社内連絡ツールの選び方｜メールとチャットの使い分け

2026年6月2日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓社内連絡ツールの選び方を
✓メールとチャットの使い分けから整理しました
✓Slack・Chatwork・LINE WORKS・Microsoft Teamsの無料プランと料金

社内連絡ツールを探し始めたとき、最初に迷うのは製品の比較よりも「メールのままでよい連絡」と「チャットに移したほうがよい連絡」の線引きです。ここが曖昧なままツールを入れると、メールとチャットの両方を見張る手間が増えるだけで、連絡はかえって遅くなります。

この記事では、社内連絡ツールを選ぶ前に決めておくべき使い分けのルールから始め、代表的なビジネスチャットの無料プランと料金、選び方の観点、導入で失敗しやすい場面と定着のコツまでを順に整理します。読み終えたときに、自社でどのツールを試し、どんな決めごとを最初に配ればよいかが分かる状態を目指します。

社内連絡ツールが見直されている背景

社内の連絡手段は、ここ数年で「メールだけ」から「メールとチャットの併用」へと大きく変わりました。一般社団法人日本ビジネスメール協会が2026年に公表した調査では、仕事で使うコミュニケーション手段としてメールの利用率は98.14%で首位のまま、チャットツールの利用率は68.6%まで伸びています。

チャットツールの利用率は68.6%まで成長する一方、メールの利用率は98.14%で横ばいのまま首位を維持。出典: businessmail.or.jp

この数字から読み取れるのは、チャットがメールを置き換えたのではなく、上に重なったということです。同じ調査では、1日あたりの平均受信数は前年の52.27通から46.49通へと減った一方で、1通を読む時間と書く時間はどちらも過去4年間で最も長くなっていました。通数が減っても負担が軽くならないのは、連絡の手段が増え、どこに何が届いたかを確かめる手間が加わっているからだと考えられます。

社内連絡ツールが見直される理由は、大きく3つに整理できます。

在宅勤務や時差出勤が広がり、隣の席に声をかける連絡が成り立たなくなった
社外とのやり取りに使うメールの中に社内の連絡が混ざり、大事なメールが埋もれる
個人のLINEを仕事に使っていて、退職者に情報が残る、誰がどこまで知っているか分からないといった不安が出てきた

3つ目は、小さな会社ほど切実です。従業員が10人前後の職場では、手軽さから個人のLINEのグループで業務連絡を回していることが少なくありません。ところが、退職した人をグループから外し忘れる、私用の写真と業務の資料が同じトークに流れる、会社として履歴を残せないといった問題が後から出てきます。社内連絡ツールの検討は、こうした「なんとなく始めた連絡の仕組み」を整える機会でもあります。

もう1つの背景が、テレワークを支える制度の整備です。国はテレワークの導入に取り組む中小企業向けの助成を設けており、通信機器やツールの導入費用が対象になる場合があります。制度の要件や申請の流れはテレワーク助成金 2026で整理しています。ただし助成の対象や上限は年度ごとに変わるため、申請前に最新の公募要領を確かめる必要があります。

メールとチャットの使い分けを先に決める

社内連絡ツールの選定でつまずく会社の多くは、ツールを選ぶ前に「何をどこで連絡するか」を決めていません。まずは連絡の種類ごとに、向いている手段を整理します。

メールが向いている連絡

メールは、送った内容がそのまま記録として残り、宛先と件名で後から探しやすい手段です。次のような連絡は、社内であってもメールのほうが向いています。

社外の取引先を同時に宛先に入れる連絡
契約、見積もり、請求に関わるやり取りで、後から証拠として参照する可能性があるもの
人事や評価、給与など、関係者だけに限って送る必要がある連絡
1通で完結する長めの報告書や議事録の送付

メールの強みは「1通ごとに件名で区切られる」点です。件名に案件名と日付を入れておけば、半年後でも検索で見つけられます。逆に、短い相談を何度も往復するやり取りには向きません。「了解しました」の返信だけで受信箱が埋まると、本当に読むべきメールが見えなくなります。

