退職届の添え状の書き方｜郵送するときの例文

2026年10月5日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓退職届の添え状の書き方を
✓そのまま使える基本の例文
✓体調不良や遠方への引っ越しなど場面ごとの例文

退職届を手渡しできず郵送することになったとき、「添え状は付けたほうがよいのか」「何を書けば失礼にならないのか」と迷う人は少なくありません。退職届の添え状は、郵送でしか届けられない事情をおわびし、何を同封したのかを相手に伝えるための短い手紙です。決まった書式はありませんが、入れる項目と順番を押さえれば、5分ほどで書き上げられます。この記事では、添え状に入れる項目、そのまま使える例文、場面ごとの書き方、封筒の書き方と入れ方、郵送の方法、送る前に確かめたい決まりまでを順に説明します。会社の側で退職者からの書類や問い合わせを受け付ける担当の人に向けて、問い合わせを担当と状況を付けて返信まで管理できるフォームのHalictにも後半で触れます。

退職届の添え状とは

添え状とは、書類を郵送するときに、送る書類の前に付ける短い手紙のことです。送り状やカバーレターと呼ばれることもあります。ビジネスの場では、書類だけを封筒に入れて送るのは不作法とされることが多く、契約書や請求書を送るときにも添え状を付けるのが一般的です。

退職届の添え状が果たす役割は、主に次の3つです。

本来は直接渡すべき退職届を、郵送で送ることへのおわびを伝える
封筒の中に何が入っているかを、受け取った人にすぐ分かるようにする
退職に関する手続きや、返却物、受け取りたい書類について伝える

転職情報サイトのリクナビNEXTは、退職届を郵送する場合の添え状について、次のように説明しています。

ビジネス書類を郵送する際、本旨となる書類だけを送るのは不作法とされています。退職届や退職願を郵送する場合も、必ず「添え状（送り状）」を同封しましょう。出典: next.rikunabi.com

添え状がなくても、退職届そのものの効力が変わるわけではありません。ただ、退職届は会社にとって重要な書類で、受け取った人は誰からの何の書類かをすぐに確かめる必要があります。添え状があれば、封を開けた人が内容を理解し、担当の部署へ回すまでの時間を短くできます。円満に退職の手続きを進めるためにも、1枚添えておくのが無難です。

退職届を郵送することになる場面

退職届は、上司に直接手渡しするのが一般的です。それでも郵送になる場面はいくつかあります。

体調を崩して休職中で、出社できない
上司と退職について話し合い済みで、会社から郵送で提出するよう指示があった
有給休暇の消化中で、最終出社日を過ぎている
遠方に引っ越した、あるいは家族の事情ですぐに出社できない
職場の人間関係などの事情で、出社することが難しい

どの場面でも、添え状の基本の形は同じです。違うのは、郵送になった事情の書き方と、手続きについてのお願いの部分です。後の節で、場面ごとの例文を紹介します。

郵送する前に、できれば電話やメールで、上司か人事の担当者に「退職届を郵送でお送りします」と伝えておきます。突然退職届が届くと、受け取った側が戸惑うだけでなく、誰が受け取るのかがはっきりせず、手続きが遅れることもあるからです。体調などの事情で電話が難しい場合は、メールで一言伝えるだけでもかまいません。

添え状に入れる項目と順番

添え状は、A4の用紙1枚に収めるのが基本です。入れる項目と順番は次のとおりです。

順番	項目	書く内容
1	日付	投函する日の日付。右上に書く
2	宛名	会社名、部署名、役職、氏名。左上に書く
3	差出人	自分の所属、氏名、住所、電話番号。宛名の下の右側に書く
4	件名	「退職届送付のご連絡」など。中央に書く
5	頭語と前文	「拝啓」と時候のあいさつ、日ごろのお礼
6	本文	郵送のおわび、同封した書類、手続きのお願い
7	末文と結語	結びのあいさつと「敬具」
8	記書き	「記」の下に同封書類の名前と枚数、最後に「以上」

