メールの定型文｜よく使う場面別の例文と使い回し方

毎日のようにメールを書いていると、同じような文面を何度も一から打っていることに気づきます。書き出しのあいさつ、お礼、日程の調整、お詫び。場面ごとの定型文を用意しておけば、メールを書く時間は大きく短くなり、言い回しの誤りも減ります。この記事では、メールの定型文の基本の構成、書き出しと結びの定型文、お礼や依頼、日程調整、お詫び、催促、断り、問い合わせへの返信、社内の連絡、採用の場面ごとの例文、Gmail や Outlook に保存して使い回す方法、使い回すときの注意点までを順に紹介します。社外から届く問い合わせへの返信をチームで分担するときの道具として、フォームと対応の管理ツールのHalictの使い方にも後半で触れます。

メールの定型文とは

メールの定型文とは、よく使う場面のメールの文面を、ひな形としてあらかじめ用意しておいたものです。相手の名前や日付、用件の細かい部分だけを書き換えれば、そのまま送れる形にしておきます。

定型文を用意しておく良い点は、3つあります。

1つ目は、メールを書く時間が短くなることです。お礼や日程の調整のように、毎回ほとんど同じ内容になるメールは、定型文を使えば数分で書けます。

2つ目は、言い回しの誤りが減ることです。敬語の使い方や、相手に失礼のない言い回しを一度しっかり考えて定型文にしておけば、急いで書いたときにも崩れません。

3つ目は、チームで対応の質をそろえられることです。お客様への返信を複数の人で分担している場合、同じ定型文を使えば、誰が返信しても同じ水準の文面になります。

一方で、定型文をそのまま使うと、相手に「使い回しのメールだ」と感じられることもあります。定型文は、全部をそのまま使うのではなく、骨組みとして使い、相手や状況に合わせて一言を加えるのが上手な使い方です。この点は、後の節「使い回すときの注意点」で詳しく説明します。

ビジネスメールの基本の構成

定型文を作る前に、ビジネスメールの基本の構成を押さえておきます。どの場面のメールも、次の順番で書くのが一般的です。

1. 件名: メールの内容が一目で分かる短い言葉
2. 宛名: 会社名、部署名、役職、氏名、敬称
3. あいさつ: 「いつもお世話になっております」など
4. 名乗り: 「株式会社○○の□□です」
5. 本文: 用件を結論から書く
6. 結び: 「よろしくお願いいたします」など
7. 署名: 会社名、氏名、連絡先

この中で、定型文にしやすいのは、あいさつ、名乗り、結び、署名の部分です。本文は用件によって変わりますが、場面ごとに骨組みを決めておくことはできます。

件名は、「○○のお礼」「○○の日程のご相談」のように、用件と内容が分かる言葉にします。相手は件名を見て、メールを開く順番を決めます。件名だけで中身が分かれば、大事なメールが後回しにされにくくなります。

本文は、結論から書きます。お願いなら「○○をお願いしたく、ご連絡いたしました」、お礼なら「○○をいただき、ありがとうございました」と、最初の1文で用件を伝えます。その後に、理由や詳しい内容、相手にしてほしいことと期限を書きます。

書き出しの定型文

書き出しのあいさつは、相手との関係によって使い分けます。

社外の、すでに付き合いのある相手への書き出しです。

• いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。
• 平素より大変お世話になっております。株式会社○○の□□でございます。

初めて連絡する相手への書き出しです。

• 突然のご連絡失礼いたします。株式会社○○の□□と申します。
• 初めてご連絡いたします。株式会社○○で営業を担当しております□□と申します。

初めての相手には、どこで連絡先を知ったのかを書き添えると、相手が安心してメールを読めます。たとえば「先日の展示会で名刺を頂戴いたしました」「御社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました」のように書きます。

