商談を申し込むメールの例文｜アポイントの取り方

2026年7月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓展示会で名刺交換した相手
✓既存のお客様への提案など場面別に紹介します
✓営業のメールにかかわる法律まで分かります

新しい取引先に商談を申し込みたいとき、メールの1通目をどう書けば返事をもらえるのかで悩む人は多いはずです。営業の電話よりも相手の時間を奪わずに済む一方で、メールは読まれずに埋もれてしまうことも少なくありません。

結論から言うと、商談メールは「誰が」「何のために」「どのくらいの時間を」お願いしたいのかを最初の数行で伝え、日程の候補を具体的に示して、相手が返信1回で済むように組み立てるのが基本です。この記事では、商談メールの件名と本文の組み立て、場面別の例文、日程確定とリマインド、商談後のお礼、返信がないときの再送の仕方まで順に説明します。商談の申し込みを受ける側に立ったとき、届いた依頼を1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのような受付の道具を使う方法もあります。

商談メールとは何か

商談メールとは、取引の提案や相談のために、相手に打ち合わせの時間をもらうよう申し込むメールのことです。営業の世界では「アポイントを取る」とも言います。アポイントとは、会う約束のことです。

商談メールには、大きく分けて次の種類があります。

種類	送る時期	主な目的
申し込みのメール	最初	商談の時間をもらう
日程確定のメール	返信をもらった後	日時と場所を確かめる
リマインドのメール	商談の前日	予定を思い出してもらう
お礼のメール	商談の当日か翌日	お礼と次の段取りを伝える
再送のメール	返信がないとき	届いているかを確かめる

この記事でいちばん多く扱うのは申し込みのメールですが、商談は1通で終わるものではありません。日程が決まり、当日を迎え、お礼を送って次の段取りにつなげるまでの流れ全体で、相手に「この会社とはやり取りがしやすい」と感じてもらえるかどうかが決まります。

メールで商談を申し込む利点は、相手が自分の都合のよいときに読めることです。電話は相手の仕事を中断させますが、メールなら相手は手が空いたときに読み、検討してから返事ができます。資料のリンクや会社の情報も一緒に送れるため、相手は会うかどうかを判断しやすくなります。

一方で、メールは読まれずに終わる危険もあります。毎日たくさんのメールを受け取る担当者は、件名と冒頭の数行だけを見て、読むかどうかを決めます。商談メールでは、この最初の数行に何を書くかが、返事をもらえるかどうかを大きく左右します。

商談メールの基本の組み立て

商談を申し込むメールは、次の順番で組み立てます。

件名：用件と会社名が一覧で分かるように書く
宛名：会社名、部署名、役職、氏名に「様」を付ける
名乗り：会社名、部署、氏名
連絡した経緯：なぜこの相手に連絡したのか
用件：商談をお願いしたいこと
提案の要点：相手にとってどんな利点があるか
所要時間と方法：30分、オンラインか訪問か
日程の候補：3つほど、曜日と時間帯を添えて
結び：検討のお願いと、断ってもよいこと
署名：会社名、部署、氏名、電話、メールアドレス

いちばん大切なのは、4の「連絡した経緯」と6の「提案の要点」です。相手がまず気にするのは「なぜ自分に連絡してきたのか」と「会うと自分に何の得があるのか」の2つです。ここが具体的に書かれていれば、相手は続きを読む気になります。

連絡した経緯は、「貴社のホームページで、〇〇の取り組みを拝見しました」「先日の展示会でお名刺を頂戴しました」「〇〇様からご紹介いただきました」のように、事実を1文で書きます。どの会社にも送れる文面ではなく、その相手に向けて書いたメールだと分かることが大切です。

提案の要点は、自社の商品の説明ではなく、相手の困りごとがどう解決するかを書きます。「弊社のサービスは〇〇機能を備えており」と機能を並べるより、「商品写真の撮影にかかる社内の手間を減らせる方法をご紹介できます」のように、相手の側から見た利点を書くほうが伝わります。

所要時間は必ず書きます。「お時間をいただけないでしょうか」だけでは、相手は1時間なのか2時間なのか分からず、判断できません。初めての商談であれば、30分ほどが受け入れてもらいやすい長さです。

