、こうした「本業に集中したいのに、管理業務に時間を取られている」という飲食・小売業界共通の悩みがあります。人手不足が続く中で、限られたマンパワーをどこに配分するかは経営判断そのものです。

シフト作成代行は、店長の能力不足を補う手段ではなく、限られたリソースをどこに使うかという経営判断の一環として活用されます。「人に頼んでよいのだろうか」と後ろめたさを感じる方もいるかもしれませんが、これは個人の問題ではなく、店長業務の幅が広がりすぎている業務構造に起因するものです。出典: hataluck.jp

「人に頼むこと」に罪悪感を持つ必要はありません。あなたの時間は、シフト表と睨めっこするためにあるのではなく、お店を良くするために使うべきものです。

シフト作成代行の費用相場｜依頼形態別に解説

シフト作成代行の費用は、大きく分けて3つの依頼形態があります。それぞれ料金の仕組みが違うので、順番に見ていきましょう。

スポット依頼（単発）の相場

最もシンプルなのが、1回ごとに依頼するスポット型です。月に1回、来月分のシフトを組んでもらうイメージです。相場としては5,000円〜1万5,000円程度が中心帯です。スタッフの人数や希望調整の複雑さによって上下します。

例えば、スタッフ10人未満の小規模店舗であれば5,000円〜8,000円程度、スタッフ20人以上でシフトパターンが複雑な店舗であれば1万円〜1万5,000円程度が目安になります。フリーランスに直接依頼する場合、この価格帯で受けている方が多い印象です。

ここで気をつけたいのが、継続して使う場合のトータルコストです。

シフト作成代行を毎月継続利用した場合、1回10,000円と仮定すると年間で12万円、4店舗運営なら年間48万円のコストとなります。出典: hataluck.jp

複数店舗を運営している場合、この年間コストは無視できません。1回あたりの単価だけでなく、年間でいくら支払うことになるのかを最初に試算しておくことが、後悔しない依頼につながります。

継続契約（月額固定）の相場

毎月継続して依頼する場合、月額固定の契約を結ぶケースが多くなります。相場は2万円〜5万円程度で、スタッフ数や店舗数、対応範囲(シフト作成だけか、勤怠管理や労務相談まで含むか)によって変動します。

月額固定のメリットは、依頼のたびに見積もりを取り直す手間がないことです。担当者が固定されることで、あなたの店舗の癖(このスタッフは土日を避けたがる、このスタッフは連勤を嫌う、など)を毎回説明しなくて済むようになります。継続依頼は初回よりも2回目以降のほうがスムーズに進むことが多いです。

一方で、店舗数が増えるほど月額費用も比例して上がっていくため、5店舗、10店舗と拡大していく場合は、システム導入との費用比較が必要になってきます。

シフト管理システム(ツール)との費用比較

シフト作成を「代行」ではなく「システム化」する選択肢もあります。ここで費用感を比較しておきましょう。

シフト管理システムの月額費用は、従業員規模によって大きく変わります。目安として、従業員10人未満の小規模店舗であれば月額5,000円前後、従業員50人規模になると月額3万円を超えるプランも珍しくありません。

システムの中には、初期費用0円・月額費用0円をうたう無料版もありますが、機能が限定的で、複雑なシフトパターンや複数店舗管理には対応しきれないケースが多いです。

維持費・ランニングコスト0円 Googleアカウント(無料版で可)を利用するため、導入後の月額費用は一切かかりません。買い切り型でコストパフォーマンスに優れたシステムをご提供します。出典: lancers.jp

システム導入と人的な代行、どちらが良いかは一概には言えません。システムは月額費用こそ抑えられますが、初期設定や運用ルールの構築、スタッフへの操作説明といった導入コストが発生します。一方、人的な代行はすぐに始められる代わりに、店舗数が増えると費用も比例して増えていきます。

「まずは1〜2店舗で人的な代行を試し、規模が拡大したらシステム化を検討する」という段階的なアプローチをおすすめするケースが多いです。

代理店経由と直接依頼のコスト差

シフト作成代行を探すとき、多くの方がまず代理店や仲介会社を検索します。ですが、代理店を通すと、その分の手数料が料金に上乗せされている場合がほとんどです。

代理店経由の場合、仲介会社が案件を管理する手数料として、実際に作業する担当者への報酬に加えて20%〜40%程度の中間マージンが乗ることが一般的です。つまり、あなたが支払う1万円のうち、実際に作業する人に届くのは6,000円〜8,000円程度で、残りは仲介手数料として消えている計算になります。

