お問い合わせフォームの作り方と、届いた問い合わせを取りこぼさない受け方

@SOHO編集部
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お問い合わせフォームの作り方と、届いた問い合わせを取りこぼさない受け方

この記事のポイント

  • ✓お問い合わせフォームの作り方を
  • ✓HTMLで自作する方法
  • ✓WordPressのプラグイン

自分のWebサイトを作ったら、次に必要になるのがお問い合わせフォームです! 電話番号やメールアドレスを載せるだけでも連絡は受けられますが、フォームがあると相手は24時間いつでも、決まった項目に沿って用件を送れます。受け取る側も、名前や用件がそろった状態で届くので、返事を書きやすくなります。

ただ、お問い合わせフォームの作り方を調べると、HTMLで自作する方法、WordPressのプラグイン、Googleフォーム、専用のサービスと、選択肢が多すぎて迷いますよね。しかも、フォームは作って終わりではありません。届いた問い合わせに気づかなかった、誰が返事をしたか分からなくなった、という取りこぼしの方が、実は痛手が大きいんです。

この記事では、作り方の4つの方法を比べたうえで、フォームに入れる項目、個人情報の扱い、迷惑な送信への対策、そして届いた問い合わせを取りこぼさない受け方まで、順に整理します。

お問い合わせフォームが必要な理由

最初に、なぜフォームが必要なのかを確かめておきます。メールアドレスをサイトに載せておけば十分では、と思う人もいるはずです。

フォームには、メールアドレスを載せるだけでは得られない利点が3つあります。

1つ目は、必要な情報がそろった状態で届くことです。メールだと、名前が書いていない、何の件か分からない、連絡先の電話番号が無い、といった問い合わせがどうしても混ざります。フォームなら、必須の項目を決めておけるので、返事に必要な情報が最初からそろいます。

2つ目は、相手の手間が減ることです。メールソフトを開いて宛先をコピーし、件名を考えて、という手順が、フォームならページの中で完結します。スマートフォンから問い合わせる人にとっては、この差がかなり大きいんです。

3つ目は、メールアドレスを公開しなくて済むことです。サイトに載せたメールアドレスは、機械で自動的に集められて、迷惑メールの宛先にされやすくなります。フォームの裏側でメールを受け取る形にすれば、アドレスそのものを人目にさらさずに済みます。

逆に言えば、フォームを設置したのに返事が遅い、届いたことに気づかない、という状態だと、相手の期待を裏切ることになります。だからこそ、この記事では「作り方」と「受け方」をセットで扱います。

作り方は4通りある

お問い合わせフォームの作り方は、大きく分けて次の4通りです。

方法 費用の目安 必要な知識 向いている人
HTMLとサーバーのプログラムで自作する サーバー代のみ HTML、サーバー側のプログラム Web制作の経験がある人
WordPressのプラグインを使う 無料のものが多い WordPressの基本操作 WordPressでサイトを作っている人
Googleフォームを使う 無料 ほぼ不要 まず手早く作りたい人
フォーム作成サービスを使う 無料から有料まで ほぼ不要 受け付けたあとの管理まで任せたい人

どれが正解ということはなく、サイトの作り方と、届いたあとに誰がどう対応するかで選び方が変わります。ここからは、1つずつ特徴を見ていきます。

方法1:HTMLとサーバーのプログラムで自作する

Webサイトを自分でHTMLから書いている人は、フォームも自作できます。仕組みは、HTMLで入力欄と送信ボタンを作り、送信された内容をサーバー側のプログラムで受け取ってメールで送る、という形です。

HTMLの部分は、名前、メールアドレス、用件などの入力欄を並べるだけなので、それほど難しくありません。難しいのはサーバー側です。送信された内容を受け取り、おかしな値が入っていないかを確かめ、メールを送り、送った人に完了の画面を見せる。この流れを、安全に作る必要があります。

自作で気をつけたい点は次のとおりです。

・入力された値を、そのままメールの宛先や件名に使わない(悪用されて迷惑メールの踏み台にされるおそれがあります)
・入力された値を画面に表示するときは、HTMLとして解釈されないように変換する
・機械による大量の送信を防ぐ仕組みを入れる
・送信が成功したか失敗したかを、相手に分かるように表示する
・サーバーからのメールが迷惑メールとして扱われないよう、送信の設定を整える

