同意書の作り方｜入れる項目とWebで承諾を取る方法

同意書は、ある行為や情報の取り扱いについて、相手が内容を理解したうえで承諾したことを残すための書面です。イベントで撮った写真をホームページに載せる、申込者の個人情報を目的どおりに使う、体験の教室に子どもを参加させる、といった場面で必要になります。同意書の作り方で大切なのは、きれいな書式よりも、「何に」「どこまで」同意してもらうのかを、相手が読んで分かる言葉で書くことです。この記事では、同意書に入れる項目と書き方の順番、場面ごとの文例、Webのフォームで同意を取る方法、記録の保存と撤回への備えまでを順に説明します。申込や受付の際に同意の確認欄を付けたフォームで回答を集め、1件ごとに対応の状況を残したい場合は、受付から対応までのフォームのHalictのような道具を使う方法もあわせて紹介します。

同意書とは何か

同意書は、書面を出す人が、相手の求める行為や取り扱いを認めることを示す文書です。形式は法律で決められているわけではなく、目的に合わせて自由に作れます。

同意書が使われる主な場面

同意書が使われる場面は、仕事でも暮らしでも多くあります。

• 写真や動画の撮影と掲載：イベントや教室の様子を撮り、ホームページやSNSに載せる
• 個人情報の取り扱い：申込のときに集めた情報を、決めた目的で使う、決めた相手に渡す
• 参加の同意：体験の教室、運動の催し、見学のツアーなど、危険が伴う可能性のある活動に参加する
• 未成年者の参加や契約：子どもが教室に通う、アルバイトをする、契約をするときの保護者の同意
• 調査への協力：アンケートや聞き取りの調査で集めた回答を、研究や報告に使う

医療や介護の現場でも同意書はよく使われますが、医療行為の説明と同意には、それぞれの分野の決まりと専門の判断が関わります。この記事では、一般の事業者が作ることの多い同意書を中心に扱います。

承諾書や誓約書との違い

同意書と似た書面に、承諾書と誓約書があります。言葉の使い分けに法律の決まりはありませんが、一般には次のように使い分けられることが多くあります。

書面	一般的な使われ方
同意書	相手が提案した行為や取り扱いに、賛成して認めることを示す
承諾書	相手からの申込や依頼を、引き受けることを示す
誓約書	自分が決まりを守ることや、ある行為をしないことを約束する

大切なのは書面の名前ではなく中身です。「同意書」という名前でも、実際には約束を求める内容が多く入っていれば、相手にとっては誓約書に近い意味を持ちます。名前と中身が合っているかを、作るときに確かめておきます。

同意書の効力について

同意書があることで、相手が内容を承諾したことを後から示しやすくなります。ただし、同意書があれば何でも許されるわけではありません。法律で禁じられていることや、一方的に相手に不利な内容は、同意書を取っていても認められないことがあります。同意書の内容が契約や法律の判断に関わる場合や、事故や損害の責任の扱いを決める場合は、弁護士などの専門家に確かめてから使うのが安全です。

同意書に入れる項目

同意書には、次の項目を入れます。

1. 表題：「写真の撮影と掲載に関する同意書」のように、何についての同意書かが分かる名前
2. 宛先：同意を受け取る事業者や団体の名前
3. 同意してもらう内容：何について同意を求めるのか
4. 目的：なぜその行為や取り扱いが必要なのか
5. 範囲：どこまでの行為や取り扱いに同意を求めるのか
6. 期間：同意の効力がいつまで続くのか
7. 撤回の方法：同意を取り下げたいときの連絡先と方法
8. 同意の欄：「上記の内容に同意します」の文と、日付、氏名の欄
9. 問い合わせ先：内容について質問したいときの連絡先

内容と目的と範囲を分けて書く

同意書でいちばん大切なのは、3番目から5番目の内容、目的、範囲です。この3つを1つの文に詰め込むと、相手は何に同意するのかが分からなくなります。例えば写真の同意書なら、内容は「イベントでの撮影」、目的は「活動の様子を知ってもらうための広報」、範囲は「当団体のホームページと公式のSNSへの掲載。氏名は載せない」のように、分けて書きます。

範囲は広げすぎない

「当団体が必要と認めるあらゆる目的に使用することに同意します」のように範囲を広く取った同意書は、相手にとって何を認めたのかが分からず、不信感を持たれる原因になります。必要な範囲だけを具体的に書き、範囲を広げたいときは、その時点で改めて同意を取るほうが、相手との信頼を保てます。

