採用管理をスプレッドシートで行う｜応募者の選考状況を共有する

2026年10月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓採用管理をスプレッドシートで行う方法を
✓候補者一覧の列の作り方
✓期限切れを目立たせる条件付き書式

採用管理をスプレッドシートで始めたいけれど、どんな列を作ればよいのか、面接官とどう共有すればよいのかで迷っている人は多いはずです。結論から言うと、採用管理の表は「応募者の情報を集める表」ではなく、「次に誰が何をするかが見える表」として作るとうまく回ります。この記事では、Googleスプレッドシートで使えるテンプレートの型を、列の作り方、関数、共有と個人情報の守り方まで順に紹介します。選考の進み具合を複数人で見渡したい場合は、ボードで担当と締切を共有できるPinatecaのような道具を組み合わせる方法もあるので、後半で触れます。

スプレッドシートで採用管理をする良い点と限界

採用の人数が少ない会社や、初めて募集をする小さなお店、個人で事業をしている人にとって、スプレッドシートは最も手軽な採用管理の道具です。良い点は次のとおりです。

無料で始められ、追加の契約がいらない
列や項目を、自社の選考の流れに合わせて自由に変えられる
面接官や店長など、関わる人と同じ表を共有できる
関数を使えば、応募数や通過数を簡単に数えられる

一方で、限界もはっきりしています。

応募の受け付けや、応募者への連絡は別の道具で行う必要がある
更新を忘れると、表と実際の状況がすぐにずれる
共有の設定を誤ると、応募者の個人情報が広く見えてしまう
応募が増えると、行が多くなりすぎて見落としが出る

目安として、同時に選考している人が数人から20人程度で、関わる人が2〜3人なら、スプレッドシートで十分に回ります。それ以上になると、更新の手間と見落としが増えてくるので、後で紹介する切り替えの目安を参考にしてください。

アパレルや飲食、小売のように、店舗ごとにアルバイトやパートを募集する業種では、店長が忙しく、表の更新が後回しになりがちです。表をきれいに作ることより、更新が続く仕組みを作ることのほうが大切だという点を、最初に押さえておきましょう。

採用管理表に入れる列の基本

採用管理の表は、1人の応募者を1行にして、必要な情報を列に並べる形が基本です。列が多すぎると入力が負担になり、少なすぎると判断に必要な情報が足りなくなります。最初は次の列から始めるのがおすすめです。

列	入れる内容	入力の仕方
応募者の番号	1人ずつの通し番号	手入力か、行番号を使う
応募日	応募が届いた日	日付で入力
氏名	応募者の名前	手入力
応募の職種	販売スタッフ、事務など	プルダウン
応募の経路	求人サイト、紹介、自社サイトなど	プルダウン
選考の段階	書類選考、一次面接、内定など	プルダウン
担当者	次の対応をする人	プルダウン
次にやること	面接の日程の連絡、合否の連絡など	手入力
期限	次にやることの期限	日付で入力
面接日	決まった面接の日時	日付で入力
評価のメモ	面接での評価の要点	手入力
結果	通過、見送り、辞退	プルダウン
最終更新日	その行を最後に直した日	日付で入力

この中で特に大切なのが、「担当者」「次にやること」「期限」の3つです。応募者の情報だけを並べた表は、見た目は整っていても、誰がいつ何をするのかが分からず、連絡の遅れが起きます。応募者にとって、選考の連絡が遅いことは、その会社への印象を下げる大きな理由になります。

連絡先（電話番号やメールアドレス）、住所、生年月日、履歴書のファイルなどは、選考の判断にどうしても必要なものだけに絞ります。後で詳しく触れますが、応募者の個人情報は、集める目的の範囲で扱うことが法律で求められています。「とりあえず全部の項目を作っておく」は避けましょう。

選考の段階はプルダウンで決めておく

選考の段階を手入力にすると、「一次面接」「1次面接」「面接1回目」のように書き方がばらばらになり、後で数えることができなくなります。段階はプルダウンで選ぶ形にしておきましょう。

Googleスプレッドシートでは、プルダウンを作りたいセルの範囲を選び、上部のメニューの「挿入」から「プルダウン」を選ぶと、選べる値を入力する画面が開きます。手順はGoogleのヘルプ（セル内にプルダウンリストを作成する）に案内されています。

