Googleスプレッドシートで在庫管理する方法｜共有と更新のルール

在庫の数をスプレッドシートで管理したいけれど、どんな表を作ればよいのか、複数の人で更新して数が合わなくならないかで迷っていないでしょうか。結論から言うと、Googleスプレッドシートの在庫管理は、商品の一覧を載せる「商品マスタ」と、入荷と出荷を1行ずつ書き込む「入出庫記録」の2枚に分け、在庫数は数式で自動で出す形にすると、無料のまま長く使えます。数が合わなくなる原因の大半は表の作りではなく更新の決まりにあるため、誰が、いつ、どのシートを書き換えてよいかを最初に決めておくことが欠かせません。

この記事では、スプレッドシートで在庫管理を始める前に決めること、表の作り方の手順、在庫数と発注のタイミングを数式で出す方法、共有と権限の設定、シートの保護、日々の更新のルール、棚卸しのやり方、スプレッドシートの限界とシステムへ移る目安までを順に説明します。入荷や発注の作業そのものを担当つきで分担する方法として、Pinatecaにも後半で触れます。

スプレッドシートで在庫管理を始める前に決めること

スプレッドシートの在庫管理は、表を作り始める前に、何をどこまで管理するかを決めておくと、後から作り直す手間を省けます。最初に決めておきたいのは、管理する品物の範囲、在庫を数える単位、在庫を置く場所の数、更新する人の数の4つです。

管理する品物の範囲は、販売する商品だけなのか、梱包材や事務用品のような消耗品も含めるのかで変わります。最初からすべてを載せようとすると、表が大きくなり、更新が続かなくなります。まずは売上に直結する商品や、切らすと仕事が止まる品物に絞って始め、運用に慣れてから範囲を広げるのが確実です。

在庫を数える単位は、1個ずつなのか、箱やケースの単位なのかを品物ごとに決めます。入荷は箱の単位で、出荷は1個ずつ、という品物は珍しくありません。単位がそろっていないと、入荷の数と出荷の数を足し引きしたときに数が合わなくなります。商品マスタに「数える単位」と「1箱あたりの入り数」の列を設け、入出庫記録には必ず同じ単位で書き込む決まりにします。

在庫を置く場所が1か所なのか、店舗と倉庫、本社と支店のように複数あるのかも、表の作りに関わります。場所が複数ある場合は、入出庫記録に「場所」の列を追加し、場所ごとの在庫数を数式で出せるようにしておきます。場所を移した品物は、移した元の場所の出庫と、移した先の場所の入庫の2行で記録します。

更新する人の数は、共有と権限の設定に関わります。1人で管理するなら、表の作りを単純にしても困りません。3人以上が同じ表を書き換える場合は、誰がどのシートを書き換えてよいかを決め、数式が入った列を保護しておかないと、意図しない書き換えで数が狂います。

スプレッドシートで在庫管理をするメリット

在庫管理の方法には、紙の台帳、Excelのファイル、Googleスプレッドシート、専用の在庫管理システムがあります。その中でGoogleスプレッドシートを選ぶメリットは、費用、共有のしやすさ、作りの自由さの3つにまとめられます。

費用の面では、Googleアカウントがあれば無料で使えることが最大の利点です。専用の在庫管理システムは、月額の利用料がかかるものが多く、品物の数や使う人の数に応じて料金が上がります。在庫管理を始めたばかりで、どれほどの手間がかかるのか分からない段階では、まず無料のスプレッドシートで運用してみて、必要な機能を見極めてから有料の仕組みを選ぶ順番が、無駄な出費を防ぎます。

共有のしやすさの面では、ファイルをメールで送り合う必要がないことが大きな違いです。Excelのファイルを共有フォルダに保存して使う方法では、誰かがファイルを開いている間はほかの人が書き込めなかったり、手元にコピーしたファイルに書き込んでしまって最新の版が分からなくなったりします。Googleスプレッドシートは、1つの表を全員が同時に開いて書き込めるため、最新の在庫数がいつも1か所にそろいます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも開けるため、倉庫や店頭でその場で書き込めるのも利点です。

作りの自由さの面では、自分の仕事に合わせて列や数式を変えられることが挙げられます。専用のシステムは、決まった項目と画面の中で使う必要がありますが、スプレッドシートなら、賞味期限の列を追加する、仕入先ごとに表を分ける、といった変更を自分の手ですぐにできます。一方で、自由に変えられることは、誰かが作りを崩してしまう危うさでもあります。この記事の後半で説明する保護と更新の決まりは、この自由さを保ちながら崩れを防ぐための仕組みです。