期間と撤回の方法を書く

同意の効力がいつまで続くのかを書いておくと、相手は安心して同意できます。「イベントの終了から3年間」「退会するまで」のように期間を決めます。また、同意したあとで気持ちが変わる人もいるため、撤回したいときの連絡先と方法を書いておきます。撤回を受けたあとに、すでに印刷して配った物をどう扱うかも、あらかじめ書いておくと行き違いを防げます。

日付を必ず入れる

同意書には、同意した日付を必ず入れます。同意を得る前に行為をしてしまうと、同意書の意味がなくなるからです。電子署名の会社の解説でも、作成日の大切さが次のように説明されています。

同意書の提出を受ける際には、作成日（＝署名・押印等をした日付）を明確にしてもらう必要があります。法令・契約により同意が必要とされる行為ができるのは、実際に同意を得た後です。行為と同意の前後関係が不明確だと、後に法令違反や契約違反の可能性を疑われる可能性が否定できません。 出典: docusign.com

同意書の書き方の順番

項目が分かったら、次の順番で書いていきます。

1. 何の同意が必要かを書き出す

最初に、同意を取りたいことを箇条書きで書き出します。「写真を撮る」「ホームページに載せる」「SNSに載せる」「チラシに使う」のように、1つずつ分けて書きます。書き出してみると、同意を取る必要があることと、取らなくてもよいことが整理できます。あわせて、同意を取る相手が誰なのか（参加者本人か、保護者か、取引先の担当者か）も書き出しておくと、同意書の宛名や署名の欄を誰向けに作ればよいかが決まります。

2. 相手が分かる言葉に直す

書き出した内容を、相手が読んで分かる言葉に直します。社内の言葉や専門の言葉は使わず、「二次利用」は「別の目的に使うこと」、「第三者提供」は「ほかの会社や団体に渡すこと」のように言い換えます。読む人が子どもの保護者や高齢の人であることも考え、短い文で書きます。

同じように、「個人情報」は「お名前やご連絡先などの、あなたのことが分かる情報」、「撤回」は「同意を取り下げること」と書くと、初めて読む人にも意味が通じます。言い換えた言葉の後に、かっこで元の言葉を添えておくと、正確さも保てます。

3. 選べる形にする

同意してもらう内容が複数ある場合は、全部にまとめて同意してもらうのではなく、項目ごとに選べる形にすると、相手の意思を正確に残せます。例えば、「ホームページへの掲載に同意する」「SNSへの掲載に同意する」「チラシへの掲載に同意する」を別々の確認の欄にし、相手が選んだものだけに同意したことにします。

4. 第三者に読んでもらう

書き終えたら、同意書を初めて読む人に見てもらい、何に同意するのかが分かるかを確かめます。できれば、実際に同意書を受け取る立場に近い人、例えば子どもの保護者向けなら子育て中の知人に読んでもらうと、分かりにくい言葉が見つかりやすくなります。作った本人は内容を分かっているため、分かりにくさに気づきにくいものです。読んだ人が質問した所は、書き方を直す所です。

場面別の文例

ここからは、よく使われる場面ごとの文例を紹介します。〇〇の部分は、実際の内容に置き換えてください。文例はあくまで書き方の見本で、個別の事情によって入れるべき内容は変わります。

文例1。写真の撮影と掲載の同意書

表題：イベントでの写真の撮影と掲載に関する同意書

〇〇（団体の名前）御中

〇〇年〇月〇日に開かれる〇〇（イベントの名前）において、次の内容で写真が撮影され、掲載されることに同意します。

• 撮影の目的：当団体の活動を広く知ってもらうための広報

• 掲載する場所：当団体のホームページ、公式のSNS（同意する物に印を付けてください）

• 氏名の扱い：写真に氏名は添えません

• 掲載の期間：イベントの終了から3年間

• 撤回：掲載をやめてほしい場合は、下記の問い合わせ先にご連絡ください。ホームページとSNSからは、連絡を受けてから7日以内に削除します。すでに印刷して配った物は回収できません