選考の段階は、次のように決めておくと使いやすくなります。

段階	意味
応募受付	応募が届き、まだ書類を見ていない
書類選考	書類を確認している
面接日程調整	面接の日を応募者と調整している
一次面接	一次面接が決まった、または終わった
最終面接	最終面接が決まった、または終わった
内定	内定を伝えた
承諾	内定を承諾してもらった
見送り	選考の結果、見送った
辞退	応募者から辞退の連絡があった

段階の数は、自社の選考の流れに合わせて減らしても構いません。アルバイトの採用で面接が1回だけなら、「一次面接」と「最終面接」を「面接」にまとめます。大切なのは、関わる人全員が同じ意味で段階を使うことです。表の上か別のシートに、段階の意味を書いた一覧を作っておくと、新しく加わった人も迷いません。

担当者の列も、プルダウンにしておくと入力の揺れを防げます。担当者の名前を別のシートに一覧にしておき、プルダウンの値を「範囲で指定」にすれば、担当者が増えたときもその一覧を直すだけで済みます。

期限切れを目立たせる条件付き書式

採用管理の表で起きやすいのが、期限を過ぎた連絡が放置されることです。行が多くなると、期限の列を1つずつ見ていくのは大変です。そこで、期限が過ぎた行に自動で色が付くようにしておきます。

Googleスプレッドシートでは、色を付けたい範囲を選び、「表示形式」のメニューから「条件付き書式」を選ぶと、条件と色を決める画面が開きます。たとえば、期限の列がI列で、2行目から始まる場合、次のような条件を「カスタム数式」として入れると、期限が今日より前で、結果がまだ決まっていない行に色が付きます。

目的	カスタム数式の例
期限を過ぎ、結果が空の行に色を付ける	=AND($I2>0,TODAY()-$I2>0,$L2="")
期限が今日の行に色を付ける	=$I2=TODAY()
内定を伝えた行に色を付ける	=$F2="内定"

この例では、L列を結果の列としています。自分の表の列に合わせて、記号を直して使ってください。数式の中では、今日の日付から期限を引いた日数が0より大きいかどうかで、期限を過ぎたかを判定しています。

色は、期限切れを赤、今日が期限の行を黄色、のように2〜3色にとどめるのがおすすめです。色の種類が多すぎると、どの色が何を表すのかが分からなくなり、かえって見落としが増えます。

同じように、最終更新日から一定の日数が過ぎた行に色を付けておくと、「誰も手を付けていない応募者」に気づけます。たとえば、最終更新日から7日以上たった行を薄い灰色にしておけば、週に一度の見直しで、止まっている応募者を探しやすくなります。

応募の書き写しを減らす工夫

スプレッドシートの採用管理で、多くの人が負担に感じるのが、応募の情報を表に書き写す作業です。求人サイトの管理画面やメールに届いた応募を、1件ずつ表に入力していると、件数が増えるほど時間がかかり、入力の間違いも増えます。

書き写しを減らす方法として、次のようなものがあります。

自社の求人ページから応募を受けるときは、Googleフォームを使い、回答をスプレッドシートに自動で記録する
求人サイトの管理画面に、応募の一覧をCSVで書き出す機能があれば、それを読み込む
書き写す項目を、氏名、応募日、職種、経路の4つ程度に絞り、詳しい情報は求人サイトの画面で見る

Googleフォームを使う場合は、フォームの回答が記録されるシートと、選考を管理する一覧のシートを分けておくのがおすすめです。回答のシートに直接、段階や担当者の列を追加すると、フォームの項目を直したときに列がずれることがあります。回答のシートは受け取った記録のまま残し、一覧のシートに必要な項目だけを写す形にしておくと、表が崩れにくくなります。

どの方法でも、応募者の情報が複数の場所に分かれて残ることになります。求人サイト、メール、スプレッドシートのどこに何が残っているかを把握し、選考が終わったら、それぞれの場所で決めた期間のうちに削除することを忘れないでください。

面接の日程と評価は別のシートで記録する

候補者の一覧の1行に、面接の日程の候補や、複数の面接官の評価まで書き込もうとすると、セルの中が長い文章で埋まり、表が読みにくくなります。面接の情報が多くなってきたら、別のシートに分けて記録するのがおすすめです。

