購買の業務フロー図｜発注から支払いまでの流れ

2026年10月16日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓購買の業務フロー図の書き方を
✓保存までの8つの工程に沿って説明します
✓部署ごとのレーンで描く手順

購買の業務フロー図を作るよう頼まれたものの、どこから描き始め、どこまで細かく書けばよいのか迷っている人は多いはずです。結論から言うと、購買の業務フロー図は「購買の依頼から支払いと書類の保存まで」を1枚の範囲にし、工程を8つに分け、関わる部署ごとに横の帯（レーン）を引いて、誰がどの工程を受け持つのかを書き込めば、現場で使える図になります。この記事では、工程ごとにやることと、図の描き方の手順、よくあるミスの防ぎ方、図に書き込んでおきたい支払期日や書類の保存のルールまでを順に説明します。図を作った後に、購買の依頼が今どの工程にあるのかを担当者どうしで共有したい場合は、表計算のシートで管理する方法のほか、Pinatecaのようなボード型の道具で進み具合を並べる方法もあり、後半で触れます。

購買業務とは何か、フロー図にすると何が分かるのか

購買業務とは、会社が仕事に使う物やサービスを外から買う一連の仕事のことです。事務用品やパソコンのような身近な物から、製品の材料や部品、清掃や保守といったサービスまで、会社が代金を払って手に入れるものは、すべて購買の対象になります。似た言葉に「調達」がありますが、調達は買うことに加えて、どこから手に入れるかを探したり、長い付き合いの取引先を選んだりする広い意味で使われることが多い言葉です。

購買の仕事は、1つの部署だけでは終わりません。物が必要になった部署が依頼を出し、購買の担当者が見積もりを取り、上司が承認し、発注し、届いた物を現場が確かめ、経理が請求書を確かめて支払います。関わる人が多いため、途中で止まったり、同じ確認を2回したり、逆に誰も確かめていない工程が生まれたりしやすい仕事です。

業務フロー図とは、仕事の流れを、記号と矢印で上から下、または左から右へ順に描いた図のことです。購買の業務フロー図を描くと、次のことが目に見えるようになります。

どの工程を、どの部署の誰が受け持っているか
工程と工程の間で、どんな書類やデータが受け渡されているか
承認や確認が、どこで何回行われているか
依頼から支払いまで、どこで時間がかかっているか

購買の仕組みを扱う会社のコラムでも、フロー図を描くときの要は担当の範囲を見える形にすることだと説明しています。

購買業務フロー図を作成する際は、担当部署と責任範囲を明確にし、誰がどの工程を担当するのかを一目で把握できる構成にすることが重要です。出典: www2.biznet.co.jp

フロー図は、きれいに描くことが目的ではありません。新しく入った人に仕事を教える、仕事のむだを見つけて減らす、システムを入れる前に今の流れを整理する、監査や内部統制の説明に使う、といった目的に合わせて、描く範囲と細かさを決めます。

購買の業務フローの基本となる8つの工程

会社によって呼び方や細かい順番は違いますが、購買の流れはおおむね次の8つの工程に分けられます。フロー図を描く前に、自分の会社の流れをこの8つに当てはめてみると、抜けや重なりに気づきやすくなります。

工程	主に受け持つ部署	受け渡すもの
1. 購買の依頼	物が必要な部署	購買依頼書
2. 見積もりの依頼と比較	購買の担当	見積依頼書、見積書
3. 社内の承認	上司、決裁者	稟議書、承認の記録
4. 発注	購買の担当	注文書、注文請書
5. 納品と検収	物が必要な部署、倉庫	納品書、検収の記録
6. 請求書の受け取りと照合	経理	請求書
7. 支払い	経理	振込の記録
8. 記録と保存	経理、購買の担当	帳簿、書類一式

1. 購買の依頼

物やサービスが必要になった部署が、何を、いくつ、いつまでに、どんな理由で必要なのかを書いた購買依頼書を出す工程です。依頼の段階で、品名や型番、数量、希望の納期、予算の科目をはっきり書いてもらうと、後の工程で問い合わせが減ります。依頼書の様式を決めておくことが、流れ全体を安定させる第一歩です。

