Googleフォームのデメリットと、問い合わせ受付で困りやすい場面

Googleフォームのデメリットを調べている人の多くは、すでにGoogleフォームを使っていて、どこかで手が止まった経験を持っています。回答は届いているのに誰が返したか分からない、ファイルを送ってもらおうとしたら回答者から「ログインを求められた」と言われた、回答が増えて表が重くなってきた。困りごとの中身はだいたいこのあたりに集まります。

結論から書くと、Googleフォームは「集めて集計する」までは非常に優秀です。費用もかかりません。一方で「届いた1件ずつに担当を決め、状況を追い、返信まで見届ける」作業には、そもそも仕組みが用意されていません。問い合わせ受付で困るのは、ほぼこの差から生まれます。この記事では、Googleの公式ヘルプに書かれている内容をもとにデメリットを整理し、使い続けてよい場面と、別の道具を検討する合図を具体的に書き分けます。

結論：Googleフォームが向く用途と、つまずきやすい用途

最初に全体像を整理します。Googleフォームが得意なのは、回答を集めてグラフや表で眺めるところまでで完結する用途です。社内アンケート、イベント後の満足度調査、出欠確認、簡単なテストなどがこれに当たります。回答者に1人ずつ返信する必要がなく、集計結果を見れば仕事が終わる用途なら、乗り換える理由はほとんどありません。

つまずきやすいのは、回答が届いたあとに「人が動く」用途です。代表的なのは次の4つです。

・問い合わせ窓口として使い、1件ずつ返信が必要な場合 ・採用の応募受付として使い、書類の受け取りと選考の進み具合を追う場合 ・講座やイベントの申し込みを受け、入金確認や当日の案内を個別に送る場合 ・修理やサポートの依頼を受け、対応の完了まで見届ける場合

これらの用途では、回答を受け取った瞬間から仕事が始まります。誰が担当するか、いまどの段階か、返信は済んだか。この3つを記録する場所がGoogleフォームの中にはありません。多くの現場では、回答を連携したスプレッドシートに「担当」「状況」「返信日」の列を手で追加して運用しています。件数が少ないうちはこれで回りますが、担当者が2人、3人と増えると、同じ問い合わせに二重で返信したり、誰も返していなかったりという事故が起こりやすくなります。

正直なところ、Googleフォームの評価が分かれるのは、道具の出来の問題ではなく「どこまでを道具に任せるつもりか」の違いです。集計までを任せるなら十分すぎるほどで、対応管理まで任せたいなら最初から想定外の使い方をしていることになります。以降の節では、この「想定外」がどこで表に出るのかを順番に見ていきます。

Googleフォームでできること（公式ヘルプの記載から）

デメリットを正しく見るために、まずできることを押さえておきます。Googleのヘルプによると、Googleフォームでは記述式、段落、ラジオボタン、チェックボックス、プルダウン、ファイルのアップロード、均等目盛、評価、選択式（グリッド）、チェックボックス（グリッド）、日付、時刻といった質問の形式を選べます。回答に応じて特定のセクションへ移動させる分岐も設定できます。

1つのフォームには、質問や説明、画像、動画などの項目を最大300個まで追加でき、セクションは最大75個まで分けられます。回答はフォームの中で「概要」「質問」「個別」の3つの見方で確認でき、Googleスプレッドシートに連携したり、CSV形式でダウンロードしたりできます。新しい回答が届いたときにメールで通知を受け取る設定もあります。

回答者側の機能としては、送信後に回答を編集できるようにする設定、回答のコピーを回答者にメールで送る設定、メールアドレスを収集する設定があります。メールアドレスの収集には「確認済み」（回答者のGoogleアカウントのアドレスを集める）と「回答者からの入力」（回答者が手で打ち込む）の2種類があります。締め切りの日時や受け付ける回答数の上限を決めて、自動で受付を止めることもできます。

共同作業の面では、フォームを共同編集者と共有でき、共同編集者はフォームの編集と回答の確認ができます。テスト機能を使えば、解答集を作って自動で採点し、成績を回答者に通知することもできます。

費用の面では、個人のGoogleアカウントがあれば追加の料金なしで使え、Google Workspaceの各プランにも含まれています。ここまでの機能を無料で使えるという点は、Googleフォームの最大の強みです。比較記事では見落とされがちですが、アンケートと集計という本来の用途に限れば、有料のフォームツールと比べても見劣りする場面はそれほど多くありません。