これ、ぜんぶを最初から正しく作るのは、正直かなり大変なんです! Web制作の仕事で自作のフォームを納品した経験がある人なら別ですが、そうでなければ、次に紹介する既存の道具を使うほうが安全です。

自作の利点は、見た目も動きも自由に決められることです。サイトのデザインと完全にそろえたい、送信された内容を自社のシステムに直接入れたい、といった要望がある場合は、自作か、開発者に依頼する形が向いています。

方法2:WordPressのプラグインを使う

WordPressでサイトを作っているなら、お問い合わせフォームのプラグイン(機能を追加する部品)を使うのが定番です。代表的なものに「Contact Form 7」があり、WordPressの公式のプラグインのページで無料で配布されています。

WordPressのプラグインのページから入れて有効化すると、管理画面にフォームの設定の画面が加わります。フォームを作ると、ページに貼り付けるための短い記号(ショートコード)が表示されるので、それを固定ページに貼れば完成です。

プラグインを使う利点は、サイトのデザインになじみやすいことと、費用がかからないことです。一方で、次のような点には気をつけてください。

・送信された内容は、標準ではメールで届くだけで、管理画面に一覧で残らないことがある(記録を残すには別のプラグインが必要な場合があります)
・サーバーのメールの設定によっては、届いたはずのメールが迷惑メールに振り分けられたり、届かなかったりする
・WordPress本体やプラグインの更新を続けないと、安全上の弱点が残る
・迷惑な送信を防ぐ仕組みは、別に設定が必要な場合がある

特に1つ目は見落としがちです! メールが届かなかったら、その問い合わせは誰にも気づかれずに消えてしまいます。フォームを設置したら、必ず自分で何度か送信して、届くことを確かめてください。

方法3:Googleフォームを使う

プログラムもWordPressも使っていない人が、まず手早く作るなら、Googleフォームが手軽です。Googleアカウントがあれば無料で使えて、名前、メールアドレス、用件の欄を並べるだけなら数分で作れます。

作ったフォームは、リンクを共有するか、サイトに埋め込んで使います。回答はフォームの「回答」タブで見られるほか、スプレッドシートに書き出して一覧にできます。新しい回答が届いたらメールで知らせる設定もあります。

ただ、お問い合わせの受付として使うと、次のような点で物足りなくなることがあります。

・見た目がGoogleフォームの形になり、サイトのデザインとそろえにくい
・回答者1人ずつに、フォームの画面から返事を書いて送る機能が無い(返事はGmailなどから別に送る)
・誰が対応したか、どこまで進んだかを記録する欄が無いので、スプレッドシートに自分で列を作ることになる
・ファイルを添付してもらう質問は、回答者にGoogleアカウントへのログインが必要になる

Googleフォームをサイトに埋め込む場合は、フォームの「送信」ボタンの横にある共有の画面から、埋め込み用のHTMLを取り出してページに貼り付けます。埋め込んだフォームは、ページの幅に合わせて高さが決まらないことがあるため、スマートフォンでスクロールしにくくなっていないかを必ず確かめてください。うまく表示されない場合は、埋め込みをやめて、リンクのボタンからフォームを別の画面で開く形にするほうが、相手にとって分かりやすいこともあります。

最初の数か月、問い合わせが月に数件という段階なら、Googleフォームで十分に回ります。件数が増えてきたり、複数の人で対応するようになったりしたら、次の方法を検討する、という順番が無理のない進め方です。

方法4:フォーム作成サービスを使う

4つ目が、フォームを作るための専用のサービスを使う方法です。画面の操作だけでフォームを作れて、サイトに貼り付けるか、リンクを共有して使います。

この種類のサービスの多くは、フォームを作る機能に加えて、届いた問い合わせを管理する機能を持っています。一覧での表示、担当者の割り当て、対応の状況の記録、通知、自動の返信、といった機能です。料金は無料から始められるものが多く、使う人数や機能によって有料のプランに分かれています。

選ぶときは、次の点を比べてください。

・無料で使える範囲(フォームの数、回答の数、使える人数)
・届いた問い合わせに、画面から返事を送れるか
・担当者と対応の状況を記録できるか
・チャットの道具への通知に対応しているか
・データの保存場所と、書き出しの方法
・有料にしたときの料金の決まり方(人数か、回答の数か)

