業務日誌の書き方｜毎日の記録を引き継ぎに生かす項目

業務日誌を毎日つけるように言われたものの、何をどこまで書けばよいのか分からない。書いてはいるけれど、あとから読み返しても役に立った覚えがない。業務日誌についての悩みは、この2つに集まります。

業務日誌は、その日の仕事を「あとで別の人が読んでも分かる形」で残すための記録です。書き方の型さえ決めれば、1日10分ほどで書けて、休みや異動のときの引き継ぎにもそのまま使えます。この記事では、業務日誌と日報の違い、書く目的、入れておきたい項目、書き方の手順、職種別の例文を整理したうえで、紙やExcel、無料のツールの選び方までを順に説明します。日誌に出てきた作業を担当と期限つきでチームに共有したい場合の道具として、プロジェクト管理のPinatecaにも後半で触れます。

業務日誌とは何か

業務日誌とは、その日に行った業務の内容、結果、気づいたこと、次に残っている作業を、日付ごとに記録した書類のことです。職場によって「日報」「作業日誌」「業務記録」など呼び方はさまざまですが、1日の仕事を振り返って書き残すという中身は共通しています。

業務日誌とは、その日の業務を振り返って作成する書類です。業務の進捗管理や上司への報告などが主な目的として挙げられます。 出典: biz.moneyforward.com

日報や作業日誌との違い

呼び方が違っても中身が重なるため、厳密な区別はありません。ただ、実際の職場では次のように使い分けられていることが多く、自分の職場がどれに近いかを知っておくと、書く中身を決めやすくなります。

呼び方	主な読み手	中心になる中身
日報	上司	その日の成果と報告、相談
業務日誌	上司、同僚、後任	業務の経過、判断の理由、残っている作業
作業日誌	現場の担当者、発注者	作業の内容、時間、使った材料や機械

日報が「上司への報告」に重心があるのに対して、業務日誌は「記録として残す」ことに重心があります。その日のうちに読まれることよりも、数週間後や数か月後に誰かが読み返して、そのとき何が起きていたのかを確かめられることが大切です。この違いが、あとで説明する書き方のコツにもつながります。

業務日誌が求められる場面

業務日誌が使われるのは、事務や営業の部署だけではありません。病院や介護施設の申し送り、店舗の引き継ぎノート、工事や点検の作業記録、コールセンターの対応記録、在宅で仕事を請け負うフリーランスの作業報告など、交代制や複数人で1つの業務を回す職場ほど、日誌の役割は大きくなります。担当者が毎日同じとは限らない職場では、日誌が「前の人が何をしたか」を知る唯一の手がかりになるからです。

業務日誌を書く目的とメリット

業務日誌を「上から言われたから書くもの」と考えると、書く中身が薄くなります。何のために残すのかを先に押さえておくと、書くべきことが自然に決まります。目的は大きく分けて4つあります。

仕事の進み具合を見えるようにする

1つ目は、仕事の進み具合を上司やチームが把握できるようにすることです。誰がどの作業をどこまで進めたかが日付ごとに残っていれば、遅れや抜けに早く気づけます。口頭の報告だけでは、聞いた人の記憶にしか残りません。

引き継ぎの材料にする

2つ目は、引き継ぎの材料にすることです。休暇、病気、異動、退職など、担当が代わる場面は必ずやってきます。そのときに業務日誌があれば、後任は「どの取引先と、どんなやり取りをしていたか」「何を約束していたか」を日付で追えます。引き継ぎの書類を一から作るより、日誌を読み返して要点を抜き出すほうが、抜けが少なくなります。

自分の仕事を振り返る

3つ目は、書く本人の振り返りです。毎日の作業時間や件数を書き残していくと、どの作業に時間がかかっているか、どの曜日に問い合わせが集中するかといった傾向が見えてきます。業務日誌は、自分の仕事のやり方を見直すための材料にもなります。

トラブルのときに経過を確かめる

4つ目は、トラブルが起きたときに経過を確かめることです。取引先から「前に伝えたはずだ」と言われたとき、日誌に日付と内容が残っていれば、事実を落ち着いて確かめられます。記録は、自分と会社の両方を守るものでもあります。