ここから先のデメリットは、すべて「この機能の外側で起こること」です。機能そのものが劣っているというより、受付業務に必要な後工程が範囲に入っていない、と理解すると整理しやすくなります。

デメリット1：届いた1件ごとの対応状況を記録する場所がない

問い合わせ受付で最初にぶつかるのがこの点です。Googleフォームの回答画面には、回答の内容を見る機能はありますが、「この問い合わせは対応中」「この応募は書類選考を通過」といった進み具合を1件ずつ付ける欄がありません。担当者を割り当てる欄も、対応メモを残す欄もありません。

そのため多くの現場では、連携したスプレッドシートに列を追加して管理します。たとえば次のような形です。

列	入れる内容	よく起きる問題
担当	対応する人の名前	書き忘れると誰も対応しない
状況	未対応・対応中・完了	更新が遅れて実態とずれる
返信日	最初に返信した日	返信したのに記入し忘れる
メモ	やり取りの要点	セルが長文になり読みにくい

この運用は、件数が1日数件で担当が1人なら十分に回ります。問題が出るのは、担当が複数になったときです。誰かが返信を書いている最中に、別の人も同じ問い合わせに気づいて返信してしまう。逆に、全員が「誰かが返しただろう」と思って放置してしまう。どちらも、状況の列を更新するタイミングが人の手に委ねられていることが原因です。

さらに、フォームとスプレッドシートの連携には注意点があります。公式ヘルプには、回答数が10万件を超えるとスプレッドシートに同期されない可能性があると書かれています。日常の問い合わせでここまで届くことは少ないものの、長期間同じフォームを使い続けると、どこかで手を打つ必要が出てきます。

対応状況を記録する場所がないこと自体は、フォームという道具の性格から考えれば自然なことです。ただ、問い合わせ受付として使うなら、この部分を自分たちで作り込む手間がかかる、という前提で選ぶ必要があります。

デメリット2：回答者への個別返信とチームでの分担

2つ目は返信の問題です。Googleフォームには、回答者に「回答のコピー」を送る設定はありますが、受け付けた側が文面を書いて個別に返信する機能はありません。公式ヘルプも、通知の選択肢を広げたり、カスタマイズしたフォローアップメールを送ったりしたい場合は、通知用のアドオンを使うよう案内しています。

実務では、回答に書かれたメールアドレスをコピーし、GmailやOutlookから返信するのが一般的です。この方法の弱点は3つあります。

1つ目は、返信の記録がフォーム側に残らないことです。誰がいつ何を送ったかは、送った人のメールボックスにしか残りません。担当者が休んだとき、別の人が経緯を追えなくなります。

2つ目は、宛先の転記ミスです。メールアドレスを手でコピーする以上、1文字違いや別の回答者のアドレスへの誤送信が起こりえます。個人情報を扱う受付では、この種の事故が一番避けたいものです。

3つ目は、同じ文面の繰り返しです。「お問い合わせありがとうございます。担当より2営業日以内に返信します」のような定型の返信を毎回打つのは手間で、担当者ごとに言い回しもばらつきます。

なお、回答のコピーについても公式ヘルプは、迷惑メールフィルタなどの不正使用対策によって届かない場合があると注意書きをしています。受付完了の連絡を回答のコピーだけに頼ると、回答者から「送れたのか分からない」という問い合わせが二次的に発生することがあります。

チームで分担する場合、返信の重複と漏れを防ぐには、返信用の共有アドレスを用意し、誰が返信するかを先に決めるルールを作る必要があります。つまり、Googleフォームで問い合わせを受けるなら、フォームとは別にメールの運用ルールを設計する、というのが現実的な形です。

デメリット3：ファイルの受け付けに回答者のGoogleアカウントが必要

採用の応募受付で特に困るのがこの点です。Googleフォームにはファイルのアップロードという質問形式がありますが、公式ヘルプには、この質問に回答するには回答者がGoogleアカウントにログインする必要があると明記されています。

この質問に回答するには、回答者が Google アカウントにログインする必要があります。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ

応募者の中には、Googleアカウントを持っていない人、会社のアカウントでログインしていて私用のファイルを送れない人、スマートフォンでログインの手順につまずく人がいます。応募の途中でログインを求められた時点で、応募そのものをやめてしまう人も出てきます。採用は応募数が成果に直結するため、この離脱は見過ごせません。

