ビジネスのお詫びメール｜謝る順番と例文

2026年8月19日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ビジネスのお詫びメールの書き方を
✓謝罪の言葉の選び方に分けて解説
✓商品の不良など場面別の例文を

ビジネスのお詫びメールは、書く順番が決まっています。件名で用件とお詫びであることを伝え、本文の最初に謝罪の言葉を書き、次に何が起きたのか、どう対応するのか、同じことを繰り返さないために何をするのかを順に書いて、最後にもう一度お詫びして結ぶ。この順番を守るだけで、相手が知りたいことに過不足なく答えられます。

この記事では、お詫びメールの順番と、それぞれの部分で何を書くかを説明したうえで、返信の遅れ、納期の遅れ、請求書の誤り、メールの誤送信、商品の不良など、よくある場面ごとの例文を、件名から署名まで1通の形で載せます。問い合わせへの返信が遅れてお詫びを繰り返している場合に、問い合わせを1件ごとに担当と状況付きで扱える Halict にも後半で触れます。

お詫びメールは6つの順番で書く

ビジネスのお詫びメールは、次の6つの部分を、この順番で書きます。

件名：用件と、お詫びであることが分かる言葉
謝罪：最初に、何について謝るのかをはっきり書いて謝る
経緯：何が起きたのかを、事実だけで短く書く
対応：いま何をしたか、これから何をするかを書く
再発の防止：同じことを繰り返さないために何をするかを書く
結び：もう一度お詫びし、今後の関係をお願いする

なぜ謝罪を最初に書くのか

お詫びメールを受け取る相手は、迷惑をかけられた側です。本文の最初に経緯の説明が長く続くと、言い訳を読まされているように感じます。最初の数行で「何について謝っているのか」と「謝っていること」が伝われば、相手は落ち着いて続きを読めます。

経緯は事実だけを短く書く

経緯の部分では、何が、いつ、どのように起きたのかを、事実だけで書きます。「担当者の体調不良が重なり」「システムの不具合で」のような事情は、事実であっても、相手から見ると言い訳に聞こえやすい部分です。書く必要がある場合も1文にとどめ、主語をはっきりさせて、自社の責任として書きます。

対応と再発の防止は具体的に書く

「今後このようなことがないよう、十分に注意いたします」だけでは、相手は何が変わるのか分かりません。「出荷の前に、2人で数量を確かめる手順に改めました」のように、具体的に何を変えたのかを書くと、謝罪に中身が伴います。

メールでのお詫びの基本の構成について、ビジネスマナーを紹介する解説はこう書いています。

ビジネスの現場では、誰しもが一度はミスを経験します。そこで重要になるのが「お詫びメール」。しかし「どう書けばいいかわからない」「誠意が伝わるか不安」という方も多いはず。ここでは、初めてでも安心して送れるよう、お詫びメールの基本構成と注意点をやさしく解説します。出典: taishokudaikou-service.com

ミスそのものは誰にでも起こります。差が出るのは、そのあとのお詫びの速さと中身です。6つの順番は、短いお詫びでも長いお詫びでも変わりません。軽いお詫びなら各部分が1文ずつになり、重いお詫びなら経緯と対策が数段落になる、という違いがあるだけです。

件名と宛名の書き方

お詫びメールは、件名だけで「お詫びの連絡だ」と分かるようにします。相手の受信トレイには毎日多くのメールが届くので、件名があいまいだと、開くのが後回しにされることがあります。

件名の型

件名は「何について」と「お詫び」を組み合わせて書きます。

【お詫び】納品の遅れについて
【お詫び】11月分の請求書の金額の誤りについて
【お詫び】先ほどお送りしたメールの誤送信について
【お詫び】ご返信が遅くなりましたこと