こうした目的を考えると、業務日誌で大切なのは文章のうまさではなく、「あとで読んだ人が事実を追えるか」という一点です。

業務日誌に書く基本の項目

職場で決まった書式があればそれに従います。決まった書式がない場合や、書式を作る側になった場合は、次の項目を入れておくと読みやすくなります。

項目	書く中身	書き方の例
日付と記入者	何月何日の、誰の記録か	10月23日（金）　経理課　山田
本日の業務	行った作業と、その結果	請求書の発行12件、うち2件は金額の確認待ち
時間	主な作業にかかった時間	9時から11時　請求書の発行
連絡と約束	社内外とのやり取り、約束したこと	A社の鈴木様に、見積書を27日までに送ると回答
問題と対応	起きた問題と、その場でした対応	振込先の誤記を発見し、訂正版を再送
残っている作業	終わっていない作業と期限	B社の請求書2件、金額の確認後に発行（26日まで）
所感と相談	気づいたこと、改善の案、相談したいこと	確認待ちが多いため、発注時に金額を確定する流れを提案したい

事実と所感を分けて書く

業務日誌で特に意識したいのが、事実と所感を分けることです。所感とは、その日の業務について自分が感じたことに、意見や改善の案を加えたもののことです。

業務日誌には、客観的事実だけでなく所感も盛り込むことが一般的です。感想は自分が感じたことを記載するのに対し、所感の場合は「自分の意見」や「改善策」も加えます。 出典: biz.moneyforward.com

「今日は忙しくて大変だった」は感想です。「問い合わせが午前に集中し、返信が午後にずれ込んだ。午前は電話番を2人にすると返信が早くなるのではないか」と書けば所感になります。事実の欄に気持ちが混ざると、あとで読む人が何が起きたのかを読み取りにくくなるので、欄を分けておくのが確実です。

残っている作業の欄を必ず作る

引き継ぎに生かすうえで、最も大切なのが「残っている作業」の欄です。終わった作業は、多少書き漏らしても大きな問題にはなりません。困るのは、途中で止まっている作業や、相手と約束したまま手を付けていない作業が、誰にも知られずに残ることです。この欄だけは空欄にせず、なければ「なし」と書く習慣をつけると、読む側も安心できます。

業務日誌の書き方の手順

毎日書くものなので、手順を決めておくと迷う時間が減ります。次の5つの手順で書くと、10分前後で書き終えられます。

1. 業務中にメモを取る。作業を始めた時刻と終えた時刻、電話やメールで約束したことを、その場で短く書き留める。
2. 終業前に、その日の作業を時系列で並べる。メモとメールの送信履歴、予定表を見ながら抜けを埋める。
3. 作業ごとに結果を書く。「対応した」ではなく「12件発行、2件は確認待ち」のように数と状態で書く。
4. 残っている作業と期限を書き出す。翌日以降に誰が何をするのかまで書く。
5. 所感と相談を短く添える。改善の案や、上司に判断してほしいことを1文から3文で書く。

メモは業務中に取る

終業間際に1日を思い出して書こうとすると、午前中の細かいやり取りが抜け落ちます。業務日誌の質は、日中のメモで決まると考えてください。紙のメモ帳でも、パソコンのメモでもかまいません。「10時15分　C社の田中様から電話、納品日を11月2日に変更したいとのこと」と書いておくだけで、終業前にそのまま日誌へ写せます。

数と状態で書く

「資料作成を進めた」「問い合わせに対応した」という書き方は、書いた本人には分かっても、読む人には進み具合が伝わりません。「提案資料20ページのうち14ページまで作成」「問い合わせ18件のうち16件に返信、2件は技術担当に確認中」のように、全体のうちどこまで終わったかを数で書くと、引き継いだ人が続きから始められます。

固有名詞と日付をはっきり書く

「先方」「例の件」「来週」といった言葉は、その場では通じても、1か月後には何を指していたのか分からなくなります。会社名、担当者名、案件名、日付は省略せずに書きます。後任や上司が読んだときに、ほかの資料を探さなくても意味が通るかどうかを基準にしてください。

引き継ぎに生かせる書き方のコツ

業務日誌を引き継ぎで役立てるには、毎日の書き方に少し工夫が要ります。ここでは、後任の立場から見て「助かる日誌」に共通する点を整理します。

判断した理由を残す

作業の結果だけでなく、なぜそう判断したのかを1文で添えておくと、後任が同じ場面で迷わずに済みます。たとえば「D社の請求は月末締めではなく20日締めで発行。先方の経理の締め日に合わせるよう、9月に依頼を受けたため」と書いてあれば、後任が勝手に月末締めに戻してしまうことを防げます。判断の理由は、担当者の頭の中にしか残らない情報の代表です。