また、同じヘルプには、フォームが共有ドライブに保存されている場合や、管理者がデータ損失防止の設定をオンにしている場合は、ファイルのアップロードの質問形式自体が使えないとも書かれています。会社でGoogle Workspaceを使っていて、チームの共有ドライブにフォームを作った場合、ファイル受付ができずに困るのはこのためです。

受け取ったファイルは、回答者ではなくフォームのオーナーのGoogleドライブにコピーされ、フォームごとのフォルダに保存されます。オーナーが異動や退職をしたとき、ファイルの保存先ごと引き継ぎが必要になる点も、運用上の注意点です。さらに公式ヘルプには、フォームから回答を削除しても添付ファイルは削除されないと書かれています。応募書類のように保管期間を決めて削除すべき個人情報を扱う場合、回答の削除とは別に、ドライブ側のファイルも整理する手順を決めておく必要があります。

履歴書やポートフォリオの受け付けが受付業務の中心にあるなら、この条件は選定の段階で必ず確かめておきたい項目です。

デメリット4：2026年9月から適用された回答数とデータ量の上限

2026年に入って変わった点もあります。Googleの公式ヘルプによると、2026年9月からGoogleフォームに新しい上限が適用されました。

2026 年 9 月より、Google フォームにデータと回答に関する新しい上限が適用されます。 1 つのフォームにつき最大 50 万件の回答を受け取れるようになりました。上限に達した後も回答の受け付けを継続するには、フォームのオーナーが既存の回答をダウンロードして削除する必要があります。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ

データ量の上限は、1つのフォームにつき合計1GBです。この上限にはフォーム自体と回答データが含まれ、回答者がアップロードしたファイルは対象外とされています。

50万件という数字は、一般的な問い合わせフォームでは届かない規模です。ただし、同じヘルプには、もっと少ない件数で起こる制約も書かれています。

回答数の目安	公式ヘルプに書かれている影響
1万件超	「質問」「個別」の表示が出ないことがある。CSVが送信時刻の順に並ばないことがある
5万件超	回答の概要が表示されないことがある
10万件超	スプレッドシートに同期されないことがある
50万件	1つのフォームで受け取れる回答数の上限

1万件という件数は、毎年同じフォームを使い回す申し込み受付や、全国から応募が集まる募集では現実的に届きます。年度ごとにフォームを作り直す運用にしておけば避けられますが、URLを固定してWebサイトに掲載している問い合わせフォームでは、作り直しのたびにリンクの差し替えが必要になります。

上限そのものは多くの人にとって十分な大きさです。気をつけたいのは、上限の手前で表示や同期が不安定になる点で、長く使うフォームほど影響を受けやすくなります。

デメリット5：見た目と入力補助、問い合わせフォームとしての印象

Googleフォームは、テーマの色やフォント、ヘッダー画像を変えられますが、レイアウトの自由度は高くありません。会社のWebサイトに埋め込むと、デザインの統一感が崩れると感じる人もいます。問い合わせフォームは、顧客が最初に触れる窓口の1つなので、ここを気にする組織は少なくありません。

入力の補助についても、フォーム作成ツールを提供する会社が次のように指摘しています。

しかし、Googleフォームは見た目はシンプルであるものの、郵便番号に基づいた住所の自動補完や入力ミスのリアルタイム通知など、入力を補助する機能は備わっていません。少しでも入力が面倒と感じられれば、途中離脱につながってしまいます。 出典: form.run

記述式の質問には、最大文字数などの入力規則を設定できます。メールアドレスの形式チェックのような基本的な確認は、入力規則で対応できる範囲です。一方で、郵便番号から住所を補う、電話番号の書式をそろえるといった、日本の申し込みフォームでよく求められる補助は標準では用意されていません。

この点は、用途によって影響の大きさが変わります。社内アンケートなら回答者は多少の手間を気にしませんが、見込み客からの問い合わせや有料講座の申し込みでは、入力の面倒さがそのまま取りこぼしにつながります。項目数が少ないフォームなら影響は小さく、住所や連絡先を細かく聞くフォームほど影響が大きくなります。

もう1つ、問い合わせ窓口として使う場合に気になるのが、URLがGoogleのドメインになる点です。回答者から見ると、企業の公式サイトから外部のサービスに移動する形になるため、送信先が本当にその会社なのか不安に感じる人もいます。サイト内に埋め込むか、フォームの冒頭に運営者名と問い合わせ先を明記しておくと、この不安はかなり和らぎます。