件名の例

件名は、受信トレイの一覧で用件と差出人が分かるように書きます。営業のメールだと分かった時点で開かない人もいるため、相手にとっての用件が伝わる言葉を選びます。

商品撮影の外注についてご提案のお願い／株式会社△△
【〇〇展でご挨拶した△△です】製品撮影のご相談
〇〇様のご紹介でご連絡しました／株式会社△△ 山田
新しいプランのご案内とお打ち合わせのお願い／株式会社△△
打ち合わせ日程のご確認（11月18日 14時）／株式会社△△

件名に「必見」「今だけ」「無料」のような宣伝の言葉を入れると、迷惑メールのように見えて開かれにくくなります。商談メールの書き方を扱う解説でも、この点が指摘されています。

さらに、過剰な営業やスパムのように感じられる表現は避けることも重要です。受信者が関心を持ちやすく、開封したくなる件名にすると開封率の上昇につながります。出典: yaritori.jp

件名は30字前後に収めます。スマートフォンのメールの画面では、長い件名は途中で切れて見えなくなるため、大事な言葉は前のほうに書きます。

例文1　初めての会社に商談を申し込む

付き合いのない会社に、ホームページの問い合わせ窓口から商談を申し込むときの例文です。相手はこちらを知らないので、名乗りと連絡した経緯をていねいに書きます。

件名：商品撮影の外注についてご提案のお願い／株式会社△△

株式会社□□
EC事業部 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ 営業部の山田と申します。

貴社のオンラインショップを拝見し、
季節ごとに多くの新商品を掲載されていることを知りました。
弊社は、ネットショップ向けの商品撮影と画像の編集を行っております。

新商品の撮影を社内で行われている場合、
撮影と画像の調整にかかる時間を減らす方法をご紹介できればと考え、
ご連絡いたしました。

つきましては、30分ほどオンラインでお話を伺えないでしょうか。
ご都合のよい日時を、下記からお選びいただけますと幸いです。

・11月18日（水）14時から17時
・11月19日（木）10時から12時
・11月24日（火）13時から16時

上記以外の日時でも合わせますので、お知らせください。
ご関心がない場合は、お手数ですがその旨だけご返信いただければ、
以後のご連絡は控えます。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000
メール：[email protected]

宛名の「ご担当者様」は、担当者の名前が分からないときに使います。部署名が分かれば部署名を書き、分からなければ「ご担当者様」だけでも構いません。

「ご関心がない場合は、その旨だけご返信いただければ、以後のご連絡は控えます」の一文は、相手に断る道を示すとともに、しつこく営業されるのではないかという不安を和らげます。

例文2　展示会で名刺交換した相手に申し込む

展示会や交流会で名刺を交換した相手に、改めて商談を申し込むときの例文です。会った場面を具体的に書くと、相手はこちらを思い出しやすくなります。

件名：【〇〇展でご挨拶した△△です】製品撮影のご相談

株式会社□□
商品企画部 主任 佐藤 健 様

株式会社△△の山田でございます。
先日の〇〇展では、弊社のブースにお立ち寄りいただき
誠にありがとうございました。

その際、来春の新製品のカタログ写真を
どこに依頼するか検討中と伺いました。
カタログ用の撮影の進め方と、過去の撮影の例をお見せしながら、
ご予算に合わせたご提案ができればと考えております。

30分ほど、貴社へお伺いするか、オンラインで
お時間をいただけないでしょうか。

・11月18日（水）午後
・11月20日（金）午前
・11月25日（水）午後

ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

展示会のあとは、多くの会社から同じようなメールが届きます。「ブースで何を話したか」を1文入れるだけで、ほかのメールと区別してもらえます。展示会のあとのメールは、会期が終わってから数日以内に送ると、相手の記憶が新しいうちに読んでもらえます。

例文3　紹介を受けた相手に申し込む

取引先や知人から紹介を受けた相手に、商談を申し込むときの例文です。誰の紹介かを冒頭に書くことで、相手は安心して読み進められます。

件名：〇〇様のご紹介でご連絡しました／株式会社△△ 山田

株式会社□□
販売促進部 部長 高橋 美咲 様

はじめまして。株式会社△△の山田と申します。
株式会社〇〇の鈴木様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。

