評価面談の進め方｜話すことと準備しておくこと

2026年10月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓事前に何を準備しておけばよいかを
✓評価される側と評価する上司の両方の立場から説明します
✓低い評価に納得できないときの対応

評価面談の日程が決まると、「何を話せばよいのか」「自己評価はどのくらい高く書けばよいのか」「低い評価を言われたらどう返せばよいのか」と不安になる人は多いはずです。結論から言うと、評価面談は上司から一方的に点数を聞く場ではなく、この期間の仕事の事実を上司とそろえ、次の期間の目標を合意する場です。準備の中心は、実績を具体的な事実と数字で示せるようにしておくことと、上司に聞きたいことを先に決めておくことの2つです。この記事では、評価面談の流れ、評価される側の準備と話し方、評価する上司の進め方、納得できないときの対応までを順に説明します。日頃の実績を記録する方法として、Pinatecaのようなボードで目標と進み具合を共有するやり方にも触れます。

評価面談とは何をする場か

評価面談は、人事評価の結果を本人に伝え、仕事の振り返りと次の目標について話し合う面談です。まずは人事評価そのものの考え方と、面談の種類を確かめておきます。

人事評価の考え方

人事評価の仕組みは会社ごとに違いますが、考え方の基本は共通しています。国家公務員の人事評価について、人事院は次のように説明しています。

人事評価制度は、能力・実績に基づく人事管理を進めて行く上での基礎となる重要なツールであるとともに、人材育成の意義を有するものでもあります。出典: 人事院「人事評価と評価結果の活用」

民間の会社でも、評価は給与や昇格を決める材料であると同時に、本人の成長を促す仕組みとして位置づけられることが多くあります。評価面談は、この2つの役割をつなぐ場です。点数だけを伝えて終わると、本人は次に何を伸ばせばよいかが分からず、評価の仕組みが人材の育成に役立ちません。

面談の種類

評価面談は、評価の期間の中で何回か行われるのが一般的です。

期首面談：期間の初めに、その期間の目標と役割を上司と決める
中間面談：期間の途中で、目標の進み具合を確かめ、必要なら目標を見直す
期末面談：期間の終わりに、実績を振り返り、評価の結果を伝える

一般に「評価面談」と言うと期末面談を指すことが多いですが、期末だけで話そうとすると、期首に何を約束したかが曖昧になりがちです。期首の目標と中間の確認があってこそ、期末の評価に納得しやすくなります。自分の会社で何回の面談があるかは、人事の案内や評価制度の資料で確かめておきます。

評価面談の一般的な流れ

面談の時間は会社によって違いますが、話す順番はおおむね決まっています。流れが分かっていると、準備するべきことも見えてきます。

期末面談の進み方

期末面談は、次のような順で進むことが多くあります。

上司が面談の目的と進め方を説明する
本人が、期間中の実績と自己評価を説明する
上司が、評価の結果とその理由を伝える
評価が分かれた項目について、事実を確かめながら話し合う
次の期間に伸ばしたいことと、目標の方向性を話し合う
本人から、困っていることや希望を伝える
話し合った内容を確かめて終える

本人が話す時間は、思っているより長く取られます。上司は面談の前に評価を仮に決めていることが多いものの、本人の説明を聞いて、知らなかった実績や事情を評価に反映させることもあります。2番目の自己評価の説明は、面談の中でも特に準備の差が出るところです。

面談の前に出す書類

多くの会社では、面談の前に自己評価のシートを提出します。目標ごとの達成の度合いと、その根拠を書く形が一般的です。上司はこのシートを読んで面談に臨むので、書いた内容がそのまま面談の土台になります。提出の期限に追われて短く書くと、面談で説明しなければならないことが増えるため、時間を取って書いておくほうが面談は楽になります。

評価される側が準備しておくこと

評価面談の準備は、前日に慌てて振り返るのではなく、数日前から少しずつ進めると、抜けが少なくなります。

期首の目標を読み返す

最初にやることは、期間の初めに決めた目標を読み返すことです。目標の言葉どおりに、達成したか、どこまで進んだかを確かめます。期間中に目標が変わった場合は、いつ、誰と、どう変えたかを書き出しておきます。目標の変更が上司と共有されていないと、元の目標のまま評価されることがあるためです。