デメリット6：共同編集者の権限とスプレッドシートの権限が連動しない

チームで運用するときに見落としやすいのが権限の扱いです。公式ヘルプには、新しい回答用スプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになると書かれています。一方で、その後にフォームの権限を変更しても、スプレッドシートには自動で同期されません。

つまり、異動や退職でメンバーを外すとき、フォームから削除しただけでは、回答が入ったスプレッドシートには引き続きアクセスできる状態が残ります。公式ヘルプも、共同編集者を削除する場合はフォームとスプレッドシートの両方からそれぞれ削除する必要があると注意しています。

応募者の氏名や連絡先、問い合わせの内容は、どれも個人情報です。権限の外し忘れは、情報漏えいの入り口になりえます。運用ルールとして、メンバーの入れ替えのたびにフォームとスプレッドシートの両方の共有設定を確認する手順を決めておく必要があります。

もう1つの注意点は、権限の細かさです。フォームの共同編集者は、フォームの編集と回答の閲覧をまとめて持つ形になります。「回答は見てよいが、設問は触らないでほしい」という分け方を、フォームの中だけで実現するのは難しいのが実情です。アルバイトや外部の協力者に受付の一部を任せる場合は、スプレッドシート側で閲覧のみの共有にするなど、運用で補う必要があります。

権限まわりは、トラブルが起きるまで意識されにくい部分です。デメリットとして挙げると地味に見えますが、受付業務で扱う情報の性質を考えると、むしろ最初に確認しておきたい項目といえます。

問い合わせ受付で困りやすい場面を時系列で見る

ここまでのデメリットが、実際の受付でどの順番で表に出るのかを、小さな事務局がGoogleフォームで問い合わせ窓口を立ち上げた場合を例に追ってみます。

最初の1か月は、ほとんど問題が起きません。問い合わせは1日数件で、担当は1人。新しい回答のメール通知を受け取り、Gmailから返信して終わりです。この段階では、Googleフォームは手軽で費用もかからない、理想的な道具に見えます。

2か月目あたりで担当が2人になると、最初の摩擦が起きます。どちらが返信するかを決めていないため、同じ問い合わせに2人が返信してしまう。ここで、スプレッドシートに「担当」列を追加します。

3か月目には、資料の送付や見積もりの依頼が混ざり始め、1件の問い合わせに複数回のやり取りが発生するようになります。「対応中」なのか「先方の返事待ち」なのかを区別したくなり、「状況」列と「メモ」列を追加します。この頃から、列の更新漏れが目立ち始めます。

半年が経つ頃には、過去の問い合わせを探す場面が増えます。「以前にも同じ人から問い合わせがあったはず」と思っても、メールはそれぞれの担当者の受信箱に分散していて、全体の経緯をたどれません。担当者が休んだ日に、その人が抱えていた問い合わせの続きを誰も把握できない、という事態もこの頃に起きやすくなります。

この流れを見ると分かるとおり、Googleフォームの限界が表に出るのは、件数が増えたときよりも、関わる人が増えたときです。1人で回している間は問題が見えにくく、2人目が加わった時点で、記録と分担の仕組みが必要になります。道具の見直しを考えるタイミングは、件数ではなく人数で判断するほうが実態に合います。

続けるか切り替えるかを決めるチェックリスト

ここまでの内容を、判断のためのチェックリストに整理します。当てはまる項目が多いほど、Googleフォームの外側で手作業が増えている状態です。

確認すること	当てはまる場合の意味
回答を受け取ったあと、1件ずつ返信している	返信の記録をどこに残すかを決める必要がある
2人以上で受付を分担している	担当の割り当てと二重返信の防止が必要
スプレッドシートに担当や状況の列を手で追加している	フォームの外で対応管理を作り込んでいる
回答者からファイルを受け取っている	回答者のGoogleアカウントが前提になる
フォームを共有ドライブに保存している	ファイルのアップロード形式が使えない
同じフォームを年単位で使い続けている	1万件を超えると表示や並び順に影響が出る
メンバーの入れ替えがある	フォームとスプレッドシートの権限を別々に管理する必要がある