鈴木様から、貴社で来年度に通販サイトの写真を
一新するご予定があると伺いました。
弊社では、通販サイト向けの商品撮影を承っており、
撮影から画像の調整まで一括でお引き受けしております。

一度、30分ほどお話を伺えないでしょうか。
ご都合のよい日時を、いくつかお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000
メール：[email protected]

紹介を受けた場合は、日程の候補をこちらから出すか、相手に出してもらうかを選べます。相手が目上の場合は、相手の都合を優先する形で「ご都合のよい日時をお知らせください」と書くのも自然です。商談が決まったら、紹介してくれた人にもお礼と報告を送ります。

例文4　既存のお客様に新しい提案の場を申し込む

すでに取引のあるお客様に、新しい商品やプランの提案のための打ち合わせを申し込むときの例文です。日ごろのお礼を述べてから、用件に入ります。

件名：新しい撮影プランのご案内とお打ち合わせのお願い／株式会社△△

株式会社□□
EC事業部 田中 一郎 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
先月の撮影でも、たくさんの商品をお任せいただきありがとうございました。

本日は、来月から始める新しい撮影プランについて
ご案内の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。
商品の動画撮影を写真と同じ日に行えるプランで、
貴社の商品ページにも合うのではないかと考えております。

20分ほどで要点をご説明できますので、
次回の撮影の打ち合わせの際に、お時間をいただけないでしょうか。
別の日をご希望の場合は、ご都合をお知らせください。

今後とも、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎

既存のお客様への提案では、新しく時間を取ってもらうより、すでに予定している打ち合わせの中で時間をもらうほうが、相手の負担が小さくなります。「次回の打ち合わせの際に」のように、相手の予定に乗る形で申し込むのも1つの方法です。

送る曜日と時間帯

商談メールは、相手が落ち着いて読める時間に届くように送ります。決まった正解はありませんが、次のような点に気をつけると、ほかのメールに埋もれにくくなります。

平日の業務時間内に送る（夜中や休日に届くと、時間の感覚を疑われることがある）
週明けの月曜日の朝は避ける（週末にたまったメールの処理で忙しい）
金曜日の夕方も避ける（読まれても週明けまで後回しにされやすい）
相手の業界の繁忙期を避ける（決算の前後、年末、新年度の初めなど）

夜のうちに文面を書き上げた場合は、メールの予約送信の機能を使って、翌日の午前中に届くようにする方法もあります。予約送信とは、日時を指定してメールを送る機能のことです。

送る時間帯よりも大切なのは、返事が来たときにすぐ返せることです。相手が日程を選んで返信してくれたのに、こちらからの確定の連絡が翌日以降になると、相手は「本当に予定が入ったのか」と不安になります。商談メールを送った日と翌日は、返信をこまめに確かめられるようにしておきます。

日程の候補の出し方

商談メールで返事がもらえるかどうかは、日程の候補の出し方にも左右されます。候補を出さずに「ご都合のよい日時をお知らせください」とだけ書くと、相手は自分の予定を調べて候補を考えなければなりません。こちらから候補を出しておけば、相手は選んで返すだけで済みます。

候補の出し方には、次のような工夫があります。

候補は3つほどにする（1つだけだと合わない、多すぎると選びにくい）
曜日を必ず添え、カレンダーと突き合わせて食い違いがないかを確かめる
時間帯は幅を持たせる（「14時」より「14時から17時」）
1週間から2週間先の日程にする（翌日や翌々日は急すぎる）
午前と午後、週の前半と後半をまぜる
「上記以外でも合わせます」と添える

日付と曜日が食い違っていると、相手はどちらが正しいのかを問い合わせなければならず、最初のやり取りから手間をかけさせてしまいます。送る前に必ずカレンダーで確かめます。

オンラインで商談する場合は、会議のURLを誰が用意するのかもあわせて書きます。「日程が決まりましたら、弊社から会議のURLをお送りします」と書いておけば、相手は準備の心配をせずに済みます。訪問する場合は、訪問する人数も書いておくと、相手は会議室の手配がしやすくなります。