宛名は、退職届と同じく、会社の代表者あてにするのが一般的です。ただし、会社から人事の担当者あてに送るよう指示があった場合は、その指示に従います。宛名を個人にする場合は「様」、部署にする場合は「御中」を付けます。「御中」と「様」を同時に付けることはしません。

頭語と結語は、手紙の初めと終わりに置く決まった言葉の組み合わせです。添え状では「拝啓」で始めて「敬具」で終えるのが一般的です。「拝啓」のあとには時候のあいさつ（季節に合わせた書き出しのあいさつ）を入れますが、迷う場合は「時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」のような、季節を問わない言い方を使えます。

記書きとは、本文とは別に、同封したものを箇条書きにする部分です。本文の下に「記」と書き、その下に「退職届　1通」のように書類の名前と数を並べ、最後に右寄せで「以上」と書きます。記書きがあれば、受け取った人は封筒の中身がそろっているかをすぐに確かめられます。

そのまま使える基本の例文

まずは、どの場面にも使える基本の例文です。会社名や日付などは、自分の状況に合わせて書き換えてください。

令和8年〇月〇日

株式会社〇〇代表取締役〇〇〇〇様

〇〇部〇〇課〇〇〇〇〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0 電話 000-0000-0000

退職届送付のご連絡

拝啓時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。在職中はひとかたならぬご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。

さて、先日〇〇部長にお伝えいたしました退職の件につきまして、退職届を同封いたしましたのでお送りいたします。本来であれば直接お渡しすべきところ、郵送でのご提出となりましたことを深くおわび申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。退職の手続きにあたり、必要な書類や返却物がございましたら、上記の連絡先までお知らせいただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

敬具

記退職届　1通

以上

本文で大切なのは、3つの要素を入れることです。1つ目は、何を送ったのかです。「退職届を同封いたしました」と明記します。2つ目は、郵送になったことへのおわびです。3つ目は、手続きについてのお願いと、連絡先です。この3つがそろっていれば、文章が短くても添え状の役割を果たせます。

「ご査収」とは、内容を確かめて受け取ってください、という意味の言葉です。書類を送るときの決まった言い方として、添え状でよく使われます。「ご厚情」は、日ごろ受けてきた親切や心づかいを表す言葉で、お世話になった会社へのお礼を伝えるときに使います。

場面ごとの例文

基本の例文の本文を、場面に合わせて書き換えた例を紹介します。前後の日付、宛名、頭語、結語、記書きは基本の例文と同じです。

体調不良で出社できない場合

体調を理由に郵送する場合は、病名や症状を詳しく書く必要はありません。「体調不良のため」と簡単に書けば十分です。

「さて、かねてよりご相談しておりました退職の件につきまして、退職届を同封いたしましたのでお送りいたします。体調不良により出社がかなわず、本来であれば直接お渡しすべきところ、郵送でのご提出となりましたことを深くおわび申し上げます。療養中のため、ご連絡はメールでいただけますと幸いです。」

連絡の手段に希望がある場合は、このように一言添えておくと、会社からの連絡が届きやすくなります。

会社から郵送で提出するよう指示があった場合

上司や人事と話し合い済みで、会社の指示で郵送する場合は、おわびの部分を軽くし、指示に沿って送ったことを書きます。

「さて、先日〇〇課長とご相談いたしました退職の件につきまして、ご指示いただきましたとおり、退職届を同封いたしましたのでお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」

有給休暇の消化中の場合

最終出社日を過ぎて有給休暇を消化している場合は、退職日と、返却物の扱いについて書いておくと手続きが進みやすくなります。

「さて、〇月〇日付での退職につきまして、退職届を同封いたしましたのでお送りいたします。現在、有給休暇を取得しており、直接お渡しすることができず、郵送でのご提出となりましたことをおわび申し上げます。社員証と貸与いただいておりました物品は、別便にてお送りいたします。」