2. 見積もりの依頼と比較

購買の担当者が、取引先に見積もりを頼み、届いた見積書を比べる工程です。金額だけでなく、納期、送料、支払いの条件、保証の内容も比べます。一定の金額を超える購買は2社以上から見積もりを取る、という社内の決まりがある会社も多く、その場合はフロー図に「金額が基準を超えるか」という分かれ道を書き込みます。

3. 社内の承認

購買の内容と金額について、上司や決裁者の承認を得る工程です。稟議とは、担当者が書いた案を関係する人に回し、決裁する人の承認を受ける社内の手続きのことです。金額によって承認する人が変わる会社では、承認の段階が何段あるのかをフロー図で示しておくと、どこで止まっているのかが分かりやすくなります。

4. 発注

承認を得た内容で、取引先に正式に注文を出す工程です。注文書には、品名、数量、単価、金額、納期、納品の場所、支払いの条件を書きます。取引先から、注文を受けたことを示す注文請書を受け取る会社もあります。発注の内容は、後の工程で届いた物や請求書と照らし合わせる基準になるため、控えを必ず残します。

5. 納品と検収

取引先から物が届いたら、注文どおりの品名と数量か、傷や不具合がないかを確かめます。この確認と、受け取ったことの記録を合わせて検収と呼びます。サービスの購買なら、作業が約束どおりに終わったかを確かめることが検収にあたります。検収の記録は、支払いの根拠になる大事な記録です。

6. 請求書の受け取りと照合

取引先から届いた請求書を、注文書と検収の記録に照らし合わせる工程です。品名、数量、単価、金額が3つの記録で一致していれば、支払いの手続きに進みます。食い違いがあれば、購買の担当者を通じて取引先に確かめます。

7. 支払い

照合が済んだ請求書について、約束した支払日に代金を払う工程です。多くの会社では、月末締めの翌月末払いのように、まとめて振り込む日を決めています。支払いが済んだら、振込の記録を請求書と結び付けて残します。

8. 記録と保存

最後に、取引の内容を帳簿に記録し、見積書、注文書、納品書、請求書、領収書などの書類を保存します。書類の保存には法律で決まった期間があり、後の節で説明します。

購買の形によって流れが変わるところ

8つの工程は基本の形で、実際の購買はいくつかの形に分かれます。形ごとに流れが違うため、フロー図も分けて描くか、分かれ道を書き込むのが現実的です。

カタログや通販サイトから買う場合

事務用品のように、決まった通販サイトやカタログから買う場合は、見積もりの工程がほとんどありません。依頼する部署が直接サイトで注文し、上司の承認だけを挟む形が多く見られます。工程が少ない分、誰がいくら使ったかが見えにくくなりやすいので、注文の記録を経理が見られるようにしておくことが大切です。

その都度見積もりを取る場合

製品の部品や特注の品、工事や保守のように、毎回内容が違う購買では、見積もりの依頼と比較の工程が重くなります。取引先とのやり取りが何往復にもなることがあり、どこまで話が進んでいるかを担当者以外が把握しにくくなります。見積もりの状況を共有する仕組みを、フロー図とあわせて決めておきます。

社員が立て替えて後で精算する場合

少額の物を社員が自分のお金で買い、後で会社に請求する立替精算は、依頼と承認の順番が逆になりやすい形です。買った後に申請が出てくるため、事前に承認を得る決まりにするか、金額の上限を決めておくかを、フロー図の分かれ道として書いておきます。

同じ物を続けて買う場合

材料や消耗品を同じ取引先から続けて買う場合は、年間の契約を結び、毎回の見積もりを省くことが多くあります。この場合は、契約の更新の時期と、単価を見直す工程をフロー図に加えておくと、契約が古いまま続くのを防げます。