面接のシートは、1回の面接を1行にして、次のような列を作ります。

列	入れる内容
応募者の番号	一覧のシートと同じ番号
面接の回	一次、最終など
日時	決まった面接の日時
方法	対面、オンライン、電話
面接官	担当した人の名前
評価	決めた段階（A・B・Cなど）
評価の理由	仕事に関わる能力や経験の要点
次の判断	通過、見送り、保留

応募者の番号でつないでおけば、一覧のシートから面接のシートを探しやすくなります。番号を手がかりに情報を引く VLOOKUP や XLOOKUP の関数を使えば、一覧のシートに最新の評価だけを表示することもできますが、最初は番号で探せれば十分です。関数を増やしすぎると、表を直すたびに数式が崩れやすくなります。

評価の段階は、面接官ごとに基準がばらつかないよう、前もって決めておきます。たとえば「A：ぜひ次に進めたい」「B：条件が合えば進めたい」「C：今回は見送りたい」のように、言葉で意味を書いた一覧を設定のシートに用意しておくと、面接官が迷いません。

複数の面接官がいる場合は、評価を書く前にほかの面接官の評価を見ないようにする、という決まりを作る会社もあります。先に書かれた評価に引きずられず、それぞれが自分の目で判断した結果を残すためです。

募集の形ごとに変える列

同じ採用管理の表でも、正社員、アルバイトやパート、業務委託の募集では、確かめておきたい項目が少しずつ違います。募集の形ごとに、追加しておくと便利な列を整理します。

募集の形	追加しておくと便利な列
正社員	希望する年収、入社できる時期、現在の就業の状況
アルバイト・パート	働ける曜日と時間帯、希望する勤務の日数、通勤の手段
業務委託	得意な分野、過去の実績のURL、希望する報酬の形（時間単価、案件ごと）

アルバイトやパートの採用では、働ける曜日と時間帯が合うかどうかが、合否を大きく左右します。この列があれば、シフトの空いている時間帯に合う応募者をすぐに探せます。

業務委託で仕事を頼む相手を探す場合は、雇用の募集とは考え方が違う点に注意が必要です。業務委託は、会社の指揮のもとで働く雇用ではなく、仕事の成果や作業を頼む契約です。選考の表でも、「勤務の時間」ではなく、「得意な分野」「納期の目安」「報酬の形」を中心に管理すると、相手との話し合いが進めやすくなります。

列を追加するときは、本当に判断に使う項目かどうかを確かめてください。使わない列が増えるほど入力の負担が増え、表の更新が止まる原因になります。

応募数と通過数を関数で数える

採用管理の表があれば、応募の状況を数字で確かめることもできます。最初に覚えておきたい関数は、条件に合うセルの数を数える COUNTIF と、複数の条件で数える COUNTIFS の2つです。COUNTIF の使い方は、Googleのヘルプでも案内されています。

知りたいこと	数式の例
応募の総数	=COUNTA(C2:C)
一次面接に進んだ人数	=COUNTIF(F2:F,"一次面接")
内定を承諾した人数	=COUNTIF(F2:F,"承諾")
求人サイト経由で応募した人数	=COUNTIF(E2:E,"求人サイト")
求人サイト経由で承諾した人数	=COUNTIFS(E2:E,"求人サイト",F2:F,"承諾")

この例では、C列を氏名、E列を応募の経路、F列を選考の段階としています。

集計は、候補者の一覧とは別のシートに作るのがおすすめです。一覧のシートに集計の数式を混ぜると、行を並べ替えたり、フィルタをかけたりしたときに数式が崩れることがあります。「一覧」「集計」「設定（段階や担当者の一覧）」の3つのシートに分けると、表が長く使えます。

数を数えると、選考のどこで人が減っているのかが見えてきます。たとえば、応募は多いのに面接に来る人が少ないなら、面接の日程の連絡が遅いのかもしれません。内定を出しても承諾が少ないなら、条件の伝え方や、選考の間の連絡に原因があるかもしれません。数字は、選考の流れを見直すための手がかりとして使いましょう。

ただし、採用の人数が少ないうちは、割合で考えると誤解しやすくなります。応募が5人のときの通過率は、1人の違いで大きく変わります。数がある程度たまるまでは、割合より「どの段階で止まっている人がいるか」を見るほうが役に立ちます。

