募集フォームの作り方と、応募者に聞く項目の決め方

2026年8月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓募集フォームの作り方を
✓ボランティアや参加者の募集に分けて解説します
✓応募者に聞く項目の決め方

アルバイトやスタッフを募集したい、業務委託で手伝ってくれる人を探したい、イベントのボランティアや講座の参加者を集めたい。募集の告知を出すとき、応募の受け口として「募集フォーム」を用意する人が増えています。メールや電話で受けるより、必要な情報がそろった形で応募が届き、あとの選考や連絡がしやすくなるからです。

ところが、いざ作ろうとすると、何を聞けばよいのか、聞きすぎると応募が減るのではないか、聞いてはいけないことはあるのか、と迷う点が出てきます。この記事では、募集フォームの作り方を、募集の種類ごとに整理し、応募者に聞く項目の決め方、採用で尋ねてはいけない事項、ファイルを受け取るときの注意、届いた応募を選考まで管理する流れを解説します。結論を先に書くと、項目は「選考や連絡に本当に使うもの」から逆算して決め、採用の募集では厚生労働省が示す「適性と能力に関係のない事項」を聞かないことが大切です。届いた応募を選考の段階ごとに管理し、連絡まで同じ画面で送りたい人には、フォームのHalictも選択肢になります。

募集フォームが使われる場面

募集フォームと一口に言っても、使われる場面はさまざまです。募集の種類によって、聞くべき項目も、気をつけるべき決まりも変わります。代表的な場面を整理します。

募集の種類	例	気をつけたい点
雇用の募集	アルバイト、パート、正社員	公正な採用選考、個人情報の扱い
業務委託の募集	ライター、デザイナー、事務の外注	実績の受け取り方、報酬と納期の示し方
ボランティア・スタッフの募集	イベントの運営、地域の活動	参加できる日時、連絡の手段
参加者の募集	講座、研修、プログラム	定員と選考の有無、参加の条件
作品・出演者の公募	コンテスト、番組の出演者	作品や動画の受け取り方、規約への同意

この記事では、とくに迷いやすい雇用の募集を中心に、ほかの募集にも当てはまる考え方を書いていきます。

募集をフォームで受ける利点は、応募の情報が同じ形でそろうことです。メールで応募を受けると、ある人は職歴を本文に書き、ある人は履歴書を添付し、ある人は連絡先を書き忘れる、ということが起きます。フォームなら、必要な項目を必須にしておけるので、選考の前に「足りない情報を聞き直す」やり取りが減ります。応募者の側にとっても、何を書けばよいかが分かるので、応募のハードルが下がります。

募集フォームを作る前に決めておくこと

フォームの作成画面を開く前に、次の4つを決めておくと、項目で迷わなくなります。

1つ目は、選考の流れです。書類だけで決めるのか、面談や面接をするのか、課題を出すのか。選考の段階が決まると、フォームで最初に聞くべきことと、面談で聞けばよいことが分けられます。

2つ目は、選考の基準です。どんな経験や能力があれば次の段階に進めるのかを、言葉にしておきます。基準が決まっていないと、「念のため」と項目が増え、応募者の負担だけが大きくなります。

3つ目は、応募のあとの連絡です。応募を受け付けたことをいつ、どう伝えるか、選考の結果をいつまでに伝えるか、不採用の人にも連絡するかを決めます。応募者がいちばん不安に感じるのは、応募したあとに何の連絡もないことです。

4つ目は、集めた情報の扱いです。誰が応募の情報を見るのか、選考が終わったあといつまで保管し、どう削除するのかを決めます。応募者の個人情報を預かる以上、扱いを決めないまま集めるのは避けます。

この4つを紙1枚に書き出してからフォームを作り始めると、項目の数も、自動返信の文面も、自然に決まっていきます。

応募者に聞く項目の決め方

項目は、「選考や連絡に本当に使うもの」から逆算して決めます。使わない情報を聞くと、応募者の負担が増えて応募が減るうえ、預かる個人情報が増えて管理の手間と危険が増します。

