事務所移転でやること｜時期ごとの手続きとチェックリスト

2026年8月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓事務所移転でやることを
✓6か月前から移転後までの時期ごとに整理しました
✓税務署・年金事務所・ハローワーク・労働基準監督署への届け出の期限と

事務所移転でやることは、移転の6か月前から始まり、移転した後の役所への届け出まで続きます。最初に動くべきなのは、今の事務所の賃貸借契約の解約予告の期限を確かめることです。事務所の賃貸借契約では、解約の申し出を退去の3か月前から6か月前までに行う決まりになっていることが多く、この期限によって移転の日程の大枠が決まります。

この記事では、事務所移転でやることを、6か月前、3か月前、1か月前、移転の当日、移転した後の5つの時期に分けて整理します。会社の本店を移す場合の登記、税務署、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署への届け出は、それぞれ期限が法律や公式の案内で決まっているため、期限と提出先も示します。やることが多い移転の作業を、社内で担当と期限を決めて進める方法として、国産のプロジェクト管理のPinatecaも後半で紹介します。

事務所移転の全体の流れ

事務所移転の作業は、大きく分けると「決める」「準備する」「移る」「届け出る」の4つの段階があります。期間の目安と主なやることは次のとおりです。

6か月前から4か月前：移転の目的と条件を決め、今の事務所の解約予告をし、新しい事務所を探して契約する
3か月前から2か月前：レイアウトを決め、内装、電気、通信の工事と、引っ越し業者を手配する
1か月前から前日：取引先への案内、備品の購入と処分、社内の荷造り、住所の変更が必要なものの洗い出し
移転の当日：搬出、搬入、通信と設備の動作の確認
移転した後：登記、税務署、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署への届け出、旧事務所の原状回復と明け渡し

事務所の規模によって、必要な期間は変わります。社員が数人の小さな事務所なら、新しい事務所が決まってから2か月ほどで移れることもあります。社員が数十人を超える事務所や、内装の工事に時間がかかる事務所では、移転を決めてから実際に移るまで1年近くかかることもあります。

事務所移転の作業は、総務の担当者が1人で抱えがちですが、実際には、経営者、各部署の責任者、情報システムの担当、経理の担当など、多くの人が関わります。最初に移転の責任者を決め、誰が何を担当するのかを一覧にしておくと、作業の漏れを防げます。

6か月前から4か月前にやること

移転の目的と条件を決める

事務所移転でまずやることは、なぜ移転するのかを社内で言葉にすることです。社員が増えて手狭になった、家賃を下げたい、取引先に近い場所に移りたい、採用のために通いやすい場所に移りたい、など、目的によって新しい事務所に求める条件が変わります。

目的が決まったら、新しい事務所の条件を整理します。

広さ（今の社員の数と、数年後に見込む社員の数から考える）
場所（最寄り駅、社員の通勤の時間、取引先からの近さ）
家賃と共益費の予算
入居の時期
建物の設備（エレベーター、空調の方式、電気の容量、通信の回線、セキュリティ）

広さを決めるときは、今の社員の数だけでなく、数年後の見込みも考えます。移転には多くの費用と手間がかかるため、2年から3年で手狭になる事務所を選ぶと、またすぐに移転を考えることになります。反対に、在宅勤務を取り入れていて、毎日出社する社員が少ない会社では、全員分の席を用意しない設計にして、広さと家賃を抑える方法もあります。

今の事務所の解約予告の期限を確かめる

今の事務所の賃貸借契約書を開き、解約の予告期間と、原状回復の範囲を確かめます。事務所の契約では、解約の予告期間が3か月から6か月と、住まいの契約より長く決められていることが一般的です。予告の期限を過ぎてから解約を申し出ると、移った後も旧事務所の家賃を払い続けることになります。

原状回復の範囲も、この時点で確かめておきます。事務所の契約では、入居したときの状態、つまり床や壁や天井の内装を取り払った状態に戻すことが求められる場合があり、工事の費用が数百万円になることもあります。工事の業者がビルの指定の業者に限られている場合もあるため、早めに見積もりを取ります。

