Outlookのやることリスト（To Do）の使い方と、タスクの整理のしかた

Outlookのメールと予定表は毎日開いているのに、やることの管理は付箋や手帳、別のメモアプリに分かれている。そんな状態だと、メールで頼まれた仕事を忘れたり、予定の合間に何をすればいいのか迷ったりしがちです。OutlookにはTo Do（やることリスト）が組み込まれていて、メールや予定表と同じ画面でタスクを管理できます。この記事では、Outlook の To Do の使い方を、Microsoft の公式ヘルプに沿って、タスクの作成から期限とリマインダー、今日の予定、メールからタスクを作る方法、予定表へのドラッグまで順に説明します。そのうえで、続けられるタスクの整理のしかたと、チームで仕事を共有したくなったときの選び方も扱います。個人のタスク管理はTo Doで十分な場面が多い一方、複数人で進み具合を見たい場合は、ボードやガントチャートで共有できる Pinateca のような道具も選択肢になります。

OutlookのTo Doとは何か

Microsoft To Do は、Microsoft が提供するやることリストのアプリです。単独のアプリとしても使えますが、Outlook と統合されているため、Outlook の画面の中からタスクを作ったり、確かめたりできます。Microsoft の公式ヘルプは、次のように説明しています。

Microsoft To Do は、すべてのタスクを 1 か所で管理するのに役立つシンプルでインテリジェントな To Do リストです。 To Do と Outlook の統合により、[今日の予定] を使用して、メール、Calendar、People など、Outlook のどこからでも今後の予定表イベントやタスクを表示できます。 出典: Microsoft サポート

ここで押さえておきたいのは、Outlook には「新しい Outlook」「クラシック Outlook（従来の Outlook）」「Web 版の Outlook」の3種類があり、To Do の使い方が少しずつ違うことです。公式ヘルプによれば、クラシック Outlook を使っている場合は、To Do と、従来からある「タスク」機能のどちらかを使う選択肢があります。この記事では、主に新しい Outlook と Web 版の Outlook での操作を説明します。画面の名前やボタンの位置は更新されることがあるため、手元の画面と違うときは公式ヘルプで最新の手順を確かめてください。

To Do で作ったタスクは、Outlook だけでなく、単独の To Do アプリやスマートフォンのアプリにも同期されます。Microsoft の製品ページによれば、Microsoft To Do は無料で利用でき、iPhone、Android、Windows、Web の間で同期されます。パソコンで作ったタスクを、外出先でスマートフォンから確かめることもできます。

メールを読んで、「これは後でやらないといけない」と気づいたとき、その場でタスクにできる。予定表を見ながら、空いた時間に何をするかを決められる。この「メールと予定と、やることが1か所にある」状態が、OutlookでTo Doを使ういちばんの利点です。

To Doを開いて、タスクを作る

まずは、To Do を開いてタスクを作るところから始めます。公式ヘルプに沿って、新しい Outlook での手順を示します。

To Doを開く

新しい Outlook では、画面の側の余白（左側のナビゲーション）にある [To Do] を選ぶと、タスクの画面が開きます。To Do の画面には、自分で作ったタスクリスト、既定のタスクリスト、そして後で説明するスマートリストが並びます。リストを選び替えたり、新しいリストを作ったりできます。

タスクを作る

タスクを作るには、[タスクの追加] の入力欄を選び、タスクの名前を入力して、Enter キー（Mac では Return キー）を押します。これだけでタスクが1つできます。公式ヘルプによれば、スマートリストの中でタスクを追加した場合、そのタスクは [タスク] のリストに保存され、作ったときのスマートリストにも結び付けられます。

タスクの名前は、「何をするか」が一目で分かるように、動詞で終わる形にするのがおすすめです。「請求書」ではなく「A社に請求書を送る」と書くと、リストを見たときに次の動作がすぐに分かります。

タスクを直す、消す

タスクの名前を変えるには、タスクを選んで詳細の画面を開き、タイトルの部分を選んで書き直します。タスクを削除するには、詳細の画面の下の隅にあるごみ箱のボタンを選びます。

終わったタスクに印を付ける

終わったタスクは、名前の横の丸を選ぶと完了の印が付きます。完了したタスクは、完了したタスクを集めたリストで後から確かめられます。終わったことが目に見えると、1日の進み具合を実感しやすくなります。