業務フロー図の描き方の手順

ここからは、実際に購買の業務フロー図を描く手順を説明します。いきなり図を描き始めず、先に文字で流れを書き出すと、描き直しが少なくて済みます。

手順1：目的と範囲を決める

まず、何のために描くのかを決めます。新人の教育用なら細かい操作まで、仕事のむだを見つけるためなら工程と待ち時間を中心に、と目的で細かさが変わります。範囲は、購買の依頼から書類の保存までを1枚にするのが基本です。カタログ購買と都度見積もりのように形が大きく違う場合は、1枚に詰め込まず、形ごとに図を分けます。

手順2：関わる部署と人を書き出す

依頼する部署、購買の担当、承認する人、倉庫、経理、取引先など、流れに関わる部署と人をすべて書き出します。取引先のような社外の相手も、1つの部署として扱います。

手順3：工程を順番に書き出す

関わる人に聞き取りをしながら、工程を時間の順に書き出します。このとき、決まりとしての流れではなく、実際に行われている流れを書くことが大切です。「本当は承認を取ってから発注するが、急ぎのときは先に電話で注文している」といった実態こそ、見直しの手がかりになります。購買の仕組みを扱う会社のコラムも、部署をまたいだ洗い出しの難しさを指摘しています。

購買業務フロー図で現在の購買プロセスを可視化し、業務の現状整理や課題の洗い出しを行う企業は多くみられます。しかし、購買プロセスは複数の部署にまたがることが多いため、全社的な視点でプロセスを洗い出すのに苦労する企業も多いのが実情です。出典: benrinet.com

手順4：レーンを引いて工程を並べる

部署ごとに横または縦の帯を引き、その帯の中に、その部署が受け持つ工程を並べます。この帯をレーンと呼び、レーンを使った図をスイムレーン図と呼びます。プールのコースのように担当ごとに帯が分かれているので、誰の仕事かがひと目で分かります。工程と工程を矢印で結び、矢印がレーンをまたぐところが、仕事の受け渡しの場所になります。

手順5：記号をそろえて清書する

業務フロー図では、記号の形で意味を区別します。よく使われるのは次の記号です。

記号の形	意味	購買での使い方の例
角の丸い長方形	始まりと終わり	「購買の依頼が出る」「保存して終了」
長方形	作業や処理	「見積もりを比べる」「発注する」
ひし形	分かれ道（判断）	「金額が基準を超えるか」「承認されたか」
下が波形の長方形	書類	「注文書」「請求書」
円柱	データの保存先	「会計システム」「購買の記録」
矢印	流れの向き	工程から工程への受け渡し

記号の形は、日本産業規格（JIS）の流れ図の記号を下敷きにしている図が多く見られますが、社内で意味がそろっていれば十分に役立ちます。凡例として、図の隅に記号の意味を書いておくと、初めて見る人にも伝わります。

図を描く道具は、Excel や PowerPoint の図形の機能、Googleスライド、無料の作図ツールなどで足ります。社内で多くの人が開ける形式を選ぶと、見直しのときに誰でも手を入れられます。

文字で描いた購買フロー図の例

ここでは、社員数が数十人の会社で、事務用品以外の物をその都度見積もりを取って買う場合を例に、フロー図の中身を表で示します。行がレーン、左から右が時間の流れです。

レーン	前半の工程	中盤の工程	後半の工程
依頼する部署	購買依頼書を出す		届いた物を検収し記録する
購買の担当	2社以上に見積もりを頼み比べる	承認後に注文書を送る	請求書の食い違いを取引先に確かめる
決裁者		金額に応じて承認する
取引先	見積書を出す	注文請書を返す、納品する	請求書を送る
経理			3つの記録を照合し支払う、書類を保存する

この例では、分かれ道が3つあります。1つ目は「金額が基準を超えるか」で、超える場合は見積もりを2社以上から取り、決裁者の承認の段を1つ上げます。2つ目は「承認されたか」で、差し戻しになったら購買の担当に戻ります。3つ目は「請求書と注文書と検収の記録が一致するか」で、一致しなければ購買の担当に戻して取引先に確かめます。

分かれ道の基準になる金額は会社ごとに決めるものです。たとえば「10万円以上は相見積もり」のように、具体的な金額を図の中に書き込んでおくと、担当者が迷わずに済みます。社内の規程と図の金額が食い違っていると混乱のもとになるため、規程を変えたら図も同じ日に直します。

