仕事のミスを減らす方法｜原因別の対策と確認の仕組み

仕事のミスを減らす方法を探している人の多くは、「気をつけているのに、また同じミスをしてしまった」という状況にいます。注意して見直したはずの書類に誤りがあった、頼まれていた作業を忘れていた、手順を1つ飛ばしてしまった。そうしたことが続くと、自分の能力の問題だと考えて落ち込みがちです。けれども、ミスの多くは、気合いや注意力の不足ではなく、ミスが起きやすい仕事の進め方に原因があります。

この記事では、仕事のミスを種類ごとに見分ける方法から始め、うっかり、思い違い、手順の抜け、伝え違いという原因ごとの対策、チェックリストと確認の仕組みの作り方、チームで取り組むときの進め方、ミスをしてしまった後の動き方までを順番に整理します。複数の人で作業の担当と期限を共有したい場面で使える道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

ミスが起きる仕組みを知る

ミスを減らすには、まず「なぜミスが起きるのか」を知ることが出発点です。人は、どれだけ注意していても一定の割合でミスをします。疲れているとき、急いでいるとき、いくつもの作業を同時に抱えているときには、その割合がさらに高まります。つまり、「次からは気をつけます」という対策だけでは、ミスはなくなりません。

ミスを減らす考え方は、大きく2つに分けられます。1つは、ミスが起きにくい状態を作ることです。作業の手順を決めて迷う場面を減らす、作業に集中できる時間を確保する、覚えておかなければならないことを減らす、といった工夫がこれにあたります。もう1つは、ミスが起きても、外に出る前に気づける仕組みを作ることです。チェックリストで確かめる、別の人に見てもらう、時間を置いて見直す、といった工夫がこれにあたります。

この2つを組み合わせると、ミスは大きく減らせます。ミスが起きにくい状態を作っても、ゼロにはなりません。気づく仕組みがあっても、ミスの数が多ければ見逃しも増えます。両方を整えることが大切です。

ミスの原因を探るときに役立つのが、分からないことをそのままにしない姿勢です。

たとえば書類の作成方法が分からなかった場合、すぐに先輩や上司に質問して解決すれば、今後、同じ業務を行う際にスムーズに行えるでしょう。しかし先輩や上司に質問せず、自己流で書類を作成してしまえば、記載すべき情報や項目が抜けていた等のミスにつながります。 出典: business.ntt-east.co.jp

この例のように、ミスの原因が「知らなかった」「分からなかった」ことにある場合は、注意力をどれだけ高めても防げません。原因の種類によって、効く対策が違うのです。

ミスの種類を見分ける

ミスを減らす対策を選ぶには、自分のミスがどの種類にあたるかを見分けることが欠かせません。仕事のミスは、主に次の4つに分けられます。

種類	どんなミスか	例
うっかり	やるべきことは分かっていたが、注意が抜けた	数字の打ち間違い、宛先の選び間違い、添付の忘れ
思い違い	やり方や意味を誤って理解していた	指示の意味を取り違えた、古い手順で作業した
手順の抜け	作業の一部を飛ばした、忘れた	確認の工程を飛ばした、頼まれた作業を忘れた
伝え違い	人と人の間で情報が正しく伝わらなかった	期限の認識がずれていた、変更が共有されていなかった

同じ「請求書の金額の誤り」というミスでも、種類によって原因は違います。数字を打ち間違えたならうっかり、計算の方法を誤解していたなら思い違い、確認の工程を飛ばしたなら手順の抜け、取引先から聞いた金額が違って伝わっていたなら伝え違いです。

ミスをしたときは、「どの種類だったか」を1行で書き出してみてください。数回分を書き出すと、自分のミスに多い種類が見えてきます。うっかりが多い人と、思い違いが多い人では、取り組むべき対策が違います。

うっかりのミスを減らす方法

うっかりのミスは、やり方は分かっているのに、注意が抜けたときに起きます。数字の打ち間違い、メールの宛先の選び間違い、添付のし忘れ、日付の書き間違いなどが代表的です。うっかりのミスを減らすには、注意が抜けやすい状況を減らすことと、抜けても気づける確認を入れることの2つが効きます。

注意が抜けやすい状況を減らす工夫には、次のようなものがあります。

• 1つの作業を終えてから次の作業に移る。作業の途中で別の作業に手を付けない
• 集中が必要な作業は、話しかけられにくい時間帯にまとめて行う
• 疲れている時間帯や、急いでいるときには、大切な作業を避ける
• 作業の途中で中断したら、どこまで進んだかをメモしてから離れる