遠方に引っ越した場合

家族の事情などで遠方に引っ越した場合は、新しい住所を連絡先として明記します。離職票などの書類を新しい住所に送ってもらう必要があるためです。

「さて、退職の件につきまして、退職届を同封いたしましたのでお送りいたします。家庭の事情により転居いたしましたため、郵送でのご提出となりましたことをおわび申し上げます。今後の書類は、上記の新しい住所あてにお送りいただけますと幸いです。」

送る前に上司へ伝えるメールの例文

退職届を郵送する前には、上司か人事の担当者に、郵送で送ることを一言伝えておくのが丁寧です。突然封筒が届くより、事前に知らせておいたほうが、受け取る側も準備ができ、誰が受け取るのかもはっきりします。電話で話すのが難しい場合は、メールで伝えます。

メールの例文を紹介します。

件名は「退職届送付のご連絡（〇〇部〇〇）」のように、用件と自分の名前が分かる形にします。

「〇〇部長

お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。

先日ご相談いたしました退職の件につきまして、本日、退職届を郵送いたしました。本来であれば直接お渡しすべきところ、体調がすぐれず出社がかなわないため、郵送での提出となりましたことをおわび申し上げます。

簡易書留で送っておりますので、〇日ごろに会社へ届く見込みです。退職の手続きで必要な書類や、返却する物がございましたら、このメールへのご返信でお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

メールで伝えるときも、退職の詳しい理由や、職場への不満は書きません。郵送したこと、届く見込みの日、連絡の方法の3つを伝えれば十分です。会社のメールアドレスが使えない状態であれば、個人のメールアドレスから送り、本文に自分の部署と氏名を必ず書きます。

返却物や書類を同封するときの記書きの例

退職届と一緒に、会社から借りていた物や、会社に出す書類を同封することもあります。その場合は、添え状の記書きに同封したものを全部書き出します。受け取った人が中身と記書きを突き合わせて、足りないものがないかを確かめられるようにするためです。

返却物を同封するときの記書きの例は次のとおりです。

「記

退職届　1通

社員証　1枚

健康保険の資格を確かめる書類　1枚

名刺　1箱

以上」

返却物は、退職届とは別の封筒や袋に入れ、退職届が折れたり汚れたりしないようにします。社員証や鍵のような小さな物は、なくならないよう小さな袋にまとめて入れます。パソコンや制服など大きな物は、退職届と同じ封筒には入らないので、宅配便などで別に送り、添え状には「パソコン一式は、本日別便にてお送りいたしました」と書いておきます。

会社に出す書類、たとえば退職後の連絡先を書いた用紙や、会社から記入を頼まれた書類がある場合も、記書きに書き出します。何を返して何を送ったのかが書面に残っていれば、あとから「届いていない」という行き違いが起きたときにも確かめられます。

健康保険に関する書類の扱いは、加入している健康保険によって手続きが違います。返却するものが分からない場合は、人事の担当者に確かめてから送るようにします。

添え状でよくある失敗と直し方

添え状は短い手紙ですが、書き慣れていないと、気づかないうちに失礼な書き方になっていることがあります。よくある失敗と直し方を紹介します。

1つ目は、宛名の敬称の付け方です。「株式会社〇〇人事部御中〇〇様」のように、「御中」と「様」を両方付けるのは誤りです。部署あてなら「人事部御中」、個人あてなら「人事部〇〇様」とします。

2つ目は、頭語と結語の組み合わせです。「拝啓」で始めたら「敬具」で結ぶのが決まりです。「拝啓」で始めて「以上」で終えたり、「前略」で始めて時候のあいさつを入れたりするのは組み合わせが合っていません。「以上」は記書きの終わりに使う言葉です。

3つ目は、退職届と添え状の内容の食い違いです。添え状に書いた退職日と、退職届に書いた退職日が違っていると、会社はどちらが正しいのかを確かめなければならなくなります。送る前に、日付と氏名が両方の書類でそろっているかを見直します。

4つ目は、連絡先の書き忘れです。郵送する場合、会社から本人への連絡は電話か手紙になります。電話番号と住所を差出人の欄に書き忘れると、会社が連絡を取れず、手続きが止まってしまいます。