CADで建物の図面を描く仕事では、施工する人が迷わないよう、寸法と記号の決まりをそろえることが何より大事にされています。業務フロー図も同じで、見た人がその通りに動ける図かどうかが良し悪しを分けます。描き終えたら、実際にその工程を受け持つ人に見せ、「この図の通りに仕事ができるか」を確かめてもらうと、抜けが見つかります。

フロー図を作るときのポイントと注意点

描いたフロー図を、現場で使われ続ける図にするためのポイントを整理します。

1枚に詰め込みすぎない

工程を細かく書きすぎると、1枚が文字で埋まり、誰も読まなくなります。全体を見渡す1枚と、承認や検収のように細かい手順がある工程だけを別に描いた詳しい図の2段に分けると、読みやすさと正確さを両立できます。

工程の名前を動詞で書く

「見積もり」ではなく「見積もりを比べる」、「承認」ではなく「承認する」のように、工程の名前を動作で書くと、誰が何をするのかがはっきりします。

書類とデータの受け渡しを書く

工程と工程の間で、紙の書類が渡されるのか、メールで送られるのか、システムに入力されるのかを書いておきます。紙からデータへの手入力が何回も出てくる場所は、入力のし直しやミスが起きやすい場所です。

例外の流れも書く

急ぎの購買、取引先の都合による納期の遅れ、返品や交換など、例外の流れを書いておくと、いざというときに担当者が迷いません。すべての例外を書く必要はありませんが、年に何度も起きるものは図に入れます。

担当者の名前ではなく役割で書く

レーンには「田中さん」ではなく「購買の担当」「経理」のように役割を書きます。人の異動があっても図を描き直さずに済みます。

取引先のレーンも描く

社内の工程だけを描くと、見積書が届くまで、注文請書が返ってくるまで、納品されるまでといった、社外を待っている時間が図から抜け落ちます。取引先を1本のレーンとして描き、社内からの依頼と取引先からの返事を矢印で結ぶと、納期の遅れがどこで生まれているのかが見えるようになります。取引先ごとに見積もりの返事が早い、遅いといった違いがあるなら、その傾向を図の注記として書いておくと、急ぎの購買で取引先を選ぶときの手がかりにもなります。

よくあるミスと、フロー上の防ぎ方

購買の仕事で起きやすいミスは、フロー図の中に確認の工程を入れることで防げるものが多くあります。

承認の前に発注してしまう

急ぎの購買で、承認を待たずに取引先に電話で注文してしまう例です。後から承認が下りなかった場合に、取り消しや支払いの扱いでもめる原因になります。急ぎの場合の承認の取り方（口頭で承認を受け、後で記録を残すなど）を、例外の流れとして図に書いておくと防げます。

二重に発注してしまう

同じ物について、依頼した部署と購買の担当がそれぞれ注文してしまう例です。発注は購買の担当だけが行う、という役割の分担をレーンではっきりさせ、発注の記録を1か所にまとめておくことが対策になります。

届いた物を確かめずに支払ってしまう

検収をしないまま請求書だけを見て支払うと、数量が足りない、注文と違う物が届いた、といった問題に気づけません。注文書、検収の記録、請求書の3つを照らし合わせてから支払う「三点照合」を、支払いの直前の工程として図に入れます。

請求書の処理が遅れて支払いが遅れる

請求書が担当者の机に置かれたままになったり、メールに埋もれたりして、支払いが遅れる例です。請求書の受け取り窓口を1つに決め、受け取った日を記録する工程を図に入れると、どこで止まっているかを追えるようになります。

書類がばらばらに保存される

見積書は購買の担当のフォルダ、検収の記録は現場の棚、請求書は経理のシステム、と書類が別々に保存されていると、後で確かめたいときに時間がかかります。取引ごとに、どの書類をどこに保存するかを図の最後の工程に書いておきます。