繰り返し出てくる作業には目印を付ける

毎月や毎週決まって発生する作業は、日誌の中で目印を付けておくと、あとから拾い出しやすくなります。「【毎月】」「【毎週月曜】」のように見出しの頭に付けておけば、引き継ぎのときに日誌を検索するだけで定期作業の一覧を作れます。

関係者と連絡先の変化を書く

取引先の担当者が代わった、社内の窓口が変わったといった変化は、気づいた日に日誌へ書いておきます。こうした情報は名簿や台帳の更新が追いつかないことが多く、日誌が一番新しい情報源になることがあります。

1日の最後に「明日の自分への申し送り」を書く

翌日の自分に向けて「朝一番にE社へ電話。昨日の見積もりの返事を確認する」と書いておく習慣は、そのまま後任への申し送りの練習になります。自分が明日休んでも、この1行を読めば誰かが代わりに動ける。そういう書き方を毎日続けることが、引き継ぎに強い日誌の近道です。

職種別の業務日誌の例文

ここからは、職種ごとの例文を紹介します。項目の並びは同じで、中身の書き方だけが変わることに注目してください。

事務職の例文

10月23日（金）　総務課　佐藤

本日の業務

• 備品の発注　コピー用紙20箱、トナー3本（9時から9時30分）
• 来客対応　3件（うち1件は会議室の予約漏れがあり、別の部屋へ案内）
• 社内アンケートの集計　回答42件のうち30件を入力（13時から15時）

連絡と約束

• F社の高橋様に、来週の会議室予約を27日までに確定して連絡すると回答

問題と対応

• 会議室の予約表が2つの表に分かれており、片方に登録漏れがあった
• その場で別室を確保し、予約表を1つにまとめる案を課長に相談する予定

残っている作業

• アンケートの入力　残り12件（26日まで）
• F社の会議室予約の確定と連絡（27日まで）

所感と相談

予約表の二重管理が原因の行き違いが今月2回目のため、来週中に1つの表へまとめたい。

営業職の例文

10月23日（金）　営業2課　伊藤

本日の業務

• G社訪問（10時から11時）　新商品の提案。先方は導入に前向き、予算は11月の会議で決定
• 見積書の作成　2件（H社、I社）
• 既存顧客への電話　8件、うち2件で追加注文の相談

連絡と約束

• G社の木村様に、導入事例の資料を28日までにメールで送ると約束
• H社には見積書を本日送付済み、返事は来週中との回答

残っている作業

• G社向けの導入事例の資料作成（28日まで）
• I社の見積書　部長の確認待ち（確認後に送付）

所感と相談

G社は価格よりも導入後の支援を気にしている様子だった。サポート体制の説明資料があると提案しやすい。

在宅で制作を請け負う場合の例文

在宅で仕事を請け負う場合、業務日誌は発注者への作業報告を兼ねることがあります。作業時間と成果物の状態を、相手が確かめられる形で書きます。

10月23日（金）　Webサイト更新業務

本日の作業

• お知らせページの更新　3本（10時から11時30分）
• 採用ページの画像差し替え　8点のうち5点（14時から16時）

確認していただきたいこと

• お知らせ3本は公開前の確認用ページにアップロード済みです。修正があれば26日までにお知らせください。

残っている作業

• 採用ページの画像　残り3点。素材の受け取り後に作業します。

本日の作業時間

3時間30分

カスタマーサポートの例文

10月23日（金）　サポート窓口　中村

本日の対応

• メール問い合わせ　受付25件、返信22件、保留3件
• 電話対応　14件（最も多い内容は配送日の確認で6件）

保留中の問い合わせ

• 注文番号1234　返品の可否を物流担当に確認中（回答予定　26日）
• 注文番号1240、1251　システム担当に不具合の調査を依頼済み

所感と相談

配送日の確認が多いため、注文完了メールに配送日の目安を記載すると問い合わせが減ると考える。

例文の中の会社名や人名、数字は書き方を示すための例です。実際には、自分の職場の情報に合わせて書き換えてください。

業務日誌のフォーマットと無料で使える道具の選び方

業務日誌は、紙、Excelやスプレッドシート、Word、チャット、専用のツールのどれでも書けます。どれが正解というものはなく、読む人の人数と、あとから探す必要があるかどうかで選びます。

方法	向いている場面	気をつけたいこと
紙のノート、日誌帳	店舗や現場で、その場にいる人だけが読む	遠くの人と共有できない、検索できない
Excel、スプレッドシート	1行1日で件数や時間を集計したい	文章が長くなると読みにくい
Word、文書ファイル	書式を固定して印刷や提出をする	ファイルが増えると探しにくい
メールやチャット	上司に毎日送る形が決まっている	過去の記録が会話に埋もれる
専用のツール	複数人で記録と作業を共有したい	導入と使い方の統一に手間がかかる