作業の途中で別の作業に移ると、元の作業に戻ったときに、どこまでやったかを思い出す必要があります。このときに、終わったと思い込んで次の工程に進んでしまうことが、うっかりのミスの典型的な原因です。中断するときは、「ここまで終わった」とメモを残すだけで、戻ったときの誤りが減ります。

抜けても気づける確認の工夫には、次のようなものがあります。

• メールは、宛先を最後に入れる。本文と添付を確かめてから宛先を入れると、書きかけで送ってしまう誤りを防げる
• 数字は、入力した後に元の資料と1つずつ照らし合わせる。目で追うだけでなく、指やペンで1つずつ押さえながら確かめる
• 書類は、作った直後ではなく、少し時間を置いてから見直す
• 声に出して読み上げる。目で読むだけでは見落とす誤りに気づきやすい

時間を置いてから見直すのは、作った直後の自分は「正しく書いたはず」という思い込みを持っているからです。昼に作った書類を夕方に見直す、前日に作った資料を翌朝に見直す、というように時間を空けると、初めて読む人に近い目で確かめられます。

思い違いのミスを減らす方法

思い違いのミスは、やり方や意味を誤って理解していたときに起きます。指示を取り違えた、古い手順で作業していた、言葉の意味を誤解していた、といった例です。思い違いのミスは、本人は正しいと思って作業しているので、見直しても気づきにくいのが特徴です。

思い違いを減らすには、作業を始める前に、理解が合っているかを確かめることが大切です。

• 指示を受けたら、自分の言葉で言い直して確かめる（例：「金曜日までに、10社分の見積もりを比べた表を作る、という理解でよろしいですか」）
• 分からない言葉や手順は、その場で質問する
• 前にやったことのある作業でも、手順が変わっていないかを確かめる
• 作業の途中で、方向が合っているかを一度見てもらう

指示を言い直して確かめる方法は、とても効果があります。指示を出した側も、言い直してもらうことで、自分の伝え方の不足に気づけます。「言い直すと失礼ではないか」と心配する人もいますが、誤った理解のまま作業を進めて、後からやり直すほうが、相手にとっても負担が大きくなります。

作業の途中で方向を確かめてもらうのも有効です。たとえば資料を作るなら、全体の3割ほどができた段階で、構成と方向性を見てもらいます。最後まで作り終えてから「そういう意味ではなかった」と言われるのを防げます。

手順の抜けを減らす方法

手順の抜けは、作業の一部を飛ばしたり、頼まれたことを忘れたりしたときに起きます。確認の工程を飛ばした、毎月の作業を1つ忘れた、頼まれていた連絡をしていなかった、といった例です。手順の抜けを減らすには、覚えておくことを頭の中から外に出すことが基本です。

人の記憶は、思っている以上に頼りになりません。頼まれたことを「後でやろう」と頭の中に置いたままにすると、ほかの作業に追われているうちに忘れてしまいます。頼まれたことは、その場ですぐに書き留める習慣をつけます。書き留める場所は、手帳、メモのアプリ、作業の一覧など、1か所に決めておきます。書き留める場所が複数あると、どこに書いたかを忘れてしまいます。

決まった手順のある作業には、チェックリストを用意します。チェックリストの作り方は、後の節で詳しく説明します。

毎日、毎週、毎月のように繰り返す作業は、予定表に作業そのものを書き込んでおくと、忘れにくくなります。「毎月25日に請求書を送る」と決まっているなら、25日の予定に「請求書を送る」と書いておきます。前の日に準備が必要な作業なら、前の日にも書き込んでおきます。

伝え違いのミスを減らす方法

伝え違いのミスは、人と人の間で情報が正しく伝わらなかったときに起きます。期限の認識がずれていた、仕様の変更が一部の人にしか伝わっていなかった、電話で聞いた内容を誤って伝えた、といった例です。伝え違いは、1人の注意だけでは防げず、伝える側と受ける側の両方の工夫が必要です。

伝え違いを減らす工夫には、次のようなものがあります。

• 大切なことは、口頭で伝えた後に文字でも残す
• 期限は「来週中」ではなく「11月14日（金）の17時まで」のように、日付と時刻で伝える
• 数字や固有名詞は、読み違えのないよう書いて伝える
• 変更があったときは、関係する全員に同じ場所で知らせる
• 受けた側は、内容を言い直して確かめる

