マンション理事会の議事録の書き方｜決議事項の記録と配布の仕方

2026年10月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓マンション理事会の議事録の書き方を
✓報告・決議・継続審議の書き分け
✓配布と閲覧の注意まで順に解説

マンション理事会の議事録を初めて任されると、「何をどこまで書けばよいのか」「署名は誰がするのか」で手が止まりがちです。議事録は、発言を全部書き写すものではなく、出席した理事と、何が決まり、何が持ち越されたかを、後から誰が読んでも分かるように残す記録です。この記事では、国土交通省のマンション標準管理規約の決まりを確かめたうえで、記入例、署名と保管、配布の注意までを順に整理します。決まったあとの宿題を役員の間で共有する方法として、ボードで担当と締切を見渡せるPinatecaのような道具を使うやり方にも、後半で触れます。

理事会の議事録はなぜ必要か

理事会は、管理組合の日々の業務を決める場です。修繕の見積を取るか、ペットの飼育の申請を承認するか、管理会社との契約の内容をどうするかといったことが、理事会で話し合われ、決められます。

ところが、理事は1〜2年で交代するマンションが多く、前の期に何が決まったかを覚えている人がいなくなります。議事録がきちんと残っていないと、次の期の理事は「この工事はなぜこの業者に決まったのか」「この申請は承認済みなのか」を確かめられず、同じ話し合いを繰り返すことになります。

議事録には、主に次の3つの役割があります。

決まったことの証拠になる（後から「そんな決定はしていない」と言われないため）
理事会に出なかった理事や組合員に、話し合いの中身を伝える
次の期の理事への引き継ぎの資料になる

特に大切なのが1つ目です。修繕工事の発注や、規約に関わる承認など、お金や権利に関わる決定は、後から組合員に説明を求められることがあります。そのときに頼りになるのは、記憶ではなく議事録です。

もう1つ見落とされやすいのが、議事録が組合員から見られる文書だという点です。標準管理規約では、組合員や利害関係人から請求があれば、理事長は議事録を見せなければならないとされています。書いた内容は、いずれ誰かに読まれる前提で整えておく必要があります。

標準管理規約で決まっていること

理事会の議事録の決まりは、各マンションの管理規約に書かれています。多くのマンションは、国土交通省が示しているマンション標準管理規約をひな型にして規約を作っています。標準管理規約は令和7年10月17日に改正されており、改正後の単棟型では、理事会の会議と議事録について次のように定めています。

理事会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。出典: 国土交通省マンション標準管理規約（令和7年改正単棟型第53条）

この条文と、そこから当てはめる総会の議事録の決まり（第49条）を合わせると、理事会の議事録で押さえるべき点は次のとおりです。

項目	標準管理規約の内容
会議が成り立つ条件	理事の半数以上が出席すること（WEB会議での出席を含む）
決め方	出席した理事の過半数
議決に加われない人	その決議に特別の利害関係がある理事
議事録に書くこと	議事の経過の要領と、その結果
署名する人	議長と、議長が指名する理事会に出席した理事2名
保管する人	理事長
見せる相手	組合員や利害関係人から請求があったとき

ここで言う「議事の経過の要領」とは、話し合いの流れをかいつまんだもの、という意味です。発言を一言一句書く必要はなく、どんな意見が出て、どう決まったかが分かれば足ります。

なお、総会の議事録は、法律（建物の区分所有等に関する法律）で作成が義務づけられています。理事会の議事録は法律ではなく、各マンションの管理規約で決まっているものです。規約はマンションごとに違い、標準管理規約の改正をまだ反映していないところもあります。自分のマンションの規約で、定足数、署名の人数、電子化の可否を必ず確かめてください。

理事会の議事録と総会の議事録の違い

議事録を書く担当になると、総会の議事録と理事会の議事録を同じものと考えてしまうことがあります。どちらも「話し合いの要点と結果を残す」点は同じですが、根拠になる決まりや、署名する人、読む人の範囲が違います。