返信の形でお詫びを送る場合は、元の件名を残したまま、先頭に【お詫び】を付けると、相手はどのやりとりについての謝罪かがすぐに分かります。

反対に、避けたい件名もあります。「申し訳ございません」だけの件名は、何についてのお詫びかが分からず、相手は開くまで内容を想像できません。「ご連絡」「ご報告」のようなあいまいな件名も、ほかのメールに埋もれやすくなります。また、件名に「重要」「至急」を付けすぎると、迷惑メールと間違われることがあるので、お詫びの場面では【お詫び】の一語で十分です。

宛名は正式な名前で書く

宛名は、会社名、部署名、役職、氏名を省略せずに書きます。お詫びの場面では、普段のやりとりより一段丁寧にするのが基本です。会社名は「(株)」のように略さず「株式会社」と書き、氏名の後には「様」を付けます。

株式会社〇〇営業部部長佐藤太郎様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

名乗りの直後に、すぐ謝罪の文に入ります。普段のメールのような「先日はありがとうございました」などの前置きは、お詫びのメールでは入れないほうが、用件が伝わりやすくなります。

CCとBCCの入れ方

お詫びのメールに、自分の上司を［Cc］に入れるかどうかは、事の重さで決めます。相手に大きな迷惑をかけた場合は、上司を［Cc］に入れることで、会社として把握していることが相手に伝わります。一方で、相手の側の関係者を勝手に［Cc］に加えるのは避けます。相手が社内でどこまで共有するかは、相手が決めることです。

謝罪の言葉の選び方

お詫びのメールでは、謝罪の言葉の選び方で印象が大きく変わります。

基本は「申し訳ございません」

ビジネスのお詫びで最もよく使われるのは「申し訳ございません」「大変申し訳ございませんでした」です。より改まった書き言葉として「深くお詫び申し上げます」「心よりお詫び申し上げます」も使えます。

「すみません」は話し言葉に近く、取引先へのお詫びのメールでは軽く受け取られることがあります。社内の同僚への連絡なら問題ありませんが、社外へのお詫びでは避けます。

「させていただく」を重ねすぎない

お詫びのメールでは、丁寧にしようとして「確認させていただき、対応させていただきます」のように「させていただく」を重ねがちです。文化庁の文化審議会がまとめた敬語の指針では、「（さ）せていただく」は、基本的には、自分の側が行うことを、相手の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受けるという事実や気持ちがある場合に使われると説明されています。許可を受けるわけではない自社の対応には、「確認いたします」「対応いたします」と書くほうが、すっきりと伝わります。

謝っているようで謝っていない表現

お詫びのつもりで書いた言葉が、相手には謝罪に聞こえないことがあります。ビジネスマナーの解説でも、次のように注意が書かれています。

お詫びメールは、書き方を間違えると逆効果になるリスクがあります。中でも「謝っているようで謝っていない」表現は要注意。ここでは、実際によく見かけるNG表現と、その理由を解説します。出典: taishokudaikou-service.com

よくある例を挙げます。

「ご迷惑をおかけしたのであれば、お詫びいたします」：迷惑をかけたかどうかを相手に委ねていて、謝罪に聞こえない。「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」と言い切る
「誤解を招いたことをお詫びします」：相手が誤解したことが原因のように読める。何が誤っていたのかを自社の側で書く
「担当者が不慣れだったため」：担当者の個人に責任を押し付けているように読める。会社として謝る
「今後は気をつけます」：何が変わるのか分からない。具体的な対策を書く

場面別のお詫びメールの例文

ここからは、よくある場面ごとに、件名から署名までの1通の形で例文を載せます。会社名や日付、内容は、自分の状況に合わせて書き換えてください。

返信が遅れたときのお詫び

件名：Re: お見積もりのご依頼について【ご返信が遅くなり申し訳ございません】

株式会社〇〇購買部佐藤太郎様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

11月5日にお見積もりのご依頼をいただきながら、ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。社内での確認に時間を要し、ご連絡が本日になってしまいました。

ご依頼の件につきまして、お見積書を添付にてお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

今後は、ご依頼をいただいた当日中に、受け付けたことと回答の予定日をお知らせするようにいたします。このたびは、ご不便をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