雇用の募集で、最初のフォームに入れることが多い項目は次のとおりです。

項目	使い道	必須にするか
名前（ふりがな）	応募者の特定	必須
メールアドレス	受付と選考の連絡	必須
電話番号	急ぎの連絡、面接の日程調整	選考の流れによる
応募する職種・勤務地	複数の募集をしている場合の振り分け	複数あれば必須
勤務できる曜日・時間帯	シフトとの照合	パート・アルバイトでは必須
これまでの経験	選考の判断	必須
志望の理由・自己紹介	選考の判断	任意か短めに
面接の希望日時	日程調整の往復を減らす	面接をするなら
個人情報の取り扱いへの同意	情報を預かる前提	必須

業務委託の募集なら、「これまでの経験」の代わりに、実績のURLやポートフォリオ（作品の一覧）、対応できる作業の範囲、希望の報酬、稼働できる時間を聞くことが多くなります。ボランティアや参加者の募集なら、参加できる日、希望する役割、参加の動機など、運営に必要な項目に絞ります。

項目を決めるときのこつは、「この項目の答えで、選考や連絡の何が変わるか」を1つずつ確かめることです。答えによって判断が変わらない項目は、フォームから外し、必要なら面談で聞きます。

募集の種類ごとの項目の例

雇用の募集以外のフォームでは、どんな項目を並べればよいかを、種類ごとに例として示します。そのまま使うのではなく、自分の募集の選考と連絡に必要なものだけを残して使ってください。

業務委託（ライター、デザイナー、事務の外注など）

・名前、メールアドレス
・対応できる作業の範囲（選択肢で複数選べる形）
・実績のURL、またはポートフォリオのURL
・1週間あたりに稼働できる時間の目安
・希望の報酬（作業の単位ごと、または時間あたり）
・作業を始められる時期
・連絡の手段の希望（メール、チャットのサービスなど）

業務委託では、応募者は「この仕事を自分が受けられるか」を募集の文面から判断します。フォームの冒頭に、作業の内容、量、報酬の目安、納期、支払いの時期を書いておくと、条件の合う人からの応募が増えます。

ボランティア・イベントスタッフ

・名前、メールアドレス、当日つながる電話番号
・参加できる日（選択肢で複数選べる形）
・希望する役割
・ほかの日も参加できるかどうか
・経験の有無（同じような活動に参加したことがあるか）

講座・研修・プログラムの参加者

・名前、メールアドレス
・参加の動機（短めの自由記述）
・参加の条件を満たしているかの確認（選択肢）
・参加できる日程、受講の形（会場かオンラインか）
・事前に伝えておきたいこと（任意）

どの種類でも、「選考があるか」「定員を超えたらどうするか」を冒頭に書いておくと、応募者の不安が減ります。先着順なのか、抽選なのか、選考なのかが分からない募集は、応募をためらわせます。

採用の募集で、聞いてはいけないこと

雇用の募集で必ず知っておきたいのが、採用選考で尋ねてはいけない事項です。厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、応募者の適性と能力に基づいて選考することを求めています。

適性・能力に関係のない事項は、それを採用基準としないつもりでも、応募用紙に記載させたり面接時にたずねたりすれば、その内容は結果としてどうしても採否決定に影響を与えることとなり、就職差別につながるおそれがあります。出典: 厚生労働省「公正な採用選考の基本」

厚生労働省のページ「公正な採用選考の基本」では、採用選考のときに配慮すべき事項として、次のものが挙げられています。応募用紙に書かせる、面接で尋ねる、作文の題材にする、といった形で把握することが、就職差別につながるおそれがあるとされています。

本人に責任のない事項

・本籍・出生地に関すること
・家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
・住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など）
・生活環境・家庭環境などに関すること

本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること）

・宗教に関すること
・支持政党に関すること
・人生観、生活信条などに関すること
・尊敬する人物に関すること
・思想に関すること
・労働組合や学生運動などの社会運動に関すること
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