解約の申し出は、口頭ではなく書面で行い、オーナーや管理会社が受け取った日付が分かる形で残します。解約の予告期間は、申し出が相手に届いた日から数えることが多いため、郵送する場合は配達の記録が残る方法で送ります。申し出の後に移転の日程が変わり、旧事務所に長くいる必要が出たときに、延長に応じてもらえるかどうかも、この時点で管理会社に確かめておくと安心です。

新しい事務所を探して契約する

条件が決まったら、事業用の物件を扱う不動産会社に相談して、物件を探します。気になる物件は、実際に見学して、日当たり、騒音、エレベーターの待ち時間、トイレの数、ビルの管理の状態などを確かめます。

契約の前には、敷金（保証金）、礼金、仲介手数料、前払いの家賃など、入居の時点で払う費用を確かめます。事務所の敷金は、家賃の6か月分から12か月分ほどになることが多く、住まいの契約よりかなり高額です。旧事務所の敷金は、原状回復の工事が終わって明け渡した後に返ってくるため、新しい事務所の敷金を払う時期と重なると、一時的にまとまった資金が必要になります。移転の時期の資金繰りを、経理の担当と早めに確かめておきます。

新旧の事務所の契約の期間が重なる期間は、家賃を二重に払うことになります。重なる期間を短くしすぎると、内装の工事や引っ越しの準備が間に合わなくなるため、工事の期間を見込んで、1か月から2か月ほど重なるように日程を組むのが一般的です。

3か月前から2か月前にやること

レイアウトと内装を決める

新しい事務所の契約が決まったら、席の配置、会議室の数、受付、収納、休憩の場所などのレイアウトを決めます。レイアウトは、内装の業者やオフィス家具の会社に相談すると、図面を作ってもらえます。各部署の責任者に、必要な席の数や、近くに置きたい部署の希望を聞いておくと、移った後の不満を減らせます。

内装の工事には、間仕切りの設置、床や壁の張り替え、照明の変更などがあり、規模によっては1か月以上かかります。ビルによっては、工事の内容をビルの管理会社に申請し、承認を得る必要があります。申請から承認までにも時間がかかるため、工事の日程は余裕を持って組みます。

電気と通信の工事を手配する

インターネットの回線と電話の移設は、事務所移転で遅れやすい作業の1つです。新しい事務所の建物に、使いたい回線がすでに引き込まれているかを確かめ、引き込まれていない場合は、回線の会社に工事を申し込みます。申し込みから開通までに1か月以上かかることもあるため、事務所の契約が決まったらすぐに申し込みます。

電話番号は、移転先の地域によっては今の番号を引き継げない場合があります。固定電話の番号が変わる場合は、名刺、Webサイト、パンフレットなど、番号を載せているものをすべて洗い出して、変更の準備をします。

社内のネットワーク、複合機、サーバ、防犯カメラ、入退室の管理の機器なども、移設の手配が必要です。情報システムの担当者がいない会社では、機器を導入した業者に移設の作業を相談します。

引っ越し業者を選ぶ

事務所の引っ越しを扱う業者に、見積もりを依頼します。見積もりは2社から3社に依頼し、料金だけでなく、作業の日時、梱包の資材の提供、パソコンや複合機の運搬の対応、旧事務所で処分する家具の引き取りの可否などを比べます。事務所の引っ越しは、平日の業務に影響しないよう、週末や夜間に行うことが多く、その分の料金も確かめます。

ビルによっては、搬入と搬出に使える時間やエレベーターに決まりがあります。新旧どちらのビルにも、引っ越しの日の作業の申請が必要かを確かめ、業者に伝えます。

見積もりの前には、業者に新旧の事務所を実際に見てもらうと、運ぶ物の量や、搬出と搬入の経路を正確に把握してもらえます。図面と写真だけで見積もると、当日になって追加の人手や車が必要になり、料金が上がることがあります。

1か月前から前日にやること

取引先へ移転を知らせる

取引先には、移転の1か月前をめどに、移転の案内を送ります。案内には、新しい住所、電話番号とファクスの番号（変わる場合）、新しい事務所で業務を始める日、旧事務所での業務を終える日を書きます。郵送で書類をやり取りしている取引先には、郵便物の送り先がいつから変わるのかもはっきり書きます。

