Windowsのメールアプリで振り分けをする方法｜フォルダの整理

2026年10月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Windows10のメール振り分けを
✓新しいOutlookのルール
✓クラシックOutlookの仕分けルール

Windows10でメールの振り分けをしたいのに、これまで使っていた「メール」アプリに設定の場所が見つからない、あるいはアプリそのものが動かなくなった、という相談が増えています。結論から言うと、Windowsに付いていた「メール」アプリはすでにサポートが終わっており、いまWindowsで自動の振り分けをするなら、無料で使える新しいOutlookの「ルール」か、Office付属のクラシックOutlookの「仕分けルール」、Gmailを使っているならGmail側の「フィルタ」のどれかを使うのが確実です。

この記事では、メールアプリのサポート終了で何が変わったか、どの道具で振り分けるべきかの選び方、フォルダの構成の決め方、それぞれの道具でルールを作る手順、条件の書き方、振り分けが動かないときの確かめ方を順に説明します。問い合わせや応募のメールを複数の人で手分けして返している場合は、フォルダの振り分けとは別に、届いた1件ごとに担当と状況を付けて返信まで管理できるHalictのような道具を使う方法も後半で紹介します。

Windowsの「メール」アプリはサポートが終わっている

Windows10とWindows11には、長いあいだ「メール」と「カレンダー」というアプリが最初から入っていました。このアプリでGmailやプロバイダのメールを読んでいた人は多いはずです。ところが、Microsoftはこのアプリのサポートを終えています。Microsoftのサポートページには、次のように書かれています。

Windows メール、予定表、およびユーザーのサポートは、2024 年 12 月 31 日に終了しました。 Windows メールと予定表を使用してメールやイベントを送受信できなくなりました。出典: Microsoft サポート Outlook for Windows: Windows 11 のメール、予定表、ユーザーの未来

つまり、「メール」アプリで振り分けの設定を探しても、いまから使い続ける道具としては成り立ちません。同じページでは、移行先として新しいOutlookまたはOutlook.comを勧めています。新しいOutlookはMicrosoft Storeから入手でき、メールアプリを開いたときに出る画面の「Outlookを開く」からも移れます。サブスクリプションは要らず、Windowsを使う人なら無料で使えると案内されています。

メールアプリに保存していたメールや連絡先は、手順に沿ってエクスポートし、新しいOutlookに取り込めると同じページに書かれています。振り分けの設定を作り直す前に、まず古いメールを移しておくと、あとでフォルダに分け直すときに困りません。

検索で「windows10 メール振り分け」と調べる人の多くは、次の3つのどれかに当てはまります。

メールアプリを使っていて、振り分けの機能があると思って探している
新しいOutlookに切り替わったが、ルールの場所が分からない
会社のパソコンでクラシックOutlookを使っていて、仕分けルールを作りたい

自分がどれに当てはまるかで、読むべき手順が変わります。次の節で道具ごとの違いを先に整理します。

振り分けに使える道具と選び方

いまWindowsでメールを自動で振り分ける方法は、大きく分けて4つあります。違いを表にすると次のとおりです。

道具	料金	振り分けの名前	向いている人
新しいOutlook for Windows	無料	ルール	Outlook.comやMicrosoft 365のアドレスを使う人
クラシックOutlook	Officeに含まれる	仕分けルール	会社のMicrosoft 365やExchangeを使う人
Outlook.com（ブラウザ）	無料	ルール	ブラウザでメールを読む人
Gmail（ブラウザ）	無料	フィルタ	Gmailのアドレスを使う人

ここで一番つまずきやすいのが、新しいOutlookとGmailの組み合わせです。新しいOutlookにGmailのアカウントを追加して読んでいる場合、新しいOutlookの側ではルールが使えません。Microsoftのルールの案内ページには、次の注意があります。

現在、新しい Outlook では、Gmail、Yahoo、iCloud などのサードパーティアカウントを管理するためのルールはサポートされていません。これらのアカウントのルールを設定するには、それぞれのメールサービスプロバイダーを通じて構成してください。出典: Microsoft サポートルールを使用して電子メールメッセージを管理する