料金の決まり方は特に大切です。回答の数で料金が上がるサービスは、問い合わせが増えるほど費用がかさみます。人数で決まるサービスは、対応する人が少ないうちは安く使えます。自分の使い方で、1年後にいくらになるかを計算してから選ぶと、後で困りません。

フォームに入れる項目の決め方

どの方法で作るにしても、入れる項目の考え方は同じです。項目は多すぎても少なすぎても困ります。

基本の項目

まず、ほぼすべてのお問い合わせフォームに入れたいのが次の項目です。

・お名前
・メールアドレス
・お問い合わせの種類(選択式)
・お問い合わせの内容(自由記述)
・個人情報の取り扱いへの同意

「お問い合わせの種類」は、選択式にしておくのがおすすめです!「サービスについて」「料金について」「取材・提携について」「その他」のように分けておくと、届いた時点で担当者を決めやすくなり、あとで件数を数えるときにも役立ちます。

必要に応じて入れる項目

用途によっては、次の項目も入れます。

・会社名・団体名(法人の取引が中心の場合)
・電話番号(電話で折り返す可能性がある場合)
・希望の連絡方法
・ファイルの添付(見積もりの依頼で資料を受け取る場合)

ここで大事なのは、「念のため」で項目を増やさないことです。項目が1つ増えるたびに、入力の途中でやめてしまう人が増えます。電話で折り返すことが無いなら、電話番号は聞かない。会社名が要らないなら、聞かない。返事に本当に必要な項目だけに絞りましょう。

必須と任意の分け方

必須にするのは、返事をするのに欠かせない項目だけです。お名前、メールアドレス、内容の3つが基本で、それ以外は任意にしておくと、入力の負担が下がります。必須の項目には「必須」と目印を付け、入力し忘れたときは、どの項目が足りないのかをその場で表示するようにします。

入力しやすいフォームにする工夫

項目を決めたら、次は入力のしやすさです。同じ項目でも、作り方ひとつで途中でやめる人の数が変わります。

項目名は入力欄の上に書く

「お名前」「メールアドレス」といった項目名は、入力欄の中に薄い文字で書くのではなく、入力欄の上に書きます。入力欄の中の薄い文字は、入力を始めると見えなくなるので、何を書く欄だったか分からなくなるからです。入力例を見せたいときは、項目名の下に小さく書き添えます。

スマートフォンで打ちやすくする

問い合わせの半分以上がスマートフォンから届く、というサイトは珍しくありません。メールアドレスの欄はメールアドレス用の入力欄にしておくと、スマートフォンでは「@」の入ったキーボードが自動で出ます。電話番号の欄も同じで、数字のキーボードが出るように設定します。こうした細かい設定が、入力の手間を確実に減らします。

間違いはその場で知らせる

送信ボタンを押してから「入力に誤りがあります」とだけ表示されると、相手はどこを直せばよいか分からず、そこで離脱します。どの項目の、何が足りないのかを、その項目のすぐ近くに表示しましょう。「メールアドレスの形式が正しくありません」のように、具体的に書くのがコツです。

送信ボタンの言葉を具体的にする

送信ボタンの文字は「送信」でも通じますが、「この内容で問い合わせる」のように、押したら何が起きるかが分かる言葉にすると、押す側の迷いが減ります。送信後の画面では、受け付けたことと、返事の目安をはっきり伝えます。

これ、どれも1つずつは小さな工夫なんですが、積み重なると問い合わせの数にちゃんと差が出るんです!

フォームへの入口をどこに設けるか

せっかく作ったフォームも、見つけてもらえなければ問い合わせは届きません。フォームへの入口は、サイトの中で複数の場所に設けておくのが基本です。

・すべてのページの上部のメニュー(「お問い合わせ」の項目)
・すべてのページの一番下(フッター)
・サービスや料金の説明のページの最後
・よくある質問のページの最後(答えが見つからなかった人向け)

特に、サービスや料金のページの最後に入口があると、読み終えて興味を持った人がそのまま問い合わせに進めます。逆に、メニューの奥にしか入口が無いと、問い合わせたい人ほど探し回ることになります。

入口の文言も工夫できます。「お問い合わせ」だけでなく、「無料で相談する」「見積もりを依頼する」のように、何ができるのかを書くと押されやすくなります。ただし、相談が無料でない場合に「無料」と書くのは厳禁です! 実際の対応と食い違う言葉は、信頼を一気に失います。