チャットが向いている連絡

チャットは、短い文を素早く往復させるのに向いた手段です。社内連絡では次のような場面で力を発揮します。

「この資料のどこを直せばよいか」といった短い確認
部署やプロジェクトごとの日々の進み具合の共有
急ぎの連絡で、相手がいつ読んだかを知りたいもの
全員に向けた簡単なお知らせ（会議室の変更、来客の予定など）

チャットの弱みは、流れていくことです。大事な決定が雑談の中に埋もれると、後から「どこで決まったのか」を誰も示せなくなります。そのため、チャットを使うなら「決まったことはどこに残すか」も同時に決めておきます。

電話と対面が向いている連絡

文字で伝えにくいことは、無理にツールに乗せないほうがうまくいきます。たとえば、ミスを指摘する話、感情が絡む相談、10分以上かかりそうな込み入った説明は、文字だけで往復すると誤解が積み重なります。チャットのビデオ通話や電話に切り替える目安を「3往復しても話がまとまらなければ通話」のように決めておくと、文字のやり取りが長引くのを防げます。

使い分けの決めごとの例

小さな会社でそのまま使える決めごとの例を示します。

社外の人が関わる連絡と、契約やお金に関わる連絡はメール
社内の短い確認、進み具合の共有、全体へのお知らせはチャット
3往復して決まらない話は通話に切り替える
チャットで決まったことは、担当者が議事録や共有のファイルに1行で書き残す
急ぎの連絡はチャットで送り、30分たって反応がなければ電話する

この5行を最初に配るだけで、「メールもチャットも全部見ないと不安」という状態はかなり減ります。決めごとは完璧である必要はなく、1か月使ってみて合わない点を直していけば十分です。

社内連絡ツールでできることと主な種類

社内連絡ツールと呼ばれるものには、いくつかの系統があります。どの系統を選ぶかで、使い勝手が大きく変わります。

ビジネスチャット

Slack、Chatwork、LINE WORKS、Microsoft Teamsなどが代表です。1対1のメッセージ、グループでの会話、ファイルの共有、音声通話やビデオ通話といった機能が1つにまとまっています。社内連絡ツールと言えば、まずこの系統を指すことが多いでしょう。

ビジネスチャットに共通する主な機能は次のとおりです。

1対1とグループでのメッセージ
ファイルや画像の共有
音声通話、ビデオ通話、画面共有
メッセージへのリアクション（既読の代わりに、絵文字で「見ました」を示す機能）
過去のメッセージの検索
管理者によるメンバーの追加と削除

社内ポータル・掲示板型

全社向けのお知らせや規程、手順書などを1か所に集めて掲示する系統です。会話をするよりも、「誰でもいつでも同じ情報を見られる」ことを重視します。従業員が多く、情報を一方向に届けることが多い会社に向いています。

グループウェア

予定表、設備の予約、掲示板、ワークフロー（申請と承認の流れを画面上で回す仕組み）などをまとめた系統です。チャット機能を含むものもあります。連絡だけでなく社内の事務手続きもまとめて整えたい場合の候補になります。

メールのままで運用を整える

新しいツールを入れずに、メールの運用を見直すという選択肢もあります。社内連絡用の共有アドレスを作る、件名に決まった書き方を入れる、メーリングリストを部署ごとに分けるといった工夫で、十分に回る職場もあります。人数が5人以下で、全員がメールに慣れている場合は、まずここから始めても遅くはありません。

代表的な社内連絡ツールの無料プランと料金

ここでは、利用者の多いビジネスチャット4つについて、各社の公式の料金ページに今日時点で書かれている内容を整理します。料金は改定されることがあるため、契約前には必ず公式ページで最新の金額を確かめてください。

ツール	無料プランの主な制限	有料プランの例（1ユーザーあたり）
Slack	メッセージの閲覧と検索は90日間、連携できるアプリは10個まで、ハドルミーティングは1対1	プロは月払いで月額1,050円、年払いで月額925円
Chatwork	メッセージの閲覧は直近40日以内、ユーザー数は1組織100人まで、通話は1対1	スタンダードは年間契約で月額700円（税抜）、月間契約で840円（税抜）
LINE WORKS	ユーザー数30人まで、ストレージ5GB、通話は4人まで最大60分	スタンダードは年額契約で月額450円、月額契約で540円（税抜）
Microsoft Teams	法人向けのプランには無料で試せる試用版がある	Teams Essentialsは年払いで月額599円相当（税抜）

