ホワイトボードの使い方｜会議で議論をまとめる書き方

2026年8月7日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓会議でのホワイトボードの使い方を
✓読みやすい書き方の基本
✓議論を整理する区画の分け方と型

会議で話が行ったり来たりして、終わってみると何が決まったのか分からない。そんなときに役立つのがホワイトボードです。話していることを全員が見える場所に書くだけで、議論の脱線が減り、決まったことを確かめやすくなります。ただし、思いついたことを順に書くだけでは、ボードがすぐに文字で埋まり、かえって分かりにくくなります。

この記事では、会議でホワイトボードを使うよさ、準備する道具、読みやすい書き方の基本、議論を整理する区画の分け方と書き方の型、場面別の書き方の例を順に解説します。書いた内容の残し方や、オンライン会議で使うデジタルのホワイトボードも紹介します。後半では、会議で決まったことを担当と期限を付けてチームで追いかける方法として、プロジェクト管理ツールのPinatecaのような道具も、方法の1つとして紹介します。

会議でホワイトボードを使うよさ

会議でホワイトボードを使うと、話し合いの進め方が大きく変わります。主なよさを4つ紹介します。

全員が同じものを見て話せる

口で話すだけの会議では、参加者がそれぞれ頭の中で話を整理しています。同じ言葉を聞いても、思い浮かべていることが人によって違うことがあります。ホワイトボードに書くと、全員が同じ言葉、同じ図を見ながら話せるため、理解の食い違いが減ります。

話の脱線に気づきやすい

議題をボードの上に書いておくと、話が議題から外れたときに、誰もが気づけます。進行役は、ボードの議題を指して「今はこの話でしたね」と戻すことができます。

意見を人から切り離せる

発言がボードに書かれると、意見は「誰が言ったか」ではなく「何が書かれているか」で検討されるようになります。立場の強い人の意見に引っ張られにくくなり、若手の意見も同じように並べて比べられます。

決まったことをその場で確かめられる

会議の終わりに、ボードに書いた決定事項を全員で読み上げれば、決まったことの認識をその場でそろえられます。会議のあとに「そんなことは決めていない」という行き違いが起きにくくなります。

準備する道具

ホワイトボードを会議で使う前に、道具をそろえておきます。道具が足りないと、会議の途中で書けなくなり、話の流れが止まります。

ホワイトボードの種類

壁に取り付けるタイプ：会議室に常設する大きなボード
脚の付いたタイプ：キャスターで移動でき、両面を使えるものもある
壁に貼るシートのタイプ：好きな場所に貼り、使い終わったらはがせる
卓上のタイプ：少人数の打ち合わせや、手元のメモに使う小さなボード

参加者の人数が多いほど、大きなボードが必要です。後ろの席からも文字が読めるかを基準に、大きさを選びます。

マーカー

ホワイトボード用のマーカーは、黒、赤、青の3色を用意するのが基本です。インクが出にくいマーカーは、文字がかすれて読みにくくなるため、会議の前に試し書きをして、出の悪いものは取り替えておきます。太さは、遠くからでも読みやすい太字か中字が向いています。

イレーザーとクリーナー

書いたものを消すイレーザーと、残った汚れを落とすクリーナーも用意します。消し残しがあると、新しく書いた文字と重なって読みにくくなります。

マグネットと付箋

資料をボードに留めるマグネットや、意見を書いて貼る付箋もあると便利です。付箋は、意見を動かしてグループに分けたいときに使えます。

読みやすい書き方の基本

ホワイトボードの書き方には、いくつかの基本があります。少しの工夫で、ボードはぐっと読みやすくなります。

文字は大きく、はっきり書く

文字の大きさは、会議室の一番後ろの席から読めることが目安です。小さな文字でたくさん書くより、大きな文字で要点だけを書くほうが伝わります。急いで書くと崩れやすいので、少しゆっくりでも、はっきりした字で書きます。

文ではなく短い言葉で書く

発言をそのまま書き写すと、すぐにボードが埋まります。「来月の展示会に出るかどうか、予算の面から考える必要がある」という発言なら、「展示会：予算の確認が必要」のように短くします。書くときは、名詞と短い言葉で要点を表すことを意識します。