問い合わせの種類が大きく違う場合は、入口を分けるのも1つの方法です。たとえば、サービスの利用者向けのサポートと、取材や提携の相談とで、フォームを分けておくと、担当者の振り分けが最初から済んだ状態で届きます。

個人情報の扱いで押さえておきたいこと

お問い合わせフォームでは、名前やメールアドレスなどの個人情報を受け取ります。そのため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)の決まりを意識する必要があります。

フォームに関係が深いのが、利用の目的を示す決まりです。個人情報保護法の第21条第2項には、次のように書かれています。

個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

少し硬い文章ですが、言い換えると「本人が書いて渡してくれた個人情報を受け取るときは、何に使うのかを先に伝えなければならない」という意味です。かっこ書きにあるとおり、ここでいう書面には電子的な記録も含まれるため、Webのフォームに入力してもらう場合も、この考え方が当てはまると一般に理解されています。

実務では、次のような対応がよく取られています。

・フォームの近くに、受け取った情報を何に使うかを短く書く(例:お問い合わせへの回答と、必要な場合の連絡のために使用します)
・プライバシーポリシーのページへのリンクを設ける
・送信の前に、内容に同意するチェック欄を設ける

自分の事業が法律の対象になるか、どこまで書けばよいかは、事業の内容や扱う情報によって変わります。個人情報保護委員会の公式サイトに事業者向けの情報がまとまっているので、迷ったときはそちらを確かめるか、専門家に相談してください。

迷惑な送信への対策

フォームを公開すると、遅かれ早かれ、機械による迷惑な送信が届くようになります。宣伝の文章が大量に送られてきたり、意味の無い文字列が何百件も届いたりします。放っておくと、本物の問い合わせが埋もれてしまいます。

対策は、次のような組み合わせが一般的です。

・人間が操作しているかを確かめる仕組み(画像の選択や、裏側で動作を判定する仕組み)を入れる
・人間には見えない入力欄を用意し、そこに入力があった送信を機械とみなして弾く
・短い時間に同じ相手から何度も送信できないようにする
・本文にURLが大量に含まれる送信を保留にする

WordPressのプラグインやフォーム作成サービスには、こうした対策が設定で用意されていることが多いです。自作の場合は、自分で組み込む必要があります。

対策を強くしすぎると、本物の問い合わせまで弾いてしまうことがある点には注意が必要です! 設定を変えたら、自分で何度か送信して、普通の問い合わせがきちんと届くかを確かめてください。

自動返信のメールを設定する

問い合わせを送った人にとって、一番不安なのは「本当に届いたのかな?」という点です。送信の直後に自動で返信のメールが届けば、その不安はすぐに解消されます。

自動返信のメールには、次の内容を入れておくと親切です。

・問い合わせを受け付けたこと
・送信された内容の控え
・返事のおおよその目安(例:3営業日以内にご連絡します)
・急ぎの場合の連絡先
・返事が届かない場合に確かめてほしいこと(迷惑メールのフォルダなど)

返事の目安は、守れる日数を書くのが鉄則です。「24時間以内」と書いて守れないと、かえって信頼を落とします。土日や休みの日をはさむ場合も考えて、無理のない日数にしておきましょう。

自動返信には、送信された内容の控えを入れるかどうかも考えどころです。控えがあると相手は安心しますが、入力を間違えたメールアドレスに控えが届くと、他人に内容が渡ってしまいます。問い合わせの内容によっては、控えを入れずに「受け付けました」だけを伝える形も選べます。

届いた問い合わせを取りこぼさない受け方

ここからが、この記事でいちばん伝えたいところです! フォームで一番多い失敗は、作り方ではなく受け方で起きます。よくある取りこぼしは、次の4つです。

・届いたことに気づかない
・誰かが返事をしたと思い込み、誰も返していない
・2人が同じ問い合わせに別々に返事をしてしまう
・対応の途中で止まったまま、忘れられる

これを防ぐには、次の4つを決めておきます。

1. 通知を受け取る人を決める

問い合わせが届いたら、必ず誰かが気づく仕組みにします。メールの通知だけでなく、普段使っているチャットの道具にも通知が届くようにすると、見落としが減ります。通知を受け取る人が1人だけだと、その人が休んだときに止まるので、2人以上にしておくのが安心です。