案内の方法は、メール、はがき、Webサイトのお知らせなどがあります。請求書や契約書を郵送でやり取りしている取引先には、経理の担当から個別に連絡し、取引先の側で登録している住所を変えてもらうよう依頼します。

案内のメールの文面は、たとえば次のような流れで書きます。最初に日ごろの取引へのお礼を述べ、続けて「このたび、業務の拡大に伴い、事務所を下記へ移転することとなりました」と移転の用件を書きます。そのうえで、新しい住所、電話番号、新しい事務所での業務の開始日を箇条書きで示し、「移転に伴い、ご不便をおかけすることもあるかと存じますが、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」と結びます。移転の理由は、詳しく書く必要はなく、「業務の拡大に伴い」「業務の効率化のため」のように一言で十分です。

移転の直前にもう一度、念のための案内を送ると、取引先の担当者が住所の変更を忘れるのを防げます。とくに、請求書を郵送で受け取っている取引先や、毎月決まった日に書類を送ってくる取引先には、移転の日の1週間前に、郵便物の送り先が変わることを改めて伝えておきます。

住所の変更が必要なものを洗い出す

会社の住所は、思いのほか多くの場所に載っています。移転の前に、住所を載せているものを洗い出して一覧にしておきます。

名刺、封筒、社用の印鑑（住所入りのゴム印）
会社のWebサイト、求人の掲載、地図のサービスの登録
銀行の口座、クレジットカード、リースの契約
取引のある会社のシステムに登録している住所
社会保険、労働保険、税金に関する届け出
許可や登録を受けている業種の場合は、その許可を出した役所への届け出

名刺や封筒は、移転の日に間に合うよう、2週間前には新しい住所で発注します。旧住所の在庫は、移転の日以降は使わないようにします。

郵便物の転送を申し込む

日本郵便の転居届を出すと、旧住所あての郵便物を、届け出の日から1年間、新しい住所へ転送してもらえます。会社の転居届も、個人と同じように郵便局の窓口やインターネットで出せます。ただし、転送されるのは郵便物で、宅配便の荷物は対象外のものがあるため、宅配便で書類を送ってくる取引先には、別に住所の変更を伝えます。

備品の整理と荷造り

移転は、不要な書類や備品を整理するよい機会です。保存の期間が過ぎた書類、使っていない家具や機器は、移転の前に処分します。書類の処分は、個人情報や取引の情報が含まれるため、溶解処理や裁断の業者に依頼します。法律で保存の期間が決まっている帳簿や書類は、処分してよいかを経理の担当に確かめてから判断します。

社員の荷造りは、引っ越し業者から梱包の資材を受け取り、各自の机の中身や共用の棚の中身を箱に詰めてもらいます。箱には、新しい事務所の席の番号やエリアの名前を書いておくと、搬入のときに置き場所で迷いません。

移転の当日にやること

移転の当日は、旧事務所からの搬出と、新しい事務所への搬入を行います。総務の担当者は、新旧の事務所にそれぞれ立ち会う人を決めておきます。

搬出が終わったら、旧事務所に忘れ物がないか、すべての部屋と収納を確かめます。搬入が終わったら、新しい事務所で次の点を確かめます。

インターネットと電話がつながるか
複合機、サーバ、ネットワークの機器が動くか
入退室の管理の機器や鍵が使えるか
家具や機器が図面どおりの場所に置かれているか
建物や設備に搬入の作業で付いた傷がないか

傷や不具合があれば、その場で写真を撮り、引っ越し業者やビルの管理会社に伝えます。移転の翌日に業務を始める場合は、当日のうちに通信の動作を確かめておかないと、翌朝に業務が止まります。

当日の作業の段取りは、移転の1週間前までに、引っ越し業者、ビルの管理会社、立ち会う社員の間で共有しておきます。搬出を始める時刻、エレベーターを使える時間、搬入の順番、作業が終わる予定の時刻を一覧にしておくと、当日に誰が何をすればよいのかで迷いません。