色の役割を決める

色を使い分けると、情報の種類がひと目で分かります。色の役割の例を挙げます。

黒：基本の文字、意見や事実
赤：決まったこと、大事な点、期限
青：疑問点、あとで確かめること、補足

色を使いすぎると、どれが大事なのか分からなくなります。3色程度に絞り、役割を参加者にも伝えておきます。

余白を残す

ボードを端から端まで文字で埋めると、あとから付け足す場所がなくなります。話し合いが進むと、意見を追加したり、線でつないだりする必要が出てくるため、ボードの3割程度は余白として残しておきます。

番号と記号で整理する

意見を並べるときは、行頭に番号や記号を付けます。あとで「2番の意見について」と指せるようになり、話し合いが進めやすくなります。関係のある意見は線や矢印でつなぎ、対立する意見は左右に分けて書くと、関係がひと目で分かります。

発言を短い言葉に言い換えるコツ

ホワイトボードの書き方で一番難しいのが、発言を短い言葉に言い換えることです。言い換えがうまくいくと、ボードに書く量が減り、議論の要点が浮かび上がります。

文化庁の文化審議会がまとめた「公用文作成の考え方」は、役所の文書のための指針ですが、分かりやすく書くための考え方として、ホワイトボードにもそのまま使えます。

３文の書き方においては、次の点に留意するア一文を短くする。イ一文の論点は、一つにする。ウ三つ以上の情報を並べるときには、箇条書を利用する。出典: 文化庁公用文作成の考え方（建議）

1行に1つのことだけ書く

ボードの1行には、1つの意見や1つの事実だけを書きます。「価格は高いが品質はよく、ただ納期が遅い」という発言なら、「価格：高い」「品質：よい」「納期：遅い」の3行に分けます。分けて書くと、それぞれについて話し合いやすくなります。

主語と述語を残して、修飾を削る

言い換えるときは、誰が、何を、どうするのかを残し、形容詞や前置きを削ります。「できればなるべく早めに、営業の方で一度お客様に確認してもらえると助かる」という発言は、「営業：お客様に確認（急ぎ）」のように書けます。

数字と固有名詞は正確に書く

短くするときも、数字、日付、金額、人や会社の名前は正確に書きます。「来週くらい」ではなく「11月5日」、「少し高い」ではなく「予算より20万円高い」のように、具体的に書きます。あいまいな言葉に置き換えると、短くはなっても判断の材料になりません。

言い換えた内容を確かめる

言い換えた言葉が、発言した人の意図と合っているとは限りません。書いたら「こう書いてよいですか」と確かめ、違っていればその場で直します。確かめる一言があるだけで、発言した人は自分の意見が正しく扱われていると感じられます。

言い換えの例

発言「先月の問い合わせが多かったのは、料金のページが分かりにくいせいだと思う」→ボード「問い合わせ増：料金ページが原因？（青）」
発言「来週の水曜までに、見積もりを3社から取っておきます」→ボード「見積もり3社：佐藤、10/28まで（赤）」
発言「その案はいいけど、人が足りないのが心配」→ボード「案A：人手不足が懸念」

推測の発言は疑問の色で、決まったことは決定の色で書き分けると、事実と推測が混ざりにくくなります。

図や記号の使い方

文字だけでなく、図や記号を使うと、ボードの情報の関係がひと目で分かるようになります。よく使う図と記号を紹介します。

矢印

矢印は、原因と結果、順番、流れを表します。「売上が下がった」から「広告を減らした」へ矢印を引けば、原因と結果の関係が伝わります。矢印の向きを間違えると意味が逆になるため、引くときは確かめながら引きます。

囲み

大事な言葉や、決まったことを四角や丸で囲むと、目立たせられます。囲むものを増やしすぎると目立たなくなるため、本当に大事なものだけに使います。

線で区切る

話題が変わったときや、区画を分けるときは、線で区切ります。区切りがあると、どこからどこまでが同じ話なのかが分かります。

記号

賛成と反対、よい点と弱い点を表すには、○、×、△のような記号が便利です。案を比べる表では、◎、○、△で評価を書くと、ひと目で比べられます。記号の意味は、ボードの隅に書いておくと、途中から参加した人にも伝わります。