まずは紙やExcelで十分なことが多い

1人で書いて上司1人が読むだけなら、紙の日誌帳やExcelのひな形で十分です。市販の業務日誌帳を使えば、日付と項目の欄が最初から印刷されているので、書式を考える手間がありません。Excelやスプレッドシートなら、無料で使えるうえ、作業時間の合計や件数の集計も簡単にできます。最初から道具にこだわるより、項目を決めて毎日続けることのほうが大切です。

複数人で作業を共有するなら、日誌と作業の管理を分ける

人数が増えてくると、日誌の中の「残っている作業」が、誰の担当で、いつまでなのかが追いにくくなります。日誌は記録として書き続け、残っている作業だけは担当と期限を付けて別の場所で管理すると、抜けを防ぎやすくなります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。日誌に書いた「残っている作業」をカードにして担当と締め切りを付ければ、カンバンで進み具合を、カレンダーで期限の並びを、チームの全員が同じ画面で確かめられます。自分宛てのメンション、担当の割り当て、締め切りは受信箱に集まると案内されています。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaは日誌そのものを書いて提出するための道具ではありません。日誌は職場で決めた書式で書き、日誌から出てきた作業を共有する場所として使う、という分け方が合っています。

定型の作業は自動化も考える

毎日同じ数字を別のシステムから写している、同じ表を毎朝作り直している、といった作業が日誌に繰り返し出てくる場合は、作業そのものを自動にできないかを考える価値があります。こうした自動化の仕組み作りは、RPA・業務自動化ツールのお仕事として外部の専門家に依頼されることも多い分野です。日誌に書かれた作業時間は、自動化でどれだけ時間が浮くかを見積もる材料にもなります。

Excelやスプレッドシートで業務日誌のひな形を作る手順

職場に決まった書式がなく、自分で業務日誌のひな形を作ることになった場合は、無料で使えるExcelやGoogleスプレッドシートで始めるのが手軽です。表計算の道具で作る場合のコツは、「1行を1日」にするか「1行を1作業」にするかを、最初に決めておくことです。

1行を1日にする形

1行に1日分をまとめる形は、日付、記入者、本日の業務、残っている作業、所感と相談の列を横に並べるだけで作れます。毎日の流れを上から下へ読めるので、引き継ぎのときに日付順で追いやすいのが長所です。一方で、1つのセルに文章が長く入るため、セル内で改行し、列の幅を広めに取っておく必要があります。

1行を1作業にする形

1行に1つの作業を書く形は、日付、作業の名前、取引先や案件、開始時刻、終了時刻、かかった時間、状態（完了、途中、確認待ち）の列を並べます。作業ごとに行が分かれるので、案件別の作業時間を合計したり、状態が「途中」の行だけを絞り込んだりできます。作業時間を集計して請求や見積もりに使いたい人に向いている形です。

ひな形を作るときの手順

1. 列の見出しを決める。最初は5列から7列程度に絞り、使いながら追加する。
2. 日付の列は日付の形式にし、曜日も表示されるように設定する。
3. 状態の列は、入力の規則を使って「完了」「途中」「確認待ち」から選べるようにする。
4. かかった時間の列は、終了時刻から開始時刻を引く式を入れておく。
5. 1か月ごとにシートを分けるか、1枚のシートに書き続けるかを決め、ファイルの名前に年と月を入れる。

スプレッドシートを共有の設定にすれば、上司やチームの人も同じファイルを見られます。ただし、全員が書き込める設定にすると、誤って他人の行を消してしまうことがあります。書き込める人と見るだけの人を分けておくと安心です。

労働時間の記録と業務日誌の関係

業務日誌に始業と終業の時刻を書いている職場では、日誌が労働時間の記録の役割を兼ねていることがあります。この場合は、書き方に注意が要ります。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が始業と終業の時刻を確認して記録する方法として、使用者が自分で確かめる方法と、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な記録をもとにする方法を原則としています。本人の申告で時間を記録する方法は「やむを得ない場合」の扱いで、申告された時間と実際の時間が合っているかを確かめることなどが求められています。原文は厚生労働省のガイドライン（PDF）で読めます。

日誌に書く時刻は、実際に働いた時間をそのまま書きます。残業を少なく見せるために時刻を書き換えるようなことは、記録の意味をなくすだけでなく、働く人の健康を守る仕組みも崩してしまいます。