採用選考の方法として、身元調査の実施、適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用、合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施も、就職差別につながるおそれがあるとされています。厚生労働省は、職業安定法と指針によって、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などは、原則として収集が認められないことも案内しています。

フォームを作るときに気をつけたいのは、悪気なく入れてしまいがちな項目です。「家族構成」「尊敬する人」「愛読書」「趣味」の欄に「好きな本」を入れる、といった項目は、昔の応募書類のひな形から引き継がれていることがあります。ひな形を使う場合も、項目を1つずつ見直します。面接で尋ねることも同じ扱いなので、面接の質問もあらかじめ決めておくと安心です。

なお、ここに書いたのは厚生労働省が示している考え方の概要です。個別の項目が問題になるかどうか迷ったときは、ハローワークや都道府県の労働局に相談できます。

面接の質問も、フォームと一緒に決めておく

フォームの項目を見直しても、面接でうっかり聞いてしまっては意味がありません。厚生労働省のページでも、面接を行う場合は、職務を遂行するために必要な適性と能力を評価する観点から、あらかじめ質問の項目や評価の基準を決めておき、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう留意することが求められています。

面接の質問は、フォームで聞いた内容を深める形で決めると、選考の筋が通ります。たとえば、フォームで「これまでの経験」を聞いたなら、面接では「その経験の中で、いちばん手間のかかった作業は何か」「そのときどう進めたか」を聞きます。フォームで「勤務できる曜日・時間帯」を聞いたなら、面接では「繁忙期に勤務の時間を調整できるか」を確かめます。

決めておきたいのは、次の3つです。

・全員に同じ順番で聞く質問（5問から8問ほど）
・それぞれの質問で、何が分かれば評価が上がるか（評価の基準）
・聞かない質問の一覧（前の節で挙げた事項）

面接をする人が2人以上いる場合は、この3つを紙1枚にまとめて共有しておきます。人によって聞くことが違うと、応募者の比べ方がばらばらになり、公平な選考ができなくなります。雑談のつもりで家族のことや出身地を尋ねてしまうことも、事前に「聞かない質問」を確かめておけば防げます。面接の評価は、面接が終わったらすぐに、決めておいた基準に沿って記録します。時間がたつと、印象だけが残り、基準に沿った比べ方ができなくなるからです。

履歴書などのファイルを受け取るときの注意

募集によっては、履歴書、職務経歴書、作品のファイル、自己紹介の動画などを受け取りたい場面があります。ファイルを受け取るときは、受け取り方と保管の仕方の両方に気をつけます。

フォームの機能でファイルを受け取る場合は、その機能の条件を確かめます。たとえば、Googleフォームの「ファイルのアップロード」の質問について、Googleのヘルプ「フォームの質問の形式を選択する」では、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があり、アップロードされたファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブの新しいフォルダに保存されると案内されています。応募者の中にはGoogleアカウントを持っていない人もいるので、ファイルの提出を必須にすると、その人たちは応募できなくなります。

受け取り方の選択肢は、次のように整理できます。

受け取り方	利点	気をつけたい点
フォームでファイルを受け取る	応募と書類がひも付く	応募者側の条件（アカウントなど）、容量の上限
URLを書いてもらう	応募者が使い慣れた方法で出せる	リンクの期限切れ、閲覧の権限
一次選考を通った人にだけ提出してもらう	預かる個人情報が減る	選考の段階が1つ増える

個人情報を預かる量を減らすという意味では、最初のフォームでは経験の概要だけを聞き、履歴書などの書類は一次選考を通った人にだけ提出してもらう、という形も有力です。応募者の負担も、管理の手間も減ります。

受け取ったファイルは、見られる人を選考に関わる人だけに絞ります。共有のフォルダに保存する場合は、フォルダの共有の設定を確かめ、関係のない人が開けないようにします。選考が終わったら、決めておいた期間のあとに削除します。

