業務効率化の成功事例｜小さな職場で効いた工夫

2026年9月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓業務効率化の成功事例を
✓従業員数人から数十人の小さな職場向けに整理します
✓ファイル名のルールなど費用をかけずに効いた工夫と

業務効率化の成功事例を調べると、大企業がRPAやAIを導入して年間何千時間を削減したという話が多く並びます。けれども、従業員が数人から数十人の職場でそのまま真似できる話は多くありません。小さな職場で効果が出やすいのは、高価なシステムよりも、電話のメモの残し方、ファイルの名前の付け方、日報の書き方のような「毎日くり返している作業の形」を少し変える工夫です。この記事では、小さな職場で効果が出やすい業務効率化の成功事例を8つの型に分けて紹介し、進め方のステップ、よくある失敗、ツールの選び方、助成金を使うときの注意点まで順に説明します。担当と期限を複数人で共有する場面では、無料から試せるプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあり、その使い方も途中で紹介します。

業務効率化の成功事例が求められている背景

業務効率化が多くの職場で課題になっている理由は、大きく2つあります。人が足りないことと、人件費が上がっていることです。

働く世代の人口が減り、求人を出しても応募が集まりにくい職場が増えています。とくに小さな会社や店舗では、1人が辞めると残った人に仕事がそのまま回り、残業が増え、さらに人が辞めるという悪い流れに入りがちです。新しく人を採るより先に、今いる人の時間を何に使っているかを見直す必要が出てきています。

もう1つは賃金です。地域別最低賃金は毎年のように引き上げられており、同じ人数で同じ仕事を続けていると、人件費だけが増えていきます。そこで国も、設備投資と賃上げをあわせて行う中小企業を支援しています。厚生労働省の業務改善助成金は、その代表的な制度です。

業務改善助成金は、生産性向上に資する設備投資等（機械設備導入やコンサルティングなど）を行うとともに、事業場内最低賃金を一定額（各コースに定める金額）以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部を助成するものです。出典: 厚生労働省「業務改善助成金」

事業場内最低賃金とは、その事業場で働く人のうち、いちばん低い時間給のことです。つまりこの制度は「仕事のやり方を変える投資をして、浮いた分を賃金に回す」流れを後押しするものです。国の制度がこの形になっていること自体が、業務効率化と賃上げをセットで考える時代になっていることを示しています。

業務効率化の目的は、単に作業時間を減らすことではありません。浮いた時間をお客様への対応や新しい仕事、休みに回せたときに、はじめて効果が出たと言えます。成功事例を読むときも「何時間減ったか」だけでなく「減った時間を何に使ったか」まで見ると、自分の職場に合うかどうかを判断しやすくなります。

小さな職場の成功事例に共通する3つの条件

規模の小さな職場でうまくいった業務効率化には、共通する条件が3つあります。ここを押さえてから個別の事例を読むと、真似するときに外しにくくなります。

1つ目は、対象の作業が「毎日または毎週くり返されていること」です。年に1回の決算の作業を10時間短くするより、毎日15分かかっている作業を5分にするほうが、1年で見ると効果は大きくなります。1日10分の短縮でも、営業日が年240日なら1人あたり年40時間です。5人の職場なら年200時間になります。

2つ目は、変えたあとのやり方が「誰がやっても同じ結果になること」です。ベテランの頭の中にしかない手順を、メモやテンプレートや決まった置き場所に移すと、休みや退職があっても仕事が止まりません。効率化の効果が長続きする職場ほど、この「人に依存しない形」を意識しています。

3つ目は、始める前と後の時間を「同じ数え方で測っていること」です。測らずに始めると、効果があったかどうかを誰も説明できず、数か月後に元のやり方へ戻ってしまいます。測り方は難しくありません。対象の作業を1週間だけ、始めた時刻と終えた時刻を紙に書いておくだけで十分です。

この3つの条件を満たす作業は、どの職場にも必ずあります。次の節では、実際に多くの小さな職場で効果が出やすい型を8つ紹介します。数字はわかりやすくするための試算で、職場によって変わります。