• 同意した日：〇〇年〇月〇日

• 氏名：

• 問い合わせ先：〇〇（団体の名前）担当 〇〇 電話 〇〇 メール 〇〇

この文例では、撤回のあとに削除できる物と、できない物を分けて書いている点に注目してください。できないことを先に伝えておくと、後からの行き違いを防げます。

文例2。個人情報の取り扱いの同意

申込のフォームや申込書に添える形で使う文例です。

表題：個人情報の取り扱いについて

〇〇（事業者の名前）は、お申込みの際にいただいた氏名、住所、電話番号、メールアドレスを、次の目的のために使います。

• 申込いただいた講座の受付と、開催に関するご連絡
• 受講料のお支払いの確認
• 今後の講座のご案内（ご希望の方のみ）

いただいた個人情報は、法令にもとづく場合を除き、ご本人の同意なくほかの会社や団体に渡すことはありません。ご自身の情報の確認、訂正、利用の停止をご希望の場合は、下記の窓口にご連絡ください。

• □ 上記の内容に同意します
• □ 今後の講座のご案内を希望します

この文例では、講座の運営に必要な目的と、案内を送るという任意の目的を分け、案内は希望する人だけに送る形にしています。必要な目的と任意の目的を分けておくと、相手は安心して申し込めます。

文例3。体験の活動への参加の同意書

表題：〇〇体験への参加に関する同意書

〇〇（事業者の名前）御中

〇〇体験に参加するにあたり、次の内容について説明を受け、理解したうえで参加します。

• 体験の内容と、体を動かす活動が含まれること

• 体調がすぐれない場合は、参加を見合わせること

• 持病や配慮が必要なことがある場合は、事前に申し出ること

• 主催者が安全のために出す指示に従うこと

• 同意した日：〇〇年〇月〇日

• 氏名：

• 緊急の連絡先：

参加の同意書で、「いかなる事故があっても主催者は一切の責任を負いません」のような文を入れたくなることがあります。しかし、主催者の側に落ち度があった場合の責任まで、同意書だけで免れられるとは限りません。責任の扱いを書く場合は、専門家に確かめてから使います。参加の同意書は、責任を逃れるための書面ではなく、危険と注意を前もって伝え、参加者と一緒に安全を守るための書面と考えます。

文例4。未成年者の保護者の同意書

表題：保護者の同意書

〇〇（事業者の名前）御中

下記の子の保護者として、子が〇〇（教室や活動の名前）に参加することに同意します。

• 子の氏名：
• 子の生年月日：
• 保護者の氏名：
• 子との続き柄：
• 同意した日：〇〇年〇月〇日
• 連絡先：

民法では、年齢18歳をもって成年とすると定められ、未成年者が法律行為をするには、原則としてその法定代理人の同意を得なければならないとされています。法定代理人とは、多くの場合、親権を持つ親のことです。条文は、e-Govの民法で確かめられます。子どもが参加する活動や、子どもと契約をする場面では、保護者の同意を書面で残しておきます。

文例5。オンラインの催しの録画の同意

オンラインの講座や説明会を録画して、あとから参加できなかった人に見てもらう場合にも、同意を取っておきます。申込のフォームや、開始の前の案内に、次のような文を入れます。

表題：講座の録画と公開について

本講座は、内容を記録するために録画します。録画は、講座の申込者のうち、当日に参加できなかった方への配信に使い、配信の期間は講座の終了から30日間とします。録画には、講師の画面と音声、質問の時間に発言した方の音声と名前が含まれます。録画に映りたくない方は、カメラを切り、表示の名前を変えてご参加ください。質問は、チャットで匿名で受け付けます。

• 上記の内容を確認しました

録画の同意では、何が映り、何が残るのかを具体的に書くことが大切です。映りたくない人がどうすればよいかを書いておくと、参加をためらう人が減ります。

文例6。アンケートや調査への協力の同意

アンケートや聞き取りの調査で集めた回答を、報告や発表に使う場合の文例です。

表題：アンケートへのご協力のお願い

このアンケートは、〇〇の改善のために行います。いただいた回答は、個人が特定されない形で集計し、集計の結果を当団体のホームページで公表することがあります。自由記述の回答を紹介する場合は、内容から個人が分からないように書き換えます。回答は任意で、答えたくない質問は飛ばしてかまいません。途中でやめても不利な扱いを受けることはありません。