Slack

Slackの公式の料金ページによると、フリープランではメッセージが90日間保存され、検索できます。それより前のメッセージを見るには有料プランへの切り替えが必要です。さらに、フリープランのデータは1年後に削除されると明記されています。有料のプロプランはメッセージ履歴が無制限で、グループでのハドルミーティング（音声とビデオの会議）や社外の人とのグループでのやり取りが使えます。

メッセージは 90 日間保存され、検索可能です。過去 12 か月分のメッセージにアクセスするにはアップグレードが必要です。出典: slack.com

Slackが合うのは、外部のアプリと連携させて通知を集めたい会社や、部署やプロジェクトごとにチャンネル（話題ごとの部屋）を細かく分けたい会社です。一方で、画面の英語由来の用語に慣れるまで少し時間がかかるため、パソコンに不慣れな人が多い職場では、最初の説明を丁寧に行う必要があります。

Chatwork

Chatworkの公式の料金ページでは、フリープランのメッセージ閲覧は直近40日以内、ユーザー数は1組織100人までとされています。有料のスタンダードプランに切り替えると、メッセージ閲覧とユーザー数が無制限になります。また、フリープランから有料プランへの切り替えは組織内の全ユーザーが対象で、一部のユーザーだけを切り替えることはできないと書かれています。

Chatworkは、メッセージの中から「タスク」を作れるのが特徴です。依頼を受けたら、その場で担当者と期限を付けたタスクにできるため、「頼んだつもりで頼めていなかった」という行き違いを減らせます。社外の取引先とのやり取りにも使われることが多く、取引先がすでにChatworkを使っている場合は、社内も同じツールにそろえると切り替えの手間が減ります。

LINE WORKS

LINE WORKSの公式の料金ページでは、フリープランは「会社が無料で30人まで利用できるプラン」とされ、ストレージは5GB、音声とビデオの通話は4人まで最大60分です。有料のスタンダードプランではユーザー数が無制限、通話は200人までとなります。表示価格はすべて税抜です。フリープランに利用期間の制限はありませんが、1年間（365日間）一度も利用がない場合は自動退会になると書かれています。

LINE WORKSが合うのは、店舗や工場、介護や建設の現場など、パソコンの前にいない従業員が多い職場です。画面の作りが普段使うLINEに近いため、新しく覚えることが少なくて済みます。介護の事業所での導入例は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化でも触れています。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft 365の一部として提供されています。公式の比較ページでは、会議に特化したMicrosoft Teams Essentialsが年払いで1ユーザーあたり月額599円相当（税抜）、WordやExcel、Outlookなども含むMicrosoft 365 Business Basicが月額1,049円相当（税抜）と案内されています。会議の長さの上限は30時間、参加者数の上限は300人です。

Teamsが向いているのは、すでにMicrosoft 365を契約していて、ExcelやWordのファイルを共同で編集することが多い会社です。チャットで話している最中に、同じ画面でファイルを開いて直せるため、メールに添付して送り合う手間がなくなります。反対に、Microsoft 365を使っていない会社が連絡のためだけに入れると、機能が多すぎて持て余すことがあります。

失敗しない社内連絡ツールの選び方

料金表を見比べる前に、自社の使い方を言葉にしておくと選び方がぶれません。参考になる考え方として、人材サービスを手がける会社のコラムでは次のように述べられています。

社内連絡ツールは、単純に知名度や料金だけで選ぶのではなく、「誰が・何のために・どのような環境で使うのか」を整理したうえで選ぶことが重要です。オフィスワーカー中心なのか、店舗・工場など現場社員も使うのかによっても適したツールは異なります。出典: mirai-works.co.jp

この考え方を、具体的な確認項目に分けると次の6つになります。

観点1：誰が使うか

全員がパソコンで仕事をする会社と、スマートフォンだけで連絡を受ける人が多い会社では、選ぶべきツールが変わります。パソコンに不慣れな人がいる場合は、画面の分かりやすさを最優先にします。導入前に、いちばん操作に不安がある人に5分触ってもらうと、向き不向きがすぐに分かります。