しばらく連絡をとっていなかった相手への書き出しです。

• ご無沙汰しております。株式会社○○の□□です。
• 大変ご無沙汰しております。以前、○○の件でお世話になりました□□です。

社内の相手への書き出しです。

• お疲れさまです。営業部の□□です。
• お疲れさまです。□□です。

社内では「お世話になっております」は使わず、「お疲れさまです」が一般的です。目上の人に「ご苦労さまです」と書くのは失礼とされるので避けます。

返信のときの書き出しです。

• ご連絡いただき、ありがとうございます。
• 早速のご返信、ありがとうございます。

結びの定型文

結びの言葉は、メールの印象を決める大事な部分です。用件に合わせて選びます。

一般的な結びです。

• 引き続きよろしくお願いいたします。
• 今後ともよろしくお願い申し上げます。

お願いをしたときの結びです。

• お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
• ご多用のところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

返事がほしいときの結びです。

• お手数ですが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。
• ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

お礼のメールの結びです。

• 取り急ぎ、お礼を申し上げたくご連絡いたしました。
• 引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。

返事がほしいメールでは、結びの前に期限と方法を書いておくと、相手が迷わずに対応できます。逆に、返事が要らないメールでは「ご返信には及びません」と書き添えると、相手の手間を減らせます。

場面別1 お礼のメール

ここからは、場面ごとの定型文を紹介します。会社名や名前、日付は仮のものです。

打ち合わせのお礼のメールです。

件名: 本日の打ち合わせのお礼（株式会社○○　□□）

株式会社△△

営業部　△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

本日はお忙しい中、打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。

お話しいただいた○○の課題について、社内で検討し、来週の水曜日までにご提案の資料をお送りいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

お礼のメールは、その日のうちに送るのが基本です。遅くとも翌日の午前中までには送ります。時間がたつほど、お礼の気持ちは伝わりにくくなります。定型文に、打ち合わせで話した内容を1文だけ加えると、使い回しではない印象になります。

場面別2 依頼のメール

資料の送付をお願いするメールです。

件名: ○○の資料ご送付のお願い

株式会社△△

総務部　△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

先日お話しいただいた○○について、詳しい資料をお送りいただきたく、ご連絡いたしました。

社内での検討に使いたいため、お手数ですが、○月○日（○）までにお送りいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

依頼のメールでは、何を、なぜ、いつまでにお願いしたいのかを書きます。理由を一言添えると、相手が優先順位を判断しやすくなります。

場面別3 日程調整のメール

打ち合わせの日程を相談するメールです。

件名: 打ち合わせの日程のご相談

株式会社△△

△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

先日ご相談いただいた○○の件について、打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。

下記の日時のうち、ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますでしょうか。

• ○月○日（○）　午前10時から正午まで
• ○月○日（○）　午後2時から5時まで
• ○月○日（○）　終日

上記でご都合が合わない場合は、候補の日時をお知らせいただけますと幸いです。打ち合わせは1時間程度を予定しております。

よろしくお願いいたします。

日程の候補は、3つ程度を幅を持たせて出すと、相手が選びやすくなります。打ち合わせの長さと、会う場所か Web 会議かも書いておきます。

相手から日程の返事が来たら、確定のメールを送ります。「○月○日（○）午前10時からで承知いたしました。当日は御社に伺います」のように、日時と場所をもう一度書いて確かめると、行き違いを防げます。Web 会議なら、接続の URL もこのメールで送ります。

場面別4 お詫びのメール

お詫びのメールは、早さと誠実さが何より大切です。メールの文例を多く公開しているサイボウズの解説では、納期の遅れのお詫びの文例が次のように紹介されています。

先ほどお問い合わせいただきました■■につきまして、納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。 本来であれば○月○日にお届けすべきところ、当方の手違いによりこのような事態になりました。深くお詫び申し上げます。 出典: mailwise.cybozu.co.jp

この文例をもとに、お詫びのメールの定型文を組み立てると次のようになります。

件名: 納品の遅れのお詫び

株式会社△△

購買部　△△様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の□□です。

ご注文いただいた○○につきまして、納品が遅れており、大変ご迷惑をおかけしております。深くお詫び申し上げます。

原因は、弊社の出荷の手配の誤りによるものです。○月○日（○）の午前中にお届けできるよう、手配を進めております。

今後は出荷の前の確認を見直し、同じことが起きないよう努めてまいります。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。