期限、リマインダー、繰り返しを設定する

タスクを作っただけでは、いつまでにやるのかが分かりません。To Do では、タスクごとに期限やリマインダー（知らせてくれる通知）を設定できます。公式ヘルプの手順を整理します。

期限を付ける

タスクを選んで詳細の画面を開き、[期限日の追加] を選びます。期限は「今日」「明日」「来週」から選ぶか、日付を指定します。期限を付けたタスクは、スマートリストの「計画済み（Planned）」に自動で表示され、今日、明日、それ以降の順に期限を確かめられます。

リマインダーを付ける

タスクを選び、[リマインダーの通知] を選んで、知らせてほしい日時を「今日の後程」「明日」「来週」から選ぶか、日時を指定します。期限とリマインダーは別の設定です。期限が金曜日でも、準備を始めたい水曜日にリマインダーを設定しておくと、直前に慌てずに済みます。

繰り返しを設定する

毎週の報告や、毎月の請求のように、決まった間隔で発生する作業には繰り返しを設定します。タスクを選び、[繰り返し] から「毎日」「平日」「毎週」「毎月」「毎年」または自分で決めた間隔を選びます。一度設定すれば、完了の印を付けるたびに次の回のタスクが作られます。

在宅で仕事をしていると、作業の締め切りだけでなく、請求書の送付、経費の記録、報告の提出など、繰り返しの事務作業が意外に多くあります。これらを繰り返しのタスクとして登録しておくと、思い出す手間そのものがなくなります。

ステップ、重要、メモ、ファイルで中身を整える

タスクの詳細の画面では、タスクの中身をさらに整えられます。公式ヘルプで紹介されている機能を、使いどころとあわせて説明します。

ステップ（小さな手順）に分ける

大きなタスクは、[+ ステップの追加] で小さな手順に分けられます。たとえば「月次の報告書を作る」というタスクなら、「数字を集める」「表を作る」「所見を書く」「送る」の4つのステップに分けます。公式ヘルプによれば、タスクの名前の下には、手順の総数と完了した手順の数が表示されるため、どこまで進んだかが一目で分かります。

重要の印（星）を付ける

優先して片付けたいタスクには星を付けます。星を付けたタスクは、スマートリストの「重要（Important）」にまとめて表示されます。リストを重要度で並べ替えて、星の付いたタスクを上に集めることもできます。

メモを残す

タスクに関する補足の情報は、[メモの追加] に書いておきます。依頼主の名前、参考にするページ、気をつける点など、作業を始めるときに必要な情報をタスクと一緒に残しておくと、別の場所を探す手間が省けます。

ファイルを添える

詳細の画面の [+ ファイルの追加] から、画像や文書などのファイルを添えられます。公式ヘルプによれば、どの種類のファイルも添えられますが、アップロードできる容量はタスクごとに25MBまでで、ファイルは1つずつ追加します。

タグとカテゴリで横断して探す

タスクの名前に「#仕事」「#学校」のようなハッシュタグを入れておくと、リストをまたいで同じタグのタスクを探せます。また、新しい Outlook で作ったカテゴリ（色分けの分類）をタスクにも割り当てられ、メールと同じ分類でタスクを整理できます。

スマートリストを使い分ける

To Do には、条件に合うタスクを自動で集めてくれる「スマートリスト」があります。公式ヘルプでは、スマートリストとして、My Day（今日の予定）、Important（重要）、Planned（計画済み）、All（すべて）、Completed（完了済み）、Assigned to me（自分に割り当て）、Flagged Email（フラグを付けたメール）、Due Today（今日が期限）が挙げられています。表示される名前は、言語の設定によって変わることがあります。

それぞれの使いどころは、次のとおりです。

スマートリスト	集まるタスク	使いどころ
今日の予定	今日やると決めたタスク	1日の作業の計画を立てる
重要	星を付けたタスク	優先して片付けるものを見る
計画済み	期限を付けたタスク	締め切りの近い順に確かめる
すべて	すべてのタスク	全体を見渡す
完了済み	終わったタスク	振り返りや報告に使う
自分に割り当て	他の人から割り当てられたタスク	頼まれた仕事を確かめる
フラグを付けたメール	フラグを付けたメール	メールで頼まれたことを拾う