Gmailのアドレスを新しいOutlookで読んでいるなら、振り分けはGmailのフィルタで作り、その結果を新しいOutlookで見る形になります。逆に、Outlook.comのアドレスや会社のMicrosoft 365のアドレスなら、新しいOutlookのルールがそのまま使えます。

選び方の目安は次のとおりです。

個人でOutlook.comのアドレスを使っている：新しいOutlookのルール
Gmailのアドレスを使っている：Gmailのフィルタ（Outlookで読むかどうかは問わない）
会社でクラシックOutlookを使っている：クラシックOutlookの仕分けルール（会社の決まりがあれば先に確かめる）
プロバイダのメールを使っている：プロバイダの管理画面に振り分けの機能があるか確かめる

どの道具でも、振り分けの考え方は同じです。「どんなメールを」「どこへ」「どうするか」を決めて登録します。この考え方さえ押さえておけば、道具が変わっても迷いません。

振り分けを始める前にフォルダの構成を決める

ルールを作る前に、フォルダの構成を紙かメモに書き出しておくと、あとで作り直す手間が減ります。思いついた順にフォルダを作ると、似た名前のフォルダが増え、どこに振り分けたのか分からなくなります。

フォルダは、メールの「送り主」よりも「自分がすること」で分けると扱いやすくなります。たとえば、次のような分け方です。

フォルダ	入るメール	自分がすること
01_要返信	取引先、お客様からの連絡	返信する
02_請求と支払	請求書、領収書、入金の連絡	経理の処理をする
03_通知	サービスからのお知らせ、ログインの通知	必要なときだけ見る
04_メールマガジン	ニュースレター、広告	時間があるときに読む
05_保管	契約や見積など、あとで見返すもの	探すときに開く

名前の先頭に番号を付けると、フォルダの一覧が決まった順に並びます。重要なものほど若い番号にしておくと、毎日見る場所が上に集まります。

フォルダを細かく分けすぎないことも大切です。目安は5個から10個ほどです。取引先ごとに1つずつフォルダを作ると、取引先が増えるたびにルールとフォルダを追加することになり、管理が追いつかなくなります。取引先ごとに分けたい場合は、フォルダではなく、Outlookの「分類項目」やGmailの「ラベル」で色を付けるほうが、数が増えても整理が崩れません。

また、受信トレイを空にすることを目指しすぎないことも覚えておきます。返信が必要なメールまで別のフォルダに振り分けると、受信トレイに何も届いていないように見えて、返事を忘れる原因になります。返信が必要なメールは受信トレイに残し、読むだけでよいメールを外へ出す、という考え方のほうが見落としは減ります。

新しいOutlookでルールを作る手順

新しいOutlook for Windowsでは、届いたメールに対して自動で動く設定を「ルール」と呼びます。作り方は2通りあります。

届いたメールから作る方法

特定の差出人のメールをまとめて1つのフォルダに入れたいだけなら、この方法が一番早く済みます。

メールの一覧で、振り分けたいメールを右クリックする
「ルール」にマウスを合わせ、「ルールの作成」を選ぶ
その差出人のメールを移すフォルダを選び、「OK」を押す

「OK」を押すと、そのルールはこれから届くメールに適用されます。差出人だけでなく件名の言葉でも分けたい場合は、途中で「その他のオプション」を選ぶと、詳しい設定の画面に進めます。

設定画面から作る方法

条件を細かく決めたい場合は、設定画面から作ります。

画面の上にある「設定」（歯車の形）を選ぶ
「メール」の中の「ルール」を選ぶ
新しいルールの追加を選ぶ
ルールの名前を入れる
「条件の追加」で、どんなメールを対象にするかを決める
「アクションの追加」で、どこへ移すか、何をするかを決める
必要なら「例外の追加」で、対象から外すメールを決める
「保存」を押す

Microsoftの案内では、ルールには少なくとも名前と条件とアクションの3つが必要だとされています。条件とアクションと例外は、それぞれ複数を組み合わせられます。