フロー図を使って購買の流れを見直す方法

フロー図は描いて終わりではなく、仕事のむだを見つける道具として使うと効果が出ます。描いた図をもとに、次の順で見直します。

工程ごとにかかる時間を書き込む

まず、工程ごとに、作業そのものにかかる時間と、次の工程に渡るまで待っている時間を書き込みます。正確な数字でなくても、関わる人に「だいたい何日かかるか」を聞けば十分です。多くの職場では、作業の時間よりも待ちの時間のほうが長く、特に承認の待ちと、請求書が経理に届くまでの待ちが長くなりがちです。依頼から発注までに2週間かかっていたとしても、実際に手を動かしている時間は合計で数時間ということも珍しくありません。

止まりやすい場所を探す

次に、待ちの時間が長い工程、差し戻しが多い工程、同じ内容を何度も入力している工程に印を付けます。承認の段階が多すぎる、決裁者が出張がちで承認が止まる、依頼書の書き方がばらばらで購買の担当が何度も問い合わせている、といった原因が見えてきます。

小さく直して効果を確かめる

原因が見えたら、一度に全部を変えずに、1つずつ直します。たとえば、一定の金額より下の購買は課長の承認だけで済むようにする、依頼書の様式に必須の項目を設ける、請求書の受け取りをメールの共通の宛先に1本化する、といった直し方です。直した後に、もう一度工程ごとの時間を聞き、待ちの時間が短くなったかを確かめます。承認の金額の基準のような社内の決まりを変える場合は、経理や内部統制の担当者と相談したうえで規程を改め、その日のうちにフロー図も直します。

直した内容を関わる人に伝える

流れを変えたら、依頼する部署、購買の担当、経理、そして必要なら取引先にも、変わった点を伝えます。新しいフロー図を共有のフォルダに保存し、どこが変わったのかを1行ずつ書いた説明を添えると、古いやり方が残るのを防げます。

フロー図に書き込んでおきたい法令とお金のルール

購買の流れには、法律で決まっている期限や保存の決まりが関わります。フロー図に書き込んでおくと、担当者が知らないうちに決まりに外れるのを防げます。ここで扱うのは一般的な仕組みで、自分の会社が対象になるかどうかは取引の内容や会社の規模で変わるため、具体的な判断は専門家や所管の窓口に確かめてください。

製造や加工を中小の事業者に委託するときの支払期日

部品の製造や加工、修理、プログラムやデザインの作成などを中小の事業者に委託する場合は、2026年1月に下請法から名前を改めた「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」が関わることがあります。この法律の第3条は、代金の支払期日を次のように定めています。

製造委託等代金の支払期日は、委託事業者が中小受託事業者の給付の内容について検査をするかどうかを問わず、委託事業者が中小受託事業者の給付を受領した日（役務提供委託又は特定運送委託の場合にあつては、中小受託事業者からその委託に係る役務の提供を受けた日。以下同じ。）から起算して、六十日の期間内において、かつ、できる限り短い期間内において、定められなければならない。出典: e-Gov法令検索「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」

つまり、物を受け取った日から数えて60日以内に支払日を決める必要があり、検収に時間がかかっても、その日数は待ってもらえないということです。同じ法律の第4条は、委託したらすぐに、給付の内容、代金の額、支払期日と支払方法などを書面か電子の方法で相手に示すことを求めています。対象になるかどうかは、双方の資本金や従業員の数、取引の内容で決まるため、公正取引委員会と中小企業庁の案内で確かめます。フロー図では、検収の工程と支払いの工程の間に「受け取った日から60日以内」と書いておくと、締め日の設定を見直すきっかけになります。

書類の保存期間

法人は、帳簿と、取引に関して作ったり受け取ったりした書類を保存する必要があります。国税庁は、保存期間を次のように説明しています。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。出典: 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

同じページでは、保存が必要な書類の例として注文書、契約書、領収書などが挙げられています。欠損金が生じた事業年度などは10年間になる場合があることも書かれています。フロー図の最後の工程に、保存の期間と場所を書いておきます。