在庫管理表の2つの型と、選び方

スプレッドシートの在庫管理表には、大きく分けて2つの型があります。1つは、品物ごとに1行を設け、在庫数の列を直接書き換えていく「一覧型」です。もう1つは、商品の一覧と入出庫の記録を別のシートに分け、在庫数を数式で出す「記録型」です。

一覧型は、作るのが簡単で、表を見ればすぐに在庫数が分かります。品物の数が少なく、更新する人が1人だけで、入荷や出荷の回数も少ない場合は、一覧型でも十分です。ただし、在庫数の列を上書きしていくため、いつ、誰が、何の理由で数を変えたのかが表に残りません。数が合わなくなったときに、原因をさかのぼって調べることができないのが弱点です。

記録型は、入荷と出荷のたびに1行ずつ記録を追加し、在庫数はその記録を集計して出します。記録が1行ずつ残るため、いつ何が入って何が出たのかを後から確かめられます。複数の人が同時に書き込んでも、それぞれが新しい行を追加するだけなので、ほかの人が書いた数を上書きしてしまう心配がありません。

選び方の目安は、更新する人が2人以上いるか、入荷と出荷が週に数回以上あるか、の2点です。どちらかに当てはまれば、記録型を選びます。一覧型で始めて、品物や更新の回数が増えてから記録型に作り直すこともできますが、作り直すときには過去の在庫の動きが残っていないため、棚卸しで数を確かめ直す必要があります。この記事では、長く使える記録型の作り方を中心に説明します。

在庫管理表の作り方の手順

記録型の在庫管理表は、3枚のシートで組み立てます。商品の一覧を載せる「商品マスタ」、入荷と出荷を1行ずつ書き込む「入出庫記録」、在庫数を一覧で見る「在庫一覧」です。在庫一覧は、商品マスタに数式の列を追加する形でも作れます。

手順は次のとおりです。

1. 新しいスプレッドシートを作り、シートの名前を「商品マスタ」「入出庫記録」に変える
2. 商品マスタに、商品コード、商品名、数える単位、1箱あたりの入り数、発注点、発注する数、仕入先の列を作る
3. 入出庫記録に、日付、商品コード、区分、数量、場所、記入した人、メモの列を作る
4. 入出庫記録の区分と商品コードの列に、プルダウンを設定する
5. 商品マスタに、入庫の合計、出庫の合計、現在の在庫数の列を追加し、数式を入れる
6. 現在の在庫数が発注点を下回ったら色が変わるように、条件付き書式を設定する
7. 数式の入った列と商品マスタを保護し、共有の範囲と権限を設定する

商品コードは、品物を1つに決めるための記号です。商品名だけで管理すると、似た名前の品物や、表記の揺れで同じ品物が別の行に分かれてしまうことがあります。「A001」「A002」のように、短くて重ならないコードを付けておくと、入出庫記録で商品を選ぶときの間違いが減ります。

入出庫記録の区分の列には、「入庫」「出庫」「棚卸し調整」のような決まった言葉だけを書き込めるようにします。Googleスプレッドシートには、セルに入力できる値を一覧から選ばせる機能があり、Googleのヘルプではプルダウンリストの作成として手順が説明されています。データの入力規則の設定で、一覧にない値が入力されたときに入力を拒否するか、警告を表示するかを選べます。在庫管理では、入力を拒否する設定にしておくと、表記の揺れによる集計の漏れを防げます。商品コードの列も、商品マスタの商品コードの範囲をプルダウンの選択肢にしておけば、存在しないコードが書き込まれることはありません。

発注点は、在庫がこの数を下回ったら発注する、という目安の数です。1日に出荷する平均の数に、発注してから届くまでの日数を掛け、余裕の数を足して決めます。1日に5個出荷し、発注から届くまで4日かかる品物であれば、20個に余裕の数を追加して、発注点を25個から30個ほどに設定します。

無料のテンプレートを使うときの注意

在庫管理表は、一から作らなくても、インターネット上で公開されている無料のテンプレートを使って始めることもできます。Googleスプレッドシートのテンプレートの一覧や、在庫管理の解説をしているサイトが配っている表をコピーすれば、すぐに使い始められます。ただし、テンプレートをそのまま使うと、自分の仕事に合わない部分が後から問題になることがあります。