お詫びのメールには、お詫びの言葉、原因、今後の対応、再発の防止の4つを入れます。定型文にしておけるのは骨組みまでで、原因と対応は毎回の事実に合わせて書きます。重大な問題の場合は、メールだけで済ませず、電話や訪問でのお詫びもあわせて考えます。

場面別5 確認と催促のメール

返事が来ないときに、確認をお願いするメールです。

件名: ○月○日にお送りした見積書のご確認のお願い

株式会社△△

△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

○月○日（○）にお送りした○○の見積書について、ご確認の状況はいかがでしょうか。

ご要望の納期に間に合わせるためには、○月○日（○）までにご返事をいただけますと助かります。

すでにご対応いただいている場合は、行き違いにつき、ご容赦ください。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

催促のメールでは、相手を責める言葉を避け、「ご確認の状況はいかがでしょうか」のように状況を尋ねる形にします。「行き違いにつき、ご容赦ください」の一文を入れておくと、相手がすでに返事を送っていた場合にも失礼になりません。

場面別6 お断りのメール

提案や依頼をお断りするメールです。

件名: ○○のご提案について

株式会社△△

△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

先日は○○についてご提案いただき、誠にありがとうございました。

社内で検討いたしましたが、今回は予算の都合により、見送らせていただくこととなりました。せっかくご提案いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。

また別の機会がございましたら、ぜひご相談させてください。

今後ともよろしくお願いいたします。

お断りのメールでは、まずお礼を伝え、断る理由を簡潔に書き、最後に関係を続けたい気持ちを伝えます。理由を詳しく書きすぎると、相手が条件を変えて再提案してくることがあるので、はっきり断りたい場合は理由を短くとどめます。

場面別7 問い合わせへの返信

お客様から届いた問い合わせに返信するメールです。

件名: Re: ○○についてのお問い合わせ

○○様

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。株式会社○○、お客様窓口の□□です。

お問い合わせいただいた○○の件について、ご回答いたします。

（回答の内容）

ほかにご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

問い合わせへの返信は、よく来る質問ごとに回答の定型文を用意しておくと効果が大きい場面です。料金、納期、返品の方法、使い方のように、繰り返し届く質問の答えを定型文にしておけば、返信の速さと内容がそろいます。すぐに答えられない質問には、「確認のうえ、○月○日（○）までにご連絡いたします」と、いつまでに答えるかを伝える返信を先に送ります。

場面別8 受け取りと承諾の連絡

資料や見積書を受け取ったことを知らせるメールは、短くても早く送ることに意味があります。相手は、送ったものが届いたかどうかを気にしているからです。

件名: Re: ○○の資料送付の件

株式会社△△

△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

○○の資料をお送りいただき、ありがとうございます。確かに受け取りました。

内容を確認のうえ、○月○日（○）までに、改めてご連絡いたします。

取り急ぎ、受け取りのご連絡まで。

依頼を引き受けるときの承諾のメールです。

件名: Re: ○○のご依頼について

株式会社△△

△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の□□です。

○○のご依頼をいただき、ありがとうございます。ぜひお引き受けさせていただきます。

ご依頼の内容について、念のため確認させてください。

• 納期: ○月○日（○）
• 納品の形: ○○の形式のファイル
• お見積りの金額: 先日お送りした見積書のとおり

上記に相違がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

承諾のメールでは、引き受ける条件をもう一度箇条書きで書いておくと、後で認識のずれが起きにくくなります。業務委託の仕事を受けるときにも、そのまま使える定型文です。

場面別9 担当者の変更のお知らせ

異動や退職で担当者が変わるときは、前の担当者と新しい担当者の両方から連絡するのが丁寧です。前の担当者が送るメールの例です。

件名: 担当者変更のお知らせ（株式会社○○　□□）

株式会社△△

△△様

いつも大変お世話になっております。株式会社○○の□□です。

このたび、社内の異動により、○月○日（○）から、弊社の◎◎が貴社を担当させていただくことになりました。

在任中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。後日、◎◎とともに改めてごあいさつに伺えればと存じますが、取り急ぎメールにてお知らせいたします。