観点2：何人で使うか

無料プランには人数の上限があるものがあります。いまの人数だけでなく、1年後に何人になっていそうかも考えておきます。上限ぎりぎりで始めると、人が増えたときに急いで有料プランに切り替えることになります。

観点3：履歴をどこまでさかのぼりたいか

無料プランの多くは、見られる過去のメッセージに期限があります。決まったことをチャットだけに残す運用にすると、期限を過ぎたときに探せなくなります。無料で使うなら、大事な決定は別の場所に書き残す決めごととセットにしてください。

観点4：社外の人と使うか

取引先や業務委託のフリーランスともやり取りする場合は、社外の人を招く方法と、その人が見られる範囲を確かめます。社外の人に社内のすべての会話が見えてしまう設定は避けなければなりません。

観点5：いま使っている道具とつながるか

カレンダー、ファイルの保存先、会計や勤怠の仕組みなど、すでに使っている道具と連携できるかを確かめます。Microsoft 365を使っているならTeams、Googleのサービスが中心ならGoogleのサービスと連携しやすいツール、というように、普段の道具に合わせると乗り換えの負担が減ります。

観点6：管理者が管理できるか

退職した人のアカウントをすぐに止められるか、誰がどのグループに入っているかを一覧で見られるかは、会社として必ず確かめたい点です。個人のLINEからの乗り換えを考えている場合、ここが最も大きな違いになります。

試すときの進め方

候補を2つに絞ったら、同じ期間に同じメンバーで並べて試すと違いが分かりやすくなります。期間は2週間ほどで十分です。試す人には、操作に慣れた人と不慣れな人の両方を必ず入れます。試す間は「毎朝の予定共有をチャットで送る」「資料を1回はファイルで送る」「1回は通話をする」のように、普段の仕事で必ず使う場面を3つ決めておきます。2週間後に「使いにくかった点」を1人3つずつ挙げてもらい、少ないほうを選ぶと、感覚ではなく実際の使い勝手で決められます。

導入で失敗しやすい場面と防ぎ方

社内連絡ツールは、入れた直後よりも数か月後に失敗が表に出ます。よくある場面と、その防ぎ方を整理します。

失敗1：ツールを増やしただけで連絡が分散する

チャットを入れたのに、メールでの社内連絡も続き、さらに一部の人は個人のLINEでも連絡している。この状態になると、どこを見れば最新の情報があるのか誰にも分からなくなります。防ぐには、導入と同時に「社内の連絡はこのツールに一本化する」と決め、移行の期限を切ることです。たとえば「来月1日から社内連絡はチャットだけにする」と全員に伝えます。

失敗2：通知が多すぎて、誰も読まなくなる

全員が入るグループに雑談も業務連絡も流れると、通知が鳴り続け、やがて通知を切る人が出てきます。そうなると、本当に大事なお知らせも届きません。お知らせ専用のグループは発言できる人を絞る、雑談用のグループは別に作る、全員宛ての呼びかけ（メンション）は緊急時だけにする、といった決めごとで防げます。

失敗3：返信のスピードを求めすぎる

チャットは速く返せる手段ですが、すぐに返さなければならない手段ではありません。「既読になったのに返事がない」と責める空気ができると、集中して作業する時間が削られ、かえって仕事が進まなくなります。返信の目安を「急ぎでなければその日のうち」と決め、急ぎのときは件名や冒頭に【急ぎ】と書くようにすると、送る側も受ける側も気が楽になります。

失敗4：使い方を教える人がいない

導入を決めた人だけが使い方を分かっていて、他の人は手探り、という状態も失敗のもとです。導入の初日に15分だけ集まって、メッセージの送り方、ファイルの送り方、通知の設定の仕方を一緒に操作すると、その後の問い合わせが大きく減ります。

失敗5：導入したきり、使われているかを見ない

導入から1か月たったら、実際に使われているかを確かめます。この点について、社内コミュニケーションのサービスを提供する会社の記事は次のように書いています。

社内連絡ツールの導入後は、従業員が業務の中で実際に使用できているかの調査が大切です。従来の慣れた方法から新しいツールへ移行するには、使用をさまたげる要因をその都度特定して解消する必要があります。出典: biz.tunag.jp