実績を事実と数字で書き出す

次に、期間中の実績を書き出します。「頑張った」「丁寧に対応した」のような感想ではなく、誰が見ても確かめられる事実で書くのが基本です。

売上や件数など、数字で表せる結果
期限を守った、短縮した、などの時間に関する結果
改善した手順と、その効果
担当した案件の数と、その難しさ
周りの人を手伝った、育てた、などのチームへの貢献

数字で表しにくい仕事でも、「問い合わせへの回答の手順書を作り、新人が1人で対応できるようになった」のように、行動と結果を組み合わせれば事実として伝えられます。上司は部下の仕事のすべてを見ているわけではないので、自分から材料を示すことが、正しく評価してもらうための近道です。

うまくいかなかったことも整理する

達成できなかった目標も、隠さずに整理しておきます。何が原因で達成できなかったのか、途中でどんな手を打ったのか、次はどうするのかを書いておくと、反省の言葉だけで終わらず、次の目標の話につなげられます。原因が自分以外のところにある場合も、人のせいにする言い方ではなく、「途中で仕様が変わり、作業の量が当初の見込みの倍になった」のように事実で伝えます。

聞きたいことと伝えたいことを決める

最後に、面談で上司に聞きたいことと、伝えたいことを決めておきます。

評価の理由のうち、分からなかった点
次の期間に期待されている役割
伸ばすべきだと上司が考えている力
自分が挑戦したい仕事や、身につけたい力
働き方や担当の範囲について困っていること

面談は上司の時間も限られているので、聞きたいことは3つほどに絞り、優先順位をつけておきます。紙やメモに書いて持っていくと、話が流れても聞き忘れを防げます。

自己評価シートの書き方の例

自己評価のシートは、上司が面談の前に読む資料です。目標ごとに「目標」「結果」「根拠」「次の課題」の4つをそろえて書くと、読み手に伝わりやすくなります。

目標を達成できた項目の書き方

たとえば、事務の担当者が「請求書の発行の遅れをなくす」という目標を立てていた場合、次のように書けます。

目標：毎月の請求書の発行を、締め日から5営業日以内に終える。結果：上期の6か月すべてで、5営業日以内に発行を終えた。前期は3か月で遅れが出ていた。根拠：発行の手順を見直し、確認の作業を前倒しにした。手順書を作り、休みの日に代わりの人が対応できるようにした。次の課題：発行の作業を3営業日以内に縮め、確認の時間を確保する。

結果の欄には、前の期間と比べた変化を書くと、成果の大きさが伝わります。根拠の欄には、自分が何をしたかを具体的に書きます。

目標に届かなかった項目の書き方

達成できなかった項目も、同じ4つの欄で書きます。

目標：新規の取引先を4社開拓する。結果：2社の契約にとどまった。残りの2社は、見積もりまで進んだが、先方の予算の見直しで保留になった。根拠：問い合わせから提案までの日数を縮めるため、提案書の雛形を作った。次の課題：保留になった2社に、下期の予算が決まる時期に合わせて再提案する。

届かなかった理由を事実で書き、途中で打った手と次の動きを書いておくと、上司は「何もしなかった」とは受け取りません。

評価の段階の選び方

シートで「達成」「おおむね達成」「未達成」のような段階を選ぶ形式の場合は、会社が定めた段階の説明を読み、それに照らして選びます。自分の感覚で高めや低めに選ぶより、説明の言葉に照らしたほうが、上司との評価の差が小さくなります。迷うときは、低いほうを選び、根拠の欄で事実を詳しく書いておくと、面談で上司が評価を上げる材料になります。

面談で話すことと伝え方の例

準備した内容を、面談の場でどう伝えるかも大切です。言い方の例を場面ごとに紹介します。

成果を伝えるとき

成果は、目標、行動、結果の順で伝えると分かりやすくなります。

「期首に、問い合わせへの初回の返信を当日中にする目標を立てました。そのために返信の文例を10種類作り、チームで共有しました。その結果、下期は当日中の返信の割合がほぼ全件になり、問い合わせの再送も減っています。」