会議の前にボードを区画に分ける

ホワイトボードを使いこなすうえで、最も効果があるのが、会議の前にボードをいくつかの区画に分けておくことです。区画を決めておくと、何をどこに書くかで迷わず、話の内容が自然に整理されます。

基本の4区画

会議でよく使われるのが、次の4つの区画に分ける方法です。

区画	書く内容
議題	今日の会議で話し合うことと、目標
論点と意見	話し合いの中で出た意見、論点、事実
決まったこと	会議で決まったこと
宿題	誰が、何を、いつまでにやるか

ボードの左上に議題、真ん中の広い部分に論点と意見、右側の上に決まったこと、右側の下に宿題、というように配置します。真ん中の区画を一番広くとるのは、話し合いの中で書くことが最も多いからです。

議題の区画には目標も書く

議題の区画には、話し合うことだけでなく、会議の終わりにどうなっていればよいかという目標も書きます。たとえば「新サービスの名前：候補を3つに絞る」のように書くと、参加者は何を目指して話し合えばよいかが分かります。

決まったことと宿題は最後に読み上げる

会議の終わりに、決まったことと宿題の区画を読み上げ、全員で確かめます。宿題の区画には、担当者の名前と期限を必ず書きます。名前と期限がない宿題は、会議のあとに誰も手を付けないまま残りがちです。

議論を整理する書き方の型

話し合いの目的によって、ボードの書き方にはいくつかの型があります。目的に合った型を選ぶと、議論が整理しやすくなります。

箇条書き：意見を並べる

最も基本の型です。出た意見を、番号を付けて縦に並べます。アイデア出しや、意見の洗い出しの最初の段階に向いています。

表：比べる

複数の案を比べるときは、表の型を使います。縦に案、横に比べる観点（費用、手間、効果、期間など）を並べ、それぞれのマスに評価を書きます。案のよい点と弱い点が並ぶので、どの案がよいかを話し合いやすくなります。

2軸の図：位置づける

縦と横に2つの軸を引き、意見や案を4つのマスに位置づける型です。たとえば、横の軸を「効果の大きさ」、縦の軸を「実行のしやすさ」にすると、効果が大きく実行しやすい案から手を付ける、という判断がしやすくなります。

2軸の図を書くときは、最初に軸の意味を両端に書いておきます。たとえば横の軸の左端に「効果：小」、右端に「効果：大」と書きます。案を位置づけるときは、参加者に「この案は右上でよいですか」と確かめながら進めます。位置づけが分かれた案は、なぜ意見が分かれたのかを話し合うと、案の弱い点や、確かめるべきことが見えてきます。右上のマスに入った案は、決まったことの区画に移し、担当と期限を決めます。左下のマスに入った案は、今回は見送ると決めて、その理由も短く書き残しておくと、あとで同じ案が出たときに話し合いを繰り返さずに済みます。

時系列：流れを並べる

左から右に時間の流れを書く型です。仕事の手順を整理するときや、トラブルの経緯を確かめるときに向いています。どこで問題が起きたのかを、流れの中で指して話し合えます。

ツリー：分解する

大きなテーマを、枝分かれさせて小さな要素に分ける型です。たとえば「売上が下がった」というテーマを、「お客様の数が減った」「1人あたりの金額が減った」に分け、それぞれをさらに分けていきます。原因を考えるときや、やるべきことを洗い出すときに使います。

付箋：グループに分ける

参加者がそれぞれ付箋に意見を書き、ボードに貼って、似た意見をグループに分ける型です。全員の意見を短時間で集められ、発言が苦手な人の意見も拾えます。グループに分けたら、それぞれのグループに見出しを付けます。

場面別の書き方の例

ここでは、よくある会議の場面ごとに、ボードの書き方の例を紹介します。

アイデア出しの会議

新しい企画のアイデアを出す会議では、最初は意見の良し悪しを判断せず、出た意見をすべて書きます。

議題の区画に「新しい販促の企画：アイデアを20個出す」と書く
参加者に付箋を配り、5分間で思いつくアイデアを書いてもらう
付箋をボードに貼り、似たものをグループに分ける
グループに見出しを付け、よさそうなものに印を付ける
印の多いアイデアを、次の会議で詳しく検討するものとして決まったことの区画に書く

