メール誤送信防止ツール｜選び方と使い方

メール誤送信防止ツールを調べている人の多くは、「社内で宛先間違いが起きた」「取引先から誤送信の対策を聞かれた」という状況にあります。結論から言うと、誤送信の対策は、ツールを入れる前に原因を分けて考え、メールソフトの標準機能でできることを先に設定し、それでも残る危険に合わせてツールを選ぶ順番が確実です。この記事では、誤送信が起きる原因、ツールの主な機能と選び方、GmailやOutlookの標準機能でできること、起きてしまったときの対応までを順に整理します。

社外から届く問い合わせへの返信を、共有のアドレスで手作業で回している場合の見直しの道具として、受付から対応までのフォームのHalictにも、後半の「問い合わせへの返信の流れを見直す」の節で触れます。

メールの誤送信はなぜ起きるのか

メールの誤送信は、注意力の問題として片付けられがちですが、実際には起きる場面がある程度決まっています。原因を分けて考えると、対策も選びやすくなります。

原因	よくある場面	主な対策
宛先の選び間違い	入力の補完で似た名前の人を選んだ	送信前の宛先の確認、社外のドメインの警告
CCとBCCの取り違え	多くの人への案内をCCで送った	一斉送信の宛先の確認、BCCへの自動の切り替え
添付ファイルの取り違え	別の取引先の見積書を添付した	添付ファイルの確認、送信の一時保留
本文の取り違え	前のメールを流用して宛名や金額が古いまま	送信前の確認、ひな形の整備
送るつもりのない送信	書きかけのまま送信を押した	送信の取り消し、送信の遅延

この表のうち、もっとも被害が大きくなりやすいのは、CCとBCCの取り違えです。CCに入れた宛先は、ほかの受信者全員に見えます。多くのお客さんへの案内をCCで送ってしまうと、受け取った全員にほかのお客さんのメールアドレスが知られてしまいます。

GmailのヘルプにはBCCの仕組みが次のように説明されています。BCCに追加された人は、BCCに追加されたほかの宛先の名前やメールアドレスを見ることができません。一方でCCに追加された人は、このメールのほかの宛先を見ることができます。この違いを知らないまま一斉送信をすると、事故につながります。

部署ごとに起きやすい誤送信

誤送信の起きやすさは、部署によって違います。全社で同じ対策を入れる前に、どの部署で何が起きやすいかを把握しておくと、対策の優先順位を決めやすくなります。

営業の部署

営業の部署では、見積書や提案書の添付ファイルの取り違えが起きやすくなります。似た内容の見積書を複数の取引先に出していると、ファイル名だけでは区別しにくいからです。ファイル名に取引先の名前と日付を必ず入れる、送る前にファイルを開いて宛名を確かめる、という2つの決め事だけでも、取り違えは大きく減ります。

人事と総務の部署

人事や総務の部署では、社員の給与や評価、健康に関わる情報を扱うため、誤送信が起きたときの被害が大きくなります。社内の宛先であっても、別の社員の情報を誤って送れば重大な問題になります。個人の情報を含むファイルは、メールに添付せず、権限を絞った共有のフォルダで渡す形を基本にします。

カスタマーサポートの部署

お客さんからの問い合わせに答える部署では、返信する相手の取り違えと、ほかのお客さんの情報を含んだまま返信してしまう間違いが起きやすくなります。前のお客さんへの返信を流用して書くと、宛名や注文の内容が残ったまま送られることがあります。返信のひな形を整え、流用しない運用にすることが大切です。

広報とマーケティングの部署

広報やマーケティングの部署では、多くの人への案内を送る機会が多く、CCとBCCの取り違えがもっとも心配な部署です。案内の送信は普段のメールソフトではなく、一斉配信の専用のサービスに任せることで、この危険はほぼなくせます。

誤送信が個人情報の漏えいになる場面

誤送信は、相手に迷惑をかけるだけでなく、個人情報の漏えいとして国への報告が必要になる場合があります。

個人情報保護委員会は、事業者に報告が義務付けられる漏えいの例として、本人の数が1,000人を超える個人データの漏えいを挙げています。その具体例として、自社の会員1,000人超にメールマガジンを送る際に、本来BCCに入れるべきメールアドレスをCCに入れて一括送信した場合が示されています。