これに対して、フリーランスへ直接依頼すれば、中間マージンが発生しない分、同じ予算でより手厚い対応を受けられます。手数料0%で直接つながることができれば、依頼者側は同じ費用でより多くの業務を任せられ、受け手側もより多くの報酬を受け取れる。双方にとって得な構造が生まれます。

もちろん、代理店経由には「担当者選定を任せられる」「トラブル時の窓口が一本化されている」といったメリットもあります。ただし、費用を最優先で考えるなら、直接依頼という選択肢を検討する価値は十分にあります。

シフト作成代行を依頼する流れ

実際に依頼するときの流れを確認しておきましょう。初めて依頼する方は、この手順を知っておくだけで不安がかなり減るはずです。

ステップ1：業務範囲を整理する

依頼前にまず、「何を任せたいか」を明確にしておくことが大切です。単純にシフト表を作ってもらうだけなのか、スタッフからの休み希望の収集まで含めるのか、勤怠データの集計まで任せたいのか。この範囲によって費用も変わってきます。

私が最初に依頼したとき、業務範囲を曖昧にしたまま見積もりを取ってしまい、後から「これは別料金です」と言われて予算オーバーになった経験があります。事前に業務範囲をリスト化しておくことを強くおすすめします。

業務範囲を整理するときは、「毎月必ず発生する定型業務」と「不定期に発生するイレギュラー対応」を分けて考えると整理しやすくなります。定型業務(月1回のシフト作成、希望収集)は基本料金に、イレギュラー対応(急な欠勤による組み直し、繁忙期の特別対応)は別料金として扱われることが多いためです。この分け方を意識しておくと、見積もり内容を正しく読み解けるようになります。

ステップ2：スタッフ情報とルールを共有する

シフト作成代行を依頼する上で最も重要なのが、スタッフの情報共有です。氏名、希望シフトパターン、NGな組み合わせ(このスタッフとこのスタッフは同じシフトを避ける、など)、法定労働時間の上限といった情報を整理して渡す必要があります。

ステップ3：見積もりを複数社(複数人)から取る

料金だけでなく、対応スピードや過去の実績も含めて比較検討することが失敗を防ぐコツです。1社だけで即決せず、最低でも2〜3件は見積もりを取ることをおすすめします。

ステップ4：試験運用期間を設ける

いきなり本格導入するのではなく、1〜2ヶ月の試験期間を設けて相性を確認するのが安全です。担当者との相性、修正対応のスピード、コミュニケーションの取りやすさは、実際にやってみないと分からない部分が大きいからです。

シフト作成代行で失敗しないための選び方

費用だけで選んでしまうと、後で苦労するケースが少なくありません。安さだけを基準に選んで、修正のたびに追加料金を請求されたり、連絡がつきにくくなったりするトラブルは実際によくあります。

私自身も、初めて外注を依頼したときに見積もりの安さだけで判断してしまい、後から「これも追加料金」「あれも別途費用」と積み重なって、結局トータルでは相場より高くついてしまった経験があります。それ以来、見積もりを取るときは必ず「この金額に何が含まれ、何が含まれないか」を書面で確認するようにしています。

選び方のポイント

料金の内訳が明確か、修正対応の回数制限があるか、緊急時(急な欠勤対応など)の追加料金の有無、契約前にこれらを確認しておくことが重要です。特に修正対応は、シフト作成代行を利用する上で発生率が高いやり取りなので、無料修正の範囲を最初に確認しておくべきポイントです。

また、業界経験の有無も選定基準になります。飲食業と小売業ではシフトの組み方の癖が異なるため、同業界での代行経験がある担当者のほうが、初回からスムーズに進む傾向があります。

失敗パターンから学ぶ

シフト作成代行でよくある失敗のひとつが、「安さだけで選んで品質で苦労する」パターンです。相場より極端に安い料金を提示された場合、対応スピードが遅い、コミュニケーションが取りにくい、法定労働時間の確認が甘いといった問題が後から発覚することがあります。

もうひとつの失敗パターンは、「業務範囲を曖昧にしたまま契約する」ケースです。前述の通り、私自身もこの失敗を経験しています。契約前に業務範囲と料金の対応関係を、できれば書面やメールで残しておくことをおすすめします。

業種別に見るシフト作成代行の費用の違い

同じ「シフト作成代行」でも、業種によって費用感や依頼内容は微妙に異なります。ここでは飲食業と小売業を例に、それぞれの特徴を見ていきましょう。

飲食業のシフト作成代行

飲食店の場合、ランチ・ディナーの時間帯別シフトや、キッチンとホールで必要人数が異なるといった複雑さがあります。さらに、繁忙期(忘年会シーズン、ゴールデンウィークなど)は通常とは異なる人員配置が必要になるため、その分だけ作業量が増え、費用も上がりやすい傾向があります。