電子で受け取った書類の保存

請求書や注文書をメールやウェブの画面で受け取った場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」の決まりに沿って、電子のデータのまま保存する必要があります。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトは、取引の情報を含む電子データをやり取りした場合の保存の義務や方法も、この法律で決められていると説明しています。紙に印刷して保存すれば済む、と思い込んでいる職場も多いため、フロー図で受け取りの方法ごとに保存先を分けて書いておくと混乱を防げます。

請求書の記載事項

消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として取引先から受け取ったインボイス（適格請求書）を保存する必要があります。仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から、仕入れで払った消費税を差し引く仕組みのことです。請求書の照合の工程で、登録番号などの記載がそろっているかを確かめる項目を入れておくと、経理の手戻りが減ります。記載事項の詳細は、国税庁のインボイス制度特設サイトで確かめます。

作ったフロー図を使い続けるための仕組み

フロー図は、作った時点が一番正しく、時間とともに実態とずれていきます。使い続けるための仕組みを、図と一緒に決めておきます。

見直しの時期を決める

組織の変更、システムの入れ替え、社内の規程の改定があったときと、年に1回の定期の見直しの時期を決めます。見直しのときは、実際に工程を受け持つ人に図を見せ、実態と違うところを書き込んでもらいます。図の隅に、最後に見直した日と見直した人を書いておくと、古い図が使われ続けるのを防げます。

図の保存場所を1つにする

フロー図のファイルが、部署ごとに別のフォルダに保存されていると、古い版と新しい版が混ざります。社内の共有のフォルダなど、誰もが同じ場所から開ける1か所に保存し、ファイル名に日付を入れて版を区別します。

購買の依頼の進み具合を共有する

フロー図が決まると、次に困るのが「今、この依頼はどの工程にあるのか」が見えないことです。少ない件数なら、表計算のシートに「依頼の内容・担当・期限・今の工程」の列を作り、工程が進むたびに書き換える方法で十分に回ります。

件数が増え、購買の担当、依頼する部署、経理が同じ画面で状況を確かめたい場合は、ボード型の道具で、フロー図の工程をそのまま列にする方法があります。その1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードと、カードへのコメント、ボードごとのチャット、カスタムフィールドが無料プランから使えます。「依頼」「見積もり中」「承認待ち」「発注済み」「検収待ち」「支払い待ち」のように工程を列にし、購買の依頼を1枚ずつカードにして担当と期限を付ければ、どこで止まっている依頼が多いのかがひと目で分かります。取引先とのやり取りの経緯をカードのコメントに残しておけば、担当者が休んでいても状況を引き継げます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人以上で使う場合は、1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードプランになります。承認の手続きそのものや、注文書の作成、会計の処理をする道具ではないため、承認と支払いは社内の決まった方法で行い、進み具合の共有に使う形になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業務フロー図を描ける力は仕事になる

業務フロー図を描く仕事は、聞き取りで実態をつかみ、部署をまたいだ流れを整理し、関わる人が納得する形に落とし込む仕事です。在宅ワークやフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、業務の整理や改善を手伝う仕事を受けている人には、会社員の時代に社内の手順書やフロー図を作った経験を強みにしている人が少なくありません。図そのものよりも、「現場の人が実際にどう動いているか」を聞き出す力が評価されている印象です。

購買の流れの見直しは、システムの導入やAIの活用とあわせて相談されることが増えています。業務の整理からAIの使い方の提案までを受ける仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな依頼があるのかを確かめられます。業務の流れを整理した後に、それをシステムにする側に回りたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、開発の仕事の内容と求められる力を知ることができます。中小企業の経営と業務の改善を体系的に学びたい人には、経営の助言をする国家資格の中小企業診断士も選択肢になります。

運営者として見てきた傾向として、業務の整理を外部の人に頼むときは、頼む側が「何のための図か」と「どこまでを範囲にするか」を最初に伝えるほど、うまく進みます。仲介の手数料がかからない手数料0%の直接のやり取りであれば、限られた予算でも聞き取りに十分な時間をかけてもらいやすく、受ける側の手取りも厚くなります。社内だけで手が回らないときは、外部の力を借りて流れを整理する方法も検討してみてください。