日程調整の道具を使って、空いている時間を相手に選んでもらう方法もあります。ただし、初めての相手にいきなり道具のURLだけを送ると、事務的な印象を与えることがあります。最初のメールでは候補を文面で示し、やり取りが続く相手に道具を使う、といった使い分けが無難です。

日程確定とリマインドのメール

相手から日程の返事が来たら、その日のうちに確定のメールを送ります。日時、場所、参加者、所要時間をまとめて書き、行き違いがないようにします。

件名：Re: 商品撮影の外注についてご提案のお願い

株式会社□□
EC事業部 鈴木 花子 様

株式会社△△の山田です。
ご返信いただき、ありがとうございます。

下記の日程でお打ち合わせをお願いいたします。

日時：11月19日（木）10時から10時30分
方法：オンライン（Google Meet）
参加者：弊社 山田、撮影担当 吉田の2名
会議のURL：前日までにお送りいたします

当日は、これまでの撮影の例と、
貴社の商品に合わせた進め方をご説明いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎

前日には、短いリマインドのメールを送ります。リマインドとは、予定を思い出してもらうための連絡のことです。

件名：【明日10時】お打ち合わせのご確認／株式会社△△

鈴木様

株式会社△△の山田です。
明日のお打ち合わせについて、ご確認のご連絡です。

日時：11月19日（木）10時から10時30分
会議のURL：https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx

お会いできるのを楽しみにしております。
よろしくお願いいたします。

リマインドは押しつけがましく感じられないよう、短くまとめます。会議のURLをもう一度書いておくと、相手は過去のメールを探さずに済みます。

商談後のお礼のメール

商談が終わったら、その日のうちか翌日の午前中までにお礼のメールを送ります。お礼と一緒に、商談で話した内容と次の段取りを書いておくと、相手は社内で共有しやすくなります。

件名：本日のお打ち合わせのお礼／株式会社△△

株式会社□□
EC事業部 鈴木 花子 様

株式会社△△の山田です。
本日はお忙しいところお時間をいただき、誠にありがとうございました。

お打ち合わせでは、来月の新商品20点の撮影について
ご相談をいただきました。
いただいたご要望をもとに、お見積もりを
11月26日（木）までにお送りいたします。

ご不明な点がございましたら、いつでもお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

お礼のメールで次の段取りと期限を書いておくと、相手は「この会社は約束を守る」と感じます。そして、書いた期限は必ず守ります。期限に間に合わない場合は、期限の前に連絡して新しい期限を伝えます。

返信がないときの再送

商談メールを送っても、返信が来ないことはよくあります。読んだけれど後回しにしている、社内で検討している、メールが埋もれている、迷惑メールのフォルダに入っている、など理由はさまざまです。

再送の目安は、最初のメールから1週間ほどです。再送では、前のメールを引用して、届いているかを確かめる形にします。

件名：Re: 商品撮影の外注についてご提案のお願い

株式会社□□
EC事業部 ご担当者様

株式会社△△の山田です。
先日お送りしたご提案のお願いが届いているか気になり、
改めてご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、ご関心がございましたら、
30分ほどお話を伺えますと幸いです。
ご関心がない場合は、その旨だけお知らせいただければ、
以後のご連絡は控えます。

よろしくお願いいたします。

再送は1回か2回までにします。それでも返信がない場合は、いまは時期ではないと受け止めて、数か月後に新しい話題を持って連絡し直すほうが、相手との関係を保てます。何度も同じメールを送ると、迷惑メールとして扱われ、今後のメールまで届きにくくなることがあります。

営業のメールにかかわる法律

商談を申し込むメールの中でも、商品やサービスを宣伝する内容のものは、特定電子メール法の対象になることがあります。特定電子メール法とは、迷惑メールを防ぐために、広告や宣伝のためのメールの送り方を決めた法律のことです。総務省の案内では、次のように説明されています。

いわゆる迷惑メール対策については、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（以下「特定電子メール法」といいます。）により、原則としてあらかじめ同意した者に対してのみ広告宣伝メールの送信が認められる「オプトイン方式」が導入されています。出典: 総務省「迷惑メール対策」