電話や立ち話で受けた依頼は、特に伝え違いが起きやすいものです。受けた後に「先ほどの件、〇〇を11月14日までに対応する、という理解で進めます」と短いメールやチャットを送っておくと、認識がずれていた場合にすぐ相手が気づけます。

「来週中」「なるべく早く」「いつもの形で」といった言葉は、人によって受け取り方が違います。伝える側は、期限は日付と時刻、量は数字、形は見本で示すと、ずれが起きにくくなります。

変更の伝え方も大切です。メールで一部の人にだけ変更を伝えると、伝わっていない人が古い情報のまま作業を続けてしまいます。チームで仕事をしているなら、作業についての連絡は決まった場所で行い、誰でも最新の情報を見られるようにしておきます。

仕事の量と作業の環境を見直す

ミスが急に増えたときは、仕事の量や作業の環境が変わっていないかを確かめます。抱えている仕事が多すぎると、1つひとつの作業にかけられる時間と注意が減り、どれだけ工夫してもミスは増えます。

まず、今抱えている仕事を全部書き出し、それぞれの期限と、かかる時間の見込みを書き添えます。書き出してみると、期限までに終わらせるには明らかに時間が足りない、という状態に気づくことがあります。その場合は、上司や依頼した人に相談して、優先する順番や期限を調整してもらいます。相談せずに無理をして全部を終わらせようとすると、どれも急いで仕上げることになり、ミスが重なります。

次に、作業の環境です。次のような環境は、ミスを招きやすくなります。

• メールやチャットの通知が頻繁に鳴り、作業が何度も中断される
• 机の上やパソコンの画面に、作業に関係のない資料やファイルが多く開いている
• 似た名前のファイルが同じ場所にいくつも保存されていて、取り違えやすい
• 使う資料が紙と画面に分かれていて、見比べる手間が大きい

集中が必要な作業をする時間は、通知を切るか、通知を確かめる時間を決めておくと、中断が減ります。ファイルは、名前に日付と版の番号を入れ、古い版は別のフォルダに移しておくと、古いものを使ってしまう誤りを防げます。作業を始める前に、使わない資料やファイルを閉じておくだけでも、取り違えが減ります。

体の状態も、ミスに関わります。睡眠が足りていない日や、体調がすぐれない日は、普段なら気づく誤りを見逃しがちです。そうした日は、大切な作業の見直しを翌日に回すなど、無理をしない進め方を選びます。

新しい仕事を覚える時期のミスの減らし方

異動や転職、新しい仕事を受けた直後は、ミスが増えやすい時期です。手順をまだ覚えていないうえに、何が分からないのかも分からない状態だからです。この時期のミスを減らすには、覚え方と聞き方に工夫が要ります。

教わるときは、手順を自分の言葉でメモに残します。教えてくれた人の言葉をそのまま写すより、自分が後で読んで分かる言葉に直して書くほうが、記憶に残ります。メモは作業の順番に番号を付けて書き、「ここで間違えやすい」と言われた点には印を付けておきます。このメモが、そのまま自分用の手順書になります。

分からないことは、まとめて聞く時間をもらうと、教える側の負担が小さくなります。作業の途中で分からないことが出てきたら、すぐに聞くべきこと（作業が止まってしまうこと）と、後でまとめて聞けることに分け、後者はメモに書き溜めておきます。1日の終わりや週の終わりに、書き溜めた質問をまとめて聞くと、教える側も答えやすくなります。

最初の数回は、作業が終わったら、教えてくれた人に確かめてもらいます。確かめてもらうたびに、指摘された点を手順書に書き加えていくと、同じ指摘を受けることが減っていきます。確かめてもらう必要がなくなったと思えるまで、この流れを続けます。

在宅で仕事を受け始めたばかりの人も同じです。依頼の最初の数回は、納品の前に依頼した人に途中の段階を見てもらい、方向が合っているかを確かめると、大きなやり直しを防げます。

チェックリストの作り方

チェックリストは、手順の抜けとうっかりのミスを減らすための、もっとも手軽で効果のある道具です。ただし、作り方を誤ると、印を付けるだけの形だけのものになり、ミスは減りません。役に立つチェックリストを作るには、次の点に気をつけます。