引き継ぎは十分に行っておりますので、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

担当者の変更のメールでは、変わる日付、新しい担当者の名前、引き継ぎが済んでいることの3つを必ず伝えます。新しい担当者の連絡先は、新しい担当者からのメールの署名で伝えるか、このメールに書き添えます。

よく使う件名の定型文

件名にも定型文があります。件名の付け方をそろえておくと、相手も自分も、後でメールを探しやすくなります。

• お礼: 「○○のお礼」「本日の打ち合わせのお礼」
• 依頼: 「○○のお願い」「○○ご送付のお願い」
• 日程: 「○○の日程のご相談」「○○の日程確定のご連絡」
• お詫び: 「○○のお詫び」「納品の遅れのお詫び」
• 確認: 「○○のご確認のお願い」
• 案内: 「○○のご案内」「○○開催のお知らせ」
• 報告: 「○○の件のご報告」

件名の最後に、丸かっこで会社名と名前を入れておくと、相手は差出人を見なくても誰からのメールかが分かります。「本日の打ち合わせのお礼（株式会社○○　□□）」のように書きます。

返信では、件名の頭に付く「Re:」を残したまま送るのが一般的です。やり取りが続いているメールであることが分かり、相手が前のメールを探しやすくなります。ただし、やり取りの途中で話題が変わったときは、新しい件名に変えると、後で探すときに混乱しません。

言葉を和らげる定型の言い回し

お願いやお断りのメールでは、用件の前に一言添えて、言葉の当たりを和らげる言い回しがよく使われます。こうした言い回しは、クッション言葉とも呼ばれます。

• お願いのとき: 「お手数ですが」「恐れ入りますが」「ご多用のところ恐縮ですが」
• 尋ねるとき: 「差し支えなければ」「失礼ですが」
• 断るとき: 「あいにくですが」「せっかくですが」「誠に申し訳ございませんが」
• 意見を伝えるとき: 「僭越ながら」「念のため申し上げますと」

僭越（せんえつ）ながらとは、自分の立場を越えて意見を言うことを、へりくだって伝える言葉です。

こうした言い回しは便利ですが、1つのメールの中で何度も使うと、回りくどい文章になります。1つの用件につき1回程度にとどめ、用件そのものははっきり書きます。

社内の連絡の定型文

社内の連絡にも、よく使う定型文があります。

上司への報告のメールです。

件名: ○○の件のご報告

○○部長

お疲れさまです。□□です。

○○の件について、ご報告いたします。

結論から申し上げますと、先方から発注の承諾をいただきました。納品は○月○日（○）の予定です。

詳しい経過は、添付の資料にまとめております。ご確認をお願いいたします。

体調不良で休むときの連絡です。

件名: 本日のお休みのご連絡（□□）

○○課長

お疲れさまです。□□です。

体調不良のため、本日はお休みをいただきたく、ご連絡いたしました。

本日予定していた○○の打ち合わせは、△△さんに代わりをお願いしております。急ぎの連絡がありましたら、メールで確認いたします。

ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

休みの連絡は、会社によって電話で伝える決まりがある場合もあります。社内の決まりを確かめたうえで、メールを使う場合は、自分の仕事の引き継ぎ先を必ず書きます。

採用の場面での定型文

採用の場面では、応募する人と、採用する会社のどちらにも、よく使う定型文があります。採用の現場では、返信の速さが応募者の印象を大きく左右します。

応募する人が送る、面接の日程の返事です。

件名: Re: 面接日程のご案内（氏名）

株式会社○○

人事部　○○様

お世話になっております。□□です。

面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。

○月○日（○）午後2時からの日程で、ぜひお伺いさせていただきたく存じます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