すでに届いているメールにも当てたいとき

ルールは、作った後に届くメールに対して動くのが基本です。過去のメールにも同じ振り分けをしたい場合は、「設定」から「メール」、「ルール」と進み、そのルールの横にある実行のボタンを使います。Microsoftの案内によると、Outlook.comのブラウザ版では、既存のメッセージにルールを実行する機能は使えないとされています。ブラウザ版で過去のメールを整理したいときは、「一括処理」や「移動」の機能を使います。

ルールを一時的に止めたいとき

決算期だけ別の振り分けにしたい、といった場面では、ルールを消さずに止めておけます。「設定」から「メール」、「ルール」と進み、ルール名の横のスイッチを切り替えると、ルールは残したまま動かなくなります。

Gmailのアドレスはフィルタで振り分ける

先に書いたとおり、新しいOutlookに追加したGmailのアカウントでは、Outlook側のルールが使えません。Gmailのアドレスを使っている人は、Gmailのブラウザ画面でフィルタを作ります。Gmailのフィルタは、受信したメールにラベルを付けたり、受信トレイから外したり、削除やスター付けや転送をしたりする機能です。

Gmailのヘルプに沿うと、手順は次のとおりです。

パソコンのブラウザでGmailを開く
上の検索ボックスにある「検索オプションを表示」のアイコンを押す
差出人や件名などの検索条件を入れる
「検索」を押し、狙ったメールだけが出てくるか確かめる
検索ウィンドウの下にある「フィルタを作成」を押す
「ラベルを付ける」「受信トレイをスキップ」などの動作を選ぶ
もう一度「フィルタを作成」を押す

1通のメールから作ることもできます。メールの横のチェックボックスを入れ、「その他」のアイコンから「メールの自動振り分け設定」を選ぶと、そのメールの差出人が条件に入った状態で作り始められます。手順の詳しい説明は、Gmail ヘルプメールのフィルタルールの作成にあります。

Gmailには「フォルダ」が無く、代わりに「ラベル」を使います。ラベルは1通のメールに複数付けられる目印です。新しいOutlookでGmailのアカウントを開くと、Gmailで付けたラベルはフォルダのように左の一覧に表示されます。Gmailで振り分けを作り、Outlookで読む、という分担にすれば、どちらの画面からでも同じ整理が見られます。

フィルタを作ったら、控えを取っておくと安心です。Gmailの設定にある「フィルタとブロック中のアドレス」の画面から、フィルタをXMLのファイルに書き出せます。パソコンを替えたときや、別のアカウントに同じ振り分けを作りたいときに、このファイルを読み込むだけで済みます。

クラシックOutlookで仕分けルールを作る

会社のパソコンでは、Officeに付いているクラシックOutlookを使っていることがよくあります。画面の上に「ファイル」「ホーム」などのタブが並んでいるほうがクラシックOutlookです。右上に「新しいOutlook」の切り替えスイッチがある版もあります。

クラシックOutlookでは、届いたメールを右クリックして作る方法が一番手軽です。

振り分けたいメールを右クリックする
「ルール」から「ルールの作成」を選ぶ
「件名が次の文字を含む場合」などの条件にチェックを入れる
「アイテムをフォルダーに移動する」にチェックを入れ、移動先のフォルダを選ぶ
「OK」を押す

作成の最後に「現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕分けルールを今すぐ実行する」にチェックを入れると、すでに受信トレイにあるメールにもその場で振り分けが当たります。

もう少し凝った条件を作りたいときは、「ファイル」タブから仕分けルールの管理の画面を開き、「新しい仕分けルール」を選びます。テンプレートの一覧から「特定の人から受信したメッセージにフラグを設定する」のような型を選び、下線の付いた部分を順に埋めていけば、条件と動作が組み上がります。

クラシックOutlookから新しいOutlookへ移るときは注意が要ります。Microsoftの案内では、クラシックOutlookで作った一部のルールはパソコンの側で動くルールのため、新しいOutlookでは処理できないとされています。移行したあとで振り分けが動かなくなったら、そのルールを新しいOutlookで作り直します。

会社のアカウントでは、情報システムの担当者がルールの使い方を決めていることがあります。外部のアドレスへの自動転送は、情報漏えいの対策として会社の設定で止められている場合があるので、転送のルールを作る前に社内の決まりを確かめます。