小さな職場で効いた業務効率化の成功事例8つ

ここで紹介するのは、特定の会社の事例ではなく、規模の小さな職場で効果が出やすい工夫の型です。費用がほとんどかからないものから順に並べています。

事例1：電話のメモを1か所に集める

電話を受けた人が付箋やメモ用紙に書き、担当者の机に貼る方法は、今も多くの職場で使われています。この方法の弱点は、メモがなくなる、読めない、担当者が外出中でいつ見たか分からない、の3つです。折り返しを忘れてお客様から再度電話が来ると、1件あたり10分以上の手間が増えます。

効果が出やすいのは、電話のメモを共有のスプレッドシートやチャットの1つのチャンネルにまとめる方法です。「日時」「相手」「用件」「折り返しの要否」「担当」の5つの欄だけを決めておき、受けた人がその場で入力します。担当者は外出先からスマートフォンで確かめられ、対応が済んだら「済」と書き込みます。紙を探す時間と、折り返しの漏れの両方を減らせます。

事例2：紙の日報をフォームに置き換える

手書きの日報を毎日集めて、上司が読み、必要なところをExcelに書き写している職場では、書く人と写す人の両方に時間がかかっています。日報をGoogleフォームやMicrosoft Formsの入力画面に置き換えると、回答はそのまま表に並ぶため、書き写しの作業がなくなります。

たとえば10人が毎日日報を書き、上司が1人あたり2分かけて転記していたとすると、転記だけで1日20分です。フォームにすれば、その20分は読むことに使えます。入力欄は「今日やったこと」「明日やること」「困っていること」の3つに絞ると、書く側の負担も減ります。

事例3：見積書と請求書をテンプレートにする

見積書や請求書を毎回、前の書類を開いて上書きして作っていると、宛名や日付の直し忘れが起きやすくなります。直し忘れは、相手に送ったあとで気づくと再発行の手間がかかるうえ、信用にも関わります。

効果が出やすいのは、ひな形を1つ決めて、宛名・日付・品目・金額だけを入力する欄にする方法です。消費税の計算や合計は式で自動にしておきます。会計ソフトに請求書の作成機能があるなら、そちらに寄せると帳簿への入力も1回で済みます。

事例4：会議の時間と資料の形を決める

定例の会議が毎回1時間かかり、その半分が資料の読み上げになっている職場は少なくありません。会議の前日までに資料を共有し、会議では「決めること」だけを話す形に変えると、30分で終わることが多くなります。6人が参加する週1回の会議が30分短くなれば、1か月で12時間の短縮です。

資料は「報告」「相談」「決めること」の3つに分けて書いてもらいます。報告は読めば済むので会議では触れず、相談と決めることに時間を使います。

事例5：ファイルの名前と保存場所のルールを決める

必要なファイルが見つからず、同僚に「あのファイルどこでしたっけ」と聞く時間は、1回は短くても積み重なると大きな時間になります。ファイル名を「日付_取引先_書類の種類」の順にそろえ、共有フォルダの階層を「年度」「取引先」の2段に決めるだけで、探す時間は大きく減ります。

ルールは紙1枚に書いて共有フォルダの一番上に保存し、新しく入った人にもすぐ伝わるようにします。

事例6：よく送るメールを定型文にする

問い合わせへの返信、日程の確認、書類の送付のお知らせなど、毎回ほぼ同じ文面を書いているメールは、定型文として保存しておくと書く時間が短くなります。メールソフトの署名や定型文の機能、辞書登録を使えば、追加の費用はかかりません。

定型文は担当者ごとに作るのではなく、職場で1つの文面を共有します。言い回しがそろうので、誰が送っても同じ品質になります。

事例7：仕事の担当と期限を見える形にする

小さな職場でいちばん時間を取られているのは、作業そのものよりも「あの件、誰がやっている？」「いつまでだっけ？」という確認のやり取りであることが多いです。口頭やメールで仕事を頼んでいると、頼んだ側も頼まれた側も、今どこまで進んでいるかが分からなくなります。