採用する会社が送る、応募のお礼と面接の案内です。

件名: ご応募のお礼と面接日程のご案内（株式会社○○）

□□様

このたびは、弊社の○○の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。株式会社○○、人事部の○○です。

書類を拝見し、ぜひ面接でお話をお伺いしたく、ご連絡いたしました。下記の日時のうち、ご都合のよろしい日時をお知らせください。

（候補の日時）

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

採用する会社が送る、選考の結果のお知らせのうち、見送りを伝えるメールです。

件名: 選考結果のご連絡（株式会社○○）

□□様

先日は、弊社の面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。株式会社○○、人事部の○○です。

慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に沿えず申し訳ございません。

□□様のこれからのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

見送りを伝えるメールは、送るのが遅れるほど、応募した人の次の行動を妨げます。結果が決まったら、なるべく早く送ります。理由を細かく書く必要はありませんが、応募と面接へのお礼は必ず入れます。

採用する会社の側では、応募のお礼、面接の案内、選考の結果のお知らせなど、送るメールの種類が決まっています。種類ごとに定型文を用意しておけば、応募が重なった時期でも返信が遅れにくくなります。

定型文を保存して使い回す方法

作った定型文は、メールソフトの機能に保存しておくと、すぐに呼び出せます。

Gmail では、テンプレートの機能を使います。Google の公式ヘルプでは、次のように説明されています。

頻繁には変更されない情報を含むメールがある場合は、そのメールを Gmail でテンプレートとして保存し、再利用することができます。 出典: support.google.com

同じヘルプによると、テンプレートを有効にして使えるのはパソコンだけで、設定の「詳細設定」でテンプレートを有効にした後、メールの作成の画面の下にあるその他のメニューから、下書きをテンプレートとして保存します。削除したテンプレートは元に戻せないと案内されているので、消す前に内容を控えておきます。

Outlook では、メール テンプレートの機能や、マイ テンプレートという追加の機能を使えます。Microsoft のOutlook でメール テンプレートを作成するのページでは、メール テンプレートは宛先や件名、本文、添付ファイルを含むメール全体を保存でき、マイ テンプレートは短い文章を保存してメールにすばやく挿入できる機能だと説明されています。使える機能は Outlook の種類や契約によって違うので、自分の環境で表示される画面の名前で確かめてください。

メールソフトの機能を使わない場合は、文書作成ソフトや表計算ソフトに定型文をまとめておき、必要なときにコピーして使う方法もあります。場面ごとに見出しを付けて並べておくと、探しやすくなります。

使い回すときの注意点

定型文は便利ですが、使い方を誤ると、かえって相手の信頼を損ねます。使い回すときに気をつけたい点をまとめます。

• 宛名と日付を必ず書き換える: 前の相手の名前や日付が残ったまま送るのは、定型文で一番多い誤りです
• 置き換えの印を残さない: 「○○」「△△」のような印が残っていないか、送る前に確かめます
• 一言だけ相手に合わせる: 打ち合わせで話した内容や、相手の質問の言葉を1文入れるだけで、使い回しの印象が薄れます
• 古くなった内容を直す: 料金、住所、担当者、受付の時間など、変わった情報が定型文に残っていないかを定期的に確かめます
• 重い内容には使いすぎない: 大きなお詫びや、大事な交渉のメールは、定型文を下敷きにしても、自分の言葉で書き直します

送る前の確認として、宛名、日付、印の残り、添付ファイルの4つを声に出して確かめる習慣を付けておくと、誤りがぐっと減ります。

定型文は、作ったら終わりではありません。実際に使ってみて、相手から質問が返ってきやすい部分は書き方を直し、よく追加で書いている一文は定型文に組み込みます。半年に1回ほど見直すと、使える定型文が育っていきます。

チームで定型文と返信を共有する方法

問い合わせへの返信を複数の人で分担していると、定型文をそれぞれが手元に持っていて内容がばらばらになったり、誰が返信したのか分からず二重に返信してしまったりすることがあります。