オプトインとは、受け取る人が前もって同意した場合にだけ送ってよい、という考え方です。総務省の特定電子メール法のパンフレットには、同意がなくても送れる例外として、取引関係にある相手、名刺などの書面でメールアドレスを知らせてくれた相手、メールアドレスをインターネットで公表している相手（個人の場合は事業を営む人に限る）などが挙げられています。ただし、公表と一緒に「広告宣伝のメールは送らないでください」と書かれている場合は、同意なく送れないとされています。

また、広告宣伝のメールには、送信者の名前や、受信を拒否する連絡先を表示する決まりがあります。1社ずつ個別に書く商談のお願いのメールが、どこまで広告宣伝のメールにあたるかは、内容や送り方によって変わります。多くの会社に同じ文面を送るような場合は、総務省の迷惑メール対策のページにあるガイドラインを読み、社内の担当部署で確かめてから送るようにしてください。

法律の話を抜きにしても、「ご関心がない場合は以後のご連絡は控えます」と書いておくことは、相手の信頼を得るうえで役に立ちます。断られたら連絡を控える、という姿勢を最初に示しておけば、相手は安心してメールを読めます。

送る前に調べておくこと

商談メールの文面を書く前に、相手の会社について調べておくと、メールの中身が具体的になります。調べることは、次のようなものです。

会社のホームページの事業内容と、最近のお知らせ
相手の会社が販売している商品やサービス
採用の情報（どの部署で人を増やしているか）
公開されている決算や中期の計画（上場している会社の場合）
担当の部署の名前と、可能であれば担当者の名前

たとえば、相手の会社が最近新しいネットショップを開いたことが分かれば、「新しく開かれたオンラインショップを拝見し」と書けます。採用の情報で撮影や制作の担当を募集していると分かれば、社内の人手が足りていない可能性があり、外注の提案が役に立つかもしれません。

こうした下調べは、メールの1文に表れるだけですが、相手にとっては「この人は自社のことを分かったうえで連絡してきた」と感じる大きな違いになります。商談メールの書き方を扱う解説でも、課題を理解したうえで具体的な提案をすることの大切さが述べられています。

ただし課題の理解に基づいた提案内容が具体的でなければ、受信者にとって説得力が欠けてしまいます。受信者にとって実際に役立つ解決策を提示し、信頼を築きましょう。出典: yaritori.jp

調べても分からないことは、無理に推測で書かないようにします。「貴社では撮影に困っていらっしゃると存じます」のように決めつけると、事実と違った場合に相手の気分を損ねます。分からないことは、「もし社内で撮影をされている場合は」のように、条件を付けて書くほうが安全です。

商談メールでよくある失敗

商談メールで返事がもらえない原因は、文面の中にあることが多くあります。よくある失敗と、その直し方を表にまとめます。

よくある失敗	相手の受け止め方	直し方
自社の紹介から長々と始める	用件が分からず読むのをやめる	用件を3行目までに書く
誰にでも送れる文面になっている	一斉に送った営業だと思う	相手の会社に触れる1文を入れる
所要時間が書いていない	どのくらい拘束されるか分からない	30分など具体的に書く
日程の候補がない	予定を考えるのが面倒になる	曜日付きで3つほど示す
資料を何枚も添付している	開くのが重く、警戒される	要点は本文に書き、資料は商談で見せる
断る道が書いていない	しつこく営業されそうで不安になる	不要なら連絡を控えると書く
署名に電話番号がない	本当にある会社か不安になる	会社名、電話、住所を入れる

添付ファイルは、初めての相手には特に注意が必要です。知らない相手からの添付ファイルは、ウイルスの心配から開かない会社も多くあります。資料を見てほしい場合は、自社のホームページにある資料のページを案内するか、商談の場で画面を共有して見せるほうが、相手は安心です。

本文の長さは、スマートフォンでスクロールせずに読める程度が目安です。伝えたいことが多くても、最初のメールでは要点だけに絞り、詳しい話は商談の場に回します。

日程の変更をお願いするメール

一度決まった商談の日程を、こちらの都合で変えなければならないこともあります。その場合は、分かった時点ですぐに連絡し、おわびと新しい候補をあわせて伝えます。

件名：【日程変更のお願い】11月19日のお打ち合わせ／株式会社△△

株式会社□□
EC事業部 鈴木 花子 様

株式会社△△の山田です。
11月19日（木）10時からのお打ち合わせについて、
誠に申し訳ないのですが、弊社の都合により
日程の変更をお願いしたくご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
下記の日時でご都合はいかがでしょうか。