1つ目の注意は、テンプレートの型が一覧型か記録型かを確かめることです。見た目がきれいなテンプレートほど、品物ごとに1行の一覧型で作られていることが多く、複数の人で使うと更新の履歴が残らない弱点をそのまま引き継ぎます。先に説明した2つの型の選び方の目安に照らして、自分の使い方に合う型かどうかを先に見ます。

2つ目の注意は、数式の中身を確かめることです。テンプレートには、作った人の使い方に合わせた数式が入っています。集計の範囲が100行までに限られていて、101行目からの記録が在庫数に反映されない、といった作りになっていることもあります。使い始める前に、数式の入ったセルを1つずつ開き、どの範囲を集計しているのかを確かめます。

3つ目の注意は、コピーして使うことです。テンプレートの元の表に直接書き込むと、作った人に内容が見えたり、元の表が変わったときに影響を受けたりします。必ず自分のGoogleドライブにコピーを作り、コピーした表の共有の設定を確かめてから使います。

テンプレートを自分の仕事に合わせて直した後は、どの列を追加し、どの数式を変えたのかを、表の中の別のシートに短く書き残しておきます。作った本人も、数か月たつと直した理由を忘れてしまいます。説明のシートがあれば、ほかの人に表の管理を引き継ぐときにも、口頭で一から説明する手間を省けます。

在庫数と発注のタイミングを数式で出す方法

記録型の在庫管理表では、在庫数を手で書き換えず、入出庫記録を集計する数式で出します。使う関数は、条件に合う行の数を合計するSUMIFSです。Googleのヘルプでは、条件を1つだけ指定するSUMIF関数と並んで、複数の条件で合計する関数として説明されています。

商品マスタのA列に商品コードがあり、入出庫記録のB列に商品コード、C列に区分、D列に数量がある場合、入庫の合計は =SUMIFS(入出庫記録!D:D,入出庫記録!B:B,A2,入出庫記録!C:C,"入庫") で出せます。出庫の合計は、最後の条件を「出庫」に変えた同じ形の数式です。現在の在庫数は、入庫の合計から出庫の合計を引き、棚卸し調整の合計を加えた数になります。

棚卸し調整は、実際に数えた数と表の数が違ったときに、その差を記録する行です。表の在庫数が100個で、数えたら98個だった場合は、区分を「棚卸し調整」、数量を「マイナス2」として1行を追加します。在庫数の列を直接書き換えるのではなく、差を記録として残すことで、いつ、どれだけ数がずれたのかが後から分かります。

発注のタイミングは、現在の在庫数と発注点を比べる数式で知らせます。発注点がE列、現在の在庫数がH列にある場合、I列に =IF(E2>H2,"発注","") と入れておくと、在庫が発注点を下回った品物だけに「発注」と表示されます。表示された品物を見て、商品マスタの「発注する数」の列に書いた数を仕入先に発注します。

色で気づけるようにするには、条件付き書式を使います。Googleのヘルプの条件付き書式ルールの使用で説明されているとおり、セルの値や数式の結果に応じて、背景の色や文字の色を変えられます。現在の在庫数の列に、発注点を下回ったら背景を赤くするルールを設定しておけば、表を開いた瞬間に発注が必要な品物が目に入ります。発注点の少し上の数で黄色にするルールを追加しておくと、早めに準備を始められます。

商品の数が増え、在庫一覧をさらに絞り込んで見たい場合は、QUERY関数で、発注が必要な品物だけを別のシートに抜き出す方法もあります。店舗と倉庫で別々のスプレッドシートを使っている場合は、IMPORTRANGE関数で別のスプレッドシートの範囲を読み込み、在庫の合計を1枚にまとめることもできます。ただし、関数を重ねるほど表は重くなり、作った人にしか直せない表になりやすいため、まずはSUMIFSと条件付き書式だけで組み、必要になってから追加するのが確実です。

共有と権限の設定

在庫管理表を複数の人で使う場合は、誰にどこまでの操作を許すかを、共有の設定で決めます。Googleスプレッドシートの共有では、相手ごとに「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の権限を選べます。在庫の数を確かめるだけの人には閲覧者の権限を、入荷や出荷を書き込む人には編集者の権限を渡します。