テンプレートのシートの組み立て方

ここまでの内容を、1つのファイルにまとめると次のような組み立てになります。新しくファイルを作るときの手順として使ってください。

新しいスプレッドシートを作り、シートを3つに分ける（一覧、集計、設定）
設定のシートに、選考の段階、職種、応募の経路、担当者の一覧を作る
一覧のシートの1行目に、列の見出しを入れる
見出しの行を固定する（表示のメニューから固定を選ぶ）
職種、経路、段階、担当者、結果の列にプルダウンを設定する
期限と最終更新日の列に、条件付き書式を設定する
集計のシートに、COUNTIF と COUNTIFS の数式を入れる
共有の設定を、関わる人だけに絞る

見出しの行を固定しておくと、下のほうの行を見ているときも、どの列が何かが分かります。また、フィルタの機能を使えば、「担当者が自分の行だけ」「段階が面接日程調整の行だけ」のように絞って見られます。共有している人がそれぞれフィルタをかけると、ほかの人の表示まで変わってしまうことがあるので、自分だけの絞り込みにしたいときはフィルタ表示の機能を使うと便利です。

職種ごとに選考の流れが大きく違う場合は、職種ごとにファイルを分けるより、同じ一覧の中で職種の列を使って分けるほうが、全体の状況を見渡しやすくなります。ファイルが分かれていると、同じ人が複数の職種に応募したときに気づきにくくなるからです。

応募者の個人情報を守る設定

採用管理の表には、応募者の氏名や連絡先、面接での評価など、慎重に扱うべき情報が集まります。職業安定法では、労働者を募集する会社などが、応募者の個人情報を集めたり保管したり使ったりするときの決まりを定めています。

求職者等の個人情報を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。出典: e-Gov法令検索（職業安定法第5条の5）

つまり、応募者の情報は、採用の選考という目的に必要な範囲で集め、その目的の範囲で保管し、使うことが求められています。同じ条文では、個人情報を適正に管理するために必要な措置をとることも求めています。個人情報の扱いの全体の決まりは、個人情報保護委員会の法令とガイドラインのページで確かめられます。

スプレッドシートで採用管理をするときに、最低限そろえておきたい設定は次のとおりです。

共有は「リンクを知っている全員」にせず、関わる人のアカウントを1人ずつ指定する
面接官など、見るだけの人には「閲覧者」の権限で共有する
選考が終わった人の情報を、いつまで保管し、いつ削除するかを決めておく
履歴書のファイルは、表に貼り付けず、決まった保存先にまとめて、アクセスできる人を絞る
退職した人や異動した人の共有を、その都度外す

特に気をつけたいのが、リンクでの共有です。手軽な反面、リンクが別の人に転送されると、誰でも表を見られる状態になります。応募者の情報を扱う表は、必ず相手を指定して共有してください。

選考が終わった応募者の情報の扱いも、決めておく必要があります。見送った人や辞退した人の情報を、いつまでも表に残しておくのは望ましくありません。会社としての保管の期間を決め、期間が過ぎたら行を削除する、という決まりを作っておきましょう。どのくらいの期間が適切かは、会社の事情や、再応募をどう扱うかによって変わるので、社内で決めてください。

面接の評価のメモにも注意が必要です。評価の欄に、応募者の家族のことや出身地のことなど、本人の適性や能力と関係のないことを書かないようにしてください。こうした事柄を選考の材料にすることは、公正な採用の考え方から外れます。評価の欄は、仕事に関わる能力や経験についての要点に絞りましょう。

面接官や店長との共有を続ける工夫

採用管理の表は、作った人だけが更新していると、すぐに実際の状況とずれていきます。面接官や店長など、関わる人が自分で更新できるようにしておくことが大切です。

更新を続けるための工夫を、手軽なものから並べます。

更新する列を「段階」「次にやること」「期限」「最終更新日」に絞り、それ以外は採用の担当者だけが直す
週に一度、15分ほど表を見ながら担当者どうしで状況を確かめる時間を決める
面接が終わったら、その日のうちに評価のメモと段階を更新する決まりにする
最終更新日が古い行を、週に一度の確認で必ず話題にする

アパレルの店舗のように、店長が接客の合間に採用も担当している場合は、スマートフォンから更新しやすい表にしておくことも大切です。列が多すぎると、小さな画面では入力しにくくなります。店長に更新してもらう列は、左側にまとめておくと便利です。