このほか、要配慮個人情報と呼ばれる病歴などの特に慎重に扱うべき情報が含まれる場合や、不正に使われると財産の被害が出るおそれがある情報が含まれる場合も、件数にかかわらず報告の対象になります。報告は、発覚したら速やかに行うことが求められており、不正な目的で行われたおそれがある場合は、発覚した日から60日以内という期限が示されています。詳しい要件は個人情報保護委員会の漏えい等の対応とお役立ち資料で確かめてください。

報告が必要かどうかは、漏れた情報の中身や件数によって変わります。誤送信が起きたときに自社が報告の対象になるかどうかは、個人情報保護委員会の案内を確かめたうえで、迷う場合は委員会の相談窓口や顧問の弁護士に相談してください。

メール誤送信防止ツールの主な機能

メール誤送信防止ツールは、メールを送るときに確認の手順を差し込んだり、送った後のメールをしばらく止めたりして、間違いに気づく機会をつくる道具です。製品によって機能は違いますが、多くは次の機能を組み合わせています。

送信前の確認画面

送信ボタンを押した後に、宛先、件名、添付ファイルを一覧で表示し、1つずつ確認の印を付けないと送れないようにする機能です。社外のドメインの宛先だけを色を変えて表示するものもあります。

送信の一時保留

送信を押してから実際に相手に届くまで、数分から数十分メールを止めておく機能です。保留の間に間違いに気づけば、取り消せます。

上長の承認

特定の条件、たとえば社外の宛先が一定の数を超える場合や、添付ファイルがある場合に、上長が承認してから送られるようにする機能です。

BCCへの自動の切り替え

宛先やCCに社外のアドレスが一定の数以上入っている場合に、自動でBCCに切り替えるか、送信を止める機能です。

添付ファイルの扱いの変更

添付ファイルをメールから切り離し、ダウンロード用のリンクに置き換えて送る機能です。送った後に間違いに気づいた場合でも、リンクを無効にすれば相手がファイルを開くのを防げます。

ツールの機能の選び方について、メールのセキュリティを扱う会社の解説では次のように書かれています。

メール誤送信防止ツールを選ぶ上では、必要な機能が揃っているかをチェックしましょう。メール誤送信の発生には、さまざまな原因が考えられます。これら全てに対応していないツールは、実際の現場で使っても効果を期待できません。 出典: hennge.com

ただし、全部の機能を最初から有効にする必要はありません。機能を多く入れるほど、送信のたびの確認が増え、社員が中身を見ずに確認の印を付けるようになります。自社で実際に起きている原因に合う機能から順に使うのが、効果を保つこつです。

GmailとOutlookの標準機能でできること

誤送信防止ツールを入れる前に、今使っているメールソフトの標準機能で、どこまで対策できるかを確かめます。標準機能だけで防げる誤送信も少なくありません。

Gmailの送信取り消し

Gmailには、送信した直後に送信を取り消す機能があります。Googleのヘルプによると、取り消せる時間は、設定で5秒、10秒、20秒、30秒から選べます。初めの設定のままだと短い時間になっていることがあるので、30秒に変えておくと、送った直後に気づいたときに間に合いやすくなります。設定の手順はGmailのヘルプに載っています。

Outlookの送信の遅延

Outlookでは、メッセージの配信を遅らせる設定ができます。Microsoftの案内によると、クラシックのOutlookでは、仕分けルールを作ることで、送信するすべてのメッセージの配信を最大2時間（120分）遅らせることができます。数分の遅延でも、送信した後に添付ファイルの間違いに気づいて取り消す時間を確保できます。手順はOutlook でのメール メッセージの送信を延期または予定するで確かめられます。

入力の補完を見直す

宛先の入力の補完は便利ですが、似た名前の人を取り違える原因にもなります。社内に同じ名字の人が多い場合や、取引先に同じ名前の担当者がいる場合は、連絡先の表示名に会社名を入れておくと、選び間違いを減らせます。

一斉の案内はメールソフトから送らない

多くのお客さんに同じ案内を送る場合は、普段のメールソフトでBCCに宛先を並べて送るのではなく、一斉配信の専用のサービスを使うのが安全です。BCCに入れたつもりがCCだった、という取り違えは、確認の手順を何重にしても、普段のメールソフトを使う限り完全にはなくせません。

メール誤送信防止ツールの選び方

標準機能を設定したうえで、なお残る危険があればツールを検討します。選ぶときは、次の5つの点で比べます。

自社のメールの環境に合うか

ツールには、Microsoft 365やGoogle Workspaceのようなクラウドのメールと組み合わせるもの、自社のメールサーバーの前に入れるもの、パソコンのメールソフトに追加するものがあります。今使っているメールの環境に対応しているかを最初に確かめます。