2. 担当を決めてから返事をする

届いた問い合わせには、返事を書く前に担当者を決めます。「担当」の欄に名前を入れてから返事を書く、という決まりにするだけで、二重の返信と、返し忘れの両方を防げます。

3. 対応の状況を記録する

1件ずつ「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」のように状況を記録します。一覧で「未対応」だけを表示すれば、残りの件数がひと目で分かります。

4. 返事の期限を決めて見張る

自動返信で伝えた日数を過ぎそうな問い合わせが無いかを、毎日決まった時間に確かめます。朝いちばんに一覧を開いて、未対応のものを片付けてから他の仕事に入る、という習慣にすると、期限切れはほぼ起きなくなります。

編集部でAI活用の勉強会の申込みを受けていたころ、問い合わせをメールの受信箱だけで受けていて、1件だけ返事を3日放置してしまったことがあります。スレッドの中で「誰かが返したはず」と全員が思い込んでいたのが原因でした。それ以来、問い合わせは必ず一覧で担当と状況を残す形に変えました。で、結局何が大事かというと、気合いではなく仕組みで見張ることなんです!

返事の文面をひな形にしておく

問い合わせが増えてくると、同じような質問に何度も答えることになります。料金について、納期について、対応できる地域について、といった質問は、答えの骨組みがほぼ同じです。

こうした質問への返事は、ひな形として保存しておくと、返事の速さがぐっと上がります。ひな形を作るときのポイントは次のとおりです。

・冒頭の挨拶と、問い合わせへのお礼は共通にする
・答えの本文は、問い合わせの種類ごとに分ける
・相手の名前や、問い合わせの中身に触れる一文は、毎回書き足す前提で空けておく
・最後に、次に相手がすることを1つだけ書く(日程の候補を返してほしい、など)

ひな形をそのまま送ると、相手には機械的な返事に見えます。相手の書いた内容に触れる一文を必ず入れることで、同じひな形でも受け取る印象が大きく変わります。

生成AIを使って返事の下書きを作る方法もあります。届いた問い合わせの内容と、ひな形を渡して下書きを作らせると、書き始めの手間が減ります。ただし、料金や納期のような事実は、AIの下書きをそのまま送らず、必ず人が確かめてから送ってください。間違った金額を伝えると、取り消すのは大変です。

問い合わせの数字を見て改善する

フォームは、公開して終わりではありません。月に1回、次の数字を見ると、改善すべき点が見えてきます。

・1か月に届いた問い合わせの件数
・問い合わせの種類ごとの内訳
・届いてから最初の返事までにかかった日数
・迷惑な送信の件数

種類ごとの内訳を見ると、サイトに足りない情報が分かります。たとえば料金についての問い合わせが多いなら、料金のページが分かりにくいのかもしれません。よくある質問のページに答えを書いておけば、問い合わせそのものが減り、相手もすぐに答えを得られます。

最初の返事までの日数は、対応の仕組みが回っているかを測る物差しです。自動返信で伝えた日数を超えている問い合わせがあれば、通知や担当の決め方を見直す合図です。

受け付けから対応までを1つの画面で管理したいときの候補

GoogleフォームやWordPressのプラグインでフォームを作り、届いたメールをスプレッドシートで管理する。問い合わせが少ないうちは、この形で十分に回ります。ただ、件数が増えたり、対応する人が複数になったりすると、スプレッドシートに担当や状況を手で写す作業と、メールソフトでの返信が分かれていることが負担になってきます。

そうした場合の選択肢の1つが、受付から対応までを1つの画面で扱うフォームの道具、Halictです。公式サイトによると、届いた1件ごとに担当と対応の状況が記録され、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。作りたいフォームを短い言葉で伝えると、AIが質問と選択肢まで組み立てる機能もあると説明されています。料金は使う人数で決まる仕組みで、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー1人までのフリープランは0円で、対応の状況の管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円(税抜)、TeamsやSlack、Chatworkへの通知が使えるメンバー10人までのチームプランは月額7,800円(税抜)と案内されています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

問い合わせが月に数件で、1人で対応しているなら、Googleフォームやプラグインのままで困ることは少ないはずです。返し忘れや二重の返信が起き始めたら、比べる候補の1つとして見てみると判断しやすくなります。