もう1つの工夫は、表のコメントの機能を使うことです。セルにコメントを付けて、相手の名前を指定すると、そのコメントを相手に知らせることができます。「この方の面接の日程を確かめてください」のような依頼を、表の中で直接伝えられるので、別の連絡の道具を行き来する手間が減ります。

月に一度の振り返りで表を育てる

採用管理の表は、作って終わりではなく、使いながら直していくものです。月に一度、30分ほど時間を取って、表の中身と使い方を振り返ると、少しずつ自社に合った形に育っていきます。

振り返りで確かめたいのは、次の5つです。

応募の経路ごとの応募数と、承諾までたどり着いた人数
応募から最初の連絡までにかかった日数
期限を過ぎたまま止まっていた応募者がいなかったか
使っていない列や、書き方がばらついている列がないか
共有している人の中に、もう関わっていない人がいないか

1つ目からは、どの経路に力を入れるとよいかが見えてきます。応募の数は多くても承諾につながらない経路があれば、求人の書き方や、その経路の応募者に合う条件を見直すきっかけになります。

2つ目の、最初の連絡までの日数は、応募日と、最初の連絡をした日の列があれば、引き算で出せます。日数が長くなっている月は、担当者が忙しかったのか、連絡の役割が決まっていなかったのかを話し合い、次の月の分担に生かしましょう。

4つ目と5つ目は、表を長く使ううちに見落としやすい点です。使っていない列は思い切って削除し、関わらなくなった人の共有は外しておきます。表を身軽に保つことが、更新が続くいちばんの近道です。

振り返りの結果は、集計のシートの下に、月ごとの短いメモとして残しておくと、次の募集の計画を立てるときの手がかりになります。「4月は紹介からの承諾が多かった」「夏は応募が減るので早めに募集を始める」といった気づきは、次の担当者にとっても役に立つ情報です。

採用管理の表でよくある失敗と防ぎ方

スプレッドシートの採用管理は自由に作れるぶん、使ううちに崩れていくことがあります。よく見られる失敗と、その防ぎ方を並べます。

よくある失敗	防ぎ方
同じ人が二重に登録される	氏名とメールアドレスで重複を確かめる。条件付き書式で重複に色を付ける
段階の書き方がばらばらになる	段階はプルダウンだけで選ぶ形にする
誰が最後に直したか分からない	最終更新日の列を作り、変更の履歴の機能で確かめる
誤って行や列を消してしまう	見出しの行や数式の範囲を保護し、直せる人を絞る
選考が終わった人が残り続ける	終わった人は別のシートに移し、保管の期間が過ぎたら削除する

重複に色を付けるには、条件付き書式のカスタム数式で、同じ列に同じ値が2つ以上あるかを COUNTIF で数える方法があります。たとえば、メールアドレスがD列なら「=COUNTIF($D:$D,$D2)>1」と入れると、同じアドレスが複数ある行に色が付きます。

誤って消してしまう失敗は、関わる人が増えるほど起きやすくなります。Googleスプレッドシートでは、範囲やシートを保護して、直せる人を指定できます。見出しの行と集計のシートは保護しておき、候補者の行だけを直せるようにしておくと安心です。もし消してしまっても、変更の履歴から前の状態に戻せるので、あわてずに確かめてください。

選考の進み具合をボードで見渡す方法

スプレッドシートは、応募者の情報を一覧にするのは得意ですが、「いま、どの段階に何人いて、誰が止まっているか」を一目で見るのはあまり得意ではありません。行が増えるほど、表をスクロールしながら状況をつかむのは大変になります。

採用の担当者が1人で、選考している人が少ないうちは、フィルタや条件付き書式で十分に補えます。関わる人が増え、職種も複数になってくると、選考の段階ごとに応募者を並べて見られる道具を組み合わせると、状況の共有が楽になります。

そうした選択肢の1つが、ボードで仕事を並べて担当と締切を共有できるPinatecaです。公式サイトによると、カンバンやリストなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには見積工数や優先度のように、チームに必要な項目を自由に追加できます。「応募受付」「書類選考」「面接日程調整」「面接」「内定」のように選考の段階を列にして、応募者を1枚ずつのカードとして並べれば、どの段階に何人いるかがすぐに分かります。カードを次の列へ動かせば段階が変わり、カードごとのコメントで面接官と評価の要点をやりとりできます。料金のページでは、5人まで、ボード10個までは無料で使えると案内されており、6人目からは1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードのプランになります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ボードを使う場合も、応募者の個人情報の扱いはスプレッドシートと同じ考え方が必要です。カードには選考の判断に必要な情報だけを書き、ボードを見られるメンバーを関わる人に絞ってください。