フォームを作る手順

項目が決まったら、フォームを作ります。どのフォームのサービスを使う場合も、流れはおおむね同じです。

フォームの冒頭に、募集の概要を書きます。募集の内容、条件、応募の締め切り、選考の流れ、結果の連絡の時期を書いておくと、条件の合わない応募が減ります。
決めておいた項目を並べます。答えやすい項目（名前、連絡先）から始め、考える必要のある項目（志望の理由など）を後ろに置くと、途中でやめる人が減ります。
必須の項目を設定します。選考や連絡に欠かせないものだけを必須にします。
個人情報の取り扱いを書き、同意の項目を置きます。利用の目的、見る人の範囲、保管の期間と削除の方法を書きます。
送信後の画面と自動返信の文面を設定します。受け付けたこと、選考の結果をいつまでに連絡するか、問い合わせ先を書きます。
自分で一度応募してみて、項目の分かりにくさ、送信後の表示、自動返信の届き方を確かめます。テストの応募は確かめたら削除します。

6番目のテストは省かないようにします。自分で答えてみると、「この質問は何を書けばよいか分からない」「選択肢に当てはまるものがない」といった点に気づけます。可能なら、募集の対象に近い知人に一度答えてもらうと、さらに確かです。

応募が届いたあとの流れを決める

募集フォームで本当に差が出るのは、応募が届いたあとです。応募を受け付けても、連絡が遅い、選考の結果が届かない、という対応をすると、よい応募者ほど他の募集に移っていきます。

応募が届いたあとの流れは、段階に分けて考えます。雇用の募集なら、たとえば次のような段階です。

応募受付（自動返信で受け付けたことを伝える）
書類選考中
面接の日程調整
面接済み
結果の連絡済み（採用・不採用）

それぞれの応募が、いまどの段階にいるのかを、選考に関わる全員が分かるようにしておきます。表計算のシートで管理するなら、「段階」「担当」「次の連絡の期限」の列を作り、連絡を送るたびに更新します。

選考の結果は、採用の人だけでなく、不採用の人にも伝えます。連絡をしないまま放置すると、応募者は待ち続けることになり、募集した側の評判にも響きます。不採用の連絡の文面を定型文として用意しておくと、件数が多くても遅れずに送れます。

自動返信と結果の連絡の文面の例

応募のあとの連絡は、定型文を用意しておくと、遅れも書き間違いも減ります。ここでは、そのまま手を入れて使える文面の例を示します。〇〇の部分は、自分の募集に合わせて書き換えてください。

受付の自動返信

〇〇様

このたびは〇〇の募集にご応募いただき、ありがとうございます。以下の内容で応募を受け付けました。

書類選考の結果は、〇月〇日までにこのメールアドレスへお知らせします。選考の結果をお待ちいただく間に、ご不明な点があれば、このメールに返信してお問い合わせください。

面接の日程の案内

〇〇様

書類選考の結果、面接にお進みいただくことになりました。面接は30分ほどで、オンラインで行います。ご都合のよい日時を、以下の候補から2つお選びいただき、〇月〇日までにご返信ください。

不採用の連絡

〇〇様

このたびは〇〇の募集にご応募いただき、ありがとうございました。慎重に選考を進めました結果、今回はご希望に沿えない結果となりました。ご応募いただいた書類は、当方で責任をもって削除いたします。〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

不採用の連絡では、理由を細かく書く必要はありませんが、預かった書類をどう扱うかは書いておくと、応募者が安心します。どの文面も、1文ごとに改行し、日付と期限は具体的に書きます。「追ってご連絡します」のようなあいまいな書き方は、応募者を待たせる原因になります。

応募の受付から選考までを1つの画面で管理する

応募が数件のうちは、フォームの回答をシートで見て、メールソフトで連絡を送る運用でも回ります。応募が増え、選考に関わる人が2人以上になると、誰がどの応募を見たか、どの人に連絡を送ったかが分からなくなっていきます。