効果が出やすいのは、仕事を1件ずつカードやリストの行にして、担当と期限と状況を書いておく方法です。2〜3人の職場なら、共有のスプレッドシートに「作業」「担当」「期限」「状況」の4列を作るだけでも十分に回ります。ホワイトボードに付箋を貼る方法も、全員が同じ部屋にいるなら効果があります。

人数が増え、案件ごとに作業が数十件になると、スプレッドシートでは並べ替えや絞り込みに手間がかかるようになります。そのときの選択肢の1つが、プロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。「未着手」「進行中」「完了」の列を作り、作業をカードにして担当と期限を付ければ、止まっている仕事を1画面で確かめられます。カードごとのコメントにやり取りを残せるので、「あの件どこで話したっけ」と探す時間も減らせます。なお、Pinatecaは作業の分担と進み具合を共有する道具で、書類の作成や勤怠の集計を行うものではありません。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

事例8：手の回らない作業を外部に頼む

効率化をしても手が回らない作業は、社外の人に頼む方法もあります。データの入力、ホームページの更新、チラシのデザイン、SNSの投稿など、社内に詳しい人がいない作業は、慣れた人に任せたほうが早く、品質も安定します。頼むときは、作業の範囲、納期、確認の回数、料金を最初に書面で決めておくと、あとで認識の食い違いが起きにくくなります。

職種別に見る業務効率化の工夫

同じ業務効率化でも、職種によって時間を取られている作業は違います。小さな職場でよく見られる職種ごとに、効果が出やすい工夫を整理します。

事務・総務

事務の仕事で時間を取られやすいのは、同じ情報を何度も書き写す作業です。申込書の内容を顧客名簿に写し、さらに請求書に写すといった流れがあると、写すたびに時間がかかり、写し間違いも起きます。効果が出やすいのは、最初に情報を受け取る段階でフォームや表に入力してもらい、その表から名簿や請求書を作る形にすることです。入力の入り口を1つにするだけで、転記の回数は大きく減ります。

営業

営業の仕事では、外出先から戻ってから日報や商談の記録を書く時間が負担になりがちです。スマートフォンから入力できるフォームや共有の表を使えば、移動中や商談の直後に短く記録できます。記録の項目を「相手」「話した内容」「次にやること」「次の連絡日」の4つに絞ると、続けやすくなります。次の連絡日が並んでいれば、上司が進み具合を確かめるための打ち合わせも短くなります。

店舗・接客

店舗では、開店前と閉店後の点検や在庫の確認に時間がかかります。点検の項目をチェック表にして、毎日同じ順番で確かめるようにすると、慣れていない人でも同じ時間で終えられます。予約の受付を電話だけで行っている店舗は、予約の電話を受けるたびに接客が中断されるため、ネットで予約を受け付ける仕組みを検討する価値があります。

介護・医療の事務

介護や医療の現場では、記録と申し送りに多くの時間が使われています。手書きの記録を後からパソコンに入力し直している場合は、最初から端末に入力する形にすると二重の手間がなくなります。申し送りの内容を決まった項目で書くようにすると、口頭の申し送りの時間も短くなります。医療事務の仕事の内容を知りたい場合は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の資格ガイドで、どんな作業を担う仕事なのかを確かめられます。

どの職種にも共通するのは、「同じ情報を2回書かない」「記録の項目を絞る」「確認の手順を決まった順番にする」の3つです。自分の職場の作業を書き出したら、この3つに当てはまるものがないかを探してみてください。

効率化したやり方を職場に定着させる工夫

新しいやり方を始めても、数か月たつと元に戻ってしまう職場は少なくありません。定着させるには、始めるときと同じくらい、続ける仕組みに気を配る必要があります。

1つ目は、手順を紙1枚に書いておくことです。新しいやり方を考えた人がいなくなっても続けられるように、誰が読んでも分かる言葉で、作業の順番と置き場所を書いておきます。新しく入った人に最初に渡す資料にしておくと、教える時間も短くなります。

2つ目は、まとめ役を1人決めることです。全員の責任にすると、誰も気にかけなくなります。まとめ役は、ルールが守られているかを月に1回確かめ、守りにくい点があれば手順を直します。まとめ役を半年ごとに交代すると、1人に負担が偏らず、職場の全員が手順を理解するようになります。