株式会社△△ 営業部田中一郎電話：03-（番号）メール：（会社のアドレス）

返信が遅れたお詫びは、遅れた理由を長く書くより、本題の回答を同じメールに入れることが大切です。お詫びだけのメールを先に送り、回答をさらに後で送ると、相手を二度待たせることになります。

納期が遅れるときのお詫び

件名：【お詫び】ご注文品の納期の遅れについて

株式会社〇〇総務部鈴木花子様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

11月10日にご注文いただきました事務用品につきまして、お約束の11月14日に納品できない見込みとなりました。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

仕入れ先からの入荷が遅れており、弊社での在庫の確認が不十分であったことが原因です。現在、仕入れ先と調整を進めており、11月19日までには納品できる見込みです。確定しましたら、あらためてご連絡いたします。

お急ぎの場合は、一部の品目を先に14日に納品することも可能です。ご希望がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

今後は、ご注文をいただいた時点で在庫と入荷の予定を確かめたうえで、納期をお伝えするよう手順を改めます。このたびは誠に申し訳ございませんでした。

（署名）

納期が遅れる場合は、遅れが分かった時点ですぐに連絡します。約束の日の当日になってから知らせると、相手が別の手を打つ時間がなくなります。新しい納期と、相手が選べる代わりの案をあわせて示すと、相手は次の判断がしやすくなります。

請求書に誤りがあったときのお詫び

件名：【お詫び】11月分の請求書の金額の誤りについて

株式会社〇〇経理部高橋次郎様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

11月1日にお送りした11月分の請求書に、金額の誤りがございました。大変申し訳ございません。

10月にご返品いただいた分の差し引きが反映されておらず、正しい金額より多く記載しておりました。正しい金額に直した請求書を本メールに添付いたしましたので、先の請求書は破棄していただけますでしょうか。お手数をおかけし、誠に申し訳ございません。

今後は、請求書を発行する前に、返品と値引きの記録と照らし合わせる確認を、担当者とは別の者が行うようにいたします。このたびはご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

（署名）

金額の誤りは、相手の経理の処理にも影響します。どこがどう違っていたのか（多かったのか少なかったのか、何が反映されていなかったのか）を具体的に書き、正しい請求書を同じメールで送ります。すでに支払いが済んでいる場合は、差額をどう精算するか（返金か、翌月の請求での調整か）も書き添えます。

メールを誤送信したときのお詫び

件名：【お詫び】先ほどお送りしたメールについて

株式会社〇〇山田一郎様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

本日14時頃にお送りしたメールは、別のお客様宛てのものを誤ってお送りしたものでございました。大変申し訳ございません。

お手数をおかけし恐縮ですが、該当のメールは開封せずに削除していただけますでしょうか。削除いただけましたら、本メールにご返信いただけますと幸いです。

今後は、送信の前に宛先を確認する手順を徹底し、同じことのないよう努めてまいります。このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

（署名）

誤送信で、別のお客様の名前や連絡先などの個人情報を送ってしまった場合は、受け取った相手へのお詫びと削除のお願いに加えて、情報が送られてしまった本人へのお詫びも必要になります。個人情報保護委員会の漏えい等の対応とお役立ち資料のページでは、個人データに係る本人の数が1,000人を超える漏えい等や、要配慮個人情報が含まれる場合などは、委員会への報告が義務付けられていると説明されています。1人宛ての誤送信でも、会社の担当の部署に必ず報告し、どこまでの対応が必要かを確かめます。

商品の不良や不備があったときのお詫び

件名：【お詫び】お届けした商品の不良について

〇〇〇〇様

このたびは、弊社の商品をお買い求めいただき、誠にありがとうございます。株式会社△△ お客様窓口の田中でございます。

お届けした商品に破損があったとのご連絡をいただきました。ご不快な思いをおかけし、大変申し訳ございません。

本日、代わりの商品を発送いたしました。 11月14日にお届けの予定です。お手元の商品は、同封の返送用の伝票でお送りいただけますでしょうか。送料は弊社で負担いたします。

