返金対応のメールの書き方｜手続きの案内とお詫びの例文

返金対応のメールは、お客様にとって「本当にお金が戻るのか」「いつ、どうやって戻るのか」を知るための大事な連絡です。書き方を誤ると、返金そのものは正しく進めていても、問い合わせが何度も届いたり、不信感を持たれたりします。返金対応のメールで押さえるべきなのは、返金することを最初に伝え、金額と方法と時期を具体的に書き、お客様にしてもらうことがあればはっきり示すことです。この記事では、メールに入れる項目、件名の付け方、返金の方法ごとの書き分け、場面別の例文、返品の決まりの確かめ方、よくあるトラブルまでを順に説明します。返金の問い合わせを複数の担当者で受け持つ場合は、受付から返信までを1つの画面で扱えるフォームのサービスのHalictを使う方法もあり、使いどころを後半で取り上げます。

返金対応のメールで最初に伝えること

返金対応のメールで一番大切なのは、冒頭で「返金します」と伝えることです。お客様は、メールを開いた瞬間に「お金は戻るのか」を知りたいと思っています。お詫びや経緯の説明を長く書いてから返金の話に入ると、読み進める間、お客様は不安なままです。

返金対応の解説記事でも、冒頭で返金することをはっきり伝えるよう勧められています。

メールの冒頭では、「返金対応を行うこと」を明確に伝えましょう。長い説明から始めると、お客様は「結局返金されるのか」が分からず、不安を感じることがあります。 出典: save-lane.jp

冒頭の書き方の例は次のとおりです。

• 「このたびはご不便をおかけし、申し訳ございません。ご注文の代金を全額ご返金いたします。」
• 「お問い合わせいただいた二重のご請求について、1回分の代金をご返金いたします。」
• 「キャンセルのお手続きが完了しましたので、お支払いいただいた代金をご返金いたします。」

お詫びは1文にとどめ、すぐに返金することを書きます。お詫びの言葉を重ねるより、返金の手続きを正確に、早く進めることのほうが、お客様の不安を減らします。

返金の連絡は、返金すると決めた時点で、できるだけ早く送ります。返金の処理そのものに時間がかかる場合でも、「返金することが決まった」「いつごろ戻る見込みか」を先に伝えておけば、お客様は待つことができます。連絡がないまま日が過ぎると、お客様は「無視されている」と感じ、問い合わせが繰り返し届くようになります。

営業時間外や休業日に届いた返金の申し出には、受け付けたことだけを知らせる自動返信を用意しておくと安心です。「お問い合わせを受け付けました。〇営業日以内に担当者からご連絡いたします」と書いておけば、お客様は返事が来る時期を知ることができ、同じ内容の問い合わせを重ねて送ることが減ります。

返金対応のメールに入れる項目

返金対応のメールには、次の8つの項目を入れます。どれかが抜けると、お客様から確認の問い合わせが届く原因になります。

1. 返金することと、お詫び（または、お礼）
2. 対象の注文（注文番号、注文日、商品名やサービス名）
3. 返金する金額（全額か一部か、送料や手数料を含むか）
4. 返金の方法（購入時と同じ支払い方法か、銀行振込か）
5. 返金の時期の目安（処理する日と、お客様の手元に反映される時期を分けて書く）
6. お客様にしてもらうこと（商品の返送、口座の情報の連絡など）と、その期限
7. 返金の理由や経緯の説明（必要な場合だけ、短く）
8. 問い合わせ先と、担当者の名前

とくに大切なのが、3の金額と5の時期です。金額は「全額」と書くだけでなく、具体的な数字を書きます。送料や振込の手数料をどちらが持つのかで、お客様が受け取る金額が変わるため、内訳まで書いておくと誤解がありません。

時期は、店や会社が返金の処理をする日と、お客様の口座やカードの明細に反映される時期を分けて書きます。たとえばクレジットカードの返金は、店が取り消しの処理をしても、明細に反映されるまでに時間がかかり、カード会社の締め日によっては翌月や翌々月の明細で差し引かれることがあります。「〇月〇日に取り消しの手続きをいたしました。明細への反映の時期は、カード会社によって異なります」と書いておくと、お客様は自分で確かめるべき先が分かります。