3つ目は、効果を定期的に共有することです。月に1回、「先月はこの作業が合計で何時間短くなった」と数字で伝えると、続ける理由が全員に伝わります。数字が下がってきたら、どこかで元のやり方に戻っている合図です。

4つ目は、うまくいかない点を言いやすくすることです。新しいやり方に不便な点があっても言い出せないと、黙って元のやり方に戻す人が出てきます。定例の会議に「やり方の困りごと」を話す時間を5分だけ設けておくと、小さな不満のうちに手順を直せます。

業務効率化の成功事例に学ぶ進め方のステップ5つ

ここまでの事例を自分の職場で試すときは、次の5つのステップで進めると失敗しにくくなります。

ステップ1：今の作業を書き出す

最初に、職場の全員に「1週間でくり返している作業」を書き出してもらいます。1人10個程度で構いません。書き出すと、同じ作業を2人が別々にやっていたり、誰も使っていない資料を毎週作っていたりすることが見えてきます。

ステップ2：時間を測る

書き出した作業のうち、時間がかかっていそうなものを3つほど選び、1週間だけ実際の時間を記録します。記録は「開始時刻」「終了時刻」「作業名」の3つで足ります。ここで測った数字が、あとで効果を確かめるときの基準になります。

ステップ3：やめる、減らす、まとめる、の順に考える

効率化というと、すぐにツールを入れることを考えがちです。けれども効果が大きいのは、作業そのものをやめることです。誰も読んでいない報告書は作るのをやめる、毎日の確認を週1回に減らす、別々に送っていたメールを1通にまとめる。ツールを考えるのは、この3つを試したあとです。

ステップ4：1つの作業で小さく試す

新しいやり方は、いきなり職場全体に広げず、1つの作業、1つのチームで1か月だけ試します。試す期間を決めておくと、うまくいかなかったときに元に戻しやすく、反対する人にも受け入れてもらいやすくなります。

ステップ5：測り直して、決まりにする

1か月たったら、ステップ2と同じ方法で時間を測り直します。短くなっていれば、そのやり方を手順書にまとめて職場の決まりにします。短くならなかった場合は、何が原因だったかを話し合い、別のやり方を試します。

この5つのステップは、どれも特別な道具を必要としません。大事なのは、ステップ2とステップ5で同じ測り方をすることです。

業務効率化でよくある失敗事例と避け方

成功事例と同じくらい役に立つのが、失敗の型を知っておくことです。小さな職場でよく見られる失敗は、次の4つです。

失敗1：ツールを入れることが目的になる

「便利そうだから」と業務管理のシステムを入れたものの、入力の手間が増えただけで、誰も使わなくなる例です。原因は、何の作業を何分短くしたいのかを決めないまま導入したことにあります。ツールを選ぶ前に、ステップ1とステップ2で対象の作業と今の時間をはっきりさせておけば避けられます。

失敗2：一部の人だけが新しいやり方を使う

新しいやり方を使う人と使わない人が混ざると、情報が2か所に分かれ、かえって確認の手間が増えます。たとえば電話のメモを、ある人は共有の表に書き、ある人は付箋のままにすると、担当者は両方を見なければなりません。始めるときは、対象の作業について「この日からはこのやり方だけにする」と決めて全員に伝えます。

失敗3：現場の意見を聞かずに決める

経営者や管理職だけで新しいやり方を決めると、実際に作業をする人の手間が増えることがあります。現場の人は、どこに無駄があるかを一番よく知っています。ステップ1の書き出しを全員で行うのは、この失敗を防ぐためでもあります。

失敗4：効果を測らずに続ける

始めたときは熱心でも、効果を測っていないと、忙しい時期に元のやり方へ戻ってしまいます。「1日あたり何分減ったか」を数字で共有しておくと、続ける理由が全員に伝わります。

失敗の多くは、道具ではなく進め方に原因があります。逆に言えば、進め方さえ押さえれば、無料のツールでも十分に効果は出ます。

業務効率化のツールを選ぶときのポイント

ツールを使うと決めたら、次の4つの点で比べると選びやすくなります。

1つ目は、職場の全員が使える操作の簡単さです。高機能でも、一部の人しか使えないツールは失敗2の原因になります。無料の期間や無料プランで、実際に作業をする人に触ってもらってから決めます。