この悩みに向けた選択肢の1つが、フォームを作り、届いた回答を担当・ステージ・タグつきで管理し、同じ画面から返信まで送れるHalictです。Halictの公式サイトでは、採用のエントリー受付の使い方として、応募を受けてから書類選考、面接、内定までを一本の線で追う形が紹介されています。選考の記録は応募者ごとに残り、担当を割り当てられ、不採用の連絡も定型文から送れて送信の履歴が残ると書かれています。ボランティアやスタッフの募集、研修プログラムの参加者の募集、作品の公募、出演者の募集といった使い方も紹介されています。

公式サイトに書かれている主な機能は次のとおりです。

・作りたいフォームをひと言で伝えると、AIが質問・選択肢・必須の設定まで下書きを作る
・「応募・選考」「応募からプログラム修了まで」などのステージのひな形
・ステージごとに札が並ぶボード表示と、担当・タグ・期間・全文での絞り込み
・ステージの変更、担当の割り当て、メモ、メールの送信が時系列で残る
・回答する人には1画面に1問だけを表示する形にできる
・送信直後の自動返信、CSVの書き出し

料金ページによると、フリープランは0円でメンバー1人まで、フォームの数と回答の数は無制限で、ステージ管理・自動返信・CSVの書き出しが使えます。3人で共有するスタータープランは1か月あたり2,980円（税抜）で、フォームの複製やGoogleスプレッドシート連携はこのプランからです。ファイルの提出、メールのひな形、一斉メール、応募後に事務局が付ける情報の項目、Teams・Slack・Chatworkへの通知は、チームプラン（1か月あたり7,800円、税抜）の項目に挙げられています。ファイルの提出は認証付きで、URLを知っていても他人は開けないと公式サイトに書かれています。

募集の件数が少なく、1人で選考するなら、まずは無料の範囲で応募の段階を管理するところから試せます。選考に関わる人が複数いる、履歴書の提出を受けたい、といった場合は、必要な機能がどのプランに含まれるかをHalictの機能と料金で確かめてください。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業務委託やボランティアの募集で気をつけること

雇用ではない募集にも、それぞれ気をつけたい点があります。

業務委託の募集では、仕事の内容、報酬、納期、支払いの時期を、募集の段階で具体的に示すことが大切です。募集の文面があいまいだと、応募する人は条件を判断できず、条件の合わない応募が増えます。応募者に実績を示してもらう場合は、ポートフォリオのURLや、過去の作品の例を出してもらう形が一般的です。選考のために試しの作業をお願いする場合は、その作業に報酬が出るかどうかを、事前に明確にしておきます。無報酬の試しの作業を長く求めると、応募する人の信頼を失います。

ボランティアや参加者の募集では、参加できる日時や役割を選んでもらう項目が中心になります。参加の確定と、当日の連絡の手段を、応募の段階で決めておきます。イベントの直前に欠員が出たときに声をかけられるよう、「ほかの日も参加できるか」を聞いておくと、運営が楽になります。

作品や出演者の公募では、応募の規約への同意を必ず取ります。応募された作品の扱い（著作権の帰属、公開の範囲、返却の有無）や、選考の結果の連絡の方法を規約に書き、同意の項目を必須にします。同意した内容と日時を、あとから確かめられる形で残しておくと、もめごとを防げます。

応募が集まる募集フォームの工夫

項目を正しく決めても、応募が集まらなければ募集は進みません。応募のしやすさを左右する工夫を整理します。

まず、スマートフォンで答えやすいことです。応募者の多くは、スマートフォンで募集を見つけ、そのまま応募します。長い文章を書かせる項目が多いと、スマートフォンでは途中でやめられがちです。自由記述は本当に必要なものだけにし、選択肢で答えられるものは選択肢にします。

次に、所要時間の目安を示すことです。フォームの冒頭に「回答には5分ほどかかります」と書いておくと、応募者は時間を取ってから答え始められます。

そして、応募したあとの流れを見せることです。「応募から1週間以内にメールで連絡します」「書類選考のあと、オンラインで30分ほどの面談をします」と書いておくと、応募者は安心して応募できます。応募のハードルは、項目の数だけでなく、先の見えなさでも上がります。