また、労働基準法第109条では、使用者は労働者名簿や賃金台帳、そのほか労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならないと定めています（条文はe-Gov法令検索で確かめられます）。業務日誌がこの「重要な書類」に当たるかどうかは、日誌の使い方によって変わります。労働時間の記録として使っている場合の保存期間や保存の方法は、社内の人事や総務の担当、または労働基準監督署に確かめてください。

よくある失敗と直し方

業務日誌が役に立たなくなる原因は、だいたい決まっています。自分の日誌に当てはまるものがないか、次の5つで確かめてみてください。

毎日同じ文章になっている

「通常業務」「特になし」が続く日誌は、読む側にとって情報がありません。毎日同じ作業でも、件数、時間、問い合わせの内容、いつもと違ったことは必ず変わります。「請求書の発行12件。先月より3件多い。新規の取引先が2社増えたため」のように、昨日との違いを1つ書くだけで、記録の価値が上がります。

反省文になっている

失敗した日に、謝罪や反省の言葉ばかりを並べてしまう人がいます。日誌に必要なのは、何が起きたか、どう対応したか、次にどう防ぐかの3点です。気持ちを書くより、再発を防ぐ案を1つ書くほうが、読む上司にも伝わります。

長すぎて読まれない

丁寧に書こうとして、1日分がA4で2枚にも3枚にもなると、読む側が要点を拾えません。目安は、上司が1分ほどで読める長さです。細かい経過は箇条書きにし、所感は1文から3文に収めます。

数日分を後から書いている

数日分をまとめて書くと、記憶が曖昧になり、時刻や数字が不正確になります。業務日誌は、その日のうちに書くことが前提です。どうしても書けない日があったら、メモだけでも残しておき、翌朝に書き足します。

個人情報を書きすぎている

顧客の電話番号や住所、病歴など、日誌に書く必要のない個人情報を書き込んでしまう例があります。日誌は複数の人が読むものです。業務に必要な範囲だけを書き、詳しい情報は顧客台帳など決められた場所で管理します。

業務日誌を読む側と管理する側のポイント

業務日誌は、書く人だけの努力では続きません。読む上司や、書式を決める担当者の関わり方で、日誌が役に立つかどうかが大きく変わります。

読んだら一言返す

書いても何の反応もない日誌は、だんだん中身が薄くなります。全部に長いコメントを返す必要はありません。「確認しました」「相談の件、明日10時に話しましょう」の一言で、書く側は読まれていることが分かります。所感や相談の欄に書かれたことには、できるだけ早く返事をします。

書式は職場ごとに1つに決める

人によって書き方がばらばらだと、引き継ぎのときに読みにくくなります。項目と順番をそろえたひな形を1つ用意し、全員が同じ形で書くようにします。項目が多すぎると書く負担が増えるので、最初は「本日の業務」「残っている作業」「所感と相談」の3つから始め、必要に応じて追加する方法もあります。

評価の道具にしすぎない

業務日誌を、書いた量や文章のうまさで評価すると、書く側は見栄えのよいことだけを書くようになります。問題や失敗が書かれなくなると、日誌はトラブルを早く見つける役割を失います。失敗を正直に書いた日誌ほど価値がある、という姿勢を管理する側が示すことが大切です。

業務日誌を毎日続けるための工夫

業務日誌は、書き方を覚えるよりも、続けることのほうが難しい記録です。続かない理由の多くは、「何を書くか毎日考えている」「書く時間が決まっていない」の2つにあります。

まず、書く時間を決めます。終業の15分前を日誌の時間と決め、予定表に毎日の予定として入れておくと、忙しい日でも後回しにしにくくなります。次に、書き出しの言葉を固定します。項目の見出しをひな形に入れておけば、毎日見出しの下を埋めるだけで済みます。

書くことが思いつかない日は、「数字」「いつもと違ったこと」「困ったこと」「明日やること」の4つのどれかに目を向けます。作業の件数や時間は毎日必ず変わりますし、いつもと違ったことが1つもない日はほとんどありません。この4つを順に考えるだけで、短くても中身のある日誌になります。

最後に、週に1回、5分だけ自分の日誌を読み返す時間を作ります。1週間分を並べて読むと、同じ問題が繰り返し出ている、同じ作業に毎回時間がかかっている、といったことに気づけます。読み返して役に立ったと感じる経験が、書き続ける一番の動機になります。