2つ目は、今使っているものとのつながりです。すでにGoogleのサービスを使っているならGoogleフォームやスプレッドシート、Microsoft 365を使っているならExcelやMicrosoft Formsのように、同じ仲間のツールから選ぶと、ログインやファイルのやり取りで迷いません。

3つ目は、料金の増え方です。月額料金が「1人あたり」なのか「1つの組織あたり」なのかで、人が増えたときの負担が変わります。無料プランの上限（人数、保存できる容量、作れる数）も確かめておきます。

4つ目は、やめるときのことです。データを表の形式で書き出せるか、解約の手続きは簡単かを、契約の前に確かめておきます。ツールの提供が終わったときや、合わなかったときに、データを持ち出せないと困ります。

目的	費用をかけない方法	ツールを使う方法
電話のメモを共有する	共有の表に5つの欄を作る	チャットのチャンネル、問い合わせ管理のツール
日報を集める	共有の表に書いてもらう	Googleフォーム、Microsoft Forms
担当と期限を共有する	ホワイトボードと付箋、共有の表	プロジェクト管理ツール
書類を探しやすくする	ファイル名と保存場所のルール	クラウドの共有フォルダ
メールを早く書く	定型文と辞書登録	メールソフトのテンプレート機能

表の左側の方法で効果が出てから、右側のツールを検討すると、ツールに何を求めるかがはっきりします。

業務効率化のメリットを数字で確かめる方法

業務効率化の効果を職場で共有するときは、時間をお金に置き換えると伝わりやすくなります。計算の考え方は単純で、「短くなった時間 × 人数 × 回数 × 1時間あたりの人件費」です。

たとえば、日報の転記をやめて1日20分短くなったとします。営業日が年240日なら、年80時間です。1時間あたりの人件費を社会保険料などを含めて2,000円と仮定すると、年16万円分の時間が浮いた計算になります。電話のメモの共有で、折り返しの漏れによるかけ直しが週3件減り、1件10分かかっていたなら、年で約26時間です。

マネーフォワードのビジネス向けの解説では、業務効率化の効果を次のように説明しています。

業務効率化によって残業が減り、無駄な作業の負担から解放されることで、従業員はより創造的な仕事にリソースを割けるようになる点がメリットです。従業員のモチベーションは自然に向上し、意欲的に業務に取り組めるようになることから、高いパフォーマンスを発揮しやすくなります。出典: マネーフォワードクラウド「業務効率化の成功事例・アイデア一覧！企業事例や職種別も紹介」

数字で表せる効果のほかに、残業が減ることで働く人の負担が軽くなり、辞める人が減るという効果もあります。小さな職場では1人の退職の影響が大きいため、こうした数字に表れにくい効果も見逃せません。

計算するときの注意点は、浮いた時間を「ほかの仕事に使えた」か「残業が減った」かを分けて考えることです。残業が減れば人件費が直接下がり、ほかの仕事に使えれば売上や品質の向上につながります。どちらに使ったかを記録しておくと、次にどの作業を効率化するかを決めるときの材料になります。

補助金や助成金を使うときの注意点

設備やシステムを入れる費用の一部を、国や自治体の制度でまかなえる場合があります。前に紹介した業務改善助成金は、生産性を上げる設備投資と、事業場内最低賃金の引き上げをあわせて行う中小企業が対象です。厚生労働省のページでは、令和8年度の受付が令和8年9月1日に始まり、申請の期限は、その都道府県の地域別最低賃金が変わる日の前日か、11月30日のどちらか早い日までと案内されています。都道府県によっては9月末が期限になる場合もあるので、使うなら早めに確かめる必要があります。

この制度には、知っておきたい点がいくつかあります。

助成の対象は、これから行う設備投資と賃金の引き上げです。すでに買った機械や、すでに上げた賃金は対象になりません
従業員がいない場合は対象になりません
計画を出して交付が決まってから、計画どおりに進め、結果を報告したあとで支払われます。先に費用を立て替える必要があります
パソコンやタブレットなどの端末は、通常は対象外です。物価高騰などの条件を満たす特例事業者に限り対象になる場合があります