振り分けの条件を決めるコツ

どの道具でも、振り分けがうまく動くかどうかは条件の決め方で決まります。よく使う条件と、その向き不向きを整理します。

条件	例	向いている場面	注意点
差出人	[email protected]	決まった相手からのメール	相手が送信元を替えると外れる
差出人のドメイン	@example.co.jp	取引先の会社全体	同じ会社でも用件はさまざま
件名に含む言葉	請求書、ご注文	決まった種類の連絡	言葉の揺れで外れる
宛先	自分が入っていないCC	参考に送られてくるメール	大事な連絡が混ざることがある
本文に含む言葉	配信停止	メールマガジンの選別	関係のないメールも拾いやすい

条件は、狭く作って少しずつ広げるのが基本です。最初から「本文に『お知らせ』を含む」のような広い条件にすると、取引先からの大切な連絡まで別のフォルダへ移ってしまいます。まず差出人で作り、1週間ほど様子を見てから、件名の言葉を加えていくと失敗が少なくなります。

件名の言葉で振り分けるときは、揺れを考えておきます。「請求書」「ご請求」「請求のご案内」のように、同じ用件でも書き方が違うことがあります。条件を「請求」の2文字にすると拾える範囲は広がりますが、「請求先の変更について」のような別の用件も拾います。迷ったら、件名と差出人の両方を条件にして、両方に当てはまるものだけを移すと、誤った振り分けは減ります。

例外の条件も使いこなすと便利です。たとえば「通知のアドレスから届いたメールは通知フォルダへ移す。ただし件名に『重要』を含むものは除く」と決めておけば、サービスからの大事な連絡だけは受信トレイに残せます。

ルールの順番と処理を止める設定

ルールが増えてくると、1通のメールが複数のルールに当てはまることがあります。このとき、どのルールが先に動くかで結果が変わります。

新しいOutlookでもOutlook.comでも、ルールは一覧の上から順に当てはめられます。順番は「設定」から「メール」、「ルール」と進み、ルールを選んで上下のキーで入れ替えます。一般に、範囲の狭いルールほど上に、範囲の広いルールほど下に並べると、狙いどおりに動きます。

もう1つ覚えておきたいのが「仕分けルールの処理を中止する」というチェックです。これを入れたルールに当てはまったメールには、そのあとのルールが動きません。たとえば次のような並びを考えます。

取引先A社から届いたメールは「01_要返信」へ移す（処理を中止する）
件名に「請求」を含むメールは「02_請求と支払」へ移す
本文に「配信停止」を含むメールは「04_メールマガジン」へ移す

A社から請求のメールが届いた場合、1番のルールで止まるので、「01_要返信」に入ります。1番に処理を中止するチェックが無ければ、2番のルールも動き、結果として「02_請求と支払」へ移されることがあります。大事な相手のルールには、処理を中止するチェックを入れておくと、別のルールに横取りされません。

ルールが20個を超えてきたら、一度すべてを見直すとよいでしょう。使っていないルール、条件が重なっているルールを消すだけで、振り分けの結果は分かりやすくなります。見直しの前には、ルールの名前と条件を一覧にして控えておくと、消したあとで困ったときに作り直せます。

振り分けがうまく動かないときの確かめ方

ルールを作ったのにメールが受信トレイに残る、あるいは思ってもいないフォルダへ移ってしまう、というときは、次の順に確かめると原因に早くたどり着けます。

ルールのスイッチが入っているか。止めたまま忘れていることがある
条件の文字が合っているか。差出人のアドレスの綴り、全角と半角の違いを見る
別のルールが先に動いていないか。順番と処理を中止する設定を見る
そのアカウントでルールが使えるか。新しいOutlookでGmailを読んでいるなら、Outlook側のルールは動かない
ルールを作る前に届いたメールではないか。過去のメールには実行の操作が要る

Microsoftの案内では、ほかの版のOutlookで作った一部のルールは、Outlook.comでは処理されず、実行も編集もできないとされています。パソコンを替えた、あるいはOutlookの版を替えたあとで動かなくなったルールは、無理に直そうとせず、新しく作り直すほうが早く片付きます。