防ぎたい原因に機能が合っているか

前の節で分けた原因のうち、自社で実際に起きた、または起きそうなものに対応する機能があるかを確かめます。CCとBCCの取り違えが心配ならBCCへの自動の切り替え、添付ファイルの取り違えが心配なら添付ファイルのリンク化、のように、原因と機能を結び付けて選びます。

社員の手間が増えすぎないか

確認の画面が毎回出ると、社員は中身を見ずに確認の印を付けるようになります。社外の宛先のときだけ確認を出す、添付ファイルがあるときだけ一時保留にする、のように、条件を絞れるかを確かめます。

スマートフォンからの送信にも効くか

外出先でスマートフォンからメールを送る社員が多い場合、パソコンのメールソフトに追加するツールでは、スマートフォンからの送信が対策の外になります。どの端末から送ったメールにも効くかを確かめます。

費用と、試せる期間

費用は、社員1人あたりの月額で決まる製品が多く、機能の範囲によって大きく変わります。導入する前に無料で試せる期間があれば、1つの部署で2週間ほど試し、社員の手間と、実際に止められた誤送信の件数を確かめてから全社に広げます。料金は製品ごとに違い、改定もあるので、必ず各製品の公式の料金ページで確かめてください。

導入の進め方

誤送信防止ツールは、入れただけでは効果が続きません。導入は次の順で進めます。

1. 過去1年の誤送信やひやりとした出来事を集め、原因ごとに分ける
2. メールソフトの標準機能で防げるものを先に設定する
3. 残った原因に合う機能を持つツールを2つから3つ選ぶ
4. 1つの部署で2週間試し、確認の画面が多すぎないかを社員に聞く
5. 設定を直してから全社に広げる
6. 半年ごとに、止められた誤送信の件数と、確認の画面の出る条件を見直す

特に4つ目の、社員に聞く手順を飛ばさないことが大切です。確認の画面が多すぎると、社員がツールを避けて個人のメールやチャットで送るようになり、かえって危険が広がります。

社員1人あたりの月額の費用を払ってツールを入れても、原因に合っていなければ効果は出ません。まず小さな範囲で始めて、効果が確かめられてから広げるのが、費用を無駄にしない進め方です。

誤送信が起きてしまったときの対応

対策をしていても、誤送信が完全になくなるわけではありません。起きてしまったときの対応の手順を、あらかじめ決めておきます。

すぐにやること

1. 送信の取り消しや一時保留の機能が使える場合は、すぐに取り消す
2. 誤って届いた相手に連絡し、メールの削除をお願いする
3. 何を、誰に、何件送ってしまったかを記録する
4. 上長と、社内で個人情報を扱う担当者に報告する

誤って届いた相手への連絡は、電話とメールの両方で行うのが確実です。メールだけだと、相手が読むまでに時間がかかり、その間に転送されることもあります。

相手へのお詫びと削除のお願いのメールの例

件名：【お詫び】先ほどお送りしたメールの削除のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。

本日14時10分ごろ、〇〇様宛てに、別のお客様宛ての資料を添付したメールを誤ってお送りいたしました。
大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、該当のメールと添付ファイルを開かずに削除していただけますでしょうか。
削除が済みましたら、本メールへの返信でお知らせいただけますと幸いです。

今後このようなことがないよう、送信前の確認の手順を見直してまいります。
重ねてお詫び申し上げます。

株式会社△△　営業部
□□
電話：00-0000-0000

例文の署名は、実際には自社の署名の形式に合わせてください。宛名の会社名と担当者名、誤送信した日時、お願いしたいこと（開かずに削除し、削除したことを知らせてほしい）の3つが入っていれば、相手は何をすればよいかを迷いません。

漏えいの報告が必要かを確かめる

誤送信した情報に個人情報が含まれていた場合は、個人情報保護委員会の案内に照らして、報告の対象になるかを確かめます。本人の数が1,000人を超える場合や、要配慮個人情報が含まれる場合は報告の対象になることが示されています。報告の対象になる場合は、本人への通知も必要になるので、社内の担当者と相談して進めます。