当てはまる項目が0から2つなら、Googleフォームを使い続けて問題ありません。運用ルールを少し整えるだけで十分に回ります。具体的には、返信用の共有アドレスを1つ決める、担当の決め方を「回答の行番号が奇数なら Aさん、偶数なら Bさん」のように機械的にする、といった工夫が効きます。

3つ以上当てはまる場合は、フォームの外で行っている手作業の時間を一度計ってみることをすすめます。1件あたりの転記や確認に5分かかり、1日10件あれば、それだけで1日50分です。この時間をどう見積もるかで、無料のまま工夫を重ねるか、受付管理の機能を持つ道具に移るかの判断が変わります。

判断に迷ったときは、困りごとが「入力する側」で起きているのか、「受け取る側」で起きているのかを分けて考えると整理しやすくなります。入力の手間や見た目の問題なら、入力補助に強いフォーム作成ツールが候補になります。受け取った後の分担や返信の問題なら、回答の管理まで含めた道具が候補になります。

Googleフォームを使い続ける場合に決めておく運用

チェックリストの結果、Googleフォームを使い続けると決めた場合でも、いくつかの運用を先に決めておくと、デメリットの多くは小さくできます。

まず、返信の窓口を1つにまとめます。担当者それぞれの個人のメールアドレスから返信するのではなく、受付用の共有アドレスを用意し、そこから返信するようにします。こうすると、返信の記録が1か所に集まり、担当者が休んだ日でも経緯をたどれます。

次に、スプレッドシートに追加する列を最初に固定します。「担当」「状況」「返信日」「メモ」の4列程度に絞り、状況の値は「未対応」「対応中」「完了」の3つだけにします。プルダウンの入力規則を使えば、表記の揺れも防げます。列を後から思いつきで追加していくと、誰も全体を把握できない表になりがちです。

3つ目に、フォームの区切りを決めます。年度や募集回ごとにフォームを複製して作り直すと、回答数が1万件に近づく前に区切れます。公式ヘルプにも、上限に近づいたら既存の回答をダウンロードしてから削除する手順が案内されていますが、削除の前に新しい回答の受け付けを止めておくよう勧めています。区切りのたびに古い回答をCSVで保管し、保管期間を過ぎたものは削除する、という流れを決めておくと、個人情報の管理も楽になります。

4つ目に、メンバーの入れ替え時の確認手順を書き出しておきます。フォーム、回答用スプレッドシート、ファイルが保存されるドライブのフォルダの3か所の共有設定を、入れ替えのたびに確認する。この1行のルールがあるだけで、権限の外し忘れはかなり防げます。

こうした運用は、どれも費用をかけずに始められます。逆にいえば、この4つを整えても手作業が減らない場合が、道具そのものを見直す合図です。

代わりのフォームを選ぶときの比較項目

Googleフォームから別の道具を検討する場合、比較するときに見ておきたい項目を整理します。料金だけで比べると、移った後に同じ問題が残ることがあります。

1つ目は、料金の決まり方です。フォームツールの料金は、フォームの数で決まるもの、回答数で決まるもの、使う人の人数で決まるものに分かれます。問い合わせのように回答数が読めない用途では、回答数で料金が変わる仕組みだと、月ごとの費用が安定しません。

2つ目は、対応管理の機能です。1件ごとに担当者を割り当てられるか、対応の段階（未対応、対応中、完了など）を付けられるか、対応のメモや履歴が残るか。この3つがそろっていれば、スプレッドシートに列を追加する運用から卒業できます。

3つ目は、返信の機能です。回答の画面から直接メールを送れるか、定型文のひな形を保存できるか、送信の記録が残るか。ここが整っていると、宛先の転記ミスと二重返信の両方を防げます。

4つ目は、ファイルの受け付けです。回答者にアカウントの登録やログインを求めずにファイルを受け取れるか、受け取ったファイルが誰でも開ける状態になっていないか。採用の応募受付では特に重要です。

5つ目は、権限の細かさです。閲覧だけを許す権限があるか、メンバーを外したときにすべてのデータへのアクセスがまとめて外れるか。

6つ目は、移行のしやすさです。Googleフォームの回答をCSVで書き出して取り込めるか、逆に将来別の道具に移るときに書き出せるか。

この6つを、いま困っていることと照らし合わせて優先順位を付けると、選定の軸がぶれにくくなります。すべてを満たす道具を探すより、困りごとの上位2つを解決できるかで絞り込むほうが現実的です。