いただいたご連絡をもとに、梱包の方法を見直してまいります。このたびはご迷惑をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

（署名）

個人のお客様へのお詫びでは、会社の取引先へのお詫びよりも、やわらかい言葉を選んでかまいません。ただし、代わりの品の発送日、届く日、返品の方法、費用の負担を明確に書くことは変わりません。お客様が次に何をすればよいかが、このメール1通で分かるようにします。

打ち合わせの日時を間違えたときのお詫び

件名：【お詫び】本日の打ち合わせについて

株式会社〇〇企画部伊藤美咲様

いつもお世話になっております。株式会社△△の田中でございます。

本日10時からお約束しておりました打ち合わせに、弊社の日程の登録の誤りにより伺うことができませんでした。貴重なお時間をいただいていたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

改めて打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。弊社の都合で恐縮ですが、下記の日時でご都合のよいものがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

11月17日（月）10時～12時
11月18日（火）14時～17時
11月19日（水）終日

上記以外でも、伊藤様のご都合に合わせて調整いたします。今後は、日程が決まった時点で予定表に登録し、前日に確認する手順を徹底いたします。このたびは誠に申し訳ございませんでした。

（署名）

相手の時間を無駄にしたお詫びでは、次の日程を相手に探させないことが大切です。こちらから候補を3つほど挙げ、それ以外でも合わせると書けば、相手は返信1通で日程を決められます。

お客様からの苦情に返信するときのお詫び

件名：Re: 窓口の対応について

〇〇〇〇様

株式会社△△ お客様窓口の田中でございます。このたびは、ご意見をお寄せいただき、誠にありがとうございます。

11月10日にお電話をいただいた際、担当の者がご質問に正しくお答えできず、ご不快な思いをおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

お問い合わせの返品の手続きについて、あらためてご案内いたします。商品の到着から14日以内であれば、未使用の商品に限り返品を承っております。同封の返送用の伝票でお送りいただければ、到着を確認したのち、5営業日以内にご返金いたします。

いただいたご意見は、窓口の担当者全員で共有し、返品の手続きの案内の方法を見直しました。今後とも、よろしくお願いいたします。

（署名）

苦情への返信では、まず相手が連絡してくれたことへのお礼を書き、次に謝罪、そして相手が本来知りたかった答えを書きます。苦情を寄せる人の多くは、謝ってほしいだけでなく、困っていることを解決してほしいと考えています。謝罪の言葉だけで終わらせず、答えを必ず同じメールに書きます。

事の重さで謝罪の言葉を使い分ける

お詫びの言葉は、事の重さに合わせて選びます。小さな行き違いに大げさな言葉を使うと、かえって相手を戸惑わせますし、大きな迷惑をかけたのに軽い言葉で済ませると、誠意がないと受け取られます。

軽いお詫び

返信が1日遅れた、資料の添付を忘れた、といった、相手への影響が小さい場面では、次のような言葉で十分です。

「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」
「添付が漏れておりました。失礼いたしました」
「お手数をおかけし、恐縮です」

このくらいの場面では、件名に【お詫び】を付ける必要はありません。元のメールに返信する形で、冒頭に一言添えて本題に入ります。

中くらいのお詫び

納期の遅れ、請求書の誤り、打ち合わせの日程の誤りなど、相手の仕事の予定に影響が出る場面では、件名に【お詫び】を付け、本文の最初に謝罪を書きます。

「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」
「大変申し訳ございませんでした」
「重ねてお詫び申し上げます」

重いお詫び

相手に損害が出た場合、個人情報を誤って送った場合、繰り返し同じミスをした場合は、最も改まった言葉を使い、上司の名前でお詫びすることも考えます。

「多大なるご迷惑をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます」
「弁解の余地もございません」
「深く反省しております」