課題を整理する会議

問題が起きているときに、原因を探す会議では、ツリーの型が役立ちます。真ん中に問題を書き、そこから原因と考えられることを枝分かれさせていきます。原因の候補が出そろったら、確かめるべきことを青で書き、誰がいつまでに確かめるかを宿題の区画に書きます。

案を決める会議

いくつかの案から1つを選ぶ会議では、表の型を使います。案を縦に、費用、手間、効果、期間などの観点を横に並べます。評価は、◎、○、△のような記号で書くと、ひと目で比べられます。全員で表を見ながら話し合い、選んだ案と選んだ理由を、決まったことの区画に書きます。

進み具合を確かめる朝の打ち合わせ

毎朝の短い打ち合わせでは、ボードに「今日やること」「困っていること」「終わったこと」の3つの列を作り、メンバーごとに書いていきます。困っていることが書かれたら、打ち合わせのあとに誰が手伝うかを決めます。

進行役と書記の役割

ホワイトボードを使う会議では、進行役と書記の役割を分けると、会議がスムーズに進みます。

進行役

進行役は、議題に沿って話し合いを進め、発言を促し、時間を管理します。ボードの議題を指して話を戻したり、出た意見を確かめたりします。

書記

書記は、発言をボードに書く役割です。発言をそのまま書くのではなく、短い言葉に言い換えて書きます。言い換えた内容が発言の意図と合っているかを、「こう書いてよいですか」と確かめながら書くと、発言した人も安心できます。

少人数なら1人で兼ねてもよい

参加者が少ない打ち合わせなら、進行役が書記を兼ねてもかまいません。その場合は、書くことに夢中になって参加者に背を向けすぎないよう、書いたら振り向いて話す、を繰り返します。

参加者を巻き込む工夫

ホワイトボードは、書記だけが使うものではありません。参加者にもボードを使ってもらうと、会議が一方通行にならず、意見が集まりやすくなります。

参加者に書いてもらう

意見を出してもらうときに、参加者自身にボードの前に来て書いてもらう方法があります。自分で書くことで、発言が苦手な人も意見を出しやすくなります。付箋を使えば、席を立たずに書いて、あとで貼ってもらうこともできます。

印を付けて投票する

案がたくさん出たら、参加者に1人3つまでなどと決めて、よいと思う案に印を付けてもらいます。印の数で、参加者の考えがどこに集まっているかがひと目で分かります。印の多い案から順に話し合えば、時間を有効に使えます。

ボードを指しながら話してもらう

発言する人に、ボードの書かれたところを指しながら話してもらうと、聞く側は何についての話なのかがすぐに分かります。進行役も、「今のお話は、この3番の意見についてですね」とボードを指して確かめると、話がかみ合いやすくなります。

立って話し合う

短い打ち合わせなら、全員がボードの前に立って話し合う方法もあります。座っているときより動きやすく、ボードに書き込みやすくなります。時間を区切った朝の打ち合わせなどに向いています。

会議の前に準備すること

ホワイトボードを使った会議をうまく進めるには、会議の前の準備が大切です。

議題と目標を決めて伝えておく

会議の前に、議題と、会議の終わりにどうなっていればよいかという目標を決め、参加者に伝えておきます。参加者が考えを準備してから会議に来られるため、話し合いが早く進みます。

ボードに区画を先に描いておく

会議が始まる前に、ボードに区画の線を引き、議題と目標を書いておきます。会議が始まってから書き始めると、その分の時間がかかり、参加者を待たせます。

時間の配分を決める

議題ごとに、どのくらいの時間をかけるかを決めておきます。ボードの議題の横に時間を書いておくと、進行役も参加者も時間を意識しやすくなります。

道具を確かめる

マーカーのインクが出るか、イレーザーがあるか、付箋とマグネットが足りているかを確かめます。オンラインの参加者がいる場合は、ボードの写真をどう共有するか、またはデジタルの道具をどう使うかも決めておきます。

書いた内容を残す方法

ホワイトボードに書いた内容は、消せばなくなります。会議が終わる前に、必ず記録を残します。

写真を撮る

最も手軽なのは、スマートフォンでボードを撮ることです。ボード全体が入るように正面から撮り、文字が小さくて読めない場合は、区画ごとに分けて撮ります。光の反射で文字が見えにくいときは、角度を少し変えて撮ります。