• 上記の内容を確認し、アンケートに協力します

調査の同意では、回答が任意であること、どう集計してどこに出すのかを書きます。自由記述を紹介する可能性がある場合は、その扱いも前もって伝えておきます。

個人情報の同意で押さえること

個人情報の取り扱いの同意は、個人情報保護法の考え方に沿って作ります。個人情報保護委員会のガイドラインでは、「本人の同意」の意味が次のように説明されています。

「本人の同意」とは、本人の個人情報が、個人情報取扱事業者によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾する旨の当該本人の意思表示をいう（当該本人であることを確認できていることが前提となる。）。 出典: ppc.go.jp

示した取り扱いの範囲で使う

この説明から分かるのは、同意は「示された取扱方法」について与えられるものだということです。同意書に書いた目的と違う目的で個人情報を使うと、同意の範囲を超えてしまいます。個人情報保護法では、あらかじめ本人の同意を得ないで、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとされています。目的を書くときは、実際の使い方に漏れがないかを確かめます。

同意の取り方は書面に限らない

同じガイドラインでは、本人の同意を得ている事例として、口頭での意思表示、書面（電磁的記録を含む）の受け取り、メールの受信、確認の欄へのチェック、ホームページ上のボタンのクリック、音声の入力やタッチパネルへのタッチなどが挙げられています。紙の同意書に署名をもらう方法だけでなく、Webのフォームの確認の欄にチェックしてもらう方法も、同意を得る方法の1つとして示されています。

子どもの同意は保護者から

ガイドラインでは、個人情報の取り扱いに関して同意したことで生じる結果について、未成年者などが判断できる能力を持っていない場合は、親権者や法定代理人などから同意を得る必要があるとされています。子どもの個人情報を扱う場合は、保護者の同意を取る形にしておきます。

第三者に渡す場合

集めた個人情報をほかの会社や団体に渡す場合は、原則として本人の同意が必要です。業務を外部に委託する場合など、例外の扱いもあるため、自分の事業に当てはまるかどうかは、個人情報保護委員会のガイドラインや相談の窓口で確かめます。

Webのフォームで同意を取る方法

申込や受付をWebのフォームで行っている場合は、同意もフォームの中で取れます。紙の同意書を印刷して、署名してもらい、回収して保管する手間が減り、記録も残しやすくなります。

同意の文を読める位置に書く

フォームで同意を取るときは、同意の文を、確認の欄のすぐ近くに、全文を読める形で書きます。「利用規約に同意する」とだけ書いて、規約の中身を別のページの奥に載せただけにすると、相手が内容を読まないまま同意することになります。文が長い場合は、要点をフォームの中に書き、全文へのリンクを添えます。

確認の欄は最初から印を付けない

確認の欄に、最初から印が付いた状態にしておくと、相手が気づかないまま同意したことになりかねません。確認の欄は、相手が自分で印を付ける形にします。同意の内容が複数ある場合は、項目ごとに確認の欄を分けます。

送られた内容の控えを返す

フォームから送られた内容は、送った人にも控えとして返すと、自分が何に同意したかを後から確かめられます。送信の直後に、送った内容の控えを自動で返す仕組みを使うと、手作業で控えを送る手間も省けます。

受付から対応までを1か所で管理する

申込のフォームで同意の確認を取り、届いた申込を1件ずつ受付の担当が確かめていく、という流れを1か所で扱いたい場合の選択肢の1つが、受付から対応までのフォームのHalictです。公式の案内によると、Halictでは、テキスト、選択肢、日付、メール、ファイル提出など12種類の項目を組み合わせてフォームを作れます。送信の直後に回答内容の控えを添えて送る自動返信があり、届いた1件ごとに担当者と状況（ステージ）が残り、ステージの変更や担当の割り当て、メモが対応の履歴として時系列で記録されます。集まった回答は一覧で確かめられ、CSVに書き出せます。料金は使う人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、1人で使うならフリーのプランから始められます。同意の文と確認の欄をどう書くかは、この記事で説明したとおり、使う側で決めて作ります。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

同意の記録を残し、撤回に備える

同意を取ったら、その記録を残し、撤回の連絡に応えられるようにしておきます。

何を残すか

同意の記録として残すのは、誰が、いつ、どの内容の同意書に、何について同意したかです。紙の同意書なら原本を、Webのフォームならそのときの送信の記録と、同意の文の版を残します。同意の文を後から書き換えた場合、古い同意が古い文に対するものだったことが分かるよう、同意の文にも版の番号や日付を付けておきます。