迷惑メールのフォルダに入ってしまうメールは、振り分けのルールとは別の仕組みで判定されています。取引先のメールが迷惑メールに入る場合は、そのメールを迷惑メールのフォルダから受信トレイへ戻し、迷惑メールではないと知らせる操作をするか、差出人を受信を許可する相手として登録します。振り分けのルールをいくら直しても、迷惑メールの判定は変わりません。

それでも原因が分からないときは、テスト用のルールを1つだけ作って確かめます。条件を「差出人が自分のアドレス」にして、自分宛てにメールを送り、狙ったフォルダに入るかを見ます。これで動けば、元のルールの条件に問題があると分かります。

Windows10のパソコンを使い続けるときに知っておくこと

メールの振り分けとは別に、Windows10そのもののサポートにも触れておきます。Microsoftの案内によると、Windows10は2025年10月14日にサポートが終わり、機能の更新とセキュリティの更新は提供されなくなりました。パソコンはそのまま動きますが、ウイルスや不正なプログラムに狙われやすくなるとされています。詳しくはMicrosoft サポート Windows 10 のサポートは 2025 年 10 月 14 日に終了しましたに書かれています。

同じページには、すぐにWindows11へ移れない人向けに、個人向けの拡張セキュリティ更新プログラム（ESU）という仕組みが案内されています。ESUとは、サポートが終わったあとも一定の期間、セキュリティの更新だけを受け取れるようにする仕組みのことです。案内では、このプログラムで2027年10月12日までWindows10のパソコンを保護できるとされています。

メールは、不正なリンクや添付ファイルが届く入口です。サポートの終わったパソコンでメールを読み続けるなら、ESUに登録するか、Windows11への切り替えを計画しておくと安心です。Windows11の最小の要件を満たすパソコンなら、Windows11への更新は無料だと案内されています。新しいOutlookはWindows10でも使えるので、先にメールの環境だけ新しいOutlookへ移し、振り分けを作り直しておくと、パソコンを替えたあとも同じアカウントで同じルールが使えます。

振り分けたあとの毎日の読み方を決める

振り分けのルールを作っても、振り分けた先のフォルダを開かなければ意味がありません。ルール作りと同じくらい大切なのが、毎日どの順番でフォルダを見るかを決めておくことです。

おすすめは、1日の中でメールを見る時間を2回から3回に決め、そのたびに同じ順番で確かめる方法です。

受信トレイを開き、返信が必要なものにはその場で返すか、返す時刻を決めてフラグを付ける
「02_請求と支払」を開き、支払の期日や入金の連絡を確かめる
「03_通知」は件名だけをざっと見て、ログインの通知やパスワードの変更の連絡が身に覚えのないものでないかを確かめる
「04_メールマガジン」は週に1回まとめて読むか、読まないものは配信を止める

この順番を紙に書いてパソコンの横に貼っておくと、忙しい日でも抜けが出ません。返信が必要なメールにすぐ返せないときは、フラグを付けておき、その日の最後にフラグの付いたメールだけを一覧で見返します。新しいOutlookでもクラシックOutlookでも、フラグを付けたメールは絞り込みで一覧にできます。

通知のフォルダを見る習慣はとても大切です。サービスからのログインの通知や、パスワードの変更の連絡が自動で通知のフォルダに入るようにしておくと、受信トレイは静かになりますが、不正なログインに気づくのが遅れるおそれもあります。身に覚えのない通知があったら、メールの中のリンクは押さずに、自分でサービスのサイトを開いてログインの履歴を確かめます。

振り分けのルールは、作って終わりではなく、月に1回ほど見直すと整理が長持ちします。見直すときは、受信トレイに残っているメールのうち、毎回同じ相手から届くものがないかを探します。そうしたメールが3通以上あれば、新しいルールを作る候補です。反対に、1か月のあいだ1通も入らなかったフォルダは、ルールの条件が古くなっているか、もう要らないフォルダです。

問い合わせを複数人で回すときに限界が出る場面

フォルダの振り分けは、1人で自分のメールを整理するにはとても役立ちます。ところが、お客様からの問い合わせや、求人への応募を複数の人で手分けして返すようになると、振り分けだけでは足りない場面が出てきます。