使わないスマートリストは、To Do を開いているときに [設定] から非表示にできます。リストが多すぎると、どこを見ればよいのか迷う原因になります。最初は「今日の予定」「計画済み」「フラグを付けたメール」の3つだけを表示し、慣れてきたら必要なものを加えていくのがおすすめです。

スマートリストは、自分で作るリストとは違い、タスクを入れる場所ではなく「条件で絞り込んで見る窓」だと考えると分かりやすくなります。タスクそのものは、自分で作ったリストか既定のタスクのリストに保存されていて、スマートリストはそこから条件に合うものを集めて表示しているだけです。そのため、スマートリストを非表示にしても、タスクが消えることはありません。同じタスクが複数のスマートリストに表示されることもあります。たとえば、星を付けて期限を今日にしたタスクは、重要、計画済み、今日が期限の3つのリストに同時に表示されます。

今日の予定で1日の作業を決める

To Do の使い方でもっとも効果が大きいのが、「今日の予定」です。今日やると決めたタスクを集めておくリストで、Outlook のどの画面からも開けます。

公式ヘルプによれば、新しい Outlook では、メール、予定表、連絡先、グループのどの画面からでも、ページの上部にある [今日の予定] を選ぶと、今日の予定のウィンドウが開きます。ウィンドウには予定表のタブと To Do のタブがあり、今後の予定と、今日のタスクを並べて確かめられます。To Do のタブでは、[タスクを追加] で新しいタスクを作ったり、重要の印や完了の印を付けたり、タスクの順番をドラッグで並べ替えたりできます。

今日の予定には、大事な特徴があります。公式ヘルプは次のように書いています。

My Day は毎晩深夜にクリアされます。 [今日の予定] に表示されるタスクは他のタスク リストに保存されるため、[今日の予定] をオフにしても削除されません。 出典: Microsoft サポート

つまり、今日の予定は毎日まっさらな状態から始まります。タスクそのものは元のリストに残るため、消えてしまう心配はありません。この仕組みを生かして、毎朝、元のリストや計画済みのリストを見ながら、その日にやるタスクを今日の予定に加える習慣をつけると、1日の作業の計画が自然に立てられます。

今日の予定に加えるタスクは、終わらせられる量に絞ることが大切です。10個も20個も加えると、夕方に半分以上が残り、達成感より疲れが残ります。予定表の会議や打ち合わせの時間を差し引いて、残りの時間で終わる量だけを選びます。

メールからタスクを作る2つの方法

Outlook で To Do を使う大きな利点は、メールからそのままタスクを作れることです。方法は2つあります。

メールにフラグを付ける

返事が必要なメールや、対応が必要なメールにフラグを付けると、そのメールが To Do の「フラグを付けたメール」のリストに表示されます。公式ヘルプによれば、このリストは To Do の設定でオンとオフを切り替えられます。また、新しい Outlook でカテゴリが割り当てられたフラグ付きのメールは、そのカテゴリが To Do と同期されます。

メールを今日の予定にドラッグする

公式ヘルプの手順は、次のとおりです。

1. 新しい Outlook でメールの画面を開く
2. ページの上部のツールバーで [今日の予定] を選び、ウィンドウを開く
3. メッセージの一覧で、タスクにしたいメールを探す
4. そのメールを、今日の予定のウィンドウの To Do のタブにドラッグする

これで、メールの内容をもとにしたタスクができます。メールを読んだその場で「やること」に変えておけば、受信箱をやることリストの代わりに使う必要がなくなります。受信箱に「後で対応するメール」が残り続けると、新しいメールに埋もれて見落とす原因になります。対応が必要なメールはタスクにし、受信箱からは片付けておくと、受信箱もやることリストも見通しがよくなります。

タスクを予定表にドラッグして作業時間を確保する

やることが決まっても、取りかかる時間がなければ進みません。To Do のタスクは、予定表にドラッグして、作業のための時間として予約できます。公式ヘルプの手順は、次のとおりです。

1. 新しい Outlook で予定表を開く
2. ページの上部のツールバーで [今日の予定] を選び、ウィンドウを開く
3. [To Do] のタブを選ぶ
4. 予定にしたいタスクを探し、予定表の希望の時間にドラッグする