問い合わせへの返信の流れを見直す

誤送信が起きやすい場面の1つが、共有のアドレスに届いた問い合わせへの返信です。何人かで1つのアドレスを見ていると、届いたメールに返信するたびに宛先を確かめる必要があり、似た名前のお客さんへの返信を取り違えたり、2人が別々に同じお客さんへ返信したりすることがあります。

この場面では、誤送信防止ツールで確認の画面を差し込むことに加えて、問い合わせを受けてから返信するまでの流れそのものを見直す方法があります。問い合わせを1件ずつの記録として受け取り、その記録に担当者と対応の状況を付け、返信もその記録の中から送る形にすれば、誰がどのお客さんに返信するのかがはっきりします。

その候補の1つが、受付から対応までを1つにまとめたフォームのサービスのHalictです。公式の案内によると、Halictでは、問い合わせフォームから届いた1件ずつに担当者と状況が残り、返信も同じ画面から送れます。「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」の並びのひな形があり、ステージの変更、担当者の割り当て、メモ、メールの送信が時系列で残るので、二重の返信や返信の漏れに気づきやすくなります。無料のフリープランはメンバー1人までで、3人までで使うスタータープランは月額2,980円（税抜）、10人までで使うチームプランは月額7,800円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Halictはメールの誤送信を防ぐためのツールではありません。送信前の宛先の確認や添付ファイルの保留が必要な場合は、メールソフトの標準機能や誤送信防止ツールと組み合わせて考えてください。

添付ファイルの送り方を見直す

誤送信の被害を小さくするうえで、添付ファイルの送り方の見直しは効果が大きい対策です。メールの本文の誤りは謝れば済むことが多いですが、添付ファイルに個人情報や取引の条件が入っていると、取り返しがつきません。

長く使われてきた方法に、ファイルをパスワード付きの圧縮ファイルにして送り、パスワードを別のメールで送る、というやり方があります。しかしこの方法は、宛先を間違えた場合、パスワードのメールも同じ間違った宛先に届くことが多く、誤送信の対策としての効果は限られます。受け取る側も、ファイルを開くのに手間がかかります。

代わりに広がっているのが、ファイルを共有のフォルダやファイル共有のサービスに保存し、メールではそのリンクだけを送る方法です。この方法には次の利点があります。

• 宛先を間違えたことに気づいたら、リンクを無効にすれば相手はファイルを開けない
• 共有の相手を特定のメールアドレスに限る設定にすれば、リンクが転送されても開けない
• いつ誰がファイルを開いたかの記録が残るサービスもある

共有の範囲を「リンクを知っている全員」にしてしまうと、リンクが漏れたときに誰でも開けてしまいます。共有の相手は、できるだけ特定のメールアドレスに限る設定にしてください。

小さな会社や個人事業主ができる最低限の対策

社員が数人の会社や、個人で仕事をしている人にとって、社員1人あたりの月額の費用がかかる誤送信防止ツールは負担が大きいこともあります。費用をかけずにできる対策を、効果の大きい順に挙げます。

1. Gmailなら送信を取り消せる時間を30秒にする。Outlookなら送信の遅延を設定する
2. 連絡先の表示名に会社名を入れ、似た名前の人を取り違えないようにする
3. 添付ファイルの名前に取引先の名前と日付を入れる
4. 個人情報を含むファイルは添付せず、共有の相手を限ったリンクで送る
5. 多くの人への案内は、普段のメールソフトではなく一斉配信のサービスで送る

この5つだけで、宛先の選び間違い、添付ファイルの取り違え、CCとBCCの取り違えの多くに手が打てます。ツールの導入は、この5つを済ませても誤送信が続く場合に考えれば十分です。

社員への周知と研修の進め方

ツールやルールを整えても、社員がその目的を理解していなければ、確認の画面は形だけになります。周知と研修は、次のように進めます。

まず、実際に起きた誤送信の例を、個人を特定しない形で共有します。他社の例より、自社で起きたひやりとした例のほうが、社員にとって身近に感じられます。

次に、確認の画面で何を見ればよいかを具体的に示します。「宛先のドメインが取引先のものか」「添付ファイルを開いて宛名を確かめたか」「CCに社外の人が多く入っていないか」の3点のように、見るべきところを絞って伝えます。

さらに、誤送信に気づいたときの連絡先と手順を、1枚の紙にまとめて配ります。慌てているときに、長い手順書は読まれません。「すぐ取り消す」「上長に電話する」「相手に連絡する」の3つの動きが一目で分かる形にします。