件名の付け方

返金対応のメールは、件名で中身が分かるようにします。ほかのメールに埋もれないよう、件名の最初に「返金」の言葉を入れ、対象の注文が分かる情報を付けます。

場面	件名の例
返金の決定を知らせる	【ご返金のご案内】ご注文番号12345について
返金の手続きを依頼する	【ご返金のお手続きのお願い】口座情報のご連絡について
返金が完了したことを知らせる	【ご返金完了のお知らせ】ご注文番号12345
二重請求の返金	【お詫びとご返金のご案内】二重のご請求について
返品を受けての返金	【返品受領とご返金のご案内】ご注文番号12345

件名に「重要」「至急」を多く使うと、迷惑メールと間違われることがあります。店の名前と、返金の対象が分かる注文番号を入れれば、お客様は自分に関係のあるメールだとすぐに分かります。返信の形で送る場合は、お客様の問い合わせの件名を残し、先頭に「ご返金のご案内」を加える形にすると、やり取りの流れが追いやすくなります。

返金の方法ごとの書き分け

返金の方法によって、お客様に伝えることが変わります。主な方法ごとの書き方の要点をまとめます。

クレジットカード

クレジットカードで支払われた代金は、カードの売上を取り消す形で返金するのが一般的です。お客様が口座の情報を伝える必要はありません。メールには、取り消しの手続きをした日と、明細への反映の時期はカード会社によって違うことを書きます。すでに引き落としが済んでいる場合は、翌月以降の明細で差し引かれるか、カード会社から別に返金されることがあるため、「詳しくはご利用のカード会社にご確認ください」と添えておきます。

銀行振込・代金引換・コンビニ払い

これらの方法で支払われた代金は、お客様の銀行口座に振り込んで返金することが多くなります。この場合、お客様に口座の情報（金融機関名、支店名、口座の種類、口座番号、口座の名義）を連絡してもらう必要があります。口座の情報をメールの本文に書いて送ってもらう形は、誤送信や読み間違いのもとになるため、連絡用のフォームを用意しておくと安全です。振込の手数料をどちらが持つのかも、メールにはっきり書きます。

ポイント・電子マネー・後払い

ポイントや電子マネー、後払いのサービスで支払われた場合は、それぞれのサービスの決まりに沿って返金します。ポイントで返す場合は、現金で戻るのではないことを、お客様に先に伝えて了解を得ます。後払いのサービスでは、まだ支払いが済んでいない段階なら請求そのものが取り消されることもあるため、利用しているサービスの案内で返金の流れを確かめてから書きます。

返金のメールを送る前に確かめること

返金対応のメールは、送ったあとに内容を訂正すると、お客様の不信感が大きくなります。送る前に、社内で次の点を確かめておきます。

1. 注文の記録：注文番号、注文日、商品、支払いの方法と金額が、お客様の申し出と合っているか
2. 返金の理由：不良、誤配送、二重請求、お客様の都合のどれに当たるか
3. 店の決まり：返品の条件、送料と手数料の扱い、返金の上限が、商品のページや注文の確認の画面にどう表示されていたか
4. 返金の承認：誰が返金を決めたか（金額が大きい場合や、決まりの例外にあたる場合は責任者の承認を取る）
5. 処理の方法：カードの取り消しか、振込か、ポイントか。処理をするのは誰か、いつか

とくに3は、お客様の都合による返品で大切です。表示していた決まりと違う対応をすると、ほかのお客様との扱いに差が出ます。決まりの例外として返金する場合は、その理由を記録に残し、メールでは「今回に限り」と書いておくと、次の申し出の際に混乱しません。

4の承認は、小さな店でも省かないほうが安全です。担当者の判断で返金を決めてよい金額の上限を決めておけば、上限を超える場合だけ責任者に相談する形で、対応の速さと確かさを両立できます。

場面別の返金対応メールの例文

ここからは、場面別の例文を紹介します。〇〇や△△の部分は、実際の情報に置き換えて使ってください。

例文1：商品に不良があり返金する

件名：【お詫びとご返金のご案内】ご注文番号12345について

〇〇様

このたびは、お届けした商品に不具合があり、大変申し訳ございません。ご注文の代金を全額ご返金いたします。

対象のご注文：ご注文番号12345（〇月〇日ご注文）△△ 1点 ご返金の金額：5,500円（商品代金5,000円、送料500円） ご返金の方法：ご購入時のクレジットカードの売上の取り消し 手続きの日：〇月〇日