飲食業のスポット依頼相場は、標準的な店舗で6,000円〜1万2,000円程度、繁忙期は追加料金が発生するケースもあります。事前に「繁忙期の追加料金体系」を確認しておくと、後から想定外の請求に驚くことがなくなります。

小売業のシフト作成代行

小売業の場合、店舗の営業時間が長く、開店準備・レジ対応・棚卸しなど時間帯ごとに必要なスキルが異なることが多いです。また、パート・アルバイトの比率が高く、扶養控除内で働きたいスタッフの労働時間管理も同時に求められるケースがあります。

小売業のスポット依頼相場は、飲食業とほぼ同水準の5,000円〜1万円程度が中心です。ただし、複数店舗を横断してスタッフを融通し合う「シフト応援」の仕組みがある場合、その分の調整業務が加わり、費用が上振れすることがあります。

業種を問わず共通する費用の考え方

飲食業・小売業のどちらであっても、費用を左右する最大の要因は「スタッフ数」と「シフトパターンの複雑さ」です。スタッフが少なく、シフトのパターンがシンプルであれば、業種を問わず費用は低めに収まります。逆に、時間帯別に必要人数が細かく変動する店舗ほど、代行の作業量が増え、費用も上がる傾向にあります。

依頼前に、自店舗のシフトがどの程度複雑なのかを客観的に把握しておくと、見積もりの妥当性を判断しやすくなります。

シフト作成代行にまつわるよくある誤解

依頼を検討する方からよく聞かれる誤解について、ここで整理しておきます。

誤解1：代行に頼むと現場の実情が反映されない

「現場を知らない人にシフトを組んでもらって大丈夫なのか」という不安を持つ方は多いです。ですが、実際にはヒアリングシートやルール共有によって、現場のニーズを反映した代行は十分可能です。むしろ、感情や馴れ合いを排除した客観的な視点でシフトを組めるというメリットもあります。

誤解2：安ければ安いほど良い

前述の通り、極端に安い料金には理由があることが多いです。対応スピードの遅さ、修正対応の少なさ、法令チェックの甘さなど、見えないリスクが潜んでいる可能性があります。相場から極端に外れた金額を提示された場合は、その理由を確認することをおすすめします。

誤解3：一度契約したら変更できない

継続契約であっても、多くの場合は月単位・週単位での見直しが可能です。試験運用期間を設けて、合わなければ別の依頼先に切り替えるという選択肢は常に残されています。最初から完璧な依頼先を見つけようとせず、まずは小さく始めて調整していく姿勢が結果的にコストを抑えることにつながります。

シフト作成代行の費用対効果を考える

費用だけを見ると「意外とかかるな」と感じる方もいるかもしれません。ですが、費用対効果で考えると、また違った見え方になります。

店長がシフト作成に月8時間かけているとして、その時間を接客改善やスタッフ教育、新メニュー開発など売上に直結する業務に振り向けられたらどうでしょうか。月1万円〜2万円の代行費用は、店長の時間を「守り」の業務から「攻め」の業務へシフトさせるための投資と捉えることができます。

また、シフト作成のミス(法定労働時間の超過、人員不足による営業への支障など)によって発生するトラブルコストも見逃せません。専門的に代行を依頼することで、こうしたヒューマンエラーのリスクを減らせるという副次的な効果もあります。

費用相場だけを比較するのではなく、「何を得られるか」という視点で依頼を検討することが、長期的に見て満足度の高い選択につながります。

シフト作成代行の依頼先を探すには

シフト作成代行の依頼先は、大きく分けて「代理店・仲介会社」「クラウドソーシングサイト」「フリーランスへの直接依頼」の3つのルートがあります。

代理店・仲介会社は安心感がある一方、前述の通り中間マージンが乗ります。クラウドソーシングサイトは比較的手軽に依頼先を探せますが、サイトによっては手数料体系が複雑で、実際の受取額が分かりにくいこともあります。フリーランスへの直接依頼は、中間マージンがない分コストを抑えやすいものの、依頼先を見つける経路が限られるという課題があります。

シフト作成代行のようなバックオフィス系の業務は、ビジネス文書検定のような文書作成の基礎スキルを持つ人材や、経理・事務経験者が担うケースも多く見られます。業務範囲を広げて事務作業全般を任せたい場合は、こうした資格やスキルを持つ人材を探すという視点も参考になります。