共有の範囲は、必要な人だけに絞ります。「リンクを知っている全員」に共有すると、リンクが転送されたときに、関係のない人まで表を開けてしまいます。在庫の数や仕入先、仕入れの値段は、社外に知られたくない情報です。会社でGoogle Workspaceを使っている場合は、共有の範囲を組織の中だけに絞っておくと、誤って社外に共有する失敗を防げます。

複数の人が同じ表を同時に開いて書き込むことは、Googleスプレッドシートの得意な使い方です。Googleのヘルプでも、スプレッドシートを共有して同時に編集する方法が説明されており、ほかの人が編集しているセルには色の付いた枠が表示されます。ただし、同じセルを同時に書き換えると、後から書いた人の値が残ります。記録型の表で、それぞれが新しい行を追加する決まりにしておけば、同じセルを奪い合うことはほとんど起きません。

編集者の権限を渡した人は、共有の設定そのものを変えたり、ほかの人を追加したりできる設定になっていることがあります。在庫管理表の管理者以外が共有の範囲を広げられないよう、共有の設定で、編集者が権限を変更して共有できる設定をオフにしておきます。

シートの保護で、数式と商品マスタを守る

在庫管理表でいちばん困るのは、数式の入ったセルが誤って書き換えられ、在庫数が正しく出なくなることです。数式のセルに数字を直接入力されると、見た目は普通の在庫数に見えるため、誰も気づかないまま運用が続きます。これを防ぐのが、シートと範囲の保護です。

Googleスプレッドシートでは、シート全体や特定のセル範囲を保護し、編集できる人を絞れます。在庫管理表では、商品マスタのシート全体と、商品マスタの数式の列を保護し、管理者だけが編集できる設定にします。入出庫記録のシートは、記入する人全員が編集できるように開けておきます。

保護には、知っておくべき限界があります。Googleのヘルプは、保護について次のように説明しています。

スプレッドシートの内容を他のユーザーが変更できないようにする場合は、内容を保護できます。この処理はセキュリティ対策ではありませんので、セキュリティ対策は別に講じる必要があります。 出典: Googleドキュメント エディタ ヘルプ「範囲やシートを保護する」

保護は、誤った操作を防ぐための仕組みであり、情報を守る仕組みではありません。保護したシートでも、表を開ける人は内容を見たり、コピーしたりできます。見せたくない情報がある場合は、保護ではなく、共有の範囲そのものを絞ります。

保護の設定には、編集を止める設定のほかに、編集しようとしたときに警告を表示するだけの設定もあります。ヘルプにあるとおり、警告の設定は確認のメッセージが出るだけで、編集そのものは止まりません。数式の列を守るためには、警告ではなく、編集できる人を絞る設定を選びます。

日々の更新のルールを決める

在庫の数が合わなくなる原因は、表の作りより、更新の決まりのあいまいさにあることがほとんどです。入荷した品物を棚に並べた後で書き込むのを忘れる、出荷した数を後でまとめて書こうとして忘れる、同じ出荷を2人が別々に書き込む、といった失敗は、どれも決まりを作れば防げます。

決めておきたいのは、書き込むタイミング、書き込む人、書き込む内容の3つです。書き込むタイミングは、品物が動いたその場で書くのが原則です。入荷したら検品の後すぐに、出荷したら梱包の後すぐに書き込みます。後でまとめて書く決まりにすると、忘れたり、数を思い出せなかったりして、記録が実際の動きとずれていきます。スマートフォンのアプリからスプレッドシートを開けば、倉庫や店頭からでもその場で書き込めます。

書き込む人は、品物を動かした本人にします。入荷を受け取った人が入庫を書き、出荷した人が出庫を書きます。別の人に伝えて書いてもらう形にすると、伝える途中で数が変わったり、書き込みが漏れたりします。入出庫記録の「記入した人」の列に名前を残す決まりにしておくと、後から確かめたいときに誰に聞けばよいかが分かります。

書き込む内容は、日付、商品コード、区分、数量の4つを必ず埋め、メモの列には、返品や破損など普段と違う動きの理由を書きます。メモが残っていると、月末に在庫の動きを見直すときに、なぜ数が大きく動いたのかを説明できます。

すでに書き込んだ行の数を間違えたときの直し方も決めておきます。過去の行を直接書き換えると、いつ直したのかが分からなくなるため、間違えた行はそのまま残し、差を打ち消す行を新たに追加する決まりにすると、記録の流れが追えます。Googleスプレッドシートには版の履歴の機能もあり、過去の状態を確かめたり、戻したりできます。Googleのヘルプでは、スプレッドシートの重要な時点の版に名前を付けて残しておけると説明されているので、棚卸しの直後など区切りの時点で版に名前を付けておくと、後から見返すときの目印になります。