明細への反映の時期は、ご利用のカード会社によって異なります。 不具合のあった商品は、お手数ですが同封の着払いの伝票で〇月〇日までにご返送ください。返送の費用は当店が負担いたします。

今後、同じことが起きないよう、出荷前の検品の手順を見直しました。ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

ショップ□□ 担当：△△

不良品の返金では、返送の費用を店が持つことを明記します。商品を返送してもらう必要がない場合は、「商品のご返送は不要です。お手数ですが、そちらで処分していただけますと幸いです」と書きます。

例文2：二重請求や請求の誤りで返金する

件名：【お詫びとご返金のご案内】二重のご請求について

〇〇様

当店のシステムの不具合により、ご注文の代金を2回ご請求しておりました。大変申し訳ございません。2回目のご請求分、3,300円をご返金いたします。

〇月〇日に、2回目のご請求の取り消しの手続きをいたしました。お客様にお手続きいただくことはございません。

なお、カードの明細には一時的に2件のご請求が表示されることがございますが、取り消しの処理が反映されると、1件分のみのご請求となります。反映の時期はカード会社によって異なります。

ご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

ショップ□□ 担当：△△

二重請求は、お客様に落ち度がない返金です。お客様にしてもらうことがないなら、そのことをはっきり書き、手間をかけさせないようにします。

例文3：在庫切れや注文の取り消しで返金する

件名：【ご注文の取り消しとご返金のご案内】ご注文番号12345

〇〇様

ご注文いただいた△△は、在庫の数え間違いにより、お届けできないことが分かりました。ご期待にそえず申し訳ございません。ご注文を取り消し、お支払いいただいた代金4,200円を全額ご返金いたします。

銀行振込でお支払いいただいたため、ご返金の口座を下記のフォームからお知らせください。 （フォームのURL） ご連絡をいただいてから5営業日以内にお振り込みいたします。振込の手数料は当店が負担いたします。

同じ商品は〇月下旬に再入荷の予定です。再入荷の際にお知らせを希望される場合は、このメールにその旨をご返信ください。

ショップ□□ 担当：△△

例文4：サービスの不手際で返金する

件名：【お詫びとご返金のご案内】〇月〇日のご予約について

〇〇様

〇月〇日のご予約の際、当方の手違いでお時間どおりにご案内できず、大変申し訳ございませんでした。ご利用料金のうち、2,000円をご返金いたします。

ご返金の方法：ご予約時のクレジットカードの一部取り消し 手続きの日：〇月〇日

予約の受付の手順を見直し、同じことが起きないよう改めました。またのご利用をお待ちしております。

□□ 担当：△△

一部の返金をする場合は、元の金額と返金の金額の関係が分かるように書きます。お客様が全額の返金を求めていた場合は、一部にした理由を、店の決まりに沿って短く説明します。

例文5：返品を受け取り、返金が完了したことを知らせる

件名：【ご返金完了のお知らせ】ご注文番号12345

〇〇様

ご返送いただいた商品を〇月〇日に受け取りました。お手続きいただき、ありがとうございました。 本日、ご指定の口座に4,200円をお振り込みいたしました。金融機関によっては、口座への反映が翌営業日になることがございます。

このたびはご迷惑をおかけしました。今後ともよろしくお願いいたします。

ショップ□□ 担当：△△

返金が完了したことを知らせるメールは、短くて構いません。送ったかどうかがお客様に分かることが大切で、このメールがないと「まだ振り込まれていないのでは」という問い合わせが届きます。

例文6：返金に応じられない場合

件名：ご返金のご依頼について

〇〇様

お問い合わせいただき、ありがとうございます。ご依頼いただいたご返金について、確認いたしました。

当店では、ご購入の際にご案内している返品の条件のとおり、商品の到着から8日を過ぎたご返品、またはお客様のご都合によるご開封後のご返品は承っておりません。今回のご依頼は、商品の到着から14日が経過しているため、ご返金をお受けすることができません。ご期待にそえず申し訳ございません。

なお、商品に不具合がある場合は、この限りではございません。不具合の状態が分かる写真をお送りいただければ、改めて確認いたします。

ショップ□□ 担当：△△

返金に応じられない場合は、店の決まりのどこに当たるのかを具体的に書きます。「規定により」とだけ書くと、お客様は納得できません。また、不具合がある場合のように、別の対応ができる道があれば、それも示しておきます。