自分の成果を話すのが苦手な人も、この順番で事実を並べれば、誇張にも謙遜にも寄らずに伝えられます。

低い評価を伝えられたとき

自己評価より低い評価を伝えられたときは、まず理由を聞きます。感情的に反論するより、「どの点が足りなかったのか、具体的に教えていただけますか」と尋ねるほうが、次に何を変えればよいかが分かります。

上司の説明に自分の知っている事実と違う点があれば、そのときに伝えます。「その案件は、10月から担当を引き継いでいて、それまでの遅れは前任のときのものです」のように、事実を示して確かめてもらいます。それでも評価が変わらない場合は、次の期間に何を示せば評価が上がるのかを聞き、目標に組み込んでもらうと、面談が前向きに終わります。

給与や昇格の話をしたいとき

評価面談の場で給与の話をしてよいか迷う人もいます。評価が給与や昇格に結びつく会社では、評価の結果がどう反映されるかを確かめるのは自然なことです。「今回の評価は、昇格の条件と比べてどの位置にあるのでしょうか」のように、仕組みについて尋ねる言い方にすると、話しやすくなります。給与の額そのものは上司の一存で決まらないことも多いので、決める仕組みと次の機会を聞いておきます。

困っていることを伝えるとき

仕事量の偏りや、人間関係で困っていることがあるなら、評価面談は上司に伝えるよい機会です。ただし、評価の話と混ざると話がそれやすいので、面談の後半に「最後に1つご相談したいことがあります」と区切って伝えます。具体的な場面と、どうしてほしいかをセットで伝えると、上司も対応を考えやすくなります。

評価面談でよくある失敗

評価面談でつまずく場面には、いくつかの型があります。前もって知っておけば避けられます。

評価される側の失敗

反省の言葉だけを並べて、次の行動を話さない
成果を「頑張りました」「丁寧にやりました」の言葉だけで伝える
低い評価に感情的に反論し、理由を聞かないまま終わる
他の人と比べて自分の評価を求める
聞きたいことを準備せず、上司の話を聞くだけで終わる

特に多いのは、面談を反省会にしてしまうことです。うまくいかなかったことを話すのは大切ですが、それだけで終わると、上司の記憶に残るのは失敗の話だけになります。反省の後には必ず、次に何をするかを添えます。

評価する側の失敗

評価の理由を印象で伝え、具体的な場面を示さない
面談の大半を上司が話し、部下の説明を聞かない
直近の出来事だけで、期間全体を評価する
他の部下と比べて評価を説明する
次の目標を決めずに面談を終える

直近の出来事に評価が引っ張られるのは、誰にでも起こることです。上司も期間中の部下の行動を記録しておき、面談の前に期間全体を見直すと、偏りを減らせます。部下にとっても、期間の初めの頃の成果を自分から示すことが、偏りを正す助けになります。

職種ごとの実績の示し方

実績の示し方は、職種によって工夫が変わります。数字で表しにくい仕事でも、示し方はあります。

営業の仕事

営業は、売上や契約の件数のように、数字で実績を示しやすい仕事です。ただ、数字だけを並べると、市場の状況や担当の地域の違いで差が出たのか、本人の工夫で差が出たのかが分かりません。数字に加えて、新しく取り組んだ提案の方法や、解約を防いだ取引先の数など、自分の行動が結果に結びついた場面を添えます。

事務の仕事

事務は、ミスなく期限どおりに終えることが当たり前とされ、成果が見えにくい仕事です。そのため、作業の時間を短くした、手順書を作って他の人が対応できるようにした、問い合わせの件数を減らした、といった改善を示すのが効果的です。作業にかかった時間を、改善の前後で比べて書いておくと、成果の大きさが伝わります。