議事録に書き起こす

写真だけでは、あとで探しにくく、内容も伝わりにくいことがあります。写真をもとに、決まったことと宿題を議事録に書き起こします。議事録には、決まったこと、宿題（担当と期限）、次の会議の日程を最初に書き、そのあとに話し合いの中身を書きます。

参加者に共有する

写真と議事録は、会議が終わったらその日のうちに参加者に共有します。会議に出られなかった人にも共有しておくと、話し合いの結果が全員に伝わります。

消す前に確かめる

ボードを消す前に、写真を撮ったか、宿題の担当者が内容を書き取ったかを確かめます。次に会議室を使う人のために、使い終わったらボードを消してきれいにしておくのが礼儀です。

会議のあとにボードの使い方を振り返る

ホワイトボードの使い方は、回数を重ねるほど上達します。会議のあとに、撮った写真を見返して、使い方を振り返る習慣を付けると、次の会議に活かせます。

振り返りの観点

区画の大きさは足りていたか。どこかの区画だけがあふれていなかったか
後ろの席から読める大きさで書けていたか
色の役割どおりに書けていたか
決まったことと宿題が、写真を見ただけで分かるか
書いた内容を見て、会議に出ていない人にも話し合いの流れが伝わるか

うまくいった書き方を型にする

振り返りでうまくいった書き方は、チームの型として残しておきます。たとえば「定例の会議は、左に先週の宿題の確認、真ん中に今週の議題、右に決まったことと宿題」のように決めておけば、誰が書記をしても同じ書き方ができます。型があると、参加者もどこを見ればよいかが分かり、会議の進みが早くなります。

参加者に感想を聞く

ときどき、参加者に「ボードは見やすかったか」「書き方で分かりにくいところはなかったか」を聞いてみます。書いている本人には気づきにくい点を教えてもらえます。

よくある失敗と対策

ホワイトボードを使い始めたころに、よく起きる失敗と、その対策を紹介します。

ボードがすぐに文字で埋まる

発言をそのまま書き写すと、すぐにボードが埋まります。対策は、短い言葉に言い換えて書くことと、会議の前に区画を分けておくことです。

書記が話し合いに入れない

書記が書くことに集中して、自分の意見を言えなくなることがあります。書記の役割を会議ごとに交代する、書記の意見は進行役が聞き出す、といった工夫をします。

字が読めない

急いで書いた字や、出の悪いマーカーの字は、読めないことがあります。マーカーは会議の前に試し書きをし、書くときは少しゆっくり、大きく書きます。

書いたまま行動につながらない

ボードに決まったことを書いても、担当と期限がなければ、会議のあとに誰も動きません。宿題の区画には、必ず名前と期限を書きます。

オンライン会議でのホワイトボード

在宅勤務や、離れた場所の人との会議では、オンライン会議でホワイトボードの代わりになる道具を使います。

画面共有で手元の資料に書く

最も手軽な方法は、オンライン会議の道具の画面共有の機能を使い、表計算ソフトや文書作成ソフトに書いていく方法です。進行役か書記が画面を共有し、出た意見をその場で書き込みます。区画の分け方や書き方の型は、紙のホワイトボードと同じように使えます。

デジタルのホワイトボードを使う

複数の人が同時に書き込みたい場合は、オンラインのホワイトボードのサービスを使う方法があります。代表的なサービスの1つがMiroです。Miroの公式の料金ページでは、無料のFreeプランについて次のように書かれています。

ボードを無制限に作成・共有できます。最新の 3 件のみ、編集可能なまま残ります。出典: Miro 料金プラン

同じページによると、有料のStarterプランは、メンバー1人あたり月額1,160円（年払い）で、非公開のボードを無制限に使えます。Businessプランは、メンバー1人あたり月額2,900円（年払い）です。付箋を貼ってグループに分けるような使い方は、デジタルのホワイトボードが得意な分野です。一方で、決まったことを毎週追いかけたり、宿題の期限を管理したりする機能は、ホワイトボードのサービスの中心の機能ではないため、別の道具と組み合わせることもあります。