契約時に確認しておきたい料金項目

シフト作成代行の見積もりを受け取ったとき、金額だけを見て判断すると後悔するケースがあります。ここでは、契約前に必ず確認しておきたい料金項目を整理します。

基本料金に含まれる範囲

見積書に「シフト作成一式」とだけ書かれている場合、そこに何が含まれるのかを具体的に確認しましょう。スタッフからの希望収集、シフト表の作成、完成後の配布までが基本料金に含まれるのか、それとも希望収集は別料金なのか。この境界線を曖昧にしたまま契約すると、想定外の追加費用が発生しやすくなります。

修正対応の回数と料金

シフト表は一度作って終わりではなく、急な欠勤やスタッフの希望変更によって修正が発生することが頻繁にあります。無料で対応してもらえる修正回数の上限(例えば月2回まで無料、それ以降は1回あたり1,000円など)を、契約前に明確にしておくことが重要です。

緊急対応の料金体系

台風や感染症の流行など、急にシフトを大幅に組み直さなければならない事態が起きることもあります。こうした緊急対応にどこまで応じてもらえるのか、追加料金は発生するのかを事前に確認しておくと、いざというときに慌てずに済みます。

解約条件

継続契約を結ぶ場合、解約の際にどのような条件があるのかも確認しておきましょう。月末までの通知で解約可能なのか、それとも一定期間の予告が必要なのか。契約書やメールでのやり取りに、解約条件を明記してもらうことをおすすめします。

依頼前に準備しておきたいもの

スムーズに依頼を進めるために、事前に準備しておくと良いものをまとめました。

スタッフ一覧と希望シフトの記録

過去数ヶ月分のシフト表があれば、それを見せるだけで担当者がパターンを理解しやすくなります。また、各スタッフの希望する曜日・時間帯、避けたい組み合わせなどを一覧化しておくと、初回のヒアリングがスムーズに進みます。

就業規則・法定労働時間のルール

法定労働時間の上限、休憩時間の規定、有給休暇の消化状況など、労務管理上のルールを整理しておくことも大切です。これらの情報が不足していると、代行側が法令違反のシフトを組んでしまうリスクが高まります。

繁忙期・特殊対応が必要な時期のリスト

年末年始、ゴールデンウィーク、地域のイベント時期など、通常とは異なるシフト対応が必要な時期をあらかじめ共有しておくと、見積もりの精度が上がります。

こうした準備を整えてから依頼することで、見積もり金額のブレを減らし、契約後のトラブルも防ぎやすくなります。

独自データ考察：直接依頼が広がる背景

20年この市場を見てきた立場から言えば、シフト作成代行のようなバックオフィス業務は、この数年で「代理店に頼むもの」から「個人に直接依頼するもの」へと少しずつシフトしてきています。理由は単純で、業務内容が定型化されていて、専門的な資格を必要としないケースが多いためです。

運営者として見てきた限りでは、長く続く依頼関係ほど、単発の作業依頼ではなく「この人に任せると楽」という信頼関係の構築に時間を使っています。最初の1〜2ヶ月は業務範囲やルールのすり合わせに時間がかかりますが、そこを越えると、担当者側もあなたの店舗の癖を理解し、修正依頼の回数が自然と減っていきます。

中間マージンが乗らない直接取引の本質は、単に「安い」ということではありません。同じ予算で見たとき、依頼する側はより手厚い対応を受けられ、受ける側はより多くの手取りを得られる。この双方が得をする構造こそが、直接依頼が広がっている本当の理由だと感じています。手数料0%という数字は、単なる価格の安さではなく、依頼者と受注者の双方にとっての「手取りの厚さ」を意味しています。

また、シフト作成代行のような業務は、経理・事務代行やAI・マーケティング・セキュリティのお仕事のような周辺業務と組み合わせて依頼されることも増えています。バックオフィス業務全体を一人の担当者に任せることで、依頼者側は複数の窓口をやり取りする手間が減り、受注者側も安定した継続案件を得られるという構造です。AIコンサル・業務活用支援のお仕事のように、AIツールを活用した業務効率化の知見を持つ人材に、シフト管理システムの導入支援まで含めて依頼するケースも今後増えていくと見ています。

小規模店舗であれば、まずはスポット依頼で1〜2回試してみて、相性が良ければ継続契約に移行する。この段階的なアプローチが、費用面でもリスクを抑えながら適切な依頼先を見つける、最も現実的な方法だと考えています。

もうひとつ運営者として気づいたのは、シフト作成代行を依頼する店舗ほど、他のバックオフィス業務(経理入力、SNS運用、簡単な事務作業など)も併せて外部に任せる傾向が強いということです。ひとつの業務を外部化することへの心理的なハードルが下がると、次の業務も任せやすくなる。この連鎖が、店舗運営者の時間を本業に集中させる好循環を生んでいます。シフト作成代行は、その入り口として選ばれやすい業務のひとつだと言えるでしょう。