技術や制作の仕事

システムの開発やデザインのような仕事では、作ったものの数だけでなく、品質や期限を守った度合いを示します。不具合の件数を減らした、修正の依頼を少なくした、納期を前倒しにした、といった点が伝わる材料になります。作ったものの画面や資料を面談で見せると、上司が仕事の中身を理解しやすくなります。

接客や販売の仕事

接客や販売では、売上のほかに、お客様からの声や、リピートの数が実績になります。お客様から感謝の言葉を受けた場面や、クレームを収めた場面を、日時と内容とともに記録しておくと、数字に表れない貢献を示せます。新人の指導を担当した場合は、その新人が1人で対応できるようになった時期も実績として伝えられます。

新人や異動したばかりの人の評価面談

入社したばかりの人や、異動したばかりの人は、期間が短く、実績を示しにくいことがあります。その場合は、仕事を覚えた速さや、身につけた知識を示すのが中心になります。

1人で対応できるようになった業務の一覧と、その時期
自分で調べて解決した問題の例
前の職場や部署の経験を生かして改善したこと
次の期間に身につけたい知識と、そのための計画

上司の側も、新人や異動したばかりの人には、結果の大きさより、仕事への取り組み方と成長の度合いに目を向けて評価を伝えると、本人が次の目標を立てやすくなります。

日頃から実績を記録しておく方法

評価面談の準備で一番困るのは、半年や1年前のことを思い出せないことです。日頃から記録しておけば、準備の時間は大きく減ります。

週に1回、短いメモを残す

一番手軽なのは、週に1回、その週にやったことと結果を数行のメモに残す方法です。手帳でも、パソコンのメモでも構いません。「誰から、どんな依頼を受け、どう対応し、どうなったか」を書いておけば、期末にはそれを読み返して並べるだけで、自己評価のシートの材料がそろいます。感謝のメールや、褒められた言葉も記録しておくと、周りからの評価を示す材料になります。

表計算で目標ごとに記録する

目標が複数あるなら、ExcelやGoogleスプレッドシートで、目標ごとの列を作って記録する方法もあります。行には日付、列には目標の名前を並べ、その目標に関わる行動と結果を書き込みます。期末にフィルターで目標ごとに絞り込めば、目標ごとの実績が一覧になります。数字の目標なら、毎月の実績を1行に記録して、グラフにしておくと、面談で進み具合を見せやすくなります。

チームで目標と進み具合を共有したいときの候補

チームの目標を複数人で分担している場合や、上司と部下が日頃から進み具合を共有しておきたい場合は、作業の担当と期限を共有できるボードを使う方法もあります。候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。目標を分けた作業を1枚ずつカードにして担当者と期限を付ければ、カンバンボードで「未着手」「進行中」「完了」の列を動かしながら進み具合を確かめられ、カードごとのコメントに途中の報告や上司の助言が残ります。カスタムフィールドで「対応する目標」のような項目をカードに追加すれば、期末に目標ごとの作業を辿りやすくなります。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。評価の点数を付けたり、評価のシートを作ったりする道具ではなく、日々の作業と進み具合を共有するための道具です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

面談の前日と当日に確かめること

準備した内容を落ち着いて話すために、前日と当日に確かめておきたいことを整理します。

前日に確かめること

提出した自己評価のシートを読み返し、書いた数字や日付に誤りがないか
面談で見せたい資料を印刷するか、すぐ画面に表示できる場所に保存したか
聞きたいことのメモを、優先順位の順に並べたか
面談の時間と場所、オンラインならつなぎ方を確かめたか

自己評価のシートは、提出してから日が経っていることが多く、自分が何を書いたかを忘れがちです。上司はシートを見ながら質問するので、書いた内容を自分の言葉で説明できるようにしておきます。

当日に意識すること

面談の始めに、上司から面談の進め方の説明があれば、それに沿って話します。説明がなければ、「最初に自己評価をご説明してもよろしいですか」と自分から切り出すと、話の流れを作りやすくなります。

話すときは、結論から先に伝え、理由や事実を後に続けます。上司の質問には、分からないことを分からないと答え、後で調べて伝えると約束すれば十分です。その場で取り繕うより、誠実な印象が残ります。