同意の一覧を作る

同意書が増えてくると、誰が何に同意しているのかを1枚ずつ確かめるのは大変です。同意を取った人の名前、同意した日、同意した項目、撤回の有無を一覧にしておくと、写真を載せる前や案内を送る前に、すぐに確かめられます。一覧を更新する担当者を決め、撤回の連絡を受けたら、その日のうちに一覧に反映させる決まりにしておきます。写真の担当、案内の担当など、同意の内容を使う人がこの一覧を見てから作業する流れにすると、同意していない人の情報を使ってしまう失敗を防げます。

見られる人を限る

同意書には、氏名や連絡先などの個人情報が書かれています。保管する場所は、見られる人を必要な担当者に限ります。紙の同意書は鍵のかかる場所に、データは見られる人を絞ったフォルダや道具に保存します。

撤回を受けたら

撤回の連絡を受けたら、同意書に書いたとおりに対応し、撤回を受けた日と対応した内容を記録します。写真なら、ホームページやSNSから削除し、削除した日を記録します。撤回を受けたことを担当者の間で共有しておかないと、別の担当者が同じ写真を再び使ってしまうことがあります。

保管の期間と処分

同意書をいつまで保管するかも決めておきます。同意の期間が終わったあとも、一定の期間は記録として残しておくと、後から問い合わせがあったときに確かめられます。保管の期間が過ぎたら、紙はシュレッダーにかけ、データは削除し、処分した記録を残します。

紙とWebのどちらで同意を取るか

同意の取り方には、紙の同意書に署名してもらう方法と、Webのフォームで確認の欄に印を付けてもらう方法があります。どちらにも向いている場面があります。

紙が向いている場面

紙の同意書が向いているのは、その場で説明しながら同意を取りたい場面です。体験の教室の受付で、注意を口頭で説明してから署名してもらう場合や、インターネットを使わない人が多い集まりでは、紙のほうが確実です。紙の同意書は、原本を保管する場所と、探しやすい並べ方を決めておく必要があります。署名の欄の近くに日付の欄を設け、書き漏れがないかを受付の場で確かめます。

Webが向いている場面

Webのフォームが向いているのは、申込をインターネットで受け付けている場面です。申込と同意を一度に済ませられ、回収や入力の手間がかかりません。同意の記録が日時とともに残るため、誰がいつ同意したかを後から確かめやすくなります。一方で、画面の文を読み飛ばされやすいので、同意の文は短く分かりやすく書き、確認の欄を項目ごとに分ける工夫が必要です。

両方を組み合わせる

申込はWebのフォームで受け付けて同意を取り、当日の受付で同意の内容を口頭で改めて確かめる、という組み合わせ方もあります。とくに体を動かす活動や、子どもが参加する活動では、事前の同意に加えて当日の体調や連絡先を確かめておくと、安全を守りやすくなります。

業種ごとに気を付けること

同意書の基本の作り方は同じでも、業種によって気を付けることが違います。

教室やスクール

子どもが通う教室では、保護者の同意を取るのが基本です。写真の掲載、送り迎えの方法、急な体調の変化のときの連絡の方法など、同意や確認が必要なことが多いため、入会のときに1枚の書面にまとめ、項目ごとに選べる形にすると、保護者の負担が減ります。

お店やサロン

お店やサロンでは、施術や作品の写真をSNSに載せるときの同意がよく問題になります。お客様の顔が写らない写真でも、手や持ち物から本人が分かることがあります。載せる前に、どの写真をどこに載せるかを見せて同意を取ると、後からの行き違いを防げます。

医療と介護の分野

医療や介護の分野では、患者や利用者の健康の情報を扱います。健康の情報は、個人情報保護法で要配慮個人情報とされ、取得や第三者への提供に原則として本人の同意が必要になる、とくに慎重な扱いが求められる情報です。医療機関の事務の仕事では、こうした情報の扱いの知識も求められます。医療事務の資格については、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のページで内容が紹介されています。訪問看護のように利用者の自宅に出向く事業を始める場合は、訪問看護ステーションの開業手順2026｜必要資格・設備基準・開業資金で、開業の準備の全体の流れが紹介されています。医療や介護の分野の同意書は、分野ごとの決まりと専門の判断が関わるため、所管の窓口や専門家に確かめて作ります。