新しく担当になった人が業務日誌を読むときの手順

引き継ぎで前任者の業務日誌を受け取ったとき、最初から全部を読もうとすると時間がかかり、要点も頭に残りません。次の順番で読むと、短い時間で仕事の全体をつかめます。

1. 直近2週間の「残っている作業」の欄だけを読み、まだ終わっていない作業と期限を一覧にする。
2. 「連絡と約束」の欄を3か月分さかのぼり、取引先や社内の人と約束したことを書き出す。
3. 「【毎月】」「【毎週】」などの目印や、毎月同じ時期に出てくる作業を拾い、定期作業の予定表を作る。
4. 「問題と対応」の欄を読み、過去にどんなトラブルがあり、どう防いだのかを確かめる。
5. 分からない言葉や略称に印を付け、前任者がいるうちにまとめて質問する。

前任者がすでに職場を離れている場合でも、日誌に書かれた取引先や社内の担当者に連絡すれば、多くのことは確かめられます。読み終えたら、自分の業務日誌の最初の日に「引き継いだ作業の一覧」を書いておくと、次に担当が代わるときにも役立ちます。日誌は、書く人が代わってもつながっていく記録だと考えてください。

在宅ワークや業務委託で業務日誌が果たす役割

最後に、在宅で働く人や、業務委託で仕事を請け負う人にとっての業務日誌を考えます。

同じ部屋で働いていれば、上司や発注者は相手の働きぶりを目で見られます。在宅や業務委託ではそれができないため、作業の記録が「きちんと進めている」ことを伝える手段になります。在宅勤務の環境を整える会社向けの支援としては、テレワーク 助成金 2026の記事で国の制度を紹介しています。

フリーランスと発注者を20年以上つないできた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、頼まれていなくても作業の記録を短く残し、区切りのよいところで相手に共有しています。報告の文章がうまいかどうかではなく、「今どこまで進んでいて、何を確認してほしいのか」が一目で分かることが、発注者の安心につながっています。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうした記録が信頼の土台になり、同じ相手から続けて仕事を受ける関係につながりやすくなります。

業務日誌で作業を細かく記録する習慣は、業務の流れを整理して改善の案を出す仕事にも生きます。会社の業務の進め方を見直して改善を支援する国家資格としては中小企業診断士があり、業務の分析や改善の考え方を体系的に学べます。また、日誌から見えた繰り返しの作業を仕組みに変える仕事は、Web・業務システム開発のお仕事として、外部に依頼されることもあります。

毎日の業務日誌は、書いたその日にはあまり価値を感じないかもしれません。けれども、担当が代わる日、トラブルの経過を確かめる日、自分の働き方を見直す日に、積み重ねた記録が効いてきます。まずは「本日の業務」「残っている作業」「所感と相談」の3つの欄から、今日の分を書き始めてみてください。

よくある質問

Q. 業務日誌と日報は何が違いますか？

厳密な区別はなく、職場によって呼び方が違うだけのことも多いです。一般には、日報は上司への報告に重心があり、業務日誌は業務の経過や判断の理由、残っている作業を記録として残すことに重心があります。業務日誌は、数週間後や数か月後に別の人が読み返しても事実を追えるように、固有名詞と日付をはっきり書くことが大切です。

Q. 業務日誌には何を書けばよいですか？

日付と記入者、本日の業務とその結果、主な作業の時間、社内外との連絡と約束したこと、起きた問題と対応、残っている作業と期限、所感と相談の順に書くと読みやすくなります。特に残っている作業の欄は引き継ぎで最も役に立つので、空欄にせず、なければ「なし」と書く習慣をつけると、読む側が安心できます。

Q. 業務日誌を書くのに毎日どれくらい時間をかければよいですか？

業務中にメモを取っておけば、終業前の10分前後で書き終えられます。終業間際に1日を思い出して書こうとすると時間がかかり、午前中のやり取りも抜け落ちます。読む側にとっても、1日分は1分ほどで読める長さが目安です。細かい経過は箇条書きにし、所感は1文から3文に収めると、書く時間も短くなります。

Q. 業務日誌は紙とExcelとツールのどれで書くのがよいですか？

1人で書いて上司1人が読むだけなら、紙の日誌帳や無料で使えるExcel、スプレッドシートで十分です。遠くの人と共有したい、あとから検索したいという場合は、ファイルやツールで書くほうが便利です。複数人で働く場合は、日誌は記録として書き、そこから出てきた作業だけを担当と期限つきで別の道具で管理すると、抜けを防ぎやすくなります。