この方法は、まとまった時間が必要な作業に向いています。「企画書を書く」「月次の報告をまとめる」といったタスクは、すき間の時間では進みません。予定表に2時間の枠を作っておくと、その時間は会議の予定を入れられにくくなり、作業に集中できます。

在宅で働く人にとって、作業時間を予定表で見える形にしておくことは、家族や同僚との調整にも役立ちます。予定表を共有している相手には、その時間が作業中であることが伝わり、急ぎでない連絡を後に回してもらいやすくなります。

スマートフォンでもタスクを確かめる

To Do のタスクは、スマートフォンのアプリにも同期されます。公式ヘルプでも、To Do のアプリを入れると外出先でタスクを表示し、管理できると案内されています。

スマートフォンで To Do を使う場面として、次のようなものがあります。

・移動中や待ち時間に、思いついたことをタスクとして書き留める
・外出先で、今日の残りのタスクを確かめる
・リマインダーの通知を受け取り、その場で完了の印を付ける

思いついたことをすぐに書き留められることは、タスク管理を続けるうえで大きな意味を持ちます。「後でパソコンで入力しよう」と思ったことの多くは、そのまま忘れられてしまいます。スマートフォンで書き留めたタスクは、後でパソコンの Outlook で期限やリストを整えればよいのです。

なお、Microsoft の製品ページでは、To Do のリストを友人や家族、同僚と共有できることも案内されています。家族の買い物リストや、2〜3人での簡単な作業の分担であれば、To Do の共有で十分に回せます。

タスクの整理のしかた

To Do の機能を覚えても、タスクの整理のしかたが決まっていないと、リストはすぐに散らかります。続けやすい整理のしかたを4つ紹介します。

リストは「どこで、誰のための仕事か」で分ける

リストを細かく分けすぎると、どこに入れたか分からなくなります。最初は「仕事」「私用」の2つ、仕事が複数の依頼主にまたがるなら依頼主ごと、という程度で十分です。細かな分類は、タグやカテゴリで補います。

期限には余裕を持たせる

タスクの期限は、本当の締め切りより前に設定します。タスク管理の方法を紹介する記事でも、次のように勧められています。

日常業務では、予期しない問題や追加作業が発生することも珍しくありません。そのため、タスクの期限を設定するときには、実際に必要と思われる時間よりも余裕をもったスケジュールを組みましょう。 出典: crewworks.net

依頼主への提出が金曜日なら、To Do の期限は木曜日にしておく。この1日の余裕が、急な修正や体調の崩れへの備えになります。

1日の始めと終わりに5分だけ見直す

朝の5分で今日の予定にタスクを加え、夕方の5分で終わらなかったタスクの期限を見直します。この2回の見直しを習慣にするだけで、リストは常に今の状態を映すようになります。

終わらないタスクは分けるか、やめる

何日も残り続けるタスクは、大きすぎるか、実はやらなくてよいタスクであることが多いものです。大きすぎるならステップに分け、やらなくてよいなら思い切って削除します。

在宅の仕事でTo Doを使う1週間の例

To Do の機能を、実際の仕事の流れにどう組み込むかを、複数の依頼主から仕事を受けている在宅ワーカーの1週間を例に示します。

月曜日の朝: 1週間の見通しを立てる

週の始めに、計画済みのリストを開き、今週期限のタスクを確かめます。先週から持ち越したタスクがあれば、期限を見直します。今週の予定表の会議や打ち合わせを見て、まとまった作業時間が取れる日を探し、大きなタスクを予定表にドラッグして時間を確保します。ここまでで15分ほどです。

毎日の朝: 今日の予定を作る

毎朝、今日の予定のウィンドウを開き、その日にやるタスクを加えます。予定表の空き時間と照らし合わせ、終わらせられる量に絞ります。届いたメールの中で対応が必要なものは、フラグを付けるか、今日の予定にドラッグしてタスクにします。

作業の合間: 終わったら印を付ける

1つのタスクが終わるたびに、完了の印を付けます。新しく頼まれた仕事は、その場でタスクにし、期限を付けておきます。頭の中に抱えたままにしないことが、集中を保つコツです。