厚生労働省は、国や労働局から委託を受けたと装って助成金の申請を勧める事業者がいると注意を呼びかけています。国や労働局が、特定の業者に勧誘を任せることはありません。手数料目当てに、本来受けられない助成金の申請を持ちかけられることもあるため、声をかけられたら管轄の労働局に直接問い合わせてください。

助成金の上限額や助成率は、引き上げる金額や人数、事業場の賃金の水準で変わり、年度ごとに見直されます。この記事では具体的な金額は書きません。申請を考えるときは、厚生労働省のページと、管轄の労働局の雇用環境・均等部（室）で最新の内容を確かめてください。

社内で手が回らないときに外部の専門家を頼る方法

業務効率化は、社内だけで進めると「何から手を付ければよいか分からない」「ツールを選べる人がいない」という壁に当たることがあります。そのときは、外部の専門家に一部を頼む方法があります。

業務の流れを整理してもらいたいときは、中小企業の経営を診断し、助言する国家資格を持つ専門家に相談する方法があります。中小企業診断士の資格ガイドでは、試験の内容と、資格を持つ人がどんな仕事をしているかを紹介しています。補助金の申請の計画づくりを手伝う人も多い資格です。

生成AIを日々の作業に取り入れたい場合は、AIの使い方を職場に合わせて設計する仕事をしている人に頼む方法もあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、どんな作業を頼めるのかと、依頼の進め方をまとめています。既製のツールでは足りず、職場専用の入力画面や管理の仕組みが欲しいときは、アプリケーション開発のお仕事で開発を頼むときの流れを確かめられます。

業種ごとの事例を知りたい場合は、同じ規模の職場の取り組みが参考になります。製造の現場で機械の動きをデータで見えるようにした取り組みは中小製造業のIoT活用成功事例2026｜稼働率を 20% 向上させた現場の知恵で紹介しています。機械が止まった時間や原因を記録して並べるという考え方は、製造業以外の職場でも、作業の中断や手戻りの記録に応用できます。たとえば「どの作業で、何が原因で、何分止まったか」を1か月だけ記録すると、止まる原因の多くが一部の作業に集まっていることが分かります。その作業から手を付ければ、少ない手間で大きな効果を得られます。

外部に頼むときは、頼む前に「今の作業」と「今の時間」を書き出しておくことが大切です。ステップ1とステップ2の結果を渡せば、相手は短い時間で状況をつかめ、提案の質も上がります。

在宅ワークの仲介を続けてきた運営者として見てきたこと

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人とうまく仕事を回している依頼者ほど、社内の仕事の形も整っている傾向があります。作業の範囲、期限、確認のしかたが言葉になっている職場は、外部の人にもそのまま同じ説明で頼めるからです。反対に、頼む側の中で手順が決まっていないと、受ける側は毎回確認を重ねることになり、双方の時間が減っていきます。

もう1つ見えてくるのは、仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、同じ予算でも依頼者はより多くの作業を頼め、受ける人の手取りも厚くなるという点です。業務効率化の考え方は、社内の作業だけでなく、外部とのお金と時間のやり取りにも当てはまります。手数料のような中間の負担を減らすことも、広い意味での効率化と言えます。

小さな職場の業務効率化は、大きな投資をしなくても、毎日の作業の形を少しずつ変えることで効果が出ます。まずは1週間、くり返している作業と時間を書き出すところから始めてください。外部の手を借りる場合は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、どんな仕事を頼めるかの全体像を確かめられます。

よくある質問

Q. 業務効率化は何から始めればよいですか？

最初に、職場でくり返している作業を全員に書き出してもらい、時間がかかっていそうなものを3つほど選んで1週間だけ時間を記録します。そのうえで、作業をやめる、回数を減らす、まとめる、の順に考えます。ツールを入れるのは、この3つを試してからで遅くありません。始める前と後で同じ測り方をすると、効果を説明しやすくなります。