比べる点	理事会の議事録	総会の議事録
根拠	各マンションの管理規約	法律（区分所有法）と管理規約
参加する人	理事（監事や管理会社が同席することもある）	区分所有者全員（組合員）
決めること	日々の業務、承認、総会に出す議案	予算と決算、規約の変更、大きな修繕など
署名する人（標準管理規約の場合）	議長と、理事会に出席した理事2名	議長と、総会に出席した組合員2名
保管する人	理事長	理事長（管理者として）

総会の議事録は、法律で作成と保管が求められているため、作り方を誤ると影響が大きくなります。たとえば、規約の変更を決めた総会の議事録は、変更後の規約の内容を確かめる大切な資料として扱われます。

理事会の議事録は、総会に出す議案がどのような話し合いを経て作られたかを示す資料にもなります。総会で「この修繕案はなぜこの内容なのか」と質問されたとき、理事会の議事録に検討の経過が残っていれば、理事長は落ち着いて説明できます。理事会の段階から、総会で説明する場面を想像して書いておくと、後の負担が軽くなります。

WEB会議や書面で決めたときの書き方

理事会をWEB会議で開いたり、集まらずに書面で決めたりするマンションも増えています。こうした場合も、議事録の基本は同じですが、書き足しておくべき点があります。

標準管理規約のコメントでは、理事がWEB会議で出席した場合は、定足数の計算で出席した理事に含まれると考えられるとされています。議事録には、誰が会場で、誰がWEB会議で参加したかを分けて書いておくと、成立の確認が分かりやすくなります。通信が途切れて途中から参加できなくなった理事がいれば、その時刻と、どの議題から参加できなかったかも書きます。

集まらずに決める書面や電子メールでの決議は、標準管理規約では、専有部分の修繕の承認など一部の事項に限って、理事の過半数の承諾があるときに認められています。この場合は、次の点を記録に残します。

どの事項を、書面や電磁的方法で決めたのか
いつ、誰に、どの方法で賛否を求めたのか
誰が賛成し、誰が反対したのか（返事がなかった人も含めて）
結果が確定した日

欠席する理事が、前もって意見を書面で出すこともあります。標準管理規約のコメントでは、代理の人を出席させるのではなく、事前に意見や賛否を書いた書面を出せるようにすることが考えられるとしています。ただし、書面での賛否を認めるには規約にその定めが必要です。自分のマンションの規約で認められているかを確かめ、議事録には「〇〇理事から事前に書面で意見の提出があった」と書いておきましょう。

議事録に必ず書く項目

規約の決まりを踏まえると、理事会の議事録には次の項目を入れておくと安心です。

項目	書き方の例
会議の名前	第3回理事会（2026年度）
日時	2026年11月8日（日）10時00分から11時30分
場所・方法	集会室。WEB会議での参加あり
理事の総数と出席者	理事6名中、出席4名（うちWEB会議1名）。氏名を書く
欠席者	氏名を書く。書面で意見を出した人はその旨も
出席したほかの人	監事、管理会社の担当者、専門委員など
議長	理事長〇〇
成立の確認	定足数を満たしていることを確認した
議題ごとの内容	報告・決議・継続審議に分けて書く
決議の結果	賛成・反対・棄権の数と、可決・否決
次回の予定	日時と、持ち越した議題
作成者と署名	作成者の氏名、議長と署名する理事2名

この中で書き漏れが多いのが、出席者の数と成立の確認です。理事会が成り立つ条件を満たしていたかどうかは、決議が有効かどうかに関わります。後から「あの決議は定足数を満たしていなかった」と言われないように、冒頭で必ず書いておきましょう。

途中で退席した理事がいる場合は、何時に、どの議題の前に退席したかを書きます。退席したあとの議題では出席者の数が変わるので、その議題の決議が成り立っていたかを確かめられるようにしておくためです。

もう1つ大切なのが、特別の利害関係がある理事の扱いです。たとえば、ある理事の住戸のリフォームの申請を承認する議題では、その理事は議決に加われません。この場合は「〇〇理事は本議題について特別の利害関係を有するため、議決に加わらなかった」と書いておきます。

報告・決議・継続審議を分けて書く

議事録が読みにくくなる原因の多くは、報告と決定が混ざっていることです。議題ごとに、次の3つのどれにあたるかをはっきり分けて書くと、読む人はすぐに中身をつかめます。