交換や再購入をあわせて案内するとき

返金のメールで、交換や再購入の案内をあわせて書くことがあります。お客様が商品そのものを気に入っていて、不良や在庫切れで手に入らなかっただけなら、交換や再入荷の案内はお客様にとっても役立つ情報です。

ただし、書き方には注意が要ります。返金を求めているお客様に、交換や再購入を強く勧めると、「返金を渋っている」と受け取られます。案内は、返金の手続きをすべて書き終えたあとに、「ご希望があれば」という形で1段落にとどめます。

書き方の例は次のとおりです。

• 「同じ商品の交換をご希望の場合は、このメールにその旨をご返信ください。在庫を確保のうえ、改めてご案内いたします。」
• 「△△は〇月下旬に再入荷の予定です。入荷のお知らせを希望される場合は、ご返信ください。」

交換と返金のどちらを選ぶかは、お客様に決めてもらいます。店の都合で交換に誘導するより、お客様が選べる形にしたほうが、また利用してもらえる可能性は高くなります。返金のメールにクーポンを付ける店もありますが、お詫びの気持ちを形にするものとして、使い道と期限をはっきり書いて添えます。

電話や対面で伝えたあとに送るメール

返金の話を、まず電話や店頭で伝えることもあります。その場合も、話した内容をメールで送り直しておくことが大切です。口頭のやり取りは、金額や期限の聞き間違いが起きやすく、あとで「言った」「聞いていない」の行き違いになるからです。

電話のあとに送るメールの例は次のとおりです。

件名：本日お電話でお伝えしたご返金の内容について

〇〇様

本日はお電話でのご対応、ありがとうございました。お伝えした内容を、念のためメールでもお送りいたします。

ご返金の金額：3,800円 ご返金の方法：ご指定の口座へのお振り込み お振り込みの予定日：〇月〇日

内容に相違がございましたら、お手数ですがこのメールにご返信ください。

ショップ□□ 担当：△△

電話で話した内容は、話したその日のうちにメールで送ります。日が空くと、お客様の記憶と食い違いが出やすくなります。内容に誤りがあれば返信してほしいと書いておくと、聞き間違いをその時点で正せます。

定期購入や会員の料金を返金するとき

定期購入や月額の会員サービスでは、途中で解約したお客様から、残りの期間の料金の返金を求められることがあります。こうした返金は、商品の返品とは考え方が違い、契約の決まり（利用規約）にどう書いてあるかで対応が決まります。

まず、利用規約で、途中解約のときに日割りで返金するのか、その月の分は返金しないのかを確かめます。メールでは、規約のどの部分に当たるのかを書き、返金する場合はその計算の方法を示します。たとえば「月額3,000円のうち、ご利用のない15日分として1,500円をご返金いたします」のように、計算の元になる数字を書くと、お客様は自分で確かめられます。

返金しない決まりになっている場合は、例文6と同じように、規約の該当する部分を具体的に示します。そのうえで、解約がいつ有効になり、いつまで利用できるのかを書いておくと、お客様は残りの期間を無駄にせずに済みます。

利用規約の書き方が分かりにくく、お客様が誤解したことが原因なら、メールでの説明とは別に、規約や申し込みの画面の表示を見直します。同じ問い合わせが続く場合は、表示の改善が一番の対策です。

返品と返金の決まりの確かめ方

返金対応のメールを書く前に、自分の店の返品と返金の決まりを確かめておきます。ネット通販など通信販売の場合は、特定商取引法の決まりも関わります。

特定商取引法では、通信販売で商品を買った人は、商品を受け取った日から数えて8日が過ぎるまでの間は、申し込みの撤回や契約の解除ができるとされています。ただし、販売する側が、返品についての特約（返品を受けない、条件付きで受けるといった決まり）を広告に表示していた場合は、その特約が優先されます。また、返品する場合の商品の返送の費用は、特約がなければ買った人が持つことになっています。条文はe-Govの特定商取引法のページの第15条の3で確かめられます。

ここで大切なのは、通信販売のこの決まりは、クーリング・オフ（訪問販売などで、理由を問わずに契約をやめられる制度）とは別のものだという点です。通信販売にはクーリング・オフの制度はなく、返品の扱いは、店が表示した特約によって決まります。店の側は、返品の条件を、商品のページや注文の確認の画面に分かりやすく表示しておくことが大切です。通信販売の決まりの全体は、消費者庁の特定商取引法のページから確かめられます。