公開する前のテスト

フォームを作ったら、公開の前に必ずテストをします。次の項目を、実際に送信しながら確かめてください。

・パソコンとスマートフォンの両方で、最後まで入力して送信できるか
・必須の項目を空にして送信したとき、分かりやすい案内が出るか
・送信後に、完了の画面が表示されるか
・受け取る側に通知のメールが届くか(迷惑メールのフォルダも確かめる)
・送った人に自動返信のメールが届くか
・自分以外のメールアドレス(GmailやiCloudなど、種類の違うもの)でも届くか
・チャットの道具への通知が届くか
・テストの送信の記録を、公開の前に削除したか

特に、受け取る側への通知が届くかは、複数のメールの種類で確かめるのがおすすめです。あるメールのサービスには届くのに、別のサービスでは迷惑メールに入る、ということが実際に起こります。

公開したあとも、月に1回は自分でフォームから送信して、きちんと届くかを確かめてください。サーバーやプラグインの更新で、いつの間にか届かなくなっていた、という事故は珍しくありません。

フォームづくりが仕事になる場面

最後に、お問い合わせフォームを作って運用する力が、在宅の仕事とどうつながるかを見ておきます。

お問い合わせフォームの設置は、Web制作の仕事の中でも依頼の多い作業の1つです。サイトを作るたびにフォームは必要になりますし、既存のサイトのフォームが届かなくなった、迷惑な送信が多すぎる、といった相談も定期的に出てきます。こうした仕事に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事で、開発の依頼の内容や求められる技能を確認できます。収入の目安はソフトウェア作成者の年収・単価相場で、公的統計をもとにした年収と単価の相場を見られます。

最近は、生成AIを使って問い合わせの返信の下書きを作ったり、届いた問い合わせを種類ごとに分けたりする仕組みづくりの相談も増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした業務への取り入れを支援する仕事を紹介しています。フォームの説明文や自動返信の文面を書く仕事なら、著述家,記者,編集者の年収・単価相場も参考になります。

20年この市場を見てきた運営者の立場から言えば、問い合わせの窓口づくりで長く頼られる人は、フォームの見た目の良さより、届いたものを取りこぼさない仕組みまで一緒に作れる人です。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうした信頼がそのまま次の依頼につながりやすく、受け手は手取りの厚さを保ちながら関係を長く続けられます。

まずは、自分のサイトの作り方に合わせて4つの方法から1つを選び、項目を5つに絞ったフォームを作ってみてください。そして公開の前に、通知を受け取る人と、担当を決める決まりだけは先に決めておく。それだけで、作ったフォームが本当に役立つ窓口になります!

よくある質問

Q. お問い合わせフォームは無料で作れますか?

作れます。Googleフォームは、Googleアカウントがあれば無料で使えます。WordPressでサイトを作っているなら、Contact Form 7のように無料で配布されているプラグインもあります。フォーム作成サービスにも無料のプランがありますが、使える人数や機能に上限があるので、届いたあとの管理まで含めて比べると選びやすくなります。

Q. お問い合わせフォームに必ず入れるべき項目は何ですか?

基本は、お名前、メールアドレス、お問い合わせの種類、お問い合わせの内容、個人情報の取り扱いへの同意の5つです。電話番号や会社名は、返事に本当に必要な場合だけ入れます。項目が増えるほど途中でやめる人が増えるので、必須にするのは返事に欠かせない項目だけに絞るのがおすすめです。

Q. フォームで個人情報を受け取るときに注意することはありますか?

個人情報保護法では、本人が書いて渡す個人情報を受け取るときは、あらかじめ利用の目的を示すことが求められています。フォームの近くに使い道を短く書き、プライバシーポリシーへのリンクと同意の欄を設けるのが一般的です。どこまで書くべきかは事業の内容で変わるため、迷ったら個人情報保護委員会の情報を確かめてください。

Q. 届いた問い合わせの返し忘れを防ぐにはどうすればよいですか?

通知を受け取る人を2人以上にする、返事を書く前に担当者を決める、1件ずつ対応の状況を記録する、返事の期限を毎日確かめる、の4つを決めておくと防ぎやすくなります。メールの受信箱だけで受けていると「誰かが返したはず」という思い込みが起きやすいので、一覧で担当と状況を残す形にするのが効果的です。

この記事について

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編集部

監修:@SOHO編集部

2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

公開:2026年6月9日最終更新:2026年10月6日
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この記事を書いた人

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@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。

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