同意書を作り終えたときの確認

同意書を作り終えたら、次の点を1つずつ確かめます。

1. 表題で、何についての同意書かが分かるか
2. 同意してもらう内容、目的、範囲が分けて書かれているか
3. 範囲が必要以上に広がっていないか
4. 同意の期間と、撤回の方法が書かれているか
5. 同意の内容が複数あるときに、項目ごとに選べるか
6. 日付の欄があるか
7. 子どもが対象のときに、保護者の欄があるか
8. 同意しない人の扱いを、担当者の全員が知っているか
9. 保管の場所と、見られる人と、保管の期間が決まっているか

この9つがそろっていれば、同意書として必要なことはおおむね押さえられています。最後に、同意書を読む立場の人に一度読んでもらい、分かりにくい所がないかを確かめてから使い始めます。

同意書を作るときによくある失敗

最後に、同意書を作るときによくある失敗を整理します。

ひな形をそのまま使う

インターネットで手に入るひな形をそのまま使うと、自分の事業に合わない内容が入っていたり、必要な内容が抜けていたりします。ひな形は書き方の見本として使い、自分の事業の実際の使い方に合わせて書き直します。

同意を取る時期が遅い

写真の撮影の同意を、撮影が終わってから取るのでは、同意しない人がいたときに困ります。同意は、行為の前に取るのが基本です。申込の時点で同意を取り、当日の受付で同意の有無を確かめる流れにしておくと、撮影の担当者が、同意していない人を写さないように配慮できます。

同意しない人の扱いを決めていない

同意書は、同意しない人がいることを前提に作ります。写真の掲載に同意しない人には目印のシールを渡す、個人情報の任意の目的に同意しない人には案内を送らない、といった扱いを決め、担当者の全員に伝えておきます。同意しないことで不利な扱いを受けないことも、同意書の中で伝えておくと、相手は自分の意思で選びやすくなります。

同意書づくりに見る、仕事を任される人の共通点

同意書やフォームの文面づくりは、事業者の内部で行うだけでなく、外部の人に作成や見直しを頼むことも多い仕事です。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、こうした文書の仕事で続けて頼まれる人は、書式を整えるより先に「この事業者は、集めた情報を実際にどう使っているか」を丁寧に聞き取っています。実際の使い方と同意書の中身がずれていると、どれだけ整った書面でも役に立ちません。使い方を聞き取り、相手の言葉で書き、同意しない人の扱いまで一緒に考える人ほど、事業者から頼りにされています。

仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。手数料0%で直接取引できる場なら、文書の見直しのような細やかな仕事も、継続して頼みやすくなります。申込や受付の仕組みづくりを支える仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の広がりを確かめておくとよいでしょう。同意書は、何に、どこまで、いつまで同意してもらうのかを、相手が分かる言葉で書くことから始まります。まずは、自分の事業で同意が必要な場面を書き出すところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 同意書は手書きの署名がないと無効ですか？

同意書の形式は法律で決められておらず、手書きの署名がなければ無効というわけではありません。個人情報保護委員会のガイドラインでも、本人の同意を得ている事例として、書面の受け取りのほか、メールの受信、確認の欄へのチェック、ホームページ上のボタンのクリックなどが挙げられています。どの方法でも、誰がいつ何に同意したかを記録に残すことが大切です。

Q. 同意書と承諾書はどう使い分ければよいですか？

法律で決められた使い分けはありませんが、一般に同意書は相手が提案した行為や取り扱いを認めることを示す書面、承諾書は相手からの申込や依頼を引き受けることを示す書面として使われることが多くあります。名前よりも中身が大切なので、何について認めるのか、約束を求める内容が入っていないかを確かめて作ります。

Q. 未成年者から同意書をもらうときの注意点は？

民法では18歳で成年とされ、未成年者が法律行為をするには原則として法定代理人の同意が必要です。個人情報の取り扱いについても、子どもが結果を判断できない場合は保護者などから同意を得る必要があるとされています。子どもが参加する活動や契約では、保護者の氏名と続き柄、連絡先を書く欄を設け、保護者の同意を書面で残します。

Q. 同意を撤回されたらどうすればよいですか？

同意書に書いた撤回の方法に沿って対応し、撤回を受けた日と対応した内容を記録します。写真ならホームページやSNSから削除し、個人情報の任意の目的なら案内の送付を止めます。すでに印刷して配った物のように対応できないことは、同意書の中で前もって伝えておくと、行き違いを防げます。担当者の間で撤回を共有することも忘れないようにします。