棚卸しのやり方と、数が合わないときの調べ方

棚卸しは、表の在庫数と実際の数が合っているかを確かめる作業です。どれほど決まりを守っていても、書き込みの漏れや数え間違いで、表の数は少しずつずれていきます。月に1回、または四半期に1回など、決まった時期に棚卸しをして、ずれを直します。

棚卸しの手順は、次のとおりです。まず、棚卸しをする日時を決め、その時点の在庫一覧を印刷するか、別のシートに値として写します。数式のままにしておくと、数えている途中で入出庫が書き込まれたときに数が変わってしまうためです。次に、棚ごとに品物を数え、実際の数を書き込みます。数え終わったら、表の数と実際の数を比べ、差がある品物だけを洗い出します。

差がある品物は、すぐに調整の行を書く前に、原因を確かめます。入出庫記録をその品物の商品コードで絞り込み、前回の棚卸しから後の動きを1行ずつ見ていくと、書き込みの漏れや、単位の取り違えが見つかることがあります。原因が分かった場合は、漏れていた入庫や出庫の行を追加します。原因が分からない場合は、区分を「棚卸し調整」として差の数を記録し、メモに棚卸しの日付を書きます。

棚卸しで同じ品物に何度も差が出る場合は、その品物の扱い方に問題があることが多いです。出荷の数が多い品物、箱とばらで扱いが混ざる品物、複数の場所に置いている品物は、差が出やすい品物です。こうした品物は、棚卸しの間の期間でも、週に1回など短い間隔で数を確かめると、大きなずれになる前に気づけます。

スプレッドシートの限界と、システムへ移る目安

Googleスプレッドシートは無料で使え、表の作りを自由に変えられるのが強みですが、在庫管理の規模が大きくなると限界も見えてきます。移る時期を見極めるために、限界の現れ方を知っておきます。

1つ目は、表の重さです。入出庫記録は1日に何十行、何百行と増えていくため、数年使ううちに行の数が数万行を超えます。SUMIFSのような集計の数式は、行の数が増えるほど計算に時間がかかり、表を開くたびに数秒待つようになります。Googleドライブのヘルプでは、1つのスプレッドシートに保存できるセルの数に上限があることが示されています。年ごとに入出庫記録を別のシートや別のスプレッドシートに分けると、重さを抑えられます。

2つ目は、ほかの仕組みとのつながりです。ネットショップの注文や、レジの売上と在庫の数を自動で連動させたい場合、スプレッドシートだけでは手で書き写す作業が残ります。注文の数が多くなると、書き写す作業そのものが負担になり、書き写しの漏れが在庫のずれを生みます。

3つ目は、表を直せる人の偏りです。数式や保護の設定を作った人しか表を直せない状態になると、その人が休んだり異動したりしたときに、表の作りを変えられなくなります。表の作りと数式の意味を、別のシートに説明として書き残しておくと、引き継ぎの負担を減らせます。

システムへ移る目安としては、管理する品物が数百点を超えた、入出庫が1日に数十件を超えた、ネットショップや複数の店舗と在庫を連動させる必要が出てきた、のいずれかに当てはまったときが考えどころです。それまでは、スプレッドシートの在庫管理で十分に回せることが多く、表の作りと更新の決まりを整えておけば、システムへ移るときにも商品マスタや過去の記録をそのまま移しやすくなります。

入荷や発注の作業を、担当つきで分担する方法

在庫の数はスプレッドシートで管理できても、発注が必要になった品物を誰が発注するのか、届いた品物の検品を誰がいつするのか、といった作業の分担は、表だけでは見えにくくなります。発注の欄に「発注」と表示されても、誰かが発注したのか、まだ誰も手を付けていないのかは、表からは分かりません。

少人数であれば、在庫管理表に「発注した人」「発注した日」「届く予定の日」の列を追加し、発注したら書き込む決まりにすれば足ります。ただし、発注や検品、返品の手続き、仕入先とのやり取りなど、在庫の周りの作業が増えてくると、在庫の数を記録する表と、作業の進み具合を管理する場所を分けたほうが、どちらも見やすくなります。