・11月20日（金）10時から12時
・11月24日（火）14時から17時
・11月25日（水）10時から12時

上記が難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。
重ねておわび申し上げます。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

日程の変更をお願いする場合、理由を細かく書く必要はありません。「弊社の都合により」で十分です。大切なのは、なるべく早く連絡することと、相手が選びやすい候補を示すことです。前日や当日の変更になる場合は、メールだけでなく電話でも連絡するほうがていねいです。

断られたときの返信

商談を申し込んで断りの返事が来たときも、返信は送ります。断りの返事をくれたこと自体に感謝を伝え、今後の関係を保つための短いメールです。

件名：Re: 商品撮影の外注についてご提案のお願い

株式会社□□
EC事業部 鈴木 花子 様

株式会社△△の山田です。
ご多忙のところ、ご返信いただきありがとうございました。

承知いたしました。
今後、撮影や画像の制作でお困りのことがございましたら、
お気軽にお声がけいただけますと幸いです。

このたびは、ありがとうございました。

株式会社△△
営業部 山田 太郎

断られた理由を尋ねたり、もう一度考え直してほしいと頼んだりするのは控えます。相手は、いまは必要ないと判断して返事をくれています。気持ちよく引き下がることで、時期が変わったときに思い出してもらえる可能性が残ります。

敬語の言い回しの使い分け

商談メールでは、相手に時間をもらうお願いをするため、へりくだった言い回しが多くなります。よく使う表現を整理しておきます。

伝えたいこと	使う表現
時間をもらいたい	お時間を頂戴できますでしょうか
話を聞きたい	お話を伺えないでしょうか
訪問したい	貴社へお伺いしたく存じます
都合を聞きたい	ご都合はいかがでしょうか
検討してほしい	ご検討いただけますと幸いです
資料を見てほしい	ご高覧いただけますと幸いです
断ってもよいと伝えたい	ご関心がない場合は、その旨だけお知らせください

敬語を重ねすぎると、かえって読みにくくなります。「ご検討いただけますと幸いでございます」のように丁寧語を何重にも重ねるより、「ご検討いただけますと幸いです」のほうが自然です。1通の中で同じ表現が何度も出てこないよう、言い回しを少しずつ変えると読みやすくなります。

オンラインと訪問の選び方

商談の方法は、オンラインの会議と、相手の会社への訪問の2つが主な選択肢です。どちらを選ぶかで、メールに書くことも変わります。

項目	オンライン	訪問
相手の負担	移動がなく、短い時間で済む	会議室の用意と受付の手間がある
こちらの負担	移動の時間と交通費がかからない	移動の時間がかかる
向いている場面	初めての商談、遠方の相手	実物を見せたい、関係を深めたい
メールに書くこと	会議の道具、URLを送る人と時期	訪問する人数、所要時間、持参する物

初めての相手には、オンラインと訪問のどちらでも構わないと書き、相手に選んでもらうのも1つの方法です。「オンラインでも、貴社へお伺いする形でも、ご都合のよい方法で構いません」と添えておけば、相手は自分の会社の決まりや好みに合わせて選べます。

オンラインの場合は、会議の道具を相手の会社に合わせることも大切です。会社によっては、決められた道具しか使えないことがあります。「弊社はGoogle Meetを使っておりますが、貴社のお使いの道具に合わせます」と書いておけば、相手は気兼ねなく希望を伝えられます。

訪問の場合は、商品の見本やパンフレットなど、持っていく物も前もって伝えておくと、相手は当日の段取りを考えやすくなります。会議室の大きさや、画面に映す設備があるかどうかも、日程確定のメールで確かめておくと安心です。

上司や担当者を同席させるとき

商談には、営業の担当者だけでなく、上司や技術の担当者が同席することがあります。同席する人がいる場合は、日程確定のメールで名前と役割を伝えておきます。相手は、誰が来るのかが分かれば、自社からも同じくらいの立場の人を出すかどうかを考えられます。