最後に、募集を終えたらフォームを閉じることです。締め切りを過ぎてもフォームが開いたままだと、締め切り後の応募が届き、断りの連絡の手間が増えます。締め切りの日にフォームの受付を止め、締め切った旨を表示しておきます。

個人情報の取り扱いの書き方

募集フォームでは、名前や連絡先、経歴など、多くの個人情報を預かります。フォームに置く「個人情報の取り扱い」の説明は、決まり文句を貼り付けるのではなく、自分の募集で実際にどう扱うかを書きます。

書いておきたいのは、次の4つです。

1つ目は、利用の目的です。「この募集の選考と、選考に関する連絡のために使います」のように、何のために使うのかを具体的に書きます。選考以外の目的（たとえば、今後のほかの募集の案内）に使う予定があるなら、それも書き、別に同意を取ります。

2つ目は、見る人の範囲です。「選考を担当する者だけが見ます」のように、誰が情報を見るのかを書きます。外部の会社に選考の一部を任せる場合は、そのことも書きます。

3つ目は、保管の期間と削除の方法です。「選考の終了後、〇か月で削除します」のように、いつまで保管し、どう削除するのかを書きます。

4つ目は、問い合わせの窓口です。応募者が自分の情報の扱いについて問い合わせたいときの連絡先を書きます。

書いたことは、実際に守れる内容にします。「選考後すぐに削除します」と書いたのに、実際には何年もシートに残っている、という状態は避けます。保管の期限が来たら削除する作業を、カレンダーに予定として入れておくと忘れません。個人情報の扱いについて詳しい決まりを確かめたいときは、専門家や公的な相談窓口に確かめます。

応募の数と質を振り返る

募集が終わったら、次の募集のために、フォームの効果を振り返ります。数えておきたいのは次の3つです。

1つ目は、応募の数と、条件に合っていた応募の数です。応募は多いのに条件に合う人が少ないなら、募集の文面で条件の示し方を見直します。

2つ目は、途中でやめた人の多さです。フォームのサービスによっては、閲覧の数と送信の数を比べられます。送信までたどり着く人が少ないなら、項目が多すぎないか、答えにくい項目がないかを見直します。

3つ目は、応募から最初の連絡までにかかった日数です。日数が長いほど、よい応募者がほかの募集に移っていきます。受付の連絡は自動返信で、選考の連絡は決めた期限までに、という流れが守れていたかを確かめます。

この3つを記録しておくと、次の募集では、項目の数、文面、連絡の速さのどこを直せばよいかが、感覚ではなく数字で分かります。

募集の仕組みと、小さな組織の採用

最後に、募集の仕組みづくりを、小さな組織や個人で人を募る立場から考えます。

フリーランスや在宅の仕事の市場を長く見てきた立場から言えば、募集の質は、応募の数より、応募のあとの対応で決まります。応募にすぐ受付の連絡が届き、選考の流れと結果の時期が分かり、不採用でもきちんと連絡が来る。そうした募集には、条件が同じでも、よい人が集まりやすくなります。逆に、応募しても何の連絡もない募集は、その組織の印象そのものを悪くします。募集フォームは入口であると同時に、組織の姿勢を応募者に見せる窓でもあります。

小さな会社が外部の専門家を募る形も広がっています。財務の専門家を副業で迎える動きについては、副業CFO・シェアリングCFOの募集動向2026｜財務のプロが稼ぐ新しい形で整理しています。採用や業務の流れを整える手伝いを仕事にしたい人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事を参考にしてください。中小企業の経営の相談に乗る立場を目指す人には、中小企業診断士の資格の情報もまとめています。

依頼する人と手数料0%で直接取引できる形なら、募集する側も応募する側も、条件や進め方を直接話し合って決められます。まずは、自分の募集の選考の流れと選考の基準を紙1枚に書き出し、そこから項目を逆算するところから始めてください。