採用管理システムに切り替える目安

スプレッドシートやボードで回らなくなったら、採用管理システム（応募の受け付けから選考、連絡までをまとめて扱う専用のサービス）を検討する時期です。切り替えを考える目安は、次のとおりです。

目安	起きていること
同時に選考している人が増えた	行が多すぎて、期限切れや連絡漏れが出る
求人サイトが複数になった	応募の情報を表に書き写す手間が大きい
関わる人が増えた	誰がいつ更新したかが分からなくなる
応募者への連絡が多い	面接の日程の調整や合否の連絡に時間がかかる
個人情報の管理を強めたい	権限や操作の記録を細かく管理したい

採用管理システムの良い点は、求人サイトからの応募が自動で取り込まれることや、応募者への連絡を同じ画面から送れることです。一方で、月々の料金がかかり、使い方に慣れるまでの時間も必要です。料金や機能はサービスによって大きく違い、改定もあるので、検討するときは各社の公式の料金ページで今日時点の内容を確かめてください。

切り替えるときは、いきなり全部を移すより、新しい募集から新しい道具で管理し、進行中の選考はスプレッドシートで最後まで終える、という段階的な進め方が安全です。移行の途中で情報が二重になったり、抜けたりするのを防げます。

切り替えを決める前には、いまのスプレッドシートで「何に困っているのか」を書き出しておくと、サービスを比べるときの物差しになります。書き写しの手間に困っているなら求人サイトとの連携、連絡の遅れに困っているなら応募者への連絡の機能、というように、困りごとと機能を結び付けて確かめましょう。無料の試用の期間を設けているサービスもあるので、使える場合は実際の選考の1件を試しに流してみると、自社に合うかどうかを判断しやすくなります。試用のときも、本物の応募者の情報を扱う場合は、共有の範囲と削除の方法を先に確かめておいてください。

運営者として見てきた、採用の連絡の早さが生む差

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、仕事を頼む側と受ける側の両方を見てきました。そこで繰り返し見てきたのは、良い人材と出会える会社ほど、応募への最初の返事が早いという傾向です。応募した側は、同時にいくつかの会社に声をかけていることが多く、最初に丁寧な返事をくれた会社に気持ちが傾きやすくなります。

採用管理の表を整える目的は、きれいな一覧を作ることではなく、この「最初の返事」と「次の連絡」を遅らせないことにあります。担当者と期限の列を作り、期限切れに色を付け、週に一度見直す。この地道な仕組みが、採用の結果を左右します。

採用の仕組みづくりや、人事の業務の効率化は、外部の専門家に相談できる分野でもあります。経営の課題を整理して助言する国家資格の中小企業診断士は、人材の確保や組織づくりも扱う資格です。また、業務にAIの道具を取り入れる支援をする仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と始め方を紹介しています。採用の表を作った経験は、こうした業務の改善に関わる仕事を考えるときの土台にもなります。

よくある質問

Q. 採用管理のスプレッドシートにはどんな項目が必要ですか？

最低限、応募日、氏名、応募の職種、応募の経路、選考の段階、担当者、次にやること、期限、結果、最終更新日があれば回ります。特に担当者と次にやることと期限の3つは、連絡の遅れを防ぐために欠かせません。連絡先や住所などの個人情報は、選考の判断に必要なものだけに絞って扱うのが基本です。

Q. ExcelとGoogleスプレッドシートはどちらが採用管理に向いていますか？

複数の人が同時に見て更新するなら、ブラウザやスマートフォンから同じ表を開けるGoogleスプレッドシートが使いやすい傾向があります。社内の決まりでファイルを社内の保存先に保存する必要がある場合は、Excelを共有の保存先で使う方法もあります。どちらでも、列の作り方とプルダウンの考え方は同じです。

Q. 選考が終わった応募者の情報はいつ削除すればよいですか？

法律で一律の期間が決まっているわけではなく、会社として保管の期間を決めて運用するのが一般的です。採用の目的の範囲で扱うことが求められているので、見送った人や辞退した人の情報をいつまでも残すのは避けます。再応募の扱いなどの事情によっても変わるので、社内で期間を決め、必要に応じて専門家に確かめてください。