作業の進み具合を、担当と期限つきで一覧にしたい場合は、Pinatecaのようなサービスが候補になります。公式ページによると、Pinatecaは、カンバン・ガント・カレンダー・リスト・グリッドなど8種類のボードで作業を管理できるサービスで、ボードごとにチャットで話し合え、カスタムフィールドで項目を追加でき、権限ロールで操作できる範囲を分けられます。5人までは無料（ボード10個、容量1GBまで）で使え、スタンダードプランは1人あたり月額500円（年払いの場合は月額400円）です。Trelloからボードを取り込むこともできます。在庫の数そのものはスプレッドシートで管理し、「A001の発注」「B003の検品」のような作業をボードで担当つきで追う、という使い分けができます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を使うにしても、在庫の数を記録する場所と、作業を管理する場所が、それぞれ1つに決まっていることが大切です。同じ情報を2か所に書くと、片方だけが更新されて食い違いが生まれます。在庫の数はスプレッドシート、作業の進み具合はボード、と役目を分けて決めておきます。

独自データから見る、在庫管理表を作る仕事

スプレッドシートで在庫管理表を作る作業は、会社の中で担当者が作ることもあれば、外部の人に頼むこともあります。数式や保護の設定、入力のルールまで含めて表を整える作業は、業務委託の仕事としても依頼されています。

20年この市場を見てきた立場から言えば、表計算やデータの整理の仕事は、在宅で受けられる仕事の中でも長く依頼が続いている分野です。依頼する側の多くは、小さな店舗や事務所で、専任の担当者を置くほどではないけれど、表を一度きちんと作りたい、という要望を持っています。在庫管理表の作成のように、作り終えた後の使い方の説明まで含めて頼まれる仕事では、表の作りだけでなく、更新の決まりを文章にして渡せる人が、次の依頼につながっています。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料が乗らない直接の取引は、依頼する側が同じ予算で多くを頼め、受ける側の手取りが厚くなる形です。手数料0%の直接の取引では、依頼する側と受ける側が、表の使い方や直してほしい点を直接相談できるため、使いながら表を育てていく仕事に向いています。

スプレッドシートで足りなくなった後の、業務の仕組み作りの仕事もあります。在庫管理や受注の管理を、業務に合わせたアプリで作る仕事については、アプリケーション開発のお仕事で、仕事の内容と必要なスキル、業務委託で受ける場合の進め方を紹介しています。AIを使って業務の仕組みを見直す相談の仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の内容と依頼の傾向をまとめています。

在庫管理は、表の作りより、更新の決まりを守り続けることで精度が保たれます。最初は小さく始め、棚卸しのたびに決まりを見直していけば、無料のスプレッドシートでも、長く使える在庫管理の仕組みになります。

よくある質問

Q. Googleスプレッドシートの在庫管理は無料で使えますか？

Googleアカウントがあれば、Googleスプレッドシートは無料で使え、在庫管理表を作って複数の人で共有することもできます。会社で使う場合は、共有の範囲を組織の中に絞れるGoogle Workspaceを使うと、誤って社外に共有する失敗を防げます。表の作りと更新の決まりを整えれば、小規模な店舗や事務所の在庫管理には十分です。

Q. 在庫数の列を直接書き換えるのはなぜよくないのですか？

在庫数を上書きすると、いつ、誰が、何の理由で数を変えたのかが表に残らず、数が合わなくなったときに原因を調べられないためです。入荷と出荷を1行ずつ記録し、在庫数はSUMIFS関数で集計する形にすれば、記録をさかのぼって確かめられます。複数の人が書き込んでも、ほかの人の数を上書きする心配がありません。

Q. 数式の入ったセルを誤って書き換えられないようにするには？

シートや範囲の保護を使い、数式の列と商品マスタを編集できる人を管理者に絞ります。編集しようとしたときに警告を表示するだけの設定では、編集そのものは止まらないため、編集できる人を絞る設定を選びます。保護は誤った操作を防ぐ仕組みで、情報を守る仕組みではないため、見せたくない情報は共有の範囲で絞ります。

Q. スプレッドシートから在庫管理システムに移るのはどんなときですか？

管理する品物が数百点を超えた、入出庫が1日に数十件を超えた、ネットショップや複数の店舗と在庫を連動させる必要が出てきた、のいずれかに当てはまったときが目安です。表が重くなって開くのに時間がかかるようになった場合も、移る時期を考えるきっかけになります。それまではスプレッドシートで十分に回せることが多いです。