毎日の夕方: 残ったタスクを見直す

終わらなかったタスクは、明日に回すのか、期限を延ばすのか、依頼主に相談するのかを決めます。今日の予定は深夜にクリアされるため、翌朝は新しい状態から始められます。

金曜日の夕方: 1週間を振り返る

完了済みのリストを開き、1週間で終わったタスクを確かめます。依頼主への週次の報告を書くときに、このリストがそのまま材料になります。繰り返しのタスクが正しく作られているか、来週の期限に漏れがないかも確かめておきます。

この流れで使うと、To Do を開く時間は1日に合わせて15分ほどです。わずかな時間で、締め切りの見落としと、「何から手を付けよう」と迷う時間を大きく減らせます。

依頼主ごと、案件ごとにリストを作る例

複数の依頼主から仕事を受けている人は、リストの作り方を工夫すると、タスクが探しやすくなります。代表的な作り方を2つ紹介します。

1つ目は、依頼主ごとにリストを作る方法です。「A社」「B社」「C社」のようにリストを分け、それぞれの依頼主の仕事をまとめます。依頼主から連絡が来たときに、そのリストを開けば関連するタスクがすべて見られるため、やり取りがスムーズになります。

2つ目は、仕事の種類ごとにリストを作り、依頼主はタグで分ける方法です。「制作」「連絡」「事務」のようにリストを分け、タスクの名前に「#A社」のようなタグを付けます。同じ種類の作業をまとめて片付けたい人に向いています。

どちらの方法でも、リストの数は5つ程度までに抑えるのがおすすめです。依頼主との契約が終わったら、そのリストのタスクが完了していることを確かめてから削除し、リストの一覧をすっきりさせておきます。

To Doが続かないときに見直すこと

To Do を使い始めても、数週間で開かなくなってしまう人は少なくありません。続かないときによくある原因と、見直すことを挙げます。

1つ目は、タスクを入れすぎていることです。思いついたことを全部入れると、リストが長くなりすぎて、見るのが嫌になります。「いつかやりたいこと」は別のリストに分け、日々のリストには、期限のある仕事だけを入れます。

2つ目は、見る場所が決まっていないことです。To Do を開くのを忘れると、タスクは存在しないのと同じです。今日の予定のウィンドウを Outlook の画面に開いたままにしておく、毎朝メールより先に To Do を開く、といった形で、目に入る仕組みを作ります。

3つ目は、機能を使いすぎていることです。タグ、カテゴリ、ステップ、重要の印をすべて使おうとすると、タスクを1つ入れるのに手間がかかり、続かなくなります。最初は「タスクを作る」「期限を付ける」「今日の予定に加える」の3つだけで始め、困ったときに機能を加えていくのが長続きのコツです。

4つ目は、体が疲れていることです。在宅の仕事では、画面を見続けて肩や目が疲れ、集中が切れることがあります。タスクの区切りごとに、椅子に座ったまま肩を回す、立ち上がって5分歩く、といった小休止を入れると、午後の作業の進みが変わります。

To Doで足りる人と、足りなくなる場面

ここまで見てきたとおり、To Do は、個人のやることを管理するには十分な機能を備えています。メールと予定表と一緒に使えて、無料で、スマートフォンとも同期される。1人で仕事を進める人や、2〜3人で簡単な作業を分け合う程度であれば、To Do で困ることはほとんどありません。

一方で、チームで仕事を進めるようになると、To Do では足りなくなる場面が出てきます。

・複数の人が担当するタスクの進み具合を、一覧で見たい
・作業の期間を横に並べて、締め切りの重なりや遅れを見たい
・「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のように、作業の段階ごとにタスクを動かしたい
・タスクごとに話し合いの記録を残し、決まったことをすぐに反映したい
・社外の協力者も交えて、案件ごとに見える範囲を分けたい

こうした場面では、タスクを「リスト」で持つのではなく、「ボード」や「ガントチャート」で共有できる道具のほうが向いています。To Do をやめる必要はありません。自分個人のやることは To Do で、チームで進める案件は共有の道具で、と使い分ける人も多くいます。

業務をチームで回す仕組みを、ノーコードの道具で整える方法については、中小企業のノーコード活用2026｜kintone vs Power Apps vs Bubble で比べています。