1つ目は、項目を具体的な行動で書くことです。「内容を確認する」ではなく、「金額の合計を電卓で計算し直す」「宛名が契約書の名前と同じかを照らし合わせる」のように、何をすれば確認したことになるのかが分かる言葉で書きます。

2つ目は、項目の数を絞ることです。項目が多すぎると、1つずつ確かめるのが面倒になり、まとめて印を付けてしまいます。過去にミスが起きた点や、ミスが起きると影響の大きい点を中心に、10項目程度に絞ります。

3つ目は、作業の順番に並べることです。作業の流れに沿って項目を並べると、作業を進めながら自然に確かめられます。

4つ目は、ミスが起きたら項目を見直すことです。チェックリストがあったのにミスが起きたなら、項目が足りなかったか、項目の書き方があいまいだったかのどちらかです。ミスが起きるたびに項目を直していくと、チェックリストは少しずつ実際の作業に合ったものになっていきます。

請求書を送るときのチェックリストの例を示します。

1. 請求先の会社名と宛名が、契約書と同じか
2. 請求の対象の期間と、作業の内容が合っているか
3. 単価と数量をかけた金額を、電卓で計算し直したか
4. 消費税の計算と合計の金額が合っているか
5. 振込先の口座の情報が正しいか
6. 支払いの期限が、契約の条件と合っているか
7. ファイルの名前に、請求先と対象の月が入っているか
8. メールの宛先が、請求書の担当者になっているか

確認の仕組みを作る

チェックリストで自分で確かめるだけでは、思い違いのミスは見逃しやすくなります。本人が正しいと思い込んでいることは、本人が何度見直しても誤りに気づけないからです。ミスの影響が大きい作業では、別の人が確かめる仕組みを入れると、見逃しを減らせます。

別の人に確かめてもらうときは、何を確かめてほしいのかをはっきり伝えます。「見ておいてください」だけでは、確かめる側は何を見ればよいか分からず、ざっと目を通すだけになりがちです。「金額の計算と、宛名の表記を確かめてください」のように、確かめる点を具体的に伝えます。

2人で確かめる場合に気をつけたいのは、お互いに相手が確かめてくれると思って、自分の確認が甘くなることです。作った人は「後で見てもらえるから」と見直しを省き、確かめる人は「作った人が見直しているはず」と流してしまうと、2人で確かめているのに見逃しが起きます。作った人も確かめる人も、それぞれが最後の確認だと考えて見ることが大切です。

確認の仕組みは、すべての作業に入れる必要はありません。すべてを2人で確かめていると、確かめる人の仕事が増えすぎて、かえって確認が雑になります。お金に関わるもの、外部に出すもの、取り消しが難しいものなど、ミスの影響が大きい作業に絞って入れます。

仕事の種類ごとのミスを減らす工夫

ミスの起きやすい場面は、仕事の種類によって違います。代表的な仕事ごとに、効きやすい工夫を挙げます。

事務や経理の仕事では、数字の入力と転記のミスが多くなります。同じ数字を複数の書類に書き写す作業は、書き写すたびに誤りが入る可能性があります。転記の回数を減らすよう、1つの表から必要な書類を作る形にできないかを考えます。合計の金額は、表計算ソフトの計算に任せるだけでなく、別の方法で計算した合計と一致するかを確かめると、式の誤りにも気づけます。

営業や取引先とのやり取りが多い仕事では、伝え違いと約束の忘れが多くなります。打ち合わせで決まったこと、次にやること、その期限を、打ち合わせの直後に文字にして相手と共有すると、認識のずれを早く見つけられます。相手に約束したことは、その場で自分の作業の一覧に書き込みます。

お客様と接する仕事では、注文や予約の聞き間違いが多くなります。聞いた内容を復唱し、日時や数量、名前を相手と一緒に確かめます。電話で受けた内容は、受けながらメモを取り、決まった用紙や画面に記録すると、後で別の人に伝えるときのずれも防げます。

データ入力やライティングのように在宅で受けることの多い仕事では、依頼の条件の読み違いが多くなります。文字数、表記の決まり、納品の形式、締め切りの日時など、依頼の条件を作業を始める前に一覧にし、納品の前にその一覧で確かめます。表記の決まりが細かい依頼では、よく間違える表記を自分用の一覧にしておくと、確認が速くなります。