移転した後にやる役所への届け出

会社の本店を移した場合は、移転の後に、法務局、税務署、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署などへの届け出が必要です。それぞれ期限が決まっているため、移転の日から逆算して準備しておきます。

本店移転の登記

株式会社などの会社が本店を移した場合は、法務局に本店移転の登記を申請します。会社法では、移転から2週間以内に登記することが定められています。

会社がその本店を他の登記所の管轄区域内に移転したときは、二週間以内に、旧所在地においては移転の登記をし、新所在地においては次の各号に掲げる会社の区分に応じ当該各号に定める事項を登記しなければならない。出典: e-Gov法令検索（会社法第916条）

同じ法務局の管轄の中で移る場合も、会社法第915条により、2週間以内に変更の登記が必要です。定款に本店の所在地を市区町村まで書いている会社が、別の市区町村へ移る場合は、登記の前に株主総会で定款を変更する決議が必要になります。登記の手続きは、司法書士に依頼する会社が多く、移転の日が決まったら早めに相談しておきます。

本店の移転の登記を申請すると、法務局に記録された会社の住所が新しいものに変わり、新しい住所の登記事項証明書が取れるようになります。銀行の口座の住所の変更や、許可や登録の届け出では、この証明書を求められることが多いため、登記が終わったら必要な部数をまとめて取っておくと、何度も法務局に行かずに済みます。支店を移す場合や、本店と同時に代表者の住所が変わる場合など、移転の内容によって必要な登記が変わるため、申請の内容は司法書士や法務局の窓口で確かめます。

税務署への届け出

本店を移した法人は、税務署に異動届出書を出します。国税庁の案内では、提出の時期は異動の後に速やかに、提出先は異動前の納税地の所轄税務署とされています。また、社員に給与を払っている会社は、給与支払事務所等の移転の届出書も出します。こちらは、移転の事実があった日から1か月以内に、移転前の事務所の所在地の所轄税務署に出すよう案内されています。詳しくは国税庁の給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出のページで確かめられます。都道府県と市区町村にも、法人の住所の変更の届け出が必要です。

年金事務所への届け出

健康保険と厚生年金保険の適用事業所が所在地を変えた場合は、日本年金機構に適用事業所の名称・所在地変更（訂正）届を出します。日本年金機構の案内では、提出の時期は事実の発生から5日以内で、管轄の年金事務所が変わる場合の提出先は、変更前の事業所の所在地を管轄する年金事務所です。手続きの詳細は日本年金機構の適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）のページで確かめられます。

ハローワークと労働基準監督署への届け出

雇用保険の適用事業所が所在地を変えた場合は、ハローワークに事業主事業所各種変更届を出します。雇用保険法施行規則第142条では、変更があった日の翌日から数えて10日以内に、事業所の所在地を管轄するハローワークに出すよう定めています。労働保険についても、労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則第5条により、事業の行われる場所が変わった日の翌日から10日以内に、名称、所在地等変更届を労働基準監督署などに出します。

これらの届け出には、移転した後の登記事項証明書の添付を求められるものがあります。登記が終わるまでに時間がかかると、ほかの届け出の期限に間に合わないことがあるため、登記の申請を最優先で進めます。

旧事務所の原状回復と明け渡し

新しい事務所での業務が始まったら、旧事務所の原状回復の工事を行い、ビルのオーナーに明け渡します。工事の内容と範囲は、契約書と、事前に取った見積もりをもとに、オーナーや管理会社と確かめながら進めます。

明け渡しの日には、オーナーや管理会社の担当者と一緒に事務所の状態を確かめ、鍵を返します。敷金からは、未払いの家賃や原状回復の費用が差し引かれることがあるため、精算の内容を書面で受け取っておきます。敷金が返ってくる時期は、契約によって明け渡しから数か月後のこともあるため、資金の計画に入れておきます。

移転の日程を組んだ例

事務所移転でやることを具体的にイメージするために、社員15人ほどの会社が、4月1日から新しい事務所で業務を始める場合を例に、逆算した日程を示します。今の事務所の解約予告の期間は6か月とします。