確かめ方は難しくありません。「いまメールで送っている社内連絡はあるか」「チャットで困っていることは何か」を全員に3問ほど聞くだけで、使われていない理由が見えてきます。

定着させるための運用ルールとコツ

ツールが根付くかどうかは、機能よりも運用のルールで決まります。導入時に配っておくとよいルールを、項目ごとに整理します。

グループの作り方

グループは、部署ごと、プロジェクトごと、全体のお知らせ用、雑談用の4種類から始めると整理しやすくなります。グループの名前の先頭に「【部署】」「【案件】」のような印を付けておくと、一覧で見たときに目的が分かります。使わなくなったグループは、月に1回見直して閉じます。

メッセージの書き方

チャットでも、用件は最初の1行で伝えます。「お疲れさまです。少しよろしいでしょうか」だけを送って相手の返事を待つと、往復が1回増えます。最初のメッセージに「何を」「いつまでに」「誰に」頼みたいかを書くと、相手はすぐに動けます。

例文を示します。

〇〇さん
明日10時の打ち合わせ資料について、3ページ目の数字の確認をお願いできますか。
本日17時までにご返信いただけると助かります。

決まったことの残し方

チャットで決まったことは、話の流れの中に埋もれやすいものです。決まったら、担当者が「決定：〇〇は△△で進める（期限：11月10日）」のように1行で書き、共有のファイルや社内の手順書に転記します。無料プランの閲覧期限を気にする必要もなくなります。

社外の人とのやり取り

業務委託のフリーランスや取引先を招くときは、社内向けとは別のグループを作り、必要なメンバーだけを入れます。契約や金額に関わる話は、チャットで合意した後にもメールで内容を確認し合うと、後から食い違いが起きにくくなります。

見直しの時期

導入から1か月、3か月、半年の3回は、ルールを見直す機会を設けます。実際に使ってみると、「このグループは要らなかった」「この連絡はメールのほうがよかった」といった気づきが必ず出てきます。ルールは使いながら直すものと考えておくと、導入の心理的な負担も軽くなります。

ツール導入にかかるお金を試算する

無料プランで始めても、人数が増えたり履歴を長く残したくなったりすると、有料プランへの切り替えを検討することになります。あらかじめ1年あたりの費用を試算しておくと、判断がしやすくなります。

公式の料金ページの金額をもとに、従業員15人の会社が年払いで1年間使った場合を計算すると次のとおりです。

Slackのプロ：925円×15人×12か月で、年間166,500円
Chatworkのスタンダード：700円（税抜）×15人×12か月で、年間126,000円（税抜）
LINE WORKSのスタンダード：450円（税抜）×15人×12か月で、年間81,000円（税抜）
Microsoft Teams Essentials：599円（税抜）×15人×12か月で、年間107,820円（税抜）

金額だけを見ると差がありますが、比べるべきは「その費用で何が減るか」です。たとえば、社内の連絡を探す時間が1人あたり1日5分減るだけでも、15人で1日75分、月に20日働くとすれば1か月で25時間になります。この時間を時給に置き換えて比べると、有料プランが割に合うかどうかを判断しやすくなります。

一方で、従業員が5人以下で、やり取りの量も多くない会社なら、無料プランで十分に回ることもあります。その場合は、無料プランの閲覧期限に備えて「決まったことは共有のファイルに残す」というルールだけは必ず守ります。

導入の費用を抑えたい場合は、国の補助や助成の制度も確かめておく価値があります。ただし、ツールの月額料金が対象になるかどうかは制度ごとに違い、対象になる経費や補助の割合も年度で変わります。申請を考えるなら、事業計画とあわせて専門家に相談するのも1つの方法です。中小企業の経営と業務改善を支援する国家資格については、中小企業診断士で試験の内容と活かし方を紹介しています。

入社と退職のときに決めておくこと

社内連絡ツールで見落とされやすいのが、人が入ってくるときと出ていくときの手順です。ここを決めずに運用を始めると、半年ほどで「誰が入っているか分からないグループ」がいくつもできてしまいます。