作業の見える化で抜けと重なりを防ぐ

チームで仕事をしていると、「誰がやるのか決まっていなかった」「2人が同じ作業をしていた」「期限が過ぎているのに誰も気づかなかった」というミスが起きます。こうしたミスは、作業の担当と期限、進み具合が、一人ひとりの頭の中やメールの中に散らばっていることが原因です。

これを防ぐには、作業を一覧にして、担当、期限、進み具合を誰でも見られるようにします。少人数のチームなら、表計算ソフトで作業の一覧を作り、作業の名前、担当、期限、状況（未着手、作業中、確認待ち、完了）を列にして管理するだけでも効果があります。毎朝、または週の初めに一覧を見て、期限が近い作業と、止まっている作業を確かめる時間を取ると、抜けに早く気づけます。

作業の数や関わる人が増えると、表計算ソフトの一覧では、更新の漏れや、誰がいつ直したのかが分からないといった問題が出てきます。そうした場面では、作業の管理のための道具を使うと、見える化を続けやすくなります。

選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaでは1件の仕事を1枚のカードにして、担当者、開始日と終了日、チェックリスト、説明、添付、コメントを付けられます。終了日はカードの表に表示され、過ぎると赤くなるので、期限を過ぎた作業に気づきやすくなります。カードの中のチェックリストは、細かい手順の進み具合（2/4のような形）がカードの表に表示されます。カンバンのボードでは、「未着手」「作業中」「確認待ち」「完了」のような列にカードを並べて動かせ、コメントで「@」を付けて相手を呼ぶと、その人の受信箱に届きます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使う場合も、使い始める前に、状況の列の名前や、誰がいつ一覧を更新するかの決まりを、チームで決めておくことが大切です。決まりがないまま道具だけを入れると、更新する人としない人が出て、一覧が実際の状況とずれてしまいます。

ミスを減らす取り組みを続けるコツ

ミスを減らす工夫は、始めた直後は効果が出ても、しばらくすると元に戻ってしまうことがあります。チェックリストを使わなくなる、メモを取らなくなる、確認を省くようになる、という流れです。取り組みを続けるには、いくつかのコツがあります。

1つ目は、一度にたくさんの工夫を始めないことです。この記事で紹介した工夫を全部いっぺんに始めると、手間が増えすぎて続きません。自分のミスに多い種類に効く工夫を、1つか2つ選んで始めます。それが習慣になったら、次の工夫を加えます。

2つ目は、工夫を作業の流れに組み込むことです。「時間があったら見直す」ではなく、「メールを送る前に必ず宛先を最後に入れる」「請求書は作った翌朝に見直してから送る」のように、作業の手順そのものに入れてしまうと、忘れにくくなります。

3つ目は、効果を数字で確かめることです。1か月にミスが何回あったかを、種類ごとに分けて記録しておくと、工夫を始める前と後で比べられます。数が減っていれば続ける励みになり、減っていなければ工夫を変えるきっかけになります。

4つ目は、うまくいった工夫をチームで共有することです。自分に効いた工夫は、同じ仕事をしているほかの人にも効く可能性があります。共有するとチームのやり方として定着し、自分1人で続けるよりも長続きします。

ミスの記録を残して共有する

同じミスを繰り返さないためには、起きたミスを記録し、チームで共有することが役立ちます。1人のミスは、ほかの人も同じ状況で起こしうるミスです。記録して共有すれば、まだそのミスをしていない人も、前もって防げます。

記録しておきたいのは、次の内容です。

• いつ、どの作業で起きたか
• どんなミスだったか（種類も書く）
• なぜ起きたと考えられるか
• どう対処したか
• 次から防ぐために何を変えるか

ミスに至らなかったものの、「危なかった」と感じた出来事も記録しておくと、大きなミスを未然に防げます。こうした出来事は、ヒヤリ・ハットと呼ばれます。ヒヤリ・ハットとは、事故やミスには至らなかったが、ひやりとしたり、はっとしたりした出来事のことです。厚生労働省の職場のあんぜんサイトでは、職場の安全に関わるヒヤリ・ハットの事例集が公開されており、記録の書き方の参考になります。

記録を共有するときに気をつけたいのは、誰がミスをしたかを責める場にしないことです。ミスを報告すると責められる職場では、ミスが隠されるようになり、同じミスが繰り返されます。記録の目的は、人を責めることではなく、仕組みを直すことだと、チームで共有しておくことが大切です。報告してくれた人にお礼を伝える習慣があると、小さなミスやヒヤリ・ハットも早く集まるようになります。