たとえば、「当日は、弊社の撮影担当の吉田も同席し、撮影の進め方について具体的にご説明いたします」のように、同席する理由も書いておくと、相手は人数が増える理由に納得できます。相手の側で決裁をする人が同席してくれれば、商談がその場で前に進むこともあります。ただし、こちらから「決裁者の方にもご同席いただけますか」と頼むのは、初めての商談では押しつけがましく感じられることがあります。初回は担当者と話し、2回目以降に相手から提案があれば合わせる、という順番が自然です。

社内の人をメールのCCに入れる場合は、本文の冒頭で「本メールは、弊社の吉田にもお送りしております」と書き添えると、相手は誰に届いているのかが分かります。CCとは、メールの写しを別の人にも送る機能のことです。相手のメールアドレスを、こちらの判断で別の会社の人に共有することは避けます。

商談当日までに準備すること

日程が決まったら、当日までに準備を進めます。準備の内容は、申し込みのメールに書いたことと合わせます。

相手の会社の事業と、最近のお知らせを読み直す
申し込みのメールと相手の返信を読み直し、相手の関心を確かめる
説明する資料を、30分で話せる量にまとめる
過去の事例や見本を、相手の業種に近いものから選ぶ
料金の目安を答えられるようにしておく
オンラインの場合は、会議の道具の音声と画面共有を試しておく

商談の時間を守ることも、準備のうちです。30分と伝えた商談が1時間に延びると、相手の次の予定に食い込みます。話し足りない場合は、残りは次回の打ち合わせかメールで伝えると申し出るほうが、相手の信頼を得られます。

商談の申し込みを受ける側の整え方

商談メールは、送る側だけでなく受け取る側に立つこともあります。会社のホームページに問い合わせのフォームを設けていると、取引の相談、営業の申し込み、見積もりの依頼などが混ざって届きます。件数が少ないうちは受信トレイで回りますが、担当が複数になると、誰が返信するのか、返信は済んだのか、断った相手はどれかが分かりにくくなります。

まずはスプレッドシートで受付の一覧を作る方法があります。列は「受付日」「会社名」「担当者名」「用件の種類（取引の相談、営業、見積もり）」「社内の担当」「状況（未対応、返信済み、商談予定、見送り）」「次の連絡日」のように立てます。「見送り」の相手に何と返したかを残しておくと、同じ会社から再び連絡が来たときに対応がそろいます。

ただ、複数の人で受付を分担すると、表の更新を忘れたり、同じ相手に2人が返信したりといった行き違いが起きやすくなります。こうした場面では、受付から返信までを1つの画面で扱える道具が役に立ちます。たとえばHalictは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が記録され、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、どのプランでもフォームの数と回答の数は無制限と案内されています。3人まで使えるスターターは月額2,980円（税抜）、10人まで使えるチームは月額7,800円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

受付のフォームに「ご用件の種類」を選ぶ項目を設けておけば、取引の相談と営業の申し込みを最初から分けて受け付けられ、誰が返信するかも決めやすくなります。

直接の取引を長く見てきた立場から

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を安定して受け続けている人ほど、商談のお願いのメールが短く、相手ごとに書き分けられています。そして、断られたときの返し方がていねいです。「承知しました。またの機会によろしくお願いします」と気持ちよく返した相手から、数か月後に別の仕事の相談が来ることは珍しくありません。

依頼主と受け手が仲介の業者を通さずに直接やり取りする働き方では、こうした1通ずつのやり取りの確かさが、そのまま次の仕事につながります。中間の手数料がかからない分、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手数料0%で手取りが厚くなります。双方にとって得になる関係を始める入り口が、最初の商談メールです。

撮影やデザインの仕事で商談に臨むなら、自分の仕事の相場を知っておくと、見積もりの話になったときに慌てずに済みます。デザインの仕事の単価の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。会社の業務にAIを取り入れる提案をする仕事に関心があれば、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があり、どう進めるのかを確かめておくと、商談の場での話の組み立てにも役立ちます。マーケティングやセキュリティの分野で商談の機会を探すなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事も参考になります。