研修は、入社したときと、年に1回の見直しのときに行います。誤送信の対策は一度伝えれば終わりではなく、時間がたつと確認がおろそかになるので、繰り返し伝えることが欠かせません。

誤送信の記録を残して再発を防ぐ

誤送信やひやりとした出来事が起きたら、その記録を残します。記録がたまると、どの部署で、どんな原因の誤送信が多いかが見えてきて、対策の見直しの材料になります。

記録に残す項目は、次の6つで十分です。

• 起きた日時
• 部署
• 原因の種類（宛先、CCとBCC、添付ファイル、本文、書きかけの送信）
• 相手が社内か社外か
• 個人情報を含んでいたか
• その後に取った対応

記録には、誤送信した人の名前を残さないようにします。名前が残ると、報告をためらう人が出てきます。目的は個人の責任を追うことではなく、仕組みの弱いところを見つけることです。

半年ごとに記録を見直し、件数の多い原因に合わせて、ツールの設定や社内のルールを直します。同じ原因の誤送信が続いているなら、注意を呼びかけるだけでなく、機能で止める仕組みに変えることを考えます。

取引先から誤送信の対策を聞かれたときの答え方

大きな会社や官公庁と取引を始めるときに、情報の管理についての質問票が届き、メールの誤送信の対策を聞かれることがあります。このとき、ツールの名前だけを答えるより、次の3つの層に分けて答えるほうが、相手に伝わりやすくなります。

1つ目は、仕組みによる対策です。送信の取り消しや遅延の設定、誤送信防止ツールの確認画面、添付ファイルのリンク化など、機能で止めている対策を書きます。

2つ目は、ルールによる対策です。個人情報を含むファイルの送り方、多くの人への案内の送り方、宛先を2人で確かめる場面など、社内で決めている手順を書きます。

3つ目は、起きたときの対応です。誤送信に気づいたときの連絡の手順、相手への連絡、記録の残し方、必要な場合の報告の流れを書きます。

この3つがそろっていれば、規模の小さな会社でも、情報の扱いに気を配っていることが伝わります。反対に、ツールを入れていても、起きたときの対応が決まっていなければ、質問票の評価は下がりがちです。

誤送信のメールを受け取った側の対応

自社が誤送信のメールを受け取る側になることもあります。取引先から、別の会社宛てと思われる資料や、関係のない個人情報が届いた場合は、次のように対応します。

まず、添付ファイルは開かずに、送り主に連絡します。「別の宛先の方へのメールが届いているようです」と伝え、どう扱えばよいかを確かめます。多くの場合は削除をお願いされるので、削除したら、削除したことを送り主に知らせます。

次に、届いたメールを社内のほかの人に転送しないようにします。善意で上長に確認しようとして転送すると、情報を見る人がかえって多くなります。社内で相談する場合は、件名と送り主だけを伝え、中身は見せない形にします。

誤送信を受け取ったときに丁寧に対応すると、取引先との信頼がかえって深まることもあります。自社が送る側になったときに同じように対応してもらえるよう、受け取ったときの手順も社内で共有しておきます。

ツールの費用をどう考えるか

誤送信防止ツールの費用は、社員1人あたりの月額で決まる製品が多く、社員の数が多いほど総額は大きくなります。費用に見合うかを考えるときは、誤送信が1回起きたときにかかる手間と比べます。

誤送信が起きると、相手への連絡とお詫び、社内での報告と原因の確認、必要な場合は個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要になります。多くの人の個人情報を含む誤送信であれば、対応に関わる社員の時間は数日分に及ぶこともあります。取引先からの信用を失えば、その後の取引にも響きます。

一方で、全社員に同じツールを入れる必要があるとは限りません。社外とのやり取りが多い部署や、個人情報を扱う部署だけにツールを入れ、ほかの部署は標準機能とルールで対策する、という分け方をすれば、費用を抑えながら危険の大きいところを守れます。

テレワークで気をつけたい誤送信

在宅や外出先で働く社員が多い会社では、事務所で働いているときとは違う形の誤送信が起きます。

1つ目は、スマートフォンからの送信です。画面が小さいため、宛先の全体が見えにくく、入力の補完で似た名前を選んでも気づきにくくなります。スマートフォンからは社外への添付ファイル付きのメールを送らない、と決めている会社もあります。