重いお詫びでは、メールの前に電話か訪問でお詫びするのが基本です。メールは、話した内容と今後の対応を記録として残すために送ります。

社内へのお詫びと上司への報告

社外へのお詫びと同じくらい大切なのが、社内への報告です。ミスを上司に報告しないまま社外にお詫びのメールを送ると、相手から上司に連絡が来たときに、上司は事情が分からず答えられません。

報告は事実、原因、対応の順で

上司への報告のメールは、社外へのお詫びより短く、事実を先に書きます。

件名：【報告】〇〇株式会社様への納品の遅れについて

山本部長

お疲れさまです。田中です。〇〇株式会社様への事務用品の納品が、お約束の11月14日に間に合わない見込みとなりましたので、ご報告します。

原因は、仕入れ先からの入荷の遅れと、注文を受けた時点での在庫の確認が不十分だったことです。先方の鈴木様には本日11時にお詫びのメールを送り、11月19日までの納品と、一部の品目を先に納品する案をお伝えしました。

今後は、注文を受けた時点で在庫と入荷の予定を確かめてから納期を伝える手順にします。ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。

社内のメールでは「申し訳ありません」で十分で、社外ほど改まった言葉は要りません。大切なのは、相手に何を伝えたのかを上司が分かるようにしておくことです。社外へのお詫びのメールを［Cc］で上司に送っておく方法もあります。

送るタイミングと、電話との使い分け

お詫びのメールは、内容と同じくらいタイミングが大切です。

気づいた時点ですぐに送る

ミスに気づいたら、原因の調べが終わっていなくても、まず第一報を送ります。「現在、原因を確認しております。本日の17時までに、あらためてご報告いたします」と、次の連絡の時刻を約束すれば、相手は待つ見通しが立ちます。原因が分かるまで黙っていると、相手が先に気づいて問い合わせてくることになり、印象は大きく悪くなります。

重大なお詫びは、まず電話か訪問

相手に大きな損害が出た場合や、相手が強く怒っている場合は、メールだけで済ませず、先に電話をかけるか、直接訪問してお詫びします。そのうえで、電話で話した内容を記録として残すために、「先ほどはお電話にて失礼いたしました」とメールを送ります。メールは記録に残る点で、電話は気持ちが伝わる点で、それぞれ役割が違います。

営業時間外に届かないようにする

夜遅くや休日にお詫びのメールを送ると、相手によっては「この時間まで対応しているのか」と恐縮させたり、休みの日に嫌な気持ちにさせたりします。急ぎでなければ、メールの予約送信の機能を使い、相手の営業時間の始まりに届くようにする方法もあります。

送る前に確かめる7つの点

お詫びのメールで、さらにミスを重ねることだけは避けなければなりません。送信ボタンを押す前に、次の7つを確かめます。

宛先：相手の名前と会社名、アドレスが正しいか
件名：お詫びの内容が件名で分かるか
謝罪：本文の最初で、何について謝るのかが書かれているか
事実：日付、数量、金額などの数字に誤りがないか
対応：次に何が起きるのか（いつ、何を送るのか）が書かれているか
添付：正しいファイルが添付されているか（請求書の差し替えなど）
言葉：「すみません」や「させていただく」の重ねすぎがないか

とくに4つ目と6つ目は、お詫びのメールで二度目のミスが起きやすい点です。数字は元の資料と照らし合わせ、添付のファイルは開いて中身を確かめてから送ります。重いお詫びの場合は、送る前に上司や同僚にも読んでもらうと、自分では気づきにくい言い訳めいた表現や、相手の名前の誤りに気づけます。書き上げた直後に送らず、数分おいて読み直すだけでも、見落としは減ります。

お詫びのあとの連絡で信頼を取り戻す

お詫びのメールを送って終わりにせず、そのあとの連絡までを含めて1つの対応と考えます。相手の信頼が戻るかどうかは、お詫びのメールそのものより、そのあとの行動で決まることが多いからです。