商品に不良がある場合や、注文と違う商品が届いた場合は、こうした返品の特約とは別に、売った側が責任を負う場面があります。どこまで返金や交換に応じるべきかは、契約の内容や事情によって変わるため、判断に迷う場合は、弁護士などの専門家に相談するか、お客様の側の相談先として消費生活センターがあることも頭に入れておきます。

「ご返金」の敬語と避けたい表現

返金対応のメールで迷いやすいのが、言葉づかいです。「ご返金いたします」は、自分の行為である「返金」に「ご」を付け、「いたします」と組み合わせた謙譲の表現で、ビジネスのメールで広く使われています。「返金させていただきます」も使われますが、多用すると回りくどく感じられるため、「ご返金いたします」に統一すると読みやすくなります。

避けたい表現と、言い換えの例をまとめます。

避けたい表現	理由	言い換えの例
返金してあげます	恩着せがましく聞こえる	ご返金いたします
規定により返金できません	理由が分からない	商品の到着から8日を過ぎているため、ご返金をお受けできません
近日中に返金します	時期が分からない	〇月〇日までにお振り込みいたします
お客様の勘違いでしたが	相手を責めている	ご案内が分かりにくく、申し訳ございません
おそらく来月には戻ると思います	あいまいで不安を与える	明細への反映の時期は、ご利用のカード会社によって異なります

お客様の側に誤解があった場合でも、メールで責める言葉は使いません。事実を淡々と書き、店の案内が分かりにくかった点があれば、それを認めます。言葉の選び方1つで、返金のあとも店を使い続けてもらえるかどうかが変わります。

返金対応でよくあるトラブルと防ぎ方

返金対応で起きやすいトラブルと、その防ぎ方を挙げます。

1つ目は、返金の金額の食い違いです。送料、振込の手数料、ポイントで支払った部分などの扱いを決めずに返金すると、お客様が思っていた金額と違う、という問い合わせが届きます。金額の内訳をメールに書き、どの費用を誰が持つのかを明記して防ぎます。

2つ目は、返金の時期をめぐる問い合わせです。「返金すると言われたのに、まだ戻っていない」という連絡は、処理の日と反映の時期を分けて伝えていないときに起きます。とくにクレジットカードは反映に時間がかかるため、最初のメールで伝えておきます。

3つ目は、口座の情報の誤りによる振込の失敗です。口座番号や名義の書き間違いで振込が戻ってくると、返金がさらに遅れます。口座の情報はフォームで受け取り、名義はカタカナで入力してもらうと、読み間違いが減ります。

4つ目は、同じお客様に二重に返金してしまう失敗です。複数の担当者が同じ問い合わせにそれぞれ対応すると、返金の手続きが重なることがあります。誰が対応しているのか、手続きがどこまで進んだのかを、担当者の間で共有する仕組みが必要です。

5つ目は、返金の対応の記録が残っていないことです。あとで同じお客様から問い合わせがあったときに、前回いつ、いくら返金したのかが分からないと、対応がちぐはぐになります。返金の日付、金額、方法、理由は、注文ごとに記録しておきます。

返金のメールのひな形を作っておく

返金の連絡は、場面ごとにひな形を作っておくと、担当者が変わっても同じ質で送れます。ひな形を作るときは、この記事の例文のように、変わる部分（お客様の名前、注文番号、金額、日付）を〇〇や△△で示し、それ以外の文はそのまま使える形にしておきます。

ひな形は、次の5種類を用意しておくと、多くの場面に対応できます。

• 返金の決定と手続きの案内（カードの取り消し）
• 返金の決定と口座の情報のお願い（振込）
• 返品の受け取りと返金の完了の知らせ
• 二重請求や請求の誤りのお詫びと返金
• 返金に応じられない場合の説明

ひな形は、一度作ったら終わりにせず、お客様から確認の問い合わせが届いたら見直します。同じ質問が何度も届くなら、その答えをひな形に書き加えておくと、次からは問い合わせそのものが減ります。ひな形を使うときも、お客様の申し出の中身に合わせて1文は自分の言葉を書き加えると、機械的な印象を和らげられます。

返金の問い合わせを複数人で回すとき

返金の問い合わせが月に数件なら、メールソフトと表計算ソフトの一覧で十分に管理できます。問い合わせのメールにラベルを付け、一覧に「受付日」「注文番号」「返金の金額」「方法」「担当」「状況」の列を作って、対応のたびに書き込みます。