担当者が1人か2人で、問い合わせの数も多くないなら、共有のメールアドレスと、共有フォルダに保存した定型文の一覧で十分です。返信した人がメールにラベルを付ける、表計算ソフトに返信した日を書く、といった決まりを作っておけば、二重の返信は防げます。

社外の多くの人から届く問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、問い合わせの受付と対応を1か所で管理できる道具を使う方法があります。その選択肢の1つが、フォームで受け付けてから対応までを管理するHalict（ハリクト）です。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封とクリックが記録されます。ステージ管理には「問い合わせ対応」などのひな形があり、「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」のような段階で、誰が返したか、まだ返していないかを一覧で確かめられます。ステージの変更や担当の割り当て、メモ、メールの送信は対応履歴として時系列で残ります。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー3人までのスターターは1か月あたり2,980円、メンバー10人までのチームは1か月あたり7,800円（いずれも税抜）で、チームのプランでは、よく使う文面を保存して使い回せる「メールのひな形」の機能が使えます。この記事で紹介したような定型文を、チームで同じひな形として使える形になります。なお、Halict はフォームから届いた問い合わせを管理する道具で、普段使っているメールソフトの代わりになるものではありません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

メールの対応力が活きる仕事

正確で感じの良いメールを素早く書ける力は、それ自体が仕事の強みになります。お客様からの問い合わせへの返信、予約や注文の確認、事務の連絡など、メールでのやり取りが中心の仕事は、在宅でも取り組みやすい仕事として人気があります。

カスタマーサポート・事務全般のお仕事では、問い合わせ対応やメールでの事務の仕事の内容と進め方が紹介されています。場面ごとの定型文を整え、返信の質と速さをそろえる工夫は、こうした仕事でそのまま評価されます。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、採用でも業務委託でも、返信の速さは相手の印象を大きく左右します。応募や問い合わせに当日中に返信する会社は、それだけで「この会社はきちんとしている」と受け止められ、やり取りが進みやすくなります。返信が早い会社の多くは、場面ごとの定型文を用意していて、最初の返事を迷わずに送れる状態を作っています。

仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなります。そのぶん、最初のメールのやり取りが関係の入口になるので、定型文で素早く丁寧に返す準備をしておく価値は大きくなります。

まずは、この1週間に送ったメールを見返し、同じような文面を3回以上書いたものを定型文にするところから始めてみてください。メールでの対応を仕事にすることに関心がある人は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。

よくある質問

Q. 定型文をそのまま使うと失礼になりませんか？

定型文そのものは失礼ではありませんが、宛名や日付の直し忘れ、相手の状況に合わない文面のまま送ると、使い回しだと感じられます。骨組みとして使い、打ち合わせで話した内容や相手の質問の言葉を1文加えると、相手に合わせたメールになります。大きなお詫びや大事な交渉では、自分の言葉で書き直します。

Q. Gmail で定型文を保存するにはどうすればよいですか？

Google の公式ヘルプによると、パソコンで Gmail を開き、設定の詳細設定でテンプレートを有効にします。その後、メールの作成画面で文面を書き、下のその他のメニューからテンプレートを選んで、下書きを新しいテンプレートとして保存します。テンプレートを有効にして使えるのはパソコンだけで、削除したテンプレートは元に戻せません。

Q. 社内のメールでも定型文を使ってよいですか？

使って構いません。上司への報告、会議の案内、休みの連絡のように繰り返し送るメールは、定型文にしておくと素早く送れます。社内では、お世話になっておりますではなく、お疲れさまですを使うのが一般的です。休みの連絡は会社によって電話で伝える決まりがあるので、社内の決まりを先に確かめておきます。

Q. 定型文はどのくらいの頻度で見直せばよいですか？

半年に1回ほど見直すのが目安です。料金、住所、担当者、受付の時間など、変わった情報が残っていないかを確かめます。実際に使ってみて、相手から質問が返ってきやすい部分は書き方を直し、毎回追加で書いている一文があれば定型文に組み込むと、使いやすい定型文に育っていきます。