報告事項：管理会社からの月次の報告、点検の結果など、聞いて確認するだけのもの
決議事項：理事会として決める必要があるもの（承認、発注、総会への提案など）
継続審議：今回は決まらず、次回以降に持ち越したもの

報告事項は、誰が何を報告し、質問があったかどうかを短く書けば十分です。

決議事項は、議案の内容、主な意見、決議の結果を書きます。決議の結果は「全員一致で可決」とまとめずに、賛成・反対・棄権の数を数えて書くのが確実です。棄権した人や議決に加わらなかった人を、反対に数えないよう気をつけてください。

継続審議は、なぜ決まらなかったのか、次回までに誰が何をするのかを必ず書きます。ここが抜けていると、次の理事会で話がまた最初からになります。

区分	書くこと	例
報告	報告者と要点、質疑の有無	管理会社〇〇より10月の収支を報告。質疑なし
決議	議案、主な意見、賛否の数、結果	賛成4、反対0、棄権0で可決
継続審議	決まらなかった理由、次回までの宿題、担当、期限	見積の追加取得を〇〇理事が担当。12月5日まで

理事会の前に書記がしておく準備

議事録の出来は、理事会が始まる前の準備でほとんど決まります。当日にあわてて書き取るのではなく、前もって型を用意しておくと、理事会の最中は決まったことを書き込むだけで済みます。

準備しておきたいのは、次の5つです。

理事会の招集の通知と議案書を受け取り、議題の順番を確かめる
議題ごとに、報告・決議・継続審議のどれにあたるかの見込みを付ける
議事録のひな型に、会議の名前、日時、場所、議題の一覧を先に書き込む
理事の名簿を用意し、出欠を書き込める欄を作る
前回の議事録の継続審議と宿題の一覧を確かめ、今回の報告の予定を書いておく

前回の宿題を確かめておくのは、理事会の冒頭で「前回の宿題の進み具合」を確かめる流れを作るためです。前回の担当者に「今回、報告をお願いします」と前もって声をかけておくと、持ち越しの議題が前に進みやすくなります。

当日は、出席者の数と、WEB会議での参加者を最初に書き込みます。会議の成立は、議長が開会のときに確かめるのが普通ですが、書記も自分で数えておくと、後で数が合わないことに気づけます。議題に入ったら、提案の要点、主な意見、決議の賛否の数の3つに絞って書き取り、細かな言い回しは後から整えます。

理事会の最後には、決議の結果と宿題の担当と期限を読み上げ、出席者に確かめてもらいます。ここで直しが出れば、その場で書き込みます。この一手間で、下書きを回したあとの直しはぐっと少なくなります。

そのまま使える記入例

ここでは、架空の理事会を例にした議事録を示します。理事6名中4名が出席し、途中退席や特別の利害関係がない場合の例です。自分のマンションの規約に合わせて、項目を調整して使ってください。

項目	記入例
会議	〇〇マンション管理組合 2026年度第3回理事会
日時	2026年11月8日（日）10時00分から11時30分
場所	集会室（WEB会議での参加を含む）
出席	理事6名中4名（理事長〇〇、副理事長〇〇、会計担当〇〇、理事〇〇はWEB会議で参加）、監事〇〇
欠席	理事〇〇、理事〇〇（〇〇理事は事前に書面で意見を提出）
陪席	管理会社〇〇担当〇〇
議長	理事長〇〇
成立	理事の半数以上の出席により、会議が成立していることを確認した

続いて、議題ごとの記録です。

第1号議案（報告）10月の収支と管理の状況について。管理会社〇〇より、10月の収支と、共用部の点検の結果について報告があった。駐輪場の照明1か所の交換を行ったとの報告に対し、費用についての質問があり、管理会社から、管理費の範囲内で処理したと説明があった。

第2号議案（決議）外壁の調査の発注について。外壁のひび割れの調査について、2社から見積を取得した結果を会計担当〇〇が説明した。費用と調査の範囲を比べた結果、A社に発注する案が示された。意見として、調査の結果を総会で報告するよう求める声があった。採決の結果、賛成4、反対0、棄権0で可決した。