問い合わせが増えて、複数の担当者で受け持つようになると、誰が返信したのか、返金の手続きは済んだのかが、一覧の更新を待たないと分からなくなります。トラブルの節で挙げた二重の返金や、返信の漏れは、この段階で起きやすくなります。

こうした場面では、問い合わせをフォームで受け付け、届いた一件ごとに担当と状況を残せるサービスを使う方法があります。その選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは届いた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、送ったメールの開封まで記録されると案内されています。「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」のような状況を作って、返金の問い合わせがどこまで進んだかを一覧やボードで確かめられ、ステージの変更や担当の割り当て、メモ、メールの送信の履歴は時系列で残ります。メールアドレスをもとに連絡先が自動で作られるため、同じお客様から次に問い合わせがあったときに、前のやり取りが並びます。料金ページでは、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えると紹介されています。3人まで使えるスタータープランは月額2,980円、10人まで使えるチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームプランではよく使う文面をひな形として保存できます。なお、Halictは問い合わせの受付と返信を管理する道具で、カードの売上の取り消しや振込そのものを行う機能はありません。返金の処理は、決済のサービスや銀行の画面で行います。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

返金対応の経験を仕事に生かす視点

返金対応のメールは、お客様の不満を受け止め、正確な情報で不安を減らし、関係をつなぎ直す仕事です。こうした対応の力は、カスタマーサポートの仕事の中心にある力でもあります。

ネット通販やサービスの問い合わせ対応は、在宅で受けられる仕事として広がっています。メールやチャットでの問い合わせ対応、返品や返金の手続きの代行、問い合わせの文面のひな形づくりなど、仕事の種類と始め方は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で紹介しています。返金のメールのように、言葉の選び方1つで相手の受け止め方が変わる文章を書ける人は、どの店からも重宝されます。

返金が大きな不祥事や炎上につながりかけた場合は、個別のメールの対応とは別に、会社としての発信が必要になることがあります。危機のときの広報の進め方と費用は、不祥事・炎上対応のプロ！クライシスマネジメントの費用と対応ステップ【2026年版】で取り上げています。

返金の件数が多い状態が続くなら、問い合わせの対応だけでなく、商品の検品、表示、配送の仕組みを見直す必要があります。店の仕組みを経営の観点から見直す専門家の国家資格としては、中小企業診断士があり、試験の内容と仕事の中身を紹介しています。

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引が長く続く関係ほど、問題が起きたときの最初の連絡が早く、金額や期限が具体的です。返金の連絡も同じで、お詫びの言葉を重ねるより、何を、いくら、いつまでに行うのかを先に書くことが、相手の信頼を取り戻す近道になります。仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、こうした連絡の質がそのまま次の依頼につながります。

よくある質問

Q. 返金対応のメールはいつまでに送ればよいですか？

返金すると決めた時点で、できるだけ早く送るのが基本です。返金の処理に時間がかかる場合でも、返金することが決まったことと、いつごろ戻る見込みかを先に伝えておけば、お客様は安心して待てます。連絡がないまま日が過ぎると、同じ問い合わせが繰り返し届く原因になるため、当日か翌営業日のうちに第一報を送ります。

Q. クレジットカードの返金はいつ反映されると書けばよいですか？

店が取り消しの手続きをした日を書き、明細への反映の時期はご利用のカード会社によって異なると添えるのが確実です。カード会社の締め日によっては、翌月や翌々月の明細で差し引かれることがあります。反映の時期を店の側で断定すると、ずれたときに問い合わせが届くため、確かめる先としてカード会社を示しておきます。

Q. 通信販売の返品はいつまで受け付けなければなりませんか？

特定商取引法では、通信販売で商品を受け取った日から数えて8日が過ぎるまでは、申し込みの撤回や契約の解除ができるとされています。ただし、返品についての特約を広告に表示していれば、その特約が優先されます。商品に不良がある場合は別の扱いになることがあるため、迷う場合は専門家に相談します。

Q. 返金に応じられないときはどう伝えればよいですか？

店の返品の決まりのどこに当たるのかを、日数や条件を挙げて具体的に書きます。「規定により」とだけ書くと、お客様は納得できません。不具合がある場合の確認など、別の対応ができる道があれば、それも示します。お客様を責める言葉は使わず、事実を淡々と書き、案内が分かりにくかった点があれば認めます。