オンラインならではの注意点

オンラインの会議では、参加者の画面の大きさがさまざまです。小さな画面でも読めるよう、文字は大きめにし、1つの画面に書く量を減らします。また、発言のタイミングがつかみにくいため、付箋の型のように、全員が同時に書き込める方法を取り入れると、意見が集まりやすくなります。

決まったことを仕事の管理につなげる方法

ホワイトボードは、会議の中で議論を整理するのに向いた道具です。一方で、会議が終わったあとに、決まったことや宿題を追いかける道具ではありません。ボードを消したあとも、宿題が終わるまで、誰が何をいつまでにやるのかを全員が確かめられる場所が必要です。

少人数なら議事録とカレンダーで足りる

2人から3人のチームなら、議事録の宿題の欄と、期限をカレンダーに書き込むだけで十分に追いかけられます。週に1回、議事録の宿題を読み返し、終わったものに印を付けていきます。

チームで担当と期限と進み具合を共有したい場合

関わる人が多くなり、会議で決まる宿題が毎週積み重なると、議事録だけでは「あの件は誰の担当だったか」「期限は過ぎていないか」が分からなくなりがちです。そうした場面の選択肢の1つが、Pinatecaです。Pinatecaは、カードを並べて仕事を進めるプロジェクト管理ツールです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダーなど8種類のボードとチャットが使え、そのうちグリッドボードでは、縦横2軸のマトリクスにカードを自由に配置できます。会議のホワイトボードの宿題の区画に書いたことを、1件ずつカードにして担当と期限を付ければ、会議のあとも進み具合を全員で確かめられます。カンバンボードなら、「未着手」「進行中」「完了」の列にカードを動かして、宿題の進み具合を管理できます。5人までは無料のプランで全種類のボードを使え、有料のスタンダードプランは1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、税抜）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使っても書き方の基本は同じ

どの道具を使う場合も、カードの題名は「料金表の案を作る」のように、何をするのかが分かる短い言葉で書きます。ホワイトボードで身につけた、短い言葉で要点を書く力は、そのまま仕事の管理にも活かせます。

手入れと片付け

ホワイトボードを長く使うためには、日ごろの手入れも大切です。

使ったらその日のうちに消す

書いたものを長い間そのままにしておくと、インクがボードに残り、消えにくくなります。会議が終わったら、写真を撮ってから、その日のうちに消します。

汚れはクリーナーで落とす

イレーザーで消しても薄く残る汚れは、ホワイトボード用のクリーナーで落とします。クリーナーの使い方は、製品の説明に従います。

マーカーは使う種類を確かめる

ホワイトボードには、ホワイトボード用のマーカーを使います。油性のマーカーで書くと、普通の方法では消えません。会議室に用意するマーカーは、ホワイトボード用のものだけにしておくと、間違いを防げます。

ボードを使いこなす力が活きる仕事

ホワイトボードで議論を整理する力は、会議の進行だけでなく、さまざまな仕事で役立ちます。

議論を整理する力が求められる仕事

お客様の課題を聞き取って整理し、解決の方法を提案する仕事では、話を整理して図にする力が欠かせません。たとえば、業務の中に生成AIを取り入れる支援の仕事では、お客様の業務の流れをボードに書き出し、どこを効率化できるかを一緒に考える場面があります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした仕事の内容を紹介しています。

情報を図や表で分かりやすく見せる力は、デザインの仕事にも通じます。デザインの仕事の収入の目安は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。経営の課題を整理して提案する力を体系的に身につけたい人には、国家資格の中小企業診断士という道もあります。

在宅の仕事でも整理する力が信頼につながる

フリーランスや副業の仲介を長く運営してきた立場から見ると、オンラインの打ち合わせで話を整理し、決まったことと次の作業を短くまとめて共有できる人ほど、依頼主から継続して仕事を任されやすい傾向があります。仲介手数料のかからない手数料0%の直接取引では、依頼主と受け手が直接打ち合わせをする場面が多く、話を整理する力がそのまま仕事の進めやすさにつながります。

まずは次の会議で、ボードを4つの区画に分けてから始めてみてください。在宅でできる仕事の種類は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事でも紹介しています。