第3号議案（継続審議）自転車置き場の使用料の見直しについて。使用料の改定案について話し合ったが、近隣のマンションの水準を調べてから判断すべきとの意見があり、次回に持ち越した。近隣の水準の調査は理事〇〇が担当し、12月5日までに理事全員に共有する。

次回の予定は、2026年12月13日（日）10時から、集会室で開く。

このように、議題ごとに区分と結果を1段落で書くと、後から読んでも迷いません。「誰が」「いつまでに」を継続審議に必ず入れることが、この記入例の一番のポイントです。

発言をそのまま書かない理由

議事録を書き慣れていないと、録音を聞き直して、発言を全部書き出そうとしてしまいがちです。しかし、標準管理規約が求めているのは「議事の経過の要領」であり、発言の書き起こしではありません。

発言をそのまま書くことには、次のような問題があります。

量が多くなり、何が決まったのかが読み取りにくくなる
感情的な言い回しがそのまま残り、組合員どうしの関係がこじれる
特定の住戸や人のことが書かれ、閲覧のときに個人の情報が出てしまう

標準管理規約のコメントでも、議事録には個人の情報やプライバシーに関わる情報が含まれることが多いので、閲覧のときには発言者や話し合いの中身から特定の個人が分からないよう加工するなど、適切に対応することが必要だとされています。

発言を書くときは、「〇〇という意見があった」「〇〇を求める声があった」のように、意見の中身だけを短くまとめます。発言者の名前は、理事として責任を持って提案した場合など、必要なときだけ書くようにすると、後の閲覧で困りません。

滞納している住戸や、騒音の苦情の相手など、特定の人に関わる議題は特に注意が必要です。部屋番号や氏名をそのまま書かず、「〇〇号室」のように伏せた形で書くか、別の資料に分けて理事長が保管する扱いにするかを、理事会で決めておきましょう。

署名から保管までの流れ

議事録は、書き上げたら終わりではありません。署名をもらい、保管し、必要に応じて見せるところまでが、議事録の仕事です。

書記の担当が、理事会の後1週間ほどを目安に下書きを作る
議長と、署名する理事2名に下書きを見せ、内容に間違いがないか確かめてもらう
直しがあれば反映し、確定版を作る
議長と理事2名が署名する（書面の場合）
理事長が原本を保管する
理事会に出なかった理事にも確定版を共有する

下書きの確認に時間がかかると、署名が集まらず、議事録が何か月も確定しないことがあります。理事会の最後に「議事録の署名は〇〇理事と〇〇理事にお願いします」と決めておくと、後の段取りが楽になります。

電子化については、規約で電磁的方法が使えると定めている場合、議事録を電子データで作り、電子署名をすることができます。電子署名とは、データを誰が作ったかを確かめられ、作った後に書き換えられていないことが分かるようにする仕組みのことです。電子化の可否は規約によって違うので、自分のマンションの規約を確かめてから進めてください。

保管の場所も大切です。標準管理規約では、総会の議事録について、理事長は保管場所を所定の掲示場所に掲示しなければならないとしています。理事会の議事録もこれに合わせて、集会室の書棚や管理事務室など、決まった場所に保管すると、引き継ぎで行方が分からなくなることを防げます。

配布と閲覧で気をつけること

議事録の配布の仕方は、マンションによってさまざまです。全戸に配る、掲示板に貼る、要点だけを広報紙に書く、といった方法があります。どの方法を取る場合も、個人の情報の扱いには気をつけてください。

配布の方法	良い点	気をつけること
全戸に配る	全員に確実に届く	個人が分かる記述を必ず伏せる
掲示板に貼る	手間が少ない	外部の来訪者にも見える。要点版にする
広報紙に要点を書く	読みやすい	決議の正確な内容は原本で確かめられるようにする
求められたら見せる	個人の情報を守りやすい	見せる日時や場所の決め方を決めておく

組合員から閲覧の請求があったときは、理事長が対応します。標準管理規約では、見せる日時や場所を指定できるとされています。請求があったときにあわてないよう、閲覧の受け付け方を理事会で決めておくと安心です。