9月下旬：今の事務所の解約予告を出し、旧事務所の明け渡しの日を3月31日とする
10月から11月：新しい事務所を探して見学し、11月中に契約する（入居は2月1日から）
12月：レイアウトを決め、内装の工事とビルの管理会社への申請を進める。インターネット回線の工事を申し込む
1月：引っ越し業者を決め、名刺と封筒を発注する準備をする。社員に通勤の経路の申請を依頼する
2月：内装の工事、回線の開通、オフィス家具の搬入
3月上旬：取引先へ移転の案内を送り、郵便の転居届を出す
3月下旬の週末：引っ越しを行い、通信と設備の動作を確かめる
4月1日：新しい事務所で業務を始める
4月上旬から中旬：登記を申請し、続けて税務署、年金事務所、ハローワーク、労働基準監督署へ届け出る
4月中：旧事務所の原状回復の工事を行い、明け渡す

この例では、新しい事務所の契約を2月1日から始め、旧事務所の明け渡しを3月31日としているため、家賃が重なる期間は2か月です。旧事務所の原状回復の工事を明け渡しの日までに終える契約の場合は、引っ越しを3月の中旬に前倒しし、工事の期間を確保する必要があります。原状回復の工事を明け渡しの前に終えるのか、後でもよいのかは契約によって違うため、日程を組む前に必ず確かめます。

新しい事務所を選ぶときに見落としやすい点

新しい事務所を選ぶときは、家賃と広さと場所に目が向きがちですが、入居した後に困りやすい点がほかにもあります。

1つ目は、電気の容量と空調の時間です。サーバや多くのパソコンを使う事務所では、電気の容量が足りないことがあります。また、ビルによっては空調が決まった時間にしか動かず、夜間や休日に使うと追加の料金がかかります。残業や休日の出勤が多い会社は、契約の前に確かめておきます。

2つ目は、ビルの入館の決まりです。夜間や休日にビルに入れる時間が決まっているビルでは、社員が自由に出入りできないことがあります。来客の受付の方法や、宅配便の受け取りの方法も、ビルによって違います。

3つ目は、看板やビルの案内板の扱いです。会社の名前をビルの入口や案内板に出せるか、出せる場合の費用はいくらかを確かめておきます。来客の多い会社では、案内の分かりやすさが取引先の印象に関わります。

事務所移転にかかる費用の内訳

事務所移転でやることを進めるうえで、費用の全体を早めに把握しておくことも欠かせません。移転の費用は、新しい事務所に入るための費用、旧事務所を出るための費用、移るための作業の費用の3つに分けて考えると、漏れなく見積もれます。

新しい事務所に入るための費用には、敷金（保証金）、礼金、仲介手数料、前払いの家賃と共益費、内装の工事、オフィス家具の購入、インターネットと電話の工事、入退室の管理の機器の設置などがあります。このうち敷金と内装の工事が大きな割合を占めます。

旧事務所を出るための費用には、原状回復の工事、不要な家具や機器の処分、書類の溶解処理などがあります。原状回復の工事は、ビルの指定の業者に限られる場合、相見積もりができず、想定より高くなることがあります。

移るための作業の費用には、引っ越し業者の料金、サーバやネットワークの機器の移設、名刺や封筒や会社案内の作り直し、登記の費用と司法書士の報酬、移転の案内の送付などがあります。

これらに加えて、新旧の事務所の家賃が重なる期間の家賃も、移転の費用として見込んでおきます。敷金は後で返ってくるお金ですが、返ってくるのは明け渡しの後なので、移転の時期には一時的に手元の資金が大きく減ります。費用の一覧を作り、いつ、どの費用を払うのかを月ごとに並べておくと、資金繰りの見通しが立てやすくなります。

社員への伝え方と、移転の後の社内の手続き

事務所移転は、社員の通勤や働き方にも影響します。移転が決まったら、できるだけ早く社員に伝え、新しい事務所の場所、移転の時期、通勤の経路が変わる人への対応を説明します。通勤の時間が大きく延びる社員がいる場合は、在宅勤務の日を設けるなど、個別の配慮が必要になることもあります。