5つ目は、誤字です。会社名や上司の名前の漢字を間違えると、ていねいに書いた添え状でも印象を損ないます。会社名は正式な名称で書き、「株式会社」が前に付くのか後ろに付くのかも確かめます。

添え状を書くときのマナー

添え状の中身が整っていても、形式で印象を損なうことがあります。書くときに気をつけたいマナーをまとめます。

用紙は、白無地のA4の紙を使うのが一般的です。退職届と同じ大きさにそろえると、封筒に入れたときに収まりがよくなります。便せんを使う場合は、柄のない白い便せんを選びます。

手書きとパソコンのどちらでもかまいません。退職届そのものは手書きが望ましいとする会社もありますが、添え状はパソコンで作っても失礼にはあたりません。ただし、署名だけは手書きにすると、より丁寧な印象になります。

縦書きと横書きは、退職届に合わせます。退職届を縦書きで書いたなら添え状も縦書き、横書きなら横書きにそろえると、全体の印象がまとまります。

日付は、投函する日を書きます。退職届に書く日付は提出日なので、郵送の場合は、添え状と退職届の日付をそろえて投函日にするのが一般的です。

文章の長さは、A4の用紙の半分から3分の2程度に収めます。退職の理由や、会社への不満を書く必要はありません。長い文章になるほど、受け取った人が読み取る手間が増えます。

書き上げたら、送る前に一度印刷して読み返します。画面で見ているときには気づかない誤字や、行の配置の崩れが、紙にすると見つかりやすくなります。添え状と退職届を並べて、日付、氏名、宛名がそろっているかも確かめます。封をする前に、家族など第三者に読んでもらうのもよい方法です。

退職願を郵送する場合の添え状

まだ退職が決まっておらず、これから会社に退職の意思を伝える段階で書面を郵送する場合は、退職届ではなく退職願を送ることになります。退職願の添え状は、退職届の添え状と形は同じですが、本文の書き方が少し変わります。

退職届は「退職する」という届け出なので、添え状でも「退職届を同封いたしましたのでお送りいたします」と書きます。一方、退職願は「退職したい」というお願いなので、添え状でも会社の判断を仰ぐ書き方にします。

本文の例文。

「さて、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもって退職いたしたく、退職願を同封いたしました。本来であれば直接お伺いしてご相談すべきところ、郵送でのご提出となりましたことを深くおわび申し上げます。ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。」

退職願を郵送する場合は、添え状と同時に、上司へ電話かメールで相談したい旨を伝えておくと、話し合いの場を持ちやすくなります。書面だけで退職を伝えると、会社が事情を確かめられず、手続きが進まないこともあるからです。記書きは「退職願　1通」とします。

縦書きで書く場合のポイント

退職届を縦書きで書いた場合は、添え状も縦書きにそろえると全体の印象がまとまります。縦書きの添え状は、横書きと項目は同じですが、並べる位置が変わります。

縦書きでは、右から左へ書き進めます。一番右の行に「拝啓」と時候のあいさつを書き、本文、末文、「敬具」と続けます。日付は本文の後ろ、行の上のほうに少し下げて書き、その次の行の下のほうに自分の氏名を書きます。宛名は最後の行の上のほうに、自分の氏名より高い位置に書きます。

記書きを入れる場合は、「敬具」のあとに中央に「記」と書き、同封書類を並べ、最後に下寄せで「以上」と書きます。数字は漢数字（一、二、三）を使います。日付も「令和八年十月二十三日」のように漢数字で書きます。

縦書きの添え状は、手書きでもパソコンでも作れます。文書作成ソフトで作る場合は、ページの設定で縦書きを選べば、縦書きの文書を作れます。

封筒の書き方と入れ方

退職届を郵送するときは、封筒を2つ用意するのが丁寧な方法です。退職届を入れる白い封筒と、それを入れて郵送する外側の封筒です。

内側の白い封筒には、表の中央に「退職届」と書き、裏の左下に自分の所属と氏名を書きます。封はのりで閉じ、閉じ目に「〆」と書きます。この封筒には、宛先の住所は書きません。