閲覧を求められる「利害関係人」には、住戸を借りている人や、売買の仲介を頼まれた不動産会社などが含まれます。親族というだけの人は含まれません。誰に見せてよいかで迷ったときは、管理会社に相談するか、規約の決まりを確かめてください。

掲示や広報紙に出す要点版の書き方

全戸に知らせる場合は、議事録の原本をそのまま出すより、要点だけを抜き出した「要点版」を作るほうが読まれやすく、個人の情報も守りやすくなります。要点版に入れるのは、次の4つです。

理事会の日付と、会議が成立していたこと
決まったこと（決議の結果）と、その理由の一言
持ち越したことと、次の理事会の予定
原本を見たい場合の申し出の方法

たとえば、「11月8日の理事会で、外壁の調査をA社に頼むことが決まりました。ひび割れの状態を確かめ、結果は次の総会で報告します。自転車置き場の使用料の見直しは、近隣の水準を調べたうえで12月の理事会で話し合います。議事録の原本の閲覧を希望する方は、理事長までお申し出ください」のような書き方です。

要点版は、組合員が「自分の暮らしに何が関わるのか」を知るためのものです。工事の日程や使用料の変更など、住んでいる人の負担に関わることは、特に分かりやすく書いておきましょう。

よくある書き方の失敗と直し方

初めて議事録を書く人がつまずきやすい点を、悪い例と直した例で並べます。下書きを見直すときの確認表として使ってください。

よくある失敗	直した書き方
「全員一致で可決」とだけ書く	「賛成4、反対0、棄権0で可決」と数を書く
「〇〇さんが強く反対した」と書く	「費用の面から慎重な検討を求める意見があった」と中身だけ書く
継続審議を「次回検討」とだけ書く	「〇〇理事が近隣の水準を調べ、12月5日までに共有する」と書く
出席者の数を書かない	「理事6名中4名出席、会議の成立を確認」と冒頭に書く
報告と決議を同じ段落に書く	議題ごとに「報告」「決議」「継続審議」を見出しで分ける
部屋番号と氏名をそのまま書く	「〇〇号室」のように伏せるか、別の資料に分ける

この中でも直しておきたいのが、継続審議の書き方です。「次回検討」とだけ書くと、次の理事会までに誰も動かず、同じ議題が何回も持ち越される原因になります。宿題には必ず担当と期限を書く、と覚えておいてください。

もう1つ、書き手が迷いやすいのが、議論が白熱した議題の書き方です。対立する意見があったときは、双方の意見の中身を同じくらいの分量で書き、どちらかに肩入れした書き方を避けます。議事録は、後から読む組合員が判断の材料にする文書なので、公平であることが何より大切です。

管理会社に下書きを頼むときの確認点

管理会社と契約しているマンションでは、管理会社の担当者が議事録の下書きを作ることがよくあります。管理会社に任せると書記の負担は大きく減りますが、内容に責任を持つのは理事会です。下書きを受け取ったら、次の点を確かめましょう。

出席者の数と氏名が合っているか
決議の賛否の数が、理事会で確かめた数と同じか
継続審議の担当と期限が書かれているか
管理会社の説明だけが詳しく、理事の意見が省かれていないか
個人が分かる記述が残っていないか

管理会社が作る議事録は、管理会社の説明の部分が詳しく、理事の意見や反対意見が短くまとめられていることがあります。管理会社との契約や費用に関わる議題では特に、理事の意見がきちんと残っているかを確かめてください。

下書きを頼む範囲や、下書きが届くまでの日数は、管理の委託契約の中で決まっていることがあります。契約の内容が分からない場合は、管理会社に確かめておくと、後で「そこまでは頼まれていない」という行き違いを防げます。

次の期の理事に引き継ぐもの

理事の任期の終わりには、次の期の理事への引き継ぎがあります。議事録はその中心になる資料ですが、議事録だけを渡しても、次の理事は全体を把握するのに時間がかかります。次のものをそろえて渡すと、引き継ぎがなめらかになります。

引き継ぐもの	内容
議事録の綴り	署名済みの原本。期ごとに番号を付けて並べる
宿題の一覧	継続審議の議題と、担当、期限、現在の状況
理事会の資料	見積書、業者の提案書、点検の報告書など
申請と承認の記録	専有部分のリフォーム、ペットの飼育などの承認の一覧
年間の予定	総会、点検、消防の訓練、管理会社との定例の時期