面談の終わりには、話し合った評価の結果、次の目標の方向性、上司に頼んだことを、口に出して確かめます。「本日のお話では、次の期間は新人の指導も担当し、手順書の整備を進めるということでよろしいでしょうか」のように言い直すと、聞き違いがあればその場で直せます。

評価する上司の進め方

評価面談を行う上司の側にも、準備と進め方のこつがあります。部下の納得感は、評価の点数そのものより、面談の進め方で大きく変わります。

評価の根拠を具体的な事実で用意する

評価の理由は、印象ではなく具体的な事実で説明できるように準備します。「積極性が足りない」ではなく、「会議で担当の案件の進み具合を報告する場面で、課題を自分から挙げることが少なかった」のように、場面と行動で伝えます。

評価の基準を考えるときは、厚生労働省が公開している職業能力評価基準も参考になります。

「職業能力評価基準」とは、仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、業種別、職種・職務別に整理したものです。出典: 厚生労働省「職業能力評価基準」

業種や職種ごとに、求められる行動が文章で整理されているので、自社の評価の項目を言葉にするときや、部下に期待する行動を具体的に伝えるときの手がかりになります。業界の標準として作られたものなので、自社に合わせて言い換えて使います。

先に聞き、後で伝える

面談の始めは、上司が話すより、部下の自己評価を先に聞くほうが、部下の考えが分かり、話がかみ合います。部下の説明を途中で遮らず、最後まで聞いたうえで、上司の評価と理由を伝えます。自己評価と上司の評価が近い項目は短く確かめ、離れている項目に時間を使うと、限られた時間を有効に使えます。

言葉づかいに気をつける

評価面談は、上司と部下という立場の差がはっきり表れる場です。厚生労働省は、職場のパワーハラスメントの防止について、次のように整理しています。

職場において行われる優越的な関係を背景とした言動であって、業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより労働者の就業環境が害されることがないよう防止措置を講じること出典: 厚生労働省あかるい職場応援団「ハラスメントに関する法律とハラスメント防止のために講ずべき措置」

業務の改善を求める指導そのものは必要なことですが、人格を否定する言葉や、他の人と比べてけなす言い方は、指導の範囲を超えるおそれがあります。伝えるのは行動と結果についてだけにし、本人の性格や能力を決めつける言い方は避けます。

次の目標を一緒に決める

面談の最後は、次の期間の目標の方向性を一緒に決めて終えます。上司が一方的に決めるより、部下が自分で言葉にした目標のほうが、達成に向けて動きやすくなります。決めた内容は、面談の後にメールや評価のシートに書いて共有し、双方が同じ内容を持っている状態にします。

オンラインで行う評価面談

在宅勤務やテレワークが広がり、評価面談をオンラインで行う会社も増えています。対面とは違う点に気をつけます。

話しやすい環境を整える

オンラインの面談では、周りに人がいない場所を選び、画面に資料を表示できる状態にしておきます。自宅で受ける場合は、家族の声が入らない部屋を選び、通信の状態を前もって確かめます。カメラは顔がはっきり見える位置にすると、表情が伝わり、話がかみ合いやすくなります。

資料は画面で共有する

自己評価のシートや実績の記録は、画面の共有で見せながら話すと、上司と同じものを見て話せます。口で説明するだけより、数字や事実が伝わりやすくなります。面談の前に資料を送っておけば、上司も事前に目を通せます。

間の取り方に気をつける

オンラインでは、話し終えたかどうかが分かりにくく、話がぶつかりやすくなります。上司も部下も、話し終えたら「以上です」と区切る、相手が話し終えるのを待ってから話す、といった工夫で、落ち着いて話せます。表情が読み取りにくい分、上司は部下に「ここまでで分かりにくいところはありますか」とこまめに確かめます。

評価に納得できないとき

面談で説明を聞いても評価に納得できないこともあります。そのときに取れる手順を整理しておきます。

社内の仕組みを確かめる

会社によっては、評価に対する不服を申し出る仕組みを設けています。国家公務員の人事評価でも、苦情相談と苦情処理の仕組みが各府省の規程で定められています。民間の会社でも、人事部への申し出や、上司のさらに上の人による再確認の手順が、評価制度の規程や就業規則に書かれていることがあります。まずは自分の会社の規程を読み、どこに、いつまでに申し出ればよいかを確かめます。