入社したときの手順

新しく人が入ったら、最初の出勤日までにアカウントを作り、入るべきグループを決めておきます。部署のグループ、全体のお知らせ用のグループ、担当する案件のグループの3つを基本にすると、入れ忘れが起きにくくなります。あわせて、使い分けのルールを書いた短い文書を渡し、最初の週は「分からないことはこのグループで聞いてよい」という質問用の場所を案内すると、新しい人が遠慮して連絡を控えることが減ります。

退職するときの手順

退職者のアカウントは、最終出勤日の業務が終わった時点で停止するのが原則です。個人のLINEでは、本人が自分で抜けない限りグループに残り続け、過去の資料や連絡先も手元に残ります。業務用のツールなら、管理者がアカウントを止めることで、それ以降はメッセージもファイルも見られなくなります。

退職の前には、本人が担当していたグループと、本人だけが持っていたファイルを洗い出し、後任に引き継ぎます。チャットの中にしか残っていない取り決めがあれば、このときに共有のファイルへ書き写しておきます。引き継ぎの漏れは退職した後に気づいても取り戻せないため、最終出勤日の1週間前には始めるのが安全です。

業務委託の人を招くとき

外部のフリーランスや協力会社の人をツールに招く場合は、契約が終わったときの扱いを最初に決めておきます。案件ごとにグループを分けておけば、契約の終了と同時にそのグループから外すだけで済みます。社内のすべてのグループが見える形で招いてしまうと、外す作業が漏れたときに、関係のない情報まで見え続けることになります。

パスワードとログインの管理

社内連絡ツールには、取引先の名前や金額など、外に出てはいけない情報が流れます。ログインには推測されにくいパスワードを使い、可能であれば2段階認証（パスワードに加えて、スマートフォンに届く確認コードなどでも本人確認をする仕組み）を有効にします。私物のスマートフォンで使う場合は、画面のロックをかけること、紛失したときにすぐ管理者へ連絡することを、ルールに入れておきます。

現場を長く見てきた運営者の視点から

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、社内連絡ツールがうまく回っている会社には共通点があります。それは、ツールの種類よりも「連絡の入口が1つに決まっている」ことです。業務委託の人も含めて、最初に「連絡はこのツールのこのグループで」と案内される職場では、受ける側も迷わず、仕事の立ち上がりが早くなります。

反対に、発注する側がメールとチャットと電話をその日の気分で使い分けていると、受ける側は3つの窓口を常に見張らなければなりません。これは社員でも業務委託でも同じで、連絡の手段が散らばるほど、行き違いと確認の往復が増えていきます。社内連絡ツールを選ぶ目的は、新しい機能を手に入れることではなく、「どこを見ればよいか」を全員が同じように知っている状態をつくることだと言えます。

社内連絡ツールの導入を支える仕事

社内連絡ツールの導入や運用の見直しは、社内だけで進めるのが難しいこともあります。どのツールが合うかの見立て、初期設定、使い方の説明、運用ルールの作成といった作業は、外部の専門家に頼む会社も増えています。

業務にAIやITツールを取り入れる支援をする仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で仕事の中身と求められる力を紹介しています。社内の仕組みに合わせた連携の仕組みや専用の画面を作る場合は、開発の仕事が関わります。その内容はアプリケーション開発のお仕事で詳しく整理しています。

ツールを選ぶ側にとっても、こうした仕事の中身を知っておくと、外部に頼むときに何を依頼すればよいかがはっきりします。まずは自社の連絡の種類を書き出し、メールとチャットの使い分けを5行で決めるところから始めてみてください。そのうえで無料プランを2つほど試し、いちばん操作に不安がある人が使いやすいと感じたものを選ぶと、導入後の定着がぐっと楽になります。

よくある質問

Q. 社内連絡ツールは無料プランのままでも使えますか？

従業員が少なく、やり取りの量も多くない会社なら、無料プランで十分に回ることがあります。ただし、Slackは90日間、Chatworkは直近40日以内のように、見られる過去のメッセージに期限があるものが多いです。無料で使うときは、決まったことを共有のファイルに書き残すルールを必ずセットにしてください。