引き継ぎで特に抜けやすいのが、宿題の一覧と、申請と承認の記録です。議事録を1回ずつ読めば分かることでも、数十回分を読み返すのは大変です。任期の終わりに、宿題と承認の一覧を1枚の表に整理しておくと、次の期の理事はその表から仕事を始められます。

書記の負担を減らす工夫

議事録を書く担当は、回り持ちになっているマンションが多く、普段の仕事の合間に作業しなければなりません。負担を減らすための工夫を、手軽なものから並べます。

理事会の議案書の形に合わせて、議事録のひな型を作っておく
議案書に、報告・決議・継続審議の区分を最初から書いておく
理事会の最後に、決議の結果と宿題を声に出して読み合わせる
署名する理事を、その場で決めておく
録音する場合は、出席者の同意を取り、確定後の扱い（削除するかどうか）を決めておく

特に効果が大きいのが、最後の読み合わせです。「第2号議案は賛成4で可決、第3号議案は〇〇理事が12月5日までに調査」と確かめておけば、議事録の下書きはほとんどその通りに書くだけになり、後から食い違いが見つかることも減ります。

議事録の下書きに、文字起こしやAIの要約の道具を使うマンションも増えています。下書きを早く作るには便利ですが、決議の数や出席者の数を間違えて書き出すこともあるので、最後は必ず人の目で確かめてください。

決まったあとの宿題を役員で共有する方法

議事録を整えても、決まったことが実行されなければ意味がありません。理事会で多いのは、継続審議の宿題が、次の理事会の直前まで誰も手を付けていない、という状態です。

宿題が少ないうちは、議事録の末尾に「宿題の一覧」の表を作り、次の理事会の冒頭で進み具合を確かめるだけで十分に回ります。表計算のシートで「議題」「やること」「担当」「期限」「状況」の列を作り、理事の間で共有する方法もよく使われます。

議題	やること	担当	期限	状況
自転車置き場の使用料	近隣の水準を調べる	理事〇〇	12月5日	対応中
外壁の調査	A社に発注し、日程を決める	理事長〇〇	11月20日	未着手
総会の準備	議案書の下書きを作る	副理事長〇〇	1月15日	未着手

理事の人数が多く、宿題が何か月にもわたって続くようになると、シートの更新が追いつかず、誰が最新の状況を書いたのかが分からなくなります。こうした場面で使えるのが、ボードで仕事を並べて担当と締切を共有できるPinatecaです。公式サイトによると、カンバンやガント、リストなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードごとにコメントでやりとりできます。「未着手」「対応中」「次回の理事会で報告」「完了」といった列を作り、宿題を1枚ずつのカードにして、担当の理事と締切を付けておけば、全員が同じ画面で進み具合を確かめられます。料金のページでは、5人まで、ボード10個までは無料で使えると案内されており、6人目からは1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードのプランになります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使う場合も、正式な記録はあくまで署名をした議事録です。ボードは宿題の進み具合を共有するための補助と位置づけ、決議の内容は議事録に書く、という分け方を理事会で決めておくと混乱しません。

運営者として見てきた、記録を残す仕事の広がり

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、会議の記録や議事録の作成を外部に頼む動きは、少しずつ広がってきたと感じています。マンションの管理組合に限らず、自治会、学校の保護者会、小さな会社の会議など、記録を正確に残したいけれど担当者の手が回らない場面は多くあります。

こうした仕事で信頼されるのは、早く書ける人より、決まったことと持ち越したことを取り違えない人です。今回紹介した「報告・決議・継続審議を分ける」「賛否の数を数えて書く」「宿題に担当と期限を書く」という3つは、マンションの理事会以外の議事録にもそのまま使える型です。

最近は、文字起こしやAIの要約を使って下書きを作り、人が中身を確かめて仕上げる、という分担も増えています。AIの道具を業務にどう取り入れるかを支援する仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で仕事の内容と始め方を紹介しています。理事会の書記を経験したことが、記録や業務の効率化に関わる仕事を考えるきっかけになる人もいるはずです。