外側の封筒は、A4の用紙を折らずに入る角形2号か、三つ折りにして入る長形3号を使います。表には会社の住所と宛名を書き、左下に赤字で「親展」と書きます。親展とは、宛名の本人に開けてほしい、という意味の表示です。裏には自分の住所と氏名を書きます。

封筒に入れる順番は、添え状を一番上にし、その下に退職届を入れた白い封筒を重ねます。封を開けた人が最初に添え状を読み、何が入っているかを理解してから中の封筒を開けられるようにするためです。返却物や、ほかの書類を同封する場合は、退職届の下に重ねます。

郵送の方法の選び方

退職届は大切な書類なので、普通郵便ではなく、届いたことを記録できる方法で送るのが安心です。日本郵便の主な選択肢は次の2つです。

1つ目は、簡易書留です。日本郵便の説明によると、簡易書留は引受けと配達のみを記録するサービスで、一般書留に比べて料金が割安です。万一の場合の賠償額は、原則として5万円までの実損額とされています。配達のときは受取人に手渡しし、受け取りの記録が残ります。

2つ目は、特定記録です。日本郵便の説明によると、特定記録は郵便物の引受けを記録するサービスで、配達の際は受取人の郵便受箱に配達します。料金は簡易書留より安くなりますが、手渡しではないため、相手が受け取ったことの証明にはなりません。

退職届の場合は、相手が受け取ったことの記録が残る簡易書留を選ぶ人が多いようです。いつ会社に届いたかが記録に残るため、退職日をめぐって行き違いがあったときにも確かめられます。どちらの方法も郵便局の窓口で出す必要があり、ポストへの投函ではできません。料金は郵便物の重さや大きさで変わるので、窓口や日本郵便の公式サイトで確かめてください。

郵送する前に確かめたい退職の決まり

退職届を郵送する前に、退職のルールを確かめておくと、あとから困ることを防げます。

期間の定めのない雇用、つまり契約期間を決めずに雇われている正社員などの場合、民法は退職の申し入れについて次のように定めています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。出典: laws.e-gov.go.jp

これは民法第627条第1項の定めです。ただ、多くの会社では、就業規則（会社の働き方の決まりを書いた規則）で「退職の1か月前までに申し出る」などの決まりを設けています。法律の定めと就業規則の関係は、事情によって扱いが変わることがあるので、まずは自分の会社の就業規則を確かめ、できるだけ会社の決まりに沿って手続きを進めるのが円満な退職への近道です。

契約期間の決まった有期雇用の場合は、扱いが違います。契約期間の途中で退職する場合のルールは期間の定めのない雇用とは別なので、迷う場合は会社の人事担当者や、都道府県の労働局にある総合労働相談コーナーに相談してください。

また、退職届と退職願の違いも確かめておきます。退職願は「退職したい」という申し出で、会社が承諾するまでは取り下げられる余地があるとされます。退職届は「退職する」という届け出です。すでに上司と話し合って退職が決まっている場合は退職届、これから相談する段階では退職願を出すのが一般的です。

添え状に書かないほうがよいこと

添え状は、事務的な連絡のための手紙です。書かないほうがよいことを知っておくと、余計なトラブルを防げます。

1つ目は、退職の詳しい理由です。退職届にも「一身上の都合により」と書くのが一般的で、添え状にも詳しい理由は書きません。職場への不満や人間関係の問題は、書面に残すとかえって話がこじれることがあります。

2つ目は、病気の詳しい内容です。体調不良で郵送する場合も、病名や症状を詳しく書く必要はありません。

3つ目は、会社への要求を一方的に並べることです。有給休暇の扱いや未払いの残業代などについて話し合いたいことがある場合は、添え状に書くのではなく、別に人事の担当者に相談するほうが、話し合いが進みやすくなります。