移転の後は、社内でも次の手続きが必要です。

通勤の経路が変わる社員の通勤手当の計算のし直し
就業規則やその他の社内の規程に事務所の住所が書かれている場合の書き換え
社員の名刺の作り直し
緊急時の連絡網と避難経路の確認
新しい事務所の防火や防災の決まりの共有

通勤手当は、社員の申請をもとに計算し直します。移転の日から新しい経路の手当が支払われるよう、移転の1か月前には社員から新しい経路の申請を集めておくと、給与の計算が間に合います。新しいビルの消防訓練や避難経路は、入居した後に管理会社から案内があることが多いので、その内容を社員全員に共有します。

業種によって必要になる追加の届け出

許可や登録を受けて営業している業種では、事務所の所在地を変えたときに、その許可や登録を出した役所への届け出が必要です。たとえば、建設業、宅地建物取引業、人材派遣業、職業紹介事業、古物商、飲食店、旅行業などが当てはまります。

これらの届け出は、移転の後に出せばよいものだけでなく、移転の前に出す必要があるものや、新しい事務所が基準を満たしているかの確認を受ける必要があるものもあります。新しい事務所の広さや設備が許可の基準を満たしていないと、移転した後に営業できなくなるおそれがあります。許可や登録を受けている会社は、新しい事務所を契約する前に、所管の役所や行政書士に、必要な手続きと基準を確かめておきます。

事務所移転のやることを社内で分担して進める

ここまで見てきたように、事務所移転でやることは、総務、経理、情報システム、各部署と、多くの担当にまたがります。しかも、解約予告、回線の工事の申し込み、取引先への案内、登記、社会保険の届け出と、それぞれに期限があります。総務の担当者が1人で抱えると、どれかが漏れたり、期限を過ぎたりしがちです。

移転の作業を漏れなく進めるには、最初にやることをすべて一覧にし、それぞれに担当者と期限を決めます。一覧には、「回線の工事を申し込む：情報システム、3か月前まで」「取引先へ案内を送る：営業部、1か月前まで」「給与支払事務所等の移転の届出書を出す：経理、移転から1か月以内」のように書きます。週に1回、移転の責任者と各担当が集まり、一覧を見ながら進み具合を確かめると、遅れている作業に早く気づけます。

社員の数が少ないうちは、表計算の一覧でも回せます。ただ、担当が5人、10人と増えると、誰がどこまで進めたのかを表計算で追うのは手間がかかります。やることを「これから」「進めている」「終わった」の列に分けて並べ、担当と期限を付けて社内で共有したい場合は、Pinatecaのようなプロジェクト管理のサービスが候補になります。公式ページによると、Pinatecaは国産のプロジェクト管理のサービスで、カンバン、ガント、リストなど8種類のボードを、無料のプランから使えます。ガントのボードを使えば、6か月前から移転の後までの作業を、時間の流れに沿って並べて見られます。カードごとにコメントを残せるため、業者とのやり取りや見積もりの金額を、作業ごとにまとめておけます。5人まで、ボード10個までは無料で、6人目からはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法を使う場合でも、解約予告の期限、登記の期限、社会保険の届け出の期限のように、過ぎると罰則や余計な費用につながる日付は、一覧の中で目立つように書いておきます。

運営者として見てきた、移転をきっかけにした働き方の見直し

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、事務所の移転をきっかけに、働き方そのものを見直す会社を数多く見てきました。広い事務所に移る代わりに、一部の仕事を在宅の社員や外部のフリーランスに任せ、事務所を小さくして家賃を下げる会社もあります。事務所の広さを決める前に、どの仕事は事務所でなければできず、どの仕事は在宅でもできるのかを整理しておくと、移転の費用を抑えられることがあります。

在宅勤務の環境を整えるための助成金については、テレワークの助成金の記事でまとめています。移転の作業の中でも、Webサイトの住所の書き換え、名刺やパンフレットのデザインの変更、社内のシステムの移設といった作業は、外部のフリーランスに依頼しやすい仕事です。デザインの仕事の報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で、システムを作る仕事にどのような案件があるかはアプリケーション開発のお仕事で確かめられます。仲介の手数料が間に入らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算で頼める仕事の幅が広がり、受ける側は手取りが厚くなります。