Googleフォームが合わなかったときの候補

受け取った後の分担と返信で困っている場合の候補の1つとして、Halict（ハリクト）があります。フォームを作るところだけでなく、届いた1件ごとに担当者とステージ（未対応、対応中など）を割り当て、回答の画面から個別にメールを送るところまでを1つの画面で扱うフォームのサービスです。

公式サイトの記載では、料金は使う人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限とされています。フリープランは0円でメンバー1人まで、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが含まれます。有料プランは税抜の月額でスターター2,980円（メンバー3人まで）、チーム7,800円（10人まで）、ビジネス16,800円（30人まで）です。ファイルの受け付けは回答者のログインが不要で、認証を通した人だけがダウンロードできる形で保管されます。他社サービスの書き出しCSVを取り込む機能もあります。

一方で、アンケートの集計結果をグラフで眺めることが主な目的で、回答者に返信する必要がない用途なら、Googleフォームを使い続けるほうが合っています。どちらが良いかではなく、受け取った後に人が動くかどうかで選ぶのが筋です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

フォームの運用を仕事にする立場から見えること

最後に、フォームの設計や運用そのものを仕事として請け負う立場から見た話を書いておきます。フリーランスや副業で、事務局の受付設計や業務の仕組みづくりを手伝う案件は少なくありません。Googleフォームはその入口として使われることが多く、「作ってほしい」という依頼の裏側に、今回挙げたような受付後の困りごとが隠れていることがよくあります。

在宅ワークの市場を長く運営してきた立場から言えば、こうした案件で評価が高い人は、フォームを作る技術より、依頼者の受付業務を最初から最後まで聞き取る力を持っています。誰が受け取り、誰が返信し、何日以内に何をするのか。そこを先に整理したうえで道具を選ぶので、納品後に「結局スプレッドシートが回らない」と言われることがありません。仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、こうした聞き取りに十分な時間を使えるため、依頼者と受け手の双方にとって満足度の高い仕事になりやすい傾向があります。

業務の仕組みづくりやツール導入の支援に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事が参考になります。AIや各種ツールを業務に取り入れる支援の仕事の中身と、求められる力を紹介しています。フォームやWebの仕組みを自分で作る方向に進みたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、開発系の仕事の種類と進め方を確認できます。報酬の目安を知りたい場合は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場に、公的統計をもとにした年収と単価の相場がまとまっています。

フォームの集客や問い合わせの増加まで含めて支援する場合は、広告や解析の知識も求められます。Googleアナリティクス認定資格は、フォームまでの流入や送信の完了率を測るための基礎を体系的に学べる資格です。受付の道具を整える仕事は、作って終わりではなく、届いた後の流れまで見通すことで価値が上がる分野です。

よくある質問

Q. Googleフォームは無料のままどこまで使えますか？

個人のGoogleアカウントがあれば追加の料金なしで使え、質問の形式の選択、回答の集計、スプレッドシート連携、CSVのダウンロード、新着回答のメール通知まで利用できます。2026年9月からは1つのフォームにつき回答50万件、保存容量1GBの上限が適用されています。企業で使う場合はGoogle Workspaceの各プランにも含まれています。

Q. Googleフォームで回答者からファイルを受け取るときの注意点は？

公式ヘルプによると、ファイルのアップロードの質問に答えるには、回答者がGoogleアカウントにログインする必要があります。また、フォームを共有ドライブに保存している場合や、管理者がデータ損失防止を有効にしている場合は、この質問形式自体が使えません。受け取ったファイルはフォームのオーナーのGoogleドライブに保存されます。

Q. Googleフォームの回答が増えると何が起きますか？

公式ヘルプには、回答が1万件を超えると「質問」「個別」の表示が出なかったりCSVが送信時刻の順に並ばなかったりすることがあり、5万件を超えると概要が、10万件を超えるとスプレッドシートへの同期がうまくいかないことがあると書かれています。年度ごとにフォームを作り直す運用にしておくと影響を避けやすくなります。

Q. チームでGoogleフォームを使うときに気をつけることは？

担当の割り当てや返信の記録を残す仕組みがないため、二重返信や返信漏れが起きないよう、返信用アドレスと担当の決め方を先に決めておくことが大切です。また、フォームの権限を変えても回答用スプレッドシートの権限は自動で変わらないため、メンバーを外すときは両方の共有設定を個別に見直します。