約束した連絡は必ず守る

お詫びのメールで「11月19日までに納品します」「17時までにあらためてご報告します」と書いたなら、その約束は必ず守ります。もし約束の時刻に間に合わないことが分かったら、時刻が来る前に「確認に時間がかかっており、明日の10時までにご報告します」と連絡します。お詫びのあとにもう一度約束を破ると、最初のミスよりも大きく信頼を損ないます。

解決したことを報告する

問題が片付いたら、「本日、ご注文の品をすべて納品いたしました。このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした」のように、解決したことを短く報告します。相手の側でも、社内に「解決した」と伝える必要があるからです。この1通があるだけで、相手は件を閉じることができます。

次の取引で丁寧に対応する

お詫びのあとの最初の取引では、普段以上に丁寧に対応します。納期の前日に「明日、予定どおりお届けします」と一言連絡する、請求書を送る前に金額をもう一度確かめる、といった小さな積み重ねが、「この会社は同じことを繰り返さない」という印象につながります。

相手からの返信がないとき

お詫びのメールに返信がなくても、それだけで相手が怒っていると考える必要はありません。お詫びのメールは、相手から見ると「確認した」で済むことも多く、返信をしない人も少なくありません。ただし、削除のお願いや日程の候補など、相手の返事が必要なことを書いた場合は、2～3日たっても返信がなければ、電話で確かめます。

同じお詫びを繰り返さないための仕組み

お詫びのメールで「今後は〇〇いたします」と書いたなら、その約束を守る仕組みを作ることが、本当の意味での再発の防止です。

返信の遅れのお詫びが続くなら

お詫びの理由として最も多いのが、問い合わせや依頼への返信の遅れです。返信の遅れは、多くの場合、1人の不注意ではなく、「誰が返すのか決まっていない」「届いたことに誰も気づいていない」という仕組みの問題から起きます。

メールの受信トレイだけで問い合わせを管理していると、読んだあとに返すのを忘れたもの、他の人が返したと思い込んだものが、見えないまま埋もれていきます。まずは、届いた問い合わせを一覧にし、1件ごとに担当と状況（未対応・対応中・返信済み）を書く運用から始めます。

社外からの問い合わせや依頼をフォームで受けて、1件ごとに担当と状況を残しながら返信まで扱いたい場合の候補の1つが、Halict（ハリクト）です。公式サイトによると、フォームで届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されると案内されています。料金は使う人数で決まり、1人で使うフリープランは0円、3人までのスタータープランは1か月あたり2,980円（税抜）、10人までのチームプランは1か月あたり7,800円（税抜）で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

ミスの記録を残す

お詫びのメールを送ったら、何が起きて、どう謝り、何を変えたのかを、社内の記録に残します。同じ種類のミスが繰り返されていないかを月に1回見返すと、仕組みのどこに穴があるのかが見えてきます。

お詫びの場面を見てきて感じること

在宅ワークとフリーランスの仕事の仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、依頼者と受け手の関係が長く続くかどうかは、ミスが起きないことよりも、ミスが起きたときの対応で決まることが多いと感じます。納期に遅れそうなときに前もって知らせ、新しい予定と代わりの案を示した受け手は、その後も続けて仕事を頼まれている場面が少なくありません。逆に、遅れを黙っていて納期の当日に連絡した場合は、関係がそこで終わってしまうこともあります。

お詫びのメールの下書きを生成AIに作らせる人も増えていますが、AIの下書きは丁寧な言葉が並ぶ一方で、具体的な事実と対策が抜けやすい傾向があります。生成AIを業務の文書にどう生かすかの相談は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事として依頼されることもあります。また、誤送信や情報の漏えいへの備えまで含めて見直したい場合は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事の領域の専門家が相談の相手になります。

仲介の手数料がかからない場で直接やりとりできると、依頼する側は同じ予算でより手厚く頼め、受ける側は手元に残る報酬が厚くなります。お詫びのような繊細な連絡も、間に人を挟まずに直接伝えられることで、行き違いが起きにくくなります。業務の流れ全体を見直したい会社は、経営の診断と助言の国家資格である中小企業診断士の資格を持つ専門家に相談する方法もあります。