事実を整理して伝え直す

申し出をするときは、感情ではなく事実で伝えます。期首の目標、期間中の実績、評価の理由のうち事実と違うと考える点を書き出し、資料をそろえて伝えます。評価の結果が変わらないこともありますが、上司や人事が事実を確かめる機会になり、次の期間の目標を決めるときの材料にもなります。

社外に相談したいとき

評価を理由に不当な扱いを受けている、評価の場で人格を否定するような言葉を受けた、という場合は、社内の相談窓口に加えて、都道府県の労働局にある総合労働相談コーナーにも相談できます。費用はかからず、職場のトラブル全般について話を聞いてもらえます。

面談の後にすること

評価面談は、終わった後の行動で価値が決まります。

話した内容を記録する

面談が終わったら、その日のうちに、話した内容を書き残しておきます。評価の結果と理由、次の期間の目標、上司から期待されたこと、自分が伝えた希望を書いておけば、次の面談の準備がすぐに始められます。上司との間で目標を合意した場合は、メールで内容を送り、確かめてもらうと、後で食い違いが起きにくくなります。

目標を日々の行動に分ける

次の期間の目標が決まったら、それを月ごとや週ごとの行動に分けます。「顧客の満足度を上げる」のような大きな目標は、そのままでは日々の仕事に落とせません。「問い合わせの返信の文例を月に2つ増やす」のように、自分で確かめられる行動に分けておくと、次の評価面談で示せる実績が自然にたまっていきます。

中間の確認の機会を作る

中間面談が制度にない会社でも、期間の半ばに上司と短く話す機会を作ると、期末に評価が大きくずれることを防げます。「目標の進み具合を10分ほど確かめていただけませんか」とお願いすれば、多くの上司は応じてくれます。期間の途中で仕事の内容が変わったときは、そのときに目標の見直しも相談しておきます。

上司が替わったときの引き継ぎ

期間の途中で上司が替わると、期首に決めた目標や中間で話した内容が、新しい上司に伝わっていないことがあります。上司が替わったら、早めに短い面談をお願いし、期首の目標と、ここまでの進み具合と、前の上司と合意した変更点を記録とともに伝えます。面談の記録をメールで残しておけば、そのまま新しい上司に転送でき、期末の評価で食い違いが起きにくくなります。

評価される経験は働き方の選択肢を広げる

評価面談で、自分の仕事を事実で説明する練習を重ねておくと、会社の外で仕事を受けるときにも役立ちます。

運営者として見てきたこと

フリーランスや在宅ワークの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、業務委託で長く仕事が続く人ほど、自分の成果を相手が確かめられる形で報告しています。納品のたびに、何をして、どんな結果になり、次に何を提案するかを短く伝える人は、依頼する側から「この人に任せると楽だ」と思われ、次の依頼につながっています。会社の評価面談で身につけた「事実で伝える」力は、そのまま業務委託の報告の作法になります。

中間の手数料が乗らない直接の取引であれば、同じ予算で依頼する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる場では、こうした信頼の積み重ねが、そのまま次の依頼の数に表れます。

評価の経験を生かせる仕事

評価の仕組みや業務の改善に関わった経験は、さまざまな仕事に生かせます。業務の進め方を見直し、AI を取り入れる手伝いをする仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。中小企業の人事や組織の仕組みづくりを支える立場を目指すなら、中小企業診断士の学習が、評価制度を外から見直す力につながります。デザインの仕事で評価を受ける立場の人は、デザイナーの年収・単価相場で、経験に応じた相場を確かめておくと、面談で希望を伝えるときの目安になります。

評価面談は、年に数回しかない、上司とじっくり話せる機会です。準備をして臨めば、評価の結果だけでなく、次に何をすればよいかがはっきりし、仕事の手応えも変わってきます。