ミスをしてしまった後の動き方

どれだけ対策をしても、ミスがゼロになることはありません。ミスをしてしまったときに大切なのは、早く報告し、影響を小さくすることです。

ミスに気づいたら、まず上司や関係する人に、すぐに報告します。「自分で直してから報告しよう」と考えて報告が遅れると、その間に影響が広がることがあります。報告するときは、何が起きたか、今どんな影響が出ているか、どう対処しようとしているかの3点を、短く伝えます。原因の分析は、対処が終わってからで構いません。

対処が終わったら、なぜミスが起きたのかを振り返ります。このときも、「注意が足りなかった」で終わらせず、この記事で紹介した種類のどれにあたるか、どんな状況で起きたかを考えます。そのうえで、チェックリストの項目を加える、手順を変える、確認の仕組みを入れる、といった具体的な対策を決めます。

ミスをすると落ち込むのは自然なことですが、自分を責めすぎないことも大切です。ミスが続いて強い不安や眠れない状態が続く場合は、1人で抱え込まず、身近な人や専門の窓口に相談してください。厚生労働省の働く人のメンタルヘルスのポータルサイトこころの耳では、働く人の悩みについて、匿名で無料で相談できる窓口が案内されています。

運営者として見てきたことと、ミスを減らす仕組みの仕事

仕事のミスを減らす取り組みは、会社の中だけの話ではありません。在宅で仕事を受けるフリーランスや副業の人にとっては、ミスがそのまま信頼に直結します。会社員なら上司や同僚が気づいてくれるミスも、1人で仕事を受けていると、そのまま依頼した相手に届いてしまうからです。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を頼まれ続ける人ほど、ミスをしない人というより、ミスを防ぐ仕組みを自分で持っている人です。納品の前に必ず確かめる項目を決めている、作業を始める前に依頼の内容を言い直して確かめる、期限を日付と時刻で記録している、といった小さな習慣を続けています。こうした仕組みは、依頼する側から見ると「この人に任せると安心」という評価につながります。

業務の流れを見直してミスの起きにくい仕組みを作る仕事は、外部の専門家に頼まれることもあります。業務にAIや道具を取り入れて作業を効率化する支援に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、その仕事の進め方と求められる力を確かめられます。経営の視点から業務の改善を提案する国家資格の中小企業診断士の解説では、試験の内容と、資格を持つ人がどのような支援をしているかが紹介されています。仲介の手数料が乗らない直接のやり取りなら、依頼する側は同じ予算でより多くの改善を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接取引できる場は、同じ相手と続けて仕事をしながら、お互いの進め方を合わせていくのに向いた形です。

よくある質問

Q. 何度注意してもミスが減らないのはなぜですか？

ミスの多くは注意力の不足ではなく、ミスが起きやすい仕事の進め方に原因があるためです。うっかり、思い違い、手順の抜け、伝え違いのどれにあたるかを見分け、種類に合った対策を取る必要があります。たとえば思い違いのミスは、見直しを何度しても気づきにくいので、作業の前に指示を言い直して確かめるほうが効果があります。

Q. チェックリストを作ってもミスが減りません。どうすればよいですか？

項目の書き方があいまいか、項目が多すぎて形だけになっている可能性があります。「内容を確認する」ではなく「金額を電卓で計算し直す」のように具体的な行動で書き、過去にミスが起きた点を中心に10項目程度に絞ります。ミスが起きるたびに項目を見直すと、実際の作業に合ったものになっていきます。

Q. ダブルチェックをしているのにミスが起きるのはなぜですか？

作った人と確かめる人が、お互いに相手が確かめてくれると考えて、自分の確認が甘くなることが原因の1つです。それぞれが最後の確認だと考えて見ること、確かめる人に何を見てほしいかを具体的に伝えることが大切です。すべての作業ではなく、影響の大きい作業に絞って入れると、確認の質を保てます。

Q. ミスをしてしまったら、まず何をすればよいですか？

すぐに上司や関係する人に報告することが最優先です。自分で直してから報告しようとすると、その間に影響が広がることがあります。何が起きたか、今どんな影響が出ているか、どう対処するかの3点を短く伝え、原因の振り返りは対処が終わってから行います。振り返りでは仕組みの直し方まで決めると、同じミスを防げます。