チームで共有したいときの道具を無料から試す

チームでタスクを共有する道具を選ぶときは、次の3つを確かめると失敗が少なくなります。

1. 仕事の形に合った表示があるか。段階ごとに動かすならカンバン、期間を見るならガントチャート、予定を見るならカレンダー
2. 無料で試せる範囲と、人数が増えたときの料金
3. 今使っている道具から移しやすいか

この3つの観点で候補の1つになるのが、Pinateca です。公式サイトによれば、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードと、チャットが最初からすべて使えます。カードの期間はガントチャートで横棒として並び、今日の線で遅れているタスクが見えます。カードごとのコメントと、ワークスペースごとのチャットがあるため、To Do では難しかった「タスクのすぐ隣で話す」使い方ができます。

料金は、5人までのチームなら期限なしで無料で、クレジットカードの登録も要りません。無料プランでもガントチャートやチャットを含むすべてのボードが使え、ファイルの容量は1GBです。6人目、または11個目のボードから有料になり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら月額400円）です。Trello を使っている場合は、書き出したファイルを読み込んでボードやカードを移せます。また、ChatGPT や Claude から話しかけて、ボードの内容を確かめたり、カードを作ったりすることもできます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人のタスクは Outlook の To Do で、チームで進める案件はボードで、という使い分けから始めると、今の仕事のやり方を大きく変えずに試せます。

在宅で働く人のタスク管理を見てきた立場から

在宅の仕事の仲介を20年にわたって運営してきた立場から見ると、在宅で長く仕事を続けている人ほど、タスク管理を「自分を縛る道具」ではなく「約束を守るための道具」として使っています。依頼主との約束の期限を必ずリストに入れ、繰り返しの事務作業を仕組みにし、終わったことを記録に残す。その結果、依頼主から見て「この人に頼めば忘れられない」という信頼が生まれます。

運営者として見てきた限りでは、この信頼こそが、在宅の仕事を継続の契約に変える力になっています。依頼主と直接やり取りできる手数料0%の場では、依頼主は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受け手は手取りが厚くなります。双方が得をする関係は、期限を守り、進み具合を伝えるという地道な積み重ねの上に成り立ちます。タスク管理は、その積み重ねを支える土台です。

在宅で受けられる仕事の中には、動画の編集のように、複数の工程と締め切りを同時に管理する仕事もあります。そうした仕事の全体像は 動画編集（YouTube/TikTokなど）のお仕事 で、マーケティングの仕事については AI・マーケティング・セキュリティのお仕事 で確かめられます。まずは Outlook の To Do を開き、今日やることを3つだけ今日の予定に加えるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. OutlookのTo Doは無料で使えますか？

Microsoft の製品ページによれば、Microsoft To Do は無料で利用でき、iPhone、Android、Windows、Web の間で同期されます。Outlook と統合されているため、Outlook の画面からタスクを作ったり確かめたりできます。クラシック Outlook では、To Do と従来のタスク機能のどちらかを使う選択肢があります。

Q. 今日の予定に入れたタスクが翌日に消えたのはなぜですか？

今日の予定は毎晩深夜にクリアされる仕組みだからです。公式ヘルプによれば、今日の予定に表示されるタスクは他のタスクリストに保存されているため、削除されたわけではありません。元のリストや計画済みのリストを開くと残っています。毎朝、その日にやるタスクを今日の予定に加え直す使い方が想定されています。

Q. メールからタスクを作るにはどうすればよいですか？

方法は2つあります。1つはメールにフラグを付ける方法で、フラグを付けたメールは To Do の「フラグを付けたメール」のリストに表示されます。もう1つは、新しい Outlook で今日の予定のウィンドウを開き、メールを To Do のタブにドラッグする方法です。対応が必要なメールはタスクにして、受信箱から片付けておくと見落としが減ります。

Q. タスクに添付できるファイルの容量に上限はありますか？

公式ヘルプによれば、To Do はすべての種類のファイルに対応していますが、アップロードできる容量はタスクごとに25MBまでです。1つのタスクに複数のファイルを添えられますが、一度に追加できるのは1つずつです。大きな資料はクラウドの保存場所に保存し、タスクのメモにその場所を書いておく方法もあります。