よくあるのは次のような困りごとです。

「01_要返信」に振り分けたものの、誰が返事をするのか決まっていない
2人が同じ問い合わせに返事をしてしまう
誰も返事をしないまま3日が過ぎていた
共有のアドレスに届くので、自分の返信がほかの人から見えない

フォルダは「どこにあるか」は教えてくれますが、「誰が担当で、いまどこまで進んでいるか」は教えてくれません。Outlookのフラグや分類項目で工夫することもできますが、人数が増えるほど、担当と状況の付け方がそろわなくなります。

担当と状況を付けて返信まで回す道具

こうした場面では、問い合わせの受け付けをメールのアドレスではなく専用のフォームにして、届いた1件ごとに担当と状況を記録する方法があります。選択肢の1つが、受付から対応までを1つの画面で扱うフォームの道具のHalictです。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況（ステージ）が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかどうかまで記録されます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理とCSVの書き出しが使えると案内されています。メンバー3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人のメールの整理はOutlookやGmailの振り分けで、社外から届く問い合わせや応募の対応はフォームの道具で、と役割を分けると、それぞれの道具が得意なことに集中できます。

メールの整理は在宅の仕事でも差が出るところ

在宅ワークやフリーランスの仕事では、取引先とのやりとりの多くがメールで進みます。複数の取引先から同時に依頼を受けるようになると、返信の遅れや見落としが、そのまま信用に響きます。逆に言えば、届いたメールを毎日決まった手順でさばける人は、それだけで仕事を任されやすくなります。

20年以上、在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、メールの整理の仕方を自分で決めています。返信が要るものを受信トレイに残し、通知やメールマガジンは自動で外へ出す。取引先ごとに分類の色を決め、1日の終わりに受信トレイを確かめる。こうした小さな決まりを持っている人は、取引先が増えても返事が遅れません。仲介の手数料が乗らない直接取引では、やりとりの窓口も自分になります。依頼する側から見れば、返事の早い相手には次の仕事も頼みやすく、受ける側は中間のマージンが無い分手取りが厚くなります。この関係を保つ土台が、毎日のメールの整理です。

メールの振り分けやOutlookの設定を自分で整えられる人は、ほかの人の業務の改善を手伝う側にも回れます。業務の手順を見直し、AIや道具を組み合わせて手作業を減らす提案をするAIコンサル・業務活用支援のお仕事は、メールやフォームの運用の見直しを含むことがよくあります。問い合わせの受け付けから返信までを仕組みとして作る側に関わりたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、業務のシステムを作る案件を探す道もあります。在宅で働く環境づくりに使える国の制度については、テレワーク助成金 2026で、テレワークに関わる助成金の種類と申請の流れを紹介しています。

よくある質問

Q. Windows10のメールアプリで振り分けはできますか？

Microsoftの案内によると、Windowsのメールと予定表のアプリは2024年12月31日にサポートが終わり、メールの送受信ができなくなりました。自動の振り分けをしたい場合は、無料で使える新しいOutlookのルールに移るのが確実です。Gmailのアドレスを使っているなら、Gmailのフィルタで振り分けを作る方法もあります。

Q. 新しいOutlookでGmailのメールを振り分けられないのはなぜですか？

Microsoftの案内では、新しいOutlookはGmail、Yahoo、iCloudなどのアカウントのルールに対応していないとされています。Gmailのアドレスなら、ブラウザでGmailを開いてフィルタを作り、ラベルで分けます。Gmailで付けたラベルは新しいOutlookでもフォルダのように表示されるので、読む画面はOutlookのままでかまいません。

Q. 作ったルールが過去のメールに当たらないのはなぜですか？

ルールは、作ったあとに届くメールに対して動くのが基本です。新しいOutlookでは設定のルールの画面から実行の操作をすると、すでに届いているメールにも当てられます。クラシックOutlookでは、作成の最後に今すぐ実行するチェックを入れます。Outlook.comのブラウザ版では既存のメールへの実行ができないので、一括処理や移動の機能を使います。