2つ目は、個人のメールアドレスとの取り違えです。自宅のパソコンで仕事のメールと個人のメールを両方開いていると、仕事の資料を個人のアドレスから送ってしまったり、個人の知人に仕事のメールを送ってしまったりすることがあります。仕事のメールは会社の決めた端末とアカウントだけで扱う、というルールが基本になります。

3つ目は、すぐに相談できる人がいないことです。事務所なら隣の席の人に「この宛先で合っていますか」と聞けますが、在宅では1人で判断して送ることが多くなります。個人情報を含むメールを送る前に、チャットで上長に宛先を確かめてもらう手順を決めておくと、在宅でも2人で確かめる形を保てます。

社内のルールとして決めておくこと

ツールと標準機能の設定に加えて、社内のルールとして次のことを決めておくと、誤送信の危険はさらに下がります。

• 社外の多くの人に同じ案内を送るときは、普段のメールソフトを使わない
• 個人情報を含むファイルを送るときは、宛先を2人で確かめる
• 前のメールを流用して新しいメールを書くときは、宛名、金額、日付、添付ファイルを必ず書き直す
• 誤送信に気づいたら、自分で判断せずにすぐ上長に報告する
• 誤送信を報告した人を責めない

最後の「責めない」は、もっとも大切なルールです。報告した人が責められる職場では、誤送信が隠され、対応が遅れて被害が広がります。早く報告してくれたことを評価する姿勢を、管理職が示しておくことが欠かせません。

外部の人材とのメールのやり取りで気をつけること

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者の立場から見ると、外部の人材に仕事を頼む発注者と、仕事を受けるフリーランスの間でも、メールの誤送信はよく起きます。複数の取引先と同時にやり取りしているフリーランスは、別の取引先の資料を添付してしまう危険が、会社員より高いからです。

長く続く取引では、発注者と受注者の間で、資料の受け渡しの方法をメールの添付ではなく共有のフォルダに決めている例が多く見られます。メールでは「共有のフォルダに入れました」とだけ伝える形にすると、添付ファイルの取り違えは起きにくくなります。

外部の人材に初めて仕事を頼むときは、最初の打ち合わせで、資料の渡し方、個人情報を含む資料の扱い、誤送信に気づいたときの連絡先の3つを決めておくと安心です。受ける側から「誤送信を防ぐためにこう送ります」と先に提案できるフリーランスは、発注者から信頼されやすく、継続の依頼にもつながりやすい傾向があります。仲介の手数料が挟まらない直接取引では、こうした決め事を当事者どうしで柔軟に話し合え、同じ予算で長く付き合える関係を築きやすいと感じます。

メールのセキュリティを含めた情報の守り方を仕事にする人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どんな依頼があり、どんな力が求められるかを確かめられます。社内の業務にツールを取り入れる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとめています。中小企業の業務の仕組みを体系的に見直したい人には、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士の内容も参考になります。

よくある質問

Q. メール誤送信防止ツールにはどんな機能がありますか？

主な機能は、送信前に宛先と添付ファイルを確認する画面、送信を数分止めておく一時保留、上長の承認、社外の宛先が多いときのBCCへの自動の切り替え、添付ファイルをダウンロード用のリンクに置き換える機能です。製品によって組み合わせが違うので、自社で起きている誤送信の原因に合う機能があるかで選びます。

Q. ツールを入れなくてもできる誤送信の対策はありますか？

あります。Gmailは送信を取り消せる時間を5秒から30秒の間で選べ、クラシックのOutlookは仕分けルールで送信を最大2時間遅らせられます。連絡先の表示名に会社名を入れる、多くの人への案内は一斉配信の専用のサービスで送る、といった運用の見直しでも、誤送信の多くを防げます。

Q. メールを誤送信したら国に報告しなければいけませんか？

個人情報が含まれていて、本人の数が1,000人を超える場合や、病歴などの要配慮個人情報が含まれる場合などは、個人情報保護委員会への報告の対象になると示されています。報告が必要かどうかは情報の中身と件数で変わるので、委員会の案内を確かめ、迷う場合は相談窓口や顧問の弁護士に相談してください。

Q. 誤送信防止ツールを入れても誤送信が減らないのはなぜですか？

確認の画面が毎回出ると、社員が中身を見ずに確認の印を付けるようになることが多いからです。社外の宛先のときや添付ファイルがあるときだけ確認を出すなど、条件を絞って設定し、半年ごとに止められた件数と確認の条件を見直すと、効果を保ちやすくなります。