4つ目は、くだけた言葉づかいです。親しい上司あてであっても、退職届の添え状は会社の正式な書類に付けるものなので、丁寧な言葉で書きます。

送ったあとに確かめること

退職届を送ったら、届いたかどうかを確かめます。簡易書留で送った場合は、郵便物の追跡番号で配達状況を確かめられます。届いたことが分かったら、上司や人事の担当者にメールで一言伝えておくと丁寧です。

退職後に必要になる書類も確かめておきます。会社から受け取る主な書類には、離職票（雇用保険の失業手当の手続きに使う書類）、源泉徴収票（その年の給与と所得税の額が書かれた書類）、雇用保険の被保険者証などがあります。どの書類が必要かは、転職先が決まっているか、失業手当の手続きをするかによって変わります。添え状で「離職票の発行をお願いいたします」と書いておくと、会社も手続きを進めやすくなります。

会社から借りている物、たとえば社員証、制服、パソコン、名刺などは、返却の方法を会社に確かめます。郵送で返す場合は、退職届と同じ封筒に入れるか、別便で送るかを決めておき、添え状にもその旨を書いておきます。

退職届を送ってから1週間ほどたっても会社から何の連絡もない場合は、自分から確かめます。追跡番号で配達済みになっているかを見たうえで、上司か人事の担当者に「先日郵送した退職届は届いておりますでしょうか」とメールで問い合わせます。会社が受け取っていても、担当者が不在で手続きが止まっていることもあります。問い合わせても返事がなく、手続きが進まない場合は、都道府県の労働局にある総合労働相談コーナーに相談する方法もあります。

退職者からの書類や問い合わせを受け付ける側の工夫

ここからは、会社の側で、退職する人からの書類や問い合わせを受け付ける担当の人に向けた話です。人事や総務の担当者は、退職届の受け取り、返却物の確認、離職票や源泉徴収票の送付など、退職者1人ごとに多くの手続きを抱えます。

退職者の数が少ない会社では、手続きの一覧表を表計算ソフトで作り、退職者ごとに「退職届の受領」「返却物の確認」「書類の送付」の列を作って管理するだけで十分です。ただ、従業員の多い会社や、退職者からの問い合わせが多い時期には、誰がどの問い合わせに返事をしたのかが分からなくなりがちです。

そうした場合の選択肢の1つが、Halictです。Halictは、受付から対応までを1つにまとめるフォームのサービスです。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。たとえば、退職者向けの問い合わせフォームを用意し、届いた問い合わせに「受付」「確認中」「返信済み」のような状況を付けて管理すれば、担当者が休んだ日でも、ほかの担当者が続きを引き継げます。

料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、状況の管理、自動返信、CSVの書き出しも使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）です。なお、Halictは退職届や添え状を作る道具ではなく、届いた問い合わせを受け付けて返信まで管理するための道具です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

退職後の働き方をめぐる独自の考察

退職届を郵送で出す人の中には、次の働き方をまだ決めていない人もいます。体調を整えながら、無理のない働き方を探したいという人も多いでしょう。

働き方の選択肢の1つに、在宅で働く形があります。会社に雇われてテレワークで働く形のほか、業務委託で仕事を受ける形もあります。企業がテレワークを導入するときに使える助成金については、テレワーク助成金 2026で、制度の対象や申請の流れを解説しています。テレワークを取り入れる企業が増えると、通勤が難しい人にとっての働き口も広がります。

専門の知識を活かして在宅で働く道もあります。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、AIの活用支援やマーケティング、情報セキュリティの分野で、どのような仕事が在宅で受けられるかを紹介しています。研究や調査の経験がある人は、研究者の年収・単価相場で、研究職の年収の水準や働き方による違いを確かめることもできます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、退職のあとに業務委託で仕事を始めて長く続いている人は、前の職場との関係を丁寧に締めくくっていることが多い印象があります。前の職場の同僚や取引先が、のちに仕事を頼んでくれる相手になることもあるからです。退職届の添え状は小さな1枚ですが、最後まで礼を尽くした書類は、思いのほか相手の記憶に残ります。