英語で謝罪メールを書く｜お詫びと対応を伝える例文

海外の取引先に迷惑をかけてしまい、英語で謝罪のメールを送らなければならない。そんなとき、「I'm sorry」を何度も重ねたくなりますが、英語の謝罪メールで相手が知りたいのは、謝罪の言葉の多さではありません。何が起きたのか、いつまでにどう直すのか、同じことが起きないように何をするのか。この3つが短くはっきり書かれていれば、相手は次の判断に進めます。

この記事では、英語の謝罪メールを、納期の遅れ、請求の誤り、誤送信、返信の遅れ、品質の不具合といった場面ごとに、件名から署名まで1通の形で紹介します。お詫びの表現の強さの違いや、責任の範囲を広げすぎない書き方もあわせてまとめます。海外の取引先や利用者からの苦情や問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのようにフォームで受けた1件ごとに担当を付けて扱える道具を使う方法もあります。

英語の謝罪メールで伝える4つのこと

英語の謝罪メールは、次の4つを順に書くと、相手に必要な情報が過不足なく伝わります。

1. お詫び：何について謝っているのかを1文目で書く
2. 経緯：何が起きたのかを事実だけで短く書く
3. 対応：いつまでに、何をして直すのかを書く
4. 再発防止：同じことを起こさないために何を変えたのかを書く

日本語の謝罪のメールでは、お詫びの言葉を何度も重ね、経緯を詳しく説明することがあります。英語のビジネスメールでは、お詫びは冒頭と結びの2回程度にとどめ、本文は「どう直すか」に字数を使うのが一般的です。相手が知りたいのは、自分の仕事にどんな影響があり、いつ元に戻るのかだからです。

誰が何をするのかをはっきり書く

謝罪のメールでとくに大切なのが、主語をはっきりさせることです。米国の連邦政府が公開している、分かりやすい文章の書き方の手引きでは、能動の文で書く理由を次のように説明しています。

Active voice makes it clear who should do what. It eliminates ambiguity about responsibilities. Not "It must be done," but "You must do it." 出典: Digital.gov「Writing for understanding」

謝罪のメールに当てはめると、「Mistakes were made.（誤りがありました）」より「We made a mistake.（弊社が誤りました）」のほうが、誰が責任を持っているのかが伝わります。同じように、「The issue will be fixed.」より「We will fix the issue by Friday.」と書けば、誰がいつまでに直すのかがはっきりします。受け身の文は、責任を避けているように読まれることがあるので、謝罪の場面ではとくに避けます。

お詫びの表現と強さの違い

英語のお詫びの表現には、軽いものから改まったものまで段階があります。起きたことの重さに合わせて選びます。

軽いお詫び

• Sorry for the late reply.（返信が遅くなってすみません）
• Sorry for the confusion.（混乱させてしまい、すみません）
• My apologies for the typo.（誤字があり、失礼しました）

返信が少し遅れた、誤字があった、といった小さなことに使います。何度もやりとりしている相手との短いメールに合います。

標準的なお詫び

• I apologize for the delay in shipping your order.（ご注文の発送が遅れたことをお詫びします）
• We are sorry for any inconvenience this may have caused.（ご不便をおかけしたことをお詫びします）
• Please accept our apologies for the error in the invoice.（請求書の誤りについてお詫び申し上げます）

ビジネスの謝罪メールでもっともよく使う表現です。apologize for のあとに、何について謝っているのかを具体的に続けます。

改まったお詫び

• We sincerely apologize for the serious inconvenience caused to you and your team.（御社の皆さまに多大なご迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます）
• We deeply regret that this incident occurred.（このような事態が起きたことを深く反省しております）
• Please accept our sincere apologies.（心からのお詫びを申し上げます）

大きな損失や迷惑をかけた場合、会社として正式に謝る場合に使います。sincerely、deeply を重ねすぎると大げさになるので、1通の中で1回か2回にとどめます。

「any inconvenience」の使い方に気をつける

「We apologize for any inconvenience.」はよく使われる表現ですが、any には「もしご不便があれば」という含みがあります。相手に実際に迷惑がかかっていることが明らかな場合は、「We apologize for the inconvenience this has caused.」と、起きたことを認める書き方にしたほうが誠実に伝わります。

件名と書き出し、結びの選び方

件名

件名は、何についての謝罪かが分かるように書きます。返信のメールで謝る場合は、元の件名に「Re:」を付けたまま返すと、相手がどの件かをすぐに探せます。新しく送る場合は、次のような件名にします。

• Apology for the delay in delivery
• Our apologies: incorrect invoice sent on November 5
• Correction and apology regarding our previous email
• Update on your order and our apologies

件名に注文番号や請求書の番号を入れると、相手が社内で確かめるときに便利です。

書き出し

謝罪のメールでは、前置きを長くせず、1文目でお詫びを書きます。「I hope this email finds you well.」のような挨拶は、相手に迷惑をかけている場面では軽く聞こえることがあるので、入れません。

結び

結びでは、もう一度短くお詫びを書き、問い合わせ先を添えます。

• Once again, we apologize for the inconvenience.
• Thank you for your patience and understanding.
• Please do not hesitate to contact me if you have any questions.

「Thank you for your understanding.」は、相手がまだ納得していない段階で使うと、許してもらった前提のように読まれることがあります。相手がすでに理解を示してくれている場合に使い、そうでなければ「Thank you for your patience.」を選びます。

結語は「Sincerely,」か「Best regards,」が一般的です。重い謝罪のときは「Sincerely,」を選ぶと、改まった印象になります。

そのまま使える英語の謝罪メールの例文

ここからは、場面ごとの例文を件名から署名まで通しで紹介します。日付や数量、名前は自分の事情に合わせて書き換えてください。

例文1：納期が遅れるときのお詫び

納期に間に合わないと分かった時点で、すぐに送るお詫びです。遅れる理由は短く書き、新しい納期と、相手の負担を減らすためにできることを示します。

Subject: Apology for the delay in delivery (Order No. 4521)

Dear Mr. Anderson,

I am writing to apologize for the delay in delivering your order No. 4521. Due to a problem with one of our production machines, we were unable to complete the order by November 10 as promised.

The machine has now been repaired, and we will ship your order on November 14. You should receive it by November 17. To make up for the delay, we will cover the shipping cost for this order.

We sincerely apologize for the inconvenience this has caused. Please let me know if this new schedule causes any problems for you.

Sincerely, Mayu Kawakami Customer Service Manager XYZ Trading Co., Ltd.

訳：ご注文番号4521の納品が遅れていることをお詫び申し上げます。製造機械の1台に不具合が起き、お約束の11月10日までに仕上げることができませんでした。機械はすでに修理が終わり、11月14日に発送いたします。11月17日までにはお手元に届く見込みです。遅れのお詫びとして、今回の送料は弊社が負担いたします。ご不便をおかけし、心よりお詫び申し上げます。新しい日程で差し支えがあれば、お知らせください。

例文2：請求書に誤りがあったときのお詫び

金額や宛名を誤った請求書を送ってしまったときのお詫びです。正しい請求書を添付し、誤った請求書をどう扱えばよいかを書きます。

Subject: Corrected invoice and our apologies (Invoice No. 2025-118)

Dear Ms. Patel,

Please accept our apologies for the error in the invoice we sent you on November 5. The unit price for item B was entered incorrectly, and the total amount was higher than the agreed price.

I have attached the corrected invoice to this email. Please disregard the previous invoice. If you have already made the payment, please let us know, and we will refund the difference immediately.

We have added a second check to our billing process so that this does not happen again.

Once again, we apologize for the trouble.

Best regards, Mayu Kawakami Accounting Department XYZ Trading Co., Ltd.

訳：11月5日にお送りした請求書に誤りがあり、お詫び申し上げます。品目Bの単価を誤って入力し、合計の金額がお約束の価格より高くなっておりました。正しい請求書をこのメールに添付しております。先にお送りした請求書は破棄してください。すでにお支払いいただいている場合はお知らせください。差額をすぐにお返しいたします。同じことが起きないよう、請求の作業に2人目の確認を加えました。重ねてお詫び申し上げます。

例文3：メールを誤って送ったときのお詫び

宛先を間違えた、添付を誤った、といったときのお詫びです。誤って届いたメールの扱いをお願いする一文を入れます。

Subject: Please disregard my previous email

Dear Mr. Kim,

I apologize for the email I sent you earlier today. It was intended for another recipient and was sent to you by mistake.

Could you please delete the email and its attachment without opening them? I am sorry for the trouble and thank you for your help.

Best regards, Mayu Kawakami

訳：本日先ほどお送りしたメールについてお詫び申し上げます。別の方にお送りするはずのものを、誤ってお送りしてしまいました。お手数ですが、メールと添付ファイルを開かずに削除していただけますでしょうか。ご面倒をおかけして申し訳ありません。ご協力に感謝いたします。

誤って送ったメールに個人の情報が含まれていた場合は、相手への謝罪だけでは済まないことがあります。日本の個人情報保護委員会は、個人データの漏えいが起きたときの報告の対象と期限を案内しています（個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」）。どの場合に報告が要るかは、含まれていた情報の種類や件数で変わるので、社内の担当部署に早めに相談し、案内に沿って判断します。

例文4：返信が遅れたときのお詫び

問い合わせへの返信が数日遅れてしまったときのお詫びです。遅れた理由を長く書かず、すぐに本題の回答に入ります。

Subject: Re: Question about bulk discount

Dear Ms. Johnson,

I apologize for the delay in responding to your inquiry.

Regarding your question, we can offer a 10% discount on orders of 500 units or more. I have attached our updated price list for your reference.

Thank you for your patience. Please let me know if you have any other questions.

Best regards, Mayu Kawakami

訳：お問い合わせへの返信が遅くなり、申し訳ありません。ご質問の件ですが、500個以上のご注文で10%の値引きをご案内できます。最新の価格表を添付しましたので、ご参照ください。お待ちいただき、ありがとうございます。ほかにご質問があれば、お知らせください。

例文5：品質の不具合があったときのお詫び

届いた商品に不良があった、納めた成果物に誤りがあった、といったときのお詫びです。原因を調べている途中なら、調べ終わる時期を示します。

Subject: Apology regarding defective items in your recent order

Dear Mr. Rossi,

Thank you for letting us know about the defective items in your recent order. We are very sorry that 20 of the 200 units did not meet our quality standards.

We will send 20 replacement units by express shipping tomorrow, at no cost to you. You do not need to return the defective items.

Our quality team is investigating the cause, and we will share the results with you by November 21.

We sincerely apologize for the inconvenience and appreciate your patience.

Sincerely, Mayu Kawakami Quality Assurance Department XYZ Trading Co., Ltd.

訳：先日のご注文の品に不良があったとお知らせいただき、ありがとうございます。200個のうち20個が弊社の品質の基準を満たしておらず、大変申し訳ございません。代わりの20個を、明日、速達で無償でお送りいたします。不良の品をご返送いただく必要はありません。品質の担当部署が原因を調べており、11月21日までに結果をお知らせいたします。ご不便をおかけしたことを心よりお詫びし、お待ちいただけることに感謝申し上げます。

例文6：打ち合わせに遅れた、欠席したときのお詫び

オンラインの打ち合わせに遅れた、急に参加できなかったときのお詫びです。次の日程の候補を出して、相手が選びやすくします。

Subject: Apology for missing today's meeting

Dear Ms. Schmidt,

I sincerely apologize for missing our meeting this morning. I had mistakenly entered the meeting in my calendar in the wrong time zone.

Would you be available at one of the following times next week?

• Tuesday, November 18, 9:00 a.m. (CET)
• Wednesday, November 19, 4:00 p.m. (CET)

I am very sorry for wasting your time. I have since changed my calendar settings to show both time zones.

Best regards, Mayu Kawakami

訳：今朝の打ち合わせに参加できず、心よりお詫び申し上げます。予定表に、誤ったタイムゾーンで登録しておりました。来週、次のいずれかのお時間はご都合いかがでしょうか。お時間を無駄にしてしまい、本当に申し訳ありません。その後、予定表に2つのタイムゾーンを表示する設定に変えました。

例文7：お客様の誤解に丁寧に答えるとき

こちらに落ち度がない場合でも、相手が不満を感じていることには配慮を示します。謝る対象を「不快な思いをさせたこと」に絞り、事実は丁寧に説明します。

Subject: Re: Complaint about additional charges

Dear Mr. Lopez,

Thank you for contacting us, and I am sorry for the frustration you have experienced.

I have reviewed your account. The additional charge of 50 dollars was for the express shipping option selected at checkout on October 28. I have attached a copy of the order confirmation for your reference.

If you did not intend to select express shipping, please let me know. I will be happy to look into what options are available.

Best regards, Mayu Kawakami

訳：ご連絡いただき、ありがとうございます。ご不快な思いをおかけし、申し訳ありません。お客様のアカウントを確認いたしました。50ドルの追加料金は、10月28日のご注文の際に選ばれた速達の配送のものです。ご注文の確認メールの控えを添付いたしました。速達を選ぶおつもりがなかった場合はお知らせください。どのような対応ができるかをお調べいたします。

例文8：約束した対応が終わったことを知らせるとき

謝罪のメールで約束した対応が終わったら、そのことを必ず知らせます。原因と再発防止の内容を短く書けば、相手は社内に説明しやすくなります。この1通を送るかどうかで、謝罪が締めくくられたかどうかの印象が大きく変わります。

Subject: Update: cause of the defective items and our next steps

Dear Mr. Rossi,

As promised, I am writing to share the results of our investigation. The defects were caused by a worn part in one of our packaging machines. We replaced the part on November 19 and have added a daily inspection of this machine.

I hope the replacement units arrived safely. Thank you again for your patience, and please let me know if you notice any further problems.

Sincerely, Mayu Kawakami Quality Assurance Department XYZ Trading Co., Ltd.

訳：お約束していた調査の結果をお知らせいたします。不良の原因は、梱包の機械の部品の摩耗でした。11月19日に部品を交換し、この機械の点検を毎日行うことにいたしました。代わりの品が無事に届いていれば幸いです。お待ちいただき、重ねてお礼申し上げます。ほかに気になる点があれば、お知らせください。

責任の範囲を広げすぎない書き方

謝罪のメールは、相手に誠意を伝えるものですが、書き方によっては、こちらの責任を必要以上に認めたように読まれることがあります。とくに、原因がまだ分かっていない段階や、損害の賠償の話が関わる場面では、言葉を選びます。

• 原因が調べ終わっていないときは、「We are investigating the cause.」と書き、原因を推測で書かない
• 「We will compensate you for all losses.（すべての損失を補償します）」のような約束は、社内で決める前に書かない
• 「It was entirely our fault.（すべて弊社の責任です）」と書く前に、契約の内容と事実を確かめる
• 相手に落ち度がありそうでも、謝罪のメールの中で相手を責める書き方はしない

こうした判断は、会社の決まりや契約の内容で変わります。金額の大きい不具合や、法的な責任が関わりそうな場面では、送る前に上司や法務の担当者に文面を確かめてもらいます。謝罪の気持ちは伝えつつ、約束は確かめてからする、という順番を守れば、あとで困ることはありません。

日本語の発想のまま書くと伝わりにくい言い回し

お詫びを何度も重ねない

「申し訳ございません」を何度も重ねる日本語の書き方をそのまま英語にすると、「Sorry」が1通に5回も6回も出てくる文面になります。英語の読み手には、本題が見えにくく、かえって落ち着かない印象を与えます。お詫びは冒頭と結びにまとめ、本文は対応の説明に使います。

「善処します」を訳さない

「善処します」「前向きに検討します」を「We will deal with it appropriately.」と訳しても、相手には何をしてくれるのかが分かりません。英語の謝罪メールでは、「We will send replacements by Friday.」のように、具体的な行動と期限を書きます。期限が決められないときは、「We will update you by Wednesday.」と、次に連絡する日を書きます。

言い訳に聞こえる説明を長くしない

経緯の説明が長くなると、英語では言い訳に聞こえやすくなります。「Due to 〇〇, 」で始まる理由の説明は1文か2文にとどめ、すぐに対応の話に移ります。

送る前に確かめること

1. 何について謝っているのかが、1文目に具体的に書かれているか
2. 主語がはっきりしているか（We will 〇〇 の形になっているか）
3. 新しい納期や対応の期限が、月を英語で書いた日付で入っているか
4. 社内で決まっていない補償や約束を書いていないか
5. 添付すると書いたファイルを添付したか
6. 宛先とCCに、知らせるべき人が入っているか

とくに謝罪のメールは、送ったあとに誤りが見つかると、もう1通お詫びを送ることになります。送る前に、同僚や上司に一度読んでもらうと安心です。

海外からの苦情と問い合わせを担当と状況で回す方法

謝罪のメールが必要になる場面の多くは、取引先や利用者から苦情や問い合わせが届いたときです。件数が少なく、1人で対応しているなら、メールソフトのラベルで「対応中」「返信待ち」「完了」を分け、届いた苦情を表計算のシートに書き出して、受信日、内容、対応の期限、返信した日の列を付けて管理する方法で足ります。

苦情や問い合わせが増え、複数の人で手分けするようになると、誰がどの件を受け持っているのか、相手に約束した期限はいつなのかが見えにくくなります。謝罪のメールで「11月21日までに結果をお知らせします」と書いたのに、担当が替わって連絡が漏れれば、2回目の謝罪が必要になります。

こうした場面で使えるのが、受付から返信までを1つの画面で扱える道具です。たとえばHalictは、フォームから届いた1件ごとに担当と状況を付けて管理でき、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。料金のページでは、無料のフリーのプランでもフォームの数と回答の数は無制限で、状況の管理と自動返信、CSVの書き出しが使えると案内されています。フリーのプランはメンバー1人までで、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきた、謝罪のメールと信頼

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上続けてきた立場から見ると、仕事の中で起きた失敗そのものより、そのあとの連絡の早さと中身で、信頼が保たれるかどうかが決まる場面を多く見てきました。納期に遅れると分かった時点ですぐに新しい日程を伝えた人は、その後も継続して仕事を任されることが少なくありません。反対に、遅れを知らせないまま期限を過ぎると、たとえ成果物の質が高くても、次の依頼につながりにくくなります。

英語で海外の会社と仕事をするフリーランスにとって、謝罪のメールを短く正確に書けることは、仕事を続けていくための力の1つです。マーケティングやセキュリティの分野では、海外の会社とやりとりする仕事も増えており、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、こうした仕事の内容を確かめることができます。データの分析や調査の仕事を英語で受ける人は、研究者の年収・単価相場も参考になります。謝罪のメールは誰もが書きたくないものですが、きちんと書けば、取引先との関係をかえって深めるきっかけにもなります。

よくある質問

Q. I'm sorry と I apologize はどう使い分けますか？

I'm sorry は、日常のやりとりで使える一般的なお詫びの言葉です。I apologize は改まった響きがあり、ビジネスの謝罪メールでよく使われます。会社として正式に謝る場合は、We sincerely apologize のように主語を We にし、何について謝っているのかを for のあとに具体的に続けます。

Q. 謝罪メールではどこまで原因を説明すべきですか？

原因は1文か2文で、事実だけを短く書きます。長い説明は英語では言い訳に聞こえやすくなります。原因がまだ分かっていないときは推測で書かず、調べていることと、結果を知らせる日を書きます。本文の多くは、いつまでに何をして直すのかの説明に使います。

Q. 謝罪メールで補償を約束してもよいですか？

送料の負担や代わりの品の手配など、社内で決まっている対応は書いてかまいません。損失の補償のように金額が大きくなりうる約束は、契約の内容と社内の判断を確かめる前に書かないほうが安全です。迷うときは、上司や法務の担当者に文面を確かめてもらってから送ります。

Q. We apologize for any inconvenience は使ってもよいですか？

広く使われる表現ですが、any には「もし不便があれば」という含みがあります。相手に実際に迷惑がかかっていることが明らかな場合は、the inconvenience this has caused のように、起きたことを認める書き方にしたほうが誠実に伝